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Proyecto de Centro Reproducción de documento Servicio de Impresión de Manuales Área Capacitación Luis Rivera


Objetivos del proyecto Business case:

Problem Statement:

Finning cuenta actualmente con un servicio de impresión externo, brindado por las compañías Gardener para el caso de Santiago y Torre en el caso de Antofagasta.

•necesitamos tener un control de los trabajos que se están mandando a imprimir. (L. Rivera)

Este servicio involucra la impresión de manuales, brochures, planos, etc, utilizados por las diferentes áreas de Finning

•la reducción de costos es clave en la propuesta que nos entreguen. (L. Rivera) Si bien el servicio de hoy cumple con los requerimientos de calidad y tiempos de entrega, Finning requiere de una alternativa que le permita, adicionalmente mejorar el con

Goal Statement:

Project Scope:

•Reducción sobre un 10% de los costos actuales

El proyecto se enfoca en buscar una nueva alternativa de servicio de impresión de los manuales para el área de capacitación

•Incorporación de procesos y herramientas de control que permitan monitorear: solicitudes, costos, aprobaciones, trabajos, etc. •Reducción de la huella de carbono – a través del uso de nuevas tecnologías y procedimientos alineados con las políticas SHEQ de Finning.

In scope: Trabajos de impresión, realizados de manera externa, por el área de capacitación (manuales, planos, etc) Out of scope Trabajos realizados por otras áreas

El proyecto se enfoca en buscar una nueva alternativa de servicio de impresión de los trabajos del área de capacitación, que permita tener un mejor control y reducir los costos actuales

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Situación Actual Situación Actual Proceso actual:

Proceso actual:

Niveles de satisfacción (VOC):

•Usuarios: de cursos •Usuarios:Relatores Relatores de cursos •Supplier: Gadaster / Torres •Supplier: Gadaster / Torres •Tipo de servicio: impresión de manuales, diplomas, •Tipo de servicio: impresión de manuales, planos, etc diplomas, planos, etc •Aplicaciones: material para capacitación •Aplicaciones: material para capacitación •Área: Gerencia de Capacitaciones

•El funciona en la en medida que se •El servicio servicioactual actual funciona la medida requiere que se requiere •El tiempo de entrega de los documentos en su •El tiempo de entrega de los documentos en proceso de terminación no es fiable su proceso de terminación no es fiable •Se necesita tener un control sobre los trabajos que •Se necesita tener un control sobre los se envían a imprimir

•Área: Gerencia de Capacitaciones

Niveles de satisfacción (VOC):

trabajos que se envían a imprimir

Process Map (actual) F.C Star

Se define: Relator, fecha, y lugar de curso

Relator define el o los manuales a ocupar y solicitar la confección

Asistente de área imprime o envía la orden de confección a los proveedores

Capacitación Finning Antofagaasta

Entrega a relator

Usuarios. End

Capacitación Finning Santiago

Volúmenes: Volúmenes:

•Relatores: •Relatores: 28 28 •Curso/mes: •Curso/mes: 40 40 •Manuales/mes: 1.083 •Manuales/mes: 1.083 •Volumen 120.199 •Volumen b/n:b/n: 120.199 •Volumen color: 14.000 •Volumen color: 14.000

Tipos de trabajos realizados:

Tipos de trabajos realizados: •Manuales •Manuales •Planos •Planos varios •Documentos

•Documentos varios

manuales manuales volumen color volumen color volumen b/n volumen b/n

Entrega a relator

Santiago Santiago 309 309 3.990 3.990 34.256 34.256

Usuarios.

Antofagasta Antofagasta 774 774 10.010 10.010 85.943 85.943

El servicio actual no cuenta con una administración que permita conocer las consumo con una El servicio estadísticas actual node cuenta

administración que permita conocer las estadísticas de consumo

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Situación Propuesta • Implementación de dos centros de reproducción: Santiago y Antofagasta Cada centro contará con: • HW – equipos de reproducción b/n, color y plotter • RRHH – operador a cargo de realizar los trabajos de impresión y acabado • SW – para la contabilización de los trabajos y workflow de solicitudes • Papel – administración de los diferentes tipos de papel requeridos

•Incorporación del servicio contrato de Print Service actual

al

•Alineación y establecimiento de SLA´s ad hoc al nuevo servicio •Implementación de infraestructura que permita absorber nuevos trabajos de impresión

La metodología Lean Six Sigma garantiza el control del proceso y el cumplimiento de los resultados esperados

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Beneficios Cuidado al medio ambiente • Reducción de la huella de carbono - uso de tecnología Green. • Retiro de cartuchos de acuerdo a políticas medioambientales. • Procedimientos de impresión que permitan la reducción del uso de papel. • U s o d e p a p e l fo r n e c i d o p o r p r o v e e d o r e s c o n políticasa ambiéntales comprobadas.

Ahorro de costos y control • • • •

Reducción de un 13,3% de los costos actuales Ahorros progresivos de acuerdo al incremento de nuevos trabajos / volúmenes Implementación de herramientas de accounting, aprobación y workflow Estadísticas de uso por centro de costos, tipos de trabajo, usuarios, etc

Procesos • Administración de servicio a través de SLA´s previamente acordados • Incorporación de metodología Lean Six Sigma a procesos de implementación y desarrollo de nuevas oportunidades • A s i g n a c i ó n d e Jefe de Operaciones a cargo del accountability y on going del servicio. • Revisión periodica del servicio y acciones proactivas de mejora • Procesos establecidos de confidencialidad de la información

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¿Por qué Xerox? •Liderazgo de la Industria

•Tecnología

Somos LÍDERES en el “Cuadrante Mágico” (Magic Quadrant) de Gartner en “Servicios gestionados de Impresión “ y “Tecnología de sistemas multifunción”. También somos líderes reconocidos con más del 50% del mercado mundial de servicios de impresión gestionados (MPS, Managed Print Services).

Xerox cuenta con un amplio abanico de productos, tanto de hardware como software lo que nos permite ofrecer una amplia gama de soluciones tanto para servicios de impresión, digitalización, Content Management, etc.

•Sustentabilidad •Liderazgo en el sector minero Xerox cuenta hoy con el liderazgo en el sector, teniendo Xerox ha sido nuevamente reconocido en el año 2009 en el presencia en más del 75% de las principales mineras del índice FTSE4Good por estimular inversiones responsables país. - índice bursátil de sustentabilidad creado por la bolsa de Londres . Además nuestra tecnología se encuentra a la vanguardia de soluciones ecológicamente responsables - es el caso de la tecnología de tinta sólida que permite reducir hasta en un 90% la cantidad de residuos generados por impresiones y copias. •Ética Xerox ha sido nombrado por la revista “Ethisphere” por tercer año consecutivo. como una de las mejores compañías en el mundo durante el año 2009 •Gestión de cuentas / servicios Finning, así como las diferentes faenas del grupo, cuenta con un mismo equipo comercial y operativo, especializado en brindar servicios a la minería. Este team está encabezado por un Gerente de Cuentas, quienes velan no sólo por el cumplimiento de los SLA´s, sino también por presentar nuevas posibilidades de mejora en los diferente procesos que involucren manejo de documentos.

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•Responsabilidad Social Valores de Xerox •Tenemos éxito a través de clientes satisfechos. •Entregamos calidad y excelencia en todo lo que hacemos. •Usamos la mejor tecnología para direccionar el mercado. •Valoramos y confiamos en nuestros empleados. •Nos comportamos como ciudadanos corporativos responsables.

Relator define el o los manuales a ocupar y solicita la confección

Asistente de área imprime o envia la orden de confección a los proveedores

Se define: Relator, fecha y lugar de curso

Xerox fue nombrado por la revista Fortune como la empresa más admirada en la industria de la computación basada en “el uso de activos sociales, calidad de la gestión y responsabilidad social”.

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Entrega a relator

Capacitación Finning Santiago

Entrega a relator

Capacitación Finning Antofagasta


Dani Foshesato C.

Jefe de Area de Proyectos y Desarrollo. Universidad de Chile La soluci贸n implementada por Xerox, permite disponer de una elevada continuidad operativa, con un 煤nico punto de contacto en caso de fallas o problemas, a lo cual hay que sumar la flexibilidad de poder disponer de equipamiento para eventos especiales (ej. procesos de matriculas).


Brochure Finning  

Documento para presentacion de productos en Finninf Chile

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