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Dematérialisation des documents RH Pour toute information complémentaire concernant la dématérialisation de documents de ressources humaines, visitez : http://dematerialisationdocumentsrh.com Conditions pour réussir la phase de conception pour la dématérialisation de ses documents RH

Comme on ne le dira jamais assez, toute entreprise tire des avantages certains dans la dématérialisation de ses documents, particulièrement dans la gestion des ressources humaines. Secteur très névralgique et sensible de l’entreprise, un archivage électronique peut être un gage indéniable de performance, s’il est réussi. Comme tout changement notable, certaines conditions doivent être remplies, pour que la dématérialisation des RH soit une réussite, surtout durant la phase de la conception et de la préparation du projet. Il est fortement conseillé pour les entreprises de se faire assister et accompagner par des structures spécialisées dans ce processus très sensible.

Les documents à dématérialiser

Tous les documents utilisés pour la gestion des ressources humaines d’une société peuvent être dématérialisés : Contrats de travail et les avenants, lettre d’embauche, documents et correspondances entre l’employeur et l’employé, fiches d’évaluation, notes de frais…. L’intégralité du dossier individuel de chaque employé peut être archivée électroniquement. Il est important que les documents à dématérialiser soient exhaustivement identifiés, car on ne peut « récoler que ce que l’on a semé », en d’autres termes, on ne pourra consulter que ce que l’on a dématérialisé et stocké. Cette étape peut également, vous permettre de repérer la paperasserie inutile dans la gestion de vos ressources humaines. Le choix des méthodes et outils à utiliser Plusieurs méthodes et outils de dématérialisation sont à la disposition de l’entreprise. D’abord, l’entreprise peut décider de procéder elle-même à la dématérialisation de ses documents ou externaliser cette tâche. Dans le cas où elle décide elle-même de procéder à la dématérialisation, elle doit choisir la procédure de mise sous forme électronique, de stockage, de consultation, de sécurisation et de restitution des documents électroniques. Ensuite, il faut tester sur un échantillon, en simulant la réalité, l’adéquation de la méthode avec la gestion quotidienne et les perspectives d’évolution de l’entreprise. Ces choix doivent être opérés en prenant en compte les particularités de l’entreprise (petites ou moyenne entreprise, site unique ou plusieurs sites distants, multiples législations, etc.), de la nature des documents à conserver électroniquement, de la fréquence d’interrogation des données et enfin du budget disponible.

La configuration des habilitations

Une dématérialisation réussie permet aux utilisateurs d’accéder aux informations dont ils ont besoin et surtout,

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auxquelles ils sont habilités à avoir accès. Une bonne configuration des habilitations et droits d’accès aux informations archivées électroniquement, est donc indispensable. Pour ce faire, il faut définir successivement : les différentes habilitations possibles. (Création, Consultation, Modification, Suppression), la hiérarchie de leur utilisation et les personnes qui ont droit à chaque habilitation, pour chaque degré de hiérarchie.

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