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Intranet del Inmueble Manual de Usuario Noviembre 2012


Intranet del Inmueble - Manual de Usuario Intranet del Inmueble - Manual de Usuario

ÍNDICE

1

Introducción .................................................................................................................. 4

2

Acceso ........................................................................................................................... 5

3

Gestión de Avisos .......................................................................................................... 8

4

5

3.1

Alta de un aviso ...................................................................................................... 8

3.2

Seguimiento de avisos ............................................................................................ 9

Correspondenci@ ........................................................................................................ 10 4.1

Conserjería ........................................................................................................... 10

4.2

Canal de Sugerencias............................................................................................ 11

4.3

Canal de Quejas ................................................................................................... 12

Servicios del Inmueble ............................................................................................... 13 5.1

Directorio ............................................................................................................. 13

5.2

Gestión de Tarjetas y Visitas ................................................................................ 14

5.3

Empresas de Servicios .......................................................................................... 15

5.5

Reservas Espacios Polivalentes ............................................................................. 16

6

Newsletter................................................................................................................... 17

7

Encuestas .................................................................................................................... 18

8

Manuales y Procedimientos ........................................................................................ 20 8.1

Documentación ..................................................................................................... 20

8.1.1

Consulta de Documentos .............................................................................. 22

8.1.2

Utilidades del Documento ............................................................................ 22

8.2

Manual de Usuario ................................................................................................ 23

8.2.1 8.3

Visualización del documento ........................................................................ 24

Plan de Emergencia y Planos ................................................................................ 25

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9

Herramientas .............................................................................................................. 26

10

Requerimientos y Soporte .......................................................................................... 27

10.1

Requerimientos Técnicos...................................................................................... 27

10.1.1 10.2

Requerimientos de Navegación .................................................................... 27

Soporte ................................................................................................................. 29

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1 Introducción El presente documento constituye el manual de usuario para la utilización del aplicativo denominado Intranet del Inmueble destinado a facilitar la comunicación entre el cliente y Inmobiliaria Colonial. En la intranet se dispone de manera homogénea los diferentes aspectos en los que el cliente puede interactuar con Inmobiliaria Colonial La información presentada se agrupa en pestañas que contienen la siguiente temática: Gestión de Avisos Mediante la gestión de avisos, el cliente tiene la posibilidad de reportar las incidencias de instalaciones comunes que se originan en su oficina y realizar un seguimiento del mismo. Correspondenci@ Se establece un canal de comunicación entre el cliente y la conserjería del inmueble o bien con el departamento de gerencia para dejar constancia de las sugerencias o aspectos a mejorar identificados por el cliente. Servicios del Inmueble Constituye el conjunto de servicios que pone el inmueble a disposición del cliente. Estos servicios pueden ser tanto de gestión propia del inmueble como de terceros. Newsletter Contiene noticias de interés relevante para el cliente, por ser de interés común del cliente y de Inmobiliaria Colonial. Encuestas Canal donde el cliente e Inmobiliaria Colonial se intercambiarán opiniones acerca de aspectos como servicios, calidad de los mismos, o atención al cliente entre otros. Manuales y Procedimientos Constituye el conjunto de documentación asociada al edificio que se pone a disposición de los clientes para su consulta. Dicha documentación se estructura en directorios (carpetas) para facilitar su acceso. Entre los documentos disponibles se encuentran los manuales de operativa del inmueble y su normativa legal así como los formularios que pueden necesitar los clientes para las actividades relacionadas con el inmueble.

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2 Acceso El acceso a la intranet del inmueble se realiza mediante la url

http://patrimonio.inmocolonial.com/irj/portal

En la pantalla principal se solicitará el código de usuario y clave de acceso para entrar en la intranet. El código de usuario (U2M80XXX) y la clave de acceso serán facilitadas por el gerente del inmueble en el momento de arrendar la oficina. Existe una intranet por inmueble de Inmobiliaria Colonial y cada cliente posee un código de usuario. Es decir, los usuarios son a nivel de empresa. La primera vez que se accede se dispone de una clave de acceso temporal que el aplicativo solicitará cambiar cuando se acceda por primera vez

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Cuando se accede se muestra la pantalla de inicio de la intranet del inmueble con el menú principal de la intranet

En la esquina superior derecha se identifica el nombre del usuario conectado a la intranet

La pantalla de inicio adicionalmente tiene la función de tablón de anuncios del inmueble. En aquellos casos que haya algún comunicado se mostrará una ventana en la parte inferior de la pantalla

Para consultar el detalle del comunicado se coloca el cursor en el campo mostrándose una ventana con el contenido del mensaje

Los mensajes tienen un periodo de vigencia transcurrido el cual desaparecen del tablón de anuncios de la intranet.

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Para salir de la intranet del inmueble se deberá seleccionar la opción “Salir del sistema” que se encuentra en el margen superior derecho

Aparecerá una ventana de confirmación de la salida de la intranet

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3 Gestión de Avisos Mediante esta opción es posible dar de alta avisos para instalaciones y servicios comunes que provoquen incidencias a solventar en la oficina. Estos avisos serán tratados por el gestor técnico (FM) del Inmueble, pudiendo el cliente consultar el estado de su incidencia en todo momento.

3.1 Alta de un aviso Para el alta de un aviso, el Cliente reportará la incidencia en el campo preparado para tal efecto

En el marco derecho se la pantalla se indica que los avisos a reportar serán aquellas incidencias de instalaciones comunes que provoquen una alteración en el confort de las oficinas. Una vez reportado se enviará en aviso pulsando el botón inferior izquierdo apareciendo un mensaje de confirmación del alta del aviso con el número asignado

Este aviso será tratado por el procedimiento de Gestión de Avisos de Colonial.

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3.2 Seguimiento de avisos Asimismo el cliente puede conocer el estado del aviso creado mediante la pestaña de seguimiento de avisos

En la pantalla aparece una relación de todos los avisos creados y su estado en el momento de la consulta. Existe la posibilidad de filtrar los avisos seleccionando en la pantalla de visualización qué estado se desea visualizar.

Todos Totalidad de avisos creados en el último mes por el cliente. Avisos pendientes Muestra aquellos avisos creados y que a fecha de la consulta se encuentran pendientes de intervención. Avisos concluidos Muestra los avisos creados en el último mes, y que ya se han solucionado. Avisos en tratamiento Muestra los avisos que a fecha de la consulta se encuentran en proceso de resolución.

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4 Correspondenci@ Con la funcionalidad de correspondencia está disponible unos canales de comunicación entre el cliente y el conserje del Inmueble o el departamento de gerencia en el caso de sugerencias y quejas.

4.1 Conserjería Las comunicaciones al conserje del inmueble se realizan de la siguiente manera:

Los campos a informar son los siguientes: Asunto: Cabecera del comunicado Mensaje: Contenido del mensaje Asimismo es posible anexar documentos para que puedan ser consultados por conserjería. Una vez cumplimentada la comunicación esta se envía mediante la opción situada en la parte inferior del mensaje. Adicionalmente, el cliente recibirá esta comunicación como correo electrónico.

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4.2 Canal de Sugerencias Este canal tiene por objetivo manifestar cualquier opinión referente a las instalaciones o a Inmobiliaria Colonial como compañía en los servicios que presta.

El funcionamiento de las sugerencias es similar a las comunicaciones con el conserje. Primeramente se debe seleccionar el destinatario del comunicado, ya sea el Gerente del Inmueble o el Director de Gerencia. Para seleccionar el destinatario se deberá poner el cursor en la imagen del destinatario deseado. Seguidamente se muestra una ventana donde se puede redactar el contenido del mensaje.

Al mensaje se le pueden añadir documentos anexados en el caso que sea necesario por el motivo de la comunicación. Una vez cumplimentada la comunicación esta se envía mediante la opción situada en la parte inferior del mensaje.

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En la parte superior derecha aparece un mensaje de confirmación de su envío. Adicionalmente, el cliente recibirá esta comunicación como correo electrónico.

4.3 Canal de Quejas Tambien es posible enviar quejas siguiendo el mismo procedimiento que las sugerencias.

Con la selección del destinatario se abre una nueva ventana donde es posible redactar la queja.

En la parte superior derecha aparece un mensaje de confirmación de su envío. Adicionalmente, el cliente recibirá esta comunicación como correo electrónico.

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5 Servicios del Inmueble Esta pestaña de la intranet agrupa aquellos servicios que dispone el cliente en el inmueble gestionados por Inmobiliaria Colonial o por terceras empresas. Los servicios disponibles pueden variar en cada inmueble por lo que este manual efectúa una visión general de los principales. En función de las características del servicio ofrecido por el inmueble se disponen de manuales específicos para su uso.

5.1 Directorio En este apartado se presenta el directorio del inmueble.

El documento es posible imprimirlo o guardar el fichero en la unidad de red mediante las opciones del documento presentadas en la barra de herramientas.

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5.2 Gestión de Tarjetas y Visitas En aquellos inmuebles que dispongan del control de accesos y gestión de visitas web, se accederá a la aplicación mediante este epígrafe

Aquellos usuarios que dispongan permisos podrán acceder a la gestión de visitas. De esta forma se podrá informar de: Visita prevista Alta de empleado Baja de empleado Modificación datos empleado

Para los inmuebles con control de accesos se dispone de un manual específico de utilización de la gestión de tarjetas y visitas.

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5.3 Empresas de Servicios En esta pestaña se muestra para cada inmueble las empresas disponibles que pueden proporcionar al cliente un servicio para su empresa o para los empleados de la misma. Se presentan las promociones y ofertas vigentes para los clientes del inmueble mediante una estructura de iconos de las empresas participantes. Seleccionando en cada uno de dichos iconos se puede visualizar la oferta o el servicio que presta cada sociedad

Empresa

A

Empresa

B

Empresa

C

Empresa

D

Empresa

E

Empresa

F

El catálogo de servicios será algo dinámico en función de los servicios que se incorporen y del periodo de vigencia de las ofertas.

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5.5 Reservas Espacios Polivalentes En base a los equipamientos, o espacios polivalentes que disponga el inmueble, el cliente tiene la facultad de efectuar las reservas de los mismos para su uso. Cada equipamiento dispone de su normativa asociada y se opera mediante la transacción de reservas.

El layout de la pantalla de gestión de reservas consta de tres bloques principales Identificador de equipamientos Relación de los equipamientos disponibles en el inmueble sujetos a la gestión de reservas. Datos de cabecera de la reserva Identificación de la fecha y clientes que solicitan la reserva del equipamiento. Fecha de reserva Calendario de disponibilidad del equipamiento en función de las normas de uso del mismo.

Para los inmuebles con equipamientos se dispone de un manual específico de utilización de la reserva de espacios polivalentes.

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6 Newsletter En esta pestaña se publican a modo de newsletter aquellas noticias del ámbito del inmueble que son de utilidad para los clientes. El contenido de la newsletter podrá contener entre otras la normativa legal de cumplimiento del inmueble y de sus ocupantes, en el ámbito medioambiental o de seguridad, eventos relevantes del ámbito inmobiliario.

A medida que se publiquen newsletters se mostrará en la columna de la izquierda el histórico de publicaciones. Para acceder a ellas se selecciona mediante el cursor la newsletter. Por defecto se presenta inicialmente la publicación más reciente.

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7 Encuestas Esta intranet permite al cliente participar en las consultas creadas por Inmobiliaria Colonial con el objetivo de implementar un proceso de mejora continua en los servicios e instalaciones del inmueble, las cuales pasan por la creación, o anulación de nuevos servicios o instalaciones y por la obtención de las opiniones de los clientes.

En el momento que se genere una encuesta por la gerencia de inmuebles de Colonial y se publique en la intranet se comunicará al cliente a través del tablón de anuncios.

Accediendo a la pestaña de encuestas se muestran aquellas consultas vigentes y que no han sido completadas por el cliente.

Para acceder a una de ellas se posiciona el cursor en la línea y se selecciona. En aquellos casos que únicamente se encuentre vigente una encuesta, al seleccionar la pestaña se accederá directamente a dicha consulta.

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La encuesta se puede ir cumplimentando en una o varias sesiones. Para ello a medida que se responde al cuestionario existe la posibilidad de grabar la encuesta.

Para ello se deberá seleccionar la opción en la pantalla de la encuesta. En el caso que no se guarde, la encuesta no mantendrá las respuestas seleccionadas. Una vez completada la encuesta se deberá seleccionar la opción para el envío de su contenido. En la pantalla se presenta un mensaje de confirmación de la entrega de la encuesta y se redirecciona a la pantalla inicial de encuestas.

Con la finalización de la encuesta desaparece de la pantalla de inicio el recordatorio de la tarea pendiente.

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8 Manuales y Procedimientos La pestaña de manuales y procedimientos consta de los siguientes apartados, la documentación del inmueble, el manual de usuario y el plan de emergencia y planos.

8.1 Documentación En el apartado de documentación del inmueble se muestra una estructura de directorios donde se agrupa por carpetas los siguientes tipos de documentos: Evaluación de Riesgos del Inmueble Manuales del Inmueble Actas Permisos El layout de la pantalla de consulta de la documentación se divide en dos partes:

Estructura de navegación Constituye un árbol de directorios en los que se ordenan los documentos a consultar. Cada directorio es desplegable pulsando la carpeta o marcando el símbolo en la línea deseada. Cuando se llega al nivel inferior, la línea muestra el símbolo y si tiene documentos asociados, la estructura de contenido mostrará los documentos a consultar. Los documentos siempre estarán en el nivel inferior de la estructura de carpetas.

Estructura de contenido

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Constituye el contenedor de los documentos asociados a la carpeta seleccionada en la estructura de navegación. Se muestra una tabla con la siguiente información: Visualización del documento Icono que permite visualizar el contenido del documento Identificador Código unívoco que permite identificar el documento en el sistema de gestión documental Título Descripción resumen del contenido del documento asociado Extensión Tipo de documento desde el punto de vista de la aplicación que lo soporta. En el caso que para el mismo identificador haya más de un documento aparecerá el símbolo * . Pulsando sobre el icono de visualización del documento se abre una nueva ventana con el detalle de documentos englobados en el mismo identificador

Tamaño Tamaño del documento a consultar. Como en el caso anterior si existe más de un documento el valor del tamaño será * Clase Clasificación del documento desde el punto de vista de gestión documental

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8.1.1 Consulta de Documentos Para poder visualizar el documento una vez seleccionado en la estructura de navegación el epígrafe que se desea consultar, se deberá seleccionar el icono de visualización .

Como se ha comentado en el epígrafe anterior si existe más de un documento asociado al número de documento, es decir, que el valor en las columnas extensión y tamaño sea *, se abrirá una nueva ventana con el detalle de documentos asociados

Pulsando el icono de visualización se abrirá una nueva pantalla con el contenido del documento a consultar. En función del tamaño del documento y del ancho de banda de la línea de internet, el documento a consultar puede demorar su apertura.

8.1.2 Utilidades del Documento Una vez abierto el documento, éste se podrá consultar o imprimir siguiendo la funcionalidad específica de la aplicación que soporta la gestión del documento.

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8.2 Manual de Usuario El manual de usuario es el documento principal de consulta del cliente en referencia al funcionamiento y características del inmueble. Por su usabilidad e importancia tiene una pestaña específica.

El documento puede visualizarse directamente en la pantalla o bien descargarse en formato pdf. La visualización del documento en pantalla se trata en el siguiente epígrafe. En el caso que se quiera descargar se deberá seleccionar la opción la esquina superior izquierda del documento.

ubicada en

Para aquellos inmuebles en los que exista un conjunto de edificios aparecerá en la columna izquierda los edificios sobre los que es posible obtener el manual de usuario.

Para visualizar cualquiera de los inmuebles se deberá posicionar el cursor en el inmueble deseado.

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8.2.1 Visualización del documento El documento puede visualizarse a pantalla completa marcando sobre el documento.

o bien pulsando

El documento se despliega a pantalla completa y ofrece una barra de menús con las opciones:

Zoom. Barra para aumentar o disminuir el documento Avance o retroceso de página Visualizar documento a un o doble cara Cerrar la visualización a pantalla completa Asimismo es posible avanzar o retroceder página pulsando el icono que aparece en los márgenes derecho e izquierdo del documento. Con el icono se puede desplazar al inicio o final del documento.

En la parte inferior del documento se muestra un índice gráfico de las hojas del documento. Pulsando sobre dicho índice se accede a la página deseada.

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8.3 Plan de Emergencia y Planos En esta pestaña se presenta el plan de autoprotección del inmueble así como los planos del mismo.

El modo de presentación y consulta es el mismo que el comentado en el capítulo referente al Manual de Usuario. Para cada uno de los inmuebles existe la opción de descargar tanto el plan de emergencia como los planos. Para ello se deberá seleccionar en el cuadro superior izquierdo la opción de descarga de planos.

Se habilitará otra pantalla con el documento en pdf para su consulta

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9 Herramientas En la pestaña de utilidades existe la opción que el usuario gestione su propia contraseña.

Para ello la aplicación solicitará el password actual y la nueva contraseña por duplicado. Una vez realizado el cambio aparecerá un mensaje de confirmación que el cambio se ha realizado de manera satisfactoria. Dentro del menú de herramientas se publicará el manual de funcionamiento de la intranet.

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10Requerimientos y Soporte 10.1 Requerimientos Técnicos Es necesario disponer de un PC con las siguientes características: Acceso a Internet (mínimo conexión ADSL) con los puertos de comunicación 443 y 80 disponibles Software: o Sistema operativo Windows XP o superior o Navegador Internet Explorer (versión 8 o inferior) recomendado o Para visualización de documentos, las aplicaciones correspondientes: MS Office (MS Word, MS Excel), visualizador de CAD, visualizador de formato ".GIF" (fotos)

10.1.1

Requerimientos de Navegación

Para minimizar posibles conflictos y asegurar el buen funcionamiento de la aplicación es recomendable añadir el dominio inmocolonial.com en los sitios seguros del navegador web. En el caso de Internet Explorer se accede a la configuración siguiendo el menú Herramientas -> Opciones -> Pestaña Seguridad. Ponerse encima de sitios de confianza y pulsar el botón “Sitios”.

Agregar http://*.inmocolonial.com (acordarse de desmarcar Requerir comprobación del servidor )

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Asimismo se debe tener habilitado la vista de compatibilidad.

Para ello se deberá marcar el icono o bien seleccionar en el menú del navegador Herramientas / Configuración de la vista de compatibilidad

y agregar el sitio web

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10.2 Soporte Para cualquier incidencia referente a la gestión de la intranet, ya sea relativo a la gestión de usuarios (generación de passwords, bloqueo usuario, etc), o al funcionamiento de la misma se debe canalizar a través del gerente del inmueble.

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