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La Planificación Estratégica Sistemas de Información (2)

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Contenido Introducción ..................................................................................................... 2 El análisis de las fortalezas y debilidades ............................................................. 2

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Introducción Como se había mencionado en documentos anteriores, la realización de un diagnóstico adecuado, permite a los Planificadores tener una idea clara de la situación en la cual se encuentra la organización a fin de determinar las posibles estrategias aplicar. Por otro lado, la determinación de la situación futura deseada para la organización permite analizar y delinear las diferentes alternativas y estrategias que permitan alcanzar las metas propuestas. El siguiente paso, es realizar un análisis de fortalezas y debilidades; a más de esto, se debe realizar la determinación de oportunidades y riesgos con el objetivo de considerar estos eventos en la definición de estrategias y tácticas para la empresa.

El análisis de las fortalezas y debilidades Toda unidad de información cuenta con elementos "débiles" y elementos "fuertes" en su estructura y forma de operación que en alguna medida la caracterizan. Estos pueden ser, por ejemplo, un espacio amplio y adecuado para desarrollar sus funciones que además contemple futuras ampliaciones ; por el contrario, muchas unidades desarrollan sus funciones en condiciones absolutamente inadecuadas y sin ninguna posibilidad de crecimiento ; en otros casos, se dispone de recursos computacionales y de elementos de apoyo técnico, para utilizar las mejores tecnologías de tratamiento de información, otras por el contrario, incluso desconocen la oferta de equipos y programas que podrían mejorar sus actuales procedimientos. En el plano delos servicios, se pueden identificar igualmente aspectos fuertes y débiles: así por ejemplo, muchas unidades cuentan con recursos suficientes para apoyar sus servicios mediante equipos informáticos y ágiles sistemas de distribución y envío de documentos; en otros casos, sus servicios evidencian una amplia acogida en una parte importante del personal de organización; otras, tienen una larga experiencia en la prestación de servicios especializados y sofisticados a sus usuarios. Las fortalezas y debilidades constituirán un punto de partida determinante a cualquier idea o proyecto de cambio, toda vez que las fortalezas serán aquellos componentes que deberán aprovecharse para apoyar nuestra acción de cambio: A mayor fortaleza, mayores posibilidades de mejorar nuestra situación; y, por el contrario, las debilidades serán elementos limitantes a nuestro proyecto que será necesario neutralizar o contrarrestar. A efectos de simplificar el ejercicio, se puede concentrar el análisis en los mismos aspectos de los servicios contemplados en el diagnóstico: tipos, modalidad, clientela, cobertura geográfica, recursos de información e intensidad de los servicios. Como ejemplos de "fortalezas", se señalan entre otras, los recursos documentales que pueden existir en la propia organización y que, potencialmente podrían constituir una

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base para concebir nuevos servicios o mejorar los existentes; éstos pueden ser alguna colección de estudios existentes en algún departamento, información referencial acerca de contactos institucionales, etc. Otro ejemplo, lo constituiría algún servicio existente, que se haya probado exitoso o eficiente y que por lo mismo podría pensar en extenderse a nuevas clientelas internas. Las potenciales clientelas, tanto internas como externas, podrían considerarse asimismo como "fortalezas" en la medida que se estime que podrían recibir los servicios de la unidad de información: en otros términos, el crecimiento de la unidad podría apoyarse en brindar los mismos servicios a una clientela mayor. Como ejemplo de "debilidades" se puede mencionar la existencia de volúmenes importantes de documentación sin procesar, lo que implicaría un esfuerzo previo importante para poner en marcha un nuevo servicio. Asimismo, la puesta en marcha de servicios más sofisticados puede requerir de una experiencia y conocimientos, no siempre disponibles en la unidad de información. Las potenciales nuevas clientelas, pueden generar demandas de información que desconocemos, lo que constituye una debilidad dentro de las perspectivas de nuevos servicios de la unidad de información. Los procedimientos de préstamo y control de documentos, por otra parte, muchas veces constituyen rutinas lentas y engorrosas que ocupan parte importante del tiempo de profesionales, el que podría destinarse a funciones más importantes. Algunos tips para la realización del FODA

Como identificar fortalezas?  Son situaciones internas a la Unidad de Información  Identificar funciones de la Unidad de Información que se realicen de forma correcta, ágil, oportuna  Habilidades y capacidades del personal técnico  Recursos tecnológicos de la Unidad de Información/Organización  Capacidad de la Unidad de Información (Conocimientos, Competencias, Experiencia)  Estándares definidos (Procesos de Desarrollo, Modelos de Madurez, Metodologías)  Procesos definidos, identificados y racionalizados

Como identificar debilidades?  Son situaciones internas a la organización  Identificar aquellas funciones de la Unidad de Información que NO se realicen de forma eficiente, que se vea la necesidad de mejorar  Ambiente y cultura organizacional  Imagen de la Unidad de Información  Atención a usuarios  Cobertura de los servicios informáticos  Cobertura de aplicaciones informáticas  Procesos no definidos

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Como identificar oportunidades?  Son agentes, fuerzas, componentes externos a la Unidad de Información pero que representan elementos potenciales de crecimiento, de mejora  No son controlables por la organización  Mirar la tecnología, el nuevo tamaño del mercado  Nuevos clientes, nuevos mercados  Nuevos productos apoyados en tecnología 

Como identificar amenazas?  Son agentes, fuerzas, componentes externos a la organización que constituyen aspectos negativos y problemas potenciales para la Unidad de Información  Incremento de precios de los productos relacionados o que produce la Unidad de Información 

Matrices de análisis Matriz de evaluación de los Factores Internos Luego de determinadas cada uno de los elementos del análisis FODA, para realizar el análisis de los Factores Internos se tomarán en cuenta las Fortalezas y las Debilidades, se debe elaborar una lista y luego: 1. Asignar un peso entre 0.0 (no importante) hasta 1.0 (muy importante), el peso otorgado a cada factor, expresa la importancia relativa del mismo, y el total de todos los pesos en su conjunto debe tener la suma de 1.0. 2. Asignar una calificación entre 1 y 4, en orden de importancia, donde el 1 es irrelevante y el 4 se evalúa como muy importante. 3. Efectuar la multiplicación del peso de cada factor para su calificación correspondiente, para determinar una calificación ponderada de cada factor, ya sea fortaleza o debilidad. 4. Sumar las calificaciones ponderadas de cada factor para determinar el total ponderado de la organización en su conjunto. Ejemplo: Factor

Peso

Calificación Peso Ponderado

FORTALEZAS F1

0,06

4

0,24

F2

0,16

4

0,64

F3

0,18

4

0,72

F4

0,08

3

0,24

F5

0,12

3

0,36 TOTAL FORTALEZAS

4

2,2


DEBILIDADES D1

0,05

2

0,1

D2

0,15

2

0,3

D3

0,06

1

0,06

D4

0,08

1

0,08

D5

0,06

1

0,06 TOTAL DEBILIDADES

TOTAL FUERZAS INTERNAS

1

0,6

2,8

En el ejemplo, se puede analizar que el TOTAL de las fuerzas internas (2,8) está por encima del promedio (2,5) lo que determina que en resumen, las FUERZAS INTERNAS de la Unidad de Información son favorables a la organización con un peso ponderado de 2,2 de las fortalezas frente a un peso ponderado de 0,6 de las debilidades. Matriz de evaluación de los Factores Externos Para realizar el análisis de los Factores Externos, se debe realizar los siguientes pasos: 1. Hacer una lista de las oportunidades y amenazas externas con que cuenta la empresa. 2. Asignar un peso relativo en un rango de cero (irrelevante) a 1.0 (muy importante), el peso manifiesta la importancia considerada relativa que tiene cada factor, considerando que las oportunidades deben tener más peso que las amenazas, siendo necesario establecer que la suma de todas las oportunidades y las amenazas deben sumar 1.0. 3. Ponderar con una calificación de 1 a 4 para cada uno de los factores considerados determinantes para el éxito, con el propósito de evaluar si las estrategias actuales de la empresa son realmente eficaces, el 4 es una respuesta considerada superior, 3 es una respuesta superior a la media, 2 una respuesta de término medio y 1 una respuesta mala. 4. Multiplicar el peso de cada factor por su calificación para obtener una calificación ponderada. 5. Sumar las calificaciones ponderadas de cada una de las variables para determinar el total del ponderado de la organización en cuestión. Ejemplo Factor

Peso

Calificación Peso Ponderado

OPORTUNIDADES O1

0,08

3

0,24

O2

0,06

2

0,12

O3

0,11

1

0,11

O4

0,09

4

0,36

O5

0,09

4

0,36

TOTAL OPORTUNIDADES AMENAZAS

5

1,19


A1

0,1

2

0,2

A2

0,12

4

0,48

A3

0,07

3

0,21

A4

0,13

2

0,26

A5

0,15

1

0,15 TOTAL AMENAZAS

TOTAL FUERZAS EXTERNAS

1

2,49

En el ejemplo, El total ponderado de 2.49 indica que la Unidad de Información está por debajo de la media en cuanto al esfuerzo por seguir estrategias que permitan aprovechar las oportunidades externas y evitar las amenazas externas, la clave de la Matriz de Evaluación de los Factores Externos consiste en que el valor del peso ponderado total de las oportunidades sea mayor al peso ponderado total de las amenazas. Al evaluar el ejemplo anterior el peso ponderado total de las oportunidades es de 1.19, y de las amenazas es de 1.30, lo cual establece que el medio ambiente externo es desfavorable para la organización. Resulta simple establecer que al realizar una matriz de evaluación de factores externos la forma más simple de evaluar si las fuerzas del medio ambiente externo son favorables o desfavorables para una organización es comparar el resultado del peso ponderado total de las oportunidades, así como de las amenazas. Obtención de estrategias a partir de los análisis realizados. Una vez obtenidas las matrices anteriores, es el momento de identificar las estrategias más adecuadas para implementarlas en la Unidad de Sistemas de Información; la siguiente etapa es realizar una matriz en la cual se analicen los resultados del FODA y se determinen las estrategias a seguir.

FODA FORTALEZAS (F) (Listar las Fortalezas identificadas)

DEBILIDADES (D) (Listar las Debilidades identificadas)

OPORTUNIDADES (O) (Listar las Oportunidades identificadas)

Estrategias (FO)

Estrategias (DO)

AMENAZAS (A) (Listar las Amenazas identificadas)

Fortalezas Amenazas (FA)

Debilidades Amenazas (DA)

En esta matriz se deben identificar:

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1,3


Estrategias FO: Aplican a las fuerzas internas de la empresa para aprovechar la ventaja de las oportunidades externas. Estrategias DO: Pretenden superar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas. Estrategias FA: Aprovechan las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas. Estrategia DA: Son tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno. En realidad esta empresa quizá tiene que luchar por su supervivencia, fusionarse, disminuirse, declarar la quiebra u optar por la liquidación. De la propuesta anterior pueden realizarse interesantes observaciones: El cuadrante de estrategias FO que es la más fuerte, ya que la empresa integra las fortalezas y las oportunidades con que cuenta la organización, y el cuadrante más débil estrategias FA, combinando las debilidades y las amenazas que enfrenta la organización. En esta matriz, permite al planificador la elaboración de las estrategias para cada uno de los cuadrantes, con el objetivo de: Cuadrante Cuadrante Cuadrante Cuadrante

FO: aprovechar las Fortalezas y Oportunidades DO: Fortalecer las Debilidades y aprovechar las Oportunidades FA: Aprovechar las Fortalezas y sortear/eliminar las Amenazas DA: Fortalecer las Debilidades y sortear/eliminar las Amenazas

Referencias: http://www.edicionsupc.es http://www.csae.map.es/csi/metrica3/index.html Ponce Talancón, H. “La matriz FODA: una alternativa para realizar diagnósticos y

determinar estrategias de intervención en las organizaciones productivas y sociales" en Contribuciones a la Economía, septiembre 2006. Texto completo en http://www.eumed.net/ce/

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El PEI-2  

Planificación Estratégica de Sistemas de Información

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