Issuu on Google+

U-Time

Versie: 1.0 Datum: 14/04/2009 Status: Final

Cosmo Time website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

INHOUDSTABEL INHOUDSTABEL ........................................................................................................................... 2 LIJST VAN FIGUREN ...................................................................................................................... 4 AANMELDEN BIJ U-TIME WEB ...................................................................................................... 6 BEGINSCHERM ............................................................................................................................. 7 OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UW REKENING ............................... 9 BOEKINGEN ............................................................................................................................... 10 ................................................................................................................................. 10 Opmerking ................................................................................................................................ 12 ................................................................................................................................. 13 Opmerking ................................................................................................................................ 14 Raadpleging van de boekingen van deze week ...................................................... 15 Raadpleging van de ‘afwezigheid’ - tellers ............................................................. 15 ................................................................................................................................. 16 ................................................................................................................................. 16 Raadpleging van de jobs van deze week........................................................................................... 17 AFWEZIGHEID ............................................................................................................................ 18 Keuze van de datum van de afwezigheid.......................................................................................... 18 Voor één dag ................................................................................................................................. 18 Voor een periode .......................................................................................................................... 19 Opmerking ................................................................................................................................ 19 Periode in de dag van de afwezigheid .............................................................................................. 20 Reden van afwezigheid ..................................................................................................................... 22 Aanvraag afwezigheid verzenden. .................................................................................................... 23 Aanvraag aanwezigheden consulteren. ............................................................................................ 24

Opmerking ................................................................................................................................ 25 Behandelde afwezigheidsaanvragen ................................................................................................ 26 Opmerking ................................................................................................................................ 27 Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 2 van 42 Helpdesk: (0903 02733)

INHOUDSTABEL

Aanvraag afwezigheid annuleren. .................................................................................................... 25


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

RAPPORTEN ............................................................................................................................... 28 Default............................................................................................................................................... 30 PDF .................................................................................................................................................... 30 Opmerking: ............................................................................................................................... 31 HTML ................................................................................................................................................. 31 XML ................................................................................................................................................... 31 CSV .................................................................................................................................................... 32 HISTORIEK ................................................................................................................................. 33 Rectificatie ........................................................................................................................................ 34 Behandelde vraag voor rectificatie ................................................................................................... 35 Opmerking ................................................................................................................................ 36 KALENDER ................................................................................................................................. 37 AANWEZIGEN ............................................................................................................................ 39 PROFIEL ..................................................................................................................................... 40 Wachtwoord ..................................................................................................................................... 40 Taal .................................................................................................................................................... 41 INDEX ........................................................................................................................................ 42

INHOUDSTABEL

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 3 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

LIJST VAN FIGUREN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 4 van 42 Helpdesk: (0903 02733)

LIJST VAN FIGUREN

FIGUUR 1 BEGINSCHERM GEBUIKER ................................................................................................................................ 7 FIGUUR 2 WELKOMINFORMATIE VERDWIJNT..................................................................................................................... 7 FIGUUR 3 BEGINSCHERM MET BIJKOMENDE OPTIES ............................................................................................................ 8 FIGUUR 4 INKLOKKEN ................................................................................................................................................. 11 FIGUUR 5 UITKLOKKEN ............................................................................................................................................... 11 FIGUUR 6 ONTKOPPELING SERVER, TOEGESTANE TIJD OVERSCHREDEN .................................................................................. 12 FIGUUR 7 IDENTIEKE BOEKING IN/UIT........................................................................................................................... 12 FIGUUR 8 OP DIENSTREIS ............................................................................................................................................ 13 FIGUUR 9 TERUG VAN DIENSTREIS ................................................................................................................................. 14 FIGUUR 10 IDENTIEKE BOEKING DIENSTREIS .................................................................................................................... 14 FIGUUR 11 CONSULTATIE BOEKINGEN HUIDIGE WEEK ....................................................................................................... 15 FIGUUR 12 OVERZICHT 'AFWEZIGHEID' - TELLERS ............................................................................................................. 15 FIGUUR 13 EEN JOB BEGINNEN .................................................................................................................................... 16 FIGUUR 14 LOPENDE JOB ............................................................................................................................................ 16 FIGUUR 15 DE LOPENDE JOB STOPPEN ........................................................................................................................... 16 FIGUUR 16 DE LAATSTE JOB HERNEMEN ......................................................................................................................... 17 FIGUUR 17 OVERZICHT JOBS VAN DEZE WEEK .................................................................................................................. 17 FIGUUR 18 STANDAARDSCHERM AFWEZIGHEID ............................................................................................................... 18 FIGUUR 19 AFWEZIGHEID ÉÉN DAG ............................................................................................................................... 18 FIGUUR 20 KEUZE VAN DE DATUM ................................................................................................................................ 19 FIGUUR 21 AFWEZIGHEID VOOR EEN PERIODE ................................................................................................................. 19 FIGUUR 22 AFWEZIGHEID VOOR EEN PERIODE, NIET VOLGENS UURROOSTER.......................................................................... 20 FIGUUR 23 VOLLEDIGE DAG AFWEZIGHEID ...................................................................................................................... 20 FIGUUR 24 AFWEZIGHEID VOORMIDDAG OF NAMIDDAG.................................................................................................... 21 FIGUUR 25 AFWEZIGHEID EXTRA .................................................................................................................................. 21 FIGUUR 26 ZONE REDEN VAN AFWEZIGHEID ................................................................................................................... 22 FIGUUR 27 REDEN AFWEZIGHEID .................................................................................................................................. 22 FIGUUR 28 AFWEZIGHEID VERZENDEN / CONSULTEREN ..................................................................................................... 23 FIGUUR 29 AANVRAAG VOOR AFWEZIGHEID IS VERZONDEN ............................................................................................... 23 FIGUUR 30 CONSULTATIE OVERZICHT AANGEVRAAGDE AFWEZIGHEDEN ................................................................................ 24 FIGUUR 31 DETAIL AANGEVRAAGDE AFWEZIGHEID ........................................................................................................... 24 FIGUUR 32 AANVRAAG VOOR AFWEZIGHEID ANNULEREN .................................................................................................. 25 FIGUUR 33 AANVRAAG AFWEZIGHEID NIET GEREGISTREERD ............................................................................................... 25 FIGUUR 34 NIEUWE BERICHTEN ................................................................................................................................... 26 FIGUUR 35 AFWEZIGHEIDSAANVRAAG AANVAARD ........................................................................................................... 26 FIGUUR 36 AFWEZIGHEIDSAANVRAAG GEWEIGERD .......................................................................................................... 27 FIGUUR 37 OVERZICHT AANVRAAG RAPPORTEN ............................................................................................................... 28 FIGUUR 38 KEUZE DATUM RAPPORTEN .......................................................................................................................... 29 FIGUUR 39 SOORTEN RAPPORTEN................................................................................................................................. 29 FIGUUR 40 FORMAAT VAN HET RAPPORT ....................................................................................................................... 29 FIGUUR 41 RAPPORT BOEKING ONDER DEFAULT FORMAAT ............................................................................................... 30 FIGUUR 42 RAPPORT BOEKING IN PDF FORMAAT ............................................................................................................ 30 FIGUUR 43 ACROBAT READER DOWNLOADEN ................................................................................................................. 31 FIGUUR 44 RAPPORT ALLE JOBS VAN DE MAAND IN HTML FORMAAT.................................................................................. 31 FIGUUR 45 RAPPORT BOEKING IN XML FORMAAT GEOPEND IN EXCEL ................................................................................. 31 FIGUUR 46 RAPPORT ALLE JOBS VAN DE MAAND IN CSV FORMAAT GEOPEND IN EXCEL ........................................................... 32 FIGUUR 47 AANVRAAG RAPPORT BEVESTIGEN ................................................................................................................. 32


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

FIGUUR 48 OVERZICHT HISTORIEK ................................................................................................................................ 33 FIGUUR 49 KEUZE VAN DE DATUM VOOR DE HISTORIEK ..................................................................................................... 33 FIGUUR 50 OVERZICHT HISTORIEK MET DETAIL VAN DE DAG ............................................................................................... 34 FIGUUR 51 VERGETELHEID VAN BOEKING ....................................................................................................................... 34 FIGUUR 52 OVERZICHT HISTORIEK NA RECTIFICATIE .......................................................................................................... 35 FIGUUR 53 NIEUWE BERICHTEN ................................................................................................................................... 35 FIGUUR 54 RECTIFICATIE AANVAARD ............................................................................................................................. 36 FIGUUR 55 RECTIFICATIE GEWEIGERD ............................................................................................................................ 36 FIGUUR 56 OVERZICHT KALENDER ................................................................................................................................ 37 FIGUUR 57 AANVRAAG AFWEZIGHEID VANUIT DE KALENDER .............................................................................................. 37 FIGUUR 58 KALENDER VOLGEND JAAR ........................................................................................................................... 38 FIGUUR 59 OVERZICHT AANWEZIGEN ............................................................................................................................ 39 FIGUUR 60 OVERZICHT FUNCTIES PROFIEL ...................................................................................................................... 40 FIGUUR 61 WACHTWOORD WIJZIGEN............................................................................................................................ 40 FIGUUR 62 BEVESTIGING WIJZIGING WACHTWOORD......................................................................................................... 41 FIGUUR 63 WIJZIGING TAAL ........................................................................................................................................ 41 FIGUUR 64 TAAL VAN HET SCHERM IS GEWIJZIGD ............................................................................................................. 41

LIJST VAN FIGUREN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 5 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

AANMELDEN BIJ U-TIME WEB U hebt een toegang als “Eindgebruiker (simple user)” gekregen tot de applicatie U-Time Web. U gaat naar de site: https://utime.cosmotime.be

U vult de ID Code en het wachtwoord in dat u gekregen hebt van Cosmo Time.

AANMELDEN BIJ U-TIME WEB

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 6 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

BEGINSCHERM Nadat u uw ID Code en uw Wachtwoord heeft ingegeven komt u in het beginscherm van de tijdsregistratie. Dit scherm ziet er verschillend uit naargelang uw functie en toelatingen binnen het systeem van de tijdsregistratie.

In het onderstaande voorbeeld ziet u een scherm waar u als Gebruiker aangelogd bent, uw functie en ID code staan vermeld bij de welkom informatie ( ). U kunt alleen gegevens inbrengen/consulteren/rapporteren‌ voor eigen rekening.

Figuur 1 Beginscherm Gebuiker

De welkom informatie verdwijnt zodra u op een knop klikt

BEGINSCHERM

Figuur 2 Welkominformatie verdwijnt

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 7 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Er zijn een aantal optionele mogelijkheden die, indien de administrator deze voor u voorzien heeft, bijkomende knoppen beschikbaar stellen:  

Dienstreis ( Jobs ( )

)

Figuur 3 Beginscherm met bijkomende opties

BEGINSCHERM

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 8 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UW REKENING

Boekingen – Afwezigheid – Rapporten – Historiek – Kalender – Aanwezigen – Profiel

OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UW REKENING

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 9 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

BOEKINGEN Onderstaande tabel geeft een overzicht van de beschikbare knoppen voor de functie “Boekingen”. Registratie van aankomst en vertrek. Registratie van vertrek en terugkeer van een dienstreis. Raadpleging van de boekingen van de huidige week. Raadpleging van de ‘afwezigheid’- tellers. Met een nieuwe job beginnen. Deze knop is niet beschikbaar als u als afwezig geregistreerd staat. De laatste job hernemen. Deze knop is niet beschikbaar als u als afwezig geregistreerd staat. Deze knop is niet beschikbaar indien u nog nooit een job gestart hebt. De lopende job stoppen Consultatie van de jobs van de huidige week

Als u op deze knop klikt, wijzigt u uw status van afwezig naar aanwezig en omgekeerd. Wanneer u in- of uitklokt, krijgt u de bevestiging van het tijdstip en de aard van de registratie. U krijgt eveneens het dagsaldo en het totale saldo. U kunt uw huidige status aflezen rechts bovenaan het scherm onder info

BOEKINGEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 10 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Figuur 4 Inklokken

Figuur 5 Uitklokken

Merk op dat er steeds een voorziene tijdstip voor het einde van de sessie weergegeven wordt ( ). Dit betekent dat de verbinding met de server uit veiligheidsoverwegingen automatisch zal afgebroken worden indien u voor het vermelde tijdstip geen andere handelingen via U-Time Web uitvoert. U kan zelf ook van de server afloggen door te klikken op

. Uw status wijzigt

hierdoor niet. Wil u terug in- of uitklokken, dan dient u zich via de server opnieuw aan te melden.

BOEKINGEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 11 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

In onderstaande figuur ziet u het scherm dat u krijgt wanneer u automatisch afgemeld wordt van de server.

Figuur 6 Ontkoppeling server, toegestane tijd overschreden

Opmerking Indien u niet voldoende tijd laat tussen in- en uitklokken, krijgt u onderstaande melding. Dit is tevens een beveiliging indien u vb al ingeklokt heeft en u zou verkeerdelijk een tweede keer op klikken, dan wordt dit niet als uitklokken geĂŻnterpreteerd, u krijgt een melding dat de boeking identiek is aan de vorige en uw boeking wordt niet in rekening gebracht. U krijgt dezelfde foutmelding indien u twee maal na elkaar wil uitklokken, ook deze boeking wordt niet in rekening gebracht.

Figuur 7 Identieke boeking IN/UIT

BOEKINGEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 12 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

U kunt aanduiden dat u op dienstreis bent, door te klikken op de knop U krijgt de bevestiging van het tijdstip en de aard van de registratie. U krijgt eveneens het dagsaldo en het totale saldo. Rechts bovenaan het scherm onder Info kunt u uw status aflezen.

Figuur 8 Op dienstreis

Door nogmaals te klikken op de knop

geeft u aan dat u terug bent van dienstreis, uw

status is dan terug zoals vóór de dienstreis.

BOEKINGEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 13 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Figuur 9 Terug van dienstreis

Opmerking Indien u niet voldoende tijd laat tussen het vertrek op dienstreis en de terugkomst van dienstreis, krijgt u onderstaande melding. Dit is tevens een beveiliging indien u vb al aangeduid heeft dat u op dienstreis vertrekt en u zou verkeerdelijk een tweede keer op

klikken, dan wordt dit niet

als een terugkomst van dienstreis geĂŻnterpreteerd, u krijgt een melding dat de boeking identiek is aan de vorige en uw boeking wordt niet in rekening gebracht. U krijgt dezelfde foutmelding indien u twee maal na elkaar wil aanduiden dat u terugkomt van dienstreis, ook deze boeking wordt niet in rekening gebracht.

Figuur 10 Identieke boeking dienstreis

BOEKINGEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 14 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Raadpleging van de boekingen van deze week Wanneer u op de knop Consultatie voor de raadpleging van de boekingen van deze week klikt, krijgt u een overzicht van de de boekingen die u gedurende de lopende week deed:  

U ziet hoe laat u in- of uitklokte U ziet het saldo per dag. Het saldo toont de tijd die u deze dag nog moet werken om uw aantal geplande uren te presteren. U ziet het totale saldo. Het saldo maakt de som van alle vorige dagsaldo’s, dit geeft dus steeds een up-to-date situatie weer van de te presteren uren om op 0 te komen.

Figuur 11 Consultatie boekingen huidige week

Raadpleging van de ‘afwezigheid’ - tellers Wanneer u op de knop Consultatie voor de raadpleging van de van de ‘afwezigheid’ – tellers klikt, krijgt u een overzicht van uw afwezigheden. U ziet de registratie van de afwezigheid voor de huidige dag en het totaal van uw afwezigheden zoals momenteel geregistreerd tot het einde van het jaar.

BOEKINGEN

Figuur 12 Overzicht 'afwezigheid' - tellers Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 15 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Indien u op de knop Start klikt, dan kunt u aanduiden aan welke job u gaat werken. U dient een contract en een activiteit aan te duiden. Beide zijn keuzelijsten. Indien gewenst kan u ook commentaar toevoegen. Vervolgens klikt op de knop .

Figuur 13 Een job beginnen

U krijgt dan de informatie dat u een lopende job hebt met vermelding van het contract en de activiteit.

Figuur 14 Lopende job

Door op deze knop te klikken, stopt u de tijdsregistratie voor de lopende job. U krijgt de informatie ivm contract en activiteit voor de lopende job, vervolgens klikt u op de knop .

Figuur 15 De lopende job stoppen

BOEKINGEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 16 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Wanneer u stopt met een job wordt de knop Stop vervangen door de knop . Door op deze knop te klikken herneemt u de laatste job. De gegevens ivm contract en activiteit worden weergegeven. U hoeft dan geen contract of activiteit aan te duiden, de gegevens van de laatste job worden automatisch geregistreerd wanneer u vervolgens klikt op de knop .

Figuur 16 De laatste job hernemen

Raadpleging van de jobs van deze week Wanneer u klikt op de knop Consultatie van de jobs van deze week, krijgt u een overzicht van de jobs waaraan u de laatste week werkte. U krijgt volgende informatie       

Begin- en eindtijd Datum Contract Activiteit Duurtijd Totale tijd Eventuele commentaar

BOEKINGEN

Figuur 17 Overzicht jobs van deze week Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 17 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

AFWEZIGHEID Alle afwezigheden worden automatisch in U-time bijgehouden zodat het voor u en de beheerders van U-time op elk moment duidelijk is wanneer u afwezig bent geweest en om welke reden, ook de totalen worden automatisch bijgehouden (vb. u weet steeds precies hoeveel vakantiedagen u reeds heeft opgenomen). Elke afwezigheid dient aangevraagd te worden. U klikt op afwezigheden en u krijgt onderstaand scherm, waarin u 3 zones dient in te vullen: Datum – Periode – Reden.

Datum Periode Reden

Figuur 18 Standaardscherm afwezigheid

Keuze van de datum van de afwezigheid Hier kunt u aanduiden of u afwezig zal zijn voor één dag of voor meerdere dagen (voor een periode). Voor één dag

AFWEZIGHEID

Figuur 19 Afwezigheid één dag Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 18 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

U duidt de optie “Voor een dag” aan en vervolgens klikt u in het vakje met de datum om een datum aan te duiden.

volgend jaar volgende maand

geen datum kiezen vorig jaar vorige maand

terug naar vandaag

Figuur 20 Keuze van de datum

Voor een periode

Figuur 21 Afwezigheid voor een periode

U duidt de optie “Voor een periode” aan. U duidt de eerste en de laatste dag van uw afwezigheid aan (zie uitleg in figuur 11).

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 19 van 42 Helpdesk: (0903 02733)

AFWEZIGHEID

Opmerking Indien u aanduidt dat u voor een periode afwezig zal zijn, dan wordt een bijkomend vak zichtbaar, namelijk het vak volgens uurrooster. Dit betekent dat u uw afwezigheid plant overeenkomstig het uurrooster dat op u van toepassing is tijdens de aangegeven periode.


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Figuur 22 Afwezigheid voor een periode, niet volgens uurrooster

Indien u uw afwezigheid niet plant overeenkomstig uw uurrooster, dan kan u in dit scherm aanduiden op welke dagen u afwezig zal zijn tijdens de aangegeven periode.

Periode in de dag van de afwezigheid Standaard is aangeduid dat een volledige dag afwezigheid aangevraagd wordt

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

AFWEZIGHEID

Figuur 23 Volledige dag afwezigheid

Pagina 20 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

U kunt echter ook aanduiden dat u een voormiddag of een namiddag afwezigheid aanvraagt. Dan worden er in de zone voor de Reden van de afwezigheid bijkomende vakken aanklikbaar (“Aanvulling” en “Uur”)

Figuur 24 Afwezigheid voormiddag of namiddag

Indien u “Extra” aanduidt, ziet u een bijkomend vak “Uur” in de zone voor de Reden van de afwezigheid.

AFWEZIGHEID

Figuur 25 Afwezigheid Extra

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 21 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

De optie “Aanvulling” dient om de reeds gepresteerde uren van de dag aan te vullen tot het normaal te presteren aantal, ingeval u de dienst vroeger hebt verlaten, vb wegens een arbeidsongeval.

Reden van afwezigheid In de zone voor de Reden van de afwezigheid vult u het type afwezigheid in en of het een voltijdse afwezigheid is overeenkomstig de periode van de afwezigheid. Indien u in de “Periode van afwezigheid” “Extra” aangeduid heeft vult u het uur van de afwezigheid in. In het vak “Commentaar” kunt u eventuele opmerkingen toevoegen.

Figuur 26 Zone Reden van afwezigheid

Na “Type” ziet u een vak “Keuze”,, in deze keuzelijst duidt u de reden van de afwezigheid aan.

AFWEZIGHEID

Figuur 27 Reden afwezigheid

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 22 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Aanvraag afwezigheid verzenden. Als alle informatie betreffende de afwezigheid ingevuld is, klikt u op de knop

om uw

aanvraag te bevestigen.

Figuur 28 Afwezigheid verzenden / consulteren

U krijgt de bevestiging dat de aanvraag geregistreerd werd, in afwachting van goedkeuring.

AFWEZIGHEID

Figuur 29 Aanvraag voor afwezigheid is verzonden

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 23 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Aanvraag aanwezigheden consulteren. Met de knop

kunt u een overzicht van alle aangevraagde, maar nog niet behandelde

afwezigheden zien. Zodra de aanvraag goedgekeurd of geweigerd werd, verdwijnt ze uit de lijst.

Figuur 30 Consultatie overzicht aangevraagde afwezigheden

Indien u op een aangevraagde afwezigheid klikt, dan ziet u de details van de aanvraag en kan u deze indien gewenst wijzigen.

Figuur 31 Detail aangevraagde afwezigheid

AFWEZIGHEID

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 24 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Aanvraag afwezigheid annuleren. In de zone “Reden van afwezigheid” kunt u het vak “Aanvraag om te annuleren” aanvinken. Indien u vanuit het overzicht van de aangevraagde afwezigheden de details van een afwezigheid had opgevraagd, dan zijn de juiste data en de details al ingevuld en hoeft u enkel op de knop te klikken om te bevestigen dat u uw aanvraag voor een afwezigheid annuleert. Indien gewenst kunt u in het vak “Commentaar” eventuele opmerkingen toevoegen.

Figuur 32 Aanvraag voor afwezigheid annuleren

Opmerking Indien u niet alle benodigde informatie heeft ingevuld, krijgt u een foutmelding. In onderstaand voorbeeld werd het type afwezigheid niet aangeduid. De aanvraag wordt dan niet geregistreerd.

AFWEZIGHEID

Figuur 33 Aanvraag afwezigheid niet geregistreerd Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 25 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Behandelde afwezigheidsaanvragen Zodra de afwezigheidsaanvraag behandeld werd, ziet u bij het aanmelden dat er nieuwe berichten zijn. U kan deze berichten lezen door op de tekst “nieuwe berichten” te klikken ( ) Merk op dat er in de navigatie zone van “Uw rekening” een functie bijgekomen is: Berichten (

)

Figuur 34 Nieuwe berichten

Voorbeeld van een aanvaarde afwezigheidsaanvraag.

Figuur 35 Afwezigheidsaanvraag aanvaard

AFWEZIGHEID

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 26 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Voorbeeld van een geweigerde afwezigheidsaanvraag.

Figuur 36 Afwezigheidsaanvraag geweigerd

Opmerking Deze berichten worden automatisch gewist. U kunt ze wel afdrukken door op de knop te klikken

AFWEZIGHEID

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 27 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

RAPPORTEN

Figuur 37 Overzicht aanvraag rapporten

U kan rapporten maken voor:   

uw boekingen uw jobs voor de maand alle jobs voor de maand

RAPPORTEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 28 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

U duidt een begin- en einddatum aan voor het rapport. volgend jaar volgende maand

geen datum kiezen vorig jaar vorige maand

terug naar vandaag

Figuur 38 Keuze datum rapporten

In de lijst duidt u aan welk rapport u aanvraagt.

Figuur 39 Soorten rapporten

U kan de rapporten onder verschillende vormen aanvragen:

Figuur 40 Formaat van het rapport

RAPPORTEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 29 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Default Dit rapport wordt geopend in U-time zelf

Figuur 41 Rapport Boeking onder Default formaat

Door te klikken op

keert u terug naar het programma u-time.

PDF Dit rapport wordt geopend in Acrobat Reader

RAPPORTEN

Figuur 42 Rapport Boeking in PDF formaat Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 30 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Opmerking: Indien u het rapport onder vorm van een PDF bestand wenst en u beschikt niet over Acrobat Reader, dan kan u dit programma downloaden door te op de onderstaande knop te klikken.

Figuur 43 Acrobat Reader downloaden

HTML Dit rapport is identiek aan het default rapport en opent zich in U-time zelf.

Figuur 44 Rapport Alle Jobs van de maand in HTML formaat

XML Dit rapport wordt opgeslagen onder het open XML formaat en kan gemakkelijk als een Excel werkblad weergegeven worden.

RAPPORTEN

Figuur 45 Rapport Boeking in XML formaat geopend in Excel Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 31 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

CSV Dit rapport wordt geopend met Excel

Figuur 46 Rapport Alle Jobs van de maand in CSV formaat geopend in Excel

Tenslotte klikt u op de knop Verzenden om het rapport aan te maken.

Figuur 47 Aanvraag rapport bevestigen

RAPPORTEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 32 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

HISTORIEK

Figuur 48 Overzicht Historiek

In het tabblad Historiek kan u het historisch overzicht van de tellers raadplegen en correcties aanvragen indien u vergeten bent om in- of uit te klokken. U klikt in het vak met de datum om in de kalender de datum aan te duiden waarvan u de historiek wil raadplegen. Met de grote pijlen

gaat u 2 weken vooruit of achteruit

volgend jaar volgende maand

geen datum kiezen vorig jaar vorige maand

terug naar vandaag

HISTORIEK

Figuur 49 Keuze van de datum voor de historiek

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 33 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

U krijgt onderstaand scherm.

Figuur 50 Overzicht historiek met detail van de dag

Rechts in het scherm ziet u de details van het de actieve dag. Standaard is dit de huidige dag, u kan echter ook de details zien van een door u gekozen dag door links in het overzicht te op deze datum te klikken

Rectificatie Merk op dat rechts in de details van de dag een melding gemaakt wordt in het rood indien u een oneven aantal boekingen heeft, dit wil zeggen dat u vergeten bent om in- of uit te klokken. U kan dit corrigeren door een vergetelheid van boeking te verzenden, dit vak bevindt zich in het bovenste gedeelte van het scherm historiek.

Figuur 51 Vergetelheid van boeking

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 34 van 42 Helpdesk: (0903 02733)

HISTORIEK

U vult het uur in en afhankelijk van de chronologie zal dit in U-time als in- of uitklokken ingevoerd worden. U kunt ook aanduiden dat u een dienstreis vergeten te registreren bent door het vakje dienstreis aan te vinken. Uren die als gevolg van een rectificatie ingevoerd zijn, zijn herkenbaar door het hekje (#) na het uur. Indien u deze dag selecteert ziet u onderaan de details van de correcties


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Figuur 52 Overzicht Historiek na rectificatie

Behandelde vraag voor rectificatie Zodra de aanvraag voor rectificatie behandeld werd, ziet u bij het aanmelden dat er nieuwe berichten zijn. U kan deze berichten lezen door op de tekst “nieuwe berichten” te klikken ( Merk op dat er in de navigatie zone van “Uw rekening” een functie bijgekomen is: Berichten (

) )

Figuur 53 Nieuwe berichten

HISTORIEK

Voorbeeld van een aanvaarde aanvraag voor rectificatie. Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 35 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

Figuur 54 Rectificatie aanvaard

Voorbeeld van een geweigerde aanvraag voor rectificatie.

Figuur 55 Rectificatie geweigerd

Opmerking Deze berichten worden automatisch gewist. U kunt ze wel afdrukken door op de knop te klikken

HISTORIEK

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 36 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

KALENDER In het tabblad Kalender krijgt u een overzicht van het lopende jaar.

Figuur 56 Overzicht Kalender

Dit overzicht geeft uw werkrooster met kleurcodes weer.

Als u met de muis een dag aanwijst, ziet u de betekenis van deze kleur De huidige maand en dag zijn in het blauw weergegeven

.

Indien u op een dag in de kalender klikt (vb maandag 10 augustus), krijgt u het scherm voor aanvraag van afwezigheid voor deze dag

KALENDER

Figuur 57 Aanvraag afwezigheid vanuit de kalender Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 37 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

In de zone Keuze van de datum

Cosmo Time

kan u met de pijlen

de kalender van een vorig of

volgend jaar weergeven.

Figuur 58 Kalender volgend jaar

Indien u op de datum zelf klikt datum kiezen

, krijgt u onderstaand scherm, u kan gemakkelijk aan andere volgend jaar volgende maand

geen datum kiezen vorig jaar vorige maand terug naar vandaag

KALENDER

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 38 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

AANWEZIGEN In het tabblad Aanwezigen krijgt u per centrum een overzicht van wie er dat ogenblik als aanwezig geboekt staat. Met de knop bijwerken van de gegevens

, kan u de gegevens op het scherm vernieuwen.

Figuur 59 Overzicht aanwezigen

AANWEZIGEN

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 39 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

PROFIEL Onderstaand scherm geeft de de parameters weer die u in uw profiel kan wijzigen: wachtwoord en taal.

Figuur 60 Overzicht functies Profiel

Wachtwoord Om uw wachtwoord te wijzigen dient u een nieuw wachtwoord in te geven Dit wachtwoord dient u te bevestigen. Ter verificatie en bescherming van uw gegevens dient u uw oud wachtwoord in te brengen.

Figuur 61 Wachtwoord wijzigen

Tenslotte klikt u op de knop

om de wijziging van uw wachtwoord te bevestigen.

PROFIEL

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 40 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

U krijgt de melding dat uw wachtwoord gewijzigd werd.

Figuur 62 Bevestiging wijziging wachtwoord

Taal Om de taal van U-Time te wijzigen klikt u in de keuzelijst op de taal van uw keuze.

Figuur 63 Wijziging taal

Vervolgens klikt u op de knop

om de taalwijziging van het U-Time te bevestigen

De wijziging van de taal wordt onmiddellijk doorgevoerd in U-Time.

Figuur 64 Taal van het scherm is gewijzigd

PROFIEL

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 41 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker

Cosmo Time

INDEX aanmelden, 6 aanwezigen, 39

overzicht, 39 Acrobat Reader

downloaden, 31 activiteit, 16 afwezigheid, 18

aanvraag, 37 aanvraag aanvaard, 26 aanvraag annuleren, 25 aanvraag geweigerd, 27 aanvraag verzenden, 23 aanvragen consulteren, 24 aanvulling, 21 behandeld, 26 één dag, 18 extra, 21 keuze datum, 18 namiddag, 21 overzicht, 15 periode, 19 periode in de dag, 20 reden, 22 type, 22 uur, 21 volgens uurrooster, 19 voormiddag, 21 beginscherm, 7 berichten, 26, 35

automatisch gewist, 27, 36 boeking

vergetelheid van boeking, 34 boekingen

beschikbare functies, 9 boekingen, 10 dienstreis, 13 identieke boeking, 12, 14 in/uit, 10 raadpleging afwezigheids-tellers, 15 raadpleging boekingen deze week, 15 raadpleging jobs deze week, 17 consultatie

aanvraag afwezigheden, 24 afwezigheids-tellers, 15 boekingen deze week, 15 jobs deze week, 17 contract, 16 dienstreis, 13 einde sessie, 11 hekje, 34

historiek, 33

keuze datum, 33 overzicht tellers, 33 rectificatie, 34 ID code, 7 in/uit, 10 job

herstart, 17 laatste job hernemen, 17 lopende job, 16 raadpleging jobs van deze week, 17 start, 16 stop, 16 kalender, 37

keuze datum, 38 overzicht, 37 log in, 6 log off, 11 profiel, 40

taal wijzigen, 40 wachtwoord wijzigen, 40 rapporten, 28

CSV, 32 default, 30 HTML, 31 PDF, 30 soorten, 28 vormen, 29 XML, 31 rectificatie, 34

aanvraag aanvaard, 35 aanvraag geweigerd, 36 behandeld, 35 saldo

dagsaldo, 10, 13, 15 totale saldo, 10, 13, 15 server

ontkoppeling, 12 status, 10, 13

aanwezig, 10 afwezig, 10 taal

wijzigen, 41 uw rekening, 7 wachtwoord, 7

wijzigen, 40 welkom

bijkomende knoppen, 8 welkom informatie, 7

INDEX

Versie:1.0 – Status: Final website: www.cosmotime.be

Pagina 42 van 42 Helpdesk: (0903 02733)


Handleiding U-Time Eindgebruiker