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Folha de cálculo Cristina Alegria

[

TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

]

A disciplina de Tecnologias da Informação e Comunicação integra a componente de formação sociocultural dos cursos profissionais, por forma a garantir aos jovens a aprendizagem de ferramentas diversificadas na óptica do utilizar, indispensáveis ao sucesso pessoal e profissional.


Apresentação As ferramentas que permitem trabalhar números e dados alfanuméricos, quer através do seu relacionamento lógico, ou de operadores numéricos e funcionais. Chamam-se folhas de cálculo. Esta primeira aproximação às folhas de cálculo através de uma ferramenta muito comum não vai abordar aspectos como a estatística, o controlo e gestão de dados, a personalização gráfica, etc., mas permitirá que qualquer aluno, em qualquer área do saber, possa usar a folha de cálculo como um instrumento relevante.

Competências Visadas Conhecer a folha de cálculo e as suas finalidades funcionais. Usar a folha de cálculo de forma racional e eficaz. Utilizar convenientemente as potencialidades e características das folhas de cálculo para ambiente gráfico nas suas múltiplas funções. Criar, editar e formatar folhas de cálculo. Manipular dados e gerar gráficos em folhas de cálculo. Aplicar a utilização da folha de cálculo a situações concretas.

Conteúdos: Indicar as principais potencialidades e características das folhas de cálculo Modificar a apresentação da área de trabalho Descrever a estrutura da folha de cálculo e o modo como funciona Analisar correctamente os componentes da janela da folha de cálculo Especificar os conceitos de Livro e de Folha de trabalho Explicar os conceitos de Células e Intervalos Explicar o processo de construção de uma folha de cálculo Saber organizar um conjunto de folhas de cálculo dentro de um livro Definir o que são Rótulos Introduzir texto e números Saber alterar e corrigir informações Reconhecer as principais técnicas de edição Identificar os comandos adequados para inserir e eliminar Colunas, Linhas e Células Identificar os comandos adequados para atribuir um nome a uma Célula ou a um Intervalo Modificar a largura das Colunas e a altura das Linhas Distinguir fórmulas simples de fórmulas complexas Explicar os conceitos de Intervalo e Nomes de Intervalo

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Processar números, obtendo os resultados automaticamente, recorrendo às fórmulas e funções Reconhecer as técnicas de impressão de uma folha Reconhecer as principais técnicas de formatação Indicar correctamente os comandos que permitem formatar dados e gráficos numa folha de cálculo Explicar o conceito de Listas Saber elaborar gráficos, bases de dados e tabelas Exemplificar como se criam Listas. Demonstrar como se ordenam registos (dados) numa Lista Analisar correctamente dados comerciais utilizando uma tabela dinâmica Explicar como modificar uma tabela dinâmica Transformar uma tabela dinâmica num gráfico Saber trabalhar com livros, gráficos e outros documentos personalizados, explorando as potencialidades da folha de cálculo Integrar no processador de texto Tabelas e Gráficos elaborados na folha de cálculo Explicar como se integram na Web Tabelas e Gráficos elaborados na folha de cálculo

O que é a Disciplina de Tecnologias da Informação e Comunicação? Ao chegar a este nível pressupõe-se que o aluno adquiriu uma série de pré-requisitos já adquiridos nos anos anteriores na Disciplina de TIC. •

Conhecimentos relativos à estrutura e funcionamento básico dos computadores, de

modo a poder tomar decisões fundamentadas na aquisição e/ou remodelação de material informático; •

Utilizar as funções básicas do sistema operativo de ambiente gráfico, fazendo uso das

aplicações informáticas usuais; •

Utilizar as potencialidades de pesquisa, comunicação e investigação cooperativa da

Internet, do correio electrónico e das ferramentas de comunicação em tempo real; •

Utilizar os procedimentos de pesquisa racional e metódica de informação na Internet,

com vista a uma selecção criteriosa da informação; •

Utilizar um processador de texto e um aplicativo de criação de apresentações;

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Conteúdo Potencialidades e características das folhas de cálculo ............................................................... 4 Introdução à folha de Cálculo ........................................................................................................ 6 Estrutura geral da Folha de Cálculo .............................................................................................. 6 Modificar a apresentação da área de trabalho .............................................................................. 6 Conceito de Livro e Folha de Trabalho ......................................................................................... 7 Operações elementares na folha de cálculo ................................................................................. 7 Editar e Configurar folhas de Trabalho ......................................................................................... 8 Impressão da folha de cálculo ....................................................................................................... 9 Criar uma folha de cálculo ........................................................................................................... 10 Selecção de células e intervalos ................................................................................................. 11 Inserção e eliminação de linhas, colunas e células .................................................................... 11 Formatação de dados ................................................................................................................. 12 Formatação das células da folha de cálculo ............................................................................... 13 Utilização de fórmulas ................................................................................................................. 16 Utilização de Funções ................................................................................................................. 18 Referências ................................................................................................................................. 23 Criação e Personalização de gráficos ......................................................................................... 24 Trabalho com listas ..................................................................................................................... 25 Tabelas Dinâmicas ...................................................................................................................... 26

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Potencialidades e características das folhas de cálculo Introdução: Uma folha de cálculo consiste numa folha de papel dividida em linhas e colunas, na qual são realizados diversos cálculos. Uma Folha de cálculo electrónica é uma aplicação que disponibiliza uma área de trabalho, dividida em linhas e colunas, onde temos a possibilidade de realizar operações e cálculos matemáticos de forma automática.

Exemplos de Folhas de cálculo

O que é o Excel? O Excel é um programa de folha de cálculo no Microsoft Office system. Pode utilizar o Excel para criar e formatar livros (uma colecção de folhas de cálculo) para analisar dados e tomar decisões de negócio mais informadas. Especificamente, pode utilizar o Excel para controlar dados, criar modelos para analisar dados, escrever fórmulas para executar cálculos com esses dados, dinamizar os dados de várias formas e apresentar dados numa variedade de gráficos com um aspecto profissional. Cenários comuns para utilizar o Excel incluem: Contabilidade: Pode utilizar as funcionalidades de cálculo avançadas do Excel em várias demonstrações contabilísticas financeiras, tais como demonstrações do fluxo de tesouraria, relatórios e contas ou demonstrações dos resultados. Orçamentação: Quer as suas necessidades sejam de carácter pessoal ou profissional, pode criar um qualquer tipo de orçamento no Excel, por exemplo, um plano orçamental de marketing, o orçamento de um evento ou um orçamento de reforma.

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Facturação e vendas: O Excel é também útil para gerir dados de facturação e de vendas, podendo criar facilmente os formulários de que necessita, por exemplo, facturas de vendas, guias de remessa ou notas de encomenda. Relatórios: Pode criar vários tipos de relatórios no Excel que reflectem a sua análise de dados ou resumem os seus dados, por exemplo, relatórios que medem o desempenho de projectos, demonstram a variância entre os resultados previstos e reais ou relatórios que pode utilizar para prever dados. Planeamento: O Excel é uma ferramenta fantástica para criar planos profissionais ou agendas úteis, por exemplo, um plano de aulas semanal, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal anual ou agendas que o ajudam a organizar refeições semanais, festas ou férias. Controlo: Pode utilizar o Excel para controlar dados numa folha de horas ou lista, por exemplo, uma folha de horas para controlar o trabalho realizado ou uma lista de inventário que controla o equipamento. Utilizar calendários: Devido à respectiva área de trabalho semelhante a uma grelha, o Excel presta-se à criação de qualquer tipo de calendário, por exemplo, um calendário académico para controlar as actividades durante o ano escolar ou um calendário do ano fiscal para controlar eventos e marcos de negócio.

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Introdução à folha de Cálculo Estrutura geral da Folha de Cálculo

Colunas: Secções Verticais e estão identificadas pelas letras de A e Z e por combinação de duas ou três letras Linhas: Secções Horizontais e estão identificados por números: estão numeradas sequencialmente de 1 a 1048576. Célula: Intersecção entre a linha e a coluna e é identificada pela coluna e linha. Exemplo G3 (Coluna G, Linha 3) é o endereço da célula. Intervalo: Bloco rectangular formado por duas ou mais células que são tratadas como uma unidade, os blocos são representados por dois pontos. Exemplo J8:L13 Célula Activa: é a célula seleccionada na qual os dados são introduzidos.

Caixa de nome

Barra de Fórmulas

Modificar a apresentação da área de trabalho Seleccionar no separador Ver uma das opções do grupo Vistas de Livro. O esquema Normal é aquele que é apresentado por defeito no Excel.

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Conceito de Livro e Folha de Trabalho Um documento de Excel é designado por Livro, no qual podemos inserir e eliminar Folhas de Trabalho. A vantagem das várias folhas de trabalho é a facilidade com que se consegue organizar a informação. Quando abrimos um livro novo, automaticamente, este é criado com três folhas, identificadas por Folha1, Folha2 e Folha3 nos separadores das folhas.

Para se passar de uma folha para outra basta clicar na folha pretendida. Podem realizar-se várias operações sobre uma folha de trabalho, entre as quais se destaca ou Inserir (Inserir uma nova folha), Eliminar (Eliminar a presente folha de trabalho), Mudar o nome (alterar o nome da folha), Mover ou Copiar (movimentar a folha dentro do livro ou para outro livro), Cor do separador (alterar a cor do separador para melhor identificação), Ocultar/Mostrar (esconder ou mostrar uma folha de trabalho) e Seleccionar todas as folhas.

Operações elementares na folha de cálculo Teclas de movimentação na folha de cálculo Tecla

Acção

Move a caixa de selecção para a célula da direita

Move a caixa de selecção para a célula da esquerda

Move a caixa de selecção para a célula abaixo

Move a caixa de selecção para a célula acima

CTRL + 

Move a caixa de selecção para a última coluna da linha corrente

CTRL + 

Move a caixa de selecção para a primeira coluna da linha corrente

CTRL + 

Move a caixa de selecção para a última linha da coluna actual

CTRL + 

Move a caixa de selecção para a primeira linha da coluna actual

Page UP

Desloca uma janela para cima

Page Down

Desloca uma janela para baixo

Alt + Page Down

Desloca uma janela para a direita

Alt + Page UP

Desloca uma janela para a esquerda

CTRL + BKSpace

Desloca a janela de forma a mostrar a célula activa

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F5

Dá acesso à caixa de diálogo Ir Para

Home

Desloca a caixa de selecção para a primeira coluna da linha actual

CTRL + Home

Desloca a caixa de selecção para a célula A1

CTRL + Page Down

Avança uma folha

CTRL + Page Up

Retrocede uma folha

Selecção de Células e Intervalos Célula

Botão esquerdo do rato sobre a célula a seleccionar

Células não contíguas

CTRLe sem largar, seleccionar as células desejadas

Células contíguas

Seleccionar a primeira célula + SHIFT + a última célula

Linha Completa

Posicionar o cursor sobre o número que identifica a linha

Coluna Completa

Posicionar o cursor sobre a letra que identifica a linha

Editar e Configurar folhas de Trabalho Ao abrires um novo livro de trabalho, este tem 3 folhas de trabalho, que podem ser alteradas, eliminadas, copiadas. Aceder a uma folha Clicar sobre o nome da folha. Ou então se o livro tiver muitas folhas: 1. Colocar o cursor sobre os menus de navegação. 2. Seleccionar no menu de acesso rápido a folha pretendida. Mover uma folha 1. Colocar o cursor sobre o nome da folha. 2. Premir o botão direito do rato e arrastar o cursor até à posição que se pretende. Alterar o nome de uma folha 1. Fazer duplo clique sobre o nome da folha a alterar. 2. Digitar o nome pretendido. Copiar uma folha 1. Clicar no nome da folha a alterar. 2. Premir a tecla CTRL 3. Arrastar o cursor para a posição onde se pretende colocar a folha.

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Eliminar uma folha 1. Clicar na folha a eliminar. 2. Escolher no menu de acesso rápido a opção eliminar. Cor do Separador 1. Clicar no nome da folha. 2. Premir o botão direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccionar a cor do separador.

Impressão da folha de cálculo Configurar a folha Antes de imprimir, deve efectuar algumas configurações, tais como a orientação do papel, as margens, o cabeçalho e rodapé, etc. Definir área de impressão 1. Seleccionar o intervalo de células que se pretende imprimir. 2. No separador Esquema de Pánia, grupo Configurar Página, clicar em Àrea de impressão. 3. Seleccionar a opção Definir áreas de impressão. 4. No fim limpar a área de impressão.

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Criar uma folha de cálculo Introduzir dados nas células: 1. Para escrever numa célula basta seleccioná-la (clicar sobre ela) e digitar o que se pretende. O texto digitado na célula é também visível na barra de fórmulas. Quando o texto é demasiado extenso ele pode passar para a célula seguinte, no entanto continua a estar a apenas referenciado na célula inicial. Tarefa 1 – Introduzir dados nas células 1. Criar uma pasta com o nome Exercicios_Excel. 2. Abrir o Microsoft Excel. 3. Guardar o ficheiro como Tarefa1, na pasta anteriormente criada 4. Na folha 1, criar uma tabela com informação relativa aos teus contactos 5. Digitar o seguinte: Célula B2 – Contacto; Célula B5 – Nome; Célula C5 – Telefone; Célula D5 – Data de Nascimento; Célula E5 – Morada; Célula F5 – Código Postal O resultado final deverá ser semelhante ao seguinte:

Alterar a largura das colunas: para que a informação fique visível e a tabela com um aspecto mais apelativo. 6. Ajustar a largura da coluna D, para que esta tenha a largura necessária para que o texto Data de Nascimento fique todo visível. 1. Colocar o ponteiro do rato entre a coluna D e a E, na linha que as divide. 2. Fazer duplo clique no botão esquerdo do rato. Alterar a altura das linhas: para que a informação fique visível e a tabela com um aspecto mais apelativo 7. Aumentar a altura da linha 5 para 20. 1. Clicar no número que identifica a linha 5. 2. Clicar no botão direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccionar a opção Altura da Linha… 3. Na janela Altura da linha digita 20. 8. Completar a tabela com informação de 10 contactos. No final ajusta a largura das

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colunas para que toda a informação fique visível. 9. Voltar a guardar a folha de cálculo.

Selecção de células e intervalos Esta operação é necessária sempre que se pretende copiar ou cortar células. Seleccionar células contíguas: 1. Clicar na célula situada no canto superior esquerdo do bloco que se pretende seleccionar. 2. Clicar na tecla SHIFT 3. Clicar na última célula do intervalo. 10. Na folha de cálculo anteriormente criada, seleccionar o Nome, o Telefone e a Data de Nascimento dos primeiros três contactos. Seleccionar células não contíguas: 1. Clicar numa das células a seleccionar. 2. Premir a tecla CTRL e, sem a largar, clicar sobre as outras células a seleccionar. 11. Na folha de cálculo, seleccionar o Nome e a data de Nascimento do primeiro e quarto contacto. Seleccionar uma linha ou coluna completa: 1. Posicionar o cursor sobre a coluna ou a linha a seleccionar. 2. Clicar no botão esquerdo do rato. 12. Selecciona a linha 8. 13. Selecciona a coluna B.

Inserção e eliminação de linhas, colunas e células Inserir Linhas ou colunas: 1. Colocar o cursor sobre o número ou a letra a que corresponde a linha ou a coluna. 2. Seleccionar a opção inserir no menu de acesso rápido (botão direito do rato) 14. Inserir uma linha a seguir à linha do cabeçalho da tabela. 15. Inserir uma coluna entre o nome e o telefone. Inserir ou eliminar células: Para inserir apenas uma célula é necessário decidir o que se pretende que aconteça às células adjacentes. Para eliminar o procedimento é o mesmo. 1. Seleccionar a célula sobre a qual se pretende efectuar a inserção. 2. Premir o botão direito do rato e, no menu de acesso rápido seleccionar a opção inserir.

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Formatação de dados A informação, contida nas células pode ser formatada, para que a sua aparência seja mais atractiva e explícita. A formatação dos dados das células, não é mais do que a aplicação de uma máscara, qua altera a forma das células sem alterar o seu conteúdo. 1. Seleccionar a(s) célula(s) pretendida(s). 2. No separador Base, grupo Número, clicar na seta da caixa de selecção. 3. Seleccionar a opção desejada. Formatação de números com casas decimais: Tarefa 2 - Formatação de dados e células 1. Criar uma tabela semelhante à seguinte:

2. Formatar as notas para que sejam visualizadas com duas casas decimais. 3. Gravar a folha de cálculo com o nome Tarefa2. Se numa célula, cujo conteúdo é numérico, são visualizados símbolos cardinal (###), significa que o conteúdo da célula é superior à largura da respectiva coluna. Para resolver a situação basta aumentar a largura da coluna. Formatação de números como percentagens: Na conversão de um número para percentagem, o Excel, automaticamente multiplica o número por 100 e apresenta o resultado com o símbolo %. Por vezes pode ser necessário voltar a introduzir o valor correcto. 4. Digitar na célula B13: Pesos; na célula B14: 1º Teste, na célula B15: 2º Teste, na célula C14: 0,4 e na C15:0,6. 5. Gravar o ficheiro. Formatação de datas: As datas devem ser inseridas com o tipo DD/MM/AAAA ou DD-MM-AAAA. 6. Inserir uma linha entre a linha 1 e a 2. 7. Na célula B1 digitar a data do dia no formato DD-MM-AAAA.

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8. Formatar a data para que o mês seja visualizado por extenso. 9. Seleccionar mais formatos numéricos… (DD de Mês de AAAA) 10. Gravar o ficheiro.

Formatação das células da folha de cálculo A formatação das células permite criar folhas de cálculo com uma boa apresentação e de fácil leitura. Unir células e centrar o seu conteúdo: 1. Seleccionar as células que se pretendem unir 2. No separador Base, grupo Alinhamento, clicar em . 11. Unir e centrar as células B3:D3. Semelhante ao Word e ao Power Point, também no Excel é possível formatar o texto em relação Tipo de Letra e Tamanho, entre outros.

Definir o estilo e o tamanho da letra 1. Seleccionar a(s) célula(s) que se pretende(m) formatar 2. Aplicar a formatação pretendida (separador Base, grupo Tipo de Letra, seleccionar Tipo de Letra e Tamanho do Tipo de Letra. 12. Formatar todas as células com o tipo de letra Arial Narrow, Tamanho 12 Definir a cor da letra e de preenchimento 1. Seleccionar a(s) célula(s) que se pretende(m) formatar 2. Aplicar a formatação pretendida (separador Base, grupo Tipo de Letra, seleccionar Cor do Tipo de Letra e Cor de Preenchimento.

13. Aplicar a formatação pretendida (separador Base, grupo Tipo de Letra, seleccionar Cor de preenchimento e Cor do Tipo de Letra Formatar a célula B3 com fundo (preenchimento) de cor amarela e letra de cor vermelha Para qualquer uma das opções de cor é possível escolher na opção Mais Cores …, outras opções.

Definir os limites das células 1. Seleccionar a(s) célula(s) que se pretende(m) formatar 2. Aplicar a formatação pretendida (separador Base, grupo Tipo de Letra, botão Limites).

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Estilo: define o tipo de limite que se quer aplicar à célula Cor: Define a cor do limite Limite: Permite aplicar o limite nos locais pretendidos (existem predefinições: Nenhum, Contornos, Interior) È necessário aplicar os 3 parâmetros para se formatarem correctamente os limites.

14. Formatar os contornos da tabela para que esta fique semelhante à figura seguinte:

Alinhamento dos dados nas células 1. Seleccionar a(s) célula(s) que se pretende(m) formatar 2. Aplicar a formatação pretendida (separador Base, grupo Alinhamento, botão Orientação). 15. Seleccionar as células B5 a D5. 16. Escolher a opção Texto vertical Moldar texto 1. Seleccionar a(s) célula(s) que se pretende(m) formatar 3. Aplicar a formatação pretendida (separador Base, grupo Alinhamento, Formatar células: Alinhamento).

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4. Accionar a opção Moldar Texto. 17. Na célula E5, digitar o texto Média Final. 18. Escolher a opção Moldar Texto. Utilizar o pincel de formatação O Pincel de Formatação utiliza-se para aplicar a células os formatos de outras células, de forma simples e rápida. 1. Clicar na célula a partir da qual se pretende copiar o formato. 2. No separador Base, grupo Área de Transferência, botão Pincel de Formatação. 3. Seleccionar a(s) célula(s) que se pretende(m) formatar. 19. Aplicar ao intervalo E5:E10 a formatação do intervalo D5:D10 20. Aplicar à célula B13 a formatação da célula D5. 21. Corrigir o contorno lateral. 22. Unir e Centrar o intervalo B3:E3. 23. Gravar o ficheiro.

O resultado final deve ser o seguinte

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Utilização de fórmulas Uma das principais vantagens em trabalhar com o Microsoft Excel está na facilidade em efectuar cálculos utilizando fórmulas e funções específicas. As fórmulas são expressões que efectuam cálculos a partir de dados existentes na folha de cálculo. Podem conter números, referências de células, funções e operadores matemáticos. Inicia-se sempre com o sinal de igual (=).

Operadores Os operadores mais utilizados são os seguintes: Operação

Símbolo

Adição

+

Subtracção

-

Multiplicação

*

Divisão

/

Percentagem

%

Potência

^

Introduzir fórmulas 1. Clicar na célula onde se pretende realizar o cálculo. 2. Digitar a fórmula pretendida começando sempre por igual (=). 24. Abrir o ficheiro anteriormente criado. 25. Calcular a média final dos alunos. E6=(C6+D6)/2 E7=(C7+D7)/2 … E10=(C10+D10)/2 Editar e alterar fórmulas 1. Clicar na célula onde se pretende efectuar a alteração 2. Alterá-la na Barra de Fórmulas Copiar fórmulas Quando a fórmula a utilizar é comum a uma série de linhas, variando apenas as referências, ou seja, o endereço da célula, por exemplo E6=(C6+D6)/2 e E7=(C7+D7)=2, podemos utilizar uma técnica que se chama preenchimento automático. 1. Introduzir a fórmula numa das células. 2. Clicar em ENTER 3. No canto da célula com a fórmula, colocar o rato até o cursor ficar com o aspecto de um +.

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4. Clicar com o rato e arrastar até à última célula que se pretende que contenha a fórmula. 26. Digitar na fórmula F5, o texto Média Ponderada. 27. Na célula F6, digitar =C6*40%+D6*60% 28. Clicar em ENTER 29. Arrastar até à célula F10 30. Formatar esta última coluna usando o pincel de formatação. 31. Gravar o ficheiro

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Utilização de Funções Operadores de referência Os operadores de referência determinam as células ou os intervalos de células a serem utilizados na função. Operador

Utilização ;

Refere-se a células não contíguas, ou seja, A1, B2 e D3

:

Refere-se a células contíguas, ou seja, a um intervalo de células (A1:C3) refere todas as células que se encontram entre estas e inclusive elas próprias.

Inserir uma função 1. Inserir uma função directamente na célula Para quem já conhece bem a sintaxe da função a utilizar é o método mais prático e rápido. Ou 2. Inserir uma função utilizando o assistente 1. 2. 3. 4. 5.

Clicar na célula onde se pretende inserir a função. No separador Fórmulas, grupo Biblioteca de Funções, clicar em Inserir Função. Na janela Inserir função, seleccionar a categoria a que pertence a função. Seleccionar a função. Na janela Argumentos de função, introduzir os argumentos que constituem a função.

Função Soma() Esta função permite adicionar os números de um conjunto de células. =SOMA(núm1;núm2;…) Tarefa 3 - Utilização de funções 1. Criar uma nova tabela semelhante à seguinte 2. Gravar o novo ficheiro com o nome tarefa3

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3. Formatar a tabela ao teu gosto. 4. Os valores das colunas do Valor Un. e Valor Total são valores monetários com 2 casas decimais. 5. Calcular o Valor Total dos artigos sabendo que E5=C5*D5 6. Calcular o valor de E12, sabendo que este é =SOMA(E5:E10) 7. Fechar o ficheiro e gravar as alterações A tabela deve apresentar os resultados semelhantes aos seguintes:

Função Máximo() Esta função permite determinar o maior número existente num conjunto de valores ou células. =MÁXIMO(núm1;núm2;…) 8. Voltar a abrir o ficheiro Tarefa2 e na Coluna G, determinar o valor da nota

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mais alta entre as duas que o aluno teve, ou seja, G6=MÀXIMO(C6;D6). 9. Calcular para os restantes alunos. 10. Na célula B17, introduzir o valor Nota mais alta 11. Na célula C17, a função =MÁXIMO(C6:D12), o que vai determinar qual a nota mais alta de todas. Função Mínimo() Esta função permite determinar o menor número existente num conjunto de valores ou células. =MÍNIMO(núm1;núm2;…) 12. Na Coluna H, determinar o valor da nota mais baixa entre as duas que o aluno teve, ou seja, H6=MÍNIMO(C6;D6). 13. Calcular para os restantes alunos. 14. Na célula B18, introduzir o valor Nota mais baixa 15. Na célula C18, a função =MÍNIMO(C6:D12), o que vai determinar qual a nota mais baixa de todas. Função Média() Esta função permite determinar a média aritmética de um conjunto de valores ou células. =MÉDIA(núm1;núm2;…) 16. Na Coluna I, determinar o valor da média entre as duas notas que o aluno teve, ou seja, I6=MÉDIA(C6;D6). 17. Calcular para os restantes alunos. 18. Na célula B19, introduzir o valor Média das notas 19. Na célula C19, a função =MÉDIA(C6:D12) Função Se() Esta função é utilizada quando se pretende efectuar testes condicionais sobre valores e fórmulas. =SE(Condição;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) 20. Na célula J6 digitar =Se(I6>=18,50;”Excelente”;”-“) 21. Calcular para as restantes células. No fim a sua tabela deve ficar semelhante à seguinte:

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Outras Funções Para além das funções apresentadas existem outras, em seguida apresentam-se algumas: Funções

Descrição

SOMA.SE

Soma o conteúdo das células de um intervalo que respeitem a determinada condição

CONTAR.SE

Conta o número de células de um intervalo que respeitem determinada condição

PROCV

Procura um valor na coluna mais à esquerda de uma tabela e devolve o conteúdo de uma célula, da mesma linha, mas de outra coluna.

PROCH

Procura um valor na linha superior de uma tabela e devolve o conteúdo de uma célula, da mesma coluna, mas de outra linha.

HOJE

Devolve a data do sistema.

ANO

Devolve o ano de determinada data.

MÊS

Devolve o mês de determinada data.

DIA

Devolve o dia de determinada data.

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DIA.SEMANA

Devolve um número de 1 a 7 identificando o dia da semana.

ARRED

Arredonda um valor para o número de algarismos especificados.

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Referências A utilização de referências de células nas fórmulas e funções indica ao Excel que deve utilizar o conteúdo das células referenciadas nos cálculos. Existem três tipos de referências que diferem apenas na forma como se comportam ao serem copiadas. Referências relativas Para inserir este tipo de referência numa fórmula ou função basta digitá-la ou, simplesmente clicar sobre a célula. Utilizando estas referências, ao copiar uma fórmula, as referências das células envolvidas são actualizadas automaticamente. Referências absolutas Utilizando referências absolutas, ao copiar a fórmula ou função as referências das células envolvidas não são actualizadas. Para inserir este tipo de referência é necessário usar o símbolo cifrão ($) antes da linha e coluna que se quer fixar. Referências mistas Este tipo de referências é um misto dos dois tipos anteriores. Para inserir este tipo de referência é necessário usar o símbolo cifrão ($) antes da linha ou coluna que se quer fixar. 22. Abrir o ficheiro da Tarefa3 e introduzir na célula C14, o valor do IVA (23%). 23. Calcular na F14, o Valor do Iva, que é igual a =E5*C14 24. Sem carregar em ENTER, passar com o rato perto da célula C14, premir a tecla F4, a célula C14 passa a referência absoluta. 25. Clicar em ENTER 26. Copiar a fórmula para as restantes células, usando a técnica de arrastar, com o curosr em +. 27. Com o pincel de transferência, copiar a formatação da coluna E para a F. 28. Calcular o valor final do IVA na célula F12. 29. Calcular na célula E13, o valor total com Iva =E12+F12. 30. Efectua os seguintes ajustes para a tabela ficar semelhante à mostrada. 31. Grava o ficheiro

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Criação e Personalização de gráficos Os gráficos permitem-nos visualizar a informação de forma mais …. Criar um gráfico 1. Seleccionar as células, sobre as quais queremos construir o gráfico. 2. No separador Inserir, Grupo Gráficos, clicar no tipo de gráfico desejado. 32. Abrir o ficheiro da tarefa2, seleccionar o intervalo B5:B10, premir a tecla CTRL, seleccionar o intervalo E5:E10. 33. Escolher o tipo de gráfico Colunas 3D, no separador Inserir, grupo gráficos, colunas, opção coluna 3D. 34. O gráfico é apresentado na folha.

Média Final 20,00 18,00 16,00 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00

Média Final

Personalizar um gráfico Todos os elementos de um gráfico podem ser personalizados. Basta para tal, clicar sobre o elemento a personalizar.

Primeiro Teste Realizado João 15%

Maria 17%

António 14%

José 14%

Lurdes 11%

Pedro 12%

Miguel 17% Maria

35. Criar um gráfico Circular 3D, em que sejam apresentados os resultados do primeiro teste. 36. Personaliza-o para que fique semelhante ao seguinte:

José

Pedro

Miguel

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Trabalho com listas A utilização de listas facilita a introdução de dados e, para além das predefinidas, podem ser criadas outras listas. O Excel tem já predefinidas listas dos dias da semana e dos meses. Criar uma lista 1. Criar numa folha à parte uma lista com os itens que queremos utilizar. 2. Nas células onde se pretende que surja a lista, clicar em Dados, Validação de Dados. 3. Escolher a opção listas e colocar qual a origem dos dados. . 1. Criar uma lista das disciplinas, para integrar numa tabela de notas. 2. Gravar o ficheiro com o nome tarefa4. 3. Criar na folha1 uma tabela com a seguinte estrutura: 4. Colocar os nomes nas respectivas colunas e depois formatar a as células como tabela. 5. Na folha2, criar uma lista das disciplinas. 6. Seleccionar a lista toda e atribuir ao intervalo o nome Disciplinas (na caixa nome) 7. Ordená-la alfabeticamente 8. Ocultar a folha 9. Na coluna das Disciplinas (folha1), clicar sobre uma das células e clicar no Separador Dados, opção Validação de Dados. 10. Escolher a origem dos dados como lista e escrever na origem dos dados =Disciplinas.

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Tabelas Dinâmicas As tabelas dinâmicas permitem analisar grandes quantidades de dados, organizandoos em função dos objectivos pretendidos. Criar uma Tabela Dinâmica 1. Seleccionar uma das células da tabela base 2. No separador Inserir, grupo Tabelas, clicar em Tabela Dinâmica.

1. Criar uma tabela seguinte:

semelhante

à

2. Gravá-la com o nome tarefa5. 3. Criar uma Tabela Dinâmica a partir desta tabela (Separador Inserir, Grupo Tabelas, Tabela Dinâmica). 4. Surge na folha seguinte, a estrutura da tabela dinâmica: 5. Clicar na caixa de verificação dos campos Marca e Modelo/Versão e arrastar até à área Rótulos de Linha. 6. Clicar no campo PVP, arrastar para o campo Valores. 7. Gravar o Ficheiro.

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O resultado final deverá ser semelhante ao seguinte: 8. Definir o campo Portas como filtro e restringir o filtro para que apenas sejam visualizados veículos com 4 portas. 9. Clicar no campo Portas e arrastar para a área Filtro do Relatório. 10. Clicar na caixa de selecção relativa ao número de Portas 11. Clicar na caixa de selecção Seleccionar Itens Múltiplos 12. Clicar na caixa de verificação Tudo para que todos os valores deixem de estar seleccionados 13. Clicar na caixa relativa ao número 4. 14. Gravar o ficheiro.

Actualizar uma Tabela Dinâmica Uma tabela dinâmica deverá ser actualizada sempre que a informação de que lhe deu origem seja alterada. 1. 2. 3. 4.

Aceder à folha onde se encontra a tabela dinâmica Clicar numa célula da tabela para a activar No Menu Ferramentas da Tabela Dinâmica, clicar em opções No Grupo de Dados, clicar em Actualizar

Configurar Tabelas Dinâmicas Clicar numa das células da tabela dinâmica para que o menu Ferramentas de Tabela Dinâmica seja activado. Este menu é constituído pelos separadores Opções e Estrutura com diversas opções para a formatação da informação contida na tabela. Converter informação num gráfico A partira da informação de uma tabela dinâmica pode construir-se um gráfico.

Total 600000 400000 200000 0 Amage R Amage R Amage T SL 65 Long AMG Auto Bentley

Total

Mercedes-Benz

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Sebenta Excel