Issuu on Google+

VOLUNTEER HANDBOOK  

     


Handbook Contents    Page 2    Page 3   Page 4    Page 4    Page 5    Page 6   Page 7    Page 8    Page 9‐10    Page 10     

Introduction  Copy of Volunteer Release Form    Getting Started  Beer Sales; Beer Captains; Volunteer Support  Rules of the Road  Festival Map  St. Pat’s Day At‐A‐Glance    Live Music  FAQs  Additional Information 

Introduction    Thank you for volunteering as a beer server at this year’s St. Patrick’s Day in Five Points!    Each year, local non‐profit organizations provide volunteers who contribute volunteer hours to make  St. Pat’s in Five Points possible. Last year more than 30 local charities were awarded contributions  exceeding $50,000 from festival proceeds.    “Without these volunteers St. Pat’s in Five Points would not be successful,” said Merritt McHaffie,  executive director of the Association. “They provide us an invaluable service and donating part of the  festival’s revenue is our way of saying thank‐you. Local non‐profits are an integral part of Columbia and  we enjoy being able to support them financially, particularly during these difficult economic times.”    The success of St. Pat’s in Five Points has allowed for nearly $2 million to benefit local charities over  the celebration’s 28‐year history.       In volunteering, you become the face of the festival, the Five Points Association, COR | Columbia  Opportunity Resource and the many nonprofit organizations that make the annual event a huge  success and a vital asset to our community on many levels. We have compiled the following  information to help you become an instant festival expert. Read it over, bring it with you for reference  and use it to help make your experience – and that of attendees – GREAT!    Thank you again for sharing your time to make the 2011 St. Patrick’s Day in Five Points the best ever!    Sincerely,  The Five Points Association and Columbia Opportunity Resource Boards of Directors 

COR Clover Corps @ St. Pats in Five Points 2011 Volunteer Handbook | 2  


Volunteer Release Form  Columbia Opportunity Resource/St. Pats in Five Points    2011 Volunteers    I,   

          (Please print first and last name) 

 

understand that as a volunteer,   

  I am an important resource to the success of the festival and the enjoyment of festival attendees.  I attest that I am at least 21 years of age. I agree to not consume any alcoholic beverages before or  during my shift as a volunteer at the St. Patrick’s Day festival.    I will read and understand the contents of the volunteer guide and agree to abide by the rules and  guidelines set forth for volunteering.    I understand that failure to abide by the festival rules and guidelines will result in removal from the  Festival and no invitation to the volunteer party.    I agree to hold harmless The Five Points Association, its members and associated partners, including  Columbia Opportunity Resource (COR), employees, servers, and helpers, paid and volunteer, from and  to indemnify them from all damages, losses, and expenses, including but not limited to attorney fees  and investigation costs, sustained by them or any of them on account of any claim for loss, damage, or  injury growing out of volunteering for the St. Patrick’s Day Festival by any such person.    I agree to show up for my volunteer shift on time and, if I must cancel, I will notify the Volunteer  Coordinator as soon as possible by email to info@ourcor.org.    By signing below, I agree to the above:        Signature:                  Date:                     Print Name:               

 

 

COR Clover Corps @ St. Pats in Five Points 2011 Volunteer Handbook | 3  


Getting Started    

 

Volunteer Shifts  o 9:15 a.m. – 2:15 p.m. (arrive by 8:45 a.m.)  o 1:30 ‐ 6:30 p.m. (arrive by 1 p.m.)    Dress for success!  o All volunteers MUST WEAR THE OFFICIAL St. Pat's t‐ shirt provided.  o Wear comfortable slacks and shoes. Your shoes may get wet so water‐proof shoes are  recommended.  o Other items to consider: hat, sunscreen, light jacket and/or rain gear.    Arrive early.  Plan to report to the volunteer check‐in station 30 minutes prior to your shift to pick up your  wristband and truck assignment. That will allow enough time to get to your station, meet your  captain and your co‐workers, familiarize yourself with the set‐up and get any last minute  instructions. In order to arrive early, you need to be sure to . . .    Allow plenty of time for traffic, parking, walking, check‐in, etc. 

 

Satellite Parking/Shuttle Information  With 35,000 people converging on Five Points, you might be wondering where you are going to park.  Hassel‐free parking is available at a number of locations throughout the city.    Time: 9:00 a.m. – 8:00 p.m. (Buses run every 20 minutes)    Bus Pickup Locations:   Capital City Stadium on Assembly Street; drop off at Green Street Gate   Park Street behind the Koger Center; drop‐off at Green Street Gate   Hand Middle School on King Street side; drop off at Devine Street Gate    No food, beverages, backpacks, coolers or containers will be allowed on buses. Carpooling and satellite  parking are highly encouraged! Please be courteous of 5 Points resident neighbors and do not park in  the neighborhoods.   

1st STOP: Volunteer Check in!  Carolina First Drive‐Thru (1940 Blossom Street)  Report to the volunteer check‐in station 30 minutes prior to your  shift on March 19th to pick up your wristband, t‐shirt and truck  assignment.   

2nd STOP: Volunteer Station  After checking in (at Carolina First), report to your assigned truck. Once all of your team has arrived at  your truck, your team captain will review the training details once more and you will get ready to begin  pouring beer at 10:00. (For those reporting in for the afternoon shift, please be sure to let your truck  captain know you have arrived.)  COR Clover Corps @ St. Pats in Five Points 2011 Volunteer Handbook | 4  


BEER SALES          

You will be handling cash transactions for beer sales.  Customer must present an over 21 wristband and a festival entry wristband  First beer purchase ($5) includes a special souvenir mug.  After initial purchase, refills ($4) will be served IN THE SOUVENIR MUG.  All beer is to be served in souvenir cups only!  Tip jars will be placed at each station. Tips will be collected regularly throughout the day by  festival staff.    Remember, all tips are additional funds raised so keep those Irish eyes smiling! 

 

Beer Captains (Paid Staff)    

Official festival beer captains will be positioned in or near each beer truck or booth, and can be  recognized by the navy “captain” t‐shirts.  Captains are there to oversee beer sales, re‐stock and assist with any questions or problems.    Captains will handle all money exchange except the actual exchange with the customer. 

 

Volunteer Support     

In addition to the festival beer captains, COR volunteer captains will be checking in periodically  to see that everything is running smoothly or respond to any needs you may have.  Bottled water will be provided throughout the day.  Snacks will be provided to volunteers throughout the day.  You will receive an invitation to the volunteer party after the event. 

 

Rules of the Road                

Read the Volunteer Handbook.  Provide GREAT customer service!    Pour ONLY INTO OFFICIAL FESTIVAL MUGS OR PROVIDED PLASTIC CUPS.  Absolutely NO FREE REFILLS!  Keep your booth space clean and organized. Appearance is important: an attractive space  encourages responsible behavior.  Be flexible! An important aspect of volunteering is that you are a member of a team of  volunteers, all collaborating to deliver the right sort of atmosphere, the right sort of experience.  Always be helpful & informative.  Take care of your colleagues. Be a good neighbor and help out other volunteers when needed.  Be alert to any potential safety issues and notify a staff person immediately. 

 

COR Clover Corps @ St. Pats in Five Points 2011 Volunteer Handbook | 5  


Festival Map 

Volunteer    Check In 

  COR Clover Corps @ St. Pats in Five Points 2011 Volunteer Handbook | 6  


St. Pat's at a Glance  Date: Saturday, March 19, 2011 (Gates Open 9 a.m. – 6 p.m.)  Location: Five Points ‐ Columbia, SC  *Free shuttle service from a host of satellite parking locations including Capital City Stadium.  Cost: $12 in advance, $15 at the gate  Web site: http://www.FivePointsColumbia.com/    General Information:  On March 19, be ready to live the luck of the Irish at this celebration that welcomes more than 40,000  people to the eclectic Five Points business district in Columbia, SC every year.  Continually growing and improving, the 2011 festival will include a 5K Run and one mile walk, fun‐filled  parade, expanded family entertainment, enhanced food and craft offerings, a special shag area  honoring our state dance, a kid‐approved Children’s Carnival as well as four stages on live music  hosting over 20 musical acts.    Special Activity Schedule:  

8:30 a.m.:  Get to the Green 5K Run and 1 Mile Walk 

10:00 a.m.:  Chick‐fil‐A St. Pat’s Parade   (Free viewing on Devine Street) 

10:00 a.m. ‐ 6:00 p.m.:  Wachovia Children’s Carnival   (FREE‐ MLK Park) 

Noon – 6:00 p.m.:  Musical Entertainment   (Four Stages) 

1:00 p.m. – 6:00 p.m.:  Shaggin’ On Santee  (DJs and Live Music) 

     

 

COR Clover Corps @ St. Pats in Five Points 2011 Volunteer Handbook | 7  


Live Music  19 Bands, Four Stages, All for $15 or $12 advanced purchase ‐ less than the cost of admission at most  live music venues with only one act performing.    Budweiser | Rock 93.5 Stage Location:   Greene Street  12:10 p.m. 

OBRASKAI 

1:10 p.m. 

Sent By Ravens 

2:20 p.m. 

Villanova 

3:30 p.m. 

Rehab 

4:45 p.m. 

The Dirty Heads 

 

Miller Lite Stage 

Location: Corner of Harden Street and Blossom Street 

 

Free Times Stage 

12:00 p.m. 

Battles of the Bands Winner  

12:40 p.m. 

Moving Mercury 

1:30 p.m. 

Carbon Leaf 

2:20 p.m. 

John Wesley Satterfield 

3:30 p.m. 

The Movement  

4:45 p.m. 

Corey Smith 

Location: Corner of Saluda Avenue and Blossom Street  12:00 p.m. 

Shallow Palace  

1:00 p.m. 

All Get Out  

2:00 p.m. 

The Dirty Guv'nahs 

3:15 p.m. 

Josh Roberts and the Hinges 

4:30 p.m. 

JJ Grey and Mofro 

 

Direct Auto|WIS TV Stage 

Location: Five Points Fountain Stage  12:40 p.m. 

Billy Mulligan 

1:50 p.m. 

The MoBros 

3:00 p.m. 

Bare Knuckle Champions 

4:15 p.m. 

Casual King 

 

    COR Clover Corps @ St. Pats in Five Points 2011 Volunteer Handbook | 8  


FAQs    What if it rains?  This is a rain or shine event. We’re looking for Irish eyes to smile on us this year with pleasant Spring  festival weather.    Is there an age limit?  For families with young children, we recommend you explore our Children’s Carnival, being provided at  no charge in Martin Luther King Park. Inside the festival gates, youth 16 and under admitted with an  adult at standard ticket prices.   Children 12 and under are admitted free with guardian.    What if I lose something at the festival or get separated from my child?  The Comfort Zone is located at the Five Points Fountain, and serves as the festival’s lost & found and  information booth.    Can I bring my pet?  Sorry, but for safety reasons no pets will be allowed inside the festival gate. Service animals trained to  assist disabled persons will be allowed into the festival.    Can I leave the festival and return later?  As long as you are wearing your festival wristband, you may leave and re‐enter. You will not however  be permitted to take any beverages outside the fenced festival area. (Volunteers are allowed to take  restroom and refreshment breaks only.)    Are there any items that I can NOT bring into the festival area?  The following list outlines items that cannot be brought into the festival area:  Bicycles inside festival grounds  Weapons of any kind  Fireworks and explosives  Illegal substances  Instruments and laser pointers  Backpacks of any kind  Umbrellas  No food or beverage of any kind  Picnic baskets  Alcohol (beer will be sold at the festival)  Lawn furniture  Containers   or coolers of ANY kind  Pets (except service dogs)  Skateboards, scooters, or personal motorized  vehicles (except people with mobility  No illegal vending is permitted ‐ no  unauthorized/unlicensed vendors allowed  limitations)    Access Options  Disability parking spaces are available. These spaces are reserved for vehicles displaying state‐issued  (any state) disability placards or license plates. Please note that these spaces are available on a  first‐come, first‐served basis. Accessible restrooms will be available. Service animals trained to assist  disabled persons will be allowed into the festival.       

COR Clover Corps @ St. Pats in Five Points 2011 Volunteer Handbook | 9  


Security/Safety  Our primary goal is to create a safe and secure environment for all festival attendees. To ensure this,  there will be on‐site security provided by local police and private security companies. If you're  experiencing any problems whatsoever, locate a festival staff member, security guard, or police officer.    Zero‐Tolerance Policy  WE HAVE A ZERO TOLERANCE POLICY TOWARDS VIOLENCE OF ANY TYPE. ANY INCIDENTS WILL BE  ADDRESSED BY CITY OF COLUMBIA POLICE DEPARTMENT AND EVENT SECURITY. ANY PERSONS  INVOLVED IN FIGHTING OR VIOLENT ACTS WILL BE REMOVED FROM SITE AND/OR ARRESTED, NO  EXCEPTIONS!   

About COR | Columbia Opportunity Resource  COR | Columbia Opportunity Resource is an innovative volunteer‐based  501 (c)(3) community development organization focused on engaging and  connecting a new generation of Columbians to make our region a better  place to live, learn, work, play and prosper. COR fulfills its mission through  three initiatives: community involvement (including this project),  leadership development and promoting Columbia’s unique quality of life. COR is a strategic partner of  the Greater Columbia Chamber of Commerce, the Navigating from Good to Great Foundation, the City  of Columbia and EngenuitySC.   

About the Five Points Association  The Five Points Association, incorporated since 1983, is a non‐profit  organization whose principle task is ensuring that Five Points stays an  integral and important part of the City of Columbia. The Association has  accomplished and endured many major infrastructure, development and  beautification projects over the years. Some of these projects include: the  construction of two signature fountains, a monumental streetscaping  project executed by the City of Columbia, a village‐wide beautification project and the creation of a  master plan, design guidelines and a new zoning overlay. In keeping with beautification, each year the  organization retains an outside contractor to keep Five Points a beautiful and clean landmark within  the city.    Not only is the Five Points Association concerned with the aesthesis of Five Points, but also the  merchants, the patrons, and the residents. On average, the Five Points Association boasts more than  100 members each year. Merchants in the area stay involved in the annual events and charity  functions as well as contribute to an overall sense of unification and camaraderie.    The Five Points Association hosts annual events that continue to grow with each year and entertain  thousands of people within the city of Columbia as well as the state of South Carolina. From 28 years of  St. Pat's in Five Points to the Five After Five concerts, the calendar year is full of great opportunities for  patrons to enjoy Columbia's favorite village.    Five Points is the jewel of the city and just as a jewel needs care, cleaning and support, so does Five  Points. That job is proudly accomplished by the Five Points Association.  COR Clover Corps @ St. Pats in Five Points 2011 Volunteer Handbook | 10  


COR Volunteer Handbook for St. Pats in Five Points