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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Director de Control Interno:

Período evaluado: Julio - Octubre JORGE LENIN URREGO ANGEL Fecha de elaboración: 6 de noviembres de2012

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, a continuación nos permitimos presentar el informe sobre el Estado del Sistema de Control Interno de Empresas Varias de Medellín E.S.P. Subsistema de Control Estratégico Dificultades

• Los resultados de la evaluación del desempeño del año 2011, fueron parte del insumo para la elaboración del plan de capacitación de la actual vigencia pero no se elaboraron los respectivos planes de mejoramiento individual. • Se han identificado en algunos procesos debilidades en la gestión de los mecanismos de control y medidas de tratamiento a los riesgos del mapa de riegos por procesos y en la caracterización de los procesos. • Existen debilidades en la estructura organizacional para atender las funciones relativas a la gestión ambiental de la entidad. • No se ha avanzado en las capacitaciones necesarias para el desarrollo de las capacidades y habilidades requeridas en los diferentes cargos. Avances

• Los principios éticos y valores institucionales están relacionados en el Código de Buen Gobierno de Emvarias y publicados la página Web, en el sitio Galeón y han sido divulgados en las colillas de algunos pagos de nómina de los trabajadores, lo que asegura el libre acceso a todos los servidores de la entidad y los particulares que ejercen funciones públicas para su consulta e interiorización; también hacen parte de la temática de inducción, reinducción; adicionalmente los contratistas han estado suscribiendo los pactos de transparencia como requisito para el inicio de la ejecución de los contratos. • El plan de capacitación está en etapa de ajuste de acuerdo a los lineamientos de transparencia por Colombia, su formulación inicialmente se hizo con base a los resultados de la evaluación del desempeño y los requerimientos específicos efectuados por los responsables de proceso, para lograr un mejor desempeño y optimización de resultados. • A los funcionarios que han ingresado en el trascurso del año se les ha dado el respectivo curso de inducción y de manera particular como promoción de la cultura del control, la Dirección de Control Interno ha realizado con éstos la respectiva inducción. En cuanto a los cursos reinducción el responsable de la actividad Formación y Desarrollo, tiene programado iniciarlos el día 13 de noviembre para el personal administrativo y operativo, por ende, consolidará las presentaciones enviadas por los líderes de proceso encargados de los temas a socializar en dicha reinducción. • Actualmente la firma Human Capital Consulting S.A. está ejecutando la orden de servicios No. 060 de 2012, suscrita con el fin de realizar la consultoría para el diagnóstico del clima organizacional del personal administrativo de Emvarias. Los resultados serán presentados a la alta Gerencia el 19 de noviembre y en esa

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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO misma semana se socializaráa grupos de interés los microclimas por áreas. • A la fecha del seguimiento, se ha socialización el mapa de procesos a los funcionarios que han ingresado durante este año a la empresa, además a todos líderes de proceso se les remitió la documentación de su proceso, en aras de recibir los aportes para mejoras sugeridas e igualmente para la revisión de los respectivos mapas de riesgos. • La empresa elaboró y viene ejecutando oportunamente el programa de bienestar familiar, para el trabajador y su grupo personal. • Se ajustó el formato de planes de mejoramiento Individual, cuyo diligenciamiento y seguimiento periódico garantiza la eficacia al cumplimiento de los mismos. • Actualmente están en proceso de formalización las políticas de Gestión del Talento Humano que fueron ajustadas conforme al compromiso con la protección y el desarrollo del talento humano establecido en el Código de Buen Gobierno de la Empresa, además se ha realizado seguimiento y control a las demás políticas adoptadas en el sistema de Control Interno, lo que se evidencia en las actas delos Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno, Gerencia, Conciliación, Contratación, Probidad y Transparencia, etc. Sin embargo se requiere mejorar en la oportunidad de la redacción de las actas del Comité de Contratación. • La Alta Gerencia inició los análisis correspondientes a la revisión de los principios que rigen la gestión de la entidad y actualizó el llamado a los contratistas y colaboradores de la empresa frente a los compromisos de éstos con la administración de riesgos propios y de la entidad, así como el llamado al referente de los principios éticos. • La Alta Dirección ha promovido de manera permanente la comunicación y participación de los servidores públicos en la definición estratégica y de políticas, por medio de reuniones del comité directivo, de grupos focales y del conjunto en general de servidores de la entidad. • La Junta Directiva en reunión del día 3 de noviembre de 2012, aprobó el Plan de Negocios de Emvarias, por ende, la Dirección de Planeación hará los respectivos ajustes al Plan Operativo de esta vigencia. • El normograma por procesos de Emvarias ha tenido las actualizaciones correspondientes a los cambios de normatividad, está ubicado en el sitio Galeón y es de fácil consulta, por parte de los líderes de proceso y demás funcionarios de la empresa. • En la página Web de Emvarias se encuentra divulgadala misión, visión, objeto social, plan de mejoramiento institucional, etc., lo que garantiza a las partes de interés el acceso directo a dicha información. Queda pendiente de cargue en la Web de la entidad el código de ética como lo define la Resolución 095 de 2008. • La Dirección de Planeación a través de Desarrollo Organizacional viene apoyando la revisión de los procesos y/o subprocesos que lo requieren, a la fecha se ha avanzado en el análisis del financiero, contratación, administración documental, mantenimiento, administrativo, evaluación y control, entre otros. Sin embargo se requiere que se actualice con prontitud la gestión y administración documental del Sistema de gestión de la Calidad “Galeon” pues está desactualizado y presenta demasiadas inconformidades. •

El día 29/07/2012 la Gerencia General convocó a los funcionarios a una reunión para la identificación de riesgos, en la cual cada líder exponía los riesgos de su proceso y los demás participantes los convalidaban o aportaban otros según sus apreciaciones, finalmente previa discusión se anotaban los riesgos consensuados; esto fue el inicio de la revisión del sistema de administración de riesgos de Emvarias bajo el direccionamiento de la Gerencia, la Subdirección de Bienes y Riesgos, la Dirección de Control Interno, en aras de identificar nuevos factores de riesgos en los procesos, ajustar el mapa y establecer los controles pertinentes para su manejo. Este ejercicio ha sido complementado con actividades concretas por dependencias desarrolladas Página 2 de 6


DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO durante el mes de octubre y lo que va corrido del mes de noviembre de este año. Subsistema de Control de Gestión Dificultades

• Los indicadores utilizados en los procesos de la entidad no permiten en su totalidad a la Alta Dirección tener un conocimiento integral del comportamiento de la empresa. Existe un modulo del software suministrado por la firma Solgein desde el año 2010, que permite la integración de los indicadores como herramienta de balance scored card, por ello se debe definir si se utilizará o qué otra herramienta hará las veces de mando integrado. • No se tiene un sistema integrado de información, que garantice procesar y administrar la información de los diferentes procesos de manera integrada. • No se evidencia la existencia de un plan de comunicaciones de la entidad ajustado a los lineamientos de la actual administración. Así mismo, las comunicaciones de la entidad tanto a su interior como hacia otros públicos presentan diversas debilidades, específicamente respecto de proveedores, clientes y usuarios y no se mide el impacto de lo que se ejecuta como actividades de comunicación. • La diferente información importante para la entidad, específicamente lo relacionado con la gestión de la empresa frente al marco regulatorio, y la de gestión de los diferentes interventores no se administra y sistematiza de manera segura y estratégica. La gestión documental de los expedientes de gestión en poder de los interventores, está fuera de control del proceso de gestión documental colocando en riesgo la seguridad e integridad de la misma y dificultades a la hora de rendir informes o requerimientos solicitados por los organismos de control • Se continúa evidenciando desarrollos débiles de los ambientes web de la entidad para atender las peticiones de la ciudadanía. • La empresa no ha definido qué tipo de información se tratará como confidencial y su procedimiento de manejo. • Alguno procedimientos están desactualizados y algunos otros no se ejecutan como está definido en la respectiva documentación del sistema de gestión de la calidad. Avances

• Los procedimientos están institucionalizados a través de acto administrativo y publicados en el Galeón, contienen sus respectivos puntos de control para prevenir la materialización de eventos que ponen en riesgo el normal funcionamiento de la empresa. Actualmente sigue en ejecución el trabajo para las revisiones de los diferentes procedimientos con enfoque de mejora continua. • La Dirección de Planeación ha acompañado a los líderes de proceso en la revisión de sus indicadores para determinar la pertinencia, oportunidad, finalidad, claridad, confiabilidad, etc., labor en la cual se analizan todos los objetivos e indicadores vigentes de los procesos, arrojando como resultado la redefinición del ochenta por ciento de ellos. • El Centro de Información Documental (CID) cuenta para su gestión con el Sistema de Imágenes Shareapoint, que le permite el aseguramiento electrónico de la información y la consulta a los usuarios finales; los procedimientos están definidos de conformidad con la Ley 594 de 2000 y 962 de 2005. • Las partes de interés son las fuentes externas de información. En el CID se recepciona, radica y registra la Página 3 de 6


DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO información en el Sherapoint, posteriormente se clasifica por procesos y series documentales, de acuerdo a la tabla de retención documental y se distribuye a los destinatarios internos y externos. • El procedimiento de recepción y análisis de la información que soporta la operación, específicamente la generada por los interventores, se está revisando para ser integrada de manera más oportuna. Adicionalmente se ajustó y está en etapa de prueba, el procedimiento implementado para administrar adecuadamente los derechos de petición. • La empresa tiene institucionalizada la política de comunicaciones, la cual está en proceso de revisión, y en el presente año rediseñó la página WEB y se están ajustando a los requerimientos del Estatuto Anticorrupción en materia de atención a usuarios (Peticiones, quejas y reclamos). • La Dirección de Control Interno remitió a la Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones el memorando radicado N°04780 del 26/07/2012, en el cual sugiere considerar el ajuste del Plan Estratégico de Comunicaciones de conformidad con los compromisos asumidos por la entidad con la Organización Transparencia por Colombia. • Algunos canales de comunicación internos están definidos y operando, lo cual se materializa a través de las reuniones de Gerencia con los líderes de proceso y sus equipos de trabajo, en los comités formalmente establecidos en la empresa. •

En cuanto al seguimiento y control de la ejecución presupuestal, la Subdirección de Presupuesto continúa apoyando de manera oportuna aportando las cifras de ejecución mensual para el respectivo análisis por parte de cada líder de proceso.

Subsistema de Control de Evaluación Dificultades

• En los planes de mejoramiento que existen en la entidad, aparecen algunas acciones de mejora aún sin cronograma de ejecución. • No existen planes de mejoramiento individual. Avances

• La Dirección de Control Interno diseñó, el instructivo para la elaboración del Informe Ejecutivo Anual Evaluación SCI y SGC y lo socializó con los responsables de proceso para que lo interioricen y apliquen en sus respectivos procesos. • Se están revisando los indicadores de gestión de cada proceso y subproceso, con el fin hacer seguimiento a la gestión y optimizar sus resultados. • La empresa dispone de un plan de mejoramiento institucional producto de los informes presentados por la Contraloría General de Medellín, la Dirección de Control Interno y las auditorías de calidad; también se tiene un plan de mejoramiento por procesos que se va consolidando con los resultados de las evaluaciones específicas que se realizan a los procesos y que ameriten acciones de mejora. • Entre los meses de septiembre y octubre se realizaron los auditorías internas al sistema de gestión de calidad, posteriormente se presentará el informe a la alta Gerencia, para que se surta el requisito de la revisión por la

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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO dirección. • La Dirección de Control Interno ha realizado mesas de trabajo con los líderes de procesos para promover la cultura del control monitorear planes mejoramiento y establecer compromisos. Estado general del Sistema de Control Interno

El estado general del sistema de control interno de Empresas Varias de Medellín E.S.P. a octubre de 2012, muestra un desarrollo aceptable pero requiere mejoras en algunos aspectos señalados. Recomendaciones

• En aras de la autoevaluación los responsables deben medir la efectividad de los controles en su proceso y los resultados de su gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir metas y los resultados a su cargo, evaluando los puntos de control, la gestión en el manejo de los riesgos y tomar las medidas correctivas pertinentes en caso de que se requieran. • Se debe completar la definición de indicadores que midan el cumplimiento del objetivo del proceso, para monitorear su logro, a fin, de que los resultados de su comportamiento sirva para la toma de decisiones administrativas; para esto se plantea que el Cuadro de Mando Integral contenga los de tipo estratégico, basados en las perspectivas proyectadas en el nuevo Plan de Negocios, y que existan indicadores que dada su naturaleza sean indicadores asociados a dichas perspectivas. • La Dirección de Planeación debe actualizar la publicación en el sitio Galeón, de los documentos y disposiciones legales que soporten la implementación a nivel institucional, de cada uno de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y del Sistema de Calidad, es de anotar que la publicación existente data del año 2008. • Es necesario que se avance en la definición del fortalecimiento de los subprocesos Salud Ocupacional y Ambiental, con el propósito de que la empresa disponga del recurso y los responsables, acordes a las obligaciones legales en estas dos materias. • Se sugiere a la Secretaría General definir e institucionalizar los protocolos de manejo de la información importante para la entidad, específicamente lo relacionado con la gestión que se realiza frente al marco regulatorio del servicio, la información que se puede considerar confidencial y la documentación de gestión de los interventores, con el propósito de que esta se administre y sistematice de manera más segura y estratégica. • La Subdirección de Mercadeo y Comunicación debe contar con un plan de comunicaciones, de acuerdo a los lineamientos y direccionamiento de la actual administración. • En relación con el plan de mejoramiento individual, existe una acción de mejora que los responsables de su ejecución deben implementar oportunamente, para que en la próxima vigencia se elaboren dichos planes. • Se recomienda a los responsables de proceso establecer cronogramas y ejecutar oportunamente las acciones de mejora contenidas en los planes de mejoramiento. • Se sugiere implementar los desarrollos necesarios que permitan disponer de los ambientes web de la entidad para atender las peticiones de la ciudadanía, de conformidad con las políticas en materia de gobierno electrónico.

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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO • Los funcionarios responsables de ejecutar las recomendaciones arrojadas en los informes de evaluación a la atención a Peticiones, Quejas y Recursos, deben proceder con las respectivas acciones de mejora.

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Informe cuatrimestral control interno