Page 1

      Re:   XXXXXXXXXXXXXXXXX            USDOT   #:   XXXXX          Client   #:   XXX   001      Dear   XXXXX,    Per  your  request,  Carrier  Risk  Solutions,  Inc.  has   recently  reviewed  XXXXXXXXXXXXXXXXX’s   SMS  data,  MVRs   and  4  year  loss   history  to  help  identify  safety  deficiencies   that  may  be  adversely  impacting  your  client’s   loss   experience.  The  company’s   roadside  inspection  results   have  led  to  worse  than  average  scores   in  the  Unsafe  Driving,  Hours   of  Service  and  Vehicle  Maintenance   BASIC   c ategories.        Here   are   the   results   of   our   analysis:     Hours   of   Service   BASIC    XXXXXXXXXXX  Absolute  Hours   of  Service  BASIC  score  is   currently .67, which is  down from  .72  over   the   last   6  m onths,   or   a  decrease   of   7.5%.     A  review  of  the  6  month  history  shows   that  this   measure has  decreased in a nice trend, despite  a   c onsistent   amount   of   inspections.     Over   the   last   24   m onths,   they   have   received   16   Hours   of   Service   violations.       Violation   Area 

#   of   Violations 

%   of   Violations 

Hours   Related 

0

0%

Form   &  Manner   Related 

16

100%

  There  were  no  acute  or  critical  violations   received  in  this   compliance  measurement area during  the   2012   m otor   c arrier   c ompliance   review.       


It appears   that  the  applicant  takes   the  federal  Hours   Of  Service  regulations   seriously  and  attempts   to   fully   and   c onsistently   c omply   with   them.     It  is   clear  that  a  focus   has   been  placed  on  HOS  compliance  as   evidenced  by  the  carrier  not  having   any   Hours   related   Hours   of   Service   violations   in   the   last   24   m onths.       Vehicle   M aintenance    XXXXXXXXXXX’s   Vehicle  Maintenance  BASIC  score  is   currently  6.12,  which  is   down  from   6.90  over   the   last   6  m onths.   This   represents   a  12%   decrease.     There  were  no  acute  or  critical  violations   received  in  this   compliance  measurement area during  the   2012   m otor   c arrier   c ompliance   review.    Over  the  last  24  months,  XXXXXXXXXXX  has   received  117  vehicle  maintenance  related  violations   during   roadside   inspections.      The   VM   violations   received   are:       Violation   Area 

#   of   Violations 

%   of   Violations 

Lighting   Related 

52

45%

Tire/Wheel   Related 

22

19%

Brake   Related 

13

11%

Emergency   Equipment 

8

7%

Load   Securement 

7

6%

  There  are  an  outsized  number  of  clearance  lamp  (393.9)  violations   (27  of  the 52 lighting related  violations),   which   represents   24%   of   all   VM   violations   recorded.     XXXXXXXXXXX’s   management  must  continue  to  focus   on  this   area  of  fleet  safety  in  order  to  continue   to   improve   their   s cores   in   this   c ategory.    


Unsafe   Driving   BASIC    XXXXXXXXXXX's   Unsafe  Driving  absolute  BASIC  score  is   currently  3.28,  which  is   down  from   5.14  just  6  months   ago.  This   represents   a  57%  decrease  in  this   BASIC category over the last 6  months!     No   acute   violations   were   noted   from   the   m ost   recent   m otor   c arrier   c ompliance   review.     Company   drivers   have   received   20   Unsafe   Driving   violations   over   the   last   24   m onths.      Violation   Area 

#   of   Violations 

%   of   Violations 

Speeding   Related 

11

55%

Dangerous   Driving   Related 

4

20%

Safety   Belt 

2

10%

Cell   Phone   Use 

2

10%

  It  appears   that  XXXXXXXXXXX’s   management  has  initiated a clear focus  on their commitment to  driver  safety  and  the  safety  of  the  motoring  public   as   evidenced  by  the  substantial  decrease  in  this   BASIC   m easurement   c ategory.    Safe  operation  appears   to  be  a  core  value  of  the  company  and  continued  focus   on  this   critical  area  will  be  critical  to the overall success  of their DOT compliance and fleet safety management  programs.                      


Driver   Analysis    The   driver   pool   appears   to   be   of   average   quality   c ompared   to   other   m otor   c arriers.   W e   have  analyzed   the   3  year   driving   record   of   all   operators.     Violation   Area 

#   of   Violations 

%   of   Violations 

Speeding   (<10   over) 

4

14%

Speeding   (11­14   over) 

2

7%

Speeding   (15+   over) 

9

30%

Accident

9

30%

FTO   Traffic   Device 

3

10%

Unsafe   O perations 

1

3%

Driving   while   Suspended 

1

3%

Our   review   and   analysis   s howed   that   the   driver   pool   received   a  total   of   74   points   and   represents  an   Average   Driver   Rating   Factor   (ADF)   of   1.85,   which   is   average   c ompared   to   s imilar   accounts.     Speeding   related   violations   accounted   for   approximately   53%   of   the   total   violations   (16   of   the   30  total).     The   m ajority   of   drivers   had   no   driving   record   activity   during   the   period.   W hile   6  drivers   accounted  for   60%   of   the   violation   points.       When   scoring   an   M VR,   we   assign:    1   point   for   m inor   c itations   (low   level   s peeding   violations,   parking   c itations,   etc)    2   points   for   m ore   s erious   violations   (speeding   10­14   MPH   over),   etc.    3   points   for   accidents   with   a  c orresponding   violation,   m ajor   s peeding   c itations   (15+   MPH  over),   Reckless   Driving,   Careless   Driving,   Failure   to   Maintain   Lane,   DUI   or   other   alcohol/drug  possession   c itations.    


Accidents/Losses   Over  the  last  24  months,  XXXXXXXXXXX  has   been  involved  in  12  State  or  Federal  reportable  crashes,   with   the   last   one   being   in   April   2016.     Of  the  12  crashes,  1  resulted  in  a  fatality,  6  involved  injuries   and  5  were  significant  enough  to  require   that   at   least   one   involved   vehicle   had   to   be   removed   from   the   s cene   by   towing.        Coverage 

Frequency

Severity

Avg.   Freq 

Avg.   Sev. 

Expected

Liability  

16

$1,367,281

4

$85,455

$341,820

Phys   Dam 

13

$356,871

3

$27,452

$82,626

    Liability   Accidents   (By   Cause   of   Loss)   

                   

Cause   of   Loss 

Frequency

Severity

Average   Severity 

Collision

7

$1,048,034

$149,720

Rear­End

2

$253,444

$126,722

Turning

1

$30,000   (Reserve) 

$30,000

Backing

3

$10,641

$3,547

Caused   by   O /V 

2

$10,000

$5,000


Physical   Damage   Accidents   (By   Cause   of   Loss)    Cause   of   Loss 

Frequency

Severity

Average   Severity 

Overturn

4

$174,688

$43,672

Theft

4

$90,353

$22,589

Caused   by   O /V 

3

$52,677

$17,559

Collision

2

$39,153

$19,576

  XXXXXXXXXXX  has   a  total  of  12  paid  liability  losses   and  13  paid  physical  damage  losses   over  the  last  4  years.  They  also  have  4  open  liability  losses, 1 open UM/UIM loss  and 1 open collision  loss.      The  $150,000  loss   reserve  for  Uninsured  Motorists/Underinsured  Motorists   coverage  in  the  current   loss   period   was   not   used   in   the   c alculations   above.     Clearly,  XXXXXXXXXXX  has   struggled  with  loss   prevention  and  fleet  safety  in  the  past.  But,  you  can  see  an  apparent  shift  in  the  loss   patterns   between  the  2014­2015  and  the  2015­2016  loss   periods.     Prior  to  last  year,  a  majority  of  the  incurred  losses   appeared  to  be  the  fault  of  the  applicant.  During  this   prior  period,  the  majority  of the paid losses  and reserves  (212,677) reflect not at fault  losses.     For  liability  losses,  vehicle collisions  are the most frequent cause of loss. Rear­ending accidents   are   the   m ost   s evere   c ause   of   loss,   with   an   average   loss   around   $126,000.      For  physical  damage  losses,  vehicle  overturns   are  the  most  frequent  cause  of  loss.  They  are  also  the  most  severe  cause  of  loss   at  an  average  loss   severity  around  $44,000  (net  of  recoveries).      While  the  trend  of  having  1  vehicle  overturn  each  year  has   persisted,  it  appears  that the vehicle  theft   trend   has   not.           


Expected   Losses   and   Pricing   Considerations    Attempting  to  estimate  the  expected  losses   and  pricing for next year is  more difficult given a few  factors,  including  the  large  liability  loss   and  the  apparent  shift  from   having  mostly  at  fault  accidents/losses   to   m ostly   not   at   fault   accidents/losses.     It’s   too  early  to  tell  if  this   is   a  new  trend  or  a  response  to  the  large  loss   that  occurred  in  the  2014­2015   loss   period.     The  calculations   above  represent  non  limited  liability losses  (the large loss  is  having an outsized  impact   on   the   overall   loss   numbers).    To  compensate  for  this   skewness,  we  will  limit  the  large  loss   to  $100,000  in estimating the final  expected   liability   losses   for   the   next   loss   period.       Coverage 

Frequency

Severity

Avg.   Freq 

Avg.   Sev. 

Expected

Liability  

16

$467,281

4

$29,205

$116,820

Phys   Dam 

13

$356,871

3

$27,452

$82,626

   If  next  year’s   experience  is   consistent  with  the average loss  frequency and severity over the last  4  loss   periods,  then  we  expect  to  see  about  $116,000  in  incurred  liability  losses   and  about  $83,000   in   incurred   physical   damage   losses.                               


Action   Plans         With  the  implementation  of  our  suggested  compliance  and  fleet  safety  improvement  plan,  we  anticipate   a  s ignificant   reduction   in   both   the   frequency   and   s everity   of   losses   in   the   c oming   year.     To  assist  in  improving  the  DOT  compliance  and  fleet  safety  management  programs,  these  are  the   plans   that   we   would   assist   XXXXXXXXXXXXXXXXX   with   in   the   c oming   year:        Electronic   Logging   Devices    We   will   assist   with   the   implementation   of   our   ELD   Synergy   Electronic   Logging   Device                program   for   all   power   units.   This   will   include:    Needs   analysis  Vendor   s election   c onsulting   Installation   c oordination  Driver   and   other   employee   training   Hours   of   Service   c ompliance   m onitoring  Ongoing   implementation   s upport    This   will   help   reduce   the   prior   form   and   m anner   log   violations   that   XXXXXXXXXXX   was   receiving   over   the   last   24   m onths   and   we   s hould   s ee   a  s ubstantial   decrease   in   the   Hours   Of   Service   BASIC   violations   received.      Compliance   and   Safety   M anagement   Programs     We   will   work   with   XXXXXXXXXXX   to   formalize   and   improve   their   Compliance   and   fleet   safety   m anagement   programs.     We  will  monitor  and  continue  to  help  improve  their  compliance  management  program   using   our   proprietary   s afety   m anagement   platform,   My   Safety   Manager.     Our  platform   includes   great  tools   that  assist  in  managing  all  aspects   of  a  carrier’s   compliance  and  safety  management  programs,  including  their  driver  qualification  files,  drug   and   alcohol   testing   program,   insurance   c ertificates   and   their   vehicle   m aintenance.   


Claims   M anagement   and   Compliance   Reviews    We   will   implement   a  formal   c laims   reporting   process   to   ensure   that   you   are   notified   of   all   losses   in   a  timely   m anner.     We   will   also   participate   in   quarterly   loss   and   c ompliance   reviews   with   XXXXXXXXXXX.    This   will   include   a  review   and   root   c ause   analysis   of   each   incident   and   an   examination   of   where   each   loss   is   in   the   c laims   adjustment   process.      These   regular   m eetings   will   also   help   us   ensure   that   all   of   the   policies   and   procedures   that   have   been   implemented   are   being   followed   to   that   our   program   is   achieving   the   desired   results.     Vehicle   M aintenance   Program   Improvements    We   will   assist   XXXXXXXXXXX    with   m aking   any   needed   c hanges   to   their                vehicle   m aintenance   program,   including   their   annual   and   pre­trip   inspection                documentation   procedures.      The   proper   m anagement   and   documentation   of   m aintenance   is   a  key   to   avoiding   accidents   and   will   help   ensure   the   c ontinued   reduction   of   their   Vehicle   Maintenance   BASIC   s cores.     We   will   help   XXXXXXXXXXX   m aintain   their   inspection   vigilance   focus   on   brake,   tire   and   lighting   m aintenance,   especially   as   it   relates   to   49   CFR   §393.9.        Speeding   M anagement   Program/   Speed   Limiting   Devices    Speeding   violations   s peak   directly   to   a  driver’s   habits   behind   the   wheel.   Even   though   it   is   hard   to   determine   whether   or   not   a  driver’s   s pecific   s peeding   violations   were   received   when   they   were   operating   a  personal   or   c ommercial   vehicle,   it   is   c lear   that   the   drivers   currently   employed   by   our   c lient   have   s truggled   with   s peeding   in   the   past.     To   help   ensure   c ompliance   with   c ompany   s peeding   policies   and   to   get   ahead   of   the   FMCSA’s   impending   s peed   limiting   device   regulations,   we   will   optimize   their  current   s peeding   m anagement   program   and   s uggest   improvements   as   needed.     


Load   Securement   M anagement    Each   of   the   c ommodities   that   XXXXXXXXXXX   regularly   hauls   (logs,   poles,   beams,   heavy   equipment/machinery   and   wood   c hips)   all   have   an   inherent   ability   to   c ause   overturn   accidents   due   to   load   s hifts   and   loss   of   vehicle   c ontrol.     There   is   c learly   a  need   to   focus   on   c ontrolling   overturn   losses,   as   this   has   proven   to   be   the   m ost   c ommon   and   m ost   c ostly   type   of   c ollision   loss   s uffered   over   the   last   4  loss   periods.     Additionally,   over   the   last   24   m onths,   they   also   received   7  load   securement   violations   which   c ontributed   to   their   worse   than   average   Vehicle   Maintenance   BASIC   s core.    By   reviewing   this   key   s afety   area   further,   we   will   offer   improvement   s uggestions   based   on   their   needs.   This   c ould   include   m easures   like   additional    training   in   load   s ecurement   and   tarping   procedures   and   exploring   the   use   of   newer   load   bracing   products   s uch   as   FreightLockers.        Vehicle   T heft   Risk   M anagement   Plan     We  will  work  with  XXXXXXXXXXX  to   implement  a  vehicle  theft  risk  management  plan.  This   will  help  to  prevent  the  recurrence  of  auto  theft  loss   that  they  have  suffered  in  the  past.    This   plan  will  include  ongoing  driver  education  around  safe  parking  areas   as   well  as   the  exploration   of   placing   additional   physical   protection   m easures   in   each   unit.                        


About   CSA   BASICs   and   the   Safety   M easurement   System   (SMS)    As   you  know,  the  CSA  BASIC  scores   are  simply  relative  measures   of  safety  performance  compared  to  a  group  of  “similar”  motor  carriers.  The  FMCSA  states   that  these  Safety  Event  Groups   c onsist   of   m otor   c arriers   who   s hare   a  relatively   c ommon   number   of   inspections.     Their  thought  is   that,  since this  number is  consistent that the fleets  included within each group  would   have   s imilar   operational   and   s afety   c haracteristics.     Whether  that’s   true  or  not  is   a  subject  of  pretty  hot  debate….one  that  led  to  all  CSA  BASIC  scores  being removed from  public  view with Congress’ passage of the FAST Act in December  of   2015.      Dissecting  motor  carriers   in  this   way  supposedly  assists   the  FMCSA  with  regulation  compliance  measurement,  but  this   method  has  far­reaching effects  like the one that our client  is   experiencing.    In  the  past,  insurance  companies,  freight  brokers, attorneys  and and others  have relied on the  CSA   BASIC   s cores   as   a  proxy   for   how   s afely   a  m otor   c arrier   operates.     While  there  are  some  shared  characteristics,  we  shouldn’t  use  the  CSA  BASICs   scores   in  this   way.     They  were  only ever meant to be an enforcement and compliance analysis  tool for the FMCSA  to  use  in  prioritizing  which  carriers   posed  a  greater  threat  to  public   safety.  Nothing  more  and  nothing   less.     We  use  the  BASICs   and  SMS  framework  to  gain  a  better  understanding  of  our  client’s   potential   s afety   and   c ompliance   c hallenges.                 


Conclusion   Overall,  we  believe  that  this   is   a  well  run  operation  who  seeks   to  comply  with the Federal Motor  Carrier   Regulations   whenever   possible.     From   a  compliance  standpoint,  there  are  some  minor  issues   with  log  book  management  and  documentation   which   requires   a  c ontinued   focus   until   an   ELD   s olution   c an   be   implemented.     While  some  of  the  company’s   drivers   have  struggled  with  speeding  and  other  violations   in  the  past,  it  appears   that  XXXXXXXXXXX  has   implemented  some  good  strategies   to  help  improve  their   driving   habits   already.     Vehicle  maintenance  is   a  continued  area  of  concern  for  all  motor  carriers   and  our  client  is   no  exception.  The  majority  of  the  vehicle  maintenance  violations   received  in  the  past  were  lighting  and   brake   related,   s o   we   will   help   the   c arrier   c ontinue   to   focus   on   these   two   areas.      The  overall  loss   history  of our client appears  poor at first. However, a deeper analysis  of the loss   history  tells   a  bit  of  a  different  story.  There seems  to have been a positive shift in the loss  trends   during   the   last   loss   period.   But,   it's   too   early   to   tell   if   this   reversal   will   be   m aintained.     Overall,  we  believe that we can certainly help XXXXXXXXXXX in improving their DOT compliance  and   fleet   s afety   m anagement   programs   in   order   to   help   reduce   their   loss   exposures.     If  you  have  any  questions   at all, please feel free to contact me. We would love to help in any way  that   we   c an.    Thanks,    Sam    Sam   Tucker,   CPCU,   CIC,   CRM,   TRS,   ARM,   AU,   AMIM,   API,   AIS,   AINS  CEO  Carrier   Risk   Solutions,   Inc.  1­855­211­5550  STucker@CarrierRiskSolutions.com         


About   Carrier   Risk   Solutions,   Inc.    Based  in  Atlanta,  Georgia,  Carrier  Risk  Solutions,  Inc,  is   a  DOT  compliance  and  fleet  safety  management   firm   which   was   founded   by   Sam   Tucker   in   O ctober   of   2015.     With  an  impressive  client  list  of  over  230 motor carriers  and freight brokers, we are one of the  fastest   growing   fleet   s afety   s tartups   in   the   c ountry!      Many  motor  carriers   struggle  to  develop  effective  compliance  and  fleet  safety  management  programs.  This   leads   to  greater  exposure  to  financial  loss   due  to  increased  fines   from   government   regulators,   higher   insurance   premiums   and   increased   exposure   to   litigation.      Utilizing  the  risk  management  framework and the latest in technology, we partner with trucking  companies   to   help   them   develop   effective   ways   of   reducing   this   exposure.     Sam   Tucker  has   spent  13  years   in  the  risk  management  and  insurance  field.  He  holds   Bachelors   of  Business   Administration  degrees   in  Business   Economics   and  Finance/Risk  Management   from   Georgia   Southern   University.     He  has   held  various   insurance underwriting roles  with major insurance companies  like Safeco  Insurance,   National   Interstate   Insurance,   Berkshire   Hathaway   and   The   Travelers   Companies.     Sam   holds   the  following  insurance  industry  designations:  Chartered  Property  and  Casualty  Underwriter,  Certified  Insurance  Counselor,  Certified  Risk  Manager,  Transportation  Risk  Specialist,  Associate  in  Risk  Management,  Associate  in  Commercial  Underwriting,  Associate  in  Personal  Lines   Underwriting,  Associate  in  Marine  Insurance  Management,  Associate  in  Insurance  Services,  Associate  in  General  Insurance  and  he  is   a  licensed  property  and  casualty   insurance   agent.     He is  also an Eagle Scout, a published author, blogger, a regular contributor to several trucking  publications   and   regularly   s peaks   publicly   at   transportation   industry   events.      With  over  thirty  years   of  combined  experience  in  underwriting  transportation  and  logistics   accounts,  Sam   and  his   team   are  able  to  bring  a totally unique perspective to fleet compliance  and   s afety   m anagement.     At   CRS,   we’re   not   playing   the   game,   we’re   c hanging   the   game!   For   m ore   information   on   our  wide   array   of   s ervices,   please   visit   our   website   at   www.CarrierRiskSolutions.com .       

The Carrier Safety Survey  

A customized DOT compliance and fleet safety improvement plan from Carrier Risk Solutions, Inc.