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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO

Dirección de Control Interno Proceso: Evaluación y Control Subproceso: Evaluación Independiente Actividad: Evaluación del sistema de Control Interno. Informe Cuatrimestral1

INFORME PORMENORIZADO del estado del control interno Marzo - Junio de 2013.

1. Subsistema de Control Estratégico Componente Ambiente de Control.

Elemento: Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos .

La entidad sigue disponiendo de un Código de Buen Gobierno (acta 11 del 26 de julio de 2011) y una política de probidad y transparencia (Resoluciones Internas Nro. 057 de 2009 y 012 de 2012), construidos en su ocasión de manera participativa, los cuales contienen estos elementos y los mismos han venido siendo socializados de manera permanente en le WEB de la entidad, en algunas de las colillas de pago de la nómina de la entidad y en las actividades de inducción o reinducción que se han ofrecido durante estos meses evaluados. Elemento: Desarrollo del Talento Humano. Se realizó el estudio de riesgo psicosocial. Se observó que las evaluaciones de desempeño individual se realizaron en su gran mayoría salvo para los casos de la Dirección Administrativa donde no se evidencio evaluación de desempeño para cargos importantes de dicha subdirección, así mismo en la Subdirección Bienes y Riesgos no se evidenció que las mismas se realizaron. Se evidencia que se requieren avances en los programas de capacitación y entrenamiento del personal, pues diversos requerimientos que se hicieron de capacitación fruto de las evaluaciones individuales de desempeño no han tenido respuesta debida. Elemento: Estilo de Dirección. Se evidencia falta de un mayor compromiso por parte de la Dirección en el seguimiento y maduración del MECI. Una instancia legal tan trascendental para el sistema como es el Comité de Coordinación de Control Interno no ha sido convocado durante este año, y son diversos los informes que han sido enviados para su estudio, los cuales ameritan el análisis de dicha instancia y el direccionamiento correspondiente. 1

Ley 1474 de 2011. Artículo 9. “…. El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave. ….”

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Componente Direccionamiento Estratégico Elemento: Planes y Programas. La entidad cuenta con documentos adoptados y divulgados que contienen Misión, Visión y objetivos institucionales. Los normogramas de los diferentes procesos han sido debidamente actualizados por los responsables. Se han realizado seguimientos a la ejecución presupuestal. Se evidenciaron algunas deficiencias en el seguimiento a la planeación institucional frente al cumplimiento de las actividades propuestas, pues al cierre del semestre no se ubicaron las mediciones trimestrales del Indicador Eficacia Plan Operativo. Igualmente la mayoría de procesos no reportó medición de indicadores para el primer semestre. Elemento Modelo de Operación por Procesos La entidad cuenta con un modelo de operación por procesos construido, Se han realizado algunas revisiones a los procesos y ajustes, y el modelo establecido cuenta con los indicadores de los procesos para realizar la respectiva medición que también han sido constantemente revisados y ajustados. Se hace necesario continuar con la revisión a los procesos y procedimientos. Elemento: Estructura Organizacional. La entidad no cuenta con una estructura organizacional acorde a los retos y proyectos que están planteados por el entorno y su planeación estratégica, existen dificultades sustanciales en la Dirección Técnica (Disposición Final y Mantenimiento de Automotores), Secretaría General, Bienes y Riesgos en especial, Medio Ambiente y Control interno.

Componente Administración de Riesgos La entidad cuenta con los lineamientos e instrumentos para el proceso de identificación, manejo y control de los riesgos, con la reciente selección del corredor de seguros se viene avanzando en la revisión de los Página 2 de 6


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instrumentos definidos y los mapas de riesgos, así mismo las exigencias del Decreto nacional 2641 de 2012 en materia de riesgos de corrupción ha definido una agenda para ello que se espera surta sus resultados en el segundo semestre de 2013 ya que en el primer semestre no se definió como termino para la identificación de estos riesgos. Los responsables de cada proceso han venido realizando sus análisis respectivos frente a los riesgos asociados a sus procesos con el acompañamiento de la Subdirección de Bienes y Riesgos. Es necesario avanzar en la definición y gestión de los controles asociados a la administración de los riesgos. La Subdirección de Mantenimiento de Automotores ha diseñado un número bastante importante de controles para el seguimiento y definición del mantenimiento preventivo. La Web de la entidad no dispone del plan de contratación 2013 y los procesos contractuales no disponen de cronogramas previamente formalizados y comunicados a los interesados. 2. Subsistema de Control de Gestión Componente Actividades de Control Elemento: Políticas de Operación. La entidad dispone en el Código de bueno Gobierno de políticas de operación y en la caracterización de gran parte de sus procesos también hay definidas políticas de operación. Se han definido desde la Dirección diferentes acciones de mejora que han pasado a ser políticas de operación, especialmente en Mantenimiento de Automotores y operaciones de Aseo, lo que ha llevado a mayores controles en los procesos. Elemento: Procedimientos. Los procedimientos en la entidad están adoptados y divulgados y viene siendo objeto de revisiones y ajustes. Es necesario que se definan integraciones de algunos procedimientos que lo ameritan como PQR y Servicio posventa. Se hace necesario definir para diversos procedimientos y actividades puntos de control.

Elemento: Indicadores. La entidad cuenta con indicadores por procesos y la Junta Directiva ha definido otros para medir la gestión de la empresa de conformidad con cada anualidad y el plan de negocios. Se evidencia que los indicadores de los procesos no son medidos ni evaluados por gran parte de los responsables en lo que va corrido del semestre. Se ha realizado la revisión de algunos indicadores pues varios de ello ameritan revisar su pertinencia. Página 3 de 6


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Elemento manual de Operación. En el sistema Galeón reposa con acceso a todos los servidores el manual de operaciones adoptado por la Resolución de Gerencia 208 de 2008. Componente: Información. La entidad implemento un LINK en la web para recibir quejas de los usuarios respecto de conductas o hechos que atenten contra la política de probidad y transparencia. La entidad dispone de la dependencia encargada de la atención a las PQR, se requiere mejorar en la utilización de la información que se genera en PQR para definir lineamientos en la prestación de los servicios. Se requiere de una herramienta que permita control de respuesta oportuna y trazabilidad de los derechos de petición y posibilidad de consulta y radicación vía WEB. La página web de la entidad presente problemas de navegabilidad y se encuentra desactualizada en algunos componentes aunque se ha mejorado notablemente en la actualización en los últimos días, se adolece de un WebMaster de manera permanente. La información generada por las interventorías debe integrarse de manera más eficaz con los expedientes de los respectivos contratos. La Entidad debe definir los lineamientos y políticas para el tratamiento y administración de información reservada y confidencial pues no se tienen. El comité de archivo retomó su actividad y actualizó las tablas de retención documental. Elemento: Sistemas de información.

Las herramientas o instrumentos tecnológicos utilizados por la entidad no han garantizado la integridad e integración de la información, se requiere con absoluta urgencia desde hace años un ERP que permita integrar la información esencial los procesos contables, financieros, de facturación, de administración de cartera, entre otros. Ya se inició la contratación para el estudio GAP que permita establecer los requerimientos para la implementación del ERP necesario para la entidad y sus procesos.

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Componente Comunicación Pública Elemento Comunicación Organizacional. El plan de comunicaciones de la entidad viene siendo desarrollado. Existen atrasos en el desarrollo de la estrategia de comunicaciones Linda Calle. Elemento: Comunicación Informativa. La información sobre los servicios que presta la entidad es ofrecida en la página web de la entidad, los elementos de la comunicación informativa se encuentran cada vez más actualizados. La entidad debe dar cumplimiento a los requerimientos exigidos por la normativa nacional en materia de Gobierno en Línea. La entidad no ha establecido un mecanismo de seguimiento a la calidad y oportunidad de respuesta a los derechos de petición. La entidad cuenta con los lineamientos de planeación requeridos para realizar rendición de cuentas. La entidad cuenta con los canales de comunicación internos y externos para socializar la información generada, como la página web, edictos, carteleras, el correo institucional, el medio digital ENVOS , espacios contratados con Telemedellín y reuniones presenciales con el personal que programa la Gerencia para un contacto más personal y próximo. Se hace necesario que se verifica la funcionalidad de sus canales de comunicación y evalúe su eficacia.

Subsistema de Control de Evaluación Componente Autoevaluación Elementos autoevaluacion del Control y de Gestión. Se ha realizado seguimiento y auto evaluación a los procesos por medio de los indicadores propios de cada proceso por la mayoría de responsables de proceso. La Gerencia realiza seguimiento semanal a indicadores de operaciones de aseo y mantenimiento de automotores. Estos seguimientos han dado lugar a acciones correctivas y de mejora. Página 5 de 6


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Componente Evaluación independiente.

La Oficina de Control interno a realizado seguimientos al Sistema de Control interno para determinar su efectividad. Los resultados del Informe Ejecutivo Anual fueron enviados a la alta Dirección y al grupo de integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno. Elemento: Auditoría Interna. La entidad no cuenta con un Programa Anual de Auditoría aprobado, el Comité de Coordinación de control interno no lo ha aprobado, la Dirección de control interno viene sin embargo desarrollándolo, adicionalmente se han efectuado las evaluaciones de Ley. El plan de trabajo de la Dirección de Control Interno incluye auditorias de calidad. Se han tomado acciones con base en los resultados de los informes de las auditorias de gestión realizadas por la Dirección de control interno en el semestre 2 de 2012. Componente: Planes de Mejoramiento. La entidad cuenta con un Plan de Mejoramiento Institucional que da respuesta a las observaciones de los organismos de control y a las recomendaciones de la Oficina de Control Interno. Los Planes de Mejoramiento Individual de la entidad se encuentran en fase de elaboración.

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Informe cuatrimestral meci marzo julio 2013