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  中国公益组织         IT 应用调查报告  

March  5                                                                                

2011  

本报告由微软(中国)有限公司及恩派(NPI)公益组织发展中心共同编

本报告使用 office2007 内置模板

制,旨在发现与识别中国公益组织的 IT 应用现状和需求,结合技术发展和

撰写,本版软件提供的专业模板可

社会资源状态,进行相关分析、给予建议并发起号召。  

带来的系统思考、整体架构以及设

计成本的节省。

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目录   第一章  研究样本与研究方法 ............................................................................ 4   第二章  事实分析 .............................................................................................. 8   一、公益组织  IT 硬件使用现状 ........................................................................ 8   二、公益组织  IT 软件使用现状 ...................................................................... 15   三、公益组织  IT 专业人才现状 ...................................................................... 32   四、公益组织 IT 资金投入现状 ....................................................................... 34   五、公益组织  IT 硬件和软件需求 ................................................................... 37   六、公益组织社会化媒体使用需求 ................................................................. 65  

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第三章  公益组织当前 IT 应用管理状况  总结 .................................................. 69   第四章  公益组织当前 IT 需求总结 .................................................................. 71   第五章  公益组织管理的 IT 应用趋势 .............................................................. 74   附录................................................................................................................ 82  

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第一章  研究样本与研究方法   本调研从硬件、软件、IT 人力资源投入、资金投入、社会化媒体等五个方向全面了解公益组织在 IT 运用方面的现状和需求,尤其 需要指出的是,问卷将公益组织的日常管理工作流程细化,并对于各类软硬件应用,分门别类地设置了问题。   本调研采用交叉分析获取相关结论。调研了不同地域、不同规模、不同领域、不同运营年限的公益组织在 IT 使用方面的特点,对 于不同规模公益组织的差异,也能做出较好的比较。   调研问卷由以下三个部分组成:   A    公益组织 NPO 使用 IT 的现状部分   公益组织  IT 硬件使用现状、公益组织 IT 软件使用现状、公益组织 IT 专业人才现状、公益组织 IT 资金投入现状   B    公益组织 IT 需求评估部分   公益组织 IT 硬件和软件需求、公益组织社会化媒体使用需求   C  背景信息部分   问卷涉及内容以《IT 管理应用贴士》的形式作为本调研报告附件,供公益组织参考。  

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本次调研,根据恩派(NPI)公益组织发展中心的中国公益组织数据库,参考了《2010 年中国公益组织互联网使用情况分析报告》 1,样本从公益组织的地域分布、工作领域分布和网络使用基础情况三个层面进行配额。最后从全国四个地域,五个主要工作领域抽取

了 200 个样本进行了在线问卷调研的邀请。   如图一至四所示,本次调查利用问卷星网络问卷系统2,共回收了 109 个有效样本,地域涉及中国西部、华东、华南与华北全国四 大区域,工作领域涉及文化教育、环保、扶贫、扶老助残和医疗卫生。39.4%的组织运营年限在 3 年及以下,33.9%的组织运营年限在 4-6 年。本次调研的公益组织规模分布为,微小型组织(5 人以下)占 39.4%,小型组织(6-10 人)占 25.7%,中小型组织(11-20 人)占 19.3%,中型组织(21-50 人)占 11.9%,大中型组织(51-100 人)占 0.9%,大型组织(101 人以上)占 2.8%。  

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《2010 年中国公益组织互联网使用情况分析报告》,麻省理工学院新媒体行动实验室、中国科学技术大学知识管理研究所、中山大学公民与社会研究中心,2010

年 5 月 20 日 2

问卷星网络问卷:http://www.sojump.com/jq/594743.aspx

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图 一  公 益 组 织 的 地 域 分 布 比 例  

图 二    公 益 组 织 的 工 作 领 域 分 布 比 例  

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图 三    公 益 组 织 的 运 营 年 限 分 布 比 例  

图 四    公 益 组 织 的 机 构 规 模 分 布 比 例  

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第二章  事实分析   一、公益组织  IT 硬件使用现状 本次调研发现,约有 10.1%的公益组织没有注册域名的官方网站。平均而言,每个公益组织拥有 11 台电脑  (如果不计入 2 个百人 以上大型机构,其他组织平均拥有 6 台电脑),48.6%的公益组织没有服务器,18.3%的公益组织没有租用网络服务器。六成公益组织 的服务器使用的是 Windows 服务器系统,六成公益组织在服务器上安装了防火墙软件。拥有独立域名邮箱账号的组织刚刚过半,为 56.9%。在硬件方面,服务器、机构独立域名的邮箱账号,以及电脑都是现阶段公益组织比较缺乏的。   如图五所示,本次调查的公益组织中,89%的机构拥有注册域名的官方网站。  

  图 五  拥 有 注 册 域 名 官 网 的 比 例  

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  在局域网部署方式上,未安装服务器,由个人电脑直接联网的机构占了多数(48.6%),机构拥有专门的服务器的仅占 19.3% (图六)。  

  图 六  机 构 的 局 域 网 部 署 方 式 的 比 例   在网络服务器部署方式上,六成的公益组织租用了网络服务器空间(图七),有 15.6%的机构自有主机托管,而有 18.3%的机构 没有任何服务器。    

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  图 七  机 构 的 网 络 服 务 器 部 署 方 式 的 比 例   对网络布局及网站搭建相关事宜的了解方面,公益组织拥有相关 IT 专业人员的比重是比较高的,  77.1%的受访机构了解域名注册 事宜、67.9%的受访者了解服务器托管/空间租用事宜、65.1%的受访者了解网站备案事宜。但是仍有接近两成受访机构没有相关专业 人员。    

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  图 八  机 构 是 否 有 了 解 网 络 服 务 事 宜 的 IT 人 员 比 例     基础 IT 硬件部署情况   受访的公益组织中,平均每个机构拥有 11 台电脑。如果不计入两家大型机构(均拥有电脑数量达百台之上),其他机构平均拥有 电脑数目为 6 台。电脑拥有的数量与机构规模也是紧密相关的,如前所述本次调研中在 2009-2010 年度,全职员工规模在 20 人以下 的占了全体人数的 84.4%。

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受访的公益组织中,六成公益组织的服务器使用的是 Windows 服务器系统,六成公益组织在自己的服务器上有安装防火墙软件 (图九和图十)。  

图 九  机 构 服 务 器 所 使 用 操 作 系 统 的 比 例  

图 十  机 构 服 务 器 是 否 安 装 防 火 墙 软 件 的 比 例

受访的公益组织中,拥有有专门邮件服务(独立域名邮箱账号)的机构刚刚过半,为 56.9%;仍有 43.1%的公益组织没有专门的 邮件服务(图十一)。    

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  图 十 一  机 构 是 否 有 专 门 的 邮 件 服 务 的 比 例

总体评价而言,受访的公益组织认为硬件中服务器和局域网最需要改进,即对机构在这两方面的表现评价较差,比例均为 22%。 其次为官方网站、防火墙、工作电脑、邮件服务,都需要一定程度的提高。

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  图 十 二  机 构 对 IT 硬 件 的 总 体 评 价 比 例

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二、公益组织  IT 软件使用现状  

软件应用方面,在公益组织的各个主要工作环节中,本次调研考察了在内部行政管理、内部沟通、基本办公软件、项目管理、多项 目组共同协作、知识分享和知识管理、制定战略规划、筹资管理、财务管理、管理志愿者信息、管理 IT 系统安全、制作宣传材料、进 行网络营销、社会化媒体部署战略等方面的软件应用情况。在这些环节中,应用情况较差的依次为筹资工具、内部行政管理工具、管 理财务信息工具、多项目组共同协作工具、项目管理工具、战略规划工具等。应用情况比较理想的工具依次为沟通工具、基本办公软 件。在社会化媒体战略部署上,五成公益组织缺乏专人进行管理。因此虽然很多机构都在使用社会化媒体,但真正能做到准确定位、 有效传播、脱颖而出者是非常少的。   75.9%的公益组织会通过网络下载的方式获得免费的开源软件,41.7%公益组织会通过正式渠道购买正版软件,此外,网络下载非 正版软件也是公益组织获得软件使用权常用的方式(36.1%)(图十三)。  

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图 十 三  机 构 使 用 的 软 件 购 买 渠 道 比 例 公益组织在内部行政管理中,55.6%的受访者仍然使用传统的书面管理进行行政申请,  49.1%的受访者会使用内部邮件系统,有 28.7%的受访者能从有权限的公共服务器上获取资料,进行申请(图十四)。而能运用内部 OA 系统进行管理的机构则是寥寥可数,这 即与机构的发展规模有关,也与其在 IT 应用的投入资源有关。  

  图 十 四  机 构 在 内 部 行 政 管 理 中 , 使 用 不 同 工 具 的 比 例   公益组织在内部沟通中,以使用 QQ、电话(手机)的比例最高,其次是飞信和 MSN,Skype 和 Outlook 也占有相当比例,小 部分机构曾使用过网络会议系统。在沟通领域,各类软件的普及率是表现最突出的(图十五)。    

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  图 十 五  机 构 在 内 部 沟 通 中 , 使 用 不 同 工 具 的 比 例   在使用基本办公软件方面,微软的 Office 系列产品如 Word、Excel 和 Power  Point 占据了绝对优势,大部分公益组织都会使用 到这三类工具(图十六)。微软系列的其他产品如 Publisher、One  Note 和 Visio 则较少机构使用过。此外,金山系列办公软件也有 一定的使用比例。    

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  图 十 六  机 构 使 用 不 同 基 本 办 公 软 件 的 比 例   在项目管理和多项目组共同协作方面,分别有 71.2%和 56.5%的机构都没有使用过任何软件工具(图十七和图十八)。一些机构 曾用过微软的 Project 管理项目(24.0%);还有部分机构在共同协作方面,用过各种网络硬盘(27.8%)、免费的协同工作软件(25.9%) 和微软 Sharepoint(7.4%)。  

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图 十 七  机 构 运 用 不 同 项 目 管 理 软 件 的 比 例  

图 十 八  机 构 运 用 不 同 协 作 软 件 的 比 例  

  在知识分享和知识管理工作方面,公益组织使用频率最高的工具有:搜索引擎类产品(76.1%)、视频共享类产品(75.2%)、网 站百科类产品(73.4%)。使用频率一般的产品则涵盖类型较广泛,包括了 PPT 共享类产品、阅读聚合器、网络问卷调研、图片共享 和数字广播类产品。这些工具开源的特点,比较适合公益组织目前的发展阶段,因此受到各类组织的追捧。    

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  图 十 九  机 构 在 知 识 分 享 和 知 识 管 理 中 , 使 用 不 同 工 具 的 比 例     筹资是公益组织最主要的工作之一。筹资与 IT 相关的工作主要包涵两个层面,一是战略决策层面,如运用 IT 工具把握和分析利益 相关方(如资方、合作伙伴、受益方等)信息动向;二是操作层面,如具体运用某些 IT 筹资工具。在运用 IT 工具把握和分析利益相关 方信息动向上,公益组织使用传统信息沟通工具、基本办公软件和搜索引擎类产品的比例最高,只有少部分能运用商业智能类产品如 SAS 系统(图二十)。在筹资时,45.3%的公益机构没有使用过任何第三方支付工具,42.5%的机构使用过网上银行,33.0%的机构用 过支付宝或百度拍拍等第三方支付工具(图二十一)。由此可见,在筹资领域,公益组织运用 IT 技术的潜力仍有发掘空间。  

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图 二 十  机 构 在 制 定 机 构 战 略 规 划 、 把 握 和 分 析 利 益 相 关 方

图 二 十 一  机 构 在 筹 资 时 , 使 用 不 同 第 三 方 支 付 工 具 的 比 例  

信 息 动 向 时 , 使 用 不 同 工 具 的 比 例   公益组织在管理财务信息时,IT 应用程度不高,45.1%的机构表示没有使用过任何财务软件,30.4%的机构使用了用友财务软件 (图二十二)。    

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  图 二 十 二  机 构 在 管 理 财 务 信 息 时 , 使 用 不 同 财 务 软 件 的 比 例     公益组织在管理志愿者信息时,85.0%的机构使用 excel 表格来处理大量信息,应用集成化的管理平台,如多背一公斤的志愿者信 息管理平台、友成志在天下志愿者信息管理平台的较少(图二十三)。    

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  图 二 十 三  机 构 在 管 理 志 愿 者 信 息 时 , 使 用 不 同 软 件 的 比 例     公益组织在 IT 系统安全管理上,使用的软件类型绝大部分为终端硬件类反病毒软件,其他较复杂的 IT 安全管理软件和技术,对公 益组织而言暂时未能普遍使用,如数字加密技术等(图二十四)。  

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  图 二 十 四  机 构 在 IT 安 全 管 理 上 , 使 用 不 同 软 件 的 比 例     对外宣传,是公益组织传播理念、获得外界认可并筹集资源的重要途径,本次调研将宣传任务细分为几个部分进行考察:网页及宣 传物品运用的 IT 工具、网络营销应用的工具、以及社会化媒体的部署策略。   在运用软件进行网页及宣传物品制作方面,84.3%的公益组织使用过专业的图片设计软件、61.1%的公益组织使用过专业的网页制 作软件、56.5%的公益组织使用过视频制作软件、37.0%的公益组织使用过专业的印刷物制作软件(图二十五)。    

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  图 二 十 五    机 构 在 制 作 网 页 及 相 关 宣 传 物 品 上 , 使 用 不 同 软 件 的 比 例   在机构进行网络营销时,博客、机构官方网站、微博、BBS 论坛、电子邮件营销和社区网络(SNS)的应用是最为普及的(图二 十六)。而难度和成本较高的网络视频营销和搜索引擎优化(SEO)则应用比例较低。    

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  图 二 十 六    机 构 在 网 络 营 销 时 , 使 用 不 同 工 具 的 比 例   在上述网络营销工具中,有一部分工具是社会化媒体。这类媒体使用难度和成本都较低,因此可以看到,博客、微博和社区网络 (SNS)等社会化媒体的使用率最高,很多组织都以机构名义注册,进行对外宣传。其他工具,如电子商务网站(如淘宝网)、百科 类产品、网络视频等的使用还不是很普遍。    

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  图 二 十 七    以 机 构 名 义 注 册 的 社 会 化 媒 体 的 比 例   在网络营销/社会化媒体的部署策略中,50.5%的公益组织没有专职人员对其进行管理。28.4%的公益组织虽然有人维护,但权责 由多人共担,而没有严格的程序控制。可以看到,公益机构在应用网络营销或社会化媒体���具方面,普及度较高,但定制化的专业性 不足。    

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  图 二 十 八    机 构 在 网 络 营 销 /社 会 化 媒 体 部 署 战 略 的 比 例     本次调研参考了社会化媒体专业人士3的研究,在这一部分设计了一道辨析题,从侧面了解受访者对社会化媒体认知的深入程度。 以下四个问句都是比较片面的,并无一句是完全正确的。   具体来说,第一句“使用社会化媒体能很快与捐赠者或志愿者建立长期稳定关系。”由于社会化媒体的用户和信息量很大,使用社 会化媒体的公益组织也很多,要想与捐赠者或志愿者建立长期稳定的关系,需要专职员工长时期对机构账户进行维护。希望在短时间

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四个选项的文字来源于蓝门数字营销公司邓月琴女士《社会化媒体的运用》PPT

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内建立稳定关系的想法,操作起来有一定难度。对于这一选项,58.7%的受访者选择了“同意”,说明很多公益组织对通过社会化媒体 与利益相关者建立关系的复杂性认识不够。   第二句“使用社会化媒体不需要专门的技艺”。事实上,使用社会化媒体有很多专门的技巧。这句话比较容易辨识,有 66.1%的 公益组织不同意这句话,是正确的。但仍有部分公益组织选择“同意”,这是未来需要厘清的。   第三句“使用社会化媒体,可以让机构很快脱颖而出”。恰恰相反,在社会化媒体的信息海洋中,机构想要脱颖而出是很难的。 63.3%的公益组织未能认识到这一点,这可能导致机构“轻敌”,而无法有效进行社会化媒体的部署。公益组织必须在创意与执行上有 针对、有特点、有重点,才有可能脱颖而出。   第四句“社会化媒体是免费和高效的,因此能节省我们许多工作成本和时间。”虽然表面上看社会化媒体的运用是免费和现成的工 具,但要达到机构的预期效果,往往既不能节省成本也不能节省时间。要完成一个精细化的社会化媒体战略,需要有策划、发布、维 护,以及监控。73.4%的公益组织在这一点上认知尚未透彻。   综上所述,一个公益组织要完成优秀的宣传与社会化媒体部署,需要有更多的专业能力和有效的策划执行。从现阶段来看,由于受 到内外部资源的掣肘,公益组织仍有很长的路要走,而这一领域对外部专业志愿者也有着很强的潜在需求。  

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  图 二 十 九    机 构 对 社 会 化 媒 体 各 类 观 点 的 不 同 认 知 比 例   公益组织对使用的 IT 软件工具评价如下(图三十)。应用情况较差的工具依次为筹资工具、内部行政管理工具、管理财务信息工 具、多项目组共同协作工具、项目管理工具、战略规划工具等。应用情况比较理想的工具依次为沟通工具、基本办公软件。

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图 三 十    机 构 对 各 类 软 件 工 具 的 总 体 评 价 比 例  

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三、公益组织  IT 专业人才现状  

在公益组织中,六成受访机构有 1-2 名专业的 IT 技术人员提供服务,五成公益组织会招募志愿者、四成公益组织会寻找兼职员工 来完成本机构的 IT 任务。这些人员中,81.4%的机构通过熟人推荐的方式找到 IT 员工,另有五成公益组织会通过网络发布信息来寻找 IT 专业人才。本次调研还发现,IT 专业人员的主要工作职责集中在基本信息维护和网站信息维护等,而更复杂的 IT 任务亟待外部专业 人士给予协助。   本次调研显示,公益组织的 IT 技术人员  主要由志愿者(56.9%)或兼职方式(43.1%)来提供服务,采购外部 IT 服务的方式占 35.8%,  以专职方式提供服务的只有 20.2%。  

  图 三 十 一    机 构 的 IT 技 术 人 员 以 不 同 方 式 提 供 服 务 的 比 例  

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在 2009-2010 年度,接近六成公益组织服务的 IT 人士在 1-2 人之间(图三十二)。他们的工作任务主要是信息管理和维护 (76.6%)、网站系统维护(68.1%)、局域网或计算机的维护(55.3%)或网站美工(47.9%)(图三十三)。从这些数据我们可以了 解到,公益组织缺乏 IT 专职人员,而网站美工及程序开发等更复杂的任务有赖于依靠更多外部力量的协助与指导来完成。如果能够为 更多机构搭建一个专业 IT 志愿者的信息平台,将会对其大有帮助。  

图 三 十 二    2009-2010 年 度 , 为 机 构 服 务 的 IT 人 士 人 数

图 三 十 三    机 构 IT 员 工 不 同 工 作 任 务 的 比 例  

比 例    

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在公益组织中,熟人推荐(81.4%)和网络招聘(51%)是其获得 IT 员工的主要渠道,还有三成机构通过大学宣讲会招募员 工。

  图 三 十 四    机 构 从 不 同 渠 道 招 募 IT 员 工 的 比 例  

四、公益组织 IT 资金投入现状  

在我们的受访样本里,2009-2010 年度总资产规模在 1-10 万元的机构所占比例最高,为 23.9%,其次为 10-30 万元级别的,占 19.3%。但是公益组织用于信息化建设的资金比例以 1000-5000 元(27.5%)和 1 万-3 万元(22%)两个档次为主,能一年中投

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入 5 万元以上的机构屈指可数。这从侧面上反映出两个可能:组织在战略层面对信息化的重视程度不够,亦或可供其投资的信息化技 术比较单一。   本次调研以中国现阶段公益组织的普遍状况为基础,所选择的公益组织样本以中小规模机构为主。样本中,在 2009-2010 年度总 资产规模在 1 万元以下的占 13.8%,总资产规模在 1-10 万元的占 23.9%,10-30 万级别的占了 19.3%,30-60 万级别的占 16.5%,而大型机构中在 121 万元以上者占 17.4%。  

图 三 十 五    2009-2010 年 度 , 机 构 总 资 产 规 模 的 比 例   公益组织中,用于信息化建设的资金比例以 1000-5000 元(27.5%)和 1 万-3 万元(22%)两个档次为主,一年中能投入 5 万元以上的机构屈指可数。因此,低成本的公益组织信息化建设(硬件及软件)将更容易在行业中普及应用。  

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  图 三 十 六    2009-2010 年 度 , 机 构 资 金 用 于 信 息 化 建 设 的 比 例    

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五、公益组织  IT 硬件和软件需求  

本次调研中,公益组织反映出的普遍 IT 需求是需要专业人员、低成本的 IT 软硬件投入以及获得知识的培训。伴随不同的机构发展 程度,公益组织也表现出了不同的 IT 硬件和软件需求。微小型的公益组织最需要 IT 专业志愿者(45.5%),此外对于其他基础设施也 很渴求。小型公益组织最需要服务器。而其他规模的公益组织,最强烈的共同需求则是培训。   在内部行政管理软件的需求方面,公益组织希望有更公开透明的工作流程平台(72.2%),内部能够搭建一个良好的 OA 平台 (59.3%)。   在基本办公软件上,公益组织都希望学习 PowerPoint,  Excel 和 Word 的中高级操作知识。   在项目管理方面,微小型组织更需要优化的项目申请与审批流程(100%),此外他们也希望能运用软件进行项目的执行与跟进管 理(40.5%)。小型与大型组织的共同需要则是软件要具备绩效管理功能。而中小型与中型组织中,最主要的需求则是运用软件进行项 目资料的分析与汇总。   在多项目组共同协作管理方面,各种规模的公益组织最需要多项目组共享信息的能力(66.1%)、其次是多项目组远程协作的能力 (57.8%)。微小型公益组织更希望获得各类网络硬盘和 live@edu 的服务,中型及大型组织则有对微软 sharepoint 的需求。   在公益组织的知识分享与知识管理方面,公益组织最需要获得知识的准确搜集、管理与有效分享的能力(63.3%)。相对应的,搜 索引擎类、百科类、视频共享类工具也是公益组织最需要了解的。  

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战略规划方面,公益组织最需要了解基本战略规划软件工具的操作方法(46.3%)、获得外部专家的指导(42.6%)和获得准确分 析的能力(41.7%)。微小型公益组织急需外部专家指导(100%)和了解基本的战略管理相关知识(48.4%);小型机构更加看重运 用软件获得准确的分析能力(45.5%)。   在管理志愿者信息上,公益组织最需要获得志愿者在线招募、申请与审核功能(69.7%),而志愿者工作的进程管理及绩效管理也 是希望借力 IT 工具达到的目标。大部分公益组织仍以 Excel 软件来管理  志愿者信息,而系统化的平台尚未能满足定制需求,还未大规 模应用。   在财务管理、IT 管理、宣传材料的制作方面,大部分公益组织以了解基本操作的需求为主,在网络营销方面,最需要营销策划的 思路。这些也是外部专家可以给予协助的部分。   在筹资管理方面,公益组织最需要筹资的在线管理与数据归纳(51.4%)和筹资系统的公开查询功能(49.5%)。在具体工具上, 接近六成的机构希望了解进一步了解第三方支付工具的信息(58.7%)。   硬件需求   公益组织中,最缺的还是人、财与知识的积累。因此在问及部署信息化系统遇到的最大挑战时,68.8%的受访者首选专业人才的招 募,67%的受访者选择资金的准备,52.3%的受访者选择 IT 知识和设施的积累。而另外三类选项,则与公益组织内部 IT 管理机制的建 设紧密相关。从这个选项中可以看出,为了助力公益组织的信息化建设,要从人、财、知识和制度积累全面提供帮助,仅仅提供资金 或基础设施是不够的。

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图 三 十 七    部 署 信 息 化 系 统 来 支 持 公 益 项 目 的 各 方 面 挑 战   本研究将公益组从规模上的进行分类,对于微小型组织,提升 IT 能力的挑战是显而易见的,前三位的挑战依次是机构决策层的重 视、机构运作机制的保障和专业人才的储备。在小型组织中,机构员工支持度很重要。在中小型组织中,主要挑战则是机构决策层的 重视和机构运作机制的保障。在中型、大中型或大型组织中,各类挑战的比例显著降低。此外,对于各类组织,资金的挑战都不是第 一位的,组织的重视与专人的配备才是最大的挑战。  

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  图 三 十 八    不 同 规 模 的 公 益 组 织 在 部 署 信 息 化 系 统 时 , 面 对 的 各 方 面 挑 战    

公益组织在建立 IT 基础设施方面,最需要 IT 志愿者、培训和个人电脑,这一结果也印证了上述结论(图三十九)。  

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  图 三 十 九    公 益 组 织 在 基 础 建 设 上 不 同 需 求 的 比 例   微小型的公益组织最需要 IT 专业志愿者(45.5%),此外对于其他基础设施也渴求。小型公益组织最需要服务器。而其他规模的 公益组织,则对培训表现出共同的强烈需求(图四十)。  

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图 四 十    不 同 规 模 公 益 组 织 在 基 础 建 设 上 不 同 需 求 的 比 例   软件需求   公益组织对内部行政管理软件的需求,集中于两项:更公开透明的工作流程平台(72.2%)和良好的 OA 平台(59.3%)(图四十 一)。  

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  图 四 十 一    机 构 在 内 部 行 政 管 理 软 件 上 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例   公益组织在基本办公软件上,最需要提升中级应用和操作能力(图四十二)。具体而言,微软 PowerPoint,Excel 和 Word 的应 用能力是公益组织最希望提升的(图四十三)。        

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图 四 十 二    机 构 在 基 本 办 公 软 件 上 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力

图 四 十 三    机 构 在 基 本 办 公 软 件 上 ,  需 要 提 升 不 同 具 体 软 件

的 比 例  

的 比 例  

     

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公益组织在项目管理软件方面,最需要运用软件来进行项目的执行与跟进管理(72.5%)、其次是进行项目资料的汇总与分析 (61.5%)(图四十四)。部分机构希望学习微软 Project 软件(图四十五)。  

图 四 十 四    机 构 在 项 目 管 理 上 , 需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例  

图 四 十 五    机 构 在 项 目 管 理 上 , 需 要 提 升 不 同 软 件 的 比 例  

   

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不同规模的公益组织对于项目管理有不一样的需求。微小型组织更需要优化的项目申请与审批流程(100%),此外他们需要运用 软件,进行项目的执行与跟进管理(40.5%)。在小型与大型组织的首要需求则为绩效管理。在中小型与中型组织中,首位需求变为运 用软件,进行项目资料的分析与汇总。(图四十六)    

图 四 十 六    机 构 在 项 目 管 理 上 , 不 同 公 益 组 织 需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例  

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公益组织在多项目组共同协作管理方面,最需要获得多项目组共享信息的能力(66.1%)、其次是多项目组远程协作的能力 (57.8%)(图四十七)。具体而言,公益组织对免费的项目协同工作软件,如今目标等的使用方法比较感兴趣(图四十八)。  

图 四 十 七    在 多 项 目 组 共 同 协 作 上 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力

图 四 十 八    在 多 项 目 组 共 同 协 作 上 ,  需 要 提 升 不 同 软 件 的 比

的 比 例  

例  

不同规模的公益组织在多项目组共同协作方面,需求稍有不同。微小型组织更需要组内工作日程的共享和远程协作的能力。在小 型和中小型组织中,共享信息的能力则更为重要(图四十九)。  

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  图 四 十 九    在 多 项 目 组 共 同 协 作 上 ,  不 同 规 模 组 织 需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例   微小型公益组织更希望获得各类网络硬盘和 live@edu 的服务,中型组织及以上便有了对微软 SharePoint 的需求。  

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  图 五 十    在 多 项 目 组 共 同 协 作 上 ,  不 同 规 模 组 织 需 要 提 升 不 同 软 件 的 比 例     在知识分享与知识管理方面,公益组织最需要获得知识的准确搜集、管理与有效分享的能力(63.3%)(图五十一)。相对应的, 搜索引擎类、百科类、视频共享类产品是公益组织最需要了解的(图五十二)。  

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图  五 十 一  知 识 分 享 与 知 识 管 理 上 , 需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的

图  五 十 二  知 识 分 享 与 知 识 管 理 上 , 需 要 提 升 不 同 软 件 的 比 例  

比 例   不同规模的公益组织对于知识分享与知识管理的需求,有着不同的特点。微小型组织对各方面功能都很需要,首要需求是知识 管理工具的高级应用(44.4%);小型组织的首位需求是知识的准确搜集、管理和有效分享能力(40%)(图五十三)。  

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  图  五 十 三  知 识 分 享 与 知 识 管 理 上 , 不 同 规 模 组 织 需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例   公益组织在战略规划方面,需要了解基本的战略规划软件工具的操作方法(46.3%)、获得外部专家的指导(42.6%)和获得 准确分析的能力(41.7%)(图五十四)。  

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  图  五 十 四  机 构 在 战 略 规 划 方 面 , 需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例   微小型公益组织在战略规划方面,急需外部专家的指导(100%)和了解基本的战略管理相关知识(48.4%);小型机构更加看 重准确的分析能力(45.5%)。了解基本的战略规划软件工具操作方法,也是各类组织的主要需求之一(图五十五)。  

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  图  五 十 五  不 同 规 模 组 织 在 战 略 规 划 方 面 , 需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例   公益组织在管理志愿者信息时,最需要志愿者在线招募、申请与审核功能(69.7%),此外志愿者工作的进程管理及绩效管理 也是公益组织希望借力 IT 工具达到的目标(图五十六)。对于志愿者管理工具,公益组织仍以 Excel 为主,而系统化的平台尚未能满 足定制化需求,也未能大规模应用(图五十七)。  

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图  五 十 六  管 理 志 愿 者 信 息 时 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比

图  五 十 七  管 理 志 愿 者 信 息 时 ,  需 要 提 升 不 同 软 件 的 比 例  

例   微小型公益组织在管理志愿者时,最需要在线培训志愿者(100%)和在线招募、申请和审核志愿者信息(44.7%)。小型组织 最需要对志愿者工作进行进程管理(33.3%)。而中型公益组织最需要对志愿者进行绩效管理(37.5%)(图五十八)。  

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图  五 十 八  不 同 规 模 组 织 管 理 志 愿 者 信 息 时 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例  

公益组织最希望招募到的志愿者能完成网站搭建、专业技术类如翻译、筹资工作、培训工作等(图五十九)。  

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  图  五 十 九  公 益 组 织 希 望 志 愿 者 完 成 不 同 类 型 工 作 的 比 例   微小型公益组织最希望志愿者能完成筹资工作(100%)和培训、知识普及类工作(43.3%)。小型组织最希望志愿者能完成培 训、知识普及类工作(29.9%)。  中小型公益组织最希望招募到的志愿者能完成其他专业技术类的工作,如设计或翻译等(100%), 网站搭建工作(27.8%)。中型公益组织希望其能完成社区外联工作(25%)。大型公益组织希望志愿者能完成机构战略规划等咨询 工作(16.7%)(图六十)。  

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图  六 十  不 同 规 模 的 公 益 组 织 希 望 志 愿 者 完 成 不 同 类 型 工 作 的 比 例   公益组织在管理财务信息时,现阶段只需要了解财务软件的基本应用和操作能力(44%)(图六十一)。用友财务软件是大家 比较感兴趣了解的工具(图六十二)。  

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图 六 十 一    机 构 在 管 理 财 务 信 息 时 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力

图 六 十 二  机 构 在 管 理 财 务 信 息 时 ,  需 要 提 升 不 同 软 件 的 比 例  

的 比 例   公益组织在管理 IT 系统时,五成受访者表示只需获得 IT 系统安全工具的基本操作能力,其次获得外部专家的指导也占到一定 比重(图六十三)。在 IT 人才储备上,获得专业志愿者或进行 IT 培训是大家所渴求的(图六十四)。  

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图 六 十 三  机 构 在 管 理 IT 系 统 安 全 时 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能

图 六 十 四    在 IT 人 才 储 备 方 面 , 最 需 要 改 善 的 比 例  

力 的 比 例   公益组织在制作网页及相关宣传物品时,最需要的还是策划思路(56.9%),这方面可以由专业人士协助完成,或通过培训来 提升技能(图六十五)。具体的软件需求方面,图形设计软件、网页制作软件和视频制作软件的培训是公益组织最需要的(图六十 六)。  

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图 六 十 五    机 构 在 制 作 网 页 及 相 关 宣 传 物 品 时 ,  需 要 提 升 不

图 六 十 六  机 构 在 制 作 网 页 及 相 关 宣 传 物 品 时 ,  需 要 提 升 不 同

同 工 具 能 力 的 比 例  

软 件 的 比 例  

不同规模公益组织在制作网页及相关宣传物品时,需求稍有不同。微小型组织需要学会图形设计(41.9%)、网页(39.6%) 和视频制作软件(37.5%)。中型组织最希望学习印刷物制作软件(100%)。  

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  图 六 十 七  不 同 规 模 机 构 在 制 作 网 页 及 相 关 宣 传 物 品 时 ,  需 要 提 升 不 同 软 件 的 比 例   公益组织在进行网络营销时,五成受访者表示最需要网络营销的基本策划思路,其次是获得网络营销工具的基本应用和操作能 力(40.4%)(图六十八)。在公益机构的需求中,官方网站是大家最需要提升的(62%),此外一些社会化媒体的应用也是他们希 望了解的(图六十九)。  

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图 六 十 八    机 构 在 进 行 网 络 营 销 时 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力

图 六 十 九    机 构 在 进 行 网 络 营 销 时 ,  需 要 提 升 不 同 具 体 工 具

的 比 例  

的 比 例  

微小型组织在网络营销时,更需要获得策划思路与方法的帮助(55.6%),其次是中高级的网络营销工具应用能力。其他规模 机构的需求程度则没那么强烈(图七十)。  

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  图 七 十    不 同 规 模 机 构 在 进 行 网 络 营 销 时 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例   公益组织在进行筹资管理时,最需要获得的功能是筹资物资的在线管理与数据归纳(51.4%),筹资系统的公开查询功能 (49.5%)(图七十一)。在具体工具上,接近六成的机构希望更深入了解第三方支付工具的信息(58.7%)(图七十二)。  

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图 七 十 一    机 构 在 筹 资 时 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例  

图 七 十 二    机 构 在 筹 资 时 ,  需 要 提 升 具 体 工 具 的 比 例  

微小型及中型公益组织希望获得筹资物资的在线调配功能(50%),而中小型公益组织更希望获得更多筹资信息(60%)(图 七十三)。

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图 七 十 三    机 构 在 筹 资 时 ,  需 要 提 升 不 同 工 具 能 力 的 比 例  

六、公益组织社会化媒体使用需求  

公益组织在进行社会化媒体传播时,83.3%的公益组织希望获得社会化媒体渠道资源的支持,另外招聘社会化媒体的专业团 队、学习相关技术也是他们希望提升的方面(图七十四)。

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图 七 十 四    机 构 在 社 会 化 媒 体 传 播 与 运 用 上 , 需 要 改 善 的 工 作 的 比 例    

微小型公益组织最希望学习社会化媒体应用的技术(66.7%),小型公益组织希望能招募到社会化媒体应用的专业团队

(75%),中小型与大中型公益组织希望能了解更多应用案例(33.3%)。    

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  图 七 十 五    机 构 在 社 会 化 媒 体 传 播 与 运 用 上 , 需 要 改 善 的 工 作 的 比 例   在云计算话题上,六成公益组织对云计算没有任何了解,也无法与自己工作的建立联系。  

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  图 七 十 六    机 构 对 云 计 算 理 解 与 认 识 程 度 的 比 例  

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第三章  公益组织当前 IT 应用管理状况  总结  

“用一句话描述慈善事业,就是怎样有系统、有计划、有组织地去发动有能力的人。但是人多了,单位组织多了,就需要提高沟 通能力,信息慢慢成为每个机构的主要资产之一,处理信息交流技术,成为保障社会健康的重要技术。”——冯一柱博士、总监,香 港社会服务联会资讯科技资源中心。                本次调研所涉及的公益组织以中型及小型公益组织为主,84.4%的受访组织员工人数在 20 人以下,接近四成的公益组织执行年限 在 3 年以下,回收的有效样本中,以西部和华东地区的机构为主。   在受访公益组织里,平均每个机构拥有 11 台电脑,他们对硬件中的邮件系统服务、基本工作软件和电脑的满意程度较高。但随着 机构规模的发展,越来越多组织对组织内部产生了服务器和部署局域网的需求,在这两个方面现状满意程度较低(各有 22%的受访机构 在服务器和局域网上表示不满意)。不容忽视的是,仍有 43.1%的公益组织没有自己的独立域名邮箱账号,这类公益组织一般是微小型 或小型组织居多。   在软件应用方面,传统的、普及型的、开源的软件使用频率最高,如内部行政管理、内部沟通所使用的基础软件和知识分享等。   现阶段公益组织运用 IT 技术的短板集中在:项目管理(21.1%的受访者表示不满意)、多项目组共同协作(23.9%的受访者表示 不满意)、筹资管理(含战略规划分享)(26.6%的受访者表示不满意)、财务管理(23.9%的受访者表示不满意)和志愿者信息管 理。此外,在内部行政管理程序上,由于大部分机构沿用的是传统的书面申请或一对一电子邮件申请系统,在每一项目的公开程度 上,公益组织感到还不够满意(25.7%的受访者表示不满意)。这几个方面,不仅集中体现了现阶段公益组织 IT 应用的短板,其实也

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体现了公益组织在核心竞争力提升上存在着短板。这些问题跨越了每个机构在操作层面上从基础信息分析到战略信息分析,从基础操 作执行,到战略执行的核心点,是需要公益组织、相关领域专家和 IT 应用企业合作的领域。    

另外在社会化媒体的部署上,五成受访公益组织没有专人执行部署策略。正因为专业人力的缺乏,在定制化和专业性社会化媒

体传播方面做得还远远不够。在后面的需求分析中,64.8%的公益组织表示非常需要招聘到懂行的专业人才。    

其实除了社会化媒体传播方面缺乏人力,在受访的公益组织中五成受访者表示只有 1-2 个 IT 人士,由于工作量比较饱和的原

因,他们日常所作的工作更多只能集中于功能操作层面上,如信息管理和维护(76.6%)、网站系统维护(68.1%)、局域网或计算机 的维护(55.3%)或网站美工(47.9%),对于前述所言更多高级功能的应用和分析,很多公益组织只能求助于外部志愿者,但受制于 外部因素,上述目标的实现仍充满了挑战。                      更多 IT 管理应用建议,已经整理并收录在附录列表,供广大公益组织参考。中国公益事业发展及公益信息化的推进,依赖于针 对我国公益组织特点开发的,可分享软硬件投入成本、分享系统维护成本、并可根据机构用户情况提供菜单选择的解决方案,此举将 更有利于公益组织 IT 能力全面有序的提升。  

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第四章  公益组织当前 IT 需求总结  

本调研发现,微小型(5 人以下)、小型公益组织(6-10 人)及中小型公益组织(11-20 人)面临的各方面挑战最大,他们缺 专业人才、缺少资金、缺少知识与设备的积累。但在不同的具体领域上,也存在着各自的特点。   在构建 IT 基础设施方面,微小型的公益组织最需要 IT 专业志愿者(45.5%),此外对于其他基础设施也渴求。小型公益组织 最需要服务器。而其他规模的公益组织,则对培训表现出共同的强烈需求。   在项目管理方面,微小型组织更需要优化的项目申请与审批流程(100%),此外他们需要能运用软件进行项目的执行与跟进 管理(40.5%)。在小型与大型组织(101 人以上)中,首位需求则为绩效管理。在中小型与中型组织(21-50 人)中,首位需求变 为运用软件进行项目资料的分析与汇总。 在多项目组共同协作上,微小型公益组织更希望获得各类网络硬盘和 live@edu 的服务,中型组织及以上则有了对微软 Share   Point 的需求。   在战略规划方面,微小型公益组织急需外部专家的指导(100%)和了解基本的战略管理相关知识(48.4%);小型机构更加看 重准确的分析能力(45.5%)。    

在管理志愿者信息方面,微小型公益组织最需要在线培训志愿者(100%)和在线招募、申请和审核志愿者信息(44.7%)。中

型公益组织最需要对志愿者进行绩效管理(37.5%)。小型组织最需要对志愿者工作进行进程管理(33.3%)。此外,微小型公益组织

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最希望招募到的志愿者能完成筹资工作(100%)和培训、知识普及类工作(43.3%)。小型组织希望志愿者能完成培训、知识普及类 工作(29.9%)。  中小型公益组织最希望招募到的志愿者能完成其他专业技术类的工作,如设计或翻译等(100%),其次为网站搭建 工作(27.8%)。中型公益组织希望其能完成社区外联工作(25%)。大型公益组织希望志愿者能完成机构战略规划等咨询工作 (16.7%)。    

在进行网络营销时,微小型组织更需要获得策划思路与方法的帮助(55.6%),其次是中高级的网络营销工具应用能力。其他

规模的机构其需求程度则没那么强烈。在具体社会化媒体应用上,微小型公益组织最希望能学习到社会化媒体运用的技术(66.7%), 小型公益组织希望能招募到社会化媒体应用的专业团队(75%),中小型与大中型公益组织希望能了解更多应用案例(33.3%)。    

在筹资方面,微小型及中型公益组织希望获得筹资物资的在线调配功能(50%),而中小型公益组织更希望获得更多筹资信息

(60%)。   因此在需求上,机构规模越小,越需要外部的专业志愿者从事战略类、策划类的指导工作,在硬件上则需要如网络硬盘或 live@edu 等基本硬件工具;机构规模越大,公益组织越需要进行项目、人员、资源信息的汇总与分析。   综上所述,公益组织的需求有一定的一致性,但由于处在不同的规模发展阶段,需求差异也是很明显的。外部力量在提供帮助 时,如果能从机构情况出发,将大有助益。我们也看到,IT 行业致力于推动社会发展与创新的企业正在关注这些需求,并尽其所能推 动公益信息化发展。我们相信在政策导引、产业支持、社会动员的环境下,中国的公益环境及信息化程度将会有极大地改善。   附:曾提供设备捐赠的企业或其他资方列表   1.提供过软件捐赠的公司或其他资方列表(排名不分先后):  

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微软(中国)有限公司、国际计划、友成企业家扶贫基金会、水晶石数字科技有限公司、思科公司、谷歌公司、Adobe 公司、 速达软件   2.提供过硬件捐赠方面的公司或其他资方列表(排名不分先后):   微软(中国)有限公司、戴尔公司、英特尔公司、思科公司、国际计划、上海澳新银行、清华同方、3M 公司、IBM、北京富 平学校、福特基金会、中律原律师事务所、IED 公益仓库、水晶石数字科技有限公司、宏图三胞、鼓楼区图书馆、毕马威(中国)有限 公司、北京建筑工程学院、联想公司、中国电信、EMC、诺基亚(中国)有限公司、中国网通公司   3.提供过志愿者无偿技术服务的公司或其他资方列表(排名不分先后):   微软(中国)有限公司、友成企业家扶贫基金会、北京富平学校、新浪公司、水晶石数字科技有限公司、神州数码公司、北京 建筑工程学院、南京邮电大学、EMC、诺基亚(中国)���限公司、英特尔公司、思科公司、西门子公司、汤森路透公司、东华大学、   同济大学、深圳市高等职业技术学校   4.提供过网络硬盘或网络空间的公司或其他资方列表(排名不分先后):   华夏名网、中国万网、北京富平学校、水晶石数字科技有限公司   5.提供过在线会议系统捐赠的公司或其他资方列表(排名不分先后):   思科公司  

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第五章  公益组织管理的 IT 应用趋势   2010 年世界经济论坛发布的《2010 全球风险报告》中,列举了在“经济、地缘、环境、社会以及技术”五大领域的 36 项风 险,而在“技术”领域列出的三项风险,与信息相关的占居两项,分别是“关键信息基础设施故障(Critical  information   infrastructure  (CII)  breakdown)”与“数据欺诈/损失(Data  fraud/loss)”。这两项从“严重性(Severity)”及”相似度 (Likelihood)”层面都获得了比较大的关注度。可以理解成人类社会对于信息技术的依赖程度在逐渐加大。   IT 正 向 我 们 走 来   作为社会三大部门之一的非营利部门,中国的公益组织在教育、扶贫、医疗、环保、社区服务等领域的都开展了有价值的工 作。尤其在 2008 年“公益元年”之后,中国的公益行业吸引了更多公众的关注,也取得了更多资金与人才的注入,取得了更为快速的 发展。我们可以看到,一些优秀项目在当地社区的受益人群中产生了积极的影响;一些项目敏锐地捕捉到社会需求,为商业领域带来 灵感,进而成就了新的市场与新的商机;一些项目则影响着政策的方向。中国公益组织自身的管理亦随着行业的发展而被提出了更高 要求,一部分组织已经意识到了管理的重要性,投入了更多关注和资源,内部管理体系正在走向成熟与完善。而承载着上述的变化和 影响的,是对信息这种重要资源的管理。   在信息技术推动商业领域变革的时代,这种新型的管理工具正成为管理关键性资源和组织的基础。而信息技术之于非营利领 域,也在悄然成风。正如我们的调研中所见,公益组织正在使用一些已为商业领域广泛应用的 IT 工具,开展日常工作,进行项目管 理、人力资源管理、沟通管理、财务管理等,可能还未将全部管理职能通过信息化手段实现,但是,这是一个走向高效的开端。  

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在此,我们不禁要问,作为公益组织的管理者,到底需要哪些信息?这些信息怎么有效地进行处理与分析?通过什么样的架 构、怎样的链条将这些一手信息或分析后的信息统合到一起,有效促进组织的管理?特别对于公益组织,怎样撬动社会资源协助组织 管理提升、促进公益事业发展?   商业领域中企业的管理者需要了解四类信息  :   一、基础信息(包含现代企业管理中的财务信息、产品信息等)   二、生产率信息(关键性资源的生产率,如人力)   三、能力信息(技术应用能力、创新能力)   四、稀缺资源分配信息(战略管理、风险管理等层面)   以上四类信息,衍生出组织文化管理、人力资源管理、专业技术演进管理、项目管理、财务管理、风险管理等关键管理领域。 不同的公益组织,由于其业务模式、操作领域的不同,各部分管理职能的权重又有着天然的差异。因此,一个“适用的”、“管理接 口通用的”、“可以提供局部调整的”、“留有拓展空间的”管理体系是每一个管理者都希望成就的。   本次调研,按照当前中国公益组织的发展情况,我们将公益组织管理划分成几个模块,分别挑选相应模块中,当前在商业领域 应用比较普遍的 IT 应用给予介绍。我们欣喜地发现中国公益组织在管理上的 IT 应用,也在经历同商业领域类似的路线图,这有利于我 们确立“标杆”,形成公益领域独特的管理模式与匹配的 IT 应用系统。对应四类信息,对应中国公益组织现状我们可以列举如下:   一 、 基 础 信 息  

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1、  财务信息。通常,管理者须随时关注的是机构财务状况,我们的调查问卷中列举了一些目前机构常用的财务软件,对于辅 助战略决策起到很大的作用。通过财务软件,管理者可以了解全局状况及局部项目/部门状况,逐级分析财务信息,以此为依据调配人 力、技术及其它稀缺资源,做出加大或削减投入的决策,以确保机构整体健康运营。IT 工具可以快速、准确地提供“现实情况”,某 些工具还可以做出趋势判断,这无疑大大提升了决策的有效性。   2、  项目信息。不仅对项目进行阶段记录,便于沟通及宣传,而且将不同项目工作流程及任务的归纳和总结复用,对于降低重 复性劳动起到很大的作用。随着各类办公软件功能日益强大,项目管理将变得更加经济、便捷、有效(例如本报告的全面调研、分 析、成稿、发布,在不同 IT 工具的帮助下,也节约了大量的人力物力财力)。管理者能够随时了解项目有关进程、多项目组共同协作 的信息、筹措到的资金与物资的汇总信息或分析等。正如本次报告的分析所显示,信息的准确搜集与每一个流程的系统化设计,都是 顺应着日益多变的公益需求而发生改变的。技术的日益发展塑造了日益多变的沟通格局,也从根本上改变了“资助人-机构”与“机构受助人”的单一联系,产生出无限延展的多向关系与多样化需求。这种根本性的理念改变,不仅仅需要依赖于 IT 技术的帮助,更需要 每一个公益组织从系统层面重新思考自己的工作流程,做出革新性的转变。   二 、 生 产 率 信 息   对于公益组织,生产率的提法不太容易理解。公益项目的实施效率与效果的重要性似乎可以替代此部分。   1、由项目信息进一步细化衍生出对于执行项目人的观察——公益组织需要随时了解员工及志愿者的绩效表现,并通过与项目 信息中各类流程、任务的重要度、复杂度做匹配分析,及时优化调整人力部署、确保捐赠资源的有效使用——这一点对于大型公益组 织的管理尤其重要和紧迫。  

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2、关键软硬件设施的效率是否匹配当前项目、机构的运营,这也是管理者需密切关注的。比如,电脑配置、邮件容量、网站能 力、办公空间、会议系统、专业设备使用(环保、医疗等)等。良好的硬件设备,能够帮助项目高质高效的完成,有利于把有限的 “人”(人力资源)释放出来,从事硬件设备不可替代的工作,进而提升项目与机构的改进空间。   3、合作伙伴、潜在合作伙伴的人力、软硬件设施,也是需要管理者给与重视的,可以为本机构的执行效果、执行效率的缺陷给 予及时补位。   三 、 能 力 信 息   1、专业领域能力。在公益组织发展的每一阶段中,随着外部需求的变化,机构要匹配的能力也有所不同。公益组织在评估各个 员工绩效的同时,也应该尽可能提供可共享的学习资料,帮助员工提升专业领域的技能,因此便于知识管理的 IT 工具就成为帮助机构 飞速发展不可缺少的基础环节。   2、流程管理能力。成功的流程管理是机构运营的保障。混乱的机构功能管理、项目管理,都是由流程不清引发的。无论是否有 IT 手段协助,这都是机构必要的能力。而通过 IT 工具的协助,有利于帮助机构理清流程管理,提高运营效率。   3、机构文化。如何通过有效的沟通、传播,达到全员共识,形成并维护良好的机构文化,IT 手段也可以协助进行基础工作。   4、创新能力。这种综合性能力的落点在于“创造新的业务价值”,有赖于每一个决策人随时了解组织的状态,随时结合机构的 内外状况,从每一个环节的组织管理、协调内外关系、分工合作等步骤上,寻求综合能力提升的契机。   四 、 稀 缺 资 源 分 配 信 息  

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1、内部环境综合信息,关注人员管理、知识管理、流程管理的综合因素,调动内部资源专门负责收集此类信息,分析并提出建 议方案,推动内部可持续改进。   2、外部环境综合信息,关注社会与经济发展、业内趋势、项目领域及创新元素、法律法规、社会需求等的最新动态,调动内外 部资源,结合内部环境综合信息,分析并提出变革方案。包括准确分析、判断与选择稀缺的人(员工、志愿者、受益方和合作方 等)、财、物、项目等信息,在工作环节上与公益组织的战略规划相契合。公益组织在以往可能更依赖于直觉判断,但随着需求的发 展,正如本调研所显示,公益组织再也不能满足于拍脑袋式的决策,而应当追求对信息的全面了解和分析能力的全面提升。           以上信息需要经过有机的框架整合到一起,管理者便可以由“点”到“面”、再到“体”地了解机构全部信息。帮助管理者对 于机构的业务、运营、未来有清醒的认识和规划,并选择合适的 IT 工具:   首先根据当前情况及未来发展,划分有效的管理功能模块,制定一个运营管理框架;   其次,根据框架,由全员参与确立内部管理及业务流程;   第三,依据确定的流程,选用合适的 IT 应用软件,为流程提供高效支持;   第四,“逐步”推动信息管理体系在机构中的应用,从局部开始,让使用者享受 IT 驾驭工作的乐趣;   第五,根据员工使用的反馈做相应流程细微调整;   第六,全面推进信息管理体系。  

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那么,完成上述六个步骤,机构就可以“常青”了吗?以上步骤意味着只完成了“paper  work“,我们依然强调,”人“是不 可替代的。信息管理体系最重要的一环就是可以快速准确地了解“差异”、“变动”信息的人,并且在机构发展的过程中,管理者要 时刻关注体系中的“差异”、“变动”信息,分析原因,辨别正负向影响,调整优先级。这些信息可能会是正面的经验,可供我们总 结、固化、推广;也能是负面的教训,供我们吸取经验、改进、避免再次发生。高效的 IT 应用便可以使信息管理体系满足管理者的上 述需求。   公 益 机 构 发 展 信 息 化 的 瓶 颈 及 突 破   从报告需求数据中,我们可以看到公益组织在逐渐形成网络硬件设备的积累。例如平均而言,每个公益组织有 11 台电脑  (除了 两个百人以上大型机构,其他组织平均拥有 6 台电脑),虽然 48.6%的公益组织没有服务器,18.3%的公益组织没有租用网络服务器, 43.1%的公益组织没有机构独立域名的邮箱账号,服务器和独立域名的邮箱账号在公益组织中有一定需求,但大部分机构已能运用 IT 设备进行有序工作。   当下比较急迫的是,专业人才的匮乏(六成受访机构只有 1-2 名专业的 IT 技术人员在完成基础功能层面的工作)、系统架构能 力的缺失(调查显示公益组织在系统层面的工作满意度较低,如内部行政管理、项目管理、筹资管理等)、应用软件的缺位(与前述 系统工作相关的应用软件满意度和普及率都较低,如 26.6%的公益机构在筹资管理的软件应用上不甚满意)、维护成本的短缺 (27.5%的公益组织用于信息化建设的资金以 1000-5000 元和 22%的公益组织用于信息化建设资金以 1 万-3 万元为主,能一年中 投入 5 万元以上的机构屈指可数)等成为信息化管理的短板和发展的瓶颈,如何把“短板”拉“长”,使机构的管理体系更具优势, 是未来全面提升公益信息化能力必须要考虑的。   值得关注的是,即便是“瓶颈”,我们也有机会找到对应的解决方案。  

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在调研背景信息及与受访者的电话沟通中,我们也欣喜的发现,我国政府对于社会组织(公益组织)信息化的支持正在逐年加 大,除了政策的正向引导,如支持教育领域搭建网络教室、支持公益组织孵化器搭建专业化办公场地、支持卫生领域数据库搭建等; 在商业领域,北京上海两地还率先推出了“祥云工程”和“云海计划”,推动云计划,这类工程班但有利于商业领域——对于公益组 织也颇具意义,经济、有效、菜单式的服务一直是中国公益组织迫切希望获得的。   我国企业也在通过不同的方式支持信息化建设,从资金支持、硬件软件捐赠、技术型人力资源支持,到信息日培训、会议与交 流平台支持、创新展览交流支持等。如何将不同企业、不同资源,分门别类地整合并有效提供给公益组织,这是所有致力于帮助中国 公益组织提升能力的企业希望成就的。比如培训资源可以搭建培训课件与讲师资源库,按地域设立共同培训中心;硬软件捐赠可以借 鉴国外 TechSoup 模式,成立或寻找专门的机构专注于此项事业;技术型志愿者的参与可以形成一个咨询团体,包含各专业类别的咨 询小团队,通过目前比较活跃的社会媒体沟通平台,获取公益组织的 IT 或管理需求,为不同机构制订合理的解决方案或创新支持。不 同企业的业务专长决定了其产品服务的差异性,但不同产品与服务的有效整合与捐赠,将有利于公益组织快速实现信息化,形成中国 公益组织自己的“云计算”中心。            目前,非营利部门中的部分机构,也纷纷寻找合适的切入点,将公益事业的信息化逐级推进。公益组织自身需要做好人、 机、物、法、环的准备,迎接信息化全面到来。             公 益 组 织 的 “ 云 计 算 ” 中 心   上述文字似乎可以回应“2010 年 NPO  IT  Day”关于建设信息管理体系的四大方向:  

“1.最大化的投资回报,能少花钱就少花钱。在 IT 建设的基本方针里,第一个是能不花钱就不花钱,如果有免费稳定的资源可 以使用,我就没必要花钱去买一个系统。”  

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“2.  要简单,要适用,要易于维护。如果你组织只有五个人或者五十个人,就不一定需要一个自己的电子邮件系统。”   “3.  合理利用内部和外部资源,问那些从别人那儿得不到答案的问题,最大化使用你的资源,别人也会被重视,而不是被廉价 使用。长此以往,你会建立良性循环的关系,而不是几次以后,志愿者被你吓跑了。”   “4.  一定要长远计划。”          建设中国公益组织的云计算中心必将有利于中国公益事业的发展,公益领域的云计算类型的平台服务能够帮助中国公益组织 完成质变,引领社会创新。。   综上所述,IT 应用正在成为公益组织管理的有效工具。随着 IT 厂商的技术演进、应用界面对于普通人愈加友好,IT 正在成为一 种没有门槛的应用。各个公益组织可以根据自己的发展进程,选择合适的平台和技术,先从现成的、低成本、有效的工具出发,有利 于公益组织逐渐适应和掌握 IT 技术应用。在此基础上,也有赖于政府、企业与非营利部门的合作与资源整合,将政策、技术、物资、 资金、人力等资源有效的整合,与不同机���需求的对接,从而真正全面提高国内公益组织的 IT 应用能力。我们期待,中国公益组织在 不断完善自身管理能力的同时,IT 技术助力、加速此过程,也期待更多政府部门、企业、媒体、公众能够关注公益组织这股社会创新 力量,以有效的方式参与到直面社会需求的社会创新中来。  

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附录   1.  沟通工具列表    

QQ、MSN、Skype、Outlook/Foxmail、飞信、网络会议系统,如 Net  Meeting/思科 Webex、电话/手机  

  2.  基本办公软件工具列表   微软 Word、微软 PowerPoint、微软 Excel、微软 One  Note、微软 Publisher、金山 Wps  Word、金山 Wps  Powerpoint、 金山 Wps  Excel、  Acrobat、苹果系统的 iWork 系列软件     3.  项目管理软件工具列表   微软 Project、新中大软件、捷为 iMIS  PM 项目管理软件、开源免费的项目管理软件,如 OpenProj 等     4.  多项目组共同协作软件工具列表    

微软 Sharepoint、微软 Live@edu、免费的项目协同工作软件,如今目标软件、Google  docs、Google  Calendar 等、各类

网络硬盘,如金山快盘  

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  5.  知识分享与知识管理软件工具列表   百科类产品(维基百科、百度百科),搜索引擎类产品(Bing、Google),图片共享类产品(Flickr),视频共享类产品(土 豆、优酷),PPT 共享类产品(豆丁网、Slideshare),阅读聚合器(豆瓣九点、Google  Reader  (含 RSS)、Delicious),问卷调研 类产品(问卷星、问道网)。数字广播类产品(播客),微软 Sharepoint。网络笔记本 Evernote,  微软 Office  2010  One  note。     6.  把握信息动向的工具列表   传统的信息沟通工具(口头、电话或手机),搜索引擎类产品(Bing,Google),基本办公软件(微软 Excel),商业智能类 产品(SAS 系统、微软 SQL  Server  7.0 系统)     7.  管理志愿者信息工具列表    

微软 Excel,微软 Access,多背一公斤的志愿者信息管理平台,友成志在天下志愿者信息管理平台    

8.管理财务信息工具的列表    

金蝶,用友,Oracle  的财务软件,新中大的财务管理软件,电子银行专业版提供的软件  

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9.制作网页及宣传物品工具的列表    

网页制作软件(Dreamweaver,   Flash,   Fireworks),   图形、图片设计软件(Corel   Draw,Photoshop),   视频制作软件  

(Adobe  Premiere  ),Corel    Video  Studio(会声会影),  印刷物制作软件  (Page  maker,  Illustrator)     10.  网络营销工具列表    

机构官方网站,搜索引擎优化(SEO),博客(QQ 博客、新浪博客),社区网络(人人网、豆瓣网),论坛(BBS),微博(新

浪微博),电子邮件营销(电子简报),网络视频营销(优酷网宣传片)     11.  筹资工具列表    

第三方支付工具(支付宝、  PayPal、百度拍拍、腾讯), 手机短信, 网上银行  

     

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【IT 基础建设与维护解决方案】 1、5-20 人的组织,使用免费资源。 * 电子邮件,使用免费电子邮件系统,比如 Hotmail * 即时通讯,可以使用 MSN 或者 QQ * 文件管理,使用在线 office * 文件存在网上,进行共享 * 项目跟踪管理,推荐电子表格 Excel,数据少于一万条的,Excel 可以轻松操作 * 财务管理,Excel 可以很方便管理财务 * 对外宣传,可以用免费的博客或者共享平台 2、20 到 50 人的组织 * 电子邮件,免费资源 * 使用正版 office,可以用捐赠方式,也可以用购买的方式 * 文档共享,有一个小型的文件服务器 * 用 Excel 进行财务管理和项目管理 * 对外宣传,需要独立的域名空间 3、50 人以上的组织

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2011中国公益组织IT现状调研报告-v9