Issuu on Google+

‫אישורי הגעה‬ ‫אישורי הגעה לאירוע שאתם מתכננים הינו תהליך שמתבצע על פני פרק זמן‪ ,‬בניגוד לחשיבה‬ ‫הקיימת אצל חלק מהאנשים‪ ,‬שמה שנדרש זה יום אחד וכמה חברים טובים או בני משפחה שיירתמו‬ ‫למשימה‪...‬‬ ‫תהליך זה מומלץ שייערך על ידי חברה שמתמחה בתחום כמו חברת ‪ ,Chair4U‬מאחר ומלבד עריכת‬ ‫שיחות הטלפון עצמן‪ ,‬הוא דורש ניסיון ומיומנויות של החברה המבצעת‪.‬‬

‫כדי להגיע לדיוק מרבי בכמות המוזמנים שאישרו הגעתם לאירוע‪ ,‬צריכים להתקיים כמה פרמטרים‪:‬‬ ‫אפקטיביות באישורי ההגעה ‪ -‬שיחות הטלפון צריכות להתבצע על ידי טלפנים וטלפניות מנוסים‬ ‫וזאת משום שביכולתו של טלפנ‪/‬ית מנוסה לדעת ולהכיר במעמד השיחה האם תשובת המוזמן היא‬ ‫אכן אמיתית וכנה ולא נאמרת מתוך חוסר נעימות‪ ,‬האם כמות המוזמנים אותם הוא מאשר הינה‬ ‫ריאלית או לא‪ ,‬כאשר בהתאם לתשובות ולאבחון הטלפן מבוצעת רישום ריאלי כמות המוזמנים‬ ‫שמגיעים ביחס לאותו אורח‪ .‬זאת בניגוד לבני משפחה או חברים שאינם יודעים לאבחן את תשובת‬ ‫המוזמן‪ ,‬לעיתים בעלי היכרות עמו ואז מתוך חוסר נעימות מאשר הגעה המוזמן למרות שאינו מתכוון‬ ‫להגיע‪..‬‬ ‫צינור מידע ‪ -‬אנחנו כגוף מספקים דרך תקשורת בין בעלי השמחה‪ ,‬המזמין‪ ,‬לבין המוזמן לאירוע‪ ,‬כך‬ ‫למשל מעדכנים את המוזמנים במידע נוסף שבעלי האירוע מעוניינים שיידעו (שירותי הסעה‪ ,‬דרכי‬ ‫גישה למקום‪ ,‬כשרות וכו')‪.‬‬ ‫כל המידע הרלוונטי לאירוע מתועד במעמד ביצוע אישורי ההגעה וכאשר בעלי השמחה מקבלים את‬ ‫הדו"ח המסכם בסיום כל יום הם מתעדכנים בפרטים אלו ‪.‬‬ ‫קיימות מספר דרכים לביצוע אישורי הגעה לאירוע‪ ,‬כגון שליחת מסרוני טקסט‪ ,‬שיחות המבוצעות על‬ ‫ידי מענה קולי‪ ,‬דואר אלקטרוני וכדומה‪.‬‬ ‫החיסרון המובהק בשיטות אלה – הן אינן מספקות דיוק מקסימלי בתהליך אישורי ההגעה‪ .‬אמנם‬ ‫לעיתים הן זולות יותר אך פוגעות ברמת הדיוק של אישורי ההגעה‪ ,‬מה שמשליך בהמשך על כמות‬ ‫המוזמנים הסופית לאירוע ובהתאמה כמות המוזמנים שעליה להתחייב מול האולם‪ ,‬ובדיעבד החיסכון‬ ‫הכספי הופך להוצאה כספית גבוהה יותר‪ ,‬וכמו שאומרים‪" -‬הזול יוצא יקר"‪..‬‬ ‫ובמה דברים אמורים?‬ ‫ראשית‪ ,‬אין דרך לזהות את נימת קולו של המוזמן ולעמוד את טיב אישור ההגעה‬ ‫שנית‪ ,‬באמצעות שיטות אלה המוזמן חש שזה פחות מחייב‪ ,‬ולכן לעיתים מאשר הגעה למרות שאינו‬ ‫מתכוון להגיע או אינו בטוח שיצליח להגיע לאירוע‪ ,‬או מאשר הגעה לכמות גדולה של מוזמנים (או לו‬ ‫ולבת זוג לדוגמה) גם אם אינו בטוח בכמות הסופית וכך מאשר לכמות גדולה יותר של אורחים‪.‬‬


‫שלישית‪ ,‬בשיטות אלה לא ניתן להציע למוזמן לחזור אליו במועד אחר‪ ,‬הנוח לו‪ ,‬או לאחר שיברר את‬ ‫כמות המוזמנים המדויקת שתגיע לאירוע (לדוגמה אם מגיע עם בת זוג או ילדים)‪.‬‬ ‫באמצעות אישורי הגעה טלפוניים מקצועיים‪ ,‬המוזמן מבין שחשוב לבעלי השמחה לקבל תשובה כנה‬ ‫וזאת בכדי שלא יגרם להם "נזק כלכלי" כגון הפסד מנות מיותרת‪ -‬מה שמשפר משמעותית את הדיוק‪.‬‬ ‫לכן‪ ,‬כשמתכננים אירוע – חשוב להיות מודעים לנושא אישורי ההגעה‪ ,‬להיערך אליו מראש ולהיעזר‬ ‫בשירותי חברה מקצועית!‬


Rsvp chair4u