SOFTWARE
ONLINE BOEKHOUDEN
Het bijhouden van de boekhouding is voor niemand een pretje. Je zou denken dat dit met het aanbreken van het digitale tijdperk stukken sneller en gemakkelijker moet kunnen. In de praktijk werkt iedereen echter met andere systemen en is elke factuur anders, waardoor het verwerken van digitale facturen lastig te automatiseren is. Het is tijd voor standaardisatie. Tekst _ Mark Scholten
ijna elk boekhoudpakket heeft wel een optie om elektronisch te factureren ingebouwd zitten. Maar zo lang elke factuur nog anders is opgebouwd, blijft het verwerken hiervan nog altijd te veel werk. ‘Het verwerken van een digitale pdf-factuur is niet volledig betrouwbaar’, zegt Johan Schaeffer, oprichter van eVerbinding, een platform dat digitale facturen automatisch kan verwerken in de boekhouding en bestuurslid van stichting Simplerinvoicing. Deze stichting is een initiatief van de overheid en marktpartijen om de adoptie van elektronisch factureren binnen Nederland te stimuleren. ‘Ergens is het heel zot dat we die paar veldjes die we naar elkaar versturen niet zonder de tussenkomst van een mens kunnen invoeren. Het gaat tenslotte alleen over softwarepakketten die met elkaar moeten praten.’ Wat er in werkelijkheid gebeurt bij het verwerken van digitale facturen ziet er vaak heel anders uit. ‘De meeste bedrijven sturen alleen een pdf met de factuur, waarmee je eigenlijk de printer verplaatst naar degene aan wie je factureert. Dat is niet alleen inefficiënt, maar ook nog eens slecht voor het milieu’, meent Remco Frühauf, ceo bij Informer Software, een boekhoudpakket dat zowel offline als online beschikbaar is. Die pdf’s worden vervolgens met behulp van ocr-software omgezet tot bewerkbare bestanden, maar doordat de opbouw van
‘ Ergens is het heel zot dat we die paar veldjes die we naar elkaar versturen niet zonder de tussenkomst van een mens kunnen invoeren’
66
WINMAG Pro 3 - 2015
de facturen veelal van elkaar verschilt, is het lastig voor de software om alles automatisch in de juiste velden te verwerken in de boekhouding. ‘Dat is op te lossen, maar dan moeten de afspraken wel in uitvoering worden gebracht’, aldus Johan. Thijs Sauër van Exact, mede-initiatiefnemer voor Simplerinvoicing, onderschrijft dat de marktadoptie essentieel is voor het slagen van e-facturatie. ‘Vooral voor het mkb en accountants, die veel diensten verlenen aan het mkb, betekent het enorme lastenverlichting. Wat je ziet is dat accountants wel graag over willen, maar dat vooral het mkb nog wat huiverig is. Je ziet dat er nog veel angst is dat de adressering digitaal niet goed genoeg wordt afgehandeld. Nu verstuur je een papieren factuur en weet je zeker dat die aankomt, daar vertrouwen we op. Dat vertrouwen mist nog als het op e-facturatie aankomt.’ HUIDIGE STANDAARDEN Er is overigens wel een standaardopzet die veel boekhoudpakketten automatisch aanmaken en meesturen met een digitale factuur: ubl (Universal Business Language) -facturen zijn, mits je pakket ze ondersteunen, automatisch te verwerken. In essentie is dit een XML-bestand, dat door de standaardlocatie waar informatie staat makkelijk te verwerken is. Binnen de ubl-standaard zijn echter nogal wat verschillende vormen. ‘Ubl is een beetje zoals SEPA, in elk Europees land wordt er een beetje anders invulling aan gegeven’, vertelt Thijs. Johan: ‘Niet iedereen weet welke standaard ze het beste kunnen gebruiken, daarom is
het belangrijk dat we richtlijnen afspreken, daar een standaard aan hangen en vervolgens mensen ook informeren, zodat ze die standaard goed gaan gebruiken. Met Simplerinvoicing is deze standaard vastgesteld, maar we zitten nu met een soort adoptiecurve.’ ‘We weten allemaal dat het eraan komt, maar de vraag is wanneer precies’, zegt Thijs. ‘Als je kijkt naar die adoptiecurve, dan zijn we voorzichtig aan het stijgen, maar de vraag is hoe snel we