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Die sichere Lösung für den Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung


loomion twelve – die sichere Informationsplattform für Verwaltungsrat und Geschäftsleitung

Auf alle internen Informationen jederzeit gesichert zugreifen zu können, ist für Verwaltungsrat und Geschäftsleitung besonders wichtig. Denn die Zeiten, in denen Sitzungen vor Ort vorbereitet werden konnten, sind längst vorbei. Um heute schnell und erfolgreich zusammen arbeiten zu können, bedarf es daher eines Instruments, das höchste Flexibilät erlaubt. Mit loomion twelve geben wir Ihnen eine ideale Software-Lösung an die Hand, in die unsere jahrelange Erfahrung eingeflossen ist. Lesen und bearbeiten Sie alle Dokumente und Informationen zu Ihren Sitzungen in einer hoch sicheren Umgebung, wo immer Sie auch arbeiten: am Computer im Büro, am Laptop zuhause oder ganz bequem mit Ihrem iPad.

Lernen Sie loomion twelve kennen • loomion twelve ist einfach zu bedienen • loomion twelve ist immer aktuell und transparent • loomion twelve ist überall online und offline verfügbar • loomion twelve bietet höchste Sicherheit


Corporate Governance beginnt mit Klarheit Klare Prozesse sind unerlässlich, um als Unternehmen erfolgreich zu sein. Dazu gehört insbesondere der geregelte Zugriff auf Geschäftsdaten, die einzig der Unternehmensführung vorbehalten bleiben sollen. Denn nur wenn Geschäftsführung und Verwaltungsrat einfach und sicher auf aktuelle Daten zur Geschäftsentwicklung und -strategie zugreifen können und ständig auf dem Laufenden bleiben, können sie ihrer Verantwortung im Sinne einer guten Corporate Governance gerecht werden. Mit loomion twelve stellen Sie sicher, dass sensible Informationen nur denjenigen zur Verfügung stehen, die diese für ihre Arbeit benötigen. Ein Einblick Unberechtigter wird somit ausgeschlossen. Erhöhen Sie die Transparenz Mit loomion twelve werden alle Personen, die über Sachverhalte im Bild sein müssen, über denselben Kanal zur selben Zeit informiert. Ermöglichen Sie Vergleichsszenarien loomion twelve macht Daten zu früheren Geschäftsgängen jederzeit sicher zugreifbar. Dies ist von Vorteil für strategische Entscheidungen, wo es nützlich sein kann, die neue Strategie mit früheren Planungsvorgaben zu vergleichen und abzustimmen. Schaffen Sie Voraussetzungen zur Einhaltung der Regelkonformität Durch die automatische Archivierung von Dokumenten und Daten unterstützt loomion twelve das Sekretariat und ermöglicht die Einhaltung der rechtlichen und regulatorischen Vorschriften. Stellen Sie Nachvollziehbarkeit sicher Die prüfungssicheren Logs von loomion twelve halten fest, wer wann auf welche Informationen Zugriff hatte. Das trägt zu einer guten Corporate Governance bei. Verstärken Sie die Zusammenarbeit loomion twelve verbessert und vereinfacht die interne Zusammenarbeit zwischen Führungsorganen durch zusätzliche Instrumente für Umfragen, Abstimmungen und Zirkularbeschlüsse.


loomion twelve vereinfacht die Kommunikation auf höchster Ebene Das loomion twelve Directors’ Portal zum sicheren Austausch von vertraulichen Dokumenten besteht aus drei Modulen:

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loomion twelve Admin – die Verwaltungsoberfläche für das Sekretariat. Zum Planen und Erfassen von Meetings und Dokumenten. Und zur Verwaltung der Benutzer des loomion twelve Directors’ Portal. loomion twelve WebApp – der Online-Zugriff für Ihr Laptop. Für bequemes, intuitives Arbeiten. Zuhause, unterwegs oder im Büro. loomion twelve mobile for iPad – der mobile Zugriff auf Daten und Dokumente. Überall. Jederzeit. Von Ihrem iPad aus.


loomion twelve mobile for iPad – mit allen Funktionen für unterwegs Die Hauptansicht Auf dem Begrüssungsbildschirm von loomion twelve mobile for iPad dreht sich alles um Ihr nächstes Meeting. Wo Sie hinmüssen und wann. Wie Ihre Anreise geplant ist. Was Sie zum Ort des Meetings wissen müssen. Aber auch Einzelheiten zu Restaurants, zu Sehenswürdigkeiten und den aktuellen Wetterbedingungen rund um den Ort der Sitzung. Dazu haben Sie von hier aus Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen zum Inhalt Ihres Treffens. Ohne schwere Ordner. Ohne Risiko. In Ihrem sicheren Datenraum.

My Meetings Wann genau tagen die Gremien, denen Sie angehören? Im personalisierten Bildschirm „My Meetings“ von loomion twelve mobile for iPad finden Sie alles auf einen Blick – wichtige Dokumente inklusive. Das erleichtert die Vorund Nachbereitung von Sitzungen erheblich.

All Meetings loomion twelve bietet darüber hinaus auch eine kompakte Übersicht zu allen Gremien und deren Sitzungsterminen. So können Sie den Ablauf des Jahres optimal abstimmen und planen. Lebendige und einprägsame Farben vereinfachen die Navigation im Kalender.


Suchen und Finden loomion twelve bietet eine umfassende Voll-Textsuche für alle Dokumente. Einfach eingeben, abrufen und entscheiden. Die Inhalte aller Dokumente sind indexiert. Nach der Eingabe eines Suchbegriffs werden alle Dokumente angezeigt, in denen der Begriff enthalten ist.

Mit Dokumenten arbeiten Lesen Sie Ihre wichtigen Dokumente, kennzeichnen Sie die Fakten, unterstreichen Sie Inhalte von Bedeutung, bringen Sie eigenen Ideen ein und fügen Sie handschriftlich Ihre persönlichen Anmerkungen hinzu. Das ist die optimale Vorbereitung von loomion twelve auf Ihre nächste Sitzung.


Mit der loomion twelve WebApp bequem vom Schreibtisch aus arbeiten Die durchgängigen Benutzeroberflächen von loomion twelve erlauben es Ihnen, alle Funktionen auf dieselbe Weise zu nutzen, ganz gleich, von welchem Gerät aus. So verfügt die loomion twelve WebApp über sehr ähnliche Funktionalitäten wie unsere App für das iPad. Der einzige Unterschied: die Nutzung Ihres Browsers bei Ihnen zu Hause oder im Büro ermöglicht Ihnen ergonomisches Arbeiten. Lassen Sie sich mit der loomion twelve WebApp Ihre nächste Sitzung inklusive aller Einzelheiten und Dokumente anzeigen. Holen Sie sich Informationen zum Sitzungskalender und zu den Mitgliedern der Gremien. Und nutzen Sie die ausgezeichnete Suchfunktionalität der loomion twelve WebApp, um Informationen schnell und effizient zu finden. Bei der Durchsicht und Bearbeitung der Dokumente hilft Ihnen ausserdem der mögliche Zugriff Ihres Assistenten. Mit der loomion twelve WebApp können Ihre engsten Mitarbeiter alle Dokumente, Infos zu Meetings und Kalender einsehen und so bei der Vorbereitung und Planung von Sitzungen helfen. Ganz leicht und unkompliziert. Denn alle Bildschirmmasken sind einfach und intuitiv gestaltet.


loomion twelve hält Verwaltungsrat und Geschäftsführung informiert Ganz gleich, wie viel Sie reisen – mit loomion twelve bleiben Geschäftsleitung und Verwaltungsrat immer aktuell informiert. Denn das loomion twelve Directors’ Portal bietet eine einzigartige Lösung an: Führungskräfte können von jedem Ort aus miteinander kommunizieren und an Dokumenten arbeiten, ohne den Schutz der Unternehmensdaten zu gefährden. Dabei bleiben Sie immer konform mit den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen. Das loomion twelve Directors' Portal ist damit für sämtliche Branchen wie die Pharmaindustrie, den Maschinenbau, Banken, Versicherungen, Fondsverwaltungen und Handel bestens geeignet.

Die Vorteile von loomion twelve auf einen Blick • • • • • • • • • •

Mit loomion twelve sind alle für den Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung relevanten Dokumente und Daten auf Ihrem iPad sowie Ihrem Computer zugreifbar – mit einer durchgängigen, intuitiven und modernen Benutzer-Oberfläche. loomion twelve bietet gesonderte Zugriffsmöglichkeiten für Assistenten von Geschäftsleitungsmitgliedern und Verwaltungsräten. loomion twelve unterstützt Sie durch eine nützliche und leicht zu bedienende Voll-Textsuchfunktion über sämtliche Dokumente. loomion twelve stellt Ihnen durch einen durchdachten Synchronisationsmechanismus auch offline alle Daten und Dokumente zur Verfügung. Ortsbezogene Informationen zum Meeting können mit loomion twelve erfasst werden und werden automatisch aktualisiert (Logistik, Wetter und zusätzliche Vor-Ort-Aktivitäten). loomion twelve ermöglicht jedem Nutzer, persönliche Notizen und Anmerkungen zu den Dokumenten anzubringen und jederzeit abzurufen oder anzupassen - auch handschriftlich. Die kalendarische Übersicht von loomion twelve erleichtert die Terminplanung sowie die Abstimmung mit anderen Mitgliedern der Führungsorgane. loomion twelve wächst mit Ihren Bedürfnissen und kann auf die unterschiedlichen Anforderungen von kleinen und mittleren Firmen sowie internationalen Konzernen angepasst werden. loomion twelve wurde nach den Bedürfnissen eines grossen globalen Konzerns entwickelt und dort jahrelang erfolgreich operativ betrieben. loomion ist eine Schweizer Firma mit höchstem Qualitätsanspruch; die Software wird ausschliesslich in der Schweiz programmiert.


loomion twelve unterstützt das Sekretariat Machen Sie die Verwaltung von Meetings und Dokumenten schneller Die Entwicklung von loomion twelve wurde darauf ausgerichtet, die Aufgaben des VerwaltungsratsSekretariats zu erleichtern. Deshalb haben wir die Benutzung so einfach wie möglich gestaltet. Die jahrelange Erfahrung, die wir beim Einsatz des Programms in einem global operierenden Konzern gesammelt haben, hat uns dabei geholfen, den Prozess der Sitzungsvorbereitung, der Dokumentenerstellung und des Dokumentenmanagements systematisch zu optimieren. Ob beim Anlegen von Meetings, dem Upload von Dokumenten und Daten, der Pflege von Benutzern oder der Voll-Textsuche – die intuitive Nutzerführung von loomion twelve ermöglicht es, alle Aufgaben schnell zu erledigen. Gerade auch, wenn die Zeit mal knapp ist.

Software auf Basis bewährter Standards loomion twelve verwaltet Dokumente und Daten mit dem Dokumentenmanagement-System Microsoft SharePoint, das als Standard wahrscheinlich schon Bestandteil Ihrer IT-Umgebung ist.

Service rund um die Uhr Nach der Einführung von loomion twelve in Ihrem Unternehmen und persönlichen Trainings sind wir auch weiterhin immer für Sie da. 24 Stunden täglich. Sieben Tage die Woche. Das ganze Jahr hindurch.


loomion twelve Admin lässt Sie einfach besser organisiert sein

Flexibel durch Microsoft SharePoint Durch die Verwendung des Dokumentenmanagement-Systems Microsoft SharePoint können wir Ihnen die bestmögliche Integration in Ihre Microsoft Office-Umgebung gewährleisten. Und auch, wenn Sie weitere Funktionalitäten bei der Dokumenterstellung oder der Integration von automatischen Arbeitsabläufen benötigen, helfen wir Ihnen mit unserem kompetenten SharePoint Team gerne weiter. Ganz so, wie Sie es wünschen.

Unkompliziert Meetings erstellen Das Erstellen von Sitzungsterminen mit loomion twelve Admin ist einfach: Beginn- und Enddatum, Uhrzeit, Agenda und Ort des Meetings in der Bildschirmmaske eingeben – fertig. Auch kurzfristige Änderungen können so erfasst werden. Die über Jahre hinweg erprobten Masken prüfen automatisch Eingabefehler. Neben einzelnen Sitzungen können mit loomion twelve Admin auch mehrtägige Anlässe wie Board Trips erfasst werden. Und das inklusive Informationen zum Rahmenprogramm und allen persönlichen Dokumenten der Teilnehmenden, wie Flugtickets oder Hotel-Reservationen.

Dokumente laden per Mausklick Mit loomion twelve Admin lassen sich Dokumente zu bereits erstellten Meetings ganz unkompliziert hochladen. Ob Einladung, Agenda, Vorbereitungsdokumente oder Sitzungsprotokolle – alles ist möglich. Denn alle Dokumenttypen, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen, können auf einfache Art und Weise gemäss Ihren Anforderungen hinzugefügt werden. Sind die Dokumente hochgeladen, unterstützt loomion twelve Admin das Sekretariat beim Versand von Benachrichtigungen an alle Benutzer per Email, SMS oder direkt auf deren iPad. Für diesen Vorgang können persönliche Präferenzen der einzelnen Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrats hinterlegt werden. Wird die Nachricht auf dem iPad empfangen, löst dieses eine automatisierte Synchronisation aus, um die neuen Dokumente auf dem iPad zur Verfügung zu stellen.


loomion twelve ist Ihre zuverlässige Software-Lösung Sicherheit, Sicherheit und nochmals Sicherheit Weil Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrats ihren Zugriff auf Dokumente nach dem “Need-to-Know-Prinzip“ erhalten, ist die Einsicht nicht berechtigter Personen ausgeschlossen. Das gilt auch bei der Synchronisation mittels der loomion twelve mobile for iPad App. Der Netzwerkverkehr ist grundsätzlich („end-to-end“) nach neuesten Erkenntnissen sicher verschlüsselt und kann daher nicht abgehört werden. Um auf die Inhalte von loomion twelve zuzugreifen, muss der Benutzer (neben anderen Sicherheitsmassnahmen) sein Passwort eingeben. Nach 5 Fehlversuchen löscht loomion twelve mobile for iPad die Datenbanken sicher vom Gerät. Die Dokumente und Daten werden auf dem iPad bestens gesichert. Denn die Datenbank ist ebenfalls zeitgemäss verschlüsselt. Zum Sicherheitskonzept gehört auch, dass die Archivierungsrichtlinie automatisch alle Dokumente und Daten, die älter als beispielsweise ein Jahr sind, von den mobilen Endgeräten löscht.

Absicherung des Netzwerk-Perimeters Die loomion twelve mobile for iPad App ist mittels “starker Authentisierung” geschützt: jedes Endgerät ist mit einem eindeutigen Zertifikat ausgestattet und hat die Microsoft Active Directory Konto-Informationen des Benutzers hinterlegt. Zur Authentisierung des Benutzers und zur Verschlüsselung der Kommunikation mit den Servern bedient sich loomion twelve Ihrer internen Public Key Infrastruktur (PKI). Falls Sie über keine eigene PKI verfügen, lassen sich auch Zertifikate von Drittanbietern problemlos einbinden. Der Netzwerk-Perimeter Ihres Unternehmens wird über eine Web Application Firewall (WAF) terminiert. Diese überwacht sämtliche Kommunikation zwischen Servern und iPads. Die Firewall prüft auch die Zugriffsanforderungen der loomion twelve WebApp und anderer externer Endgeräte, die über loomion twelve auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen wollen. Zur Erfüllung der Nachvollziehbarkeitspflicht wird ein Log über sämtliche Zugriffe geführt. So kann die interne Revisionsstelle bei einem Audit feststellen, wer wann in welche Dokumente Einblick hatte.


Mit loomion twelve sind Sie Herr über Ihre Daten Über Ihre Daten bestimmen Sie selbst... Alle Daten und Dokumente werden auf Ihren unternehmensinternen Servern mit eigener Infrastruktur gespeichert. Das ermöglicht Ihnen die absolute Kontrolle über den Zugriff auf die wichtigsten Informationen Ihres Unternehmens. Denn Dokumente werden nur dann auf die Geräte der Mitglieder Ihrer Führungsgremien geladen, wenn Sie ihnen explizit Zugang dazu gewähren. So hilft Ihnen loomion twelve, Ihre sensiblen Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen – intern wie extern.

... auch dann, wenn Sie unseren Hosting Service nutzen. Wir sorgen uns um Ihre Daten als wären es unsere eigenen. Falls Ihr Unternehmen Microsoft SharePoint nicht in der IT-Strategie vorsieht, bieten wir Ihnen auch Hosting Services in einem unserer hoch sicheren TIER III-Datencenter in der Schweiz oder Luxemburg an. Ihr Sekretariat lädt die Daten dann über die Benutzeroberfläche und verwaltet von dort aus auch die Benutzer. Der Zugriff von Mitgliedern Ihrer Geschäftsleitung oder Ihres Verwaltungsrats auf diese Infrastruktur erfolgt dann über die loomion twelve mobile for iPad App und über deren Laptop.


Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen Ihnen und loomion twelve?

loomion twelve Directors’ Portal ist die zentrale Verwaltung und Ablage Ihrer Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen und der dazugehörigen Dokumente. Und so funktioniert es: 1) Die Verwaltungsratssekretärin Sarah plant Sitzungen und lädt die dazu gehörigen Dokumente auf die Administrationsoberfläche loomion twelve Admin. Bereits an dieser Stelle greift ein rollenbasiertes Zugriffsmodell. Somit haben Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen nur auf die eigenhändig hochgeladenen Dokumente Zugriff. 1a) Andere dazu bevollmächtigte Personen arbeiten ebenfalls an Dokumenten zu bestimmten Punkten der Agenda eines Meetings. Dies geschieht ebenfalls über loomion twelve Admin. Falls erforderlich, werden diese Schriftstücke erst durch einen internen Freigabe-Prozess für die Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratsmitglieder sichtbar gemacht. 2) Der Verwaltungsrat Dr. Schwarz greift auf die Daten und Dokumente des nächsten Meetings über die loomion twelve WebApp von seinem Laptop aus zu. So kann er sich ideal auf die nächste Sitzung des Audit- und Compliance-Ausschusses vorbereiten. 3) Verwaltungsrat Prof. Schmidt ist zur Zeit auf Geschäftsreise im Ausland unterwegs. Damit er die Zeit im Flugzeug optimal nutzen kann, bekommt er die aktuellen Dokumente für das Meeting auf sein iPad über loomion twelve mobile for iPad synchronisiert. So kann er die Sitzungsunterlagen zeitgerecht einsehen und sich vorbereiten.


loomion twelve unterteilt ein Gremium (Verwaltungsrat, Geschäftsführung) in unterschiedliche Ausschüsse oder Komitees wie zum Beispiel Audit Committee, Nomination Committee und Compensation Committee. Jeder dieser Ausschüsse hat regelmässige und unregelmässige Sitzungen, denen Dokumente unterschiedlicher Art (Einladung, Agenda, Sitzungsprotokoll) zur Vor- und Nachbereitung zugewiesen sind. Zusätzlich bietet loomion twelve die Möglichkeit der Speicherung von Dokumenten, die nicht direkt einem Meeting zuordenbar sind, aber dennoch wichtig sind zur Erfüllung der Aufgaben der einzelnen Teilnehmer. Hierzu zählen beispielsweise der Jahresbericht und diverse Regulatorien.


Kontakt Tel +41 61 500 16 25 www.loomion.com info@loomion.com

loomion AG - Hauptsitz Steinengraben 18 4051 Basel Switzerland loomion S.à r.l. 7A, rue des jardins 5963 Itzig Luxembourg loomion Deutschland Werftstr. 12 76189 Karlsruhe loomion United States Florham Park New Jersey 184 Columbia Turnpike Suite 4-232 Florham Park NJ 07932 loomion Brasil Rua Machado Bittencourt 190 - Cj 606 CEP 04044-903 São Paulo loomion India Stylus Serviced Offices 1st Floor, Pine Valley Embassy Golf Links Business Park Bangalore – 560 071

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