Issuu on Google+

search...

0 C omments

search...

Deze vorm van administratie kom je veel tegen. Niet alleen in de bouwbranche, ook mediabedrijven, makelaars, zakelijke

Posted by:

diensverleners en vele andere bedrijven maken gebruik van

patrick

een projectadministratie. Posted on: Wat is een project?

Projectadministratie

februari 17th, 2012 1 KPI, de droom van

Een project is volgens de definitie:

Posted in: Registratie

iedere manager! Managementporno

“Een project is een geheel van activiteiten waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws voor een duidelijke opdrachtgever binnen duidelijke kaders door een team van meerdere verschillende specialisten.� Wanneer je de voortgang van een project wilt volgen is het belangrijk te kijken naar het resultaat van dit project. Maar hiervoor is inzicht nodig. Dit inzicht kun je krijgen door een goede administratie aan te leggen. Deze administratie bestaat uit het deel van activiteiten die rechtstreeks gerelateerd zijn aan het succes van het project. Te denken valt aan het toewijzen van alle resources die bijdragen aan het proces

Analyse (1) KPI (1) Registratie (1)

rondom het project. Voorbeelden zijn natuurlijk de inzet van personeel, het gebruiken en verbruiken van materialen en bijvoorbeeld het doen van investeringen voor het project. Natuurlijk is het registreren van de opbrengsten op een project altijd van groot belang. Uit al deze registraties is een resultaat op te maken. We tellen dan simpel alle kosten

februari 2012 (3)

en opbrengsten. Echter is het waarnemen van verbeteracties een ander aspect. Want waar kunnen we deze verbeteracties vinden en hoe kunnen we ze beĂŻnvloeden? Resultaatfactoren Veroorzakers van resultaat kunnen binnen een project gevonden worden door te

Home

kijken wat je in het proces opneemt en welke output dit oplevert. Neem bijvoorbeeld het verschil tussen productieve uren van een medewerker versus de uren die je deze medewerker betaald. Idealiter zou je de uren die je betaald ook als productief willen

Blog Over ons

terugzien. Echter is dit vaak niet het geval. Belangrijk voor het waarnemen van deze verschillen is het kunnen monitoren van de productiviteit van deze medewerker binnen

C ontact

het project. Niet alleen zijn kosten moeten dus op het project worden verantwoord.

Vacatures

Ook de uren die deze medewerker maakt zijn van belang om te registreren. Hetzelfde geld voor het verbruik van materialen. In dit specifieke voorbeeld moet er dus registratie zijn van materialen, uren, kosten, opbrengsten en dit allemaal op het betreffende project. Dit geeft een solide basis om te kunnen monitoren waar resultaatverbetering te behalen is. Inrichting registratie De inrichting van deze administratie moet dus in ieder geval de

converted by Web2PDFConvert.com


volgende onderdelen met invoer bevatten. Urenregistratie > Medewerker | Datum | Projectnummer | Activiteit | Starttijd | Eindtijd Materiaalverbruik > Project | Datum | Artikel | Eenheid | Hoeveelheid Deze twee belangrijke resources kunnen op deze manier in de basis al veel inzicht verschaffen. Maar hiervoor moet nog wel het een en ander worden toegevoegd bij de inrichting van deze administratie. Resultaatveroorzakers De resultaatveroorzakers zijn in dit geval de medewerkers en de artikelen (materialen). U kunt zich voorstellen dat er wel grote verschillen kunnen zijn tussen de hoeveelheid registraties voor verschillende projecten. Grote arbeidsintensieve projecten nemen immers, in absolute waarden, meer registraties, van meerdere resources, met zich mee. Om te voorkomen dat het lastig wordt om de hoeveelheid van gegevens te kunnen blijven analyseren, is het ven belang de veroorzakers te voorzien van nuttige eigenschappen. Hierbij valt te denken aan het toevoegen van een aantal eigenschappen aan de medewerkers. Bijvoorbeeld: Geboortedatum Op deze manier kan er gekeken worden bij welke leeftijdsklassen er een resultaat ontstaat en of er middels vergelijking met andere klassen ontdekt kan worden hoe de resultaten eventueel verbeterd kunnen worden. Geslacht Is er een verschil te ontdekken in de manier waarop mannen en vrouwen bepaalde vraagstukken oplossen en kan hier van geleerd worden? Datum in dienst Welke invloed heeft ervaring binnen het bedrijf op de resultaten en kan er ontdekt worden welk verschil in resultaat hierdoor kan ontstaan? Opleiding Is de opleiding die men genoten heeft nog van invloed op de resultaten? Door dit van meerdere medewerkers te vergelijken kan er wellicht een kostbaar inzicht ontstaan. Deze zelfde soort inrichting kan uiteraard toegepast worden op ook het materiaal verbruik, maar dan met andere toe te wijzen eigenschappen. In de managementinformatie noemen we deze eigenschappen met bijbehorende veroorzakers; dimensies en/of context. Deze dimensies worden binnen informatiesystemen altijd gebruikt om resultaten vanuit belangrijke invalshoeken te kunnen bekijken en te ontdekken welke klassen bestudeerd moeten worden om resultaten binnen andere klassen te kunnen verbeteren. Rapportage Wanneer u uw administratie op orde heeft en u de gewenste gegevens vastlegt, dan kunt u nadenken over het verschaffen van de nodige inzichten. Dit kan middels rapportage. Alle verantwoordelijke, bijvoorbeeld projectmanagers, krijgen dan overzicht waarin te zien is hoe de voortgang van de resultaten binnen het project zich ontwikkelen. Deze rapporten geven dan aanleiding om vragen te willen stellen aan het informatiesysteem om erachter te komen waar er nog ruimte is voor verbetering.

converted by Web2PDFConvert.com


Natuurlijk is er rondom projectadministratie nog veel meer te bedenken om resultaten richting succesvol te krijgen. Hiervoor zijn er tal van bronnen beschikbaar op internet. Een interessante publicatie vind u wellicht nog op carrièretijger, waar het gaat om inrichting van een project voor wat betreft personele bezetting. URL: http://www.carrieretijger.nl/functioneren/management/projectleiden

De meeste serieuze organisaties zien snel genoeg dat er

0 C omments

genoeg factoren/indicatoren zijn om op te sturen. De indicatoren die men kan tegenkomen zijn sterk afhankelijk van

Posted by:

de omvang en complexiteit van de diverse processen.

patrick

Elk proces heeft in- en output, van arbeid tot materialen en

Posted on:

van kennis tot kwaliteit. Al deze in- en output heeft als

februari 17th, 2012

uitkomst een bepaald resultaat, waarbij prestatie indicatoren vaak gevonden kunnen worden in het verschil van de kosten voor input, en de opbrengsten horend bij de

Posted in:

output. Een voorbeeld hiervan, zoals in eerdere blogpost, is natuurlijk wederom de

KPI

productiviteit. Hoe lager de productiviteit, hoe groter het verschil is tussen de kosten die betaald moeten worden aan de medewerker en de output die deze medewerker kan leveren voor wat betreft het genereren van opbrengsten. De verschillende indicatoren die gevonden kunnen worden in een proces (bijvoorbeeld; omzet, verkoopprijzen, productiviteit, ziekteverzuim, doorlooptijden, kwaliteit, effectiviteit, etc.) hebben altijd één gedeelde resultaatmeting. Die indicator heet ‘verbeterpotentieel’. Deze gedeelde indicator zou je kunnen bestempelen als de enige meting die van belang is bij het aansturen van de totale prestatie van een proces en/of organisatie. Het verbeterpotentieel kan worden gevonden in de verschillen die ontstaan, als je kijkt naar de ratio’s tussen in- en output, rekening houdende met de verschillende resultaatveroorzakers en hun eigenschappen. In de vorige blogpost spraken we over de medewerker als resultaatveroorzaker. Voor de leesbaarheid en consistentie nemen we dat voorbeeld nu over. Stel we zijn een bedrijf van 300 medewerkers verdeeld in teams van 20 medewerkers, in totaal 15 teams. Waarvoor 15 teamleiders en 3 operational managers de aansturing moeten verzorgen. Voor de teamleiders is het van belang om te weten hoe er op individueel niveau gepresteerd wordt op de verschillende indicatoren. Stel dat de gemiddelde productiviteit 80% is. Om het verbeterpotentieel te kunnen ontdekken doen we de aanname dat de underperformers (de mensen onder het gemiddelde van 80%), ook in staat moeten zijn om een productiviteit van 80% te kunnen halen. Het verbeterpotentieel bestaat hier uit alle uren van de underperformers voor het verschil tot de score van 80% productiviteit. Toch zal dit in de praktijk niet zo arbitrair werken. Hiermee bedoelen we dat het een betere vergelijking geeft als je de verschillende medewerkertypes met elkaar vergelijkt. Er kan beter gekeken kan worden naar opleidingsniveau, geslacht, leeftijd en bijvoorbeeld ervaring. Binnen die classificering zal een betere benchmark te vinden zijn voor het berekenen van het verbeterpotentieel. Door met verbeterpotentieel als prestatie indicator te gaan werken kunnen de ‘klassieke’ prestatie indicatoren, bijvoorbeeld productiviteit en ziekteverzuim, gezien worden als resultaatveroorzakers. In het BI-jargon ook wel context en/of dimensies genoemd. Deze methode brengt als bijkomstig voordeel dat er veel beter een inschatting gemaakt kan worden voor de relevantie van de klassieke prestatie indicatoren. Dit converted by Web2PDFConvert.com


gemaakt kan worden voor de relevantie van de klassieke prestatie indicatoren. Dit heeft als gevolg dat de managementlagen beter weten welke thema’s er gelden voor het verbeteren van resultaten. De aansturing heeft dan een meer specifieke focus waarbij er meer garantie is voor verbetering van het (financiële) resultaat.

0 C omments Hierbij een leuke film over hoe performance van een organisatie en haar processen kan worden opgezet. Het is een

Posted by:

ietwat creatieve manier van reviewen, maar wel een methode

patrick

waar men zeer bekend mee is, de film! Posted on: Gekscherend kunnen we dit “Managementporno” noemen, het

februari 17th, 2012

is ten slotte een opwindende manier van informatie absorberen. Enjoy! Posted in: Analyse

Dit is wellicht een antwoord op de onvrede die leeft bij vele managers over de information overload waar ze mee te maken hebben. Dit vertaald zich vaak in demotivatie om de beschikbare rapportages en tools te willen gebruiken. Er zal meer focus moeten komen voor de ‘amusante’ manieren waarop informatie overgebracht kan worden. Simpel en doeltreffend. Managementporno

Reacties

Blogs

Navigatie

Zoeken naar: Zoeken

Projectadministratie

Home

1 KPI, de droom van iedere

Blog

manager! Managementporno

Over ons C ontact Vacatures

converted by Web2PDFConvert.com


Credis Blogs