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COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE SONORA Director General Profr. Julio Alfonso Martínez Romero Director Académico Ing. Arturo Sandoval Mariscal Director de Administración y Finanzas C.P. Jesús Urbano Limón Tapia Director de Planeación Ing. Raúl Leonel Durazo Amaya

COORDINA EVENTOS SOCIOCULTURALES DE NEGOCIOS Módulo de Aprendizaje. Copyright ©, 2011 por Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora todos los derechos reservados. Primera edición 2011. Impreso en México. DIRECCIÓN ACADÉMICA Departamento de Desarrollo Curricular Blvd. Agustín de Vildósola, Sector Sur Hermosillo, Sonora. México. C.P. 83280 Registro ISBN, en trámite.

COMISIÓN ELABORADORA: Elaborador: Everardo Niebla Quiñonez Revisión Disciplinaria: Mireya Mendoza Molinares Corrección de Estilo: Antonia Sánchez Primero Apoyo Metodológico: Diego Navarro Gil Supervisión Académica: Luz María Grijalva Díaz Equipo Técnico RIEMS Diseño: María Jesús Jiménez Duarte

Edición: Ana Isabel Ramírez Vásquez Coordinación Técnica: Claudia Yolanda Lugo Peñúñuri Diana Irene Valenzuela López Coordinación General: Profr. Julio Alfonso Martínez Romero

Esta publicación se terminó de imprimir durante el mes de diciembre de 2011. Diseñada en Dirección Académica del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora Blvd. Agustín de Vildósola; Sector Sur. Hermosillo, Sonora, México La edición consta de 595 ejemplares.

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DATOS DEL ALUMNO Nombre: _______________________________________________________________ Plantel: __________________________________________________________________ Grupo: _________________ Turno: _____________ Teléfono:___________________ E-mail: _________________________________________________________________ Domicilio: ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________

Ubicación Curricular COMPONENTE:

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO

CAPACITACIÓN PARA EL TRABAJO: SERVICIOS TURÍSTICOS.

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HORAS SEMANALES:

04

CRÉDITOS:

06

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Índice Presentación ...........................................................................................................................................................7 Mapa de asignatura ................................................................................................................................................8 BLOQUE 1. ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS........................................9 Secuencia 1. Tipos de eventos y sus características ............................................................................................10 • Definición de evento y turismo de eventos......................................................................................................11 • Evento sociocultural .........................................................................................................................................15 • Turismo de reunión ..........................................................................................................................................17 Secuencia Secuencia 2. Tendencias del turismo de eventos .................................................................................................26 • Origen del turismo de eventos.........................................................................................................................27 • Características del turismo de eventos ...........................................................................................................30 • Tendencias del turismo de eventos .................................................................................................................31 • México y el turismo de eventos .......................................................................................................................32 • Oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares .....................................................................39 BLOQUE 2. CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS ......................................43 Secuencia 1. Organización profesional de eventos...............................................................................................44 • La organización profesional de eventos ..........................................................................................................45 • Comisión organizadora ....................................................................................................................................47 • Servicios para eventos .....................................................................................................................................54 Secuencia 2. Elaborar plan de trabajo y cronograma de actividades ..................................................................62 • La organización previa al evento de negocios ................................................................................................63 • Como elaborar plan de trabajo y cronograma de actividades .......................................................................71 • Documentación en los eventos de negocios ..................................................................................................73 • Protocolo ..........................................................................................................................................................76 • Cronograma .....................................................................................................................................................77 • Organización de eventos sociales ...................................................................................................................79 • Buffet-mesa a la americana .............................................................................................................................81 BLOQUE 3. CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO ...................................85 Secuencia 1. Técnicas de marketing aplicadas a los eventos de negocios.........................................................86 • Plan de marketing ............................................................................................................................................87 • Promoción ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................................. ................................................. 89 • Promover eventos a través de las redes sociales ...........................................................................................92 • Estrategias de marketing para eventos de último minuto...............................................................................103 Secuencia 2. Post- evento ......................................................................................................................................107 • Fase post- evento ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ...................................................................... ...................................... 108 • La evaluación del evento .................................................................................................................................108 • Encuestas post- evento ...................................................................................................................................109 • Actividades turísticas pre y post evento ..........................................................................................................114

Bibliografía ..............................................................................................................................................................119

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Presentación “Una competencia es la integración de habilidades, conocimientos y actitudes en un contexto específico”. El enfoque en competencias considera que los conocimientos por sí mismos no son lo más importante, sino el uso que se hace de ellos en situaciones específicas de la vida personal, social y profesional. De este modo, las competencias requieren una base sólida de conocimientos y ciertas habilidades, los cuales se integran para un mismo propósito en un determinado contexto. El presente Módulo de Aprendizaje de la asignatura Coordina Eventos Socioculturales de Negocios, es una herramienta de suma importancia, que propiciará tu desarrollo como persona visionaria, competente e innovadora, características que se establecen en los objetivos de la Reforma Integral de Educación Media Superior que actualmente se está implementando a nivel nacional. El Módulo de aprendizaje es uno de los apoyos didácticos que el Colegio de Bachilleres te ofrece con la intención de estar acorde a los nuevos tiempos, a las nuevas políticas educativas, además de lo que demandan los escenarios local, nacional e internacional; el módulo se encuentra organizado a través de bloques de aprendizaje y secuencias didácticas. Una secuencia didáctica es un conjunto de actividades, organizadas en tres momentos: Inicio, desarrollo y cierre. En el inicio desarrollarás actividades que te permitirán identificar y recuperar las experiencias, los saberes, las preconcepciones y los conocimientos que ya has adquirido a través de tu formación, mismos que te ayudarán a abordar con facilidad el tema que se presenta en el desarrollo, donde realizarás actividades que introducen nuevos conocimientos dándote la oportunidad de contextualizarlos en situaciones de la vida cotidiana, con la finalidad de que tu aprendizaje sea significativo. Posteriormente se encuentra el momento de cierre de la secuencia didáctica, donde integrarás todos los saberes que realizaste en las actividades de inicio y desarrollo. En todas las actividades de los tres momentos se consideran los saberes conceptuales, procedimentales y actitudinales. De acuerdo a las características y del propósito de las actividades, éstas se desarrollan de forma individual, binas o equipos. Para el desarrollo del trabajo deberás utilizar diversos recursos, desde material bibliográfico, videos, investigación de campo, etc. La retroalimentación de tus conocimientos es de suma importancia, de ahí que se te invita a participar de forma activa cuando el docente lo indique, de esta forma aclararás dudas o bien fortalecerás lo aprendido; además en este momento, el docente podrá tener una visión general del logro de los aprendizajes del grupo. Recuerda que la evaluación en el enfoque en competencias es un proceso continuo, que permite recabar evidencias a través de tu trabajo, donde se tomarán en cuenta los tres saberes: el conceptual, procedimental y actitudinal con el propósito de que apoyado por tu maestro mejores el aprendizaje. Es necesario que realices la autoevaluación, este ejercicio permite que valores tu actuación y reconozcas tus posibilidades, limitaciones y cambios necesarios para mejorar tu aprendizaje. Así también, es recomendable la coevaluación, proceso donde de manera conjunta valoran su actuación, con la finalidad de fomentar la participación, reflexión y crítica ante situaciones de sus aprendizajes, promoviendo las actitudes de responsabilidad e integración del grupo. Nuestra sociedad necesita individuos a nivel medio superior con conocimientos, habilidades, actitudes y valores, que les permitan integrarse y desarrollarse de manera satisfactoria en el mundo laboral o en su preparación profesional. Para que contribuyas en ello, es indispensable que asumas una nueva visión y actitud en cuanto a tu rol, es decir, de ser receptor de contenidos, ahora construirás tu propio conocimiento a través de la problematización y contextualización de los mismos, situación que te permitirá: Aprender a conocer, aprender a hacer, aprender a ser y aprender a vivir juntos.

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BLOQUE 1 Organizar eventos socioculturales y de negocios. negocios

COORDINA EVENTOS SOCIOCULTURALES DE NEGOCIOS. BLOQUE 3 Como vender un evento de negocios y el postpost-evento. evento

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BLOQUE 2 Contratar y supervisar los servicios para eventos. eventos

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Organizar eventos socioculturales y de negocios.

Competencias profesionales: • •

Atiende grupos y convenciones y organiza las actividades y la logística solicitadas por los clientes. Comercializa servicios y productos turísticos con procedimientos mercadotécnicos, de acuerdo con las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Unidad de competencia: Conoce los diferentes tipos de eventos y sus características, con el fin de promover el turismo de eventos en México utilizando las diferentes estrategias lo que fomenta el desarrollo de las empresas turísticas.

Atributos a desarrollar en el bloque: 4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas, matemáticas o gráficas. 4.5. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. 6.1. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad. 6.4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética. 7.1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento. 7.2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos. 7.3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana. 8.2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva. 9.1. Privilegia el diálogo como mecanismo para la solución de conflictos. 9.2. Toma decisiones a fin de contribuir a la equidad, bienestar y desarrollo democrático de la sociedad.

Tiempo asignado: 20 horas


Secuencia didáctica 1. Tipos de eventos y sus características. Inicio Actividad: 1 Contesta de manera individual los siguientes cuestionamientos relacionados con el turismo, y comparte tus repuestas ante el grupo de la forma que lo indique el profesor. Define qué entiendes por turismo. __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ Menciona cinco destinos turísticos importantes de Sonora __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ ¿Qué segmentos encontramos en el turismo? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ ¿Qué entiendes por el turismo de eventos? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________

Actividad: 1 Conceptual Define diversos conceptos relacionados con la industria turística. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Cuestionario. Saberes Procedimental

Puntaje:

Comprende y conoce aspectos importantes en materia turística. C

MC

NC

Actitudinal Disposición para el análisis. Apertura en la comunicación oral y escrita.

Calificación otorgada por el docente

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Desarrollo Definición de evento y turismo de eventos. Un evento es un suceso importante y programado, de índole social, académico, artístico o deportivo; está motivado por la celebración de algún acontecimiento o por la divulgación de algún hecho trascendente. Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en el contexto de una organización, o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial. Las personas y empresas dedicadas a la organización de eventos, se presentan como organizadores y ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la presentación y el desarrollo de estos encuentros, destinados a las celebraciones sociales o empresariales; son acontecimientos que requieren una correcta planificación y producción. Una de las tendencias que se detecta en el sector turístico es el llamado "turismo de eventos"; es decir, la creación de un acto o serie de ellos con el objeto de "atraer visitantes".. Esta tendencia se puede apreciar tanto en las grandes capitales como en pequeñas poblaciones, realizando ciclos musicales internacionales, festivales de cine, representaciones teatrales y operísticas, macro conciertos, exposiciones o bien dedicando una jornada o una semana a un producto alimentario local, a conmemorar un periodo histórico de esplendor o a resaltar una tradición folklórica; esto último se da generalmente en ciudades y pueblos de tamaño más pequeño.

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En esta imagen vemos que la Secretaría de Turismo llama a este segmento de la industria como Turismo de Acontecimientos en la promoción dirigida al mercado internacional. La creación, promoción y realización de estos "eventos" busca atraer visitantes que generen ingresos en hoteles, restaurantes, empresas de servicios turísticos y comercios en general, durante el día o

días de celebración. La estancia de varios cientos o de miles de personas en una población durante un periodo de tiempo más o menos corto, proporciona ingresos económicos inmediatos a las empresas del entorno.

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Otro de los principales objetivos de estos actos es "colocar" en el mapa turístico a esa población, y actuar como reclamo promocional para conseguir que se convierta en un destino turístico.

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Así, si la creación de grandes eventos es una tendencia en el turismo para atraer turistas y visitantes, la cuestión que rápidamente se plantea es qué pasa con estos acontecimientos creados digamos, de forma natural. Qué sucede en esas ciudades durante la celebración de ese evento tan atractivo para "propios y extraños", qué se ofrece al público para seguir atrayéndolo edición tras edición, como por ejemplo: las fiestas patrias mexicanas, estas deben ser aprovechadas para atraer visitantes a nuestro país, aun cuando éstas no hayan sido creadas para ser un producto turístico.

Sin duda que tener unas fiestas de fama mundial tiene muchísimas ventajas: miles de visitantes y turistas llegan a la ciudad, consumen en nuestros establecimientos turísticos y comerciales, disfrutan del entorno, de la diversión, muchos vuelven año tras año, por ejemplo: el Carnaval de Guaymas y el Festival Alfonso Ortiz Tirado de Álamos.

Clasificación de eventos Hay distintas formas de clasificar los eventos: •

Según el número de participantes: Pequeño: hasta cien personas. Mediano: de cien a quinientas personas. Grande: más de quinientas personas. Según especialidad:

Cultural: Todo evento o actividad que sirva como canal para promover la riqueza cultural de nuestro país en diversos campos. Puede ser a través de exhibiciones arqueológicas, conferencias y audiovisuales sobre nuevos descubrimientos, historia de la gastronomía, muestras de arte, presentación de nuestro folklore, teatro, entre otros. Social: Todo evento que sea un medio para promover la interrelación humana, desempeñando relaciones públicas de manera más relajada a través de almuerzos, cenas, cócteles, etc. Promoviendo y celebrando acontecimientos, productos y/o servicios importantes para empresas o personas. Turístico: Turístico: Todo evento que sirva como instrumento para la promoción y difusión de los atractivos turísticos de un lugar, como por ejemplo las ferias turísticas. Deportivo: Evento de promoción de diversas actividades deportivas como campeonatos de futbol, tenis, atletismo, olimpiadas, carreras de autos, etc.

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Espectáculos o artísticos: Eventos relacionados con el mundo del espectáculo, como conciertos y festivales musicales.

CULTURAL

DE ESPECTÁCULOS

DEPORTIVO

EVENTOS

TURÍSTICO

SOCIAL

Todos estos eventos pueden atraer el turismo hacia un lugar determinado, por ejemplo: en Hermosillo encontramos eventos culturales como las Fiestas del Pitic, en Guaymas eventos de espectáculos con el Carnaval; eventos deportivos al celebrarse el campeonato de una liga de beisbol o futbol, entre otros.

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Actividad: 2 Elabora un cuadro con ejemplos relacionados con los eventos turísticos en México, como los mencionados en la lectura anterior.

Técnico

Cultural

Actividad: 2 Conceptual Conoce los eventos que son atractivos al turismo, tanto nacional como internacional. Autoevaluación

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Social

Turístico

Evaluación Producto: Cuadro ejemplificativo. Saberes Procedimental Identifica los acontecimientos que son o pueden ser productos turísticos. C

MC

NC

Deportivo

Puntaje: Actitudinal -Muestra facilidad para el análisis. - Ordena y elige correctamente los eventos con potencial turístico.

Calificación otorgada por el docente

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Evento sociocultural. Dejando de lado los eventos turísticos, definiremos en concreto los eventos socioculturales que por sí mismos pueden generar la visita de turistas a un lugar. Un evento sociocultural son aquellos actos que producen un beneficio social, tales como: •

Festival. Este nace de la necesidad de exponer el arte en el campo musical. Un festival es un acontecimiento o celebración, efectuado generalmente por una comunicad, que se centra en un cierto tema, o aspecto único de la comunidad. Es una fiesta, especialmente musical, un conjunto de representaciones dedicadas a un artista o a un arte. En este caso, se trata de aquellas reuniones donde más de 10 personas se congregan con un mismo fin.

Ceremonia maya de equinoccio de la primavera

Ceremonia. Emerge de la necesidad de socializar en momentos relevantes de la persona, por ejemplo, una boda. La ceremonia es, en sí misma, una actitud exclusiva hacia determinado acontecimiento; muchas de ellas basadas en las tradiciones culturales y en reglas cuyo sentido es hacer de una cosa o acontecimiento cotidiano, algo especial, que conlleve un mayor grado de seriedad. Así, las ceremonias han abarcado a todas y cada una de las culturas y sus creencias.

Competicion. Como lo estudiamos anteriormente, este tipo de eventos surge de la necesidad de mostrar las habilidades personales las cuales han sido desarrolladas durante cierto tiempo; por ejemplo, un torneo deportivo.

Consiste en la práctica de algún deporte. Esta actividad se distingue del deporte practicado con una mera finalidad recreativa (hobby). Como resultado de la competición se obtiene una clasificación, ganadores, y algún tipo de reconocimiento para los mejores, como un trofeo o premio. Algunas competiciones deportivas implican un número elevado de encuentros o pruebas, que se desarrollan de forma continua a lo largo de todo un periodo de tiempo, lo que tiene por consecuencia la celebración de varios encuentros deportivos, y esto beneficia al turismo de eventos. •

Fiesta. Nace de la necesidad de reconocimiento personal por el entorno social al que pertenecemos, por ejemplo, una fiesta de cumpleaños. Una fiesta es una reunión de personas para celebrar un acontecimiento o divertirse. Por lo general, una fiesta suele acompañarse de comida y bebida, y a menudo también de música y baile. Algunas fiestas se llevan a cabo en honor de una persona, día o evento concretos; a este tipo de fiestas también se les suele denominar celebraciones o conmemoraciones.

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Actividad: 3 Investiga en internet qué tipo de festivales y ceremonias existen en México o en Sonora, las cuales son atractivas para el turismo. Presenta un escrito breve de tu trabajo al profesor.

Actividad: 3 Conceptual Identifica eventos socioculturales que se transforman en atractivo turístico. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Reporte escrito de Puntaje: investigación. Saberes Procedimental Actitudinal Comprende el por qué Muestra disposición al realizar la determinados eventos se investigación y presentar el transforman en un producto reporte. turístico. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Turismo de reunión. El turismo de reuniones, reuniones, también conocido como turismo de negocios, se refiere a determinados eventos en concreto; de acuerdo a la Secretaría de Turismo los acontecimientos de este tipo de turismo se pueden dividir en:

Congresos

Convenciones Turismo de reuniones Viajes de Incentivos

Ferias y exposiciones Glosario: Congresos Se define como congreso toda reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. La iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participación voluntaria. Dentro de esta categoría pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen objetivos de intercambio profesional y académico, aún en el caso de que la invitación fuese hecha por una entidad privada o pública. Desde un punto de vista organizativo, se considera el evento más complicado.

Gremial: Conjunto de personas que tienen el mismo oficio o profesión.

Al realizarse un congreso se contratan los siguientes servicios: hoteles, centros de convenciones, transporte terrestre, banquetes, tours y recorridos, audio y video, edecanes, entre otros. Esta reunión tiene una duración mínima de dos días y cuenta con un reducido número de participantes, por ejemplo: cincuenta asistentes. No tiene como finalidad ser un negocio, sino la difusión o intercambio de conocimientos. Los congresos se identifican por el hecho de que los asistentes adoptan un rol interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates. Las temáticas más comunes de los congresos son: 1. 2. 3. 4. 5.

Médicas. Comerciales. Públicas. Tecnológicas. Universitarias.

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Con el fin de hacer más atractiva la asistencia a un congreso, los organizadores estructuran actividades complementarias o paralelas al mismo. Así, es habitual el diseño de un programa alternativo para los acompañantes, consistentes en actividades turísticas o de ocio. Las actividades complementarias a las reuniones son: • • • •

Glosario: Ponencias, foros y debates: Formas de exposición de un tema para su discusión.

Gastronómicas. Turísticas. Culturales. Compras.

Sitios Web recomendados: En este sitio se habla de cómo organizar un congreso.

http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejoseventos/cómo-planificar-y-organizar-un-evento

Convenciones Se define como toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo sea tratar asuntos comerciales entre los participantes, en torno a un mercado, producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el tema) y la participación es por invitación. Las convenciones incluyen, a diferencia de los viajes de incentivo, un programa técnico en el que los participantes se familiarizan y entablan negociaciones, respecto a un campo de negocio específico. Es decir, una convención es un evento de invitación privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las convenciones están orientadas a la generación de negocios, y lo habitual es que tan sólo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras. En México se utiliza frecuentemente el término convención para denominar a los viajes de incentivo. No obstante, esto es erróneo, ya que ni los objetivos ni la forma de patrocinar y operar estos eventos, es la misma. Algunas convenciones incluyen exposiciones en sus actividades, pero suelen restringirlas al público participante.

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Las razones por las que se organiza una convención son diversas, destacando entre ellas las siguientes: • • •

Lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen. Presentación de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto. Motivación del personal de una compañía.

A la hora de poner en marcha una convención, hay que tener en cuenta cuatro puntos: •

• • • •

El lugar en que se celebrará, que deberá ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger cómodamente a los invitados y que la reunión se desarrolle con éxito. Asimismo, deberá contar con instalación de proyección audiovisual así como de escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas, etc. El alojamiento no debe estar muy alejado del lugar de reunión. El transporte de los convocados a la misma. En lo que se refiere a la alimentación se debe prever el suministro de café y bebidas para las pausas de la convención, así como la organización de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duración. Las organizadores deben buscar entornos lo más atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido, y organizar otras actividades complementarias.

Viajes de incentivo Es una estrategia moderna gerencial utilizada para lograr metas empresariales fuera de lo común, al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria de viaje; una vez lograda esa meta impuesta por la empresa; el viaje de incentivo es un premio que alcanzan los que demuestran un mejor desempeño en su trabajo. . El segmento de los viajes de incentivo es ideal para incrementar la derrama económica y la estadía promedio de los turistas internacionales. México cuenta con varios destinos bien posicionados en este segmento, tanto a nivel nacional como internacional, como son Cancún, Riviera Maya, Puerto Vallarta y Los Cabos. En 2006 se inició con este proyecto para el desarrollo de un producto de viajes de incentivos provenientes del extranjero, a destinos emergentes, al cual se le denominó comercialmente como: Your Best Reward is México (Su mejor recompensa es México).

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Este proyecto culminó con la presentación del producto turístico desarrollado ante un grupo de casas de incentivos de Estado Unidos, con el objetivo de que éstas lo promovieran entre sus principales clientes, y se generara un mayor número de turistas, estadía y gasto en los destinos seleccionados. El aprendizaje obtenido sobre los destinos anteriores, sirvió para generar un proyecto más fuerte y con mayor oportunidad para preparar el destino. Lo que se busca con este proyecto es: •

Posicionar a las ciudades seleccionadas como destinos especializados para la atención del segmento de viajes de incentivos, ante las principales casas de incentivos de Estados Unidos.

Transformación de la administración pública turística del destino, mediante la implementación de acciones en distintos aspectos como: mejorar las reglas para la conservación ambiental, promoción y políticas de atracción de inversión, entre las más importantes.

Adopción de nuevas tecnologías de promoción y comercialización turística.

Mejorar competitividad y productividad turística de la iniciativa privada relacionada con la prestación de servicios a este tipo de turismo.

Impulsar el desarrollo de nuevos productos turísticos.

Ampliar la gama de destinos consolidados para el manejo de viajes de incentivo ante casas de incentivos, meeting planners (organizador de eventos) y corporativos, tanto nacionales como internacionales.

Abrir nuevos perfiles de destino diferentes al “sol & playa”, para la atención del segmento de incentivos.

Glosario: Casa de incentivo: Empresa que ofrece todos los servicios para la planeación y desarrollo de un programa de incentivos, así como de los viajes que forman parte de dichos programas.

Para la selección de los nuevos destinos, se tomaron en cuenta diversos factores que determinan tanto la potencialidad de la infraestructura turística, como las características únicas que hacen del destino un atractivo único para este tipo de viajes. Algunos de estos factores son: • • • • • •

Infraestructura hotelera. Conectividad aérea. Diversidad y patrimonio cultural, histórico y arqueológico. Atractivos naturales. Gastronomía. Hospitalidad, calidez y ambiente.

El CPTM (Consejo de Promoción Turística de México) llevará a cabo la promoción, en los mercados nacional e internacional, de los destinos validados para recibir incentivos. El proyecto de desarrollo, culmina con la invitación a un viaje de incentivo a casas de incentivo o directivos de corporativos (líderes de opinión del mercado), quienes evaluarán el destino y emitirán testimonios y recomendaciones, ya sea para la promoción o para mejorar los productos desarrollados.

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En sí, Your best reward is México se trata de un proyecto innovador, pues busca que esta labor de validación, profesionalización y desarrollo conjunto entre iniciativa privada y gobierno, se convierta, al final del proceso, en una etiqueta o acreditación como destino de incentivos.

Empresas privadas

Casa de incentivos

• Contrata al organizador de reuniones (casa de incentivos)

• Asesora y recomienda posibles destinos y proveedores

Este tipo de evento contrata los servicios de: hoteles, centro de convenciones, transporte terrestre, banquetes, tours y recorridos, audio y video, edecanes, etc. Ferias y exposiciones Las ferias especializadas son muestras o exhibiciones públicas que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o individuos, y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la economía; por ejemplo, feria de energía y medioambiente, feria del libro, feria de turismo, etc. Es un evento social, económico y cultural (establecido, temporal o ambulante, periódico o anual) que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propósito común.

Feria internacional de artesanía mexicana.

El objetivo más común es la estimulación comercial, pues tiene la finalidad de generar ganancias para los anfitriones y participantes. Éstas se dividen en dos: •

Industriales: Industriales: Son aquellas muestras o exhibiciones, de carácter privado o semi-privado, que reúnen a los miembros de un sector empresarial, profesional o comercial, con el fin de mostrar adelantos tecnológicos y estimular la venta de productos entre miembros de un sector profesional.

Comerciales: Comerciales: Son aquellas muestras o exhibiciones, que reúnen a miembros de un sector comercial, empresarial, profesional o social, con el fin de promover la venta de productos o servicios al público objetivo. Una exposición es un acto de convocatoria, generalmente público, en el que se exhiben colecciones de objetos de diversa temática (tales como: obras de arte, hallazgos arqueológicos, instrumentos de diversa índole, maquetas de experimentos científicos, etc.), que son de interés para determinado grupo de personas.

Exposición Internacional de Caza, Pesca y Aventura

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Las exposiciones reúnen a personas de un mismo sector, constituyendo un excelente punto de encuentro entre los fabricantes y sus clientes. En ellas, las compañías presentan sus últimas novedades y realizan demostraciones de producto, pues disponen del espacio y el tiempo suficiente para ello.

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Con el desarrollo de la economía y la globalización de los mercados, el número de ferias y exposiciones se han multiplicado ofreciendo un panorama cada vez más extenso y diversificado. Así, encontramos ferias de sectores tan variados como: electrónica, logística, turismo, maquinaria, construcción, etc. Los gobiernos promocionan la celebración de estos eventos, alentados por los ingresos que generan, tanto de modo directo (stands y consumos dentro de la feria) como indirecto, ya que atraen a gran número de visitantes que realizan consumos en hostelería, transporte, ocio, etc. Diferencia entre expo y feria En la siguiente tabla podemos observar las características de las ferias y las exposiciones. Exposiciones xposiciones

Fer Ferias

Sede o lugar de celebración definido

Sede o lugar de celebración definido

Fecha o tiempo de celebración definido Dedicada a una o varias actividades económicas o industriales

Fecha o tiempo de celebración definido Dedicada a una o varias actividades económicas o industriales

Puede ser dedicada a una o varias actividades culturales y de entrenamiento.

En conclusión, las exposiciones son eventos de negocio a negocio y las ferias son, además, eventos comerciales y de entretenimiento. El turismo de eventos se encuentra formado por dos elementos: 1.

Eventos socioculturales.

2.

Reunión de negocios.

En la siguiente grafica se muestra la relación que existe entre los diversos elementos del turismo de eventos.

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Turismo de reuni贸n o de negocios

Eventos socioculturales

Turismo de eventos

Actividad: 4 Realiza un cuadro descriptivo de cada uno de los eventos estudiados anteriormente, compara sus caracter铆sticas.

Congresos

Convenciones

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Actividad: 4 (continuación) Investiga en internet qué tipo de festivales y ceremonias existen en México o en Sonora, las cuales son atractivas para el turismo. Presenta un escrito breve de tu trabajo al profesor.

Viajes de incentivo

Ferias

Exposiciones

Actividad: 4 Conceptual Conoce y comprende las características del turismo de negocios o de reunión. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Cuadro descriptivo. Saberes Procedimental Analiza las características fundamentales del turismo de reunión y su importancia en la industria turística. C

MC

NC

Puntaje: Actitudinal Muestra disposición para el análisis y la reflexión. Se interesa por el funcionamiento del turismo de reunión o de negocios.

Calificación otorgada por el docente

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Cierre Actividad: 5 Elabora un breve escrito donde señales las diferencias y semejanzas de estos eventos que forman parte del turismo de reunión. Posteriormente a solicitud del profesor comenta tu análisis ante el grupo.

Actividad: 5 Conceptual Identificas las diferencias y similitudes existentes entre los diversos tipos de eventos que existen en el turismo de reunión. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Breve escrito de análisis. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Analiza las características que hace Muestra apertura para el análisis único a cada uno de los eventos y para establecer conclusiones. del segmento turístico estudiado, Muestra habilidad en la así como las similitudes existentes comunicación oral y escrita. entre los mencionados eventos. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Secuencia didáctica 2. Tendencias del turismo de eventos. Inicio Actividad: 1 Resuelve el siguiente cuestionario de manera individual y comparte tus respuestas en clase, como lo indique el profesor. Define atractivo turístico. __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________ Define destino turístico. __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________ ¿Qué segmento turístico crees que tiene mayor éxito en México y por qué? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________

En el Estado de Sonora que tipo de turismo observas con más desarrollo y porqué __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________

Actividad: 1 Conceptual Identifica aspectos de importancia en materia del turismo. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Cuestionario. Saberes Procedimental

Puntaje:

Comprende y conoce las ideas centrales de la industria del turismo. C

MC

NC

Actitudinal -Participa con disposición en el desarrollo de la actividad. -Disposición para la comunicación oral y escrita.

Calificación otorgada por el docente

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Desarrollo Origen del turismo de eventos. En nuestro país, la Secretaría de Turismo reconoce al turismo de eventos como el turismo de reunión; el cual, como lo vimos en la secuencia anterior, consiste en los acontecimientos nacionales e internacionales orientados a la vinculación empresarial, ferias, exposiciones, congresos, convenciones, eventos para la comercialización de productos turísticos y de profesionalización de prestadores de servicios del segmento de turismo de reuniones de negocios. El Turismo de eventos, representa aproximadamente el 20% de las llegadas internacionales, y se caracteriza por ritmos de crecimientos sostenidos, manifestando una alta rentabilidad y contribución al desarrollo de otros sectores relacionados. Para la aclaración de la naturaleza de la modalidad de Turismo de Eventos, es necesario remontarse a sus orígenes y al origen de la industria turística en general, así como establecer el marco conceptual de dicha modalidad, lo que incluye las definiciones propias y sus características específicas, así como los diferentes criterios de clasificación existentes para los eventos. Antecedentes En la Antigüedad y la Edad Media encontramos viajeros que se desplazan por motivos religiosos, de esparcimiento, de comercio, de descubrimiento, etc. En el siglo XIX y primera mitad del XX, se sientan las bases del turismo moderno, con una corriente elitista. Después de la Segunda Guerra Mundial nació el turismo de masas ( el turismo de la clase media y baja), con un fuerte grado de democratización debido a factores económicos, sociales, culturales y la creciente urbanización; al mismo tiempo que se diversifican las formas del turismo (costa, montaña, nieve, rural, salud, urbano, cultural, religioso, de negocios, reuniones etc.). Entre fines del siglos XVIII y mediados del siglo XIX ocurrió la Revolución Industrial, que propició una transformación económica y social, y el surgimiento de una clase media numerosa y próspera, la cual compartía el deseo de viajar debido a que se incluyeron las vacaciones y se mejoró el transporte, se incrementó el tráfico de pasajeros que hacía uso del barco a vapor y los ferrocarriles. En la primera mitad del siglo XIX el movimiento masivo hizo florecer la industria turística.

Glosario: Divisas: La divisa es el dinero en moneda de otros países

BLOQUE 1

Con el desarrollo de la aviación comercial se flexibilizó el derecho aéreo, y en 1945 se fundó la Asociación Internacional de Transporte Aéreo. Así, se incrementó la comercialización, lo cual originó que los inversionistas dieran un fuerte impulso a la industria del turismo y a la aplicación de técnicas adecuadas de mercadotecnia. Ante esta circunstancia, el profesional del turismo tuvo que definir el perfil del visitante que deseaba captar, por ello, el análisis de las motivaciones se transformó en el objeto de estudio central, de quienes deseaban atraer el mayor número de turistas a sus regiones. Las modalidades del turismo son diversas. Sin embargo, una de las más importantes por su volumen y por el aporte en divisas que presenta, es la de congresos y convenciones. Más tarde, con la evolución natural del turismo, este tipo de acontecimiento se hizo más común, aunque

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aún no se le daba la importancia debida. A mediado de este siglo se establecen los lugares específicos para celebrar tales reuniones. En Europa se fundaron los Palacios de Congresos, que en defensa de sus intereses crearon los centros nacionales, y más tarde se unieron en la Fédération Europe en des Villes des Congrès.

En los Estados Unidos, es donde se crearon, a fines del siglo XIX, las primeras estructuras para el desarrollo de una corriente turística hacia el destino de ciudad. Éstas tuvieron un rápido aumento, y uno de los objetivos planteados para cumplir con su función principal, fue precisamente la organización de eventos como parte del llamado turismo de negocio.

En México, luego del turismo de playa, de cruceros, de parejas, de familia y de añadir el turismo para solteros, el sector se reinventa, ahora acondiciona su oferta a los requerimientos de la cada vez más demandante sociedad y propone una nueva alternativa: el Turismo de Reuniones. Éste, entre otras cosas, tiene la posibilidad de seleccionar el destino turístico donde se realice un congreso, convención o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organización; ya que independientemente de las crisis económicas que se presenten, este tipo de eventos continúan realizándose, generando empleos y dejando una derrama económica importante en los sitios en que se llevan a cabo. Con el fin de convertir a México en un destino líder en el turismo de congresos, el Consejo de Promoción Turística de México se ha dado a la tarea de promover al país para ser la sede de una serie de importantes eventos.

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Actividad: 2 Realiza de manera individual una línea del tiempo que se refiera al origen del turismo; puedes investigar en internet.

Actividad: 2 Conceptual Reconoce el nacimiento del turismo, así como su transformación hasta llegar al turismo de eventos; segmento de la industria actual. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Línea del tiempo. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Distingue las etapas de desarrollo Muestra disposición para el del turismo, llegando a la industria análisis y la elaboración de la moderna, donde existen varios actividad. segmentos incluidos al de turismo Se muestra responsable en la de eventos. realización del trabajo. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Características del Turismo de Eventos. 1.

Intercambio de conocimientos. la primera característica salta a la vista, y es que puede afirmarse que en su totalidad estos encuentros están destinados al intercambio del conocimiento en distintas áreas de la actividad humana.

2.

Modernas técnicas de comunicación. esta característica se refiera al desarrollo vertiginoso de modernas técnicas de comunicación "no personales", tales como las video conferencias, internet y chat, entre otras; está claro que la tecnología en general, es una importante e invalorable herramienta al servicio de la actividad.

3.

Turismo altamente rentable. por el tipo de personas que viajan por eventos se genera un elevado gasto turístico, entre otros motivos por viajar "subvencionados" (laboratorios, corporaciones, empresas, gobiernos), tener personalmente un buen nivel de ingreso, por el tipo de alojamiento utilizado mayormente, así como la realización de viajes pre evento o post evento. A ello deben sumarse los importantes gastos que se originan en la ciudad sede con motivo de la propia realización de la reunión.

4.

Turismo no estacional. estacional. se trata de un segmento del turismo que contribuye fuertemente al quiebre de la estacionalidad turística, en otras palabras, mejora el número de visitantes en las temporadas bajas, que son las temporadas donde hay menor número de visitantes en un destino turístico.

5.

Contribuye al crecimiento de los negocios. negocios Esto debido al intercambio comercial/empresarial que de los eventos se derivan. Impulsa la creación y desarrollo de micro, pequeñas y medianas empresas en las localidades.

6.

Puede ser individual o grupal. El turismo de negocios individual, se entiende por la persona que se desplaza y visita un destino turístico específico en función de las actividades laborales y profesionales que desarrolla, además de realizar actividades basadas en el negocio (trabajo), por el cual viaja, frecuentemente llamados viajeros de negocios.

Glosario: Viajar subvencionados: Cuando se otorga una suma de dinero para cubrir gastos del viaje a una persona o un grupo de personas.

Glosario: Estacionalidad turística: Característica del fenómeno turístico ocasionada por la concentración de la afluencia de viajeros en ciertos meses del año.

Se diferencia del turismo de negocios grupal, entre otras cosas, porque en el caso del turismo individual, el destino es seleccionado por el mercado o producto que es el principal interés del negocio a realizar, mientras que en el turismo de negocios grupal, se tiene la posibilidad de seleccionar el destino turístico donde se realice un congreso, convención o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organización. 7.

Intervencion de diversas personas. personas finalmente, una importante característica del turismo de eventos es que en su gestión intervienen diversos actores, los cuales son:

Generadores de eventos: eventos: Organismos e instituciones y empresas tanto de carácter público como privado, que han visto en la organización de estas reuniones la vía más adecuada para el logro de sus objetivos. Asociaciones, fundaciones, colegios profesionales, universidades y entidades públicas de distintos sectores de la industria que se sirven de este mercado para consolidar alianzas relacionales. Operadores Profesionales: Profesionales: Agencias de viajes especializadas con un departamento dedicado en exclusiva a la organización de eventos; ofrecen al cliente un servicio especializado que solamente las agencias de viaje con departamento especial pueden proporcionar.

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Buró de convenciones: Son organismos sin fines lucrativos, cuyo objetivo principal es la captación de turismo de negocio para la ciudad (o país), creados por instituciones públicas. Es en sí misma, una oficina que facilita información actualizada y objetiva sobre la infraestructura y servicio que tiene la ciudad (o país) para la organización de congresos, convenciones y viaje de incentivo. En México solo algunos estados cuentan con buró de convenciones. El turismo de eventos y el turismo de reunión es lo mismo. Tendencia del turismo de eventos El proceso de evolución del turismo de eventos impuso la necesidad de establecer estrechas coordinaciones entre empresas semejantes; primero de un mismo país y después internacionalmente; da origen al nacimiento de organismos internacionales. Ejemplo de esta organización es la ICCA Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (por sus siglas en inglés). Son varias las razones que hacen de esta actividad un negocio atractivo: una de ellas es que reporta grandes beneficios con ingresos muy superiores a las del turismo de sol y playa. El turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que aporta, y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía, y en el propio turismo. Entre sus tendencias fundamentales están la de ser altamente competitivo, y la de estar concentrados los mercados en países del primer mundo (Europa y América del Norte).

Glosario: Región emergente: Lugar o territorio que está surgiendo con importancia en algún ámbito, como el comercial, turístico, industrial, etc.

Los países de América Latina, hoy considerada una región emergente, deberán dirigir sus esfuerzos a lograr estrategias integradoras que les permitan apoderarse de parte de este mercado. En el siguiente cuadro elaborado por la ICCA, muestra el país y el número de reuniones organizadas en el 2010.

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El turismo de reuniones es uno de los segmentos con mayor crecimiento en México. Tan sólo el año pasado, el país fue sede de 112 congresos y convenciones, colocándose en el puesto número 24 a escala mundial, de acuerdo con la International Congress and Convention Association (ICCA). Por otra parte, la Organización Mundial del Turismo reconoce, al hablar de actividad turística, seis motivaciones fundamentales de los visitantes a la hora de viajar: • • • • • •

Ocio y vacaciones. Visitas a familiares y amigos. Salud. Religión. Negocios. Otros motivos.

Cancún Center, Quintana Roo

La Organización Mundial del Turismo (OMT), señala que América Latina se ha convertido en un destino turístico clave para las reuniones de negocios, convenciones y congresos. De acuerdo a sus estadísticas, Río de Janeiro es la ciudad con más turistas de negocios en América Latina, seguida por Cancún, Buenos Aires y Santiago de Chile.

México y el turismo de eventos. Infraestructura y promotores México está hoy mejor equipado para promoverse como sede de reuniones internacionales de diferentes tamaños, contenidos y audiencias. El crecimiento en la infraestructura física, ya sea proveniente de inversión pública o privada, es impresionante en estos mismos tres años; existen más destinos jugando en la arena de reuniones y por lo tanto una creciente necesidad de hacer crecer el pastel para que alcance para todos. También, en la parte de preparación para atender esa demanda, hemos evolucionado contando con promotores y operadores más capacitados que entienden, interpretan y ejecutan con el lenguaje de los organizadores internacionales.

Centro de Convenciones Guadalajara, Jalisco.

México es por naturaleza, un país donde el comercio tiene y ha tenido históricamente una importancia primordial, aún desde sus primeras civilizaciones. Hoy cuenta con varios espacios para hacer negocios, amplia variedad de hoteles, y la más actual infraestructura necesaria para la organización de eventos mundiales. Algunos de los recintos más importantes compiten con los mejores del mundo por su alta tecnología, y los encontramos principalmente en las ciudades que son consideradas como de negocios: la Ciudad de México, Monterrey y Guadalajara, además de León, Cancún y Veracruz, por mencionar sólo algunas, pues todo el país ofrece estupendos lugares para la realización de convenciones, expos, talleres, exhibiciones y todo tipo de eventos relacionados con los negocios y la comunicación. Poliforum León, Guanajuato.

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Actividad: 3 Elabora una investigación sobre la situación de la infraestructura con que cuenta el Estado de Sonora para el turismo de negocios, y presenta un breve texto al profesor.

Actividad: 3 Conceptual Describe la situación de la infraestructura estatal destinada al turismo de negocios. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Texto de investigación. Saberes Procedimental Conoce los lugares que están disponibles para promover el turismo de reunión. C

MC

NC

Puntaje: Actitudinal Disposición para realizar la investigación. Organiza de manera adecuada la información.

Calificación otorgada por el docente

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Apoyo de las instituciones públicas públicas En México contamos, cada vez más, con líderes de mentalidad empresarial y energía renovadora. Es innegable que en el sector público turístico hoy contamos con una secretaria y un director operativo del CPTM (Consejo de Promoción Turística en México), que entienden la mecánica de los mercados; un dinamismo que favorece a nuestra industria. Tasa 0% para el turismo de negocios Se mostró una propuesta en el congreso federal para reformar la ley del impuesto al valor agregado para establecer tasa 0% para los viajes de negocios, como una medida para impulsar de forma real un segmento de este mercado que genera una derrama económica muy importante. Esta medida traerá mayor derrama económica para el país, ya que no sólo repercute en el incremento del número de eventos, sino que también aumenta el número de asistentes extranjeros y favorece una estadía más prolongada en nuestro país.

Beneficios genera la tasa 0% 1.

2.

3.

Mayor poder adquisitivo, ya que el organizador extranjero del evento tiene de 11% a 16% más capacidad de compra para la contratación de más y mejores servicios. Más eventos, ya que otorga a nuestro país mejores condiciones para competir con otros países líderes en este segmento, como: e.u.a., españa, canadá, brasil, argentina, etcétera. Más empleos, ya que el desarrollo de este segmento contribuye en general a la industria turística, la cual representa 5.5% del total de ocupaciones remuneradas en el país. Glosario:

A quiénes se les aplica la tasa 0%

El CIC:

1. A los turistas o personas de negocios extranjeros que participan en un congreso, convención, exposición o feria. 2. A los organizadores de eventos residentes en el extranjero. Certificaciones Existen exámenes de la credencial CMP que significa profesional de reuniones certificado (certified meeting profesional).Profesional de reuniones certificado. También se lleva a cabo el proceso de acreditación del CMM, que significa certificación en manejo de reuniones (certification in meeting management). CMP y CMM son siglas que poco a poco se han ido convirtiendo en estándares de calidad. Para muchos profesionales, estas certificaciones son como joyas de gran valor que hay que lucir en toda ocasión.

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Es el organismo que reúne a las 32 asociaciones más importantes relacionadas con la industria de los congresos y las convenciones, las cuales representan a más de 100,000 individuos de 16,500 empresas.

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El CMM es un certificado por haber atendido un curso seguido de un examen para llevar a casa y por un plan de negocios.

El CMP es una certificación. Aquí no hay curso ni plan de negocios. Es necesario calificar para presentarlo. La calificación previa, basada en un número mínimo de puntos se refiere a experiencia, educación, actividad en la industria, contribuciones, enseñanza, y desde luego otras certificaciones como el CMM cuentan. Cuando un profesional en la organización de eventos logra la certificación CMP, básicamente está demostrando que tiene el conocimiento y experiencia necesarios para organizar un evento profesional, porque es el único reconocido mundialmente en la industria. Creada por el CIC, Convention Industry Council, el CMP fue en su momento la respuesta a una necesidad por diferenciar a los verdaderos profesionales, de aquellos sin ninguna experiencia en el ramo de organización de eventos. A nivel mundial, el CMP cuenta con 12.157 personas certificadas en 34 países, de ellos 20 son de Latinoamérica y el Caribe, de los cuales 13 están en México. Esta certificación tiene una validez de cinco años y hay que renovarla nuevamente con el sistema de punto: asistencia a reuniones, actividad en la industria, publicaciones, conferencias, etc.

La diferencia entre el CMM y el CMP es que el primero es un certificado de por vida y el CMP es una certificación que requiere ser renovada cada cinco años. El primer caso es comparable a obtener un grado académico, el segundo a la licencia para ejercer una profesión. Sitios Web recomendados: http://www.gerenciadeviajes.com/20071203188/articulos/reunionesy-congresos/organizacion-de-eventos-de-la-logistica-a-lagerencia.html

Sustentabilidad El liderazgo que México está logrando a nivel mundial en esta materia, ejemplificado con los resultados de la Cumbre sobre Cambio Climático (COP 16), la selección de Chiapas como sede del Congreso Mundial sobre Turismo de Aventura y la declaratoria de la Gastronomía Mexicana como Patrimonio de la Humanidad es, cuando menos, estimulante. Esquema conceptual del desarrollo turístico sustentable

En

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resumen, Turismo sustentable lo que busca es satisfacer las necesidades de la población actual, sin comprometer la capacidad de las generaciones venideras para satisfacer sus propias necesidades. Accesibilidad Ante lo acortado de los tiempos de decisión, lo restringido de los presupuestos, la obsesión por la rentabilidad y la necesidad por acortar distancias, México parece el destino ideal para convenciones y congresos provenientes de nuestros vecinos del norte. La relación calidad – precio que nuestros destinos, cadenas hoteleras, recintos y servicios en general ofrecen a los compradores en este apretado ambiente, es verdaderamente competitivo a nivel internacional, de ahí que México puede sacar ventaja de estas variables externas. Además, con la creciente llegada de cadenas internacionales con marcas conocidas a nivel internacional a nuestro país, el mercado de convenciones corporativas tiene muy cómodas referencias para seleccionar a nuestro país de entre las múltiples opciones que tiene para sus eventos. El mercado de las asociaciones americanas, por otro lado, está buscando en la mayoría de los casos, expandir sus programas educativos y sus plataformas comerciales más allá de la Unión Americana, y qué mejor que comenzar con sus vecinos del sur, que además les ofrecemos una plataforma ideal para proyectarse hacia Latinoamérica. Algo fundamental es que la industria del turismo de reuniones en México debe luchar a favor de mejorar la imagen del país en el exterior, sobre todo en lo que se dice en materia de seguridad. Resaltemos lo bueno, los grandes atributos, nuestra hospitalidad, nuestra riqueza gastronómica, nuestra diversidad y la enorme autenticidad de nuestros recursos.

Sitios Web recomendados: http://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/ ariculogaston/articulos1.html

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Datos Históricos de las llegadas internacionales internacionales por motivo de Negocios a México

Concepto

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

Personas

589,115

511,856

585,636

785,592

774,533

839,531

778,997

676,775

808,318

Gasto (Millones de USD)

$ 446.3

$ 396.3

$ 471.4

$ 679.6

$ 687.7

$ 696.0

$ 700.7

$ 582.5

$ 722.1

Gasto Medio por Persona (USD)

$ 757.6

$774.2

$805.0

$865.1

$887.9

$832.5

$899.5

$860.7

$ 893.3

Fuente: BANXICO

Cifras generales del Turismo de Reuniones en México Número de Aeropuertos en México con operaciones Internacionales (OAG Dic 2010):

58

Número de recintos para eventos de Congresos, Convenciones y Exhibiciones 2009 1/:

648

Hoteles de más de 4 estrellas en México 2010:

2,864 1/

Cuartos de más de 4 estrellas en México 2010:

293,004 1/

Número de OCV’s en México:

56

Ranking de México en ICCA 2009:

27

1/ Compendio Estadístico de SECTUR 2010, incluye centros de convenciones y salones para convenciones en hoteles

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Actividad: 4 Intégrate en equipo de cinco elementos, elabora un cartel promocionando el turismo de negocios en el Estado de Sonora y preséntalo en clase.

Evaluación Actividad: 4 Conceptual Conoce características del turismo de negocios a promocionar. Autoevaluación

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Producto: Cartel promocional. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Analiza los elementos claves para Muestra creatividad y disposición dar promoción al segmento del al trabajo colaborativo con sus turismo de negocios en México. compañeros. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares. El Consejo de Promoción Turística de México perteneciente a la Secretaría de Turismo, cuenta con oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares. Estas oficinas se denominan indistintamente OCV’s, OVC’s, OCC u OCE’s. Ejemplo: Oficina de Convenciones y Visitantes (OCV); Oficina de Visitantes y Convenciones (OVC); Oficina de Congresos y Convenciones (OCC) y Oficina de Convenciones y Exposiciones (OCE). Actualmente existen 56 OCV, algunos destinos y estados se encuentran en el proceso de creación de sus nuevas OCV en virtud del importante papel que desempeñan en la promoción del destino.

Fines de las oficinas oficinas de convenciones y visitantes •

Debe actuar como líder del marketing turístico del destino o región e impulsar las ventas del producto turístico.

Uno de sus objetivos principales es posicionar positivamente al destino en el mercado meta, con los visitantes potenciales.

Incrementar la competitividad y visibilidad de la oferta mexicana en el ramo de Congresos, Convenciones, Viajes de Incentivo y Exposiciones, a través de la unión de esfuerzos de los diferentes actores públicos y privados que intervienen en la cadena productiva.

Apoya e impulsa el proceso de marketing, ventas, servicios y alianzas estratégicas para el desarrollo y posicionamiento del destino, estado o región.

Glosario: Producto turístico:

Bienes y servicios que forman parte de la oferta turística

Principales actividades •

Define el mercado meta.

Ofrece la información y el apoyo que orienta acerca de la amplia gama de destinos, servicios e instalaciones disponibles en nuestro país.

Representa los intereses de las empresas del sector turístico del destino para generar tráfico de visitantes.

Maneja hábilmente las relaciones públicas para el éxito del destino.

Evalúa el desarrollo de la capacidad instalada y potencial del destino.

Apoya a determinar productos estrella y productos complementarios.

Glosario:

Mercado meta: Es el grupo de clientes al que se dirigirá toda una campaña de mercadotecnia.

Producto estrella = Producto en etapa de crecimiento, son los que presentan mejores posibilidades, tanto para invertir como para obtener beneficios. Producto complementario = Sostienen, respaldan y mejoran otro producto. Por ejemplo: al ocupar una noche en cuarto de hotel el desayuno es gratis.

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. Ejemplo de turismo de eventos aprovechando un acontecimiento cultural

Impulsa la atracción y cierre de eventos nacionales e internacionales: grupos, congresos, convenciones, ferias y expos.

Otorga asesoría y servicio a grupos de visitantes.

Mantiene una búsqueda continua de alternativas de clientes potenciales para el destino a través de cámaras, asociaciones, sociedades públicas, privadas nacionales e internacionales.

En conclusión, ofrece asesoría y una amplia gama de herramientas, con la finalidad de asegurar el éxito de cada evento en foros internacionales. Asimismo, ofrece el apoyo para responder a las solicitudes de propuestas y la obtención de material promocional de los destinos, los cuales le ayudarán a promover y asegurar la participación de un gran número de asistentes a su evento. Interviene para que todas las instituciones del Gobierno Federal, estén dispuestas a apoyar, local e internacionalmente en la realización de todo tipo de eventos en México. Las Embajadas, Consulados y Oficinas del Consejo Promocional Turístico de nuestro país en el extranjero también colaboran apoyando dichos eventos. La oficina de convenciones y visitantes: •

No es un organizador de eventos.

No es una central de reservaciones.

No es una agencia de viajes.

No vende servicios turísticos.

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ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.


Actividad: 5 Investiga qué oficinas de convenciones y visitantes existen en Sonora, presenta un breve escrito sobre la investigación.

Actividad: 5

Conceptual Descubre la existencia de oficinas de convenciones y visitantes en Sonora. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Escrito sobre Puntaje: investigación Saberes Procedimental Actitudinal Conoce dónde se localizan las Apertura en la comunicación oficinas destinadas a promover el escrita. turismo de eventos en Sonora. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Cierre Actividad: 6 Elabora una breve reflexión donde indiques el avance o estancamiento de este turismo de eventos en México.

Actividad: 6 Conceptual Examina la realidad del segmento de turismo de eventos en nuestro país. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Escrito sobre reflexión. Saberes Procedimental Analiza la situación del turismo de eventos en México. C

MC

NC

Puntaje: Actitudinal Disposición para la reflexión y el análisis.

Calificación otorgada por el docente

ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.


Contratar y supervisar los servicios para eventos sociales, culturales y de negocios.

Competencias profesionales: • •

Atiende grupos y convenciones y organiza las actividades y la logística solicitadas por los clientes. Comercializa servicios y productos turísticos con procedimientos mercadotécnicos, de acuerdo con las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Unidad de competencia: Identificara los pasos para organización profesional de eventos así como las estrategias de logística que contribuyen a la promoción y venta de la actividad, para lograr el desarrollo de las empresas turísticas.

Atributos a desarrollar en el bloque: 4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas, matemáticas o gráficas. 4.5. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. 6.1. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad. 6.4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética. 7.1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento. 7.2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos. 7.3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana. 8.2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva. 9.1. Privilegia el diálogo como mecanismo para la solución de conflictos. 9.2. Toma decisiones a fin de contribuir a la equidad, bienestar y desarrollo democrático de la sociedad.

Tiempo asignado: 20 horas


Secuencia didáctica 1. Organización profesional de eventos. Inicio



Actividad: 1 Describe un plan o estrategia para obtener patrocinadores para un congreso o convención relacionada con el turismo rural en el estado de Sonora. Enlista los pasos a seguir. Explica la importancia de los patrocinadores.

Actividad: 1 Conceptual Reconoce la importancia de un patrocinador en un evento de negocios y cómo debe gestionarse.

Evaluación Producto: Estrategia para obtención de patrocinio. Saberes Procedimental

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Actitudinal

Describe el proceso para conseguir un patrocinio y la importancia de éste. C

Autoevaluación

Puntaje:

MC

NC

Disposición para el análisis, para establecer una estrategia y conclusiones.

Calificación otorgada por el docente

CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS


Desarrollo La organización profesional de eventos. Una organización de eventos consiste en una serie de servicios que se ofrecen a una persona o empresa que necesita realizar una reunión de carácter social o de negocios. Un evento -además de ser una reunión- cumple la función de carta de presentación frente a posibles clientes, medios de comunicación y público en general. Suele ofrecer información insustituible sobre un individuo, empresa o institución. La forma que tomará un proyecto de organización de eventos dependerá del tipo de reunión de que se trate: las hay informales -como suelen ser los eventos sociales: bautizos, comuniones, cumpleaños, bodas y aniversarios- y formales. Entre estas últimas podemos ubicar las reuniones empresariales: inauguraciones, lanzamientos de nuevos productos, eventos promocionales, capacitaciones, exposiciones, fiestas corporativas, galas y celebraciones. Cada tipo de evento tiene características propias que lo distinguen de todos los demás. Pero, de igual manera en la organización de eventos existen ciertas constantes que estarán presentes en la planificación de cualquier evento. Los eventos empresariales y los sociales (aunque estos últimos en menor medida), constan de una serie de pasos en los que se debe observar una formalidad o ceremonia adecuada, especialmente si entre los asistentes se encuentran funcionarios gubernamentales. Por otra parte, vale destacar que el éxito de un evento no sólo dependerá del desempeño del personal a cargo, sino que también estará ligado a la acertada elección del lugar y el momento adecuado para realizar la reunión. Según la fecha, hora y locación escogidas para un evento social o empresarial, así será la respuesta del público convocado. No existen criterios definitivos al respecto, pero un equipo de profesionales en organización de eventos, siempre encontrará las mejores alternativas según las necesidades del contratante. Si tenemos que organizar una reunión de pocas personas, posiblemente podamos hacerlo nosotros mismos con muy poca ayuda profesional exterior, e incluso sin ningún tipo de ayuda. Pero la situación cambia, cuando la reunión es numerosa, y tenemos que coordinar muchas actividades y esfuerzos, para los que nos vemos imposibilitados nosotros mismos o nuestro equipo. En estos casos, podemos recurrir al profesional que se dedica a la organización de eventos.

Para la organización profesional de un evento, es necesario atender de manera adecuada cada uno de los detalles involucrados. Desde el rol de un organizador de eventos, el planeamiento de todas las actividades, la conformación de un equipo humano adecuado, la elaboración de un presupuesto, la negociación con proveedores, el contacto con los medios de comunicación, la generación de fondos a través de auspicios, la logística para el desarrollo del evento en sí, hasta la evaluación final. En resumen, la organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de reuniones sociales o de negocios.

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Organizador profesional de eventos Tanto en el ámbito de la empresa como en el círculo social, los eventos se llevan a cabo con un objetivo y respetan una serie de ritos transmitidos por tradición, o por convenciones acordadas para el mejor intercambio en las relaciones; de modo que es necesario un proceso previo para planificar cada una de las acciones. En el ámbito privado ha surgido en los últimos años un nuevo perfil profesional para quienes desarrollan estas tareas: El OPR, Organizador Profesional de Reuniones o Eventos.

El trabajo de un organizador profesional de eventos ha cambiado y evolucionado en diversas maneras. Actualmente se reconoce esta actividad como una profesión en el mundo de los negocios; en este sentido, la organización profesional de eventos se ha tornado más compleja y sofisticada. Por lo tanto, los organizadores profesionales de eventos se han visto en la necesidad de convertirse en verdaderos gerentes. Ellos participan no solamente en el planeamiento de actividades, sino también en la organización y liderazgo de las mismas; coordinan y comunican; y más importante aún, controlan todos los detalles, actividades e interacciones relativos al manejo de una reunión o convención, desde su concepción hasta concluir con la evaluación y futuro planeamiento. Entre las cualidades que más se suelen valorar a la hora de buscar un buen OPE están: Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en el medio de los eventos. Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del mismo. Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para llevar a cabo todo su cometido dentro de la organización del evento social o de negocios. Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del evento. Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa, que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del evento. El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales. Liderazgo. Coordinar y llevar de "su mano" a muchas personas, departamentos y coordinadores; supone tener buenas dotes de mando y capacidad de liderazgo.

Actividades del OPR El OPR es quien administra todos los elementos económicos y sociales que confluyen en la organización de un evento. Tanto los acontecimientos familiares como los empresariales, dan lugar a reuniones más o menos complejas, generalmente compuestas de dos partes: el acto que ocasiona la reunión y el festejo o celebración que se brinda a los invitados. Cualquiera sea el motivo, se deberá organizar el aspecto ceremonial del evento con aquellos rituales propios de cada ocasión; una boda, un aniversario o el lanzamiento de un producto, por ejemplo, tienen sus propias características y una rutina tradicional. Luego, el agasajo que en el marco de una reunión gastronómica dará lugar a los festejos, a la diversión o el entretenimiento. Por eso, el OPR tendrá el control como coordinador del evento, y dirigirá un equipo interdisciplinario de trabajo para cubrir las distintas necesidades. Se concentrará en la planificación de todas las

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acciones, hasta el más mínimo detalle, sin perder de vista los intereses de quienes lo contrataron, y será el responsable directo de distribuir y supervisar todas las tareas delegadas a terceros. Por esto, deberá tener un listado de proveedores confiables para abastecer todos los servicios y contar con un equipo de colaboradores eficientes. Pero además, nadie puede supervisar lo que no conoce; por lo que anteriormente deberá tomar conocimiento de las tradiciones culturales, las prácticas ceremoniales, los usos sociales, el medio donde se desarrollan y la idiosincrasia de quienes participan. La Producción de un evento incluye la planificación, la organización de los recursos y el desarrollo de todas las acciones que darán como resultado la concreción de una idea que se proyectó al decidir la realización del mismo. En la producción se conjugan varias especialidades que abarcan actividades tan diferentes como son las que definen la escenografía, la iluminación, la animación, entre tantas otras.

Glosario: Interdisciplinarios: Que se realiza con la cooperación de varias disciplinas, por ejemplo: en la organización de un evento encontramos un grupo formado por contadores, chefs, floristas, iluminadores, etc.

Es imprescindible que el OPR participe en el proceso de selección de las personas que lo auxiliarán; pero es aconsejable limitar el número de integrantes del comité (miembros del grupo que auxiliaran al OPR) a lo estrictamente necesario.

Comisión organizadora. El OPR se auxilia y tiene a su cargo la llamada Comisión organizadora, que se halla compuesta por las personas seleccionadas para llevar a cabo las diferentes funciones de organización para un evento. Funciones Generales de la Comisión Organizadora: o o o o o o o

Formular el plan general de Organización del Evento. Determinar fecha, sede, programa y temario. Elaborar y aprobar normas y reglamentos. Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos. Elaborar y aprobar el balance final del evento. Mantener informada a la Directiva sobre los avances del evento. Otras funciones derivadas de los requerimientos propios del evento.

La Comisión Organizadora debe empezar sus labores siguiendo pautas determinadas para la organización de un evento, las mismas que deben ser ordenadas en un cronograma (calendario de trabajo), colocado en forma visible para fácil seguimiento y control. El personal que forma esta comisión, se organiza para atender los diversos aspectos que implica la organización de un evento. Estos aspectos son: I. o o o o o o o o o o

Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio). Elaborar el presupuesto para atender los gastos relacionados al evento. Administrar el dinero asignado para el evento. Recaudar los importes correspondientes a inscripciones y llevar control de los mismos. Recaudar o asignar el dinero obtenido por patrocinios. Preparar un balance al finalizar el evento, es decir, mostrar lo invertido en el evento y la ganancia obtenida, en su caso. Apertura de una cuenta bancaria para depositar fondos exclusivamente del evento, en caso de ser necesario. De preferencia y para evitar problemas, la cuenta debe ser mancomunada. Elaboración del plan de pagos. Solicitud de cotizaciones para adquisiciones y servicios varios. Se recomienda obtener un mínimo de 2 a 3 cotizaciones por cada rubro. Recepción y control de inscripciones. Control de gastos y contabilidad general del evento.

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II. • • • • • •

Contenido del evento Elaborar el temario, por ejemplo, en el caso de un congreso o convención. En base al temario propuesto, recomendar a los expositores, conferencistas, panelistas, moderadores, etc. Elaborar el programa preliminar del evento. Coordinar la ubicación, distribución y requerimientos de las salas de trabajo, en caso de reuniones de negocios. Diseño de logotipo. Elaboración de documentos técnicos (reglamento, temario, convocatorias, programa, etc.)

Temario: conjunto de temas de la conferencia (son los temas). Programa: sistema de distribución de los temas de la conferencia (cómo se van a distribuir los temas). III. • • • • • • •

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Aspectos relativo a la logística (infraestructura (infraestructura / equipamiento) Determinar las necesidades generales del evento de acuerdo a su magnitud y nivel. Supervisar los servicios contratados a terceros. Coordinar y administrar todo elemento o equipo adquirido para la realización del evento. Identificación y contratación de la sede del evento (salas de conferencias y de trabajo, alojamiento, etc.) Identificación de equipos, maquinaria y materiales requeridos. Determinación de requerimientos de personal de apoyo. Otras actividades.

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Actividad: 2 Intégrate en equipo de cinco elementos y elabora el contenido de la convención o congreso que señale el asesor. I. II.

Intégrate en equipo de cinco elementos. Elabora temario, la propuesta de conferenciaste o expositores, diseña el logotipo y la convocatoria. III. Expón tu trabajo en clase. IV. Entrega un reporte escrito de tu trabajo al profesor.

Conceptual

Evaluación Producto: Diseño de un contenido de evento y su exposición. Saberes Procedimental

Examina el tema del evento para el diseño del contenido del mismo identificando sus principales características.

Analiza las ideas centrales de la reunión de negocios a realizar para poder estructurar el contenido del evento.

Actividad: 2

C Autoevaluación

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MC

NC

Puntaje: Actitudinal Escucha las opiniones de sus compañeros y coopera en las actividades de equipo. Apertura en la comunicación oral y escrita.

Calificación otorgada por el docente

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IV.

Alimentos y bebidas

• • •

• •

Diseñar y proponer alternativas de menús. La contratación de una empresa de catering. Coordinar y supervisar la empresa de catering o coordinar y supervisar la preparación de los alimentos. Decidir sobre los detalles del servicio (mantelería, cubertería, copas, mesas, sillas, etc.) Capacitación del personal de servicio si así se requiriera. Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

V.

Las actividades Sociales

• • • • • • • •

Programar y coordinar las actividades sociales (inauguración, clausura, etc.), culturales y/o turísticas que formarán parte del programa general del evento. Elaboración y/o actualización de la lista de invitados. Elaboración del programa social. Evaluación de las posibles sedes. Gestión de patrocinios. Diseño de invitaciones. Atenciones y regalos. Otras actividades.

VI.

Aspecto referente a lo turístico o de excusiones

• • • • •

Programar excursiones considerando los gustos y expectativas de los participantes, así como los atractivos turísticos más importantes, de fácil acceso y que cuenten con instalaciones y servicios adecuados. Coordinar todos los servicios de las diferentes empresas (líneas aéreas, hoteles, albergues, operadores, municipios, entidades públicas y privadas vinculadas). Obtener el mayor apoyo, las mejores tarifas y óptimo servicio para los visitantes. Elaborar paquetes turísticos a los mejores precios del mercado. Recibir inscripciones a pre y post tours. Hacer reservas de servicios de traslado, alojamiento, tours y demás rubros. Otras actividades inherentes a sus funciones.

Glosario: Catering:

Servicio de suministro de comidas y bebidas a aviones, trenes, colegios, etc.

Ejemplo de paseo turístico: paseo en turibus en Hermosillo, Sonora.

VII. Relaciones públicas y protocolo • • • • •

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Recibir y atender a invitados y participantes, desde su arribo a la ciudad o al país. Coordinar y atender los requerimientos de los invitados (sala VIP del aeropuerto, trámites de migraciones preferencial, aduana, etc.) Recepción y ubicación de personalidades, expositores y participantes en las salas de sesiones y/o en los lugares donde se ofrezcan las fiestas o celebraciones. Elaborar un cuadro de llegadas y salidas de personalidades e invitados especiales procedentes del exterior o provincias. Reconfirmar la asistencia de los invitados especiales a todos los eventos.

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Elaborar la lista de invitados confirmados y por confirmar (en caso que asistan sin previo aviso). Elaborar croquis de ubicación de invitados especiales en ambientes donde se realizan los eventos. Otras actividades inherentes a sus funciones.

• • VIII. • • • • • • • • • •

Prensa y publicidad o marketing (promoción y difusión)

Glosario: Nota de prensa: Es un texto que se dirige a los periodistas con la intención de que sea publicado en los medios de comunicación y debe adecuarse a estructuras comunicativas y a las rutinas profesionales de los periodistas,

Promocionar el evento. Entregar material promocional e informativo del evento a los medios de comunicación. Invitar a los medios a asistir al evento. Seleccionar información y preparar notas de prensa para los diversos medios de comunicación. Gestionar entrevistas en medios para la difusión del evento. Diseñar y coordinar la publicación de avisos contratados. Coordinar la acreditación y participación de periodistas para cubrir el evento. Elaborar un programa especial para Prensa. Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas de prensa publicadas y grabación de las noticias propaladas por radio y televisión. Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

Sitios Web recomendados: Como elaborar notas de prensa. http://www.lecantolas40.com.ar/egifts/notasdeprensa.pdf

Prensa Para asegurar la difusión efectiva del evento, es recomendable mantener estrecho contacto con los principales medios de prensa, enviándoles notas periodísticas, solicitando entrevistas y programando una o varias conferencias de prensa. Conferencia de Prensa Es uno de los medios más efectivos para que una entidad informe a la opinión pública sobre la realización de un evento, requiriendo ésta de una preparación especial ya que se trata de una cita directa con los representantes de los diferentes medios de comunicación que intervienen escuchando al interlocutor programado y realizando preguntas para esclarecer algunos puntos sobre la noticia vertida. Para la programación de una conferencia de prensa, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

¿Sabías que… Corresponsal es un periodista que envía noticias habitualmente desde otra ciudad o desde el extranjero a una cadena de información, ya sea de prensa escrita, televisión o radio.

Local: Local: Amplio, ventilado, provisto de sillas en forma de auditorio, mesa para los expositores, pizarra, paneles informativos, afiches promocionales, etc. Este local debe estar ubicado en un sitio céntrico y de fácil acceso para la prensa. Invitaciones: Invitaciones: Se cursan a periodistas especializados vinculados al tema motivo del evento. Si la invitación es general ésta se dirige a: Diarios: al Jefe de Información.

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Radios: al Director de Prensa. Televisión: al Director o responsable de los Noticieros. Revistas: al Director. Agencias de Noticias: al Corresponsal. Deben ser enviadas con tiempo anticipado prudencial, no más de 15 días antes ni menos de 2, lo recomendable es enviarlas 4 días antes y hacer seguimiento telefónico para la confirmación de asistencia. Horario: Horario: es recomendable programarla para horas de la mañana, dando tiempo a que los periodistas puedan escribir notas sobre el tema dado a conocer, e incluirlas en la edición de los diarios de la mañana siguiente y en noticieros en horas de la noche del mismo día de la conferencia de prensa. Debe tenerse especial cuidado en que el día escogido no coincida con reuniones de poderes o con actos oficiales del presidente de la república. Material: Material: preparar carpetas conteniendo información general acerca del evento (textos, fotografías, gráficos). Estas carpetas se entregan a cada asistente y se remiten a los directores de aquellos medios que no concurrieron. Duración: el tiempo prudente es de 30 a 45 minutos, considerar 10 minutos de tolerancia para el inicio. Expositores: procurar la presencia de los representantes más enterados del asunto que se dará a conocer a la prensa. Los expositores deberán de ser presentados (nombre y cargo) ante los periodistas para su fácil identificación, de preferencia deben colocarse letreros con estos datos delante del puesto de cada persona. Al finalizar la exposición, se invita a los periodistas a iniciar el diálogo, mostrando disponibilidad para responder las preguntas a que hubiera lugar. Moderador: se encargará de presentar a los expositores y coordinará el registro de los medios de prensa asistentes para el posterior agradecimiento. Refrigerio: es recomendable ofrecer un receso para un aperitivo, sin que éste necesariamente sea anunciado en la invitación.

Ejemplo de una invitación para una conferencia de prensa

IX.

Recepción, traslados y alojamiento.

En el caso de eventos a nivel internacional o nacional: • • • • • • • •

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Recibir a los participantes e invitados a su arribo al aeropuerto, para lo cual debe llevar un registro donde se señalan datos de llegada y salida de vuelos, procedencia, número de pasajeros, conexiones, itinerarios, etc. Debe trabajar en estrecho contacto con Migraciones, Aduana Aérea y Protocolo del aeropuerto para dar facilidades a los pasajeros en cuanto al ingreso al país, retiro de equipaje y trato especial a las personalidades. En base al registro de arribos, presentar requerimiento de unidades de transporte recomendando las mejores opciones y supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de servicio. Reservar y coordinar previamente con los hoteles el alojamiento requerido. Elaborar lista de los ocupantes de las habitaciones del hotel donde se compruebe el momento de llegada y cuándo se retiran, tipo de habitación, compañero de habitación, requerimientos especiales, etc. Facilitar a los pasajeros el llenado de fichas de registro del hotel. Hacer las reservas de alojamiento. Coordinar instalación de stands de recepción en áreas cercanas a Protocolo, Migraciones o Aduanas, señalización de áreas asignadas.

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Actividad: 3 Intégrate en equipo de cinco elementos para dar promoción y marketing para el evento indicado por el asesor. Diseñen lo siguiente: invitación para la conferencia de prensa, avisos para la radio y la televisión y diversas las notas de prensa. I. Intégrate en equipo de cinco elementos. II. Expón tu trabajo en clase. III. Entrega un reporte escrito de tu trabajo al profesor.

Actividad: 3 Conceptual Examina y elige la información adecuada para promocionar la reunión de negocios a publicitar.

Evaluación Producto: Diseña promoción para un evento. Saberes Procedimental Elabora y diseña de manera analítica y estratégica aspectos para dar publicidad al evento de negocios. C

Autoevaluación

MC

NC

Puntaje: Actitudinal Disposición para el análisis y la creatividad. Apertura en la comunicación oral y escrita. Coopera en la realización del trabajo en equipo.

Calificación otorgada por el docente

Servicios para eventos.

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En la mayoría de los eventos a los cuales asistimos, suelen ofrecernos diferentes tipos de servicios, los que se ajustan al tipo de acontecimiento en el que estamos, pero es importante que destaquemos que además de los servicios que se ofrecen para los asistentes a dicha reunión, las empresas encargadas de las organizaciones también ofrecen servicios a las personas que las contratan, es decir los anfitriones del evento. Básicamente toda empresa que se dedique a la organización de eventos suele presentarse con todo tipo de servicios, teniendo en cuenta que cada evento es diferente. Por ejemplo, si estamos hablando de un casamiento los servicios que se ofrecerían serían los de catering, en ocasiones el salón, la decoración, la música, el entretenimiento y shows, y hasta en algunos casos el transporte. Así mismo, vale la pena destacar que dentro de los servicios que suelen ofrecer los organizadores, podemos encontrar con promociones, descuentos, variedad de precio y todo tipo de ventajas. Lo que debemos tener tener en cuenta antes de contratar contratar los servicios para eventos Es muy importante que los servicios que se ofrezcan en una celebración sean los adecuados, ya que el objetivo principal de todo evento es justamente que sus concurrentes queden satisfechos con su participación en el mismo, por eso debemos guardar un cierto recelo a la hora de elegir los servicios que estarán incluidos en el acontecimiento. Por ejemplo, si en el evento se servirá algún tipo de catering, entonces debemos tener en cuenta que siempre debemos probar todos los platos y bocadillos que incluye este servicio. En ocasiones será necesario que cada uno de los platos tenga una alternativa vegetariana y otra dietética, ya que en los eventos multitudinarios siempre hay algunas personas que deben llevar una dieta estricta. En el caso de los servicios de eventos de entretenimiento, como por ejemplo una obra de teatro o un musical, lo más importante es presenciar todas las presentaciones, o al menos aquéllas en las cuales estamos más interesados, ya que resulta fundamental que conozcamos el espectáculo que vamos a contratar. Algo muy similar sucede con los equipos que generalmente se contratan para un acontecimiento, entre los cuales mencionaremos los micrófonos, los sistemas de audio, cámaras, pantallas, proyectores, y todo el equipamiento que generalmente se utiliza en eventos tales como conferencias, exposiciones y congresos. En resumen, es muy importante que se revisen todos los servicios de eventos antes de contratarlos, ya que debemos estar seguros de que realmente son los adecuados.

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Un plan pensado para no fallar Si hubiese que organizar un evento desde cero, con sólo tomar papel y lápiz ya se podría enumerar una serie de tareas para nada fáciles:

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Lista de invitados. Salón de fiesta. Servicio de Catering. Decoración. Video y Fotografía. Animación del evento. De iluminación.

Siendo esta lista de lo más básico y necesario en una celebración estándar; la tentación de producir por cuenta propia es grande, pero también las contras son un factor relevante.

Servicios para eventos a la vanguardia Entre los numerosos equipamientos que se ofrecen para la celebración de cualquier evento, se encuentran las pantallas de proyección frontal, proyección de vídeo, diapositivas, micrófonos inalámbricos, de solapa, de mesa, grabación de eventos, auditorio al aire libre con pantalla y proyector, sonido para conciertos, cabinas de traducción simultánea, etc. Otro servicio es un personal variado y profesional entre los que hay edecanes, vigilantes, servicio de limpieza, personal de carga y descarga, etc. También existen otros servicios para la celebración de un evento profesional como son: centro de negocios (teléfono, copistería, fax, ordenadores con internet); reportajes fotográficos, servicio de floristería, diseño y producción de stands, escenarios elevados para mesa presidencial, catering, etc. Como pues observar existen diversos y variados servicios que se pueden ofrecer y utilizar en un evento, pero específicamente dos de los que actualmente son los más solicitados son los relativos al servicio de catering y el RFID, los cuales estudiaremos a continuación. RFID identificación por radiofrecuencia RFID (siglas de Radio Frequency Identification, en español identificación por radiofrecuencia) es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o tags RFID. El propósito fundamental de la tecnología RFID es transmitir la identidad de un objeto (similar a un número de serie único) mediante ondas de radio. Las etiquetas RFID son unos dispositivos pequeños, similares a una calcomanía, que pueden ser adheridas o incorporadas a un producto, un animal o una persona. Contienen antenas para permitirles recibir y responder a peticiones por radiofrecuencia, desde un emisor-receptor RFID. La coordinación de eventos es un negocio complicado, los retos que incluye son: el diseño del acontecimiento y exhibiciones, establecimiento de presupuestos, creación de decorados y utilería, seguridad y contabilidad. De todo esto, uno de los componentes claves para un buen resultado, es el manejo y procesamiento eficiente y seguro de miles de personas que participan en eventos como conferencias, ferias mercantiles, conciertos, etc. Este manejo de

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las admisiones con pases y boletos equipados con la tecnología RFID resulta un poco más sencillo y mucho más seguro. Ventajas: El boletaje para exhibiciones, conferencias, conciertos, eventos deportivos, parques recreativos y ferias mercantiles comparten algunos desafíos en común. He aquí una lista de ellos. • • • • • • •

Registro eficiente. Manejo y procesamiento de entradas VIP. Manejo de áreas de acceso restringidas. Identificación de asistentes. Eliminar problemas de falsificación de entradas. Reducción de costos de operación con un control automatizado. Captura de datos para su posterior análisis.

Hay un amplio rango de soluciones disponibles para el manejo de acceso a eventos. Incluso, algunos organizadores no requieren un alto nivel de autentificación o validación y simplemente utilizan pases y entradas impresas. Cuando se requiere un mayor nivel de seguridad contra falsificaciones, existen varias opciones: • • • • • •

Diseños anti-falsificaciones. Números seriales. Tinta para luz negra ultravioleta. Código de barras de seguridad. Hologramas. Numerado secuencial.

RFID - El siguiente siguiente Nivel RFID lleva el control de acceso a eventos al siguiente nivel. Para empezar, le da al organizador la habilidad de identificar individualmente a cada uno de los asistentes o clientes. Un pase RFID puede ser detectado a distancia y no requiere que esté a la vista de los lectores, Guarda información sobre su poseedor y no puede ser duplicado o falsificado. Datos curiosos También almacena información que puede ser escrita en la etiqueta, después ésta se convierte en un pase, tomando diferentes formas: un boleto, una tarjeta inteligente o incluso una banda para la muñeca. En ella la información del asistente estará contenida desde antes de que el evento inicie, y conforme éste transcurra, más información puede ser añadida. Esto es extremadamente útil, por ejemplo, en ferias mercantiles donde los ponentes identifican con ello potenciales prospectos. La información de los asistentes contenida en las etiquetas RFID sirve a los organizadores para controlar la entrada a determinadas áreas y en horarios precisos. Como se señaló anteriormente, los pases RFID son infalsificables, por lo que el evento se vuelve muy seguro, y sabemos que en la actualidad la seguridad es un elemento primordial. Por ejemplo, puertas giratorias con lectores RFID se utilizan para reducir o eliminar personal en ciertas entradas y salidas. Y datos precisos de los movimientos de los asistentes y tiempos de entrada son capturados en tiempo real. El acceso a

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Algunos usos del RFID: Poner RFID a los niños para que no se pierdan (Japón y Dinamarca). Poner RFID a los tanques de guerra (EU) Poner RFID a los pacientes del hospital para no "confundirse con sus historias clínicas" (Alemania, Estados Unidos)

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diferentes entradas y diferentes horarios para diferentes clientes es controlado fácilmente.

Lector de etiqueta RFID

Etiqueta RFID

Catering Se denomina catering o cáterin al servicio de alimentación, que provee una cantidad determinada de comida y bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diversa índole. En algunos casos, los salones de fiestas u hoteles y empresas del rubro proveen este servicio junto al alquiler de sus instalaciones; en otros, hay empresas especializadas para elaborar y trasladar los alimentos al sitio que disponga el cliente. En el servicio se puede incluir desde la propia comida, la bebida, la mantelería y los cubiertos, hasta el servicio de cocineros, camareros y personal de limpieza posterior al evento. Tanto en las reuniones importantes del mundo empresarial como en las presentaciones de espectáculos o en otras celebraciones, se recurre al servicio de catering para halagar y ofrecer a los invitados. Muchos eventos requieren de trabajo con un tema, o de un esquema de color. Una empresa de catering o especialista sabe cómo preparar los alimentos para que se vean atractivos. Algunas empresas de catering se han movido hacia un servicio completo de modelo de negocio, comúnmente asociados con los organizadores de eventos; ellos se encargan de la preparación de alimentos y detalles de la decoración, tales como ajustes de la tabla y la iluminación. La tendencia es hacia la satisfacción de los clientes en todos los sentidos, con la comida como punto focal. Con la atmósfera correcta, el evento profesional de la hostelería con experiencia será un evento especial y memorable. Una propuesta global, formal catering de servicio completo, es probable que incluya los siguientes elementos: Menú consideraciones generales: generales: Los clientes tienen gustos específicos o necesidades dietéticas a considerar. Por ejemplo: los vegetarianos; además, cada vez más, los clientes están interesados en la calidad de los alimentos. Alquileres de Comida: Comida: Puede incluir mesas, sillas, pista de baile, las plantas, de mesa (vajilla, cubiertos, cristalería, ropa de cama, cargadores), cristalería bar, servicio de equipos, sal, chiles, etc. Trabajo: Trabajo: Varía de un proveedor de servicio de comida, pero en términos generales, un evento tendrá un líder capitán, un cocinero, tal vez un chef o ayudante de cocina, meseros y cantineros. Cargo por servicio: servicio: Se incluye la iluminación, permiso de licor, los permisos de fuego, flores, servicio de personal para estacionamiento y guardarropa.

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Actividad: 4 Elabora un plan de catering con los servicios que creas conveniente incluir (cubiertos, cristalería, mantelería, meseros, edecanes, etc.) para las personas que hayan acudido a una conferencia relativa al turismo rural. Siendo este el tema (turismo rural) de la fiesta donde se ofrecerá el catering.

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Actividad: 4 (continuación)

Actividad: 4 Conceptual Examina y organiza información sobre los servicios que se pueden ofrecer en un catering, adecuándolos al evento a celebrar.

Evaluación Producto: Plan de catering. Saberes Procedimental

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Actitudinal

Analiza e integra información para elaborar un plan de catering adecuado para el evento a realizar. C

Autoevaluación

Puntaje:

MC

NC

Muestra creatividad al diseñar el catering. Disposición para el análisis y para establecer estrategias.

Calificación otorgada por el docente

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Cierre Actividad: 5 Elabora una tabla donde describas c贸mo se integra una comisi贸n organizadora, la cual auxilia al OPR, y describe qu茅 actividades realiza.

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Actividad: 5 (continuación)

Actividad: 5 Conceptual Identifica los elementos de una comisión organizadora y conoce las actividades a su cargo.

Evaluación Producto: Tabla descriptiva. Saberes Procedimental Describe las actividades a cargo de los auxiliares del Organizador Profesional de Eventos. C

Autoevaluación

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MC

NC

Puntaje: Actitudinal Participa con disposición en el desarrollo de la actividad y muestra apertura para el análisis.

Calificación otorgada por el docente

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Secuencia didáctica 2. Tendencias del turismo de eventos. Inicio Actividad: 1 Elabora una lista donde enumeres los eventos de negocios que conoces y describe en qué consisten. Da una breve opinión, del porqué estos eventos benefician al turismo.

Actividad: 1 Conceptual Reconoce los eventos de negocios que existen así como sus características Autoevaluación

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Evaluación Producto: Lista descriptiva. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Describe las características de las reuniones de negocios que traen Presenta disposición para la consigo beneficio al sector reflexión y el análisis. turístico. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Desarrollo La organización previa al evento de negocios. Sea para 50 participantes o más de 500,, la planificación, organización y celebración de eventos de negocios o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los más sensatos. Huelga decir que un congreso o reunión mal organizada desacreditará al organizador y, lo que es más grave aún, al patrocinador. Cuando se contrata a una persona (OPR) para organizar un evento, se debe asegurar que sea realmente profesional. Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellas personas o empresas que puedan proporcionar cartas de recomendación serias, o que te hayan sido recomendados expresamente.

Elementos de un evento de negocios Expositor: Expositor: es la persona o la empresa interesada en mostrar sus productos y/o servicios para darse a conocer, promoverse, incrementar sus ventas, etc. Visitante: es la persona o empresa que tiene un interés en la oferta de los expositores así como en los diversos contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene etc. El operador: operador es la persona o empresa que crea el ambiente para que los anteriores logren sus objetivos y tengan una buena experiencia. Formato del evento antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones todas relacionadas entre sí, que han de estar muy claras para todos los implicados, por ejemplo el formato del evento. El formato puede ser: congreso, retiros profesionales, cursos de formación o preparación individual, viajes de incentivo, conferencias científicas o médicas, lanzamiento de productos, feria de muestras, etc. Además, en ocasiones se realizan los llamados eventos multidisciplinarios, donde se mezclan dos o más actividades con la intención de llegar a un público más amplio, ahorrar dinero o generar ingresos adicionales. Programación Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento.. Cuando se trabaja con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebración, etc. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.

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Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta: las obligaciones profesionales de todos los asistentes (sean participantes o conferenciantes), otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercúleas si la planificación implica la reserva de un sinnúmero de billetes de avión y de habitaciones de hotel. Sitios Web recomendados: http://lanuevaeconomia.com/descargar-gratis-modelos-formatos-oplantillas-de-programas-de-eeventos-en-general-para-negociosempresas.html

Público beneficiario beneficiario y asistencia prevista Se debe saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes. Si no se está completamente seguro del público al que se va a dirigir, o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de experiencias anteriores), la planificación y la realización del presupuesto, puede ser de pesadilla. Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones (alojamiento por la noche) y coincide con un período vacacional, quizá sea necesario permitir la asistencia de cónyuges e hijos, con los problemas adicionales de organización y, en su caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el máximo beneficio de este tipo de eventos, vienen acompañados de sus cónyuges, llegando unos días antes y quedándose hasta después de concluido el evento, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino exótico. A menudo es necesario contratar a conferencistas (a veces con mucha antelación), que quizá cobren honorarios además de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intérprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicación.. También hay que abordar la cuestión del personal para el evento, cantidad que dependerá de su magnitud. Puede que el personal trabaje para la empresa patrocinadora o quizá sea temporal, lo que es probablemente la alternativa más barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional, o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con discapacidad.

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Presupuesto El presupuesto no es solamente una simple hoja de cálculo, sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto (ganancias).. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de cuotas de inscripción, venta de entradas, alquiler de stands, venta de producto, etc.,, patrocinio, subvenciones,, comercialización, venta de productos, etc. Si se está organizando un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada capítulo de gastos. A continuación se detallan, en orden alfabético, los rubros que usualmente se consideran en la elaboración de un Presupuesto de egresos: egresos • Actividades Comisión Organizadora (personal que auxilia al OPR) Gastos de reuniones periódicas Viajes de coordinación y/o promoción

• Actividades Sociales Inauguración Desayunos Coffee break (refrigerios) Almuerzos Cenas Cocteles Clausura Alimentación del personal, equipo de apoyo y de servicio Otros • Apoyo Administrativo Sueldos al personal Refrigerios Otros • Atención a Invitados Especiales/Expositores Transporte aéreo (nacional/internacional) Alojamiento Alimentación Reuniones especiales Obsequios Otros • Comunicaciones Despacho de correspondencia Servicio telefónico, fax e internet Otros

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• Alquiler de Equipos Audio (amplificación y grabación) Micrófonos (mesa, pódium, pie y de mano inalámbricos) Equipo para traducción (cabina para traductores, receptores y audífonos) Proyector multimedia Retroproyector de transparencias Pantalla gigante Pizarra acrílica y accesorios (borrador y plumones) Papel y pluma Fotocopiadora Computadora e impresora Máquina de fax Filmación y fotografía Otros •Impresos Formularios de inscripción Credenciales Papel y sobres membretados Invitaciones (carta convocatoria y tarjetas, actos oficiales y sociales) Carpetas Blocks de notas Programa Certificados o Diplomas Ponencias / exposiciones Encuesta Preguntas para expositores Otros • Lugar o local Alquiler de salas Ambientación (decoración, mobiliario adicional al convencional, banderas de países invitados, etc.) Alquiler de baños portátiles si se necesitan Otros servicios • Materiales y Útiles Papel bond, periódico, etc. Útiles de escritorio: lapiceros, plumones, borradores, lápices, sellos, correctores, engrapador, perforador, tijeras, grapas, clips, pegamento, etc.

• PostPost-Evento Impresión de documento final (Memoria) Distribución de Memoria por correo CD con información del evento Página Web con información del evento Otros • Prensa Atención a periodistas Conferencia de prensa Otros

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• Promoción y Publicidad Diseño e impresión de material promocional (afiches, folletos, volantes) Publicación de avisos en principales medios Souvenirs del evento Otros

• Transporte Traslados internos de participantes y expositores Traslados de equipos Traslado de personal de apoyo

NOTA: Al monto total resultante de la suma de todos los rubros identificados, sumarle el 10% y considerarlo como rubro de imprevistos. Para el caso de eventos a nivel internacional habría que agregar los siguientes rubros en el Presupuesto de Egresos: • • • •

Alojamiento. Traslados. Excursiones en la ciudad. Tours a diferentes destinos.

En base al monto total que arroja el Presupuesto de Egresos, se determina la Cuota de Inscripción por participante, de tal manera que ésta cubra los costos estimados. Es importante tener en cuenta que TODO RUBRO DEBE SER COTIZADO, aun cuando se tengan posibilidades de obtener patrocinio para todos o alguno de los rubros identificados. Para elaborar un presupuesto de ingresos, ingresos suelen considerarse los siguientes rubros: • • • •

Ingreso por concepto de inscripciones. Aporte de patrocinadores. Aporte de asociados de la entidad que convoca. Inscripciones en excursiones y/o tours.

Destino de celebración (sede) Al principio del proceso de planificación, se toma la decisión del lugar donde se celebrará el evento. Es posible que esta decisión la tome el patrocinador o el anfitrión del evento, el cual puede ser específico señalando el lugar, o bien sólo señalar la ciudad, el estado o país, donde se celebrará. A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, éste debe ser fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarán con jetlag (descompensación horaria) y la última cosa que les apetecerá es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebración, es decir, a no más de dos horas en cualquier modo de transporte. Para tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una selección de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.

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El Lugar Obviamente el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como al perfil de los participantes. Es muy importante conocer los gustos del público beneficiario antes de decidir dónde se va a organizar, y qué tipo de lugar de celebración se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebración más innovadores, hay cada vez extenso margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso, si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebración alternativos, son cada vez más populares los museos, edificios históricos, jardines botánicos, haciendas, teatros y yates,, por enumerar sólo unos pocos. Elegir el lugar de un evento siempre es delicado. Si se tiene instalaciones propias posiblemente se tenga una ventaja, pero ¿son apropiados para el evento? Las preguntas claves a la hora de elegir un lugar para celebrar el evento son: •

¿Cuántos invitados se calcula que vendrán? Se debe ser realista, pero dejando espacio en caso de que acudan más invitados. ¿El lugar en cuestión, puede acomodar un grupo mayor, si resultara necesario? Del mismo modo, no hay nada más fría que una sala demasiado grande que parezca vacía llegado el día. Si se tiene que errar, se prefiere que la gente tenga que “apretarse” un poquito (sin exagerar) que dar la sensación de que no ha asistido la cantidad esperada.

¿El evento es gratuito, o pagan por asistir? Si la calidad de la información a difundir es muy alta, o existe mucha demanda, es perfectamente razonable cobrar al asistente. Sin embargo, este paso requiere un mayor esfuerzo por esmerarse en la calidad de todo el evento (en este caso, el invitado es un cliente).

¿Qué servicios de catering se van a requerir? Comer y beber son para la mayoría de las personas algo más que un sustento biológico. Por eso, el rato del café o un almuerzo pueden aportar mucho al evento. Es durante los descansos cuando la gente puede forjar contactos y relaciones personales. Sobre ellos, se construyen las mejores oportunidades de negocio. Por esta razón, no se puede escatimar en tiempo ni en calidad de estos momentos. No hace falta servir una comida de cinco platos, sino de crear un ambiente propicio para la relajación y el intercambio de ideas.

¿Qué medios técnicos se van a necesitar? Si se van a necesitar equipos audiovisuales, un atril de orador o una mesa de presidencia, se deben tener en cuenta desde el principio. ¿Quién instalará los aparatos electrónicos? ¿El equipo de sonido? ¿Hace falta que haya presente un técnico durante todo la reunión? Se debe comprobar si estos servicios están incluidos en el costo del local, o si son opciones aparte.

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¿Cuáles son las necesidades de transporte y parking? Si hay factores que harán difícil el acceso o la comodidad de los invitados, es mejor averiguarlo con tiempo y tomar medidas como habilitar un autobús, o enviarles un plano detallado con el estacionamiento más próximo.

¿Cuál es tu presupuesto? Obviamente no todos los eventos, igual que no todas las empresas, cuentan con los mismos recursos. Sin embargo, la experiencia demuestra que una empresa pequeña con un presupuesto ajustado puede superar a grandes compañías a la hora de organizar un evento. Una dosis de creatividad unida a un monumental esfuerzo para ofrecer el mejor contenido, ganará siempre a un derroche de medios sobre un contenido blando e insulso.

La Fecha Además, debes tener en cuenta el día de la semana, la hora y la duración. En general, los lunes por la mañana y los viernes por la tarde no son nada propicios para eventos empresariales; por experiencia; los martes y los jueves son los mejores días. La elección de la fecha también puede estar condicionada por factores externos. ¿Tu lugar preferido está disponible? ¿Cuándo tiene disponible el invitado “estrella” en su agenda? ¿Debe coincidir con algún acontecimiento público? Una vez comprometida una fecha, aunque no imposible, es difícil cambiar. Mientras no se haya iniciado la promoción del evento, aún puedes replantear, pero después resulta muy poco profesional ir cambiando. Si el evento va durar más de un día, se debe considerar con detenimiento la mejor configuración de fechas; obviamente, si los invitados tienen que realizar un desplazamiento largo. Sin embargo, si se trata de un curso para personas que estén próximos, puede ser mejor adoptar una estrategia de “cada jueves hasta mayo” Todas las decisiones referentes a un evento deben ser tomadas desde el punto de vista del invitado; se hace para beneficiarle, y si no es así; sencillamente no vendrá. La Agenda El elemento más crucial para planificar un evento de negocios es la agenda En ella se plasman los detalles de tiempos, presentadores y contenidos. Debe seguir la siguiente estructura: 

La cabecera. En la cabecera de la agenda se deben reflejar los siguientes datos: • Título. • Slogan. • Lugar. • Fecha, hora de comienzo y duración.



Título • Nombre del orador. • Hora de comienzo. • Una frase que cause curiosidad y revele el contenido de la charla. • Una frase que resuma lo más destacado del currículum del presentador. • Incluir los descansos, y si hay o no algún servicio de catering.

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El Pie. El pie de la agenda sirve para añadir detalles logísticos del evento. Por ejemplo: • Cómo inscribirse. • Direcciones para llegar. • Dónde estacionarse.

Los Materiales Cualquier evento empresarial requerirá la preparación de materiales. La siguiente lista puede servir como guía: • •

Documentación. Documentos de apoyo a tus invitados; éstos pueden incluir: o Copias de los visuales de las presentaciones. o Documentos de apoyo. o Especificaciones técnicas. o Documentos de Marketing. o Folletos comerciales. o Regalos publicitarios. o Hojas promocionales. o Materiales de Papelería. o Libretas. o Bolígrafos o lápices.

La preparación de materiales es una de las tareas que más tiempo consume en la organización de un evento. Obviamente hace falta una labor de logística para estar seguro que todo el material está en concordancia con los presentadores y con la imagen corporativa de la empresa.

Actividad: 2 Intégrate en equipo de cinco elementos y elabora el presupuesto para la realización de una reunión de negocios con los siguientes datos: • • • • • •

Convención sobre los segmentos del turismo en México. Dirigido a empresarios, ejecutivos y estudiantes. Duración de un día. Sede hotel de la ciudad. Cupo 300 personas. Realiza el presupuesto con datos reales y presenta tu trabajo al profesor.

Actividad: 2 Conceptual Identifica las partes que integran un presupuesto y la manera más eficaz para elaborarlo. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Elaboración de Puntaje: presupuesto. Saberes Procedimental Actitudinal Elabora y describe, en forma estratégica y eficiente, un Disposición para el análisis y para presupuesto destinado a la establecer estrategias. realización de un evento. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Cómo elaborar plan de trabajo y cronograma de actividades. Plan de Trabajo Un plan de trabajo consiste en el ordenamiento de actividades de acuerdo a etapas. Es evidente que ningún evento es igual a otro, por lo que las acciones a seguir varían de acuerdo al tipo de evento, número de participantes, contenido y demás. A continuación se presenta un modelo que puede ser utilizado como guía. Consideraciones Generales Es habitual que los servicios de un OPE sean contratados por una institución o empresa determinada. En ese caso, el organizador debe asesorar al contratante y asegurarse de que quien lo contrata siga o haya seguido determinados pasos, entre ellos: Que la realización del evento sea cierto y seguro. Por ejemplo, la Asociación de Relaciones Industriales de acuerdo a estatutos, debe convocar a congreso nacional el primer trimestre de año impar. Conformación de una Comisión Organizadora (es el grupo de personas que auxiliarán al OPR para realizar el evento). Identificar los objetivos que persigue el evento. Seleccionar los asuntos o temas a ser discutidos, en base a las necesidades y requerimientos de los interesados (miembros de una asociación, gremio, colegio profesional, cartera de clientes, etc.) Identificados los temas, seleccionar la fecha de realización y sede, considerando la época apropiada y menos congestionada en relación a otras actividades de la entidad que convoca, actividades del ámbito nacional e internacional, estación del año, etc. Estructuración del programa (normalmente de carácter preparatorio). Selección de oradores (expositores, ponentes, panelistas, conferencistas, invitados a actos oficiales, moderadores y lo que corresponda según la metodología del evento). Definición de categorías de participación (por ej.: participante titular, acompañante, invitado, prensa, observador). Definición de cuotas de inscripción de acuerdo a las diferentes categorías. Elaboración del Presupuesto de Ingresos. Identificación de fuentes de financiamiento (cuotas de inscripción, aporte extraordinario de los miembros de la entidad organizadora, aporte de patrocinadores, canjes publicitarios, etc.) Estas consideraciones dan el marco general al resto de actividades que deberán ejecutarse para el logro de los objetivos propuestos. Plan de trabajo a cargo del organizador profesional de eventos eventos PrePre-Evento 1 • • • • • •

Revisión y seguimiento a las consideraciones generales (antes explicadas). Elaboración del plan y cronograma de trabajo. Elaboración y/o actualización de la base de datos para envío de correspondencia para promocionar el evento. Obtención de cotizaciones para adquisiciones varias y/o servicios de terceros. Diseño, arte y diagramación de logotipo para el evento y formatos varios. Impresos (folleto promocional, afiche, formulario de inscripción, programa preliminar, credenciales, diplomas, carpetas, papel y sobres membretados, etc.).

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• • • • •

Envío de correspondencia general: carta convocatoria, cartas a expositores, conferencistas, panelistas, moderadores, cartas a posibles patrocinadores, cartas a invitados especiales, etc. Lanzamiento del evento, distribución de material promocional, envío de notas de prensa, convocatoria a conferencia de prensa, coordinación de entrevistas en medios de comunicación. Reserva de alojamiento (para los asistentes), en caso de ser necesario. Programación de recepción y traslados, en su caso. Propuestas de servicios turísticos (excursiones pre y post evento).

PrePre-Evento 2 • • • •

• • • • •

• • • • • •

Seguimiento al Plan de Trabajo de Pre-Evento 1. Reconfirmación de servicios requeridos en sede. Reconfirmación de contratación de servicios a terceros. Reconfirmación y solicitud de breve reseña personal de expositores, panelistas, conferencistas, moderados, invitados especiales. Solicitud de envío de textos de exposiciones, conferencias, materiales para reproducción. Solicitud de definición de requerimientos audiovisuales y otros para exposiciones. Reconfirmación de patrocinadores. Estructuración e impresión del programa definitivo. Recepción de inscripciones. Elaboración de listados previos de participantes y asistentes en general (alfabético por apellido y alfabético por empresa). Envío de información general (datos útiles) a inscritos: clima, vestimenta según las actividades programadas, datos del país (por ej.: número de habitantes, geografía, sitios turísticos de interés), tipo de cambio actual, servicios y facilidades que brinda la sede, descripción de excursiones, recomendaciones generales, etc. Continuar con la promoción y difusión del evento a través de cobertura periodística en todos los medios. Enviar listado de habitaciones definitivos a hoteles para reconfirmar las reservas de alojamiento. Elaboración del registro de arribo y retorno de participantes del exterior e interior del país (en su caso) para la programación de recepción y traslados. Coordinación con servicios de Protocolo del aeropuerto, Migraciones y Aduanas para facilitación en el ingreso de participantes extranjeros. Coordinación y confirmación de servicios turísticos. Montaje de áreas a ser utilizadas durante el evento (disposición de ambientes, señalización, equipamiento, decoración, etc.)

Evento Supervisión general de todos los aspectos de la organización. Registro de participantes y entrega de material. Recepción de inscripciones de último momento. Acreditación de los corresponsales de prensa para dar cobertura periodística al evento. Servicio de información general. Atención en salas de reuniones (coordinación y supervisión de servicios, equipos, porta nombres de expositores, formularios de preguntas, micrófonos inalámbricos de mano para preguntas orales de los participantes, obsequios para expositores, etc. Coordinación y ejecución de servicio de traslados internos (locales) de hoteles a sede del evento técnico y eventos sociales. Servicio de reconfirmación de reservas para excursiones. Servicio de reconfirmación de vuelos de retorno (dado el caso). Distribución de material reproducido para participantes.

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PostPost-Evento Elaboración y entrega de certificados o diplomas de participación. Elaboración y envío de cartas de agradecimiento a expositores, conferencistas, panelistas, moderadores. Elaboración y envío de cartas de agradecimiento a patrocinadores y proveedores. Elaboración de listado final de participantes. Presentación de Informe final. Informe sobre ejecución de presupuesto de ingresos y egresos y liquidación de cuentas. Diseño, impresión y distribución de memoria final del evento.

Documentación en los eventos de negocios. Como todas las demás actividades en la organización de un evento, la elaboración y distribución de documentos también suele ser por etapas. 

PrePre-Evento 1: Material Promocional

Convocatoria: Presentación e información genérica del evento. Regularmente a esta carta se adjunta la documentación que a continuación se detalla. •

• • •

 • • • • •

Programa preliminar: se denomina así porque puede suceder que al momento de distribuir la convocatoria no se tenga confirmada la información al 100%. Este programa puede presentarse como folleto promocional (tríptico o díptico usualmente), incluyendo objetivos del evento, público objetivo, relación de temas, expositores y panelistas invitados, costo de inscripción, lugar donde se reciben las inscripciones, teléfonos y correo electrónico para informes, pagina web del evento, información sobre la entidad que contrata la organización. Ficha de registro o formulario de inscripción: a través de este formato debemos solicitar toda la información que facilite la operatividad del evento en cuanto a programación de alojamiento, traslados, control de pago de inscripción, emisión de credenciales, listado final de participantes, entre otros. Afiche: aquí se destaca principalmente el logotipo del evento a fin de grabar en la memoria de los posibles participantes la simbología del mismo. Además incluye las fechas y ciudad del evento, así como teléfono, fax, correo electrónico, página web y nombre del organizador para obtener mayor información. Información complementaria: Pre y post tours: ofrecer programas turísticos describiendo costos y servicios incluidos. Alojamiento: mayor información sobre los establecimientos de hospedaje que han suscrito convenio con los organizadores del evento. Categoría, tarifas, etc. PrePre-Evento 2: Inscritos Segundo programa: en el caso de que el programa preliminar haya sufrido variaciones considerables. Comprobante de pago: en cancelación del costo de inscripción por su participación. Reglamento: conteniendo las reglas de participación. Usual en determinados eventos, no en todos. Recomendaciones: sobre puntualidad en horarios, tipo de vestimenta para las sesiones y actos oficiales y sociales del evento. Autorización para ingreso de vehículo: en el caso de que el local donde se realice el evento exija este tipo de identificación para dar acceso al estacionamiento, por motivos de seguridad. También se utiliza en el caso de que el organizador haya contratado un lugar de estacionamiento privado cercano a la sede del evento, para facilitar la distinción entre participantes y personas ajenas al evento.

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• • •

Tickets de consumo: para el control de los servicios de alimentación que ofrece el evento. Identificación de equipaje: para participantes del exterior o interior, indicando que deben colocarlo en sus maletas para facilitar la identificación del equipaje del grupo. Información general para extranjeros: reseña sobre el país y sobre la ciudad de la sede, moneda, tipo de cambio, idioma oficial, tipo de vestimenta (según programa del evento), clima, servicios incluidos (recepción en aeropuerto, facilitación en migraciones y aduana, servicios de traslados), precios referenciales de los servicios no incluidos (tarifas de taxis, centros de recreación, centros nocturnos, culturales, espectáculos, restaurantes y demás).

Evento: Registro Al momento del registro de participantes, usualmente se entrega lo siguiente: • • • • •

Credencial: que deberá portar durante todo el evento y actividades oficiales y sociales programadas. Carpeta y documentos de trabajo: información de contenido, además incluye usualmente block de apuntes y lápiz. Programa definitivo o final: versión final de los programas enviados con anterioridad. Souvenirs: obsequios de empresas patrocinadoras o recuerdos del organizador. Material informativo: revistas o folletos relacionados a los temas del evento, material publicitario de los patrocinadores.

Evento: Desarrollo Una vez iniciado el evento, se entregará material o información que se vaya generando en el transcurso del mismo. • • •

Exposiciones: usualmente se distribuyen copias de las exposiciones día a día, o todas al final del evento en un cd. Medios de comunicación visual: como son paneles, pizarras y letreros anunciando determinadas actividades. Mesa de información: es recomendable colocar información sobre el desarrollo del programa en el lobby de los establecimientos de hospedaje de los participantes. En caso de ser un evento de gran magnitud, se recomienda tener personal permanente de atención; coordinar los horarios de atención con el programa del evento.

PostPost-evento Al término del evento se suele remitir el siguiente material a los participantes: • •

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Diploma o certificado de participación: como constancia de haber asistido al evento regularmente. Listado de participantes: incluyendo el nombre del participante, cargo, empresa, dirección, teléfono, fax, correo electrónico y otra información relevante. Memoria del evento o documento final: conteniendo el desarrollo completo del evento, con exposiciones, debates, preguntas y respuestas, recomendaciones y conclusiones, comentarios, etc.

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Actividad: 3 Elabora una propuesta (detallada) de paseo turístico destinada a los visitantes de una reunión de negocios internacional realizada en la ciudad de San Luis Rio Colorado; incluye precio, duración, transporte, etc. Presenta tu propuesta al profesor.

Actividad: 3 Conceptual Identifica los lugares turísticos apropiados y/o más atractivos para promocionarlos ante asistentes a un evento determinado.

Evaluación Producto: Diseño y propuesta de un paseo turístico. Saberes Procedimental Elabora y describe una propuesta turística estratégica y atractiva para los asistentes de la reunión de negocios. C

Autoevaluación

BLOQUE 2

MC

NC

Puntaje: Actitudinal Muestra creatividad, disposición para análisis y para diseñar estrategias.

Calificación otorgada por el docente

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Protocolo. Es el conjunto de conductas, reglas y normas sociales a conocer, respetar y cumplir en el medio social, laboral, académico, político, cultural, deportivo, policial y militar. En los eventos de negocios también existen reglas que se deben seguir. Protocolo de bienvenida •

Comité de bienvenida: encargado de recibir a los invitados especiales, expositores y panelistas. Usualmente está conformado por miembros de la Comisión Organizadora y de los diversos Comités de Trabajo. Anfitriones: el número de anfitriones dependerá del número de invitados. Su función es dar apoyo al Comité de Bienvenida en la recepción y traslado de invitados al Salón VIP antes del inicio de las sesiones. Además se encargan de recibir, registrar y entregar material a los participantes. Usualmente se asignan anfitriones a 3 áreas: o Registro: los anfitriones cuentan con listados alfabéticos por apellido y/o por empresa de las personas que se han inscrito con anticipación, en algunos casos se subdividen por letras para agilizar la atención a los participantes. Hay diversos sistemas de trabajo. o Nuevas credenciales: los anfitriones inscriben a los nuevos participantes, cuentan con fichas de registro en blanco que deberán ser llenadas por el participante y si se da el caso, cobrar el costo de inscripción. o Prensa: los anfitriones cuentan con un formato para llenar los datos de los medios de prensa acreditados en el evento. Deben entregar credenciales para PRENSA contra la entrega de la credencial del medio que el periodista representa, devolviéndola al término del evento contra la devolución de la credencial del evento. Jefe de registro: encargado de supervisar y distribuir a su personal en las funciones de registro y atender y resolver los inconvenientes que pudieran presentarse.

Protocolo en la atención en sala sala • •

Jefe de sala: encargado de supervisar y distribuir a su personal en las diferentes áreas y atender y resolver los inconvenientes que pudiera presentarse. Anfitriones o auxiliares: encargados de atender las necesidades de los participantes y expositores, supervisados por el jefe de sala.

Funciones de los anfitriones: o o

o

o

o

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Conocer la programación general del evento, para poder resolver cualquier consulta. Coordinar y verificar el óptimo funcionamiento de los equipos de sonido y ayudas audiovisuales, así como familiarizarse con la ubicación y funcionamiento de las llaves de luz, aire acondicionado, salidas normales y de emergencia, servicios higiénicos, etc. Coordinar y verificar la disposición de la Mesa Principal, colocación de vasos, jarras de agua, servilletas, letreros de identificación, papel y lapiceros, carpetas con material del evento, programas, etc. Recibir, acompañar y ubicar a los participantes, distribuyéndolos de manera adecuada en el auditorio, así como guiarlos a otras áreas asignadas, como ambiente para refrigerios, almuerzos, etc. Otras funciones.

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Moderador Es el individuo que guía la intervención de los expositores, panelistas y participantes de un evento, Debe tener la habilidad para manejar y estimular el debate y la participación de los asistentes, así como autoridad para hacer respetar los tiempos asignados, vigilando el estricto cumplimiento del programa señalado para el evento, y que las intervenciones se circunscriban al tema propuesto. Debe ser capaz igualmente, de recoger y resumir opiniones vertidas por el panel, seleccionar y derivar adecuadamente las preguntas formuladas por el público.

Diagrama Gantt

Cronograma. Es el detalle minucioso de las actividades que va a desempeñar una persona o una empresa al realizar un evento o una serie de eventos. Es la descripción de las actividades en relación con el tiempo en el cual se van a desarrollar, lo cual implica, primero que todo, determinar con precisión cuáles son esas actividades. Diagrama PERT

De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano con que se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo en el cual habrán de ser desarrolladas; este cálculo se hace en horas/hombre y con cierta tolerancia para efecto de imprevistos. Resulta de gran ayuda diseñar un cronograma o agenda que permita tener una idea del tiempo que comprenderá cada una de las etapas, con el fin de fijar la fecha aproximada en que se concluirá el estudio. La estructuración del cronograma depende del tipo de evento que se vaya a realizar, así como la disponibilidad de recursos humanos, financieros y materiales. Diagrama Diagrama CPM

Por ello, al hacer el cronograma se requiere llevar a cabo un análisis de dichos factores, para asignar el tiempo que se juzgue necesario para ejecutar cada una de las diferentes etapas. Para la presentación del cronograma se utilizan generalmente diagramas, lo cual permite visualizar mejor el tiempo de cada actividad, sobre todo en aquellos casos en que haya varias actividades en un mismo tiempo. Los diagramas de uso más común son los de barras, conocidos con el nombre de diagramas de Gantt, y que se utilizan en proyectos sencillos. Para proyectos de mayor complejidad y a partir de la teoría de sistemas, se utilizan los diagramas de flechas o redes, como el PERT y el CPM. Una de las razones por lo que es valioso elaborar un cronograma, es que permite mantener un ritmo de trabajo y a la vez, constatar, por escrito, lo que cada paso involucra. De esta manera se puede hacer la pregunta” ¿terminaré esto en el tiempo que estoy indicando?

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Ejemplo de un cronograma utilizando la gráfica Gantt.

Sema Semanas

Acciones

Una

Dos

Tres

Cuatro

Cinco

Seis

Siete

Ocho

Cotizaciones para adquisiciones y servicios diversos Diseño de logotipo Realizar los impresos promocionales Enviar correspondencia como las cartas a los expositores Enviar notas de prensa y organizar la conferencia de prensa Reservar alojamiento para asistentes foráneos Programar traslados de asistentes Propuestas turísticas para los asistentes

Ejemplo cronograma de un evento deportivo

Actividad

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio Julio

Agosto

Confección de material publicitario Confección de trofeos y medallas Elaboración de invitaciones Promoción y difusión Entrega de invitaciones Contratación de escenarios

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Actividad

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio Julio

Agosto

Presentación del proyecto Inscripciones Futbol Beisbol Baloncesto Boleivol Reunión informativa Entrega de credenciales Inicio de competencias Ceremonia premiación

de

Informe publicitario Entrega informe final

de

Evaluación evento

del

Ejemplo de un cronograma donde se organizan las actividades de una reunión de negocios.

Día / horario

Martes 20

Miercoles 21

Jueves 22

10:00 horas 12:00 horas

Ponencia

Ponencia

Ponencia

12:00 horas 14:00 horas

Ponencia

Ponencia

Esparcimiento

14:00 horas 15:00 horas

Almuerzo

Almuerzo

Almuerzo

15:00 horas 17:00 horas

Esparcimiento

Esparcimiento

Esparcimiento

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Organización de eventos sociales. Fiestas privadas y aniversarios, recepciones sociales con autoridades, cocteles, inauguraciones de actos, bautizos, comuniones, bodas; se organizan en función de la calidad del acto que quiera darle cada persona, del número de invitados y del presupuesto económico que se disponga. La formalidad, tipología y sobriedad del acto, la deciden las personas que lo ofrecen, pero no pueden ignorarse las reglas de cortesía que forman la llamada visa social. Carácter de los eventos Pueden ser: 

Formal: evento de exquisita elegancia. Se define por la forma como se desarrolla, desde la manera de invitar, diseño de las tarjetas, línea de recepción y ubicación de las personas, hasta la decoración, selección del menú y bebidas, tipo de servicio, forma de vestir, etc.  Semiformal: si las parejas se sientan a la mesa en forma continua, los invitados deben levantarse para servirse sus propios alimentos o permanecer de pie durante la reunión, aquél deja de ser estrictamente formal y se convierte en semiformal.  Informal: es aquél que no tiene más límite que la iniciativa y el buen gusto del anfitrión. Comida formal Se constituye en un acontecimiento especial de tipo social, oficial o diplomático. Se confeccionará una lista de invitados con sumo cuidado, teniendo en cuenta el equilibrio entre hombres y

mujeres. Las invitaciones se cursarán con unos 10 días de anticipación, serán distribuidas a mano y podrán ser anticipadas telefónicamente. Las invitaciones telefónicas una vez aceptadas serán seguidas de una tarjeta de invitación para confirmar datos y evitar confusiones respecto del día, hora y lugar.

Si la comida es de etiqueta, se indicará en la invitación, la vestimenta de las señoras no se indica en la tarjeta. La persona a cargo de la organización, verificará la asistencia de todos los invitados, para dar inicio a la comida en el momento que los anfitriones lo hayan dispuesto. Si algún invitado no se ha hecho presente, deberá retirase su plato, ya que no deben quedar lugares vacíos en la mesa. Si el ausente llega una vez iniciada la comida, se agregará su cubierto en un extremo de la mesa y se le servirá el plato que le corresponda. La recepción de los invitados se hará según el grado de formalidad de la comida. Si es menos formal, actuarán personalmente los dueños de casa, si son comidas más formales podrá disponerse de la presencia de alguna

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personalidad importante para indicar la ubicación del guardarropas, y luego guiar a los invitados hacia donde se encuentren los anfitriones. Durante los minutos previos a la comida, se ofrecerá alguna bebida (vino blanco, más informalmente). A la entrada del salón se colocará un plano de ubicación, y en la mesa se señalará el lugar de cada comensal con una tarjeta de ubicación. Las posibilidades de platos y menús a ofrecer son limitadas. Se evitarán las comidas extravagantes y demasiado sofisticadas. Normalmente se ofrece un plato como entrada, un plato principal y un postre. El plato principal no deberá repetir el tipo de carne del plato de entrada, y el postre será liviano o pesado según los platos que se hayan ofrecido, y la época del año. Coctel o cocktail Tipo de reunión que dura de 2 a 3 horas y se realiza antes del horario de la comida, o en caso de empresas o instituciones, puede tener lugar también por la mañana. Es adecuado para toda clase de ocasiones como aniversario, inauguraciones, despedidas, llegadas de viajeros o funcionarios, viajes, presentación de personalidades, lanzamientos de productos, apertura y cierre de congresos y convenciones, graduaciones, entrega de premios y diplomas, etc. La forma más simple de coctel es el llamado “coctel en bandeja” que dura dos horas, no sobrepasando las 20 horas. No se pone mesa, se ofrece en bandejas que hacen circular los mozos. Será necesario contar con copas en cantidad suficiente, bandejas, servilletas, baldes de hielo, bebidas y un menú.

Buffet - mesa a la americana Combina el coctel con la comida. Puede iniciar a las 20 o 21 horas, o más temprano. A partir de las 20 se completa con el servicio de buffet, pudiendo finalizar pasadas las 22 horas. Se inicia con un coctel en bandeja en el que se ofrecen bocaditos, canapés, etc. El buffet puede ser frío y frío caliente. Los postres podrán consistir en diferentes tartas y tortas, comportas, ensaladas de frutas, frutas secas, y distintos tipos de mousse. Al finalizar, se servirá el café y bocadillos, así como licores.

Actividad: 4 Realiza un cronograma para organizar las actividades que se llevan a cabo ya sea en el pre evento, evento o post evento, de acuerdo como lo indique el Profesor y preséntale el resultado de tu trabajo.

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Actividad: 4 (continuación)

Actividad: 4 Conceptual Identifica los puntos a organizar en un cronograma de actividades. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Cronograma. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Analiza las actividades a organizar Muestra disposición para el en un cronograma para mayor análisis y la organización en el efectividad en el desarrollo del desarrollo de la actividad evento y describe las tareas a logrando utilizar con efectividad realizar. un cronograma. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Cierre Actividad: 5 Elabora un análisis donde identifiques las similitudes y diferencias entre la organización de un evento social o una reunión de negocios y entrega tu reflexión al profesor.

Actividad: 5

Evaluación Producto: Reflexión.

Puntaje:

Saberes Conceptual Expresa ideas acerca de cuáles son las similitudes y diferencias entre los eventos de negocios y los eventos sociales.

Procedimental Analiza y describe la existencia de las similitudes y diferencias entre los diversos eventos estudiados. C

Autoevaluación

BLOQUE 2

Actitudinal

MC

NC

Argumenta su análisis y muestra disposición para la reflexión y para establecer conclusiones.

Calificación otorgada por el docente

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Cómo vender un evento de negocios y el post-evento.

Competencias profesionales: Atiende grupos y convenciones, y organiza las actividades y la logística solicitadas por los clientes. Comercializa servicios y productos turísticos con procedimientos mercadotécnicos, de acuerdo con las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Unidad de competencia: Analiza la importancia del post evento y la campaña de promoción y venta de un evento de negocios para contribuir al desarrollo económico de la empresa.

Atributos a desarrollar en el bloque: 4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas, matemáticas o gráficas. 4.5. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. 6.1. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad. 6.4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética. 7.1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento. 7.2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos. 7.3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana. 8.2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva. 9.1. Privilegia el diálogo como mecanismo para la solución de conflictos.

Tiempo asignado: 20 horas


Secuencia didáctica 1. Técnicas de marketing aplicadas a los eventos de negocios. Inicio



Actividad: 1 Responde de manera individual los siguientes cuestionamientos. ¿Qué entiendes por marketing? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ Enumera los medios publicitarios que consideres apropiados para promover un evento de negocios: __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ ¿En qué redes sociales consideras que puede promoverse una reunión de negocios, y cuál de ellas consideras más apropiada para ello, y por qué? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________

Actividad: 1 Conceptual Identifica aspectos fundamentales en la promoción de un evento. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Cuestionario. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Examina y reconoce formas de Facilidad para el análisis y para la promoción para eventos de comunicación escrita. negocios. C MC NC Calificación otorgada por el docente

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Desarrollo Plan de marketing. Un plan de promociones, mercadeo o marketing (plan de marketing) es un documento escrito que detalla las acciones necesarias para alcanzar un objetivo específico de mercado. En este caso, para promover un evento de negocios. Tiene como principal objetivo promocionar un evento de negocios como congresos, convenciones, reuniones, seminarios y viajes de incentivos. El mercado del turismo de eventos es de gran importancia, debido a que utiliza muchísimos servicios turísticos en los que el gasto suele ser bastante elevado, por ejemplo: hospedaje, restaurantes, transporte, etc. La clientela La clientela son los consumidores que compran nuestros productos o contratan nuestros servicios. Tendremos éxito mientras más personas de nuestro segmento (reunión de negocios) nos compren, paguen y prefieran nuestros productos o servicios. Recuerda que consumidores son todos aquéllos que tienen la posibilidad de comprar un producto o servicio; pero los clientes son quienes efectivamente lo hacen. Tipos de clientes

Es necesario determinar exactamente quienes son nuestros clientes. Éstos pueden ser de varios tipos y para cada uno es necesario diseñar una estrategia de ventas diferente. Básicamente existen dos tipos de clientes: las personas y las instituciones (incluyen empresas agropecuarias, comerciantes y gobierno).

PERSONAS FÍSICAS

LAS INSTITUCIONES

TIPOS DE CLIENTES

Para cada tipo de cliente la estrategia de ventas será completamente diferente. En el caso de las personas, por ejemplo, la publicidad puede ser masiva; en cambio para las instituciones, es una publicidad personalizada y reflexiva. Es decir, el tratamiento para cada tipo de cliente debe ser diferente.

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Si se pudiera precisar con detalle qué personas y porqué razones estarían interesadas en el producto o servicio, se podría diseñar exactamente una estrategia de venta. Pero son escasos los productos que tienen un solo tipo de cliente. Es recomendable hacer una lista de todas aquellas "clases" de personas e instituciones que pudieran estar interesadas en comprar su producto. Luego priorizar y empezar a atenderlos. Una estrategia de ventas debe tener en cuenta los factores que influyen en la realización de las mismas. Aunque es común creer que es el comprador "o consumidor final" quien toma la decisión de comprar un producto, no siempre es así. Muchas veces son otras personas (o agentes) quienes deciden que producto comprará finalmente el consumidor.

Uno de ellos es el llamado agente "influyente". Por ejemplo, en el caso de las medicinas el médico determina los medicamentos que sus pacientes han de consumir. Igualmente, en lugares de comida rápida se consumen las bebidas que sus administradores han elegido para acompañar tales comidas. También se puede decir que muchos dulces y golosinas no son elegidos por sus consumidores directos, los niños, si no por los agentes influyentes, en este caso generalmente sus padres. Y qué se puede decir de los libros y útiles que usan los niños para su estudio; son sus profesores quienes eligen por ello los útiles escolares. También en el caso de un congreso dirigido a ejecutivos industriales, puede darse el caso que no sean éstos quienes compren el servicio, sino el dueño de la empresa. No tener en cuenta este detalle, puede derrumbar negocios de cuantía importante y aparentemente planificados con bastante anticipación.

ANALIZAR AL CLIENTE

GANARSE AL CLIENTE

ATRAER AL CLIENTE

Un vendedor profesional no se conforma con obtener un nuevo cliente ni con mantener su cartera de clientes. Busca hacer suyo uno nuevo y de calidad superior, y busca mejorar la relación con sus actuales clientes.

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Promoción. La promoción puede ser realizada a través de cuatro formas tradicionales, las cuales son: a) Publicidad: definida como cualquier forma pagada de presentación no personal y promoción de servicios a través de un individuo u organización determinados. b) Venta personal: definida como la presentación personal de los servicios en una conversación con uno o más futuros compradores con el propósito de hacer ventas. c) Relaciones Públicas: son un conjunto de acciones de comunicación que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos. Medios publicitarios Entre los medios o canales que utiliza la publicidad para anunciar eventos de negocios tenemos: Medios Convencionales •

• • •

Anuncios en televisión: Publicidad realizada a través de cadenas de televisión: a través de spots, patrocinios, microespacios temáticos. Es un medio caro y de gran impacto; sólo utilizable para productos o servicios de amplio consumo. Se han introducido nuevas fórmulas como el patrocinio de programas o recomendación de presentadores. Anuncios en radio: Desplazada en relevancia por la televisión, mantiene un público que por necesidades concretas o preferencias subjetivas escuchan el medio fielmente. Anuncios en prensa: Medio muy segmentado por su naturaleza: Ejemplo de publicidad por emplazamiento. emplazamiento. existen revistas de niños, jóvenes, mujeres, profesionales, etc. Se trata de un medio leído por personas que gustan de información, por lo que la publicidad puede ser más extensa y precisa. Glosario: Publicidad por emplazamiento: Es la presentación de marcas y productos de manera discreta en programas de T.V. o series, noticieros y similares; consiste en la inserción de un producto o marca dentro de la narrativa del programa Spot: (mostrado, citado o utilizado por los actores). Período de tiempo Anuncios en exteriores: Marquesinas, transporte público, letreros luminosos. breve en medios de Debe ser muy directa e impactante, «un grito en la calle». comunicación donde Anuncios cerrados: Anuncios desarrollados para exhibirlos en medios se emite un anuncio específicos, tales como videojuegos o películas. publicitario de no Anuncios en punto de venta: Se realiza por medio de visualizadores, muebles más de 60 expositores, carteles o pósters, etc., que se sitúan en el lugar en el que se segundos. realizará la venta. Es un refuerzo muy importante pues es allí donde se decide la compra. Generalmente, se utilizan como complemento de campañas publicitarias.

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Internet Definitivamente los sitios Webs en Internet son un negocio contradictorio. Por un lado, hay inmensas oportunidades y por el otro una intensa competencia. Muchos fracasan, otros malamente sobreviven y muy pocos consiguen éxitos espectaculares. La promoción exitosa de un Sitio Web es una cuestión de esfuerzo continuado, lo que implica duro trabajo buen conocimiento y mucha experiencia; así como herramientas efectivas y muchos contactos en la comunidad online. •

Anuncios pull: pull:

Son los típicos banners que nos encontramos en la mayoría de webs. Se caracterizan por la sobriedad, aunque sus creadores intentan incrementar su grado de vistosidad, ya que deben de llamar la atención del usuario, y además, explicar mediante un eslogan su propósito. •

Glosario: Banners: Anuncio gráfico, generalmente publicitario, que suele ser rectangular y animado y que se hallan en las páginas webs.

Web:

Otra forma de publicidad es la de remitir a los usuarios de Internet a que naveguen por una página perteneciente a una firma comercial. Lo que se intenta es ofrecer una serie de entretenimientos, suficientemente atractivos como para que los internautas entren en la web, y mostrar información sobre sus productos. De esta forma, se pretende atraer a los usuarios con aplicaciones superfluas, llámense salvapantallas o concursos, y conseguir presentar productos a posibles clientes. Más adelante se estudiaran específicamente. •

Anuncios push:

Este tipo de propaganda llega al usuario mediante una suscripción que éste ha realizado de forma gratuita, con alguno de los programas que lo permiten. Un usuario se suscribe indicando sus puntos de interés, de los disponibles dentro del servicio. Al recibir la información deseada se insertan un conjunto de anuncios, según han acordado el anunciante y la empresa distribuidora tipo push. Los intereses de las empresas anunciantes se centran en el número y en el tipo de personas que ven el anuncio. Por eso el objetivo de las empresas es poder segmentar el público, tema más fácil de tratar en la Red que en otros medios muy populares (en el sentido de generales), como en el caso de la televisión. •

Los correos electrónicos (e(e-mail) mail):

Internet está predestinado a ser el medio de comunicación más popular en todo el mundo, y como tal también adquirirá en el sector publicitario un peso específico importantísimo, lo cual incidirá notablemente en la mejora de la Red y de sus webs.

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Actividad: 2 Elabora una tabla donde analices diferentes consumidores de diversos productos y quien puede ser el agente influyente.

Producto

Actividad: 2 Conceptual Descubre y analiza la forma en que actúa un agente influyente en la decisión del consumidor. Autoevaluación

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Consumidor

Agente influyente

Evaluación Producto: Tabla descriptiva. Saberes Procedimental .Compara y describe diferentes productos, así como sus consumidores y agente influyente. C

MC

NC

Puntaje: Actitudinal Muestra disposición para el análisis y para establecer conclusiones.

Calificación otorgada por el docente

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Promover eventos a través de las redes sociales. Las Redes Sociales son el principal canal que se utiliza en la actualidad para promocionar cualquier tipo de evento. Desde un congreso de cirujanos en un hotel, hasta la fiesta de la espuma en la discoteca de un pequeño pueblo. Son inmediatas, accesibles y tienen una gran capacidad de segmentación, por eso vamos a explicar algunos útiles consejos relacionados con social media para que el evento que se organice sea un auténtico éxito. En primer lugar, si se trata de un evento de cierta magnitud, que se repite periódicamente, lo aconsejable es poner en marcha un Web site (colección de páginas web relacionadas). Si no es posible ni conveniente hacerlo, o si el evento no da para tanto, lo mejor es hacer un Grupo de Facebook o una Fan page. Lo mejor de cualquiera de las opciones es que tendremos toda la información en un sólo sitio y, lo más importante, el evento será accesible a través de los motores de búsqueda. Recomendable también es la opción de crear un evento de Facebook que ayudará a generar boca a boca, y a que el evento sea difundido entre tus amigos. Podemos poner un ejemplo para entender mejor la compatibilidad entre Fan page, Grupo y evento dentro del propio Facebook. Si gestionamos la reunión nocturna de una discoteca debemos crear un Fan Page o un Grupo con el nombre de esta (El Grupo nos permite además, mandar mensajes personales a los miembros). Por otro lado, debemos crear un evento con cada fecha concreta, incluyendo sus invitados y características especiales. A continuación se ilustra más claramente este ejemplo:

FACEBOOK

Glosario: Social media: La mayoría de las veces el término es usado para referirse a actividades que integran la tecnología, las telecomunicaciones móviles y la interacción social, en forma de conversaciones, fotografías, imágenes, vídeos y pistas de audio.

FANPAGE O GRUPO REUNIÓN NOCTURNA EN UN TEATRO

EVENTO LO QUE SUCEDERÁ EN UNA FECHA CONCRETA

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¿Sabías que… Dos de las mejores formas para promocionarse en facebook, aparte de los perfiles personales, son los grupos y las fanpages, las cuales funcionan con un concepto similar?

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Sitios Web recomendados:

http://www.infored.com.mx/a/fan-page-de-facebook-y-suutilidad.html

Otra de las herramientas más interesantes en Social Media para la promoción de eventos, es Twitter.. Primer paso, crear un hashtag con el nombre del evento para que la gente pueda monitorizarlo y agrupar el hilo de tweets que se refieran a él. Si consigues un grupo de seguidores relevantes, es muy posible que éstos hagan retweet sobre tus mensajes y te ayuden a promocionarlo. Hay una tendencia a usar palabras precedidas de una # para hablar de determinados temas. Es lo que se conoce como “hashtags”” y tienen el objetivo de agrupar tweets que hablen de un mismo tema y facilitar la búsqueda de información. Por ejemplo si haces un comentario sobre Convención de Médicos Cirujanos puedes añadir #Convención de Médicos Cirujanos para que tu tweet se identifique mejor. Algunas herramientas de Twitter te permiten tomar una foto y subirla directamente. De esta manera, cualquiera que te siga verá tu tweet y el enlace que lo llevará a la foto. Toma fotos durante el evento y súbelas en tiempo real, es la mejor manera de mostrarles a quienes no fueron de lo que se están perdiendo. Debemos dejar claro que la red es una herramienta más a utilizar dentro del plan de marketing y no la estrategia en sí. La mejor forma de utilizar las redes sociales e Internet, variará en cada evento dependiendo de los objetivos que queramos obtener. Cuando compartimos información sobre un evento determinado en nuestra red de contactos, grupos, etc. es dirigido con mucho más peso que con cualquier medio de comunicación tradicional. Es un medio perfecto para generar “ruido”, hacer que la gente hable de nuestro evento; pero puede, al mismo tiempo generar obstáculos. Estudiaremos en forma más específica las redes sociales como estrategia de marketing en la promoción de eventos.

Twitter Es una red social que permite mandar mensajes de texto de bajo tamaño con un máximo de 140 caracteres, llamados tweets, que se muestran en la página principal del usuario. Los usuarios pueden suscribirse a los tweets de otros usuarios – a esto se le llama "seguir" y a los suscriptores se les llaman "seguidores" o tweeps. Para empezar, hay que tener en cuenta que algunas tácticas de Twitter no sirven para ciertos acontecimientos. Además, no es lo mismo tener una cuenta con anterioridad que partir de cero.

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Una táctica muy buena que no requiere usar tu cuenta personal es crear una con el nombre de tu evento o de tu empresa. Y es que una de las características más interesantes de Twitter es que es bastante tolerante con las compañías y marcas que quieren tener su propia voz en esta red social. Es muy frecuente el caso de los medios de comunicación que informan de sus últimas novedades en la web, consiguiendo así más visitas. Por ejemplo la revista Muy Interesante. Otro tipo de negocios que se benefician mucho de esta plataforma son los lugares que organizan sesiones de música o conciertos. Se debe ser imaginativo y buscar frases atractivas que llamen la atención de tus posibles clientes.. Asegúrate también de que la información que das sea de valor, ya que a nadie le gusta la estrategia del “yo, yo, yo…”. En realidad, no es el “quién” lo que importa, sino el “qué”, el contenido del mensaje, la oferta que estás realizando.

Para ello, el primer paso es ganar la atención de tus clientes potenciales siguiéndoles tú a ellos primero. Cada vez que sigas a alguien, envíale un correo privado saludando y dando a conocer tu negocio, o el próximo evento que organices. A partir de aquí, puedes aumentar fácilmente la visibilidad de tu evento entre tus contactos, posteando (enviando, publicando) continuamente actualizaciones con datos de interés sobre la localización, artistas invitados, curiosidades, etc. y enlazándote con otros temas de Twitter que estén relacionados con tu evento o reunión.

Una herramienta muy útil para esto es Twitter Search o también Tweetscan, que son aplicaciones que te ayudan a encontrar a otras personas que están hablando de temas relacionados con tu espectáculo. Si por ejemplo, anuncias una convención de artes plásticas, encontrarás usuarios que hablen de este tema o evento. Por otra parte, debes solicitar a tus contactos sí podrían re-twittear tu evento o publicar su confirmación de asistencia. Y es que un componente esencial de las redes sociales es contar con el “boca a boca” virtual de tus contactos. Si varios de tus amigos dedican uno o dos días –los previos a tu evento- a dar el “sí quiero” a tu fiesta o concierto o reunión a través de sus cuentas, crearán una sensación de urgencia sobre el mismo muy efectiva, que llevará a muchos a quedarse con el tema en la cabeza.

¿Sabías que… Seguir a alguien en Twitter significa recibir las actualizaciones que realice aquel usuario directamente en la propia cuenta. Al ser seguidor de un usuario éste puede enviar mensajes privados que no podrán ser vistos por otros. Para convertirse en seguidor de alguien se debe presionar sobre el enlace “Seguir” que aparece debajo de la imagen del perfil.

Para terminar, puedes valerte de las numerosas herramientas que pone a nuestra disposición Internet. En este caso puede venir muy bien la llamada TweetMyEvents. Su uso es muy sencillo, solo hay que registrarse en la web con la cuenta usuario de Twitter, añadir tu evento y, compartirlo. Si te resulta difícil, puedes consultar de The Social Social Media Guide, donde te explican paso a paso (en inglés) cómo usarlo. Twitter puede ser el arma secreta para hacer tu acontecimiento más exitoso. Es decir, cuando tu evento haya terminado, la gente hablará del mismo, y si los comentarios son positivos, eso puede suponerte una auténtica bomba de popularidad. No olvides mantener el tema abierto posteando novedades sobre el siguiente; pide opiniones,

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sugerencias para el próximo y comparte tus propias ideas así construirás un grupo de incondicionales que estarán siempre esperando novedades en tus tweets. Un ‘tuiteador profesional’ es la persona a la que se le paga por twittear. Las características principales de este profesional no son muy diferentes a las de los redactores de la era pre-Internet: brevedad, impacto, rapidez, y sobre todo habilidad para escribir frases atractivas y motivadoras. Esta persona puede trabajar ‘en vivo y en directo’ desde un evento o conferencia para amplificar la difusión de éstos, escuchando a los ponentes y de forma simultánea extraer el mejor contenido, redactarlo de forma atractiva (en menos de 140 caracteres desde luego) y difundiéndolo a medida que el evento se desarrolla para lograr conectar con otros tuiteadores interesados en el tema. Adicionalmente, este profesional puede trabajar creando tweets a nombre de terceros: llámense marcas, cuentas corporativas, organizaciones no gubernamentales o celebridades. Cualquiera puede mandar tweets, pero pocos pueden crearlos de forma realmente efectiva y precisa, siguiendo las reglas de imagen de la marca para asegurar consistencia en los mensajes e incluso, cumpliendo con requerimientos legales.

Actividad: 3

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Actividad: 3 (continuación)

Actividad: 3 Conceptual Define la forma en que se promueve un evento en twitter.

Autoevaluación

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Evaluación Producto: Lista descriptiva. Saberes Procedimental

Puntaje: Actitudinal

.Analiza e identifica los pasos y estrategias a seguir para promover un evento por twitter. C

MC

NC

Muestra creatividad y disposición para analizar y diseñar estrategias de promoción.

Calificación otorgada por el docente

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Facebook Facebook es un sitio web formado por muchas redes sociales relacionadas con una escuela, universidad, trabajo, región, etc. La gente lo utiliza para mantenerse al día con sus amigos o compañeros compartiendo fotos, enlaces, vídeos, etc. Cualquier persona puede hacerse miembro, lo único que necesitas es una dirección de correo electrónico. La aplicación de Eventos en Facebook es una de las herramientas más poderosas de esa plataforma. Hay muchas personas que no están usando todo el potencial de esta aplicación o la están usando de una forma que no necesariamente genera la mejor impresión hacia ellos. Hay varias características a considerar, y muchas veces no está claro que debemos hacer. Proceso de diez pasos para promover un evento en facebook: 1. 2. 3.

Primero escoge a los amigos correctos. correctos Asegúrate que las personas que agregas a tu red de amigos en Facebook coinciden con el criterio de cliente ideal, afiliado ideal, aliado estratégico ideal. Tiempo prudente entre cada evento. evento Se sugiere máximo un evento por semana, tal vez cada 15 días o inclusive, una vez por mes (así no abusas de esta herramienta). Escoge un título atractivo. atractivo Es uno de los componentes claves, porque es prácticamente lo único que ven las personas cuando los invitas, y tu evento se puede perder entre tanta notificación.

Puedes incluir también nombres en el título si quieres promover tu marca personal. Ejemplo: “Dale un Giro a Tu Negocio con las Redes Sociales, por Andrea Michelle y Erika Ximena”. b. El título de tu evento es como el encabezado de tu página de ventas o el título de una publicación de tu blog, tiene que tentar al lector a hacer clic.

a.

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4. Sube una foto atractiva y relevante. relevante Atractiva no significa bonita. Eso sólo quiere decir que capture la atención, que sea amigable y cálida. Normalmente el rostro de una persona es mejor que logos/imágenes/gráficos. Además, debes incluir una foto porque si no tu Evento tendrá ese desagradable signo de interrogación, y ¿quién podría querer asistir a algo así? 5. Agrega contenido a la página del evento. evento Esto también es clave, de otra forma la página de tu evento lucirá aburrida, sin vida, como una tienda que aún no está abierta. Entonces, antes de invitar a las personas, primero sube algunas fotos, un video si tienes, publica un enlace o dos y escribe en el muro de tu evento. (recuerda que cuando las personas participen, aparecerá en la actividad reciente de su propio muro). 6.

Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones. excepciones Para eventos virtuales, por ejemplo tele seminarios, no hay problema porque todos pueden asistir, recuerda no hacer más de uno o dos por mes. Para eventos locales, obviamente tendrás que ser selectivo. Las excepciones pueden ser familiares cercanos o tal vez alguien que te haya pedido no ser invitado.

7.

Incluye un mensaje personal en la invitación. invitación Esto es tan importante como en las solicitudes de amigos. Muchas personas tienen activadas las notificaciones de Facebook vía email, y recibirán uno con el título de tu evento, fecha, hora y tu mensaje personal; se recomienda incluir la zona horaria en ese mensaje.

8.

Crea una URL corta y fácil de recordar. Enlaza a la página de tu evento o a la página de registro. En Twitter obviamente envía tweets acerca de tu evento con la URL acortada. Incluye el enlace periódicamente en tus actualizaciones de estado en Facebook. Crea una página web e incluye botones-enlaces para compartir en Facebook y Twitter.

9.

Envía mensajes a los invitados… con cautela. cautela Ten cuidado aquí; muchas veces los Grupos y Eventos son simplemente SPAM. Obviamente puedes recordarle a las personas que se tienen que registrar. Muchas veces confirman su asistencia en Facebook y no se dan cuenta que tienen que ir a la página web del evento para registrarse. Eso hazlo con un mensaje corto y claro.

10. Continúa generando “Momentum”. Comenta periódicamente en el Muro de tu Evento. Cuando las personas confirmen su asistencia y comenten en el Muro, ve y comenta en el Muro de ellos para agradecerles personalmente. Comenta en cada foto, video o enlace que se agregue. Cada una de esas actividades aparece en la actividad reciente de tu propio muro, y en las noticias de tus amigos.

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Glosario: Muro: Es un espacio en el perfil de usuario que permite que los amigos escriban mensajes para que éste los vea.

Glosario: Email: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes).

Glosario: URL: El URL es la cadena de caracteres con la cual se asigna una dirección única a cada uno de los recursos de información disponibles en la Internet. Por ejemplo: http://es.Wikipedia.org/

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Redes profesionales Una red es un tipo de servicio de red social que se enfoca en la interacción y relacionamiento de naturaleza comercial y profesional, en lugar de las relaciones personales. Ejemplos destacados son LinkendIn, Viadeo, Xing y Johume. VIADEO es una red profesional con más de 35 millones de usuarios en todo el mundo (datos de 2010), y una membresía que ha venido creciendo a razón de más de un millón por mes desde 2009. Los usuarios incluyen propietarios de negocios, empresarios y gerentes de una gran variedad de empresas. El sitio está disponible en inglés, francés, alemán, italiano, portugués y español.

XING es una red social de ámbito profesional. Su principal utilidad es la de gestionar contactos y establecer nuevas conexiones entre profesionales de cualquier sector. Otra de sus funciones principales es la opción de visualizar la red de contactos; por ejemplo, un usuario puede ver cuántos intermediarios están conectados con otros. Ofrece numerosas opciones para contactar, buscar personas por nombre, ciudad, sector, empresa, áreas de interés, etc., e incluye grupos temáticos y foros para plantear cuestiones e intercambiar información u opiniones sobre temas específicos. También cuenta con ofertas de empleo, páginas de empresa y una sección para ver y publicar eventos. JOHUME es una red profesional diseñada para ofrecer a los usuarios una separación entre el trabajo y la interacción social en línea. Los usuarios pueden crear redes en torno a universidades, industrias o títulos de trabajo (por ejemplo software de red de ingeniero) para compartir información sobre lo que podría o no estar trabajando en una industria y para obtener sugerencias sobre cómo las cosas podrían mejorar. Cuanto mayor sea la calificación general, más atractivo un usuario aparece para los empresarios y miembros de la red. En México la red profesional más exitosa en promoción de eventos es: LinkedIn LinkedIn es un sitio web orientado a negocios, fue fundado en diciembre de 2002 y lanzado en mayo de 2003 (comparable a un servicio de red social), principalmente para red profesional.

Glosario: Ranking: Posición que alcanza una página web en la página de resultados de un buscador.

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Las redes profesionales como Linkedin te permiten llegar a un público muy bien segmentado, con menor coste en esfuerzo/dinero que las generalistas como Facebook o Twitter. Esta red cuenta con 65 millones de usuarios en el mundo (15 millones en Europa) y su potencial es demasiado interesante como para ignorarlo, especialmente por parte de las empresas que se dirigen a otras. Hay que partir de una premisa: los usuarios entran a Linkedin para compartir información, debatir, y hacer contactos profesionales. Si no aceptas las reglas del juego, rápidamente te etiquetarán como un Spammer y no podrás sacarle a la red todo el partido que le puedes sacar.

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Alternativas: 1. Crear una red de contactos interesante. Es decir, rodearte de aquéllos que te interesan, pero fomentando relaciones personales y de confianza. 2. Crear grupos. En Linkedin funciona muy bien el Networking (red de contactos). Si te consideras un experto en tu campo de trabajo (en este caso organizador de eventos) es recomendable que abras un grupo en torno a él; al hacerlo, ya estas segmentando a tu clientela. El primer objetivo es alcanzar un buen número de usuarios a través de tus propios contactos y los de tu círculo de trabajo (sino, siempre te quedará usar el buscador y realizar invitaciones personales). El siguiente paso es el de generar contenido de calidad y fomentar las relaciones entre la micro-comunidad en la que se debe convertir tu grupo. 3. Participar en debates y grupos externos. Siempre vinculados a nuestra empresa, sector o actividad. Ganarse la confianza de otros debatiendo con ellos de forma desinteresada, puede genera, interesantes contactos de negocios. Las personas, aunque representen a empresas o instituciones, casi siempre terminan por recurrir a las personas que conocen cuando tienen que contratar a alguien, o adquirir algún producto. 4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). A través de contactos personales. Este paso se da cuando te hayas posicionado como un experto en la materia y te hayas ganado la confianza de tu contacto.

Glosario: Googlear:

5. Estrategias de SEO. SEO Las páginas de Linkedin tienen un excelente ranking en Google. Si tu perfil es público, no tienes más que googlear tu nombre y verás como aparece entre las 3 o 4 primeras posiciones. No funcionará exactamente igual con los grupos de debate, pero si creas un grupo que incluya palabras clave en su nombre y alcanzas cierta tracción, traducida en número de usuarios e interacciones, Google empezará a darte visibilidad.

Utilizar el buscador de internet Google ®, para localizar información sobre un determinado tema.

Newsletter Para empezar, ¿qué es una “newsletter”?. La palabra es de origen inglés, y alude a una pequeña publicación periódica especializada en algún tema en particular cuya aparición suele tener varias frecuencias, desde semanal a semestral. Las empresas las usan hoy con diversos propósitos: • • •

Para mejorar la información interna de todos sus empleados. Para vender ideas y causas. Para informar a socios y probables clientes.

Para recibir uno de estos boletines de noticias, hay que haber realizado previamente una suscripción desde la página web de la empresa o asociación que quieres que te informe de sus actividades. Una vez hecho, se reciben puntualmente en tu bandeja de entrada todos los boletines que dicha empresa publique con sus últimas novedades.

Glosario: Spammer: Persona o grupo dedicados a la distribución de correo electrónico no deseado. Dicha actividad suele resultar sumamente lucrativa.

Si por el contrario, tú eres el que quiere poner en marcha una newsletter para informar de tus eventos, debes tener en cuenta que el truco está, básicamente, en hacerte de una larga lista de suscriptores, y esto se consigue captando “amiguitos” gracias a redes como Facebook. Lo que te va a dar esta herramienta no es llegar a más gente, sino tener bien informada a esa que ya te conoce y ha decidido seguirte.

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CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Para que el mensaje que les hagas llegar sea eficaz, se deben seguir estos consejos: 1. No se envía la newsletter a personas sin que previamente hayan aceptado recibirla. 2. Ser creativo con el título de tu newsletter. Hay formas de llamar la atención con juegos de palabras: por ejemplo: “10 tips para aumentar su productividad”, “cupón de descuento de 100 pesos”, “Juego concurso gratuito”, etc. 3. No llenarse de publicidad, o espantará a los suscriptores. En formato de texto, la newsletter se asemeja a un email clásico. En formato html, las newsletter atraen más la mirada, contienen imágenes, enlaces, texto con formato (color, negrita, cursiva, etc.). 4. Escribe en tercera persona, es mucho más profesional, pero utiliza un tono informal, cercano y familiar. 5. Impacta con la primera impresión. Nadie compraría un periódico que fuera sólo textos planos sin fotos y sin titulares. Encabeza la newsletter con tu mejor noticia, no temas utilizar fotos y titulares. Eso sí, no abuses de los colores, llaman la atención pero cansan más a la hora de leer. 6. Si los tienes, deja que tus colaboradores participen en la redacción, ya que dará un toque más fresco a los contenidos al no estar enteramente redactados por la misma persona. 7.

Fíjate en otras compañías de tu ramo para tomar ideas.

Con estos sencillos consejos la newsletter quedará mucho más vistosa y los suscriptores disfrutarán con su lectura. Es muy fácil, cuesta poco tiempo y se trata de la forma más eficaz para que tus seguidores sepan que son importantes para ti y tu negocio.

Sitios Web recomendados:

http://es.kioskea.net/faq/2186-crear-una-newsletter#el-objetodel-mensaje-corto-y-vendedor

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Ejemplo de newsletter:

Nº 1 SeptiembreSeptiembre-Octubre 2006 Andrea Cordova

CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE DERECHOS HUMANOS Y LA DESCAPACIDAD

LOS

Convocan a la comunidad internacional al PRIMER CONGRESO INTERNACIONAL sobre DISCAPACIDAD Y DERECHOS HUMANOS, con el objeto de analizar la CAPACIDAD JURÍDICA y observar las perspectivas del impacto de la Convención Internacional sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad.

Este mensaje ha sido enviado a [email contacto]. Usted ha recibido este mail desde NOMBRE EMPRESA porque ha expresado su interés y porque ha dado permiso para realizar esta comunicación vía email. Si usted prefiere no recibir emails en un futuro, simplemente haga click aquí para borrarse de la lista de envío.

Fuente: http://www.ehttp://www.e-nvia.com/ejemplos.php

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CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Fuente: metostep

Fuente: melhersfilms

Estrategias de marketing para eventos de último minuto. Dejando aparte la tradicional promoción a través de Facebook y Twitter y otras redes sociales, a continuación se examinarán una serie de consejos para organizadores rezagados. 1. Si tienes Facebook o Twitter personal, cambia tu foto de perfil por una del cartel del evento en cuestión. Te podrás imaginar que aparecerá de golpe en todos los sitios donde hayas intervenido. 2. No te limites a enfocar la promoción de tu evento en sitios webs de terceros (redes sociales por ejemplo). Aprovecha tu propio espacio y pon un banner bien grande en la cabecera de tu página web, blog, etc. También puedes incluir una noticia a toda página. 3. Busca patrocinadores que te ayuden a difundir tu evento. Convénceles de que ellos también salen beneficiados con la promoción del evento –no costará mucho- y anímales a que lo difundan en sus redes sociales. 4. Hay páginas web específicas que anuncian solamente eventos de última hora. Mándales el tuyo.

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5. Da premios por retwittear el evento, como por ejemplo un “Retwittea para ganar una entrada”, es decir, un sencillo concurso para que quien más veces lo retwittee gane una entrada, un lote de premios… cualquier cosa que sirva de aliciente. 6. Si tienes algún invitado especial en tu fiesta/concierto/lo que sea, pídele que te ayude a realizar un video para colgar en youtube. Nada complicado, simplemente unas palabras animando a la gente a acudir en masa. 7. Prueba con un nuevo eslogan. Si has estado usando la misma frase para vender tu evento, intenta darle una vuelta, anunciarlo con otras palabras, para que no parezca lo mismo de siempre y así los internautas se fijen más. 8. Si no has contratado ninguna empresa para vender tickets, imprimir carteles, etc., ve a lo práctico y rápido. Las impresiones te costarán tiempo y dinero, así que limítate a la promoción en la red. En cuanto a lo segundo, cuenta con empresas con fuerte presencia en la red. No tendrás que encargar los talonarios de entradas porque los propios invitados podrán comprarlas e imprimirlas en casa, así que es tiempo y dinero que te ahorras.

Y sobre todo, que no cunda el pánico. La mayoría de eventos registran la mayor venta de entradas los días o incluso las horas antes de su comienzo. No obstante, si ves que se acerca la hora X y no hay movimiento, pon en práctica alguno de nuestros consejos y seguro que el resultado final es positivo.

Actividad: 4 Intégrate en equipo de cinco elementos y elaboren un newsletter del evento que les indique el asesor. Preséntalo ante el asesor.

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Actividad: 4 (continuación)

Actividad: 4 Conceptual Reconoce las características valiosas del newsletter en la promoción de un evento. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Diseño de newsletter. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Examina y diseña la forma de Muestra creatividad, disposición utilizar al newsletter como para colaborar en equipo y instrumento de promoción para el respeto a sus compañeros. evento a realizar. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Cierre Actividad: 5 Elabora un cuadro sinóptico donde describas las diferentes estrategias que te brinda la red para promover tu evento.

Actividad: 5 Conceptual Conoce las características más importantes que tiene la red para promocionar un evento o reunión de negocios. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Cuadro sinóptico. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal .identifica las estrategias más importantes que brinda la red en Disposición para la reflexión y materia de promoción de un para establecer conclusiones. evento. C MC NC Calificación otorgada por el docente

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Secuencia didáctica 2. Post-evento. Inicio Actividad: 1 Realiza un cartel donde muestres las etapas de un evento, ya sea en una cartulina o papel bond. Presenta un breve texto de tu trabajo al asesor.

Actividad: 1 Conceptual Examina los aspectos más importantes en las etapas de un evento. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Cartel. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Comprende y conoce las etapas en Muestra creatividad y disposición el desarrollo de un evento de para la expresión artística negocios. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Desarrollo Fase post-evento. En esta fase encontramos diversas actividades. A continuación las enlistaremos y estudiaremos detenidamente las más relevantes. • • • •

Analizar los resultados de la exposición (evaluación del evento). Hacer seguimiento de sus clientes actuales y potenciales a través de email, correo directo y visitas personales (agradecimientos). Cumplimiento de compromisos. Realizar informe final sobre la exposición con recomendaciones para futuros eventos.

La evaluación del evento. A través de la evaluación, el equipo puede reconocer sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser más y más exitosos cada año. A continuación enumeraremos una serie de puntos a considerar en el proceso de evaluación: 1.

¿El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué sí y por qué no?

2.

¿Qué puntos no fueron incluidos en la lista de verificación?

3.

Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena o no?

4.

Pedir a los participantes información acerca del resultado del evento. Averiguar la opinión de los participantes acerca del evento a través de una conversación o de una encuesta.

Como reza la vieja máxima del marketing, sólo si puedes medir algo, podrás mejorarlo. En efecto, una de las herramientas más poderosas del marketing consiste en el análisis de datos para evaluar el éxito de una campaña. Si se busca medir la eficacia y satisfacción de un evento, se deben realizar encuestas tras su finalización. Se les debe pedir a los asistentes su opinión sobre los aspectos más relevantes del evento:

• •

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La calidad de los ponentes y de sus conferencias: conferencias nivel de conocimientos sobre el tema, interés del mismo, capacidad comunicativa, respeto del tiempo, trato con el público, etc. La adecuación de las salas: salas su tamaño, comodidad de los asientos, espacio disponible, temperatura, iluminación, posición y tamaño de la pantalla, forma del escenario, calidad de los equipos de proyección y audio, etc. Facilidades para los asistentes: asistentes enchufes, WiFi, ordenadores con conexión a Internet, bebidas, refrigerios, aparcamiento, atención de la organización, excursiones, alojamiento, etc. Cuestiones organizativas organizativas: izativas publicidad del evento en diversos medios, facilidad de registro, información al asistente durante todo el proceso incluido el día del evento, cumplimiento de horarios, resolución de incidentes y fallos, etc.

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Todo pequeño detalle contribuye al éxito o fracaso de un evento, no sólo la calidad de los ponentes y de sus presentaciones. Todos los elementos deben funcionar en sinfonía o el evento estará condenado a la mediocridad. Y los eventos mediocres no inspiran, no se recuerdan, no se repiten.

Encuestas post eventos. ¿Cómo ha ido el evento? ¿Qué podríamos hacer mejor la próxima vez? ¿Qué impacto podemos esperar entre los asistentes? Las encuestas se han impuesto como un rito obligado en el proceso de organización Encuestas eventos consejos ideas ideas •

Utiliza campos campos cerrados. Es más fácil poner campos abiertos, por ejemplo: ¿qué te ha parecido tal componente del evento?”; que cerrados, por ejemplo: “valora de 1 a 10”, pero en general, no analizarás los campos abiertos. Sólo los campos cerrados pueden traducirse en medias, cifras, datos tangibles. Deja algunos campos abiertos por que es importante que la gente se pueda expresar, aportar ideas, comentarios. Pero al final ganan los datos cerrados, que tienen que ser la base de la encuesta. • Encuesta Encuesta anónima anónima. nónima En cuanto pides a la gente que ponga su nombre, piensan “¿qué me pasará si pongo comentarios críticos?” y por tanto no tienes respuestas fiables. Haz encuestas anónimas, y la gente será más honesta. • Cuándo realizar la encuesta. encuesta. No hay solución perfecta. Si lo haces in-situ después de dar caviar a tus invitados, te pondrán un 10 a todo. Si esperas, pierdes respuestas porque la gente ya se ha metido en otros temas. Lo recomendable es hacerla una semana después del evento para poder tener respuestas más honestas y sobre todo, después de haber digerido los contenidos.

Fuerza Fuerza a la gente a tomar partido. Evita poner un número impar de respuestas: un número par fuerza a la gente a valorar las cosas de forma positiva o negativa, más que neutra.

Que el cuestionario sea corto. corto. Si haces cuestionarios largos, la gente contestará sin pensar (o no contestará). Piénsalo bien: Es muy probable que con cinco preguntas tengas la información esencial. Haz un filtro para cada pregunta preguntándote: “¿Qué me aportará, qué haré con la información así conseguida?”. Puede ser que suprimas preguntas inútiles.

Sí a la encuesta para el futuro. futuro. Lo importante en un evento es lo que la gente hará luego: que reciban a tu comercial, que pongan en práctica los conocimientos, etc. Mide esto, con preguntas sobre lo que la gente piensa / aceptaría hacer después del evento. “¿Estás interesado en asistir a un nuevo evento?” es un ejemplo de pregunta más útil que “¿El café te gustó?

¡Viva la web! Hacer la encuesta por un sistema online da más imagen de profesionalidad, y facilita el tratamiento de datos. Si utilizas software de registro online, en general permite realizar encuestas directamente desde allí, utilizando la lista de inscritos. Como sistemas de registro específicos, puedes utilizar por ejemplo: surveymonkey, constantconta.com, encuestafacil.com, portaldeencuestas.com

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Actividad: 2 Elabora una encuesta para evaluar el evento que indique el asesor, puedes apoyarte en los sitios indicados anteriormente.

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CĂ“MO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Actividad: 2 (continuación)

Actividad: 2 Conceptual Descubre los aspectos que se deben cubrir al realizar una encuesta para que esta sea efectiva. Autoevaluación

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Evaluación Producto: Elaboración de encuesta. Saberes Procedimental Comprende y conoce las preguntas que debe realizar para que una encuesta sea exitosa. C

MC

NC

Puntaje: Actitudinal Muestra disposición en la comunicación escrita. Disposición para establecer estrategias.

Calificación otorgada por el docente

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Agradecimientos Una reunión de negocios no implica únicamente una buena organización o planificación, también incluye otros detalles finales, como la carta de agradecimiento a todos los participantes por sus aportes. Una comunicación bien redactada puede ser el mejor final de una reunión de negocios. Esta comunicación escrita consiste en agradecer a los participantes por su contribución en el éxito de la reunión. La carta de agradecimiento a los participantes a una reunión de negocios es una carta de tipo comercial. Debe ser redactada en un estilo formal, teniendo sumo cuidado con la ortografía, e impresa en una hoja membretada con el logo de la empresa o institución que organizó la reunión de negocios. Esta carta, además de ser un signo de cortesía, establece un clima de seguimiento o de puertas abiertas con la persona con la que tuvimos un contacto positivo, ya sea la presentación a un expositor, asistencia de la prensa, patrocinador u otra persona, el reconocimiento por la concesión de una entrevista, o cualquier otro motivo. Como toda carta comercial llevará en la parte superior el nombre y cargo del destinatario, así como el saludo formal. El cuerpo principal de la carta debe contener el agradecimiento y las razones que conllevan a realizarlo. Se agradece al asistente, patrocinador, expositor o cualquier otro, el tiempo que le dedicó al evento, se debe reitera el entusiasmo e interés por su asistencia y colaboración. La parte final de la carta incluirá la intención de invitarlo a futuro a otras reuniones de negocios. Se debe subrayar el interés por su asistencia a próximos eventos. En la parte inferior se colocará la frase de despedida formal, el nombre y cargo de quien suscribe dicha carta. Si se percibió interés de parte del asistente, patrocinador, etc., agradecimiento servirá para reforzar esta buena impresión.

la carta de

Sitios Web recomendados:

http://www.modelo-carta.com/

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CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Ejemplo de una carta de agradecimiento: MEMBRETE DE LA EMPRESA Ciudad, día, mes, año Ing. Aparicio Aparicio Gerente General Calzado Beta S.A. Ciudad Estimado Ingeniero: Es grato saludarlo nuevamente, para agradecerle su participación en la reunión de negocios “El Futuro del Mercado del Calzado en América Latina” donde participaron todos los asociados a la Cámara de Comercio Latinoamericana del Calzado y además, para felicitarlo por su excelente ponencia en dicho evento, que ayudó muchísimo a los participantes. Esperamos contar con usted y su vasto conocimiento en el tema para eventos futuros, lo cual redundará en beneficio de nuestros asociados. Atentamente Gustavo Sánchez Alarcón Gerente General Cámara de Comercio del Calzado. Cumplimientos de compromisos

Pago a los proveedores Definición de Proveedor: Es la persona que surte a otras empresas con existencias necesarias para el desarrollo de la actividad. Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente, o directamente si se compran para su venta. Por ejemplo, una empresa organizadora de eventos necesita de sillas, es decir, necesita un proveedor de sillas para poder desarrollar su actividad. Formas de pago a proveedores: proveedores: Se puede pagar al contado a los proveedores en el momento de la entrega del bien, aunque es común que el pago se aplace a 30, 60 o 90 días. Con este aplazamiento, la empresa compradora de existencias busca obtener un tiempo para poder conseguir más liquidez (solvencia) realizando su negocio, antes de tener que pagar a su proveedor.

Pago al personal Por otra parte, también debe realizarse el pago al personal utilizado siguiendo los lineamientos de la ley.

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Definiciones y clasificación de salarios •

• • •

Sueldo:: Remuneración al trabajo que se da por mes o quincena. Este tipo de retribución es para trabajos administrativos, profesionales y directivos. Jornal: Retribución que se da por un día de trabajo. Honorario: Retribución que se da a la persona por la prestación de servicios profesionales.. Salario mínimo:: Lo fija el Gobierno, por acuerdo con representantes sindicales y empresariales, y teniendo en cuenta la coyuntura económica y la previsión para el año.

El salario deberá pagarse puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenido o conforme a los usos y costumbres, sin que el periodo de tiempo a que se refiere el abono exceda de un mes, teniendo el trabajador derecho a percibir, sin que llegue el día de pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado. En el trabajo a comisión, el derecho al salario nace en el momento de realizarse y pagarse el negocio que el trabajador ha conseguido.

Actividades turísticas pre/post evento. La organización de un evento de negocios, además de requerir el traslado, alojamiento y acreditación de sus participantes, funciona como el marco ideal para ofrecer a sus clientes paquetes turísticos.. El organizador de reuniones ofrece propuestas turísticas diseñadas a la medida, a los asistentes a una reunión de negocios. Cuando se organizan diferentes eventos y convenciones en una ciudad, muchas veces se comete el error de no incluir en la programación de las actividades recorridos turísticos en la ciudad o destino turístico a visitar. Si bien muchos organizadores consideran que las actividades turísticas deben programarse de forma particular, la realidad es que muchos viajeros que asisten a este tipo de eventos planifican su viaje de acuerdo a la duración exacta del mismo, debido a razones de fuerza mayor como permisos de trabajo, presupuesto, tiempo, etc. Por lo general los visitantes que desean hacer turismo necesitan prolongar su estadía de uno a dos días adicionales para conocer la ciudad o el destino turístico. Sin embargo, muchas veces esto no es bien visto por los diferentes centros de trabajo, jefes de familia y promotores del viaje, debido a que se convierte en un gasto adicional (ya que no sólo hay que pagar los tours sino las noches adicionales de hoteles, comidas, etc.) Muchos organizadores creen que con una cena o almuerzo de clausura es suficiente; sin embargo, ese tipo de actividades no aportan ingresos a la ciudad y no incentivan el turismo. Por ejemplo, si una convención dura cinco días, se puede organizar en el tercer o ultimo día un tour por la ciudad, de esta forma la amistad e interacción entre el

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CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


grupo se fortalecerá y se asegura que todos los participantes puedan conocer el lugar, haciendo de esta forma el viaje más rentable e incentivando el turismo y la actividad económica del destino. Para comprender mejor esta necesidad vamos a poner dos ejemplos. En el primero Juan que vive en Madrid tiene una convención en Puerto Peñasco Sonora, que dura del 8 al 12 de septiembre. El evento es pagado por la empresa donde trabaja, y se consideran esas fechas como ida y retorno; sin embargo, los organizadores del evento tienen todos esos días agendados para el evento y no consideran ningún día para hacer turismo, ya que ellos piensan que eso debe correr por cuenta de los asistentes; Juan desea conocer la ciudad pero el evento se lo impide debido a la apretada agenda. El decide quedarse un día después del evento para conocer el lugar, sin embargo esto no es bien visto por sus jefes, ya que sólo se consideran los días del evento. Supongamos que Juan logra que su pasaje de retorno sea un días después del evento pero igual tendrá que pagar una noche adicional de hotel y pagar sus comidas (lo cual significa gastos extras). Como podemos apreciar, la situación se complica. Sin embargo, más complicado e ilógico es pensar que una persona viaje desde tan lejos y tan sólo conozca el hotel de la ciudad. En este segundo ejemplo los organizadores del evento comprenden esta problemática y deciden dar una tarde libre (11 de septiembre) para que los participantes hagan turismo. En esta situación Juan estará mucho más cómodo, debido a que el alojamiento de ese día está incluido en su itinerario, podrá conocer mejor al grupo y sobre todo la ciudad, además no tendrá ningún problema con sus jefes debido a que esta tarde libre está dentro de la programación y no se convertirá en un gasto adicional significativo. Por lo anterior, concluimos que los organizadores del evento son los que poseen la capacidad para poder hacer que los visitantes realmente hagan turismo en la ciudad de una forma adecuada, al programar una tarde libre en medio del evento. Todos ganan: los visitantes porque conocen el lugar; los organizadores, porque logran un grupo mejor integrado, y sobre todo, gana la ciudad debido a los ingresos obtenidos por el turismo. Sugerencias En algunas ciudades se cuenta con una amplia selección de hoteles, dotados de modernas instalaciones para reuniones, una amplia gama de servicios y actividades de ocio, y gastronomía para todos los gustos. Lugares de celebración alternativos incluyen edificios históricos, resorts, campos de golf, plazas de toros, campos y centros deportivos, spas, balnearios, museos, galerías de arte, circuitos de carreras, puertos deportivos, yates, cruceros, veleros, viñedos, bodegas, terrazas, jardines botánicos, casinos, haciendas, restaurantes, bares, discotecas, etc. Pueden ofrecerse los siguientes servicios: • • •

Manejo de alojamiento. Traslados: recibimiento y traslados aeropuerto/hotel/aeropuerto y traslados dentro y fuera de la ciudad. Apoyo en actividades turísticas en el marco de los eventos, programas para acompañantes, tours pre y post evento: city tour, tour de compras, etc. Circuitos turísticos diseñados según su necesidad de viaje y estilo de vida. Sitios Web recomendados:

http://www.sonoraturismo.gob.mx/

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Actividad: 3 Intégrate en equipo de cinco elementos y elabora un plan turístico dirigido a los asistentes a un evento de negocios (indicado por el asesor) realizado en una ciudad sonorense determinada por tu asesor.

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Actividad: 3(continuación)

Actividad: 3 Conceptual Identifica que atractivos turísticos se deben promocionar.

Autoevaluación

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Evaluación Producto: Plan turístico. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Distingue los aspectos turísticos del lugar que resultan más Muestra disposición para el atractivos y adecuados para los trabajo en equipo, así como para el análisis y la creatividad. asistentes a un evento de negocios. C MC NC Calificación otorgada por el docente

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Cierre Actividad: 4 Elabora una carta de agradecimiento dirigido a un asistente, patrocinador o colaborador del evento realizado.

Actividad: 4 Conceptual Conoce la manera de elaborar una carta de agradecimiento. Autoevaluaciรณn

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Evaluaciรณn Producto: Carta de agradecimiento. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Identifica y reconoce la importancia Apertura en la comunicaciรณn de realizar un agradecimiento por escrita. escrito cuando concluye el evento. C MC NC Calificaciรณn otorgada por el docente

Cร“MO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO


Bibliografía Barómetro de la Organización Mundial del Turismo, Junio de 2009 “Un vistazo rápido a las modas Clave”. http://www.unwto.org/facts/eng/pdf/barometer/UNWTO_Barom09_2_en.pdf . Consejo de Promoción Turística de México, “Turismo de Reuniones”. http://www.cptm.com.mx/wb/CPTM/CPTM_Oficina_de_Congresos_y_Convenciones. Consejo de Promoción Turística de México, “Turismo de Reuniones”. http://www.cptm.com.mx/wb/CPTM/CPTM_Oficina_de_Congresos_y_Convenciones. Corral, Rodrigo, Lo que todo desarrollador debería saber sobre eventos en .NET. Editorial Krasis 2009. De Correas Sánchez Gerardo. Protocolo para empresas, la organización de eventos ante las nuevas necesidades en las entidades. 2009. De la Fuente, Carlos. Protocolo para eventos: técnicas de organización de actos 1. Editorial Trillas, 2007. De Rivas Jarcia, Jesús. Organización, gestión y creación de de empresas turísticas (2ª ed.) 2011. Gurría, M. Introducción al turismo. Editorial Trillas, 1991. Instituto Mexicano de la Investigación Turística. Historia del Turismo moderno en México. IMIT, 1980. Lebrero Mabel Alejandra, organización integral de eventos Abordaje pedagógico y multidisciplinario. Editorial data eventos, 2008. Manual para Presentar una Candidatura de Sede de Eventos, Secretaría de Turismo México. Maure Agüero, G. “Definiciones y tendencias del turismo de eventos" en Contribuciones a la Economía, Nº 82, julio 2007. Texto completo en http://www.eumed.net/ce/2007b/gma.htm. Muñoz de Escalona, F. El turismo explicado con claridad. Edición electrónica gratuita. 2007. Texto completo en www.eumed.net/libros/2007c/. Organización Mundial del Turismo. Introducción al turismo. Editorial Egraft, 1998. Peña, Guzmán DIana, Congresos, convenciones y reuniones. Editorial Trillas, 2009. Ramos, Gastón “El Turismo de Negocios en México” http://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/ariculogaston/articulos1.html. RIFAI, TALEB “El turismo internacional encarrilado hacia la recuperación después de un 2009 extraordinariamente difícil” en el sitio web http://www.unwto.org/media/news/sp/press_det.php?id=5361. Rionda Ramírez, J.I. :(2009) Citas fundamentales para comprender la historia económica moderna de México, Edición electrónica gratuita. Texto completo en www.eumed.net/libros/2009d/617/ . Secretaría de Turismo. Breviario de cultura turística. 2006. www.sectur.gob.mx. Serra, Antoni. Marketing turístico. Editorial Pirámide, 2003.

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Director General Profr. Julio Alfonso Martínez Romero Apoyo Metodológico: Diego Navarro Gil Coordinación General: Profr. Julio Alfonso Martí...

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