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Case Programa Aprendiz

contato@engnetconsultoria.com.br Campus Universitário Darcy Ribeiro, Departamento de Engenharia Elétrica Prédio SG 11, Sala 31/12      


Título: Programa Aprendiz: capacitando membros através do trabalho com Parceiros Categoria: Prática de Formação de Membros Temática: Parcerias Resumo: Uma das grandes dificuldades de EJs no geral é a inserção de fato dos membros no mercado. Apesar de se ter clientes e reais projetos com o ‘mundo exterior’, as vezes o contato não alcança todos os membros e a inserção não é bem sucedida. Além também da capacitação dos membros ser um pouco falha e com isso também não ser bem sucedida O case mostra uma ideia e um modo que a EJ encontrou para sanar esse problema. Talvez nem seja tido como ‘sanador de problema’ e sim como ‘mais uma oportunidade que um empresário júnior pode ter’: a parceria com empresas seniores na forma de contar com um membro da EJ como um empregado da empresa foi de grande valia para ambas as partes. Tem-se a inserção no mercado não só da EJ, mas também do membro em si, além da ótima oportunidade de capacitação que o membro pode adquirir. Com o alcance de ótimos resultados para a EJ e a completa satisfação das empresas parceiras, tem-se a confirmação do sucesso que o Programa Aprendiz pode ter em qualquer tipo de EJ. Introdução A alta rotatividade de membros em uma EJ ocasiona vários problemas e desafios (muitas vezes recorrentes) a serem enfrentados. Um desses problemas, a fuga de conhecimento devido à saída de membros capacitados, ocasionou para a EJ um menor alcance do que é proposto na carta de serviço da EJ, ficando restringida à poucos tipos de projetos que não representam todo o potencial que a EJ pode alcançar, além de não abranger as áreas do curso de maior interesse por parte dos membros. Esse problema se tornou mais grave a partir do final de 2011 quando os membros mais capacitados, na época, deixaram a empresa. Numa tentativa de resgatar o conhecimento perdido e alcançar uma capacitação maior dos membros iniciou-se - em 2012 - um processo de contato com várias empresas sêniores com áreas de atuação semelhantes às almejadas pela EJ. Esse engnetconsultoria.com.br UnB | Campus Darcy Ribeiro Departamento de Engenharia Elétrica Prédio SG 11 Sala 31/12


processo culminou na criação do Programa Aprendiz que além de permitir um aumento na capacitação dos membros e aproxima-los do mercado, mostra um enorme potencial de crescimento. Desenvolvimento No final de 2011 houve a saída dos membros mais capacitados da empresa que sempre tomavam a frente da maioria dos projetos da carta de serviços da empresa. Dessa forma, devido a uma gestão do conhecimento ineficaz, a saída desses membros deixou a empresa fraca tecnicamente e incapaz de realizar certos projetos, restringindo muito a área de atuação da EJ. A causa da dificuldade em realizar projetos nas diversas áreas da carta de serviços foi identificada como sendo a falta de capacitação técnica dos membros. Para se definir a forma mais adequada de promover a capacitação dos membros era necessário entender melhor oque a EJ se propunha a fazer. Decidiu-se então fazer um levantamento de empresas seniores atuantes em áreas semelhantes às que a EJ se propõe atuar e entrar em contato com essas empresas para aprender um pouco mais sobre como elas realizam projetos e os conhecimentos básicos que são necessários. O resultado dessa pesquisa mostrou que a participação de um membro pouco capacitado em um projeto junto a uma equipe capacitada contribui de forma significativa para a capacitação deste membro. Surge então um novo problema: como proporcionar a participação de um membro pouco capacitado em um projeto com equipe capacitada se não há nem projeto e nem equipe capacitada? Paralelamente a essa busca por capacitação, a Diretoria Executiva da EJ estava promovendo esforços na consolidação de parcerias com outras empresas buscando beneficiar a EJ. Percebendo a oportunidade que se formava surgiu a ideia de buscar a participação em projetos por meio de parcerias com empresas da área. Começava a surgir o que mais tarde seria denominado de Programa Aprendiz. A ideia básica consiste em selar uma parceria com empresa sênior na qual um ou dois membros devem trabalhar nesta empresa por um período de tempo determinado (cerca de dois meses) podendo, dessa forma, trabalhar em algum projeto com supervisão da empresa sênior ou receber capacitação de alguma outra forma engnetconsultoria.com.br UnB | Campus Darcy Ribeiro Departamento de Engenharia Elétrica Prédio SG 11 Sala 31/12


previamente acordada durante o fechamento da parceria. Além disso, a parceria deveria prever que a empresa sênior não tivesse nenhum encargo financeiro com o(s) membro(s) que estaria recebendo durante esse período, ou seja, sem custos para a empresa parceira. Do ponto de vista da empresa parceira seria algo como um “estágio voluntário”. Os membros beneficiados pela parceria, por sua vez, deveriam apresentar relatórios semanais para a Diretoria de Projetos, responsável pelo acompanhamento desses membros. O objetivo desses relatórios era acompanhar o desenvolvimento do membro durante a experiência, assim como avaliar o modo com o qual a empresa parceira procurava contribuir para a capacitação dos membros mostrando dessa forma, se valeria a pena renovar a parceria futuramente. Além disso, após o período de trabalho na empresa parceira, esses membros deveriam organizar um treinamento ou curso de forma a realizar o repasse dos conhecimentos e experiências obtidas durante o período de trabalho para o restante da EJ. Aproveitando o levantamento de empresas seniores que havia sido feito anteriormente para melhor compreensão da carta de serviços, realizou-se uma seleção de quais seriam as empresas mais propícias a aceitarem uma parceria obedecendo esse modelo. O contato com as empresas selecionadas foi realizado pela Presidência Institucional da EJ, órgão responsável pela negociação e fechamento de parcerias. Após o início do contato com as empresas selecionadas, houve o fechamento de parceria com duas delas sendo que em cada uma trabalhariam dois membros por um período de oito semanas. Além da seleção das empresas parceiras houve também um processo de seleção entre os membros da EJ para definir qual seriam os membros contemplados com a oportunidade de participar do programa. Tal processo foi realizado pela Diretoria de Pessoas da EJ através da análise de perfil e disponibilidade dos membros assim como entrevistas. Ao final desse processo de seleção foram escolhidos os quatro membros que participariam do programa, dois para cada uma das duas empresas parceiras selecionadas anteriormente. Como previsto, o andamento do trabalho dos membros escolhidos foi acompanhado pelo Diretor de Projetos que repassava as informações para a Diretoria Executiva da EJ. engnetconsultoria.com.br UnB | Campus Darcy Ribeiro Departamento de Engenharia Elétrica Prédio SG 11 Sala 31/12


Os relatórios semanais produzidos por cada membro eram armazenados no sistema de pastas e arquivos da Dropbox da empresa de forma a ser acessível por todos os membros da EJ. Após esse período de oito semanas os membros que participaram do programa voltaram a trabalhar integralmente na EJ. A próxima etapa do processo consistiu no repasse do conhecimento adquirido por esses membros para a empresa de forma geral. Resultados Com o término do programa pode-se analisar os resultados obtidos. Inicialmente o resultado mais claro foi a obtenção de quatro membros capacitados sendo que cada par de membros obteve capacitação em área distinta devido a diferença nas áreas de atuação das empresas seniores escolhidas durante a seleção. A vantagem de se ter escolhido empresas de áreas diferentes está em aumentar mais a capacitação, principalmente técnica, trazida para a empresa com o processo. Outro resultado importante foi o bom feedback recebido das empresas parceiras após o término das oito semanas. O contato com essas empresas foi mantido além de elas terem manifestado o desejo de se repetir o processo futuramente. Isso se deve principalmente à oportunidade da empresa sênior contar com o trabalho de um membro interessado e dedicado com suas atividades e ainda com a vantagem de não haver encargo financeiro, ou seja, algo como um trabalhador sem gastos – ou estagiário voluntário, como citado anteriormente. Outro grande resultado positivo consistiu em uma proposta de estágio real oferecida por uma das empresas a um dos membros que participou do programa. Devido ao contato gerado pela parceria entre membro da EJ e empresa sênior esta pode ver a oportunidade de contratar um novo membro sem a necessidade e dispêndio de entrevistas e processo seletivo. Ponto positivo para a empresa e para o membro contratado. O contato real com o mercado sem a necessidade de recorrer a um estágio é outro ponto que merece ser destacado. Embora a EJ também ofereça esse contato, o processo possibilitou para os membros envolvidos o conhecimento do ponto de vista de uma empresa sênior de pequeno porte onde há muita oportunidade e busca por crescimento além de haver, diferentemente da EJ, fortes objetivos financeiros. engnetconsultoria.com.br UnB | Campus Darcy Ribeiro Departamento de Engenharia Elétrica Prédio SG 11 Sala 31/12


Podem ser citados, porém, pontos ruins que foram identificados durante e após a realização do programa. Uma das duas duplas de membros que participaram do processo demostraram certo descontentamento com o trabalho repassado para eles na empresa, segundo eles houve muito tempo gasto na apresentação das soluções utilizadas pela empresa na qual eles trabalharam, porém pouco tempo gasto com a implementação real dessas soluções, o que seria uma experiência muito mais proveitosa do ponto de vista de capacitação e realização de projetos para adquirir experiência. Isso indica que deve haver uma melhora no processo de seleção das empresas parceiras para participação do programa ou de uma melhor definição das responsabilidades e atribuições de ambas as partes da parceria (EJ e empresa sênior). Outro ponto falho consistiu no alcance parcial de um dos pontos finais mais importantes do programa: o repasse de conhecimento para os demais membros da EJ. Após o termino do processo, apenas uma dupla estruturou um treinamento para repassar os conhecimentos adquiridos para o restante da EJ. Pelo fato de não haver um metodologia adequada de realização de treinamentos e também pela baixa adesão dos demais membros da empresa em buscar saber mais sobre o processo, acredita-se que esses foram os possíveis motivos para a ideia final ficar só no papel. Como foi obtido um treinamento, de dois, pode-se pensar também na falta de cobrança para a estruturação e realização desses treinamentos. Um outro ponto que deve ser levado em consideração é o cuidado com a comunicação interna. Os membros devem conhecer os objetivos e perceber a importância do que foi realizado. Sendo assim, de forma resumida, foram obtidos os seguintes resultados em números: - Duas empresas parceiras com satisfação de 100% para como os ‘estagiários voluntários’; - Quatro membros mais capacitados em duas áreas diferentes e de interesse para a EJ; - Duas contratações de estágio remunerado que ocorreram devido à participação no Programa; - Um treinamento estruturado para repasse dos conhecimentos adquiridos para o restante da empresa, o que leva à capacitação de todos os membros da EJ. engnetconsultoria.com.br UnB | Campus Darcy Ribeiro Departamento de Engenharia Elétrica Prédio SG 11 Sala 31/12


Apesar da não realização dos dois cursos ou treinamentos prometidos, houve a geração de relatórios semanais que sintetizam a experiência obtida pelos membros de forma que constitui um passo importante para a Gestão do Conhecimento que irá contribuir para melhorar as próximas realizações do processo. Conclusão A primeira realização do Programa Aprendiz, como foi descrita, ocorreu buscando sanar um problema identificado (falta de capacitação de membros que influi na capacidade de realização de projetos). Após a contabilização dos resultados obtidos (positivos e negativos) pôde-se ver que a experiência trouxe para a EJ e para seus membros várias oportunidades como a cultura de parcerias, possibilidade de capacitação dos membros em projetos com empresas parceiras além da oportunidade dos membros que participam do programa de terem um contato diferenciado com o mercado. Os resultados negativos obtidos, ao contrário do que possa parecer, não foram completamente negativos, afinal através deles foi possível a identificação de outros problemas na EJ, como a falta de uma metodologia adequada de realização de treinamentos e dificuldades de comunicação interna. A análise da primeira realização do programa contribuiu de forma expressiva para uma melhora no processo cujas etapas estão sendo reavaliadas para tornar o programa melhor. A ideia de trabalhar com empresas parceiras oferecendo oportunidade de trabalho temporário em projeto para os membros da EJ é uma prática que pode trazer vários benefícios se adotada por outras EJs, porém o acompanhamento do processo por parte da diretoria, o acompanhamento de processos auxiliares (como a gestão de conhecimento e a metodologia de treinamentos) e uma boa definição das responsabilidades e atribuições do Aprendiz, são primordiais para o alcance dos objetivos proposto no processo como pôde ser visto.

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Prêmio Concentro - Prática de formação de membros - 3º lugar: EngNet  

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