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BOLETÍN Octubre 2019 • Edición 11

Edición 1 - Abril de 2017

Editorial Por: Lina María Cetina Pérez, Líder de Desarrollo Proyecto Sinergia

Avances Así van las capacitaciones a usuario final

Somos clave para el éxito de la adopción tecnológica

554 colaboradores de sedes y seccionales han participado de las capacitaciones presenciales a usuario final de Sinergia en donde exploraron la herramienta, aclararon dudas e inquietudes y fueron evaluados en la apropiación de los diferentes módulos de Sinergia.

Como lo indican los grandes líderes, los cambios tecnológicos no se dan por sí solos, es muy importante que las personas pongan a disposición toda su actitud y talento para operar las nuevas tecnologías. Sinergia nos ha abierto las puertas al conocimiento de una herramienta que en el medio corporativo es tendencia y que a nivel mundial está a la vanguardia de la automatización de los procesos de gestión humana y financieros.

204 Módulo de Nómina Sedes y Seccionales

Bogotá

158 Bucaramanga

El estado de ánimo, la actitud, la cultura y la forma de actuar de la comunidad USTA es fundamental para llevar de manera correcta la adopción tecnológica. Creer en lo que cada uno es capaz de lograr y dejar atrás los antiguos procedimientos, salir de la zona de confort y poder ingresar a la zona de aprendizaje nos hará crecer y reconocer que siempre tenemos algo por mejorar.

49 Villavicencio

52 Medellín

81 Tunja Módulo de Contabilidad Seccional Bucaramanga

Entrenamiento del módulo de EPM

En los procesos de cambio que vivimos hoy, mantengamos una actitud positiva, real y pongamos a disposición nuestras habilidades para sobrellevar la transformación que llega a la Universidad.

El 15 de octubre, los directores y coordinadores de Presupuesto de las sedes y seccionales potenciaron sus conocimientos en el segundo train the trainers del módulo de EPM que ya está listo para apoyar la planeación financiera y la proyección presupuestal de la Universidad.

Trabajar y hacer parte del proyecto me ha dado la oportunidad de estar en el detrás de cámaras, planeación, diseño, documentación y práctica del sistema Oracle Cloud para los procesos de gestión humana. Es motivo de orgullo y satisfacción porque estamos comprometidos como equipo para impulsar el cambio y entender los nuevos procesos.

Jornada de salida a producción

¡Mantengamos la entrega y el entusiasmo, para hacer transferencia de conocimiento y de esta manera garantizar el éxito de la adopción del sistema Oracle!

Los días 8, 9 y 10 de octubre, los líderes funcionales de Sinergia y los consultores de Oracle participaron de un espacio de alineación. La actividad se centró en garantizar que todo esté listo para la puesta en marcha de los diferentes módulos del proyecto de transformación tecnológica.

Arriésgate a soñar, a creer, a reinventarte. “Sé el cambio que quieres ver en el mundo” - Mahatma Gandhi.

Pasos a seguir

Taller de la mesa de ayuda

Finalización del plan de capacitación a usuario final.

Con el fin de socializar la estructura, el plan de trabajo, los roles y las herramientas de la mesa de ayuda, el 4 de octubre se realizó el taller de la mesa de ayuda del proyecto Sinergia. La sesión estuvo liderada por la Gerencia del proyecto, el Departamento de TIC de la principal y el equipo de gestión del cambio.

Salida en vivo en toda USTA Colombia. Apropiación de los módulos del proyecto. Acompañamiento de los líderes transformacionales a los equipos.

¡Sinergia ya es una realidad! 5 actividades que podrás hacer en la Red de Servicios La Red de Servicios es un portal creado para gestionar lo relacionado con Sinergia. Conoce 5 procesos que podrás realizar.

01

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Ingresar a la mesa de ayuda “Soporte Sinergia USTA”.

Ingresar a los módulos del proyecto.

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05

Realizar solicitudes al Departamento Jurídico.

Gestionar solicitudes a los Departamentos de Registro y Control, Sindicatura y a la Unidad de Gestión Integral de la Calidad Universitaria (UGIGU).

Consultar las preguntas frecuentes del proyecto.

https://reddeservicios.usta.edu.co/

{ Conoce nuestra mesa de ayuda { Soporte Sinergia USTA es el centro de atención que atenderá los requerimientos, dudas o incidencias para apoyar a los colaboradores de sedes y seccionales en los módulos de Sinergia. Los líderes funcionales, usuarios clave y los consultores de Oracle conforman la mesa de servicio. 2 formas de ingresar a la mesa de ayuda

En Red de Servicios: https://reddeservicios.usta.edu.co/

Visita:

Extensión

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1700


BOLETÍN Septiembre 2019 • Edición 10 Edición 1 - Abril de 2017

Editorial Por: Andrea Sotelo Carreño, Directora Departamento de Comunicaciones sede principal Bogotá

Avances Socializaciones de Sinergia en Tunja, Medellín y Villavicencio

Con la transformación tecnológica afrontamos los retos del mundo actual

Con el propósito de presentar el estado actual y el desarrollo del proyecto de adopción tecnológica, los días 17, 19 y 23 de septiembre participamos en la Socialización de Sinergia, en el marco de la capacitación a usuario final que se está realizando en cada sede y seccional.

El proceso de transformación de una semilla en árbol, de un gusano en mariposa, de una zona confort a una de aprendizaje y luego a una de crecimiento, conlleva una serie de situaciones que en algún momento causan malestar o incomodad. Son los valientes que atraviesan el camino quienes ven la recompensa del esfuerzo físico y mental invertido en dicha transformación.

Las jornadas contaron con la participación de los líderes transformacionales y los líderes funcionales de los módulos de Sindicatura, Nubia Montañez y Diana Guataquira.

17 de septiembre en la seccional de Tunja

En la USTA estamos a punto de subirnos al podio de los valientes, de los ganadores que han recorrido durante más de 12 meses, un camino de aprendizajes y diversas vicisitudes, que pone los procesos administrativos, financieros y de relacionamiento de la Universidad Santo Tomás en Colombia en sintonía con las tecnologías de la información y la comunicación vigentes en el siglo XXI.

19 de septiembre en la sede de Villavicencio

En el mes de octubre tendrá lugar la salida en vivo del proyecto Sinergia y es necesario que tengamos en cuenta que este momento constituirá, por una parte, la llegada a una meta; pero al mismo tiempo, nos abrirá la puerta de un nuevo camino por transitar de la mano de la herramienta tecnológica. Será, también, una etapa de aprendizaje para toda la comunidad tomasina, que constituirá un reto: sacarle el mejor provecho a la nueva tecnología adoptada.

23 de septiembre en la sede de Medellín

Presentes en el segundo Claustro Administrativo del 2019 El 3 de septiembre hablamos de Sinergia, los adelantos que hemos tenido y las fases que vienen en el futuro próximo. En el evento también se llevó a cabo el foro ‘Sinergia ya es una realidad’, en donde participaron los directores de los departamentos administrativos de la sede principal Bogotá que tienen módulos del proyecto.

Ahora más que nunca es necesario que nos conectemos con Sinergia, que nos interesemos por estar constantemente informados de cada paso que dé el proyecto, para saber en qué momento nos corresponde actuar, ya sea como operadores de la herramienta, como líderes funcionales, como líderes transformacionales, como usuarios, etc.

¡Continúan las capacitaciones a usuario final!

El proyecto ha dispuesto la página: sinergia.usta.edu.co, los boletines informativos, las píldoras informativas, mensajes en pantallas, algunos videos, los banner de las páginas web de sedes y seccionales, mensajes en redes sociales e informes en Tomás Noticias, además de un sin número de reuniones y capacitaciones presenciales y virtuales, de tal manera que USTA Colombia en general tenga suficiente información sobre este proceso de transformación de la información administrativa, financiera y de relacionamiento.

Los colaboradores de las sedes y seccionales siguen recibiendo la capacitación a usuario final de los diferentes módulos de Sinergia.

Módulo de compras e inventarios Seccional Bucaramanga

La finalidad del proceso de aprendizaje es sensibilizar, promover y facilitar el conocimiento y los cambios generados en los procesos financieros, administrativos y de relacionamiento tomasino.

¡Sinergia ya es una realidad!

Módulo de contratos Seccional Tunja

Pasos a seguir

En medios USTA

Ejecución del plan de capacitación a usuario final.

En septiembre, informamos los avances de Sinergia en el programa institucional Facientes Veritatem, capítulo 18. La nota hizo énfasis en el playback 3 o la fase de pruebas de verificación. En esta, se revisan y ejecutan los procesos de los frentes y módulos de Sinergia, con el fin de asegurar y garantizar una salida en vivo exitosa.

Salida en vivo en toda USTA Colombia. Apropiación de los módulos del proyecto. Acompañamiento de los líderes transformacionales a los equipos.

¡Los líderes transformacionales ya están certificados! 29 colaboradores administrativos y académicos de Bogotá, Bucaramanga, Tunja, Villavicencio y Medellín cuentan con la certificación para apoyar e impulsar el cambio que vive la Universidad con el proyecto. Desde el año pasado, los facilitadores que conforman la Red de Liderazgo Transformacional trabajaron en un proceso de aprendizaje basado en la metodología del coaching como herramienta de transformación y manejo de las emociones. Se centraron en tres temáticas: coordinación de acciones, ser oferta y el poder de las conversaciones.

Bienvenido Carlos Ángel, gerente de proyecto USTA ¡Te deseamos éxitos en este desafío!

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El equipo Sinergia dice…

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Algunos de los líderes funcionales nos cuentan cómo ha sido su experiencia en el proyecto de la transformación de la USTA.

Lorena Toro, líder de Service “Me permitió adquirir mayores aptitudes y habilidades de gestión, comunicación y servicio frente a la comunidad tomasina, logrando implementar nuevas herramientas que le apuntan a satisfacer las necesidades e inquietudes de cada una de las dependencias que adoptan el módulo de Service”.

Nelly Torres, líder de Adquisiciones y Suministros “Ha sido un periodo de gran aprendizaje […] desde la misión que elegí: aportar y ejecutar acciones de valor que permitan engranar el proceso vigente ante lo que el nuevo sistema ofrece”.

Nubia Montañez, líder de Sindicatura “El proyecto nos ha permitido mirar de una forma más holística los procesos de la Universidad. Ha sido una experiencia de crecimiento profesional, aprendizaje personal y colectivo de forma importante que nos abre las puertas a un mundo nuevo donde […] entramos en la vanguardia de la tecnología”.

Lina Cetina, líder de Desarrollo “Una experiencia enriquecedora llena de emociones […] Cada uno llena su equipaje de nuevos procesos, formas de hacer las cosas y nos reinventamos cada día para aplicar un sistema de alto nivel de tecnología”.

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BOLETÍN Agosto 2019 • Edición 9

Edición 1 - Abril de 2017

Editorial

Avances

Por: Olga Lucía Solano Avellaneda, Directora Centro de Diseño e Imagen Institucional (CEDII) y líder transformacional de la seccional Bucaramanga.

¡EPM ya está listo!

Sinergia: una oportunidad para la transformación tomasina

Desde el 20 de agosto, el módulo financiero y presupuestal de Oracle llega a la Universidad. EPM, Enterprise Perfomance Management, o gestión del rendimiento empresarial es la nueva tecnología que transformará la manera de planear, elaborar presupuestos, previsiones e informes para el cumplimiento de las metas y proyecciones financieras de la Institución. La plataforma cloud será administrada y gestionada por los Directores y Analistas del Departamento de Presupuesto de cada sede y seccional.

Según los diccionarios, Sinergia es una palabra que “procede de un vocablo griego que significa “cooperación”; es utilizado para nombrar a la acción de dos o más causas que generan un efecto superior al que se conseguiría con la suma de los efectos individuales”; pero en la práctica no le hallas el valor real al vocablo hasta que haces parte de un proceso de transformación como el que estamos viviendo en la Santoto.

¡Bienvenido a la transformación!

No se trata de solo una adopción tecnológica, de una migración de pasar de lo mecánico a lo sistemático, de lo tradicional a lo novedoso; por el contrario, se trata de una transformación real desde la concepción del proceso hasta la renovación y formación de cada uno de los integrantes de la institución; es pasar de ser un personaje pasivo a uno de los principales actores; es darle la oportunidad a la vida de poder evolucionar día a día y vivir paso a paso su cambio, para explorar cómo ser mejores, más eficientes, más eficaces y seguir dando lo mejor de cada uno en la labor diaria. Sinergia es la oportunidad que tenemos como comunidad universitaria de progresar; es migrar para estar al nivel de los más altos estándares de trabajo colaborativo; es declarar nuevas dinámicas de trabajo ágiles y más efectivas; es el momento de ser parte de un engranaje de tareas, que juntas propenden por la calidad de la educación y del servicio. Certificarme como líder transformacional es la oportunidad de ser facilitadora de este proceso de cambio, es empoderarme con herramientas que nos ayuden a visualizar la oportunidad en cada acción; es tener el coraje de seguir adelante con la certeza que cada paso nos lleva al éxito e invitar a los otros a vivir este cambio con la esperanza de lograr un proceso más ágil y con impacto positivo en la comunidad. Invito a los tomasinos a ser parte activa de este valioso crecimiento tecnológico y humano de nuestra Universidad; a trabajar juntos y a que cada día estemos más comprometidos con la excelencia educativa, personal y con la visión clara del lugar al que queremos llegar, minimizando los impactos que todo cambio trae, pero en nosotros está encontrar en la adversidad, la oportunidad.

“Transformación digital que desafía nuestros modelos de aprendizaje”*

*Palabras enunciadas por el nuevo Rector General en el acto de posesión del 14 de agosto de 2019.

Auguramos éxitos a nuestro Rector General, Fray José Gabriel MESA ANGULO, O.P. ¡Le deseamos lo mejor en este nuevo desafío!

¡Continúan las capacitaciones a usuario final! Capacitación de activos fijos en Villavicencio y Medellín. Los días 12, 13, 15 y 16 de agosto se realizó la capacitación a usuario final del módulo en las dos sedes. El propósito de la jornada fue potenciar las habilidades en el manejo de la herramienta que optimizará y estandarizará el proceso de activos fijos de la Universidad. Equipo Departamento Contabilidad Medellín.

Para Ever Martínez, líder funcional del módulo, el cambio “facilitará la realización de las operaciones diarias de la parte administrativa y financiera (…) Es mucho más robusta que la que tenemos actualmente y las transacciones o cambios los podemos hacer internamente en cada sede y seccional”.

Departamento de Sindicatura Villavicencio.

Socialización del playback 3

Gracias Sinergia. ¡Gracias Santoto por permitirme vivir este cambio y crecer contigo! #OrgullosamenteTomasino #SoyParteDeLaGeneracióndelCambio #LaTransformaciónEmpiezaPorMi

Pasos a seguir

Liliana Vargas, coordinadora del Proyecto y Aníbal Vásquez, consultor de Oracle.

En medios USTA

Desarrollo del playback 3. Ejecución del plan de capacitación a usuario final.

Gira Sinergia Sesiones de aprendizaje y transformación con los equipos de proyecto y áreas de la Universidad.

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El 5 de agosto se expuso a los líderes funcionales y algunos colaboradores de sedes y seccionales la fase de pruebas de verificación o playback 3, que permitirá asegurar el funcionamiento exitoso de la implementación del sistema Oracle Cloud en la Universidad. El playback 3 es la fase de verificación de lo definido en los documentos de diseño, teniendo en cuenta las particularidades de las sedes y seccionales.

En agosto participamos en el programa institucional Facientes Veritatem, capítulo 15. Hablamos del proceso del train the trainers o entrenamiento a entrenadores. A las sesiones de aprendizaje asistieron más de 70 colaboradores de sedes y seccionales, quienes serán los encargados de realizar la capacitación a usuario final de los diferentes módulos de Sinergia.

¿Qué ganamos con el módulo de EPM?

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Julio Carrascal Líder funcional del módulo “La Universidad está dando un paso inmenso e importante en el ámbito tecnológico, con información siempre disponible en un ambiente Cloud seguro y una planeación estratégica (…) siempre enfocada al modelo de gestión de la universidad y al PIM (…) Estamos realizando un seguimiento continuo y permanente sobre el cumplimiento de metas y crecimiento de la USTA”.

Lenin Sierra Consultor EPM Oracle “La adopción del proceso estándar para cierres financieros y presupuesto permite un enfoque colaborativo que integra a diferentes actores por procesos, cuyas especialidades aportan en la construcción de un modelo que permite un amplio análisis sobre la proyección económica de la Universidad Santo Tomás”.

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BOLETÍN Junio - julio 2019 • Edición 8 Edición 1 - Abril de 2017

Editorial

Avances

Por: Nubia Montañez, Líder Sindicatura Sinergia.

Entrenamiento a entrenadores

Toda una vida Con Sinergia estamos participando en la construcción de un mundo misional y visionario para la comunidad tomasina. La necesidad de estar a la vanguardia en un mundo creciente y nuestra razón de ser como tomasinos, nos invitan a que con la adopción de herramientas tecnológicas y nuevas metodologías, ganemos nuevos conocimientos y crezcamos continuamente como personas y profesionales. Con la experiencia y el aprendizaje adquiridos en la Universidad Santo Tomás, he tenido la oportunidad de participar y seguir muy de cerca las diferentes etapas de mejoramiento continuo del área financiera. El cambio que vivimos nos da la posibilidad de conocer, adoptar, crear e implementar herramientas tecnológicas que permitan mejorar hábitos y costumbres en relación al manejo de las operaciones y sus particularidades, con el propósito de controlar las transacciones, las cuales permiten conocer, mantener y proyectar la sostenibilidad de los recursos, en una cultura financiera de inversión en temas académicos y con el objeto de crear nuevas estrategias y ofertas académicas acordes con la necesidad del mercado actual. En este contexto, la Universidad durante estos últimos años ha implementado de forma importante, diferentes metodologías que facilitan la interrelación entre los usuarios, programas y procesos, logrando satisfacer las necesidades del cliente, la administración y registro de la información en el normal desarrollo de su función al servicio de la enseñanza y el aprendizaje. Esta transformación incluye los sistemas de enseñanza académica más accesibles y acordes con los requerimientos de avances informáticos, en donde la USTA ha logrado involucrar los procesos en metodologías y sistemas de impacto tecnológico en los temas de información financiera; facilitando el trabajo operativo de los colaboradores con información oportuna sin importar el volumen de datos que se ejecuten. En Sinergia encuentro un proceso dinámico encaminado a desarrollar e implementar un sistema financiero que articule los procesos de forma integrada acorde al concepto campus universitario; donde todos los métodos y procedimientos se realizarán bajo la misma línea acompañando a las políticas, aprobadas por los cuerpos colegiados de la Universidad; sin embargo, es necesario conservar la particularidad de cada Sede y Seccional, trabajando en un cambio cultural y de procedimientos. El proyecto nos reta a innovar y a ejecutar la nueva infraestructura tecnológica, generando la necesidad de conocer nuevas formas de controlar y conservar la información de forma eficiente y eficaz, además de responder oportunamente a los cambios, de acuerdo con las necesidades de la Universidad, y siguiendo los proyectos que se encuentran plasmados en el Plan General de Desarrollo.

Pasos a seguir

¡Iniciamos las capacitaciones a usuario final! Capacitación de Activos fijos en Tunja y Bucaramanga Del 10 al 14 de junio se realizó la capacitación a usuario final en las dos seccionales.

Equipo Tunja.

El propósito fue fortalecer las habilidades de los colaboradores que hacen parte del frente de ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de Recursos Empresariales, quienes manejarán el módulo de activos fijos en Tunja y Bucaramanga.

35 colaboradores de los departamentos de Registro y Control, Sindicatura y Jurídico de las sedes y seccionales participaron de las sesiones de aprendizaje del módulo de Service en la Sede Principal de Bogotá, los días 30 y 31 de mayo.

Líderes de los Departamentos de Registro y Control, y Sindicatura de sedes y seccionales.

La herramienta le brindará a la comunidad USTA una nueva experiencia en la gestión de sus solicitudes, reconocimientos, sugerencias y quejas. Equipo Jurídico de sedes y seccionales.

¡Los líderes transformacionales se preparan para la certificación! Desde el año pasado, los facilitadores que conforman la Red de Liderazgo Transformacional adelantan un proceso de aprendizaje basado en la metodología del coaching como herramienta de transformación y manejo de las emociones. El objetivo: lograr la certificación para acompañar el cambio que vive la Universidad con la adopción tecnológica, además de nuevos proyectos y equipos a futuro. 3 líderes transformacionales nos cuentan cómo ha sido su proceso:

Clara Martínez.

Inicio del playback 3.

Plan de trabajo capacitaciones usuario final. Sesiones de aprendizaje y transformación con los equipos de proyecto y áreas de la Universidad.

Equipo Bucaramanga.

Capacitación de usuario final de Service

Bogotá

Desarrollo del programa Train the trainers.

Visita: Visita:

Del 22 al 31 de julio los líderes funcionales y colaboradores de las sedes y seccionales, quienes han venido acompañando el proceso de adopción tecnológica, reforzaron sus conocimientos en el train the trainers o formador de formadores. Los entrenamientos, dictados por los consultores de Oracle, le brindarán las herramientas necesarias para capacitar y transmitir el conocimiento a la comunidad tomasina que manejará los módulos en su día a día.

Líder Contabilidad Sinergia. «Cada actividad realizada me ha aportado para darle un manejo idóneo a cada situación que se me presenta […] Ha sido un proceso positivo y enriquecedor para mi vida personal, una gran experiencia».

Bucaramanga Olga Solano.

Directora Centro de Diseño e Imagen Institucional CEDII. «Ha sido muy enriquecedor ya que desde el inicio nos ofreció la oportunidad de conocernos a nosotros mismos realizando un proceso introspectivo que visualizó las fortalezas y debilidades reales de cada uno y nos enseñó cómo trabajar en ellas para generar mayor impacto a nivel personal e institucional».

Tunja Betty Rubio.

Profesional nómina y seguridad social. «Me permitió afianzar lazos con los colaboradores de diferentes sedes y seccionales […] Es un proceso de aprendizaje, de autoconocimiento y reconocimiento del otro como un ser fundamental en la organización».

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BOLETÍN Abril - mayo 2019 • Edición 7 Edición 1 - Abril de 2017

Editorial

Avances

Por: Fray Ricardo Ernesto Torres Castro,O.P. Rector de la USTA Medellín.

La transformación llega a la USTA Colombia ¡Nos estamos transformando! Esta realidad nos llena de optimismo, sin embargo, requiere de todos los que trabajamos en la USTA un liderazgo que sea sinónimo de compromiso. El compromiso “es una forma de permitir que entre en juego el comportamiento humano colaborativo —el comportamiento social. La verdad es la siguiente: actualmente los individuos conectados pueden hacer lo que anteriormente solo grandes organizaciones centralizadas podían hacer”. El camino iniciado con nuestro proyecto Sinergia, nos permite a todos unirnos bajo un único principio: la transformación digital. No se trata de tecnología, se trata de entender que la Universidad debe ser entendida de otra manera, mejorando y renovando sus formas, haciéndose más ágil, permitiéndose ser disruptiva y canalizando las necesidades para que sean las personas, los sujetos del cambio que nuestra institución requiere. Podríamos preguntarnos entonces, ¿Por qué Sinergia necesita conectarnos? ¿Con base en qué tipo de propósito? ¿Qué es lo que los motiva a actuar persiguiendo intereses comunes y no simplemente los propios? ¿Qué hace que confíen en ti lo suficiente como para querer contribuir hacia un objetivo compartido en lugar de uno propio? Este es el reto de nuestro proyecto Sinergia: cómo hacer que los líderes -todos somos líderes- afrontemos un proyecto que nos exige más capacitación, fomento, organización y actuar en relación con esa capacidad humana fundamental de contribuir y trabajar con otros. (Ismail, 2014. P. 58) Con este nivel de compromiso, desarrollado bajo el presupuesto del liderazgo, este número del boletín ¿Cómo Vamos? da razón de cómo hemos ido conformando equipos de trabajo que integren en su ser la capacidad de soñar en conjunto, como comunidad, de ser visionarios y de sumarse, generando valor, al propósito superior del primer claustro universitario del país. Nuestro principal reto es diseñar una experiencia a los estudiantes que genere un vínculo elemental para comprender intuitivamente, simple y de forma clara lo que requiere. A estas dos anteriores habría que sumar la capacidad de desarrollar tecnologías que ayuden a construir y consolidar productos y servicios. Queridos amigos tomasinos, nuestro compromiso no es dar nuestro talento a la comunidad, sino poder entender sus capacidades. A estas ya nombradas, sumamos la capacidad de gestar ideas y ejecutarlas. Esta es la clave de un emprendimiento que se desarrolle bajo la perspectiva de las personas que hoy requiere la Universidad Santo Tomás. Antes se nos decía en las organizaciones que un buen equipo de trabajo debería ser como una orquesta filarmónica, donde existe un director y bajo la misma partitura cada quien ejecuta su instrumento para crear la pieza más bella y armónica. Hoy, creemos que más que una orquesta filarmónica lo que requiere la universidad es un grupo de jazz. Cada quien ejecuta su instrumento, sin necesidad de tener una partitura, bajo las claves que va dando el bajo, una pieza musical armónica e igualmente bella. Un grupo de jazz no necesita de un director, todos son líderes en el grupo y todos se integran como comunidad de saberes musicales y capacidades para crear las mejores notas. No hay paso para elaborar la partitura, la pieza musical varía según los cambios que los mismos integrantes proponen. Cuando una trompeta cambia el ritmo, todos están atentos para seguir lo nuevo que trae la trompeta, y así, con todos. No requiere que alguien esté al frente haciendo que todos se articulen, ¡no!, todos en el grupo de jazz se articulan según el ritmo que ellos mismos proponen. De eso se trata, de hacer que las personas se empoderen, asuman su liderazgo, desarrollen sus capacidades, se articulen a la comunidad de conocimiento y trabajo. Cada quien, conforme a sus capacidades, le aporta al grupo un sonido y un ritmo al que todos, sin jerarquías, podemos seguir.

Pasos a seguir

Sinergia en el Consejo de Fundadores El 21 de mayo se presentaron al Consejo de Fundadores de la Universidad Santo Tomás las generalidades, el plan de trabajo y el estatus de Sinergia, en el Innovation Labs de las instalaciones de Oracle. En la sesión se resaltó la importancia del proyecto para la optimización de los procesos internos de la Universidad y se aclararon las dudas e inquietudes de los frailes.

Consejo de Fundadores.

Presentes en el III Encuentro Nacional Académico El 17 de mayo Sinergia socializó el impacto del proyecto para el cumplimiento del PIM 2027, en el marco del III Encuentro Académico Nacional USTA. También fue un espacio de reflexión en donde se invitaron a los asistentes a que se sumen y apoyen el proceso de transformación y cambio que vive la institución. Juan Carlos Auz, gerente de proyecto USTA.

Participamos en el Claustro Administrativo Sinergia expuso los avances y el trabajo adelantado para la optimización de los procesos administrativos, financieros y de relacionamiento, en el Claustro General Administrativo celebrado el 2 de abril en el Edificio Doctor Angélico. En el evento se destacaron los beneficios sociales y educativos que brindará la alianza con Oracle en el desarrollo de competencias para el emprendimiento, innovación y la proyección social con la comunidad.

Lina Cetina, líder funcional USTA.

¡Juntos impulsamos Sinergia! Entre abril y mayo se han realizado dos talleres de gestión para la transformación, con el fin de acompañar y reconocer el trabajo del equipo en los diferentes frentes de Sinergia.

Actividad Equipo Sinergia (USTA, Oracle y T&G). Taller, 3 de mayo.

Resolver las dudas e inquietudes frente a lo que se debe tener listo para la salida en vivo y revisar los indicadores de avance del proyecto, fueron las principales actividades que se gestaron en estos espacios.

Sesión con el equipo de líderes Sinergia USTA. Taller, 4 de abril.

¿En qué vamos? Playback 2 Es la segunda fase donde se prueban y verifican los escenarios como el control de accesos, los reportes y algunas de las integraciones de la USTA y de Oracle entre los módulos. Responsables. El líder funcional USTA de cada módulo con el acompañamiento del consultor Oracle inicialmente.

Train the trainers Son talleres de formadores que ayudarán a los líderes funcionales y colaboradores que han participado desde las fases iniciales del proyecto a que refuercen sus conocimientos en el manejo de los módulos del proyecto. Responsables. Consultores de Oracle.

Realización de pruebas con los diferentes módulos del proyecto. Desarrollo del programa Train The Trainers.

Capacitación a usuarios finales Son talleres teórico-prácticos dirigidos al personal de la Universidad que interactuará día a día con los módulos de Sinergia. Responsables. Líderes y colaboradores que participaron en el Train the trainers.

Plan de trabajo capacitación usuario final. Sesiones de aprendizaje y transformación con los equipos de proyecto y áreas de la Universidad.

Julio César Carrascal. Líder Planeación Financiera y Presupuesto USTA

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BOLETÍN Marzo 2019 • Edición 6

Edición 1 - Abril de 2017

Editorial Por: Juan Pablo Berrio Rivero Director de Planeación, Desarrollo e Información Institucional.

Juntos impulsamos la transformación La frase “comprometidos con la excelencia” tiene una mirada no solo académica sino también administrativa y financiera en la Universidad Santo Tomás. El compromiso de la USTA y sus colaboradores ha sido total. Ese compromiso nos llevó a evaluarnos en nuestra gestión administrativa y revisar la forma como hacíamos nuestros procesos, cuáles eran nuestros resultados, qué tan eficientes éramos, qué tan confiable, oportuna y acertada era nuestra información, y si todo ello nos estaba conduciendo al logro de los objetivos institucionales, encaminados a una visión al 2027, en el marco de una misión institucional como sello identitario. Sinergia es el resultado del proceso de autoevaluación, en busca de un mejoramiento continuo. Así surge como un proceso introspectivo de cara al futuro: identificando la brecha entre lo que tenemos y lo que necesitamos para cumplir nuestros objetivos. ¡A la luna no se llega en barco! Si bien considero que estoy abierto al cambio, que busco estar en constante movimiento, dispuesto a aprender, desaprender y a mejorar, cada vez que tengo la oportunidad de exponerlo, manifiesto, de manera radical, que si fuera por mí no hubiera alentado un cambio tecnológico, debido al inmenso impacto que estas transformaciones tienen en las organizaciones, tales como el desgaste de las personas, los fracasos naturales que se sufren, las salidas a producción atrasadas, con inconvenientes e insatisfactorias, por mencionar algunas. Otra cosa distinta es si yo considero que la Universidad necesita entrar en un cambio de esa magnitud; ante esa perspectiva mi respuesta es un sí rotundo. La USTA merece y demanda, un cambio en su sistema administrativo y financiero, que le permita evolucionar y consolidarse como una de las mejores universidades del país, y como un referente de excelencia a nivel global. Dicho cambio nos servirá de autopista para acelerar y mirar hacia adelante, dejando de lado los huecos y la preocupación de cómo esquivarlos sin tener accidentes, viéndonos obligados a navegar a bajas velocidades. No obstante, el real cambio no es en si el sistema. El verdadero cambio que nos permitirá navegar por esa nueva autopista y llevarnos a donde queramos, está en las personas quienes surcamos esa autopista. Somos nosotros los que debemos transformarnos primero y ampliar nuestra mirada. En ese proceso debemos apoyar a aquellos a quienes les cuesta más entrar en esa onda del cambio, para quienes el proceso es más lento, más difícil. Entender y aprender a trabajar con aquellos para los que la nueva dimensión es oscura, tenebrosa, angustiante y desequilibrante, guiándolos a que poco a poco encuentren el equilibrio y la luz ante una nueva realidad y se encuentren listos para unirse a nosotros. La USTA nos necesita y ahora más que nunca, ¡somos la generación del cambio!

Pasos a seguir Desarrollo del programa Train The Trainers.

Avances HCM en playback 1 A partir del 11 de marzo, los líderes funcionales del frente de talento humano (HCM) realizaron las pruebas del primer playback de los módulos orientados a la administración y bienestar de la comunidad tomasina. A la sesión asistieron líderes del departamento en sedes y seccionales.

Líderes de HCM de sedes y seccionales

ERP y Services inicia el playback 2 Desde mediados de marzo comenzó el segundo set de pruebas para los módulos de ERP (21 de marzo) y CX (27 de marzo) de Sinergia. En esta fase, los líderes funcionales realizan pruebas de la herramienta junto con algunas de las integraciones.

Train The Trainers: Services Los días 19, 20, 22 y 26 de marzo se realizó el entrenamiento en el manejo de la herramienta de gestión de servicio al cliente interno y externo. A la jornada de aprendizaje asistieron algunos de los colaboradores de los departamentos de Registro y Control y Sindicatura (CSA); Unidad de Gestión Integral de la Calidad Universitaria (RSQ); Jurídico y TICS de la sede principal de Bogotá. Equipo de Services

Sinergia en la academia Los días 26, 27 y 28 de febrero se socializó el proyecto con el equipo académico de posgrados (especializaciones, maestrías y doctorados) de la Universidad. El propósito fue además de presentar las generalidades y alcances del proyecto, dar a conocer el impacto que inicialmente va a tener en la academia. Los beneficios se centrarán en la planeación, proyección y seguimiento presupuestal; y en la gestión del talento humano. Equipo académico de posgrados

Presente en las mesas nacionales Sinergia participó en las mesas nacionales de TICs, Comunicaciones, Sindicatura, Presupuesto, Admisiones y Mercadeo, Registro y Control, y Departamento Jurídico. Se habló de los avances del proyecto y cómo impactarán sus procesos.

Oracle Academy

Formación para el desarrollo de competencias en emprendimiento

Más de 80 estudiantes de diferentes programas académicos de la USTA participaron, el 13 de marzo, en la conferencia “Aplicación de tecnologías para emprendimientos de alto impacto”. La iniciativa hace parte del plan de trabajo que adelanta la USTA en alianza con Oracle para el fortalecimiento del emprendimiento. El evento fue organizado por la Coordinación de Emprendimiento en articulación con la División de Ingenierías de la Universidad. Javier Camargo, especialista en soluciones emergentes de Oracle Colombia

Frente de gestión por procesos ¿Qué hacen? Garantizar el éxito en la documentación de la gestión de los procesos internos de Sinergia. ¿Cuáles son sus funciones?

Realización de pruebas o playback con los diferentes módulos del proyecto. Plan de trabajo capacitaciones usuario final. Sesiones de aprendizaje y transformación con los equipos de proyecto y áreas de la Universidad.

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Mapear los procesos internos y áreas o departamentos impactados en la adopción tecnológica.

Crear y actualizar la descripción de los procesos de los frentes y/o módulos del proyecto.

Velar por la calidad de la documentación de los procesos de Sinergia, de acuerdo con los lineamientos institucionales.

Generar una cultura de buenas prácticas en el funcionamiento de los procesos con la transformación.

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BOLETÍN Enero - febrero 2019 • Edición

5

Edición 1 - Abril de 2017

Editorial

Avances

Por: Fray Mauricio CORTÉS GALLEGO, O. P. Vicerrector Académico General

Cápsulas Sinergia

Sinergia es más que un desafío institucional: Es una apuesta hacia la transformación

En enero se lanzaron los 7 videos de los beneficios de la adopción tecnológica en alianza con el Departamento de Comunicaciones sede principal de Bogotá. Los protagonistas son algunos de los integrantes del equipo de Sinergia. La idea surgió de la seccional de Villavicencio en el “Taller Cuarto de Estrategia”, iniciativa en donde colaboradores de la USTA a nivel nacional trabajaron en propuestas para posicionar el proyecto.

Nos encontramos comprometidos con un proceso evolutivo de cambio, crecimiento, apertura y transformación; para esto estamos utilizando las diferentes herramientas que se nos ofrecen a través de propuestas corporativas, otras formas de ver las mismas cosas, es decir, modos diferentes de abordar los mismos objetivos. Una Universidad como la nuestra, con retos tan grandes como la flexibilidad, la transversalidad, la investigación, la apertura de nuevos programas de posgrado abordando metodologías no tradicionales para nosotros como la virtualidad, necesita de otras formas de ver el entorno educativo nacional, regional y global. En esa perspectiva, abordamos el cambio de las herramientas tecnológicas institucionales como algo necesario, que hemos evaluado con mucho cuidado, por eso hoy estamos trabajando en equipo con Oracle para tal compromiso. Sinergia es una forma de abordar esa realidad, la academia es connatural a nosotros, la tecnología debe permitirnos hacerla más eficaz y amigable para nuestros estudiantes y docentes; debe ser más que un reto, un compromiso, una meta un objetivo compartido entre académicos y administrativos, o administrativos y académicos, no hay diferencia alguna entre unos y otros, todos somos integrantes de la comunidad tomasina. El cambio no es fácil, después de conocer tan bien nuestras fortalezas, las que nos han llevado a tener Acreditación Multicampus, certificaciones de calidad ICONTEC, a abordar sistemática y exitosamente procesos de calidad nacionales e internacionales y a tener hoy 3 estrellas en el QS Stars, podemos creer que no es necesario; pero si queremos mantenernos y seguir creciendo, sí lo es.

Socialización de la herramienta de SRM En la mesa nacional de Comunicaciones se expusieron las funcionalidades y beneficios del módulo de SRM tanto en Comunicaciones como en Admisiones y Mercadeo. Trazar lineamientos estratégicos, además de posicionar la marca son algunas de las ventajas de esta aplicación.

En medios USTA Sinergia estará en la edición de febrero del periódico El Buscador. Se hará énfasis en la importancia del proyecto, los beneficios, y en los próximos pasos.

Los datos marcan la diferencia Uno de los aspectos que se debe garantizar para que el sistema funcione correctamente en Sinergia es la calidad de los datos e informaciones de los frentes y/o módulos. Los datos son un insumo clave en el proceso de adopción tecnológica que está viviendo la Universidad. 5 ventajas de contar con data de calidad en Sinergia

2

Nuestros objetivos hoy nos llevan a trabajar en equipo y más unidos que nunca, la impronta institucional de nuestra Universidad Santo Tomás es un diferencial no solamente en el nombre, sino en el reconocimiento que la sociedad brinda a nuestros egresados de pregrado y posgrado y no solo en la sede principal de Bogotá, sino en nuestras sedes y seccionales de Tunja, Bucaramanga, Villavicencio y Medellín, además de los Centros de Atención Universitaria de nuestro país. Poco a poco los lazos se van afianzando y con Sinergia llegaremos a la meta de ofrecer a nuestros estudiantes procesos cada vez más articulados, de calidad académica y administrativa, siempre vivos, con herramientas tecnológicas de avanzada y toda prueba, llegando a ofrecerles todas nuestras opciones de pre y posgrados, educación continuada, seminarios y cursos, con el soporte administrativo que necesitan para encontrar en nosotros lo que el mundo hoy día les ofrece. La Universidad Santo Tomás vive para sus estudiantes y sus sueños son los nuestros, por eso nuestro compromiso está con la generación del cambio.

1

4

Facilidad en la toma de decisiones estratégicas.

Información en la nube, completa y confiable.

5

3

Procesos eficaces, integrados y conectados.

Confianza de los colaboradores y usuarios en la nueva forma de hacer las cosas.

Visión compartida y unificada en las sedes y seccionales.

¿Qué son los playbacks? Son las diferentes pruebas que se realizan con los líderes funcionales sobre cómo funciona cada módulo. Existen tres playbacks, dependiendo del frente y/o módulo.

Pasos a seguir Desarrollo del programa Train The Trainers.

Se revisan y validan todas las funcionalidades estándar de la herramienta.

3

1

Playback

2

Realización de pruebas o playbacks con los diferentes módulos del proyecto. Acompañamiento en la gestión de la mesa de ayuda y el plan de capacitación.

Se confirman los escenarios del Playback 2.

Se prueban todos los escenarios como los roles, los reportes, además de las integraciones entre los módulos.

Bienvenido Fabio Olarte Gerente proyecto - Oracle ¡Te deseamos miles de éxitos en este desafío!

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Playback

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BOLETÍN Diciembre 2018 • Edición 4 Edición 1 - Abril de 2017

Editorial Por: Juan Carlos Auz Gerente Proyecto Sinergia

Avances

Un Proyecto Transformador Todas las metas que nos planteamos en la vida: personales, familiares, profesionales, tienen una serie de componentes de dependencia que nos generan incertidumbre, inclusive muchas veces nos podemos sentir con las manos atadas, al no tener respuestas a tiempo, recursos para solventarlas, y otra serie de aspectos que, a pesar de haberlos visualizado, cuando se materializan pueden “mover el piso” de nuestro plan, inclusive podemos llegar a pensar que no lo vamos a lograr. En nuestro proyecto Sinergia iniciamos una etapa en donde tenemos la oportunidad de hacer una inmersión en las herramientas que estamos adoptando, podemos finalmente pasar a la práctica y ser dichosos testigos de los primeros pincelazos del éxito. Se acercan actividades que marcarán el rumbo y ritmo del proyecto, pruebas a profundidad, confrontando el proceso y el sistema, identificación de ese universo de datos que vamos a migrar, que serán parte de la columna vertebral de la futura operación de la USTA, las capacitaciones correspondientes para poder, finalmente, asegurar la tan anhelada salida a producción. Al pasar los días, en el “cuarto de guerra” del proyecto, podemos sentir que se acerca el día en el que los frutos del gran esfuerzo del equipo se van a ver reflejados, que pronto vamos a poder escribir nuestros nombres en un hito histórico de la Universidad, que, como proyecto, y USTA en general, seremos parte del caso de éxito que estamos escribiendo en nuestro día a día. En nuestras manos está la decisión de ver colores en donde otros ven solo grises, de ver la luz brillante en donde algunos puedan ver solamente oscuridad. Es nuestra decisión sentirnos victoriosos por cada paso que damos, en lugar de sentirnos abatidos cuando las cosas no salen según el plan. Tenemos, así mismo, una gran responsabilidad con nuestros compañeros en el trabajo, dar la mano a quien vemos que se queda, motivar a quien siente que no puede más, esto es una competencia de resistencia, en donde la mejor y única estrategia es avanzar en equipo. No estamos solos, en la USTA tenemos el privilegio de vivir y sentir la espiritualidad en todo lugar. Sigamos sirviendo a través de todas las acciones que ejecutemos, recordando que “quien no vive para servir, no sirve para vivir”.

Pasos a seguir

¡Ya tenemos a nuestra Red

de Líderes Transformacionales! 33 colaboradores de las sedes y seccionales de la Universidad serán facilitadores y agentes de cambio de Sinergia. La selección se realizó a través de Expedición Transforma, la convocatoria donde se seleccionaron a administrativos, funcionarios y docentes de Bogotá, Medellín, Bucaramanga, Tunja, Villavicencio y la UAD. Facilitadores de liderazgo transformacional

Padre rector, Juan Ubaldo LÓPEZ S O.P.

Talleres de liderazgo con

los líderes transformacionales El 4 y 5 de diciembre se realizó el Programa de Líderes Transformacionales de la USTA Colombia para impulsar la red. La jornada fue un encuentro de sensibilización y aprendizaje en donde los facilitadores trabajaron ejercicios orientados al coaching como herramienta de transformación y manejo de emociones.

Sesión de aprendizaje con los facilitadores Equipo de Marketing

Train The Trainers: SRM y Marketing En diciembre se realizó el Train The Trainers a los administradores de los módulos de SRM y Marketing. El objetivo fue dar conocer las funcionalidades a los entrenadores, quienes tendrán la misión de capacitar y gestionar el conocimiento en los colaboradores de sedes y seccionales que manejarán esta solución.

Equipo de SRM

Más de nuestros módulos CX - MARKETING

CX - SRM

¿En qué etapa van? En diciembre terminó el Train The Trainers, un taller de formadores donde se entrenan a los líderes funcionales de la Universidad. ¿Cuáles son los beneficios de estos módulos?

Creación de la Red de Líderes Transformacionales. Preparación de la estrategia y ejecución de pruebas o playbacks en los diferentes módulos del proyecto. Sesiones de aprendizaje y transformación con los equipos de proyecto y áreas de la Universidad.

CX - MARKETING Optimizar la relación con los públicos, especialmente aspirantes a los programas de pregrado y posgrado, permitiendo un acompañamiento y personalización de la información durante su proceso de inscripción, admisión y matrícula. CX - SRM Administrar estratégicamente las redes sociales de la Universidad. Obtener información valiosa de posibles aspirantes de cada uno de los programas académicos. Posicionar aún más nuestras ofertas y beneficios a las necesidades del mercado. ¿Qué se viene para estos módulos? La salida en vivo.

Inicio del programa Train The Trainers.

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BOLETÍN Noviembre 2018 • Edición 3 Edición 1 - Abril de 2017

Editorial

Por: Equipo Gestión del Cambio

Avances

¡Bienvenida transformación!

¡Llegamos a las sedes y seccionales de la USTA Colombia!

En un proceso de transformación como el que hoy vive la Universidad, gestionar la incertidumbre es uno de los grandes desafíos que tenemos a nivel personal y como equipo.

Más 900 personas de la comunidad tomasina participaron en octubre del lanzamiento del proyecto que se realizó en las sedes y seccionales de Bogotá, Bucaramanga, Medellín, Villavicencio, Tunja y UAD. Se socializaron los beneficios, los avances y los próximos pasos.

La incertidumbre nos conecta con el presente, nos conduce a cambiar nuestros hábitos, rutinas y salir de la zona de confort, así como arriesgarnos a equivocarnos una y otra vez. Cuando habitamos la incertidumbre nos sentimos incómodos, estresados y queremos volver a lo conocido, creemos que asumiendo una actitud de rechazo vamos a hacerle frente. Los grandes innovadores y creadores del mundo tuvieron momentos de frustración y crisis antes de encontrar una idea ganadora. ¿Qué los hizo a ellos triunfar y ser exitosos en su campo de acción? La búsqueda, el ensayo y la exploración constante de soluciones a sus proyectos. ¿Cambió el rumbo de sus vidas? Sí. ¿Los hizo crecer y ver nuevas cosas que antes no habían contemplado? También. Es parte de transitar y vivir la incertidumbre hoy, el presente, el día a día, porque los cambios siempre van a estar ahí. La invitación a ustedes, nuestros líderes de la transformación de la USTA Colombia, es aceptar y sacarle provecho a la incertidumbre. Es verla como una oportunidad de crecimiento, aprendizaje y transformación. ¡Aceptemos el riesgo y confiemos en nuestro equipo, trabajemos para marcar la diferencia y estemos atentos a las eventualidades que se presenten! Cambiar el rumbo y la historia de la Universidad está en nuestras manos, desde nuestros saberes, experiencias y ganas de hacer las cosas bien, superando las expectativas. Podemos ganar intuición y/o desarrollar nuestras capacidades observando todo el panorama desde arriba sin perder de vista nuestro propósito a corto, mediano y largo plazo. No olvidemos que, en estos momentos, la excelencia es la meta de Sinergia.

Pasos a seguir

Juntos construimos Sinergia: Cuarto de estrategia En el marco del lanzamiento, los directores y administrativos de la Universidad propusieron ideas desde su experiencia para fortalecer el proyecto con el “Taller Cuarto de Estrategia, el cual busca promover la creatividad y el trabajo en equipo.

Workshops módulos de mercadeo y talento humano En octubre se realizaron talleres específicos con los módulos de admisiones y mercadeo, y talento humano. Se conocieron las generalidades técnicas y las funcionalidades del proceso.

Socialización de la fase Refine El 16 de noviembre, se presentó al equipo de proyecto y algunos directivos de la Universidad la etapa Refine del Proyecto Sinergia. En la tercera fase se configura la solución para garantizar el éxito de la adopción tecnológica.

Las cifras Fecha de corte 27 de noviembre

0,88 32 %

Avance esperado a la fecha de corte

28 %

SPI – Índice de Rendimiento

Avance ejecutado a la fecha de corte

43 %

Gestión del cambio: Fase de ambientación y entendimiento

Beneficios Alianza USTA Colombia +y Oracle Oracle Academy

Configuración del documento de diseño en la solución tecnológica.

Programa educativo gratuito que promueve la informática en todo el mundo. Impulsa el conocimiento, la innovación, el desarrollo de habilidades y la diversidad en los campos de la tecnología.

Apertura de la fase Refine (refinamiento).

Proporciona una variedad de recursos gratuitos que incluyen tecnología, currículo y cursos, talleres para estudiantes, capacitación de educadores y materiales de preparación de exámenes y certificación de la industria de Oracle.

Ejecución del programa de Líderes Transformacionales de la USTA Colombia. Sesiones de aprendizaje y transformación con los equipos de proyecto y áreas de la Universidad.

Visita:

Los estudiantes y docentes aprenden conceptos fundamentales de informática y desarrollan sus habilidades de TI y de negocios utilizando el mismo software que soporta a miles de clientes de Oracle en múltiples industrias.

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BOLETÍN Octubre 2018 • Edición 2 Edición 1 - Abril de 2017

Editorial

Por: Equipo Gestión del Cambio

Avances

“Lo que estamos haciendo, lo estamos haciendo bien”**

Acompañamiento de las sesiones de revisión y validación de integraciones con TI.

Día a día trabajamos y estamos en constante evolución. Sabemos que la humildad es vital en nuestro proceso de aprendizaje y transformación desde el ser y para la Universidad. La confianza también es fundamental para la conexión de las personas y sus equipos de trabajo con Sinergia como proyecto. Y, ¿qué es la confianza?, es una emoción que nos une como equipo y la virtud que nos impulsa a seguir adelante en busca de un objetivo común. En Sinergia trabajamos este atributo siendo promotores y gestores en la transformación de la Universidad. Para que los procesos fluyan y que nuestros esfuerzos y dedicación sigan creciendo, le apostamos a 3 pilares donde reconocemos el enfoque multidisciplinar de todos los integrantes del proyecto:

Fecha de corte 5 de octubre:

0,83

- Sinceridad a través de la transparencia y coherencia entre el decir y el hacer.

Nuestra invitación a los líderes (de la Universidad y del equipo) es seguir y practicar estos pilares, y, a la vez, continuar fomentando un espíritu de construcción colectiva, actuando con la certeza de la enseñanza a través del ejemplo: hacer que las cosas sucedan. ¡Queremos ser el medio para vivenciar, respirar, sentir, percibir e impregnar confianza en todos los escenarios del ser en la USTA Colombia! ** Fray Juan Ubaldo LÓPEZ SALAMANCA, O. P. - Rector General (Citado en sesión de posesión de representantes de la comunidad universitaria en órganos colegiados, celebrada en octubre de 2018)

Pasos a seguir

Estrategia de GDC: se estructuró a través del diagnóstico y se propuso el plan de trabajo. Actualmente, está siendo alineada con las dinámicas de trabajo de los equipo en sedes y seccionales a través de la metodología del cuarto de estrategia.

Las cifras

- Credibilidad para el cumplimento de las promesas que establezcamos.

- Competencia que está en la capacidad de hacer las cosas.

Culminación de las sesiones de validación y definición funcional.

63 %

Avance esperado a la fecha de corte

52 %

SPI*

Avance ejecutado a la fecha de corte

100 %

Gestión del cambio: Fase de ambientación

*¿Qué es el indicador SPI y cómo leerlo? El indicador SPI de programación del índice de rendimiento, que por su siglas en inglés traduce Schedule Performance Index, nos muestra el “ritmo” del avance real frente a lo planeado; cuando el indicador es menor a 1 indica que vamos a un ritmo menor del planeado cuando es mayor a 1 nos indica que estamos adelantados al plan de trabajo. Juan Carlos Auz, Gerente de Proyecto Sinergia USTA

¡Más del proyecto! 6 aspectos que debe tener el Documento de Diseño El Documento de Diseño Funcional es el insumo base para todos los módulos a implementar por la Universidad. Con esta información, el equipo de proyecto (líderes y consultores) tiene una guía clara para disponer de una solución tecnológica, adoptando las mejores prácticas. 1.

Conceptos clave del conjunto de soluciones y los flujos correspondientes.

2.

Workshops (talleres) para módulos de servicios, SRM y gestión de talentos.

Decisiones de los conceptos o parámetros clave. Estos deben ser revisados por la Universidad y facilitar los flujos descritos.

3.

Socialización y aprobación de documentos de diseño por líderes y en mesas nacionales.

Flujos a alto nivel, con las explicaciones del ciclo funcional y detalles relevantes considerados en la adopción de la Universidad.

4.

Relación de los roles y los reportes estándar disponibles.

5.

Excepciones de los casos o puntos no cubiertos por el producto.

Kick off en sedes y seccionales.

Inicio de fases de Refine (refinamiento de la metodología TCM) y Entendimiento (GDC).

6.

Puntos abiertos que corresponden a casos o flujos que se cierran con la configuración o revisión de diferentes opciones existentes en las pruebas.

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BOLETÍN Septiembre 2018 • Edición 1 Edición 1 - Abril de 2017

Editorial

Por: Equipo Gestión del Cambio

Como proyecto tenemos claro que el motor de la transformación es la gente. Ahora bien, partiendo de esta premisa, queremos desarrollar en los líderes de la USTA los cuatro atributos clave del «liderazgo transformacional», propuestos por James MacGregor: El primero hace referencia a la «autotransformación», que consiste en identificar nuestros propios territorios de aprendizaje y las creencias que están detrás de los comportamientos que nos impiden transformarnos. El segundo habla de «transformar a otros». En este sentido, nos impulsa a ayudar a los demás a identificar sus territorios de aprendizaje sin juzgar. Es acompañar al otro en el descubrimiento de esas creencias que determinan que sus resultados sean éxitos, o por el contrario, fracasos. El tercer atributo del liderazgo transformacional es «permitir que otros me transformen»: en esta condición nos invita a activar la humildad, entendiendo que es la puerta del aprendizaje que legitima y da permiso a los demás de hacer parte de nuestra propia transformación, permitiendo que a través de cuestionamientos, conversaciones y reflexiones podamos identificar esas creencias que nos impiden seguir creciendo. Cultivar la humildad como virtud, nos permite reconocer que no somos un producto terminado y que otros pueden enseñarnos. Por último, el cuarto atributo corresponde a ayudar a otros a que se transformen entre sí: es hacer viral esta práctica compartiendo y promoviendo la transformación en las personas que nos rodean. El proceso de cambio que estamos iniciando implica un proceso de transformación personal para luego acompañar y movilizar a otros. La invitación es sumar, sobre la base de la premisa que todo puede transformarse para mejorar.

Pasos a seguir Sesiones de validación y definición funcional Elaboración, revisión y aprobación del documento diseño por módulo Diseño estrategia de gestión del cambio

Avance ¿Por qué adoptar la tecnología en los procesos administrativos y financieros de la USTA? Dentro del Plan Integral Multicampus (PIM) contemplamos la necesidad de innovar juntos como USTA Colombia y de mejorar en nuestros procesos, para así ofrecer un mejor servicio a toda la comunidad tomasina. Actualmente, el adecuado uso de las tecnologías nos brinda la oportunidad de tener un valor agregado en el mercado, mejorando nuestra oferta de valor a los estudiantes y a la sociedad en general; tal como lo plantea Carlos Raúl Yepes en su libro Por otro camino: “Ser más para servir mejor”.

¿Por qué desarrollar una propuesta de gestión del cambio para la USTA? Para facilitar la adopción de esta solución tecnológica que renovará los procesos y las acciones que intervienen, asegurando el éxito del proyecto, el aprovechamiento de la herramienta y una metodología que se ajuste a la cultura de la USTA, orientada a la mejora continua de sus procesos académicos y administrativos.

Agilidad y eficiencia Llevar a la Universidad y sus equipos de trabajo a otro nivel, dando la oportunidad a cada colaborador, para que, de acuerdo a su rol, pueda desarrollar sus habilidades y competencias de manera asertiva y enfocada.

¿De dónde partir y por qué? Todo proceso de cambio inicia con un diagnóstico, el cual permite tener una visión cercana de la institución en sus diferentes niveles organizacionales, donde a través de herramientas como entrevistas, grupos foco y cuestionarios podremos conocer de cerca las dinámicas de la Universidad, y con base en ellas, diseñar estrategias que cubran las necesidades y reflejen las características propias de la USTA, apalancando y promoviendo la adopción de esta solución tecnológica.

¿Por qué éstas herramientas? Partiendo de la cultura humanista que representa la Universidad, llevando a sus colaboradores al sentir, pensar y actuar coherentemente en las dinámicas establecidas, estas herramientas permiten sensibilizar y conocer las personas y los equipos de trabajo en todos sus niveles organizacionales, sus estilos de relacionamiento y cohesión.

Las cifras 45 %

Primera fase (Focus)

97 % 100 %

Familiarización con el proyecto

91 %

Workshops o talleres

Diagnóstico gestión del cambio

“El resultado de la suma de esfuerzos encaminados a un mismo fin, siempre será mayor comparándolo con los resultados que se logran individualmente” El proyecto de Adopción Tecnológica permite integrar, estandarizar y lograr una visión unificada. Es por esto que, con base en el libro Por otro camino, de Carlos Raúl Yepes, y en una sesión de construcción colectiva con Fernando Quiroga (publicista experto en marcas), y el equipo conformado por integrantes de los departamentos de Admisiones y Mercadeo y Comunicaciones de sedes y seccionales; surge Sinergia como identidad del proyecto. ¿Cuál es la relación de la cultura USTA con el libro de Carlos Raúl Yepes y la gestión del cambio? • Humanismo y cultura tomista • Trabajo con las personas • Transformación desde el ser • Confianza como emoción fundamental en un equipo

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