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UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA PRÓ- REITORIA DE EXTENSÃO E ASSUNTOS COMUNITÁRIOS COEP- COORDENAÇÃO DE EDUCAÇÃO POPULAR

Orientações para a execução financeira dos Projetos e Programas da UFPB no PROEXT 2014

João Pessoa-PB Fevereiro/2014


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Orientações para a execução financeira dos Projetos e Programas da UFPB no PROEXT 2014 Visando contribuir na facilitação dos processos de execução financeira dos projetos e programas da Universidade Federal da Paraíba no Programa de Apoio a Extensão Universitária (PROEXT) 2014, a COEP – Coordenação de Educação Popular da Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários (PRAC) torna público este documento orientador para realização de processos de solicitação de empenhos, gastos e despesas em geral previstas nos orçamentos de cada proposta de extensão. Cumpre destacar que as orientações aqui presentes estarão sempre sujeitas às mudanças que possam ocorrer nos protocolos dos tramites administrativos no âmbito da gestão da UFPB e dos Centros. As orientações aqui destacadas foram fornecidas pelos setores competentes de encaminhamento de execução, especialmente a Pró-Reitoria de Administração da UFPB. Deve-se salientar a todos os coordenadores de projetos e programas que todos os Memorandos com pedidos referentes ao PROEXT 2014 (exceto os pedidos de materiais permanentes e materiais de consumo) devem ser encaminhados pelo coordenador ou coordenadora para a Pró-Reitoria de Administração da UFPB (exceto naqueles centros que são também Unidade Gestora), com assinatura do(a) Coordenador(a) e o “Autorizo” datado e assinado pelo(a) Diretor(a) de Centro. No entanto, ressaltamos que os pedidos de materiais permanentes e materiais de consumo devem ser enviados à PRAC. A PRAC irá se encarregar de encaminhar aos setores competentes da PRA.

Solicitação de passagem e/ou diárias:  Para solicitação de passagem e/ou diária deve-se enviar a documentação específica abaixo com 20 dias de antecedência da viagem: o Preencher formulário padrão; o Enviar em anexo: o memorando de solicitação com justificativa, o folder do evento ou atividade (ou uma justificativa) e a programação do evento ou atividade, bem como: convite, aceite e formulário padrão (o formulário padrão encontra-se no site do SCDP


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https://www.scdp.gov.br/security/login.asp?msgCert=Seu%20certificado %20digital%20n%E3o%20foi%20encontrado; e em anexo).  Obs.: A passagem é paga com elemento 339033 e o agenciamento de passagem é pago com elemento 339039.  A diária é paga com elemento 339014 (sendo servidor) e 339036 (colaborador eventual).

Solicitação para pessoa Jurídica:  Envio de Memorando com a solicitação de despesa com pagamento de pessoa jurídica, indicando qual o serviço a ser prestado/contratado, e justificando.  Necessário enviar em anexo 03 (três) propostas orçamentárias em papel timbrado, constando o maior número de informações possíveis sobre a solicitação, constando CNPJ da empresa e endereço. As vias devem ser assinadas pelo Sócio. O valor máximo para contratação sem ser necessária licitação é de R$ 7.999,99.  Caso o Sócio não assine, é preciso constar a Procuração anexada ao processo.  Se o serviço solicitado constar em algum Pregão aberto pela UFPB, é possível solicitar contratação via aproveitamento do mesmo e incluir: o Acessar site http://www.comprasnet.gov.br/, em seguida selecionar o ícone “acesso livre”, “consultar” e emitir a Certidão Negativa, Receita Federal, INSS e FGTS. o Colocar no Memorando de solicitação o número do pregão, o número do código e do item referente ao objeto que pretende solicitar.

Solicitação para pessoa Física:  Envio de Memorando com a solicitação de despesa com pagamento de pessoa física, indicando qual o serviço a ser prestado/contratado, e justificando.  Necessário enviar em anexo 03 (três) propostas orçamentárias em papel assinado pelo proponente, de preferência manuscrito pelo próprio proponente, constando o maior número de informações possíveis sobre a solicitação, inclusive: nome completo, CPF, RG, NIT ou PIS, Endereço, Telefone, Breve descrição da proposta de trabalho, valor da proposta, validade da proposta (em média sugere-


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se 60 dias), data, com cópias (em anexo) de comprovante de residência, NIT/PIS, RG, CPF.  Se for uma proposta sem licitação/pregão deve-se fazer propostas com valor no máximo de R$ 7.999,99.  Se o serviço solicitado constar em algum Pregão, solicitar pelo mesmo e incluir: o Acessar site http://www.comprasnet.gov.br/, em seguida selecionar o ícone “acesso livre”, “consultar” e emitir a Certidão Receita Federal; o Número do PIS; o Comprovante de residência; o Xérox CPF, ID; o Dados da conta bancária; o Colocar no formulário de solicitação o número do pregão, o número do código e do item referente ao objeto que pretende solicitar.

Solicitações para bolsistas: o A seleção dos bolsistas fica a cargo da coordenação de cada projeto/programa; o A PRAC sugere celebrar contrato conforme modelo em anexo; o Mensalmente, enviar memorando de solicitação de pagamento de bolsistas, indicando: a quantidade de bolsas, de acordo com o número de bolsistas que integralizaram devidamente frequência adequada no mês em questão; mês de referência para pagamento; valor total do pagamento. o Emitir uma tabela em anexo constando o nome do bolsista, a matrícula, dados bancários, CPF, RG, valor individual da bolsa, com indicativo ao final do valor total do pagamento do conjunto dos bolsistas. o A coordenação precisa datar e assinar essa tabela com os dados.

Materiais de consumo e materiais permanentes: * De acordo com Memo Circular 2/2014 - Pedidos de Materiais 2014 – PRA/UFPB – Profª Zelma Glebya Os pedidos de material deverão vir em formulário padrão (Anexo I e disponibilizado na página da PRA); o Materiais de consumo – 2 (duas) vias; o Material permanente – 2 (duas) vias.


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o Todos os pedidos deverão ser protocolados no Almoxarifado Central para serem numerados. Cópia em arquivo eletrônico deverá ser encaminhada por e-mail, para o endereço pedido.material@ufpb.br, identificando o assunto com o número do pedido. o Os pedidos de materiais de uso contínuo deverão ser relacionados de acordo com a natureza do material solicitado, exemplo: material de expediente, de limpeza e higiene, elétrico, de informática, de gêneros alimentícios, laboratoriais, farmacológicos, odontológicos, entre outros. Classificar os materiais permanentes em mobiliário, informática e outros equipamentos; o Pedidos específicos, exemplo: laboratoriais, farmacológicos, entre outros, o solicitante deverá relacionar detalhadamente as especificações necessárias e suficientes para identificar corretamente o bem a ser licitado. Cada item especificado deverá ser acompanhado de 3 (três) pesquisas de preços; com prazo de validade mínimo de 60 dias. Ao menos uma pesquisa deve ser local. o As solicitações de materiais deverão ser assinadas pelos Diretores (nos respectivos Centros) e pelos Pró-Reitores, nas Pró-Reitorias. o Materiais afins devem vir em um único pedido, de acordo com sua natureza, sem ultrapassar 100 (cem) itens, a fim de facilitar a realização dos pregões. Importante: Serão esses pedidos que fundamentarão os quantitativos para abertura do Pregão Eletrônico. o As solicitações deverão ser acompanhadas de justificativas para sua aquisição (modelo na página da PRA). o Toda a documentação solicitada deverá estar disponível para que a Divisão de Material trabalhe com agilidade. Pedidos incompletos serão devolvidos para se adequarem à normatização. o As solicitações deverão ser enviadas respeitando os prazos de tramitação necessária. O critério de atendimento será por ordem de chegada dos pedidos corretamente formulados. o Unidades cientes que serão contempladas com verbas especiais, caso de alguns projetos, deverão se antecipar e preparar os pedidos com no mínimo 60 dias de antecedência para que não haja correria e perda de prazos.

Despesas com impostos: Para cada previsão orçamentária de Serviços de Terceiros – Pessoa Física no Projeto ou Programa, o SIGPROJ calcula automaticamente uma previsão orçamentária de impostos. Contudo, inclui também dentre as despesas os impostos que devem ser pagos pelo prestador de serviço. Como esta despesa não é da UFPB, e sim do contratado, recomenda-se aproveitar este recurso previsto orçamentariamente em outra rubrica, na medida em que tal


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despesa não pode ser feita e apenas foi colocada por indicação automática do sistema do SIGPROJ. O valor encontra-se no detalhamento orçamentário enviado pela CODEOR/PROPLAN a todos os coordenadores de Projetos/Programas com a indicação “INSS/ISS”. Este valor pode ser transferido para as demais rubricas, exceto Diárias e Passagens e Material Permanente. Para tanto, deve-se enviar à PRAC Memorando de solicitação de mudança de rubrica, com justificativa, e indicação de quanto irá ser retirado do “INSS/ISS” e quanto irá ser acrescido e em qual rubrica. A PRAC irá encaminhar a CODEOR/PROPLAN para análise e encaminhamento.

Central de dúvidas e encaminhamento de problemas: Para registro e encaminhamentos de dúvidas e problemas quanto a gestão e operacionalização do PROEXT, inclusive quanto aos processos de pedidos de empenhos e efetivação dos recursos de 2014, preencha o formulário acessado em: https://docs.google.com/forms/d/1GeGXECdmxriqlZtD5bCTW_K7eM3X0NX79 DXKb4UfW50/viewform Ou então procure o link no Blog da COEP1, na seção: FORMULÁRIOS PROEXT 2014.

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Central para divulgação de notícias e ações: Para divulgar no site da COEP e da UFPB ações, eventos, atividades, dentre outros, no âmbito dos projetos e programas do PROEXT 2014, preencha o formulário disponível em: https://docs.google.com/forms/d/1RBaW4X03q7xgULAAnmvsWl2aCbfjFzWIQaH_SygoK9Q/vi ewform Ou então procure o link no Blog da COEP2, na seção: FORMULÁRIOS PROEXT 2014. As ações divulgadas ficarão incorporadas ao Portal Eletrônico do PROEXT 2014, disponível no site da COEP.

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Obrigado!

Equipe COEP/PRAC coep.ufpb@gmail.com coep@prac.ufpb.br www.coep-ufpb.blogspot.com.br (83) 3216-7211


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