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Concentra DF Edital 2014


SUMÁRIO

//// APRESENTAÇÃO 1. 2. 3. 4.

Concentro Concentra DF Público-Alvo Objetivos do evento

//// PROCESSO DE CANDIDATURA 1. Regras gerais para candidatura 2. Coordenadorias 3. Etapas do processo // Para coordenadores // Para assessores 4. Seleção de candidatos 5. Cronograma //// PROPOSTA CONCENTRA DF 2014 1. Elaboração e apresentação da proposta 2. Conteúdo da proposta 3. Desdobramento da proposta // Edital de eventos regionais da Brasil Júnior // Prazos para captação //// DINÂMICA DE TRABALHO 1. Acompanhamento de atividades

2. Reuniões 3. Repasse de informações // Relatório quinzenal // Ferramenta de gestão de atividades // Repasse em reunião de conselho //// RESPONSABILIDADES E DIREITOS 1. Honorários 2. Equipe organizadora 3. Concentro // Espaço Concentro // Desconto no valor da inscrição da DIREX 4. Conselho 5. Comissão de acompanhamento // Sistema de Advertência 6. Coordenadorias // Geral // Conteúdo // Infraestrutura // Comunicação // Captação // Financeiro // Tecnologia da Informação //// CONSIDERAÇÕES FINAIS


APRESENTAÇÃO O presente edital visa definir as principais normas e regras para a realização do Encontro de Empresas Juniores do Distrito Federal (Concentra DF). O documento destaca os seguintes aspectos: ● Processo de candidatura: ○ Formalizar regras gerais para a candidatura, apresentar o cronograma, vagas abertas e o processo. ● Proposta Concentra DF 2014: ○ Definir normas e diretrizes para elaboração da proposta de organização do Concentra DF 2014, bem como sua apresentação e deliberação. ● Dinâmica de trabalho: ○ Apresentar o modelo de acompanhamento e interface entre a federação e a equipe organizadora do evento de 2014. ● Responsabilidades e direitos: ○ Delimitar as responsabilidades e direitos de todas as partes envolvidas na promoção, organização, realização e participação do Concentra DF.

1. Concentro A Concentro é a Federação de Empresas Juniores do Distrito Federal, e foi fundada em 1999 pelas EJs locais que buscavam uma entidade que as representasse. O papel principal da federação é gerar valor para as empresas juniores federadas por meio de iniciativas de geração de conhecimento, suporte à gestão e representatividade perante a sociedade e ao mercado. Atualmente, a federação conta com 19 EJs federadas, que abrangem 25 cursos de graduação e mais de 600 empresários juniores. A missão da Concentro é “fortalecer a rede de empresas juniores federadas à Concentro no mercado e no Movimento Empresa Júnior”. E a visão para 2015 é “potencializar a capacidade das empresas juniores federadas de formar seus membros e aumentar a atratividade da rede para o mercado empregador”.

2. Concentra DF


Principal evento da federação e o maior do Movimento no Distrito Federal, o Concentra DF (Encontro de Empresas Juniores do Distrito Federal) ocorrerá pela quinta vez em 2014. Em 2011 e 2012, reuniu, em cada uma das edições, mais de 250 empresários juniores advindos do Distrito Federal e de outras regiões do país, em 3 dias de programação científica e de integração. Em 2011, em Pirenópolis, o evento teve um formato voltado para o desenvolvimento de estratégias empresariais e pessoais, com o tema “Vivenciando estratégia: alçando voos para excelência empresarial”, quando foi reconhecido pelo MEJ brasileiro como um dos melhores encontros regionais já realizados. Já em 2012, trouxe como foco o mercado, a partir do tema: “Conhecendo o mercado, impactando a sociedade: atitudes começam por você!”. O Concentra de 2012, que aconteceu em Caldas Novas-GO, também teve o diferencial de contar com duas programações simultâneas, uma para empresários juniores com menos tempo no MEJ, e outra para os que já tiveram a oportunidade de participar de muitos encontros regionais. A programação para os mais experientes contou com a participação de membros das empresas Startaê, Intacto e Pipa, e consistiu em workshops de Design thinking e Lean canvas. Os participantes puderam colocar em prática suas ideias e estruturar um modelo de negócio para uma startup. Em 2013, o encontro reúne 250 empresários juniores em Padre Bernardo-GO, sob o tema “Rumo à transformação”.

3. Público-Alvo Empresários juniores do Distrito Federal, federados ou não à Concentro, e de outros estados do Brasil.

4. Objetivos do evento ● Fortalecimento do Movimento Empresa Júnior: ○ Promover a divulgação e o fortalecimento do Movimento Empresa Júnior na região do DF e da Rede Concentro perante os seus stakeholders. ● Desenvolvimento:


○ Incitar discussões, proposições e ações práticas para que as empresas juniores possam, de fato, contribuir cada vez mais para o desenvolvimento do país; ○ Proporcionar aos participantes informações e treinamentos direcionados à vivência empresarial e empreendedorismo, mediante palestras, cases, workshops, etc. ● Alinhamento e integração da Rede Concentro: ○ Alinhar os participantes em relação aos ideais do Movimento Empresa Júnior e aos objetivos estratégicos da Concentro; ○ Proporcionar integração e aproximação entre os participantes do evento, visando o desenvolvimento do potencial colaborativo entre as empresas juniores (troca de boas práticas, de serviços, indicações de projetos, benchmarking e networking).

PROCESSO DE CANDIDATURA É de responsabilidade da federação a condução do processo de candidatura dos coordenadores, enquanto que o processo e seleção dos assessores é de inteira responsabilidade da equipe organizadora de 2014. 1. Regras gerais para candidatura As regras abaixo valem para a seleção de coordenadores e de assessores: ● Qualquer membro ou ex-membro efetivo oriundo de empresa júnior federada à Concentro pode se candidatar. ● A empresa júnior deve estar com a situação regularizada perante a federação. ● O candidato deve possuir autorização da empresa júnior da qual faz (ou fez) parte, sendo esta representada pela carta de recomendação a ser enviada e redigida pelo último superior imediato ou presidente. No caso do candidato ter ocupado ou ocupar o cargo na presidência, a carta de recomendação deve ser escrita por algum membro par ou do corpo diretivo da empresa.

2. Coordenadorias


Estão abertas as candidaturas para as seguintes coordenadorias do Concentra DF 2014: ● ● ● ● ●

Coordenadoria Coordenadoria Coordenadoria Coordenadoria Coordenadoria

Geral de Conteúdo de Comunicação de Infraestrutura de TI*

As coordenadorias Financeiro e de Captação fazem parte, respectivamente, das atribuições das diretorias Administrativo-Financeiro e de Relações Insitucionais da Concentro. Sendo assim, não serão abertas as candidaturas para os cargos de coordenador ou assessor nessas duas áreas. *Caso não haja procura ou não seja selecionado nenhum coordenador de TI até a reunião do conselho de janeiro de 2014, a equipe organizadora do Concentra DF deverá optar por terceirizar as suas responsabilidades (de TI) para outras empresas juniores na condição de apoio ou prestação de serviço, ou para empresas seniores. Alternativamente, as responsabilidades poderão ser adicionadas as coordenadorias geral ou de comunicação por meio da seleção de assessores capacitados para tal.

3. Etapas do processo As etapas para seleção de coordenadores são: 1. 2. 3. 4. 5.

Currículo* Carta de recomendação* Entrevista Elaboração de pareceres sobre os candidatos Sabatina e seleção dos candidatos em reunião de conselho

A etapa de entrevista é de caráter eliminatório. Participarão como entrevistadores: um membro voluntário do Conselho e um membro da Diretoria Executiva. É de responsabilidade do conselheiro-entrevistador a redação de um parecer a ser enviado ao Conselho, juntamente com o restante dos documentos de candidatura, em prazo acordado com o Presidente do Conselho.


Para a seleção dos assessores, as etapas abaixo são consideradas obrigatórias dentro do processo: 1. Envio da carta de recomendação pela empresa da qual o candidato faz parte, sendo esta redigida pelo último superior imediato ou membro do corpo diretivo ou presidente* 2. Realização da entrevista pelo coordenador da área de interesse* *Os modelos de currículo, carta de recomendação e entrevista serão fornecidos pela federação.

4. Seleção de candidatos A seleção dos coordenadores será realizada em reunião de conselho do dia 14 de dezembro de 2013, pelos conselheiros e Diretoria Executiva da Concentro. A decisão pelo coordenador de cada área se dará por maioria simples de votos dos conselheiros presentes, sendo contabilizado um voto por empresa júnior federada e um voto correspondente ao da diretoria executiva da Concentro. O cronograma da seleção dos assessores deve ser validado pela Diretoria Executiva da Concentro a fim de garantir o não conflito com os demais processos e divulgações da federação.

5. Cronograma ● 7/11 a 24/11 (3 semanas) - Início da divulgação do edital e abertura do processo de candidatura de coordenadores para a organização do Concentra DF 2014 ● 25/11 a 6/12 (2 semanas) - Entrevistas dos candidatos ● Até 7/12 - Redação dos pareceres pelos conselheiros-entrevistadores ● 8/12 - Envio do material (currículos, cartas e pareceres) para a reunião de conselho do mês de novembro ● 14/12 - Sabatina dos candidatos ● 15/12 a 12/1/2014 (4 semanas) - Elaboração da proposta ● 18/1/2014 - Sabatina da proposta


PROPOSTA CONCENTRA DF 2014 1. Elaboração e apresentação da proposta A proposta será elaborada no início das atividades pela equipe organizadora e deverá ser enviada para diretoria@concentro.org.br até o dia 12 de janeiro de 2014. O documento deve ser entregue em arquivo de texto (.doc, .docx ou .pdf). Neste, o uso de imagens ilustrativas é recomendado. Juntamente com a proposta, deve ser enviado obrigatoriamente um vídeo explicativo de até 15 minutos. Os documentos serão encaminhados para deliberação do Conselho, podendo ser presencialmente ou por e-mail, a depender da decisão do Conselho. A proposta deve ser aprovada por maioria simples de votos. Caso a proposta não esteja condizente com o edital, será decidido entre a Diretoria Executiva e o Conselho da Concentro se o evento será ou não realizado. As datas

2. Conteúdo da proposta A equipe organizadora deve apresentar uma proposta abordando os seguintes tópicos: a. Estrutura da organização com os respectivos contatos dos coordenadores; b. Data prevista para realização do evento, devendo este acontecer no mês de setembro do ano de 2014 ou antes; c. Apresentação e descrição de dois ou mais locais (centro de convenções, hotéis, espaço para festas, entre outros) para a realização do evento; d. Considerar na escolha do local uma capacidade média para 250 pessoas, podendo a acomodação dos congressistas ser realizada no próprio local da programação ou em hotéis próximos; e. Logística de transporte (opções, companhias, preços médios, distância, etc.) dos hotéis para o local da programação e de Brasília para a cidade sede do evento. f. Tema g. Estimativa de preço da inscrição; h. Orçamento prévio sendo apresentado na forma de 3 cenários (otimista, realista e pessimista); i. Processo de seleção de assessores e cronograma.


O evento deve ser moldado de acordo com as seguintes metas máximas de captação: ● Otimista: R$30.000 ● Realista: R$20.000 ● Pessimista: R$15.000 Observação: o tema do evento será construído em conjunto pela equipe organizadora e pela federação, a fim de garantir o alinhamento do evento com o planejamento estratégico da Concentro.

3. Desdobramento da proposta Com o objetivo de garantir o planejamento, a organização e o alinhamento do evento com as atividades da federação e diretrizes da Brasil Júnior, as seguintes normas e diretrizes precisam ser seguidas pela equipe organizadora do evento: ● Seguir o 'Edital de eventos regionais da Brasil Júnior' (anexo 1). Em caso de discordância, levar pontos para federação para serem acordados com a confederação. ● Deve sair de encaminhamento da sabatina da proposta, prevista para acontecer no dia 18 de janeiro de 2014, a definição das seguintes informações sobre o evento: a. Data de realização marcada b. Local disponível e em negociação c. Tema fechado

DINÂMICA DE TRABALHO 1. Acompanhamento de atividades Visando garantir o alinhamento do evento com os planejamentos estratégico da Concentro e tático-operacional de cada diretoria e, além disso, garantir a sustentabilidade financeira e de parceiros nos anos subsequentes, a Concentro terá a responsabilidade de acompanhar as coordenadorias da seguinte forma: ● Coordenadoria Geral - Comissão de Acompanhamento* ● Coordenadoria de Conteúdo - Diretoria de Desenvolvimento ● Coordenadoria de Comunicação - Diretoria de Comunicação


● Coordenadoria de Infraestrutura - Diretoria de Comunicação ● Coordenadoria de TI - Diretoria de Comunicação Cada coordenadoria, juntamente com a diretoria ou comissão, é responsável por estabelecer suas normas e diretrizes de organização interna, bem como sua dinâmica de alinhamento, trabalho em conjunto, entre outros. Sugere-se a elaboração de um contrato de convivência. *A comissão será formada por dois conselheiros voluntários e um membro da Diretoria Executiva na reunião do conselho de dezembro de 2013. Caso o conselheiro voluntário deseje encerrar suas responsabilidades como comissário, precisará justificar sua saída junto ao Presidente do Conselho e este será responsável por declarar uma posição. Em caso de aprovação pela saída, será comunicado em reunião do conselho e um novo conselheiro deverá se voluntariar para integrar a comissão.

2. Reuniões a. A organização do evento contará com a realização de uma reunião presencial semanal dos coordenadores a fim de nivelar o conhecimento de toda equipe e tomar decisões acerca do evento. b. É obrigatória a participação da comissão de acompanhamento, dos coordenadores organizadores e dos diretores de Relações Institucionais e de Adm-Fin da federação na reunião descrita no item a. c. A comissão de acompanhamento deve estar presente nas reuniões de coordenadores com, no mínimo, um membro conselheiro. d. As atas das reuniões devem ser de livre acesso aos conselheiros e Diretoria Executiva da federação. e. Cada coordenador ainda é responsável por convocar e realizar suas próprias reuniões de área.

3. Repasse de informações a. As coordenadorias deverão elaborar, quinzenalmente, um relatório de atividades. Este deverá ser enviado à comissão de acompanhamento no prazo estipulado, para que seja devidamente encaminhado para o Conselho.


b. As coordenadorias deverão utilizar uma ferramenta de monitoramento de atividades (Trello, Sydle Seed, PAPA, etc.), que deverá ser disponibilizada à Diretoria Executiva e ao Conselho. c. A comissão de acompanhamento será responsável por realizar o repasse de atividades do Concentra DF 2014 em reunião de conselho, desde que solicitado previamente ao Presidente do Conselho.

RESPONSABILIDADES E DIREITOS 1. Honorários O montante proveniente das inscrições e dos patrocínios será utilizado para o custeio do evento. O restante, sendo positivo ou negativo, será dividido entre as empresas juniores federadas da seguinte forma: ● Conforme a divisão de porcentagens e grupos utilizada para a distribuição do valor da semestralidade entre as EJs federadas. O valor, em caso positivo, será descontado da taxa da semestralidade. E, em caso de prejuízo, acarretará no aumento da mesma.

2. Equipe organizadora As responsabilidades da equipe organizadora são: a. Fazer um planejamento com cronograma especificando datas e prazos das atividades que serão desempenhadas para a concretização do evento; b. Trabalhar utilizando a marca padrão do Concentra DF; c. Emitir esclarecimentos acerca da organização do evento, sempre que isto lhe for demandado por qualquer membro da Diretoria Executiva ou do Conselho da Concentro; d. Apresentar relatório de atividades quinzenalmente bem como disponibilizar uma ferramenta de acompanhamento da execução do planejamento do evento à Diretoria Executiva e ao Conselho da Concentro; e. Apresentar um relatório final por escrito em até 2 (dois) meses após o evento à Diretoria Executiva da Concentro, contendo: ● Vantagens e desvantagens de ter realizado o evento;


● Pontos positivos e negativos na execução do evento, e possíveis soluções encontradas; ● Relatório de lições aprendidas; ● Estatísticas; ● Nome de todos da equipe organizadora, apoiadores e patrocinadores; ● Lista de contato e relacionamento com patrocinadores; ● Planilhas financeiras (planejamento orçamentário e gestão financeira); ● Extratos bancários; ● Notas fiscais; ● Recibos (somente serão aceitos recibos previamente autorizados pela Diretoria Executiva da Concentro, estando estes com as devidas rubricas). Os direitos da equipe organizadora são: a. Receber orientação ou suporte da Concentro dependendo das limitações de cada coordenadoria do evento; b. Exigir transparência e acesso a todo tipo de informação que demandar da Concentro, sempre que as informações estejam disponíveis para a própria Concentro; c. Solicitar treinamentos pertinentes à organização, liderança, gestão e motivação da equipe do evento à Concentro caso sinta necessidade e esteja dentro do escopo de trabalho da federação.

3. Concentro As responsabilidades da Concentro são: a. Fornecer orientação e suporte para as coordenadorias do evento, podendo eles serem realizados por meio de treinamentos; b. Disponibilizar o acesso às informações necessárias à organização do evento, facilitando a comunicação entre as duas partes; c. Monitorar, conforme modelo de acompanhamento, o desempenho das atividades previstas no planejamento do Concentra DF 2014; d. Coletar todo o material produzido pelo evento como forma de gestão do conhecimento. Os direitos da Concentro são:


a. Solicitar qualquer tipo de informação ou esclarecimento da organização sobre a execução do evento; b. A Concentro terá direito a um espaço de 1 (uma) hora em horário nobre da programação para a realização do Espaço Concentro. c. A Diretoria Executiva da Concentro tem desconto de 25% no valor da inscrição referente ao 1º lote. d. Caso a equipe organizadora opte por colocar suas inscrições inclusas no orçamento do evento, os diretores de Relações Institucionais e AdministrativoFinanceiro podem optar por fazer o mesmo.

4. Conselho As responsabilidades do Conselho são: a. Aprovar os coordenadores, juntamente com a Diretoria Executiva; b. Validar a proposta do evento; c. Acompanhar a execução das atividades previstas no planejamento do evento; d. Nomear dois conselheiros para compor a comissão de acompanhamento do evento. Os direitos do Conselho são: a. Solicitar qualquer tipo de informação ou esclarecimento à organização sobre a execução do evento; b. Decidir pela não realização do evento em expectativa de prejuízo ou não conformidade do mesmo com o edital.

5. Comissão de acompanhamento As responsabilidades da comissão de acompanhamento são: a. b. c. d.

Repasses em reuniões de conselho; Participar das reuniões da equipe organizadora; Acompanhamento das atividades; Análise dos relatórios quinzenais enviados e encaminhamento dos mesmos para o Conselho; e. Reportar para o Conselho em caso de notificação de advertência na organização do evento.


Caso haja o descumprimento de alguma das responsabilidades elencadas no edital, a comissão de acompanhamento se reserva o direito de advertir os membros da equipe organizadora segundo o padrão: 1. Notificação de advertência 2. Segunda notificação 3. Exigência de atitude para solução do problema (exclusão do membro, aumento de recursos humanos, etc.) Caso seja observado um nível abaixo do esperado no trabalho de algum membro da comissão, o Presidente do Conselho se reserva o direito de advertí-lo de acordo com o padrão descrito acima. Toda advertência deve ser validada pelos membros da comissão. Caso a advertência seja para um dos membros da comissão, a mesma deve ser validada pelos outros dois.

6. Coordenadorias De modo geral, as coordenadorias devem planejar, executar, monitorar e concluir tudo que for relativo à organização e realização do evento. As prerrogativas descritas abaixo e tem a função de servir como orientação e diretriz à equipe organizadora. Sendo que, se configuram como responsabilidades das coordenadorias, mas não se limitam única e exclusivamente ao que está descrito abaixo. Podendo estas também serem compartilhadas ou transferidas entre coordenadorias, desde que acordado previamente. ● Geral a. Planejamento tático-operacional de todas as coordenações do evento; b. Acompanhamento e coleta de informações dos processos e atividades realizadas; c. Monitoramento do clima de trabalho da equipe organizadora do evento; d. Início e fim do período de inscrição; e. Documentação das atividades do evento para gestão do conhecimento. ● Conteúdo


a. Programação alinhada ao tema do evento (dinâmica, atividades realizadas); b. Elaboração do edital de cases e workshops (caso haja este último); c. Definição de pareceristas, distribuição de cases para os mesmos e acompanhamento; d. Verificação dos cases aprovados no evento a partir das notas dos avaliadores; e. Acompanhamento no dia do evento das apresentações de case e definição dos cases premiados no evento; f. Captação e elaboração de grade de palestrantes ou responsáveis pelo conteúdo das atividades durante todo o evento; g. Formalizar programação do evento com datas, horas e nomes de palestrantes. As equipes avaliadoras dos cases deverão seguir as normas e diretrizes do manual de cases do evento, garantindo assim que todos sejam avaliados pelo mesmo critério. A confecção do manual é de responsabilidade da coordenadoria de Conteúdo. ● Infraestrutura a. Definição do local do evento (cidade, hotéis ou acomodações, local da programação, etc); b. Viabilização de transporte para os congressistas, palestrantes e convidados; c. Definição do cardápio das refeições (contratar empresa para coquetel e coffee break, caso haja); d. Idealização de iniciativas de integração (festas) dos congressistas durante o evento; e. Providenciar cerimonial e decoração de auditórios; f. Verificar infraestrutura de auditórios (iluminação, sonorização, data show, tela de projeção, etc); g. Definir e capacitar staff de apoio durante o evento. ● Comunicação a. Definição plano de divulgação; b. Elaboração da identidade visual do evento, dos materiais de divulgação (folder, cartazes, boletins, timbrado, etc) ou de utilização durante o evento (banners, crachás, blocos de anotações, caneta, certificados, pastas ou bolsas, brindes, etc);


c. Definição da gráfica para produção do material do evento; d. Gerenciamento e monitoramento das mídias sociais do evento; e. Confecção dos certificados de participação para os congressistas e equipe organizadora; f. Elaboração do kit dos congressistas; g. Buscar cobertura jornalística (assessoria de imprensa). ● Captação a. Captar parceiros que apoiem a organização do evento financeiramente e institucionalmente; b. Gerenciamento dos parceiros apoiadores do evento. A coordenadoria de Captação será incorporada às atividades da diretoria de Relações Institucionais da Concentro. ● Financeiro a. Planejamento orçamentário com cenários de trabalho; b. Gestão financeira (monitoramento do planejamento orçamentário, controle do fluxo de caixa, controle de compras, pagamentos e reembolsos, etc); c. Papel estratégico na tomada de decisão pelos corte de gastos no evento, desde que validado pelos coordenadores organizadores. A coordenadoria Financeiro será incorporada às atividades da diretoria Administrativo-Financeiro da Concentro. ● Tecnologia da Informação a. Elaboração e lançamento de homepage do evento, devendo esta conter dados como: data de realização do evento, cronograma, informações gerais, formas de inscrição e pagamento, espaço para patrocinadores, etc; b. Elaboração do sistema de pagamento, de inscrição, de escolha de programação, de quartos, etc. As atribuições descritas acima servem como diretrizes do escopo de trabalho do tecnólogo da informação no evento.


CONSIDERAÇÕES FINAIS A Diretoria Executiva da Concentro coloca-se à total disposição de todos os interessados para sanar possíveis dúvidas que venham a existir. Salientamos ainda para que tenham total atenção para com os itens descritos neste edital, todos devem ser criteriosamente seguidos. As normas contidas neste edital poderão sofrer alterações durante sua implementação, sendo que toda e qualquer alteração deverá ser aprovada pela Diretoria Executiva e pelo Conselho da Concentro. Em caso de dúvidas, entrar em contato com a Diretoria Executiva da Concentro pelo e-mail diretoria@concentro.org.br.

Atenciosamente, Vinicius Chozo - Diretor de Comunicação Gabriel Freire - Coordenador de Integração Gestão 2013

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