Issuu on Google+

FOCUS

LA GESTIONE DEI CONTENUTI DIGITALI: UN QUADRO DI RIFERIMENTO Dall’intervento di apertura ad OMAT Milano 2006

di Vincenzo Gambetta Le informazioni in formato digitale crescono annualmente di circa 5 – 10 Esabyte [1018 byte = Miliardi di Gbyte]. La prima sfida che ci troviamo a fronteggiare è, dunque, la capacità di gestirle (ossia: catalogarle, archiviarle, recuperarle al momento in cui servono, utilizzarle, trasmetterle, ...). Queste informazioni non rappresentano, però, solo un “Problema”, ma possiamo pensarle come una forma di “Energia” che abilita ed attiva una nuova “Rivoluzione Industriale”, paragonabile (forse con conseguenze più importanti) a quelle originate dall’impiego del vapore e dell’energia elettrica. L’informazione digitalizzata non solo aumenta, pertanto, la capacità di comunicare, di condividere e di fruire delle informazioni, ma, opportunamente controllata come ogni forma di energia, può essere elaborata a tutto vantaggio dell’economia e della velocità dei Processi Produttivi, Amministrativi e di Business (efficienza, dunque) consentendo di rendere più veloce ed automatico tutto ciò che non richiede intervento umano; si possono, inoltre, concentrare gli sforzi delle persone su attività a più elevato valore aggiunto. Un’ultima conseguenza è rappresentata dal potenziale che si genera per la creazione di nuovi prodotti e per la fornitura di nuovi servizi (in poche parole, non solo efficienza, ma anche efficacia). Non voglio sostenere che l’Innova14

iged.it anno XV - n. 2 - 2006

zione sia solo figlia della digitalizzazione, ma certo quest’ultima aiuta molto ed, in parecchi casi, rappresenta l’elemento che la rende possibile. Un banale esempio di efficacia sono tutti i nuovi servizi in Rete e la fruizione di informazioni di ogni tipo, in ogni momento e da parte di qualunque tipo di Utente. Questo cambiamento, questo recupero di efficienza ed efficacia non è prerogativa del solo mondo privato, anzi ... . La cara, vecchia e romantica carta - con le informazioni che trasporta - si trasforma, pertanto, (anzi, di fatto si è già trasformata, anche se facciamo di tutto per non abbandonarla) in un documento digitale (ovvero, in un insieme di dati, facilmente elaborabili e fruibili).

Senza voler essere esaustivi – tutt’altro – vediamo alcune delle conseguenze e/o problematiche indotte da questo fenomeno. Quando si parla d’informazioni digitali si pongono tutta una serie di problemi legati alla loro stessa struttura, alle modalità con le quali vengono generate ed ai tempi, molto ridotti, di trasmissione ed impiego. Innanzi tutto l’informazione digitale è, per sua natura, elaborabile e modificabile. Molte informazioni devono, però, essere conservate nel tempo e ne deve essere garantita l’inalterabilità, la facoltà di accedervi, nonché il legame con il contesto cui esse si riferiscono. Non sono cose di poco conto che


FOCUS coinvolgono tecnologie Hardware e Software (e ... la loro capacità di garantire compatibilità nel tempo), le Normative, “Procedure” sempre più sofisticate e, non ultimo, una sostanziale modifica delle attitudini e dei comportamenti. Può sorgere, inoltre, l’esigenza dell’Autenticazione della fonte che ha originato l’informazione, dell’Inalterabilità della stessa rispetto al momento in cui è stata generata ed, eventualmente, dell’attribuzione di un Tempo di riferimento. L’approccio stesso alle informazioni ed al loro impiego subisce forti modifiche. Basti pensare al modo in cui applicazioni e processi devono essere pensati e progettati per consentire l’automazione dei processi e dei flussi di lavoro, per sfruttare le possibilità di controllo e di ottimizzazione dei processi e di integrazione delle applicazioni e così via. Il digitale comporta, inoltre, una particolare attenzione ed un nuovo modo di concepire le evidenze di business, ossia: “l’informazione creata, ricevuta e conservata come prova, o dato sensibile, da una persona od organizzazione in transazioni di business o nel rispettare obblighi legali” (standard ISO 15489). È necessario, dunque, per un’azienda/ organizzazione disporre di un processo praticabile ed affidabile per gestire i Business Record (si parla di Records Management), ossia per garantire la conservazione e la protezione dei “fatti/dati” alla base delle transazioni, delle attività e dei processi, in altre parole ... per garantire l’integrità delle informazioni che sono parte integrante delle transazioni di business e le che stesse non siano state alterate/distrutte e pertanto siano, in ogni momento, legalmente veritiere. La rinnovata attenzione al RM (il mercato europeo mostra una crescita annua superiore al 150% contro una crescita del 11% circa di quello

relativo alla Gestione dei Contenuti) è amplificata anche da: • Le nuove e, a volte, molto stringenti norme che indirizzano l’esigenza di una gestione sicura e onnicomprensiva dei “Record” aziendali • La tendenza, sempre più diffusa, ad analizzare e comprendere i processi aziendali • L’esigenza di gestire tali processi (in contrapposizione alla gestione di semplici dati). Un esempio di cambio di mentalità e del modo di concepire le modalità con cui dati, informazioni e documenti sono generati, trasmessi e conservati – e nello stesso tempo esempio di resistenza al cambiamento – è rappresentato dalle E-mail. Tutti le usiamo e … non possiamo farne più a meno. Sono impiegate per attività determinanti per la conduzione del business (oltre il 90% le usa per dialogare con i clienti, oltre l’84% le impiega per discutere strategie di business, il 70% circa le usa per negoziare termini contrattuali o per lo scambio di fatture e informazioni sui pagamenti). Sono però una fattispecie di “comunicazione” non ancora individuata e

codificata (Sono documenti? Sono vettori di documenti? Entrambe le cose o qualcos’altro?). Come le conserviamo e dove (come le scartiamo)? Come rendiamo disponibili le informazioni in esse contenute a chi di tali informazioni ha bisogno? Come si presentano le informazioni in formato digitale? A grandi linee, sono suddivisibili, in due categorie: quelle strutturate e quelle non strutturate. Le prime sono direttamente elaborabili, sono anche utilizzabili per il controllo e l’automazione dei processi e dei flussi di lavoro e sono sempre più trasferite ed elaborate automaticamente. Le tecnologie disponibili rendono sempre più facile la loro generazione ed il loro impiego (pensiamo, ad esempio, alle tecniche di riconoscimento automatico dei caratteri, alla diffusione della modulistica on line, alle molteplici applicazioni in rete, alla possibilità di comunicazione tra le applicazioni in rete, ...). Le seconde, quelle non strutturate, rendono possibili servizi, modalità di fruizione ed integrazione di contenuti fino a poco tempo fa impensabili; il loro ruolo non è meno

2006 - n. 2 - anno XV

iged.it

15


FOCUS importante delle prime. Quest’evoluzione ha portato ad uno sviluppo nelle modalità di gestione di dati, documenti ed informazioni che si è concretizzato nei sistemi di Content Management; questi sono un’Infrastruttura che consente di: • Gestire unitariamente i contenuti, indipendentemente dal loro formato (dalla carta alle E-mail) e ovunque siano dislocati (repository aziendali, PC dei singoli, Web) • Controllarne il ciclo di vita • Gestire i processi che muovono i contenuti e da essi sono influenzati • Realizzare l’integrazione tra Sistemi, Applicazioni e Portali • Gestire correttamente la attività di Records Management. Più in dettaglio questi sistemi sono costituiti: 1. Dalle tradizionali applicazioni di Gestione Elettronica dei Documenti: a. la “cara” Gestione Immagini b. la gestione dei “Computer Output” (Documenti prodotti e tabulati) c. la Gestione dei Documenti di tipo “Office” all’interno di un’organizzazione d. la gestione di oggetti digitali di qualunque formato, anche complessi e. le Digital Library 2. Dalle applicazioni proprie di un ambiente Internet a. la gestione di Moduli disegnati/ progettati per essere elaborati completamente in ambiente digitale b. le tecnologie per gestire il processo di creazione, revisione, approvazione e pubblicazione dei contenuti sul Web c. le Tecnologie per gestire il “Ciclo di Vita” di grandi raccolte di contenuti digitali, quali immagini fotografiche, grafici, loghi, documenti complessi o Contenuti composti da più di un elemento (video, 16

iged.it anno XV - n. 2 - 2006

suoni o dati), i Rich Media d. dalla Automazione, totale o parziale, dei processi di Business - in funzione di regole definite - e l’integrazione delle applicazioni. 3. Dalle funzionalità di Records Management. 4. Dalle funzionalità proprie di un ambiente complesso di contenuti quali: a. la capacità di integrare e rendere disponibili contenuti non omogenei b. le funzionalità (Ricerca ed Indirizzamento) che rendono possibile orientarsi nell’elevata disponibilità di contenuti di ogni forma e struttura. Quali sono gli Operatori in lizza per il controllo di questo mercato? Essi sono: • produttori di software enterprise e di infrastrutture IT • player del document management • aziende specializzate in tool per il Web e Web CM • aziende specializzate nella ricerca e catalogazione dei contenuti, e ... tutti hanno buone chance e capacità di affermarsi!

Quali sono, allora, le necessità dell’utenza, ossia quelle che posso essere determinanti per affermarsi? Ognuno crea, o interagisce con, i contenuti (vedi E-mail); il CM coinvolge, pertanto, ogni individuo nell’organizzazione con i più diversi scenari di impiego, accessibilità e disponibilità, pertanto: • Le applicazioni di CM devono fornire supporto per una reale capacità d’impiego dei contenuti in tutta l’organizzazione, indipendentemente dal ruolo di chi li usa e delle caratteristiche d’impiego (transazioni moderate, grande produzione/ interazione con documenti, pubblicazione sul Web, gestione di grosse documentazioni, …) • È bene che siano contemporaneamente disponibili Funzionalità di gestione documentale e di “records retention” • La Piattaforma dovrebbe offrire un insieme di servizi comuni per ogni tipo di contenuto (ricerca, check-in/check-out, controllo delle revisioni, sicurezza e controllo accessi, retention management, amministrazione, workflow management, gestione dei metadati ...) • È, infine, quasi intuitivo che, ormai, esso rappresenti un’estensione,


FOCUS non secondaria, delle infrastrutture IT aziendali (basti pensare alla necessità di avere un facile accesso agli strumenti “collaborativi”, ai moduli elettronici, alla ricerca di contenuti indipendentemente dalla forma e dalla posizione, alle esigenze di integrazione, all’interazione con i Processi, ...). Si può, quindi, concludere che saranno privilegiati gli Integratori di Sistemi - con vasta esperienza, valide partnership e referenze - in grado di fornire un’offerta sempre più completa. Il mercato della Gestione Contenuti/ Gestione Elettronica dei Documenti è, come software e servizi un mercato che vale circa 800 milioni di €, un 4% circa del mercato IT. La componente puramente Content (Applications e Access Tools) è valutabile tra 60 e 70 milioni di € (IDC), con una crescita anno/anno intorno al 8,5%, ancora inferiore al resto (12,9%). Per quanto concerne la componente Hardware di questo mercato è molto difficile da calcolare a causa di problemi di attribuzione; solo la componente scanner è ben individuabile e vale circa 35 milioni di € (InfoSource). Una più recente ed autorevole valutazione del mercato della Gestione Elettronica dei Documenti è riportata a pagina 23 di questo stesso numero, nel corpo dell’articolo “L’adozione del documento digitale può indurre risparmi fino a 16 miliardi €”. Come si vede le due stime non sono sostanzialmente differenti; sono anzi complementari consentendo di cogliere sfumature differenti del mercato. Non si può, parlando di contenuti digitali, non accennare alle Norme. Per quanto concerne firma digitale, documento informatico, conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica, protocollo informatico ed ... altro ancora ci sono norme ormai sufficientemente chiare e complete che consentono di muoversi 18

iged.it anno XV - n. 2 - 2006

con sufficiente chiarezza anche in quelle che sono oggi considerate le aree “calde” quali la Conservazione Sostitutiva” e la ”Fatturazione Elettronica”. Il quadro di riferimento normativo è, peraltro, in continua evoluzione per consentire, con successivi miglioramenti ed affinamenti, di poter gestire al meglio il processo di digitalizzazione al fine di coglierne tutte le opportunità vuoi nel pubblico, vuoi nel privato. Ciò premesso, è bene ed importante convincersi che operiamo in un mercato “globale”, con “interazioni” continue e fondamentali, oserei dire essenziali, con entità / organismi / aziende / soggetti che sono al di fuori dei nostri confini. La prima importante conseguenza è l’esigenza, non proprio facile da soddisfare, di perseguire una qualche forma di “interoperabilità” per Norme e ... Standard. Mi rendo conto che è facile a dirsi, ma è fondamentale per lo sviluppo del nostro business e per non trovarci a subire imposizioni di norme e comportamenti non aderenti alle nostre esigenze o, comunque, che non condividiamo e che ci possono obbligare a modificare impianti normativi ed applicativi. Sono questi, poi, gli stessi motivi

che ci dovrebbero spingere ad essere parte attiva, se non trainante, nella stesura di Norme a valenza internazionale che mirino a “controllare” gli aspetti meno desiderati della digitalizzazione, senza dovere subire passivamente quelle che altrove stanno già prendendo forma. Sto riferendomi, in modo neanche tanto indiretto, al fenomeno detto in gergo della “Compliance” ossia di adeguamento a quelle Norme che molti Paesi hanno istituito, e molti altri si accingono a fare, per: • prevenire frodi, in particolare sui mercati finanziari, • garantire la trasparenza di gestione e la pubblicità di informazioni di pubblico interesse, • garantire la privacy, • impiegare in sicurezza le transazioni digitali, • garantire l’originalità dei documenti digitali • tener e conservare le registrazioni elettroniche, ... . Non ci si può esimere, poi, dal trattare lo Storage (inteso come il complesso insieme di funzionalità Hardware e Software che lo costituiscono). I Contenuti Digitali, infatti, non solo debbono risiedere su opportuni supporti (Storage), ma una gestione efficace dei processi nei quali inter-


FOCUS

vengono è realisticamente possibile se essi sono accessibili sul supporto che meglio si adatta alle loro caratteristiche, allo specifico momento del loro “Ciclo di Vita” ed alle loro esigenze di gestione e fruizione. Credo sia, qui, utile ricordare alcuni elementi che nello specifico devono essere presi in considerazione specialmente in una situazione, come l’attuale, che vede una forte crescita della “quantità” dei dati, del loro “valore” e dei GB/TB necessari a contenerli: • innanzi, tutto la disponibilità di opportune misure che garantiscano l’accesso alle informazioni solo a chi ne ha la necessità • l’esigenza di garantirne la disponibilità (il più delle volte 24h su 24 per 7 giorni la settimana) e l’accesso indipendentemente da dove ci si trovi (è sempre più frequente l’esigenza di avere l’accesso al di fuori dell’azienda, ad esempio) • adeguate misure di back up recovery e disaster recovery • le esigenze di conservazione nel lungo periodo, con conseguenti problemi di leggibilità, scalabilità e di compatibilità • mantenere la facilità di accesso ai contenuti, anche se la capienza e la quantità di informazioni divengono sempre più elevate (si pensi ad,

esempio, al mondo della sanità, alle attività di progettazione, alla fruizione e conservazione di Beni Culturali, a tutte le applicazioni che fanno uso di “Rich Media”, ...). Non dimentichiamo, infine, che, parallelamente, le tecnologie impiegate nella realizzazione di dispositivi Storage si stanno evolvendo e aumentano le funzionalità disponibili/ inglobate nei Sistemi Storage, con conseguente diminuzione dei costi della tecnologia e crescita dei costi di gestione. Uno sguardo, infine, all’Outsourcing che, in particolare nell’ICT, non è più solo uno strumento per trarre vantaggio dal trasferimento all’esterno di attività “no core”, ma offre servizi determinanti quali: • l’abbattimento del backlog applicativo e lo sviluppo di nuove applicazioni, • la garanzia della scalabilità e della flessibilità delle infrastrutture ICT, • la realizzazione di progetti innovativi, • la continuità dei servizi e la gestione “in toto” di specifici processi, • la gestione dell’evoluzione del modello organizzativo. L’Outsourcer svolge, inoltre, un ruolo di sviluppo di professionalità - determinante per la realizzazione

e la gestione di applicazioni evolute – e le mette a disposizione del cliente che non ne dispone. Si comprende, dunque, come l’Outsourcing sia diventato uno strumento a volte indispensabile per la Gestione di Contenuti Digitali; in particolare nel nostro paese dove i servizi di Outsourcing relativi alla Gestione Elettronica dei Contenuti ha un peso rilevante: circa il 30% della componente servizi, contro un profilo europeo dove esso pesa 2-3 volte meno. Ciò conferma la tendenza a colmare il gap esistente in questo settore con la soluzione più pratica, indolore e conveniente. In questa prospettiva, l’Outsourcing di servizi documentali e di contenuti può arrivare ad includere tutte le fasi di un’applicazione: • progettazione; • realizzazione e gestione (comprensiva dell’acquisizione di documenti e dei dati da questi contenuti); • l’eventuale Conservazione Sostitutiva; • fino ... al servizio di gestione fisica dei documenti. Altro impulso allo sviluppo dei servizi documentali in Outsourcing potrà venire dal diffondersi presso le imprese di più modeste dimensioni della forma di fornitura/ fruizione in ASP (Application Service Provisioning) che, in sostanza, lascia all’utente il solo onere dell’uso della applicazione senza dover sostenere investimenti che non siano organizzativi e pagando in funzione dell’uso che fa dell’applicazione.

Vincenzo Gambetta, Consulente Gestione Dati, Informazioni e Contenuti e Direttore contenuti iged.it e iged.it/online

2006 - n. 2 - anno XV

iged.it

19


Articolo - La gestione dei contenuti digitali - Un quadro di riferimento