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REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA MUNICIPIO DE CARTAGO CONCEJO MUNICIPAL NIT 900.215.967-5 "

CARTAGO NUESTRO COMPROMISO

En cumplimiento de 10 establecidos en los numerales 7 y 12 del artIculo 25 de la Ley 80 de 1993 y el articulo 3째 del decreto 2474 de 2008, el Presidente del Honorable Concejo Municipal de Cartago Valle procede a estructurar los estudios previos para la contratacion de servicios profesionales en los siguientes terminos:

1. DESCRIPCION DE CONTRATACION:

LA

NECESIDAD

QUE

SE

SATISFACE

CON

LA

EI Concejo Municipal de Cartago Valle es una corporacion administrativa de eleccion popular compuesta por el numero de miembros que determina la Constitucion y la Ley 136 de 1994, para el perlodo reglado en las mismas y cuyo funcionamiento tiene como eje rector la participacion con la comunidad y el control politico. En virtud de las funciones que son propias de la Concejo Municipal, se requiere apoyar y acompanar los diferentes procesos que adelanta la entidad para su normal funcionamiento, siendo indispensable para la entidad garantizar la creacion de archivos de conformidad con 10 contemplado en el literal f) del artIculo 8째 de la Ley 594 de 2000 y las normas que la reglamentan, modifican, adicionan y/o complementan. La necesidad de la implementacion de la Ley de Archivo, no solo se ampara en la obligatoriedad contenida en el articulo 10 de ibidem, sino tambien en los principios contenidos en el articulo 209 de la Norma Superior, los cuales se encuentran concatenados con los sefialados en el articulo 5 de la Ley 136 de 1994. EI Concejo Municipal como corporacion administrativa, genera documentos de importancia trascendental para la administracion local y en especial para el conocimiento de la comunidad, tal como son los Acuerdos municipales, actas de sesiones, Resoluciones, Contratos, certificaciones y demas documentos que deben ser preservados para la posteridad, bajo normas tecnicas especiales. En este entendido y revisada la planta de personal de la entidad, se ha podido establecer que no se cuenta con personal de planta que atienda funciones 0 desarrollen actividades iguales 0 relacionadas con el asunto objeto de contratacion. De esta manera y por no contar el Honorable Concejo Municipal con el personal y perfiles requeridos para atender la necesidad se hace indispensable proceder a la contratacion de profesional idoneo que preste sus servicios a la entidad en el diagnostico , intervencion y elaboracion de tablas de retencion documental, de los archivos de la Corporacion, organizados de tal manera que se cumpla con su finalidad que se concreta en la disposicion de la documentacion de manera ordenada, en tal forma que la informacion institucional sea recuperable para el uso de la administracion al servicio del ciudadano y como fuente de historia.

2.

DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR ADQUIRIRiA EL CONTRATISTA:

Y OBLIGACIONES

QUE


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de los documentos y la normatividad archivistica. que hace parte integral del Contrato.

3. ACTIVIDADES ESPECiFICAS CONTRATIST A.

A

De acuerdo con la propuesta anexa

DESARROLLAR

Para la ejecuci6n del objeto del contrato que se suscriba, desarrollar las siguientes actividades especificas: • • • • •

POR

PARTE

el contratista

DEL

debera

Organizar los expedientes que reposan en el archivo del concejo Municipal de Cartago desde el ario 2010 hasta la terminaci6n del contrato. Establecer la Tabla de Retenci6n Documental T.R.D, como 10 indica la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos. Digitalizar los Acuerdos y las Resoluciones generados por el Concejo Municipal de Cartago desde el ario 2010 hasta la terminaci6n del contrato. Proveer una herramienta tecnol6gica (Software), que permita el almacenamiento y administraci6n de los documentos digitalizados. Entregar e instalar un archivo rodante de 3 m6dulos, puertas laterales, elaborado en lamina Cold Rolled de Calibre 18, y sus respectivos accesorios, bandeja de consulta y soporte para carpetas colgantes. 3.1 Metodologia: MODULOS

La metodologia a utilizar es la te6rico-practica, en la cual los facilitadores proporcionan los conceptos, tecnicas y herramientas basicas, y los participantes aplican a dichos conocimientos a traves de los diferentes talleres.

4.

FUNDAMENTOS SELECCION:

JURiDICOS

QUE

SOPORTAN

LA

MODALIDAD

DE

Para la celebraci6n del contrato que se requiere, segun el objeto del mismo, se puede Ilevar a cabo de manera directa de conformidad con 10 establecido en el Literal "h", numeral 4°, articulo 2° de la Ley 1150 de 2007, por tratarse de prestaci6n de servicios profesionales.


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Para estimar el valor del contrato requerido se tuvo en cuenta la complejidad de los servicios a contratar, el nivel de preparaci6n profesional que requiere y la amplia experiencia de quien 10 vaya a ejecutar. Ademas de la consulta de precios del mercado a nivel de contratos de la misma 0 similar naturaleza. De acuerdo con los requisitos de idoneidad y experiencia, que presentan unas caracteristicas, se estima que el valor total del contrato sera del orden de los CUARENTA MILLONES DE PESOS MDA.CTE ($ 40.000.000,00). 6.1 FORMA DE PAGO: Se estima como forma de pago del presente contrato, habida cuenta de las actividades a desempenar y de los elementos por adquirir la siguiente:

1) EI cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato a titulo de pago anticipado, 10que equivale veinte millones de pesos ($20.000.000,00) 2) EI cincuenta por ciento (50%) del contrato sera cancelado una vez ejecutado en su totalidad el objeto de la contrataci6n y la expedici6n de las respectivas certificaciones de cumplimiento expedidas por el supervisor. En todo caso los pagos relacionados con el contrato estan sujetos a la disponibilidad del Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC del Municipio de Cartago.

7. TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION PRESENTES EN EL CONTRATO A CELEBRAR.

DE

LOS

RIESGOS

7.1 Tipificaci6n. En la ejecuci6n del contrato que se requiere celebrar, se puede presentar el hecho de que el contratista incumpla total 0 parcialmente las obligaciones contractuales y legales adquiridas, sea porque se abstenga injustificadamente de hacerlo (incumplimiento total), 0 porque su cumplimiento se de tardio, imperfecto 0 defectuoso y por fuera del marco de obligaciones y responsabilidades que asume el contratista. Lo anterior conlleva a la necesidad de que el Honorable Concejo Municipal solicite al contratista la expedici6n de una p6liza (mica, expedida por una compania de seguros legalmente constituida en el pais, en la que se ampare al Honorable Concejo Municipal de Cartago del incumplimiento en que eventualmente pueda incurrir el contratista de sus obligaciones legales y contractuales, y de la calidad del servicio requerido.

A continuaci6n se hace una valoraci6n de los riesgos en terminos porcentuales respecto del valor del contrato, y de acuerdo con la tipificaci6n que se ha establecido:


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A.2. Calidad del servicio: Por el diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses mas. A.3. Buen Manejo y correcta inversi6n del anticipo: Por el cien por ciento (100%) del valor del anticipo que reciba el contratista, con una vigen cia igual a la del contrato.

Para efectos de la ejecuci6n del contrato que se suscriba, el contratista es la persona que debera soportar de manera total la ocurrencia de cualquiera de las circunstancias tipificadas anteriormente, y por tanto debe asumir su costo, responsabilidad que entrega a la compania aseguradora a traves de la p6liza que se expida.

EI contrato que se suscriba debera ejecutarse en un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la firma del contrato. EI presente documento se suscribe a los veintisiete (27) dias del mes de marzo de dos mil doce (2012).

ROBERTO MORENO POSADA Presidente

Elaboro:AGA Aprobo:GTD

GERARDO Secretario

TORO DUQUE


Contrato 01-003-2012