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JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012

Índice general    

El entorno La barra de título La barra de menú Menús o o o o o o o o o

         

Menú archivo Menú editar Menú ver Menú insertar Menú formato Menú herramientas Menú datos Menú ventana Menú ayuda

La barra de herramientas El cuadro de nombres La barra de fórmulas La barra de estado El área de trabajo Crear un documento nuevo Abrir un documento existente Guardar un documento Cerrar un documento Gestión de una hoja de cálculo o o o o o

Insertar hoja Eliminar hoja Cambiar nombre de la hoja Mover o copiar hojas Seleccionar varias o todas las hojas

Cambiar la escala de visualización de un documento

Celdas y rangos

   

La celda activa (modo selección de celda) El punto de inserción (modo edición de celda) El rango activo La entrada de datos o o o

La modificación de datos Sobrescribir texto Eliminar el contenido de una celda

 

Seleccionar celdas, filas, columnas y rangos Seleccionar celdas y rangos de celdas

Seleccionar filas y rangos de filas

Seleccionar columnas y rangos de columnas

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Seleccionar varios rangos Seleccionar todas las celdas de la hoja Copiar celdas, filas o columnas Cortar celdas, filas o columnas Pegar celdas, filas o columnas Copiar o cortar y pegar un rango con el ratón Pegado especial

Formato básico de celdas o o o o o o o o

Calculando o o o o

 

Propiedades de texto Filas y columnas Cambiar el alto de filas Cambiar el ancho de columnas Formatear celdas básico Otros formatos de número Otros formatos de moneda Otros formatos de fecha y hora

Fórmulas básicas El botón Suma Fórmulas naturales Operadores

Ejercicio 1 Ejercicio 2

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El entorno Al abrir la aplicación como describimos anteriormente nos encontramos con la siguiente pantalla:

Como podemos apreciar en el entorno de Calc disponemos de los siguientes elementos:

 Barra de Menú  Barras de Herramientas  Barra de fórmulas y cuadro de nombres  Selector y navegador de hojas  Barra de Estado  Herramienta de Zoom  Área de trabajo

La barra de título

En la Barra de Título encontraremos el nombre del archivo actual de trabajo y el nombre de la aplicación que lo trata (OpenOffice.org Calc).

También encontramos los controles básicos de manejo de la aplicación (minimizar, maximizar/restaurar y cerrar).

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La barra de Menú En la Barra de Menú encontraremos todas las opciones de Calc.

Algunas de ellas son:

 Archivo para crear, abrir, guardar, cerrar y exportar documentos (en formato PDF y XHTML), gestionar las plantillas, activar la vista preliminar, imprimir y configurar la impresora.

 Editar nos permite copiar, cortar y pegar celdas, objetos, texto y hojas; también podremos buscar y reemplazar texto dentro la hoja de trabajo activa o en todas las hojas del documento, deshacer y rehacer acciones, gestionar las modificaciones realizadas y administrar vínculos.

 Ver nos permite mostrar las barras de herramientas, la barra de estado, definir la escala de visualización del documento (zoom) y cambiar a la vista Previsualización del salto de página.

 Insertar para insertar saltos manuales, símbolos, celdas, filas, columnas, hojas, hiperenlaces, notas, referencias, imágenes, sonidos y vídeos, funciones...

 Formato para formatear los caracteres y los párrafos del texto, las celdas, filas, columnas y hojas, conversión de mayúsculas a minúsculas y viceversa, aplicación de estilos y formatos, formato condicional, autoformato, definir alineaciones y manejar objetos.

 Herramientas en donde encontraremos las opciones para comprobar ortografía y gramática, el detective, solver, buscar objetivo, cambiar el idioma, acceder a la galería de imágenes, el administrador de extensiones, grabar y ejecutar macros y definir opciones generales del programa.

 Datos desde donde definiremos rangos de datos, estableceremos ordenación, filtros, criterios de validez, subtotales, piloto de datos (tablas dinámicas), texto a columnas, agrupación y esquema...

 Ventana, con la cual podemos ir cambiando entre los diversos documentos que tengamos abiertos en la aplicación o abrir nuevas ventanas para ver un mismo documento, además de dividir la vista actual o de fijar rangos de celdas que no se desplacen.

 Ayuda desde donde podrás activar la ayuda de Calc y la herramienta ¿Qué es esto? Dispone de opciones para que registres tu licencia de OpenOffice.org, compruebes y descargues e instales actualizaciones y te da información de la versión actual de OpenOffice.org que tienes instalada.

Menús Los menús pueden activarse con el ratón o con el teclado. Para activarlos con el teclado, mantén pulsada la tecla Alt mientras pulsas la letra que se muestra subrayada en el nombre del menú. Para activar cualquier opción del menú abierto, pulsa la letra que se muestra subrayada, pero en esta ocasión sin mantener pulsada la tecla Alt. Puedes utilizar también las flechas del cursor.

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2012  En los menús debes de contemplar las siguientes particularidades:  Las opciones que aparecen en gris indican que están inactivas, si bien eso depende del momento. Por ejemplo, pegar no puede estar activo si no has copiado o cortado algo antes.

 También dependen del objeto que has seleccionado: por ejemplo, no puedes combinar dos celdas si sólo has seleccionado una celda.

 Si la opción del menú muestra a su derecha tres puntos suspensivos significa que abrirá una ventana de diálogo.

 Si la opción del menú muestra a su izquierda un icono significa que la podrás encontrar en alguna de las barras de herramientas de la aplicación.

 Algunas opciones del menú muestran a su derecha una combinación de teclas. Son los llamados atajos de teclado, que veremos más tarde.

Menú Archivo

Menú Editar

Menú Ver

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2012 Menú Insertar

Menú Formato

Menú Herramientas

Menú Datos

Menú Ventana

Menú Ayuda

Los diferentes documentos de OOo que tengas abiertos aparecerán en la lista.

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Las barras de herramientas Desde las diversas Barras de Herramientas podemos utilizar las funciones más importantes de la aplicación a manera de atajo en lugar de ir directamente a los menús que explicamos con anterioridad, de una forma más rápida e intuitiva. La barra de herramientas denominada Estándar es la siguiente:

La barra de herramientas denominada Formato es la siguiente:

Cuando seleccionamos una imagen, la barra de formato se presenta como ves aquí:

En la zona inferior, justo encima de la barra de estado, podemos ver la Barra de Herramientas de Dibujo, con opciones para insertar distintos gráficos, cuadros de texto, llamadas y otros elementos.

Esta barra se muestra u oculta con el icono

de la barra de herramientas estándar.

Puedes mover las barras de herramientas de posición situando el cursor del ratón sobre la línea de puntos que hay al principio de todas ellas. El cursor toma la forma de una cruz de flechas. Haz clic y arrastra la barra hasta su nueva posición.

Puedes seleccionar los botones visibles de la barra, o personalizarla fácilmente haciendo clic en el desplegable que aparece al final de cada barra.

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El cuadro de nombres Situado en la barra de fórmulas (o línea de entrada), nos indica el nombre de la celda seleccionada.

Permite también definir un nombre para una celda o rango de celdas, así como saltar a una celda o rango de celdas con nombre.

La barra de fórmulas Llamada también Línea de entrada, presenta el cuadro de nombres y dispone de tres botones y un área de edición. El primer botón invoca al asistente de funciones, el segundo, permite introducir una fórmula con la función Suma, y el tercero activa el modo edición de fórmulas. El área de edición presenta el valor o fórmula contenida en una celda.

Al activar el modo edición de fórmulas presenta el siguiente aspecto:

Ahora, el cuadro de nombres se ha convertido en un selector donde se muestran las últimas funciones utilizadas, y se muestran dos nuevos botones, que permiten cancelar o aplicar la edición realizada en el contenido de la celda.

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La barra de estado La Barra de Estado nos brinda información sobre el formato de hoja actual, la hoja activa, el modo de escritura, así como una operación de resumen para las celdas seleccionadas. Puedes activarla o desactivarla desde el menú Ver / Barra de estado

Se muestra dividida en 9 segmentos.

Si hacemos doble clic sobre el primer segmento se presenta el cuadro de diálogo del navegador, para desplazarnos rápidamente a cualquier parte del documento

 Si hacemos doble clic en el segundo segmento, se presenta el cuadro de diálogo Estilo de Página.  El tercer segmento se muestra vacío, salvo que estemos escribiendo el contenido de la celda, en cuyo caso muestra el modo de inserción / sobreescritura activo

 Un clic sobre el cuarto segmento alterna el modo de selección actual: STD = estándar, EXT = extendido, AGR = Agregar.

 El quinto segmento mostrará un asterisco * si los cambios actuales en el documento no se han guardado aún.

 El sexto segmento permite agregar y borrar firmas digitales al documento.

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2012  El séptimo segmento presenta una operación de resumen sobre las celdas seleccionadas. Haciendo clic sobre el mismo con el botón secundario del ratón podremos seleccionar entre Ninguna, Suma, Mínimo, Máximo, Cantidad, Cantidad2 y Promedio.

 El octavo segmento alberga la herramienta deslizante de zoom, que cambia la escala de visualización desde el 20% hasta el 400%. Dispone de una marca especial que define un nivel de zoom del 100%.

 El último segmento contiene el indicador de porcentaje de zoom. Con un doble clic sobre él, abriremos el cuadro de diálogo de Diseño de vista y escala.

El área de trabajo El Área de trabajo es el lugar principal donde escribimos datos y textos en las celdas, insertamos imágenes, objetos, etc., y damos formato a los mismos.

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Crear un Documento Nuevo Para crear un documento nuevo disponemos de varias opciones:

 Hacemos clic en el Botón Nuevo

ubicado en la barra de herramientas estándar.

 Utilizando la combinación de teclas Control + N  Desde el Menú Archivo / Nuevo / Hoja de cálculo.

Abrir un Documento Existente Para abrir un documento anteriormente creado y guardado también contamos con diversas opciones:

 Hacemos clic en el Botón Abrir

de la barra de herramientas estándar.

 Utilizamos la combinación de teclas Control + A  Desde el Menú Archivo / Abrir. Una vez hecho esto nos encontramos con el siguiente Cuadro de Diálogo:

Deberemos movernos por la estructura de directorios hasta encontrar el archivo deseado, lo seleccionamos y hacemos clic en el botón Abrir.

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Guardar un Documento Una vez terminado nuestro trabajo en un documento, o en el caso de querer salvar copias intermedias del mismo, procedemos a guardarlo. Para ello tenemos diferentes caminos:

 Clic en el botón Guardar

de la barra de herramientas estándar.

 Utilizamos la combinación de teclas Control + G  Desde el Menú Archivo / Guardar. La primera vez que se guarda un documento, Calc presenta el siguiente cuadro de Diálogo:

Elegiremos el lugar para guardar el documento, el nombre y el tipo de archivo del mismo (el desplegable Tipo presenta una lista con todos los formatos para guardar, incluyendo los de la suite de Microsoft). Después de guardar por primera vez un documento, cada vez que activemos la opción guardar no será necesario seguir todos estos pasos. Sencillamente el documento se guardará reemplazando la versión guardada anteriormente.

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Cerrar un Documento Para cerrar el documento activo podemos realizar uno de estos tres procedimientos:

 Activaremos la opción del menú Archivo / Cerrar.  También podemos cerrar un documento abierto haciendo clic sobre el icono Cerrar que se presenta arriba a la izquierda, justo debajo del botón de control Cerrar.

 Utilizando la combinación de teclas Ctrl + F4 La aplicación continua abierta, y en caso de no haber guardado el documento, la aplicación nos preguntará si deseamos guardarlo.

Gestión de las hojas de cálculo Desde las opciones disponibles en los menús Editar, Insertar o Formato, lo mismo que desde el menú contextual del selector de hojas, podremos insertar, eliminar, cambiar de nombre, mover y copiar las distintas hojas que componen el documento. También podremos seleccionar todas las hojas del documento o utilizar Cortar, Copiar y Pegar a nivel de hoja.

Insertar hoja

Eliminar hoja

Cambiar nombre a la hoja

Mover o copiar hoja

Seleccionar varias o todas las hojas

Edición múltiple de hojas

Cortar, Copiar y Pegar hojas

Cambiar el pestañas

espacio

ocupado

Insertar hoja Puedes insertar una nueva hoja de cálculo en el documento:

 Seleccionando desde el menú Insertar / Hoja...  Seleccionando desde el menú contextual del selector de hojas la opción Insertar hoja... En cualquiera de los dos casos, Calc te presenta el cuadro de diálogo Insertar hoja.

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por

las


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Desde el área Posición podrás seleccionar si deseas que la nueva hoja se inserte delante o detrás de la hoja actual. Desde el área Hoja puedes:

 Crear una nueva hoja en blanco marcando Crear nueva. En Núm. de hojas puedes especificar el número de hojas que deseas insertar. En Nombre puedes especificar el nombre que tomará la hoja insertada. Si especificas un número de hojas mayor que uno, este cuadro quedará desactivado.

 Crear una nueva hoja A partir de un archivo, lo que en realidad importará las hojas seleccionadas del archivo indicado. Utiliza el botón Examinar... para seleccionar el archivo desde el cual importarás la hoja u hojas insertadas. Activa la casilla Vincular si deseas que las hojas importadas queden vinculadas al archivo del que proceden. En el cuadro de lista, haz clic para que la hoja que deseas importar quede resaltada. Si deseas importar más de una hoja, mantén pulsada la tecla Ctrl cuando hagas clic para seleccionarlas. Haciendo clic sobre el botón Aceptar, la o las nuevas hojas se insertarán en tu documento.

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2012 También puedes insertar una nueva hoja con un sólo clic del ratón. Haz clic en la zona existente entre la última pestaña y el botón que define el área ocupada por las pestañas. Calc admite un máximo de 256 hojas por cada documento.

Eliminar hoja Puedes eliminar la hoja activa de tu documento:

 Seleccionando desde el menú Editar > Hoja > Borrar...  Seleccionando desde el menú contextual del selector de pestañas la opción Eliminar hoja... En ambos casos, Calc te presentará un diálogo para que confirmes la eliminación de la hoja seleccionada.

Haciendo clic sobre el botón Sí la hoja seleccionada será eliminada. Esta acción se puede deshacer.

Cambiar nombre a la hoja Puedes cambiar de nombre la hoja activa. Para ello:

 Selecciona desde el menú Formato > Hoja > Cambiar nombre...  Desde el menú contextual del selector de hojas selecciona la opción Cambiar nombre...  Haz doble clic sobre la pestaña de la hoja en el selector de hojas  Hacer clic sobre la pestaña de la hoja manteniendo pulsada la tecla Alt En cualquiera de los tres primeros casos, Calc presentará el diálogo Cambiar nombre de hoja. Tan solo tendrás que escribir el nuevo nombre y hacer clic sobre el botón Aceptar.

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En el último caso, puedes editar el nombre de la hoja directamente sobre la pestaña. Para finalizar la edición, pulsa Intro o haz clic en cualquier zona fuera de la etiqueta.

Calc admite nombres de hojas de más de 80 caracteres, y pueden contener prácticamente cualquier carácter. Pero si quieres exportar tus documentos a Excel o guardarlos en ese formato, deberás de tener en cuenta que ésta aplicación no admite los siguientes caracteres en el nombre de una hoja:

Dos puntos :

Barra oblicua \

Signos de Asterisco * interrogación ¿?

Barra de división / Corchetes [ ]

Comilla simple ' como primer o último carácter del nombre

Siempre que hagas referencia a una hoja, recuerda que en el caso de contener su nombre caracteres distintos de los alfanuméricos y del guión bajo deberás encerrar éste entre comillas simples. Si el nombre contiene una comilla simple, deberás de poner la comilla simple dos veces al hacer referencia a la hoja.

Mover o copiar hoja Puedes mover una hoja a otro lugar dentro de un documento, o a otro documento abierto, o a un nuevo documento. También puedes crear una copia de la hoja en lugar de moverla. Para ello:

 Selecciona desde el menú Editar > Hoja > Mover/Copiar...  Selecciona desde el menú contextual del selector de hojas la opción Mover/Copiar hoja...

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2012 En ambos casos, Calc mostrará el diálogo Desplazar/Copiar hoja. Desde el selector Al documento podrás seleccionar:

 Hoja de Cálculo: la hoja se moverá a otra posición del documento activo. La nueva posición la indicarás seleccionando en la lista Insertar delante de el nombre de la hoja delante de la cual moverás la hoja activa, o seleccionando desplazar a la última posición será movida al final de la lista de hojas

 Selecciona cualquier otro documento abierto, en cuyo caso, la lista Insertar delante de mostrará las hojas existentes en el documento seleccionado, y se aplicará el mismo criterio que hemos expuesto en el párrafo anterior.

 Nuevo documento: en este caso, se creará un nuevo documento y la hoja será movida al nuevo documento, que sólo presentará esta hoja. Si activas la casilla Copiar, en lugar de mover la hoja activa, crearás una copia de la misma. Pulsa Aceptar para finalizar el proceso.

También puedes mover o copiar una hoja en el documento activo utilizando solamente el ratón. Para ello haz clic sobre la pestaña de la hoja que quieres copiar o mover, y sin soltar el botón del ratón, arrastra sobre el selector de hojas hasta la posición en que deseas depositar la hoja. Dos pequeños triángulos negros mostrarán la posición en la que se insertará la hoja. Manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras, en lugar de mover la hoja crearás una copia de la misma. Suelta el botón principal del ratón, y si pulsaste Ctrl suelta la tecla después de soltar el botón del ratón. La hoja será movida o copiada en su nuevo destino. En el caso de crear una copia utilizando el ratón, la nueva hoja se presentará con el mismo nombre que la hoja original, añadiéndole un sufijo del tipo _2, _2_2, _2_3, etc.

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Seleccionar varias o todas las hojas Puedes seleccionar varias o todas las hojas de un documento. Cuidado: Algunos comandos de Calc ejecutados cuando has seleccionado varias hojas pueden hacer que Calc se bloquee. Guarda antes por si acaso. Para ello:

 Selecciona desde el menú Editar > Hoja > Seleccionar...  Selecciona desde el menú contextual del selector de hojas la opción Seleccionar todas En el segundo caso, quedarán seleccionadas todas las hojas del documento. En el primero, Calc mostrará el diálogo Seleccionar hojas. Marca con un clic la hoja a seleccionar, o manteniendo la tecla Ctrl pulsada, marca con un clic las hojas que quieras seleccionar. Haz clic sobre el botón Aceptar para cerrar el diálogo. También puedes seleccionar varias hojas con el ratón haciendo clic sobre su pestaña en el selector de hojas manteniendo pulsada la tecla Ctrl.

Cambiar la escala de visualización de un documento Puedes modificar la escala de visualización del documento (efecto zoom):

 Seleccionando desde el menú Ver / Escala...  Desde la barra de herramientas Estándar con el botón Escala  Haciendo doble clic en el indicador de Porcentaje de Zoom situado en La barra de Estado

 Desde la herramienta de Zoom

situada en La barra de Estado

En los tres primeros casos se presentará el cuadro de diálogo Diseño de vista y escala:

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Celdas y rangos En Calc la unidad básica de información viene representada por una celda. La celda va a ser el contenedor de los textos, fechas, horas, números, importes y fórmulas a los que posteriormente daremos formato y con los que operaremos. Para seleccionar una celda tan sólo hay que hacer clic con el ratón sobre la misma, dentro de los límites de la misma. Una celda viene caracterizada por dos

propiedades fundamentales:

 El contenido: bien sea un texto, un número, una fecha/hora, una fórmula o un objeto.  El formato: si el número, si se mostrará con puntos de millares y decimales separados por una coma o no, las fechas como texto, separadas por barras o guiones, o el tamaño es 14 puntos, o está en negrita, o el color del texto o del fondo, o sus bordes... Cada celda de una hoja de cálculo tiene un nombre propio y único, con el que podemos hacer referencia a esta celda. Éste nombre viene dado por las coordenadas que forman:

 la letra correspondiente a la columna y  el número de la fila en la que está situada.

Puedes ver en la imagen la celda B5 seleccionada. Observa como aparece su referencia en el cuadro de nombres. Es igual que el clásico juego de los barcos. La primera celda de una hoja es la A1, situada en el extremo superior izquierdo. La última, la AMJ1048576, situada en el extremo inferior derecho. ¿Por qué? Porque cada hoja de Calc dispone de 1024 columnas, nombradas desde la A a la AMJ, y de más de un millón de filas, numeradas desde la 1 a la 1.048.576. En total, cada hoja de cálculo está formada por 1.073.741.824 celdas (¡más de mil millones!), y como vimos, un documento de Calc admite hasta 256 hojas.

¿Y qué es un rango? En muy pocas palabras. Un rango es un grupo de celdas.

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Los rangos se llaman de forma parecida a las celdas. Se especifican indicando el nombre de la primera celda separándolo por dos puntos del nombre de la última celda. Por ejemplo B5:E12 es un rango de celdas, que está formado por las celdas situadas entre la B5 y la E12, incluyendo a ambas. Puedes observar la referencia del rango en el cuadro de nombres. Se pueden seleccionar varios rangos de celdas, pero en éste caso su referencia no se mostrará en el cuadro de nombres.

La celda activa (modo selección de celda) Tras seleccionar una celda, ésta se convierte en la celda activa. Se muestra como un marco grueso alrededor de la celda de color negro, con un punto cuadrado situado el extremo inferior derecho. La celda activa nos indica donde se va a escribir la siguiente letra o número que tecleemos, o donde se insertarán los nuevos elementos en la hoja (imágenes, símbolos, etc.). La imagen muestra la celda B4 como celda activa.

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2012 Cuando la celda seleccionada presenta este aspecto, Calc se comporta en un modo que llamamos

modo

selección de celda. Tenemos que tener en cuenta que las opciones de menú, herramientas de las barras de herramientas y opciones de menú contextuales disponibles serán diferentes si estamos en el modo selección de celda o en el modo

edición de celda, que veremos a continuación.

Podremos cambiar las propiedades de la celda utilizando las opciones de los menús, de los menús contextuales o los botones de las barras de herramientas.

El punto de inserción (modo edición de celda) Al hacer un doble clic sobre la celda activa, o tras pulsar una tecla alfanumérica con la celda seleccionada, desaparece el borde grueso de color negro que la destaca como celda activa, y en su lugar se muestra un cursor parpadeante, llamado punto de inserción. Hemos activado el modo

edición de la celda.

En este modo podemos editar la celda como si se tratase de un miniprocesador de textos. También podemos editar el contenido de la celda desde el área de edición en la barra de fórmulas. Tenemos que tener en cuenta que las opciones de menú, herramientas de las barras de herramientas y opciones de menú contextuales disponibles serán diferentes si estamos en el modo edición de celda o en el modo

selección de celda que vimos en el apartado anterior.

El rango activo El rango activo es el resultante de seleccionar un rango de celdas, filas y/o columnas o todas las celdas de la hoja activa.

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2012 El rango se mostrará sombreado, quedando la última celda seleccionada del rango como la celda activa.

El rango activo puede estar formado por una única celda, un rango de celdas, todas las celdas de la hoja, o celdas de varias hojas. Aprenderemos mucho más sobre cómo seleccionar rangos en Seleccionar celdas, filas, columnas y rangos.

La entrada de datos Para introducir datos en una celda:  Selecciona la celda y teclea el nuevo dato.  Selecciona la celda, haz clic en la línea de entrada y teclea el nuevo dato.  Haz doble clic sobre la celda activando el modo

de edición de celda; edita el contenido

de la celda.

 Selecciona la celda y activa el modo

de edición de celda pulsando la tecla F2; edita el

contenido de la celda.

Al introducir datos en la celda, Calc activa el modo edición de celda

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2012 Una vez has iniciado la edición del contenido de la celda, puedes utilizar las teclas del cursor para desplazarte por su contenido, o situarte en cualquier lugar del contenido haciendo un clic.

Para finalizar la edición de la celda:

 Pulsa Intro

o Tabulador

, o haz clic en otra celda.

Al finalizar la edición Calc cambiará a otra celda y la convertirá en la celda activa. Si pulsas Intro saltará a la celda situada justo debajo de la editada; si pulsas Tabulador saltará a la celda situada justo a la derecha de la editada.

Para cancelar la edición de la celda:

 Pulsa la tecla Esc

. Al cancelar la edición de la celda, se recupera el contenido que

tuviera justo antes de iniciar la nueva edición, o sencillamente, haz clic en otra celda.

La modificación de datos Para modificar el contenido de una celda:

 Selecciona la celda y teclea el nuevo dato. El contenido de la celda será sustituido por el nuevo dato introducido.

 Selecciona la celda y edita su contenido en la línea de entrada.  Haz doble clic sobre la celda activando el modo

de edición de celda y edita su contenido

en la misma celda o en la línea de entrada.

 Selecciona la celda y activa el modo

de edición de celda pulsando la tecla F2; edita el

contenido de la celda. Una vez has iniciado la edición del contenido de la celda, puedes utilizar las teclas del cursor para desplazarte por su contenido, o situarte en cualquier lugar del contenido haciendo un clic.

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Para finalizar la edición de la celda:

 Pulsa Intro

o Tabulador

, o haz clic en otra celda.

Al finalizar la edición Calc cambiará a otra celda y la convertirá en la celda activa. Si pulsas Intro saltará a la celda situada justo debajo de la editada; si pulsas Tabulador saltará a la celda situada justo a la derecha de la editada.

Para cancelar la edición de la celda:

 Pulsa la tecla Esc

. Al cancelar la edición de la celda, se recupera el contenido que

tuviera justo antes de iniciar la nueva edición, o sencillamente, haz clic en otra celda.

Sobrescribir texto

Cuando estamos en el modo edición de celda, pulsando la tecla INSERT alternamos el modo de escritura. En el tercer segmento de la barra de estado aparecerá el texto INSERT si estamos en modo inserción (agregamos texto), o SOBRE si estamos en modo sobrescribir (se sobrescribe el texto existente). Cuando finalizamos la edición de una celda, el modo de escritura vuelve automáticamente a INSERT.

Eliminar el contenido de una celda Para eliminar el contenido de una celda:

 Selecciona la celda y pulsa la tecla Retroceso (BackSpace)  Selecciona la celda y activa el comando Cortar (por ejemplo, pulsando la combinación de teclas Ctrl + X).

 Selecciona la celda y pulsa la tecla Supr

.

 Selecciona desde el menú Editar > Eliminar contenidos.

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2012 En el primer caso, se eliminará el contenido de la celda, pero no se eliminará el formato de la celda. En el segundo caso se eliminará tanto el contenido como el formato de la celda.

En el tercer y cuarto caso se mostrará el diálogo Eliminar contenidos. Desde éste diálogo puedes seleccionar qué es lo que quieres borrar en la celda:

 Eliminar todo: Borra todo el contenido de la celda seleccionada  Texto: Elimina el texto, pero no los formatos ni las fórmulas, números o fechas  Números: Elimina los números, pero no los formatos ni las fórmulas, textos o fechas  Fecha y hora: Elimina los valores de fecha y de hora, pero no los formatos ni las fórmulas, textos o números

 Fórmulas: Elimina las fórmulas, pero no los formatos ni los textos, números o fechas  Comentarios: Elimina los comentarios agregados a las celdas, pero no los formatos ni las fórmulas, textos, números o fechas

 Formatos: Elimina los atributos aplicados a la celda, pero no las fórmulas, textos, números o fechas

 Objetos: Elimina los objetos insertados en la celda, pero no los formatos ni las fórmulas, textos, números o fechas

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Seleccionar celdas, filas, columnas y rangos 

La mayoría de las acciones a realizar sobre una celda o un rango de celdas requieren que éstas sean previamente seleccionadas. A la hora de seleccionar un grupo de celdas podremos también realizar esta selección por filas, por columnas, o incluso toda la hoja. Veamos los distintos procedimientos que podemos efectuar:

Seleccionar celdas y rangos de celdas

Seleccionar filas y rangos de filas

Seleccionar columnas y rangos de columnas

Seleccionar varios rangos

Seleccionar todas las celdas de la hoja

Seleccionar celdas y rangos de celdas Para seleccionar una celda, tan sólo tienes que hacer clic con el botón principal del ratón dentro de los límites de la misma. Lo ideal es hacerlo en la zona central de la celda. Para seleccionar un rango de celdas, selecciona la primera celda del rango y arrastra el ratón hasta la última celda del rango.

Si deseas seleccionar un rango de celdas contiguas, también puedes seleccionar la primera celda, y manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, seleccionar la última celda del rango.

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Si deseas seleccionar un rango de celdas no contiguas, puedes seleccionar la primera celda, y manteniendo pulsada la tecla Ctrl, seleccionar otras celdas o seleccionar otros rangos.

Para seleccionar una celda o un rango de celdas con el teclado, desplázate por la hoja utilizando las teclas como se indicó en Moverse por la hoja de cálculo.

Seleccionar filas y rangos de filas Para seleccionar una fila haz clic con el ratón sobre el número de la fila. Puedes hacer clic en cualquier zona del recuadro que contiene el número, si bien, apuntando al número seguro que no fallas. Para seleccionar un rango de filas, selecciona la primera fila del rango y arrastra el ratón hasta la última fila del rango.

Si deseas seleccionar un rango de filas contiguas, también puedes seleccionar la primera fila, y manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, seleccionar la última fila del rango.

Si deseas seleccionar un rango de filas no contiguas, puedes seleccionar la primera fila, y manteniendo pulsada la tecla Ctrl, seleccionar otras filas o seleccionar otros rangos de filas.

Seleccionar columnas y rangos de columnas Para seleccionar una columna haz clic con el ratón sobre la letra de la columna. Puedes hacer clic en cualquier zona del recuadro que contiene la letra, si bien, apuntando a la letra seguro que no fallas. Para seleccionar un rango de columnas, selecciona la primera columna del rango y arrastra el ratón hasta la última columna del rango.

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2012 Si deseas seleccionar un rango de columnas contiguas, también puedes seleccionar la primera columna, y manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, seleccionar la última columna del rango.

Si deseas seleccionar un rango de columnas no contiguas, puedes seleccionar la primera columna, y manteniendo pulsada la tecla Ctrl, seleccionar otras columnas o seleccionar otros rangos de columnas.

Seleccionar varios rangos

Puedes seleccionar varios rangos de celdas, filas o columnas.

Para ello, selecciona el primer rango, y manteniendo pulsada la tecla Ctrl, selecciona el resto de rangos.

Tampoco te preocupe equivocarte al seleccionar un rango. Si vuelves a seleccionar un rango previamente seleccionado mientras mantienes la tecla Ctrl pulsada, lo que en realidad conseguirás es deseleccionarlo.

Puedes utilizar también la tecla Mayúsculas para agregar otro rango; selecciona la primera celda, fila o columna del nuevo rango manteniendo pulsada la tecla Ctrl, y selecciona la última celda, fila o columna manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas. Para deseleccionar todos los rangos seleccionados, haz clic sobre una celda cualquiera.

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Seleccionar todas las celdas de la hoja Puedes seleccionar todas las celdas de la hoja con un solo clic. Haz clic en el rectángulo que se muestra en la esquina superior izquierda del área de trabajo, justo donde coinciden la fila de letras de las columnas y la columna de números de las filas. Este trabalenguas se aclara fácilmente con una imagen: hablamos del rectángulo marcado en la imagen en rojo.

También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + E.

Copiar celdas, filas o columnas Podremos utilizar la combinación Copiar / Pegar para crear duplicados del contenido de los rangos seleccionados, bien sean una o más celdas, filas o columnas. Por lo tanto, primero seleccionaremos el rango a copiar. Después, podemos activar esta acción mediante varios procedimientos:

 Desde la Barra de herramientas estándar haz clic en el botón Copiar , o bien

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2012  Desde el menú contextual del rango seleccionado, selecciona Copiar.  Selecciona desde el menú Editar / Copiar  Pulsando la combinación de teclas Ctrl + C o Ctrl + Insert

Cortar celdas, filas o columnas Podremos utilizar la combinación Cortar / Pegar para mover el rango seleccionado a otra posición, bien sea una o más celdas, filas o columnas. Por lo tanto, primero seleccionaremos el rango a cortar. A continuación, activaremos esta acción mediante uno de estos procedimientos:

 Desde la Barra de herramientas estándar haz clic en el botón Cortar

 Desde el menú contextual del rango seleccionado, selecciona Cortar  Selecciona desde el menú Editar / Cortar  Pulsando la combinación de teclas Ctrl + X o Ctrl + Supr

30

, o bien


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2012

Pegar celdas, filas o columnas Una vez indicada la acción de cortar o copiar haremos clic con el botón principal del ratón en la celda, fila o columna donde deseamos pegar el rango y procederemos de una de las siguientes formas:

 Desde la Barra de herramientas Estándar haremos clic sobre el botón Pegar

, o bien...

 Desde el menú contextual de la celda, fila o columna seleccionada donde queremos pegar, seleccionando Pegar.

 Seleccionando desde el menú Editar / Pegar.  Con la combinación de teclas Ctrl + V o Mayúsculas + Insert

Copiar o cortar y pegar un rango con el ratón Puedes copiar y pegar (crear una copia), o cortar y pegar (mover, cambiarlo de sitio) un rango utilizando tan sólo el ratón, sin necesidad de activar ningún menú. Esta forma de proceder es muy rápida. Sólo tiene un inconveniente: si quieres pegar varias veces el texto no sirve, pues en el proceso de copiar/cortar y pegar no se pasa la información al portapapeles[1]. Para ello debes:

1.

Seleccionar previamente el rango que vas a copiar o mover.

2.

Sitúa el cursor del ratón sobre cualquier lugar del rango resaltado en gris. A diferencia de otras aplicaciones, no es sobre el marco, ni sobre los encabezados de fila o columna, sino cualquier celda del rango.

31


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2012 3.

Haz clic sobre y arrastra la selección al nuevo lugar que le tienes destinado. Una linea gruesa negra que recorre el documento sincronizada con el ratón te indica cual será el lugar en donde se colocará el rango seleccionado. Cuando se muestre en el lugar deseado, suelta el botón del ratón. Verás como el rango se ha movido desde su lugar original al nuevo destino.

Durante este proceso verás que el cursor toma una nueva forma, como si llevase incorporada una pequeña caja de forma rectangular que simboliza el rango que vas a mover. Si en lugar de mover el rango deseas copiarlo, el proceso es exactamente igual, salvo que antes de soltar el botón del ratón deberás mantener pulsada la tecla Ctrl. Ten cuidado: Antes de soltar el ratón, no antes de hacer el clic y arrastrar. Verás que el cursor de ratón que llevaba incorporada una pequeña caja ahora además presenta un signo + en otra caja, indicativo de que vas a copiar y no a mover el rango. Si deseas cancelar el proceso, vuelve sobre tus pasos hasta situarte sobre el rango resaltado. Suelta el botón del ratón y se cancelará la acción. Si no sale bien, puedes deshacer la acción.

Operación de mover el rango

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2012

Operación de copiar el rango (hay que mantener pulsada la tecla Ctrl)

Para cancelar el proceso volvemos sobre nuestros pasos

Resumiendo:

 Para mover: Seleccionar, hacer clic encima y arrastrar, soltar el botón del ratón.  Para copiar: Seleccionar, hacer clic encima y arrastrar, mantener Ctrl pulsado, soltar el botón del ratón, soltar la tecla Ctrl.

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2012

Pegado especial Calc dispone de una opción de pegado que nos permite seleccionar qué es lo que deseamos pegar, y cómo. Para utilizar esta opción, previamente copiaremos la celda o rango de celdas que deseamos pegar. A continuación, haremos clic en la primera celda destino, y bien, desde el menú contextual de la celda, bien desde el menú Edición, activaremos el comando Pegado especial...

Se presentará el diálogo Pegado especial, desde el que podremos definir que queremos pegar:

 Desde el área Selección  Pegar todo: Pega todo el contenido del rango seleccionado  Texto: Pega el texto, pero no los formatos ni las fórmulas, números o fechas  Números: Pega los números, pero no los formatos ni las fórmulas, textos o fechas  Fecha y hora: Pega los valores de fecha y de hora, pero no los formatos ni las fórmulas, textos o números

 Fórmulas: Pega las fórmulas, pero no los formatos ni los textos, números o fechas  Notas: Pega los comentarios agregados a las celdas, pero no los formatos ni las fórmulas, textos, números o fechas

 Formatos: Pega los atributos aplicados a las celdas del rango, pero no las fórmulas, textos, números o fechas

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2012  Objetos: Pega los objetos insertados en las celdas del rango, pero no los formatos ni las fórmulas, textos, números o fechas Desde el área Operaciones:

 Ninguna: es la opción por defecto. No se realizará ninguna operación entre las celdas del rango origen y las celdas del rango destino. Sencillamente, se reemplazará el contenido de éstas.

 Sumar, Sustraer, Multiplicar o Dividir: Opera el contenido de las celdas destino con el contenido de las celdas origen, reemplazando las celdas destino con el resultado de la operación. Desde el área Opciones:

 Ignorar celdas vacías: En el caso de que en rango origen existiesen celdas vacías, éstas no sustituirán el contenido de las celdas destino correspondientes. Si en el área opciones seleccionaste una operación, las celdas vacías origen se tratarán como si fueran ceros.

 Transponer: “Gira” el rango de celdas copiadas situando en el destino como filas lo que en origen eran columnas y viceversa.

 Vínculo: Inserta en el área de celdas destino la referencia a las celdas origen, de forma que si éstas se modifican, se mostrarán los cambios en las celdas destino. Ten en cuenta que lo que se actualizará en caso de modificar las celdas origen es el contenido, no el formato. Si editas el contenido

de

una

celda

destino,

eliminarás

el

vínculo.

No desplazar: Es la opción por defecto; el rango de celdas origen sustituye al rango de celdas destino.

 Hacia abajo: El rango de celdas origen desplaza el rango de celdas destino hacia abajo, y se pega ocupando el espacio libre creado.

 Hacia la derecha: El rango de celdas origen desplaza el rango de celdas destino hacia la derecha, y se pega ocupando el espacio libre creado.

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2012

Formato básico de celdas

Propiedades de texto Desde la barra de herramientas Formato podremos cambiar:

Botón

Acción Tipo de fuente Tamaño de fuente Estilo de fuente Negrita, Cursiva o Subrayado Alineación izquierda, centrado, derecha, justificado Aumentar o disminuir sangría Cambiar los bordes de celdas Cambiar el color de fondo de las celdas Cambiar el color de la fuente Alineación vertical superior, centrada o inferior[1].

Todas estas características se pueden aplicar también al texto seleccionado desde el modo edición

de

celda.

Filas y columnas No podemos modificar las dimensiones de ancho y alto de una celda. Pero sí podemos modificar el ancho de una columna o el alto de una fila. Si seleccionas un rango, el cambio aplicado a una fila o columna afectará a todas las del rango seleccionado.

Cambiar el alto de filas

Cambiar el ancho de columnas

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2012

Cambiar el alto de filas Selecciona una fila o un rango de filas. Para cambiar su altura:

 Selecciona Altura de fila... desde el menú contextual de fila. Para activar este menú, haz clic con el botón secundario del ratón sobre el encabezado de cualquiera de las filas seleccionadas, o bien...

 Selecciona desde el menú Formato > Fila > Alto..., o bien...  Haz clic y arrastra sobre la línea de separación de cualquiera de las filas seleccionadas en la zona de su encabezado.

En los dos primeros casos, se mostrará el diálogo Altura de fila, desde donde podrás especificar en cm el alto de cada una de las filas del rango seleccionado.

Marcando Valor predeterm., la altura se ajustará en función del mayor tamaño de fuente de cualquier celda situada en esa fila.

Cambiar el ancho de columnas Selecciona una columna o un rango de columnas. Para cambiar su ancho:

 Selecciona Ancho de columna... desde el menú contextual de columna. Para activar este menú, haz clic con el botón secundario del ratón sobre el encabezado de cualquiera de las columnas seleccionadas, o bien...

 Selecciona desde el menú Formato > Columna > Ancho..., o bien...

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2012  Haz clic y arrastra sobre la línea de separación de cualquiera de las columnas seleccionadas en la zona de su encabezado.

En los dos primeros casos, se mostrará el diálogo Ancho de columna, desde donde podrás especificar en cm el ancho de cada una de las columnas del rango seleccionado.

Marcando Valor predeterm., el ancho se ajustará en función del mayor tamaño de fuente de cualquier celda situada en esa fila.

Formatear celdas básico Al introducir un nuevo dato en una celda, Calc detectará si se trata de un número o de un texto y aplicará el formato predeterminado[1]. En el primer caso, asignará por defecto un formato numérico, alineándolo a la derecha; en el segundo, lo alineará a la izquierda. Pero, además:

 Si es un número, y posee decimales, Calc presentará éste número con todos sus decimales, hasta un máximo de ocho. El resto de decimales se tienen en cuenta para los cálculos, pero no se presentan. Si tecleas 0,123456789 Calc mostrará 0,12345679, o sea, el número con ocho decimales redondeado, pero para los cálculos utilizará el número introducido.

 Si tecleas el signo negativo tras introducir el número, Calc considera ese número como negativo. Así, si tecleas 12- Calc mostrará -12.

 Si Calc interpreta que el dato introducido es una fecha (por ejemplo, introducimos 12-10, o 12-1011) automáticamente le aplicará el formato de fecha, y en la celda se mostrará 12/10/11; si no se introduce el año, tomará como año de la fecha el año actual.

 Si introduces el símbolo de la moneda, bien antes o después del número, Calc mostrará la celda en formato moneda. Por ejemplo, al teclear €1500 Calc mostrará 1.500,00 €.

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2012  Si el número es muy grande, Calc automáticamente le aplicará el formato científico; por ejemplo, al introducir el número 1000000000000 la celda mostrará 1,0000+E012.

 Si Calc muestra en la celda ########## es porque el dato introducido no puede mostrarse con el ancho actual de la columna. Deberás hacer más ancha la columna para que el valor se muestre. .

Podemos aplicar fácilmente otros formatos predeterminados al contenido de las celdas. Desde la barra de herramientas Formato podremos cambiar:

Botón

Acción Aplicar formato numérico Moneda Aplicar formato numérico Porcentual Aplicar formato numérico Predeterminado Añadir o quitar decimales Aplicar formato Fecha[2]

Todas estas características se pueden aplicar también al texto seleccionado desde el modo edición de celda. Un detalle muy importante: aunque al cambiar el formato los datos se puedan presentar redondeados con más o menos decimales, cualquier operación que Calc realice sobre esas celdas utilizará todos los decimales del valor contenido en la celda. Podemos aplicar otros formatos más personalizados seleccionando desde el menú contextual de la celda o rango de celdas seleccionadas la opción Formatear de celdas, o también desde el menú Formato > Celdas... En ambos casos se mostrará el diálogo Formato de celdas, en el que activaremos la pestaña Números. De los múltiples formatos posibles vamos a destacar tres de los más usados:

Otros formatos de número

Otros formatos de moneda

Otros formatos de fecha y hora

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2012

Otros formatos de número

Seleccionando la Categoría Número en la lista situada a la izquierda del diálogo podrás activar uno de los muchos formatos de número disponibles desde la lista Formato. Como verás, dispones de formatos que presentan el signo o en su lugar muestran el número de color rojo si es negativo. También puedes elegir entre formatos que presentan o no el separador de miles, así como el número de decimales que se mostrarán en las celdas. En el área Opciones podrás modificar el número de decimales que se mostrarán a la derecha de la coma decimal, los ceros que se presentarán a la izquierda de la coma decimal, si deseas que los números negativos se muestren automáticamente en color rojo, o si quieres que se muestre o no el punto separador de los miles, millones...

Otros formatos de moneda

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JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012 Seleccionando la Categoría Moneda en la lista situada a la izquierda del diálogo podrás elegir entre uno de los muchos formatos de moneda disponibles desde la lista Formato. Dispones de formatos que presentan el signo o en su lugar muestran el número de color rojo si es negativo. También puedes elegir entre formatos que presentan o no el separador de miles, así como el número de decimales que se mostrarán en las celdas, y si deseas que se muestre el símbolo € o el literal EUR. También encontrarás opciones con el símbolo Pts y el literal ESP. Puedes seleccionar otras monedas desde el desplegable situado justo encima de la lista Formato. En el área Opciones podrás modificar el número de decimales que se mostrarán a la derecha de la coma decimal, los ceros que se presentarán a la izquierda de la coma decimal, si deseas que los números negativos se muestren automáticamente en color rojo, o si quieres que se muestre o no el punto separador de los miles, millones...

Otros formatos de fecha y hora

Seleccionando la Categoría Fecha en la lista situada a la izquierda del diálogo podrás aplicar uno de los muchos formatos de fecha disponibles desde la lista Formato. Existen distintos formatos que incluyen separación con guiones o con barras, mostrar el mes con números, nombre corto o largo, mostrar uno o dos dígitos para el año, mostrar el día con uno o dos dígitos, mostrar o no el día de la semana, incluso algunos que muestran el número del trimestre o que muestran fecha y hora. Seleccionando la Categoría Tiempo en la lista situada a la izquierda del diálogo podrás aplicar uno de los muchos formatos de hora disponibles desde la lista Formato. Entre los distintos formatos que se incluyen en esta categoría destacamos los que te permiten indicar una fecha y una hora, así como el que te permite mostrar el número total de horas en formato decimal (no en formato de 24 horas), y que detectarás fácilmente por que en la cadena Formato de código se muestra la siguiente clave: [HH]:MM:SS (la clave para la hora encerrada entre corchetes).

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2012

Calculando Fórmulas básicas Hemos dicho que una celda puede contener datos. Estos datos pueden ser texto, números, importes en unidades monetarias o fechas y horas. Pero también pueden contener una fórmula. Una fórmula es una expresión que se introduce en una celda, y define que en esa celda debe mostrarse el valor resultante de operar con otras celdas. Vamos a ver paso a paso como podemos programar una hoja de cálculo. Los pasos que realizaría el usuario se mostrarán con el texto en color verde. En el ejemplo, a las celdas de color amarillo, correspondientes a las cantidades, se les ha aplicado formato de número con punto de millares y dos decimales. A las celdas de color azul (precios), salmón (importes) y totales (gris) se les ha aplicado un formato de moneda.

Si pudiésemos programar la celda D2 para que automáticamente calculase el producto de la celda

B2 C2

multiplicada por la

celda podríamos evitar tener que calcular nosotros el importe de la línea. Pero ¿cómo hacerlo? Calc nos va a facilitar mucho este

proceso

de programación de celda

la

D2 .

Sitúate

en

la

escribe el signo

celda

D2

y

= , o bien haz

clic sobre el botón

de la

barra de fórmulas. Cuando realizas esta acción, Calc escribe un

=

en la celda

activa, y pone en marcha un modo especial: el modo edición de fórmula, que te permite programar una celda con una expresión, un texto que indica cómo debe operar con otras

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JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012 celdas y mostrar ese resultado en la celda editada. Ahora haz un clic sobre la celda

B2 .

Verás celda

como

D2

en

se

la escribe

automáticamente texto del

B2

tras

el el

símbolo

=.

Desde el teclado, introduce un asterisco. Calc mostrará en la celda el texto =B2*. El asterisco es el símbolo que se utiliza para expresar una multiplicación.

Haz clic sobre la celda

C2 .

Calc mostrará en la celda el texto =B2*C2. Fíjate que tal y como

vas

fórmula

que

definiendo contendrá

la la

celda ésta también se muestra en la barra de fórmulas. Le hemos dicho a Calc que la celda

D2

deberá presentar el

resultado de multiplicar la celda

43

B2

por la celda

C2 .


JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012 Pulsa la tecla Intro o haz clic en el botón Aplicar la barra de fórmulas.

de

Automáticamente la fórmula escrita en la celda desaparece,

y

se

el valor resultante

muestra de

la

operación. Fíjate que, en cambio, la barra de

fórmulas muestra

el

verdadero contenido de la celda: una fórmula. Haz clic y arrastra el punto negro que se muestra en la esquina inferior derecha de la celda, como indica la flecha verde. Este proceso se llama Copia por referencia. Lo que vas a hacer copia la fórmula a las otras celdas, pero Calc no copia el literal de la fórmula, sino que aplica

referencias

fórmulas, celda

a

las

diciendo: la

D2 es

multiplicar las dos

que tiene a su izquierda, pues la celda

D3

será multiplicar las

dos que tiene a su izquierda. Cada celda contendrá ahora una fórmula que multiplicara las dos celdas situadas a su izquierda, si bien mostrará el valor resultante de la operación. Puedes ver en la imagen que la celda

D9

contiene

una

fórmula que multiplica las celdas

44

B9

y

C9 .


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2012

El botón Suma

En el ejemplo del punto anterior deberíamos calcular el Total Bruto. Supongo que no tendríamos problema en insertar en la celda

D10

la siguiente fórmula:

=D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9 , si bien por el momento no la vamos a introducir. En un ejemplo como este no presenta mayor dificultad. Pero imagina que tuvieras un documento con 500 líneas que sumar. Escribir la fórmula podría ser insufrible. Calc nos proporciona otra herramienta muy potente: las funciones. Las veremos detalladamente en otro punto de este manual, si bien vamos a ver como podemos utilizar una que los diseñadores de nuestra hoja de cálculo nos han servido en bandeja: la función SUMA.

Veamos un pequeño razonamiento. La celda

D10

debe contener una fórmula como la siguiente:

= D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9

Sería lo mismo que decir que la celda

D10

contiene la suma de las celdas

D2

a la

D9 :

= Suma desde la celda D2 hasta la celda D9 Imaginemos que somos unos matemáticos y que podemos abstraer esa fórmula y escribir: = Suma ( Desde D2 Hasta D9 ) Imaginemos un poco más. Desde D2 Hasta D9 lo podemos expresar como un rango de celdas: = Suma ( D2:D9 ) Con este pequeño razonamiento, acabamos de descubrir lo que es una función y cómo se escribe. Resumiendo, una función sería una expresión formada por un texto que indica el nombre de la función (la palabra Suma) y entre paréntesis, aquello que debe operar (en este caso, sumar el rango de celdas desde la

D2

hasta la

D9 ).

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JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012 Calc incorpora muchísimas funciones. Una de ellas es la función SUMA. Y esta función no necesitamos escribirla. Calc proporciona un botón que lo hace por nosotros. Volvamos al ejemplo:

Sitúate en la celda

D10

y haz

clic sobre el botón Suma de la barra de fórmulas.

Calc automáticamente detectará[1] todas las celdas contiguas situadas por encima de la celda D10 que contienen números (o monedas). Escribirá el texto =SUMA(D2:D9) en la celda seleccionada y esperará. Si quisieras sumar un rango de celdas distinto, tan sólo tendrías que

hacer

clic

y

arrastrar

seleccionando el rango adecuado. Pulsa

la

tecla

Intro

o

el

botón Aplicar de la barra de fórmulas. Sitúate de nuevo sobre la celda La celda

D10 .

D10

contiene ahora el

resultado de sumar las celdas desde la

D2

a la

D9 .

En la

barra de fórmulas se muestra el verdadero contenido de la celda: una fórmula que contiene la función SUMA. Seguro que a estas alturas podrás finalizar por ti mismo el ejemplo, pero vamos a hacerlo paso a paso.

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JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012 En

la

texto

celda

10%

Sitúate escribe

y

en

=

B11

escribe

pulsa la

el

Intro.

D11

celda

y

o haz clic sobre el

botón fórmulas.

de

la

barra

de

Vamos a hacer que Calc calcule el importe resultante de aplicar el 10%

de descuento al

importe

del Total Bruto. Haz clic en la celda D10 . Teclea un asterisco. Haz clic en la celda

B11 .

Calc introduce la fórmula paso a paso

en

la

celda

D11 ,

mostrando =D10*B11.

Pulsa la tecla Intro o haz clic en el botón Aplicar barra de fórmulas. Se celda

mostrará

D11

de

en

la

el importe del descuen

to. Calculemos ahora el Total Neto.

47

la


JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012

D12 .

Sitúate en la celda Pulsa la tecla botón

=

de

o haz clic en el la

barra

de

fórmulas. Haz clic sobre la celda

D10 .

Teclea el signo – . Haz clic sobre la celda

D11 .

Pulsa la tecla Intro o haz clic sobre el botón Aplicar la barra de fórmulas. Calc celda

mostrará

D12

resultante

de

en

la

el Total Neto, de

restar

al Total Bruto el importe del descue nto. Ahora, cambia el descuento al 8%. Cambia

la cantidad del

primer

artículo a 6 unidades. Cambia el precio del segundo artículo a 18,50 €. Como ves, Calc recalcula automáticamente todas las celdas cuando realizas cualquier cambio en las cantidades, precios o descuento. Puedes rellenar las filas 6 a la 9, y comprobar

que

se

automáticamente se calculará el importe de cada línea y se actualizarán los totales y el importe del descuento.

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JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012

Fórmulas naturales Como has podido observar, Calc te permite programar una hoja de cálculo de forma sencilla, y aunque sus capacidades van mucho más allá, el sistema que debes seguir es el mismo que hemos descrito en estas líneas. Pero Calc también puede funcionar de otro modo; utilizando fórmulas naturales. Para que podamos utilizar esta capacidad, debes modificar una opción en la configuración de nuestra hoja de cálculo. Desde el menú Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Calc > Calcular, activa la opción Buscar automáticamente etiquetas de filas/columnas.

Supongamos una hoja de cálculo como la mostrada a la izquierda. Sabemos cómo podemos calcular los distintos totales, tanto por filas como por columnas utilizando el botón Suma de la barra de fórmulas.

Pero vamos a ver un sistema alternativo. Sitúate en la celda

E2 .

Teclea el texto =suma(valencia) y …

pulsa la tecla Intro o el botón Aplicar de la barra de fórmulas. Calc es capaz de reconocer la etiqueta Valencia y sumará los valores situados entre la etiqueta y la celda editada. Observa como en la barra de fórmulas se muestra el texto =SUMA(“Valencia”). Repite el proceso para la celda

B5

escribiendo el texto =suma(enero) y …

pulsa la tecla Intro o el botón Aplicar de la barra de fórmulas.

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JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012 Calc reconoce la etiqueta enero y sumará los valores situados entre la etiqueta y la celda editada. Ahora copia por referencia la celda las celdas

C5

y

D5

B5

en

.

Recuerda, arrastras hacia la derecha haciendo clic en el puntito negro (aunque también puedes usar copiar/pegar). Copia también por referencia la celda las celdas

E3 , E4

y

E2

en

E5 .

Como podrás comprobar observando la barra de fórmulas, Calc automáticamente reconoce las etiquetas y crea las siguiente fórmulas:

E 3

=SUMA(“Castell ón”)

C 5

=SUMA(“febre ro”)

E 4

=SUMA(“Alicant e”)

D 5

=SUMA(“marz o”)

E 5

=SUMA(“Total”)

Escribe en la celda V-C.

A8

el texto Diferencia

Este es un literal, por lo que no calcula nada.

B8

Escribe en la celda

el texto =valencia-

castellón y... pulsa Intro o botón Aplicar

haz

clic

en

el

de la barra de fórmulas.

Verás que Calc identifica automáticamente las etiquetas, y realiza el cálculo apropiado.

B8 D9 .

Copia la fórmula de la celda celdas

C8

,

D8 , B9 , C9

y

a las

Observa como Calc crea la fórmulas copiando por referencia. Las fórmulas de la fila 9 calculan

la

entre Castellón y Alicante.

50

diferencia


JESÚS DIAGO. CFIE PALENCIA.

2012

Operadores A la hora de escribir fórmulas podemos usar varios operadores aritméticos. Es muy importante tener en cuenta el uso de los paréntesis, pues en informática las operaciones siguen una jerarquía que no tiene por qué coincidir con nuestra lógica. Veamos los siguientes ejemplos:

Fórmula

Resultado

Cómo ha operado Calc

=100 + 25 :* 100 – 25

2.575

Multiplicó 25*100 = 2.500 Le sumó 100 = 2.600 Le restó 25 = 2.575

=(100 + 25 ) :* ( 100 – 25)

9.375

Sumó 100+25 = 125 Restó 100-25 = 75 Multiplicó 125 :* 75 = 9.375

Como vemos, Calc aplica una determinada prioridad a los operadores: sin paréntesis, multiplicó, sumó y restó; con paréntesis, sumó, restó y multiplico. El resultado lo dice todo. En la siguiente tabla se muestran los operadores aritméticos que podemos utilizar en las fórmulas y su orden de prioridad.

Operador

Descripción

()

Paréntesis

+-

Signos Positivo, negativo

%

Porcentaje

^

Exponente

:* /

Multiplicación, división.

+-

Sumar, restar (operación)

Primero se ejecutarán las operaciones con mayor prioridad. En caso de que existan diferentes operaciones con la misma prioridad, se resolverán de derecha a izquierda.

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2012 EJERCICIO 1: Para que te hagas una idea práctica de cómo funciona una hoja de cálculo: 1. 2. 3.

4.

Descarga el documento cuentas.sxc y guárdalo en tu carpeta personal. Ábrelo. Verás que se trata de las cuentas de un Departamento de Lengua Inglesa ficticio correspondientes al año 2003. Introduce las fórmulas para el cálculo del saldo: 1. En la celda E5 escribe la fórmula =C5+D5. 2. En la celda E6 escribe la fórmula =E5+C6-D6. 3. Selecciona las celdas E6:E11 y ejecuta Editar->Rellenar->Abajo: la fórmula de la celda E6 se copia en las celdas inferiores ajustándose las referencias de las celdas. Por último, formatea las celdas de las columnas C, D y E con formato de moneda: 1. Pulsa sobre el encabezamiento de la columna C y arrastra el puntero del ratón hasta la columna E. 2. Selecciona Formato->Celda para abrir el cuadro de diálogo Formateado de celdas. 3. En la ficha Números selecciona Categoría Moneda y pulsa Aceptar.

EJERCICIO 2: 1. 2.

3.

4.

5.

Descarga el documento calificaciones.sxc y guárdalo en tu carpeta personal. Ábrelo. Verás que se trata de una hoja que calcula la nota final correspondiente a un período académico en función de un máximo de cinco notas parciales y del peso que se asigna a cada una. Completa y formatea las celdas que definen el peso de cada nota: 1. En la celda I7 hay que sumar el peso de las calificaciones parciales para comprobar que es igual a 1 (100%): introduce la fórmula =SUMA(D7:H7). 2. Selecciona las celdas D7:I7, ejecuta Formato->Celda y en la ficha Números del cuadro Formateado de celdas aplica Categoría Porcentaje Decimales 0. Completa las celdas de la calificación final: 1. En la celda I9 introduce la fórmula =D$7*D9 + E$7*E9+F$7*F9+G$7*G9+H$7*H9. Las referencias al peso de cada nota deben tener la fila absoluta para que sigan siendo correctas al copiarlas en las celdas inferiores. 2. Copia la fórmula en las celdas inferiores. El método más cómodo y rápido consiste en poner el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la celda y, cuando se transforme en una cruz, pulsar el botón izquierdo y arrastrar el puntero hacia abajo delimitando el área de relleno. Por último completa la estadística: 1. En la celda D44 introduce la fórmula =CONTAR.SI(D9:D43;">=5") para contar los aprobados. 2. En la celda D45 introduce la fórmula =CONTAR.SI(D9:D43;">=5") / CONTAR(D9:D43) para calcular el porcentaje de aprobados. 3. En la celda D46 introduce la fórmula =PROMEDIO(D9:D43) para calcular la media aritmética.

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Tutorial Calc