PROCESO
PLAN DE ACCIÒN 2018 CONCEJO DE RIONEGR0-ANTIOQUIA No.
ACTIVIDADES
RESPONSABLES *- RECURSOS
META
No.
ADMINISRACIÒN DE PLENARIAS
1
1
Responder por 2 Funcionarios de una adecuada Garantizar el la Corporación, ejecución de las normal desarrollo elementos e sesiones plenarias de las Sesiones instalaciones que programe la Plenarias del adecuadas. Mesa Directiva, Concejo. previendo su debida 3 organización.
4
ACCIONES Recibo y radicación en Secretaría General del Concejo de proyectos de acuerdo con antelación. Entrega oportuna a los Concejales de los proyectos de acuerdo para el análisis y estudio de ellos. Programación y publicación previa de la agenda de sesiones ordinarias y extraordinarias. Elaboración citaciones y/o invitaciones a Secretarios de Despacho, Subsecretarios, entes descentralizados.
FECHA DE CUMPLIMIENTO
Seguimiento Seguimiento 2º semestre 1er semestre 13 diciembre 28 junio 2018 2018
Según período x sesiones.
x
Según Reglamento Interno
x
x
Según período x sesiones.
x
Según Reglamento Interno.
x
x
5
6
7
2
Divulgar los actos administrativos del Concejo en cumplimiento al Acuerdo 016 de 2014.
Talento humano recursos disponibles
Publicaciones y oportunas de los actos emitidos por la Corporación.
8
Tener a disposición los recursos y logística necesaria como: sonido, video beam, equipos, fotocopias, internet, transporte y cafetería en sesiones. Excluir dentro del orden del día el punto verificación del quórum, haciéndose el respectivo llamamiento a los Concejales. Emitir conceptos jurídicos a los proyectos antes de su ambientación. Seguimiento posterior a la sanción de los Acuerdos en la Gobernación y Tribunal Administrativo de Antioquia en caso de objeción o derogación.
Según necesidad.
x
x
En los Períodos Ordinarios y x Extraordinarios.
x
Según necesidad.
Según necesidad.
x
mensual
x
mensual
9
COMUNICACIONES
10
1
Talento humano, equipos de cómputo, Implementar la internet y estrategia de ayudas comunicaciones tecnológicas. para la entidad, dando a conocer su gestión tendiente al contacto directo Corporaciónciudadano.
Elaboración y ejecución estrategia de 11 comunicaciones.
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13 -Presidente -Vicepresidente Primero. -Vicepresidente Segundo.
14
Actualización Plan de Comunicaciones, 20 febrero 2018 x basados según norma ICONTEC Aprobación y cumplimiento Plan de Comunicaciones con inclusión Plan de Medios. Recolección y publicación información de interés público en la página web, redes sociales, radio o televisión. Elaborar Manual de Protocolo. Programar un evento público para rendición de cuentas de la gestión del Concejo Rionegro 2018 Institucionalizar un programa informativo radial o televisivo del actuar de la Corporación, denominado “un Concejo visible”
27 marzo 2018 (reunión comité x calidad)
permanente
Mayo 2018
x
x
x
26 octubre 2018 (agendar sesión descentralizada según la hora)
x
En cada mes de sesión ordinario x o extraordinario
x
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16
17
Diseñar en los períodos de Sesiones Ordinarias y Extraordinarias boletines, avisos, plegables informativos físicos y virtuales. Recolectar información tendiente a construir una base de datos actualizada de: usuarios, organizaciones, asociaciones, agremiaciones, establecimientos educativos, entes descentralizados y demás grupos. Emisión permanente de los temas a tratar en sesiones de Concejo por medio de: redes sociales, llamadas telefónicas, mensajes de texto, correo electrónico y/o emisora.
Según necesidad
x
x
6 de abril 2018
x
22 mayo 2018
En Períodos de Sesiones Ordinarias y Extraordinarias x
x
18
19
DIRECCIO NAMIENT O ESTRATÈGI CO
20
1
Elaborar una herramienta de trabajo para la Corporación como
Mesa Directiva, Secretaria General, líderes de los procesos
Efectuar evaluación íntegra 21 a través de una encuesta a grupos
Visibilizar la gestión de la Mesa Directiva a través de redes sociales, página web, charlas y visitas con las JAL, JAC y comunidad.
Contar con un espacio adicional en radio para un programa dirigido a la población discapacitada que den a conocer sus experiencias e igualmente, de sensibilización. Agendar informes de gestión a las Secretarías de la Administración y entes descentralizados de control político Diseño y construcción Plan de Acción Período 2018.
Según programación que determine x la Mesa Directiva
x
Cada mes x
X
Según normatividad vigente
x
X
24 enero 2018
x
directriz y unidades de de interés del permanente para apoyo. municipio para el Período 2018. determinar las expectativas y 22 percepción de los usuarios hacia la Corporación. 23
24
25
26
27
2
Derogar el Acuerdo 097 de 2003 Reglamento Interno del Concejo.
Talento humano Concejo, Comisión Jurídicos Concejo.
Adoptar el nuevo Reglamento Interno de la y Corporación del según del
28
Aprobación Plan de Acción 2018. 24 enero 2018. x
Seguimiento y evaluación al 28 junio 2018 y Plan de Acción 14 diciembre x 2018. 2018
x
Elaboración encuesta para entregar a la 16 marzo 2018 Administración y comunidad en general.
x
Aplicación de la encuesta elaborada. Tabulación encuesta aplicada Publicación y difusión resultado de las encuestas aplicadas y tabuladas.
x
25 septiembre 2018
X
1 octubre 2018
X
20 octubre 2018
X
Estudio de un nuevo modelo de 30 abril 2018 Reglamento Interno.
x
normatividad legal vigente.
29
30 Desarrollar el Plan de Capacitación según resoluciones vigentes, realizando contacto directo con la entidad o persona encargada en programar la formación a Concejales, funcionarios y contratistas y asistencia Clínica Concejos.
31
Talento humano, facilitadores, transporte, viáticos, refrigerios
Llevar a cabo el Plan de Formación y Capacitación con las respectivas evaluaciones.
32
Elaboración propuesta reglamento interno y entrega borrador a cada Concejal vía correo electrónico para sugerencias. Elaboración y socialización con la Mesa Directiva, Secretaria General y líderes de los procesos, proyecto de acuerdo, propuesta del nuevo reglamento interno. Radicación y ambientación, proyecto de acuerdo Reglamento Interno.
21 mayo 2018
x
25 mayo 2018 (reunión comité calidad) x Con los ajustes dados por los Concejales.
9 julio 2018
Fortalecimiento al plan de formación y 5 febrero 2018 capacitación, según necesidades identificadas aplicando
x
X
X
encuesta a cada Concejal, funcionario y/o contratistas. Socialización plan formación y capacitación.
X 8 febrero 2018
33
34 Aumentar la satisfacción del cliente a través de procesos de mejora continua 35
36
Ejecución Plan de formación al personal con vínculo laboral en el Concejo. Seguimiento y evaluación al plan de formación y capacitación. Asistencia Clínica Concejos Municipales liderada por el doctor Hernán Torres A. Socializar y entregar manual código ética y
5 marzo 2018 x en adelante
X
Al finalizar la x capacitación.
x
Mensualmente por todo el año 2018
al ingreso inducción
e
x
Fomentar la cultura, autocontrol y productividad
37
38
39
GESTIÒN COMUNITARIA
40
1
Fortalecer mecanismos de participación ciudadana, con los grupos asociativos del municipio como: Juntas Administradoras Locales (JAL), Juntas de Acciones Comunales (JAC), Juntas Asociativas de Vivienda (JAV),
Talento humano del Concejo, Mesa Directiva, Secretaria General, Concejales, líderes de los procesos.
41
42
buen gobierno al personal nuevo Revisión y ajustes al direccionamiento de los procesos Divulgar y publicar ajustes a los procesos por diferentes medios. Actualizar el mapa de riesgos de los procesos. Actualización y cambios en los procesos a las Normas 2015 y MIPG. Diseño y elaboración de una guía de participación ciudadana sobre mecanismos de participación ciudadana y funcionamiento de Concejo. Socialización, entrega y publicación guía de participación comunitaria.
permanente
Cada que se x presenten cambios
x
x
x
x
x
permanente
Julio 2018
agosto 2018
x
X
asociaciones de mujeres, usuarios campesinos, de Hospitales e instituciones educativas.
43
Programar una capacitación a las JAL y JAC sobre 24 agosto 2018 mecanismos de participación y funcionamiento del Concejo.
44
Hacer presencia los Concejales en las sesiones descentralizadas de presupuesto participativo en las diferentes zonas que agende la Administración.
45
2
Realizar eventos con las comunidades para acercar el Concejo en pleno hacia las comunidades.
Talento humano, Mesa Directiva, Concejales, redes sociales, página web.
Propiciar espacios que permitan un contacto directo con la ciudadanía, 46 permitiendo mejorar su nivel de percepción.
47
Realizar planeación de los eventos y convocar a la ciudadanía. Coordinar el desarrollo del evento contando con los recursos indispensables para el normal desarrollo.
x
Octubre y noviembre 2018
x
x
Según necesidad
x
x
Según necesidad
x
x
x
x
Llevar a cabo el evento Según comunitario con necesidad antelación a la verificación de
base de datos actualizada.
48
49
GESTIÓN CONTRATUAL
50
1
Proyectar, organizar la contratación del Talento Concejo según humano. normatividad legal vigente.
Elaborar la contratación en forma eficiente, oportuna y transparente. 51
52
Socializar encuentros democráticos relevantes que asista el Concejo, programados por la Administración Actualizar el Manual de Contratación. Elaborar y/o actualizar el Plan de Adquisiciones y una vez aprobado en comité publicarlo. Proyectar los recursos según procesos Corporativos, priorizando las necesidades establecidas en los proyectos definidos por la Presidencia y Mesa Directiva. Destinar los recursos financieros requeridos para cada proyecto.
Según programación Administración Central
x
Según necesidad
x
31 enero 2018
x
x
Según necesidad
x
x
Según necesidad
x
x
53
54
55
2
Asegurar la debida contratación soportados en el cumplimiento del lleno de todos los requisitos legales.
Talento humano, Asesor Contratación
Rendir y divulgar en forma oportuna 56 y diligente los procesos contractuales a los diferentes entes. 57
Gestionar y tramitar certificados de disponibilidad presupuestal (CDP), registros presupuestales (CRP), reservas, traslados y modificaciones si fuere del caso. Entregar informes presupuestales al Presidente del Concejo. Desarrollo y elaboración etapa precontractual de procesos para selección de oferentes y contratistas como la contractual del Concejo. Publicar todos los documentos del contrato en el SECOP, Gestión Transparente, SIGEP, Gobierno en línea. Seguimiento periódico a
Según necesidad
x
x
Cuando lo considere necesario
x
x
Según necesidad
x
x
Cada que se suscriba un contrato
x
x
Al generarse el pago para cada x la contrato.
x
supervisión de los contratos.
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59
Incorporar el personal idóneo y competente, con el perfil requerido para prestar sus servicios a la Corporación y de usuarios.
NES
GESTIÒN HUMANA
60
Personal altamente Presidente del adiestrado, 61 Concejo, calificado y Secretaria cualificado en General y atender los retos equipo que a diario se encargado. presenta en el Concejo. 62
Realizar ejecución a la A la terminación etapa de cierre y de cada x liquidación contrato. contractual. Cuando las Proceder en el instancias de debido tiempo a control lo x la defensa legal requieran. de la Corporación. Determinar el recurso humano según las 25 enero 2018 necesidades al interior del Concejo.
x
Actualizar la descripción de Según x tareas o necesidad funciones según manual. Estructurar los planes de trabajo, entregando a cada líder el 1 febrero 2018 x proceso a su cargo para el correspondiente sostenimiento y
x
x
x
x
x
actualización de ellos, base para las auditorias ICONTEC.
63
64
65
66
Efectuar proceso de selección, incorporación y posterior 25 enero 2018 entrenamiento al nuevo personal que ingrese al Concejo.
x
Programar y llevar a cabo programa de inducción14 febrero 2018 x reinducción al personal nuevo que contrate el Concejo. Generar evaluaciones de desempeño a Según x funcionarios de necesidad carrera y provisionales. Verificar que se cumpla debidamente la ejecución de los contratos hasta su liquidación.
Cada que se realice un contrato hasta su terminación.
x
x
x
MEJORAMIENTO CONTNUO
1
Formalización de las relaciones contractuales de la Corporación.
Secretaria General equipo encargado.
Total contratos y formalizados con 67 los requisitos de ley.
Realizar seguimiento y control a todas las acciones en pro al mejoramiento, mantenimiento y retroalimentación a todos los procesos del Concejo.
Equipo humano, personal encargado, documentos físicos, magnéticos, página web, redes sociales.
Continuación del sostenimiento en la implementación del sistema de gestión de la 68 calidad.
Documentar y continuar socializando elementos 9 mazo 2018 relevantes dentro del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
Recepción, trámite y seguimiento a las PQRS recibidas por los diferentes medios dirigidos al Concejo.
Cuando se considere necesario comunicarle al peticionario la acción tomada, siempre y cuando allegue nombre dirección y teléfono para responderle.
69
70
71
72
2
Seguimiento a la matriz del plan de mejoramiento, el cual incluye todos los procesos, teniendo evidencias de los documentos y/o actividades de lo realizado para que
Personal encargado del sistema integrado de la calidad, LĂderes de los procesos y auditor con las calidades para
RevisiĂłn semestral del plan de mejoramiento de 73 los procesos
74
Tratamiento servicios conformes.
a A medida que no se presenten las PQRSF.
Programar y ejecutar una auditoria interna 23 agosto 2018 a los procesos del Concejo.
Presentar los respectivos informes de auditorĂa. Realizar acciones correctivas, preventivas o mejora a los procesos auditados, segĂşn recomendacione s entregadas por el Auditor. Elaborar y hacerle seguimiento al plan de mejoramiento por procesos. Definir cronograma
8 septiembre 2018
3 de octubre
constante
3 enero 2018
las acciones AC, realizar AP,AM sean auditoria. cerradas.
la
Comité Calidad
75
3
Garantizar que los procesos de gestión de la calidad, avancen en los procesos de sostenimiento de las normas vigentes.
Equipo humano, personal encargado, gestión de la calidad
Tener actualizados los procesos, evaluando la correcta operación del sistema de gestión de calidad
de
Realizar reuniones del comité de calidad para aprobar e incluir sugerencias y demás acciones a tomar.
Cada dos meses (ver resolución 001, Art. 5º).