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COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES - REPUBLICA DE COLOMBIA

INFORME FINAL VIGENCIA 2011

Resumen Ejecutivo Audiencia de rendiciรณn de cuentas Vigencia 2011. Aym/Bms Revisiรณn No. 3

Fecha actualizaciรณn: 22/06/2012 Pรกgina 1 de 28 Aprobado por: Director Ejecutivo

Revisado por: Zoila Vargas Mesa Fecha revisiรณn: 22/06/2012 Fecha de vigencia: 31/07/11


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CONTENIDO 1. ANTECEDENTES ........................................................................................................................... 3  2. METODOLOGÍA DE TRABAJO ..................................................................................................... 4  2.1 Planeación logística del evento ................................................................................................ 4  2.2 Diseño de la estrategia de publicidad ..................................................................................... 4  2.3 Desarrollo de las sesiones previas ........................................................................................... 4  2.4 Convocatoria y Divulgación ...................................................................................................... 6  2.4.1 Página Web: ............................................................................................................................ 6  2.4.3 Entrega personal de volantes: .............................................................................................. 8  2.4.4 Apoyo SUPERCADES ............................................................................................................. 10  2.4.5 Invitación Representantes de la Ciudadanía: ................................................................... 10  2.4.5 Medios de Comunicación: .................................................................................................... 10  2.5 Desarrollo logístico del evento ............................................................................................... 15  2.5.1 Orden del día ......................................................................................................................... 15  2.5.2 Presentación .......................................................................................................................... 16  2.5.3 Asistentes Presenciales en Lugar. ...................................................................................... 16  2.5.4 Divulgación durante la Audiencia ....................................................................................... 16  2.5.5 Transmisión del evento en página web ............................................................................. 16  2.5.6 Participación en redes sociales ........................................................................................... 17  3. CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 27  4. ANEXOS ....................................................................................................................................... 28 

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Fecha actualización: 22/06/2012 Página 2 de 28 Aprobado por: Director Ejecutivo

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1. ANTECEDENTES La Comisión de Regulación de Comunicaciones – CRC- con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 33 de la Ley 489, anualmente organiza la audiencia de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, para dar a conocer la gestión de la Entidad de manera que en observancia de los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública, los ciudadanos puedan ejercer el control social de la gestión de esta Entidad. En este sentido, para la realización de la audiencia se tomó en consideración los siguientes aspectos:  La Rendición de Cuentas a la Ciudadanía fue establecida desde 1998 (Ley 489).  Es un acto de Responsabilidad de las Entidades de la Administración Pública ante la sociedad.  Es considerada como una forma de evaluación para la Entidad (Control ciudadano).  Es un espacio de interlocución y relación con la comunidad.  En 2009, DAFP, ESAP y CONTRALORÍA expiden la 4 guía para la realización de Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, en la cual la CRC se soporta para desarrollarla. Como pilares fundamentales se toman los siguientes:  Las audiencias públicas son espacios de encuentro y reflexión con la ciudadanía, en donde se socializan los resultados de la gestión de cada entidad durante un periodo determinado.  Estos espacios permiten informar no solo los avances y resultados de metas de gestión, sino también los obstáculos, debilidades y las justificaciones de sus actos y decisiones tomadas, en donde es necesario asegurar el acceso previo de la ciudadanía a la información.  Con base en la Ley 489 de diciembre de 1998, capítulo 8, artículo 32: “Todas las entidades y organismos de la administración pública tienen el deber de desarrollar su gestión acorde a los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública”.

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2. METODOLOGÍA DE TRABAJO 2.1 Planeación logística del evento La Entidad determinó realizar dos mesas de trabajo preparatorias de la audiencia de rendición de cuentas, para lo cual las dividió temáticamente en temas de interés para la Industria y otra para los usuarios. Dichas mesas fueron lideradas por los coordinadores de los procesos de Centro de Conocimiento de la Industria JUAN PABLO HERNÁNDEZ y Atención al Cliente RICARDO OSPINA, respectivamente. 2.2 Diseño de la estrategia de publicidad Para el desarrollo del evento, la CRC determinó el diseño de logotipos para la estrategia de publicidad y prensa, a desarrollarse con la divulgación de eventos en torno a la rendición de cuentas. Imagen 1: Logos propuesta de Rendición de Cuentas CRC

Fuente: ComunityManager CRC. 2.3 Desarrollo de las sesiones previas Dichas mesas de trabajo se realizaron bajo la modalidad de videoconferencia utilizando la infraestructura de Videoconferencia del SENA, que permitió la conexión con 33 sedes en el país (una sede por cada ciudad capital de departamento), con lo cual se garantizó una presencia en todos los departamentos del país. La convocatoria a dichas mesas de trabajo se realizó a través de envío de correos electrónicos masivos a los correos inscritos en las bases de datos de la CRC, enviando un video generado por el Director Ejecutivo. La invitación en video para usuarios, fue publicada en la página Web de la CRC y difundida a través de sus redes sociales, invitando a la participación masiva en la audiencia preparatoria.

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Imagen 2: Correo electrónico enviado para la participación de mesa preparatoria

Fuente: cuenta de correo rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co Imagen 3: Video invitación del Director de la CRC a la mesa preparatoria de usuarios

Fuente: YouTube: http://youtu.be/3gQUWQPn4AY Las mesas de trabajo se llevaron a cabo los días 3 y 4 de mayo, tomando como sede principal las instalaciones del TecnoParque SENA nodo Bogotá, auditorio del piso 5. En ésta sede, participaron de forma presencial 11 personas, al igual que se contó con la Resumen Ejecutivo Audiencia de rendición de cuentas Vigencia 2011. Aym/Bms Revisión No. 3

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participación de varios usuarios en las diferentes regiones del país interconectadas. En cada una de las citadas reuniones preparatorias sectoriales se efectuaron presentaciones, las cuales se encuentran publicadas en la página Web de la Entidad. 2.4 Convocatoria y Divulgación Con el fin de contar con un buen nivel de participación en las diferentes modalidades, la CRC estableció los siguientes canales de convocatoria y divulgación, toda la información se canalizó a través de la cuenta de correo rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co: 2.4.1 Página Web: Desde el mes de abril se publicó la convocatoria en el portal Web de la Entidad, en la primera página con un aviso emergente el cual estuvo activo hasta el día de la audiencia. A su vez, el comunicado de prensa se encontró en la sección de noticias de la página web de la Entidad. Imagen 4: Noticia permanente de la Rendición de Cuentas – Noticias de la CRC

Fuente: www.crcom.gov.co

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Imagen 5: Página de inicio publicitaria de la CRC dedicada a la Rendición de Cuentas.

Fuente: www.crcom.gov.co

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2.4.2 Correo electrónico: Se remitió la información de convocatoria a más de 5.000 correos con los que cuenta la Entidad en bases de datos, autorizados por los mismos usuarios al inscribirse en la página web, entre ellos agentes del sector, Entidades del Estado, proveedores de redes y servicios, operadores postales, ciudadanos en general y usuarios. Cada correo se envió personalizado, a modo de generar un lenguaje de comunicación amigable con el usuario, que motive a la participación desde sus regiones de una Entidad que desea estar cercana a las necesidades de sus interesados. A continuación se muestra imagen de pantalla, tanto del correo personalizado, así como del correo masivo enviado. Imagen 6: Envío de correos electrónicos – Invitaciones Rendición de cuentas CRC

Fuente: ComunityManager CRC 2.4.3 Entrega personal de volantes: La CRC también diseñó piezas gráficas, que fueron repartidas en la recepción de la Entidad, a modo de invitar a los usuarios que transiten en las instalaciones, de las mesas preparatorias y el evento de rendición de cuentas. Se dispuso de un formato colorido, con la información relevante de la audiencia; a continuación se muestra la lista de entregados y foto del volante:

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Imagen 7: Diseño de publicidad

Fuente: ComunityManager CRC Imagen 8: Planilla de entrega de invitaciones personalizadas

Fuente: Recepción CRC Resumen Ejecutivo Audiencia de rendición de cuentas Vigencia 2011. Aym/Bms Revisión No. 3

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2.4.4 Apoyo SUPERCADES En los SUPERCADES de las Localidades de Suba, 20 de Julio, Movilidad, CAD y Usaquén, se pegaron en la cartelera, afiches con la información de convocatoria de la Audiencia de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, por ser puntos de interés y convergencia de una gran cantidad de usuarios. 2.4.5 Invitación Representantes de la Ciudadanía: A los representantes de la ciudadanía se les envío tarjeta personalizada, por correo postal, a la dirección registrada a la CRC. Imagen 9: Invitación especial enviada por correo físico

Fuente: ComunityManager CRC 2.4.5 Medios de Comunicación: Free Press Con comunicados de prensa y notas informativas se divulgó la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas y las mesas preparatorias para industria y usuarios. Boletín del Consumidor La divulgación a través de este medio se dio en dos oportunidades en horario triple A por canales de amplia difusión nacional tales como RCN y Caracol TV, durante la emisión de los noticieros de las 7:00 p.m. La última emisión se dio el 22 de mayo. Dichos videos se pueden consultar en la página Web de la Entidad y canal Youtube.

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Imagen 10: Invitación publicada por el Boletín del consumidor

Fuente: Youtube: http://youtu.be/2J468aIyclA Información enviada al Boletín del Consumidor: Título: Mesa de trabajo para la industria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) y postales, preparatoria para la Rendición de Cuentas – Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC) Fecha: Jueves 3 de mayo de 2012 Lugar: Regionales del SENA a nivel nacional Hora: 8 a.m. Inscripciones: www.crcom.gov.co/eventos Teléfono: 3198300 ext. 8355 018000919278 rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co Mayores informes: Teléfono: 3198300 ext. 8355 018000919278 rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co www.crcom.gov.co

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Título: Mesa de trabajo para usuarios de servicios de comunicaciones, veedurías ciudadanas y autoridades de control, preparatoria para la Rendición de Cuentas – Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC) Fecha: Viernes 4 de mayo de 2012 Lugar: Regionales del SENA a nivel nacional Hora: 2 p.m. Inscripciones: www.crcom.gov.co/eventos Teléfono: 3198300 ext. 8355 018000919278 rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co Mayores informes: Teléfono: 3198300 ext. 8355 018000919278 rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co www.crcom.gov.co Título: Audiencia Pública de Rendición de Cuentas - Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC) Fecha: Jueves 24 de mayo de 2012 Lugar: Hotel Royalpark Metrotel (Calle 74 No. 13-27), Bogotá D.C. Hora: 8 a.m. Inscripciones: www.crcom.gov.co/eventos Teléfono: 3198300 ext. 8355 018000919278 rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co Mayores informes: Teléfono: 3198300 ext. 8355 018000919278 rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co www.crcom.gov.co

Red de emisoras de la Policía Nacional Con la Policía Nacional y su red de emisoras en todo el país se hizo un acercamiento para la divulgación de la información. La Policía Nacional grabó un comercial, sin costo para la CRC, que transmitió en diferentes horarios en las 28 emisoras que tienen en el país. Puede consultarse la mención en la emisora de la Policía Nacional en el siguiente link: www.crcom.gov.co/recursos_user/rendcuentas_ponal.mp3

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Imagen 11: Evidencia de envío de información a la Policía Nacional

Fuente: Asesora de Prensa CRC. Nota de prensa:

CRC REALIZARÁ EL 24 DE MAYO RENDICIÓN DE CUENTAS 2011 A LA CIUDADANÍA

Bogotá D.C, 22 de abril de 2012. La Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC), en cumplimiento del artículo 33 de la Ley 489 de 1988, realizará el 24 de mayo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas CRC 2011: “Revisión en todos los sentidos”, en el Hotel Royalpark Metrotel (Calle 74 No. 13-27), Bogotá D.C. Para participar e inscribirse en la Audiencia Pública se pueden inscribir llamando a los siguientes teléfonos: (1) 3198300 ext. 8355, 018000919278 o escribiendo al correo electrónico: rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co. También se puede participar a través de las redes sociales: Twitter (@CRCCol) y Facebook (https://www.facebook.com/CRCCol). Previo a la Audiencia Pública, la CRC llevará a cabo unas mesas de trabajo preparatorias, dirigidas a la industria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) y postal; y a los usuarios de servicios de comunicaciones, veedurías ciudadanas y autoridades de control, con el fin de tener un diálogo con dichas partes sobre la labor de la Entidad. Es importante destacar que las audiencias públicas son espacios de encuentro y reflexión con la ciudadanía, en donde se socializan los resultados de la gestión de cada entidad durante un período determinado. --Mayor información de Prensa: www.crcom.gov.co E-mail: atencioncliente@crcom.gov.co Oficina de prensa CRC: Amilde Frías Rincón. Tel. +57 1 3198300 ext. 8332 E-mail: amilde.frias@crcom.gov.co.

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Comunicado de prensa: CRC REALIZARÁ EL 24 DE MAYO RENDICIÓN DE CUENTAS 2011 A LA CIUDADANÍA Bogotá D.C, 14 de mayo de 2012. La Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC), en cumplimiento del artículo 33 de la Ley 489 de 1988, realizará el 24 de mayo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas CRC 2011: “Revisión en todos los sentidos”, en el Hotel Royalpark Metrotel (Calle 74 No. 13-27), en Bogotá. Los interesados en participar en la Audiencia Pública se pueden inscribir llamando a los siguientes teléfonos: (1) 3198300 ext. 8355, 018000919278 o escribiendo al correo electrónico: rendiciondecuentascrc@crcom.gov.co. También se puede participar a través de las redes sociales: Twitter (@CRCCol), con el hastag #rendiciondecuentasCRC y Facebook (https://www.facebook.com/CRCCol). Las personas que se encuentren fuera de Bogotá pueden participar en vivo a través de la página web: www.crcom.gov.co La CRC realizó unas mesas de trabajo preparatorias a la Audiencia Pública, dirigidas a la industria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) y postal; y a los usuarios de servicios de comunicaciones, veedurías ciudadanas y autoridades de control, para tener un diálogo con dichas partes sobre la labor de la Entidad. Las dos mesas de trabajo se realizaron a inicios del mes de mayo en las regionales del SENA a nivel nacional. Cabe resaltar que la CRC es una unidad administrativa especial sin personería jurídica, adscrita al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La CRC, fundamentada en sus principios, valores, profesionalismo, imparcialidad, transparencia y altos estándares de calidad, promueve la competencia y la inversión mediante la construcción de mercados competitivos en el sector de TIC, con el fin de generar condiciones que permitan que la población tenga acceso a la sociedad de la información y se apropie de sus beneficios Es importante destacar que las audiencias públicas son espacios de encuentro y reflexión con la ciudadanía, en donde se socializan los resultados de la gestión de cada entidad durante un período determinado. --Mayor información de Prensa: www.crcom.gov.co E-mail: atencioncliente@crcom..co Oficina de prensa CRC: Amilde Frías Rincón. Tel. +57 1 3198300 ext. 8332 E-mail: amilde.frias@crcom.gov.co

- Invitación a medios de comunicación: Se envió correo electrónico a los periodistas que están en la base de datos de comunicación externa de la Entidad. Durante el desarrollo de la audiencia estuvo presente el periodista del Noticiero CM&.

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Imagen 12: Invitación enviada a medios de prensa

Fuente: Asesora de prensa CRC. 2.5 Desarrollo logístico del evento Con el fin de tener un buen desarrollo del evento, la Entidad apropió recursos del contrato de arrendamiento 025 de 2012. Se contrató un salón en el Hotel Royal Park Metrotel, el cual proporcionó la organización logística necesaria, tal como internet inalámbrico, micrófonos, sonido, acomodación en aula entre otros. 2.5.1 Orden del día Durante el proceso de preparación y establecimiento de la logística, se determinó que el orden del día de la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la Vigencia 2011 sería la siguiente: AGENDA 08:00 -08:30 a.m. Registro de participantes 8:30 a 10:00 a.m. Instalación y presentación del Informe de Rendición de Cuentas a cargo de CARLOS ANDRÉS REBELLÓN, Director Ejecutivo de la CRC. 10:00 a 10:15 a.m. Pausa 10:15 a 11:30 a.m Intervención de los ciudadanos 11:30 – 12:00 m. Evaluación y cierre de la audiencia.

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2.5.2 Presentación Como una tarea conjunta entre el Director Ejecutivo, los responsables de los procesos en la Entidad, y el equipo de trabajo de la CRC, se definieron los temas que se presentarían en la mencionada audiencia, para lo cual se solicitó a la correspondiente información a los coordinadores de los diferentes grupos de trabajo de la Entidad. La presentación fue elaborada bajo los parámetros establecidos en la cuarta guía de elaboración de audiencias de rendición de cuentas. La presentación fue efectuada por el Director Ejecutivo de la Entidad y contó con el apoyo de los Comisionados en temas puntuales que así lo requirieron. La presentación se encuentra publicada en la página Web de la Entidad, en el micrositio de la rendición de cuentas www.crcom.gov.co/rendicion2011 creado para dar a conocer toda la información relacionada con la Audiencia de Rendición de Cuentas. 2.5.3 Asistentes Presenciales en Lugar. Dentro de los asistentes en forma presencial a la Audiencia se encuentran Vocales de Control de diferentes localidades de Bogotá y la Mesa Cundinamarca, representantes de proveedores de redes y servicios y operadores postales, tales como Precom, Colombia Móvil, ASR Global, Avantel, Encoexpress, Servientrega, Positive, Sende Express, Media Telecom; También asistieron designados por empresas del Estado como Agencia Nacional del Espectro, Departamento Nacional de Planeación. Así mismo se contó con la presencia de asociaciones de usuarios como ASUCOM. De otra parte se evidenció la presencia organizaciones especializadas como Achiet, Acero Montoya Abogados. 2.5.4 Divulgación durante la Audiencia Con el fin de obtener una mayor participación en la mencionada audiencia la Entidad dispuso de diferentes alternativas tecnológicas que brindara una mayor participación de usuarios en la audiencia, entre ellos Redes Sociales como Facebook y twiter y a través de la página dispuso el servicio de Streming que permitió la transmisión del evento en directo (Tiempo real). A Continuación de muestran diferentes pantallazos de lo antes mencionado: 2.5.5 Transmisión del evento en página web Para dar cobertura a los usuarios de la CRC que no pudieron asistir a la audiencia de rendición de cuentas, la CRC dispuso en su página web, de la transmisión del evento a través de videostreaming, para que los usuarios habituales y ocasionales conocieran los temas adelantados.

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Imagen 13: Medición de usuarios visualizando transmisión en vivo

Fuente: plataforma de streaming utilizada por la CRC. www.ustream.tv 2.5.6 Participación en redes sociales Durante la mesa preparatoria de usuarios, la CRC dispuso atención a inquietudes y preguntas, comentarios a través de la red social Facebook, enlazando la señal de transmisión en vivo. Según la medición del aplicativo social, el alcance de dicha comunicación llegó (leído y abierto) a 496 personas, siendo un 32% del total de seguidores de la red social en ése momento. Imagen 14: Interacción en Facebook – Mesa de usuarios del 4 de mayo

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Fuente: Facebook CRC: www.facebook.com/crccol

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Así mismo el 24 de mayo, la CRC dispuso de atención a inquietudes, preguntas y comentarios a través de la red social Facebook, enlazando la señal de transmisión en vivo. Según la medición del aplicativo social, el alcance de dicha comunicación llegó (leído y abierto) a 298 personas, siendo éste un 24% del total de seguidores de la red social. Imagen 15: Post para comentarios y preguntas en Facebook audiencia 24 mayo

Fuente: Facebook CRC: www.facebook.com/crccol En cuanto a la red social Twitter, se atendieron las preguntas de usuarios y se divulgó la informacion: Imagen 16: Publicaciones sobre el evento en Twitter

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Fuente: Twitter CRC: www.twitter.com/CRCcol Imagen 17: Interacción con el hashtag #rendicioncuentas en Twitter y la cuenta @CRCcol

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Fuente: Twitter CRC: www.twitter.com/CRCcol Imagen 18: Preguntas para ser resueltas por la CRC en la Rendición de Cuentas

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Fuente: Twitter CRC: www.twitter.com/CRCcol Link video respuesta de la Comisionada: http://vimeo.com/42804337

Resumen Ejecutivo Audiencia de rendición de cuentas Vigencia 2011. Aym/Bms Revisión No. 3

Fecha actualización: 22/06/2012 Página 26 de 28 Aprobado por: Director Ejecutivo

Revisado por: Zoila Vargas Mesa Fecha revisión: 22/06/2012 Fecha de vigencia: 31/07/11


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3. CONCLUSIONES  A través de estos espacios de interacción, la Entidad conoció diferentes inquietudes de los ciudadanos, las cuales quedaron contempladas en documento de preguntas y respuestas de la Audiencia de Rendición de Cuentas de la Vigencia 2011.  El evento se realizó de acuerdo a lo establecido en la Ley 489 de 1998.  La CRC contó con el apoyo del SENA, lo cual evidencia compromiso institucional y sectorial.  El nivel de satisfacción del evento fue bueno de acuerdo con los resultados de la encuesta que realizó la Entidad para tal efecto. 4,8 4,6 4,4 4,2 4 3,8 3,6

4,3

4,3

4

4,4

4,8

4,5 4,4

Se obtiene un resultado total de satisfacción de 4.4 puntos sobre 5. De acuerdo con los datos arrojados en la gráfica, para el próximo año se debe trabajar más en el ítem de metodología de participación, toda vez que es el criterio que se evidencia una oportunidad de mejora, aunque dentro del rango alto de satisfacción.

Resumen Ejecutivo Audiencia de rendición de cuentas Vigencia 2011. Aym/Bms Revisión No. 3

Fecha actualización: 22/06/2012 Página 27 de 28 Aprobado por: Director Ejecutivo

Revisado por: Zoila Vargas Mesa Fecha revisión: 22/06/2012 Fecha de vigencia: 31/07/11


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4. ANEXOS Los anexos del presente informe son virtuales y se pueden consultar en la página Web de la Entidad en el link destinado para la rendición de cuentas 2011. www.crcom.gov.co/rendicion2011 En éste portal podrá encontrar el siguiente contenido que, hace parte de éste documento: a) Grabación en video – convocatoria a la mesa preparatoria de industria del Director Ejecutivo. b) Grabación en video – convocatoria a la mesa preparatoria de usuarios del Director Ejecutivo. c) Grabación en video – nota de prensa del boletín del consumidor d) Grabación en video – mesa preparatoria de usuarios desarrollada a través del sistema de videoconferencia del Sena. e) Grabación en video - 2 bloques – audiencia de rendición de cuentas 24 mayo 2012. f) Grabación audio - audiencia de rendición de cuentas 24 mayo 2012. g) Presentación general - audiencia de rendición de cuentas 24 mayo 2012. h) Respuesta en video – Comisionada (e) María del Pilar Torres, respondiendo a usuario de Twitter. 24 mayo 2012. i) Documento de preguntas y respuestas.

Resumen Ejecutivo Audiencia de rendición de cuentas Vigencia 2011. Aym/Bms Revisión No. 3

Fecha actualización: 22/06/2012 Página 28 de 28 Aprobado por: Director Ejecutivo

Revisado por: Zoila Vargas Mesa Fecha revisión: 22/06/2012 Fecha de vigencia: 31/07/11

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