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ESTIMACIÓN DE TIEMPOS Y COSTOS

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS


Estimaci贸n de tiempos  Generalmente

ser谩 basado en la experiencia.  Las variaciones en la estimaci贸n pueden ser debido a:   

El nivel de habilidades y conocimientos de las personas Disponibilidad de los recursos materiales Eventos inesperados


Estimaci贸n de tiempos 

Definici贸n de las Actividades: identifica las actividades espec铆ficas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto.



Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.



Estimaci贸n de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.


Estimación de tiempos 

Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.



Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.



Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.


Estimaci贸n de costos CONDICIONES:  Actividades medible  Eventos

de

inicio

y

conclusi贸n

claramente

definidos  Tareas

administrables, medibles, integrables e independientes


Factores que influyen en la estimación de costos 

Tamaño del equipo de proyecto



Experiencia de los miembros del equipo



Numero de usuarios finales



Actitud de los usuarios finales



Compromiso del equipo y líder de proyecto



Proyectos en curso asignados al equipo


Estimación de costos 

Mano de obra: en este rubro debe estar representado el tiempo que le dedicarán al proyecto los recursos de la organización, en términos de cantidad de horas por valor hora. No olvidemos que el costo de los recursos en relación de dependencia está dado por el costo de oportunidad. La gente que estará en el proyecto tiene un sueldo, eso sueldo tiene asociado un valor hora. Este valor hora multiplicado por las horas dedicadas al proyecto nos da el costo del recurso. Para calcular el valor hora de un recurso de la organización se debe tener en cuenta su sueldo bruto más las cargas sociales e impuestos correspondientes para el empleador.


Estimación de costos 

Materiales: el costo de los materiales que se necesita comprar para el proyecto. Se llaman materiales pero pueden ser tangibles o intangibles: maquinaria, equipamiento, materiales de construcción, costos de suscripción a algún servicio de información, licencias de software, papel, pintura, etc.



Proveedores, consultores y asesores: cuando el equipo del proyecto no hará todo el trabajo, porque no tiene las habilidades necesarias o porque no estará disponible, se contratan servicios profesionales externos. En este rubro figuran todos los honorarios de estos colaboradores.


Estimación de costos 

Alquiler de equipos e instalaciones: quizás además de comprar materiales se alquilen equipos, maquinarias o instalaciones para uso del proyecto. En este rubro entran esos costos. Si los equipos o instalaciones serán usados para varios proyectos, se deben prorratear correspondientemente.



Viajes, alojamiento, alimentos: si el equipo del proyecto debe incurrir en este tipo de gastos, esto es parte del costo del proyecto. Las propuestas comerciales de proveedores, consultores y asesores externos pueden o no incluir viajes, alojamiento y alimentos. Estos costos deben ser sumados a los costos del equipo del proyecto cuando corresponda.



Estos cinco rubros de costos deben ser asociados a entregables del proyecto y asignados a módulos, ramas o paquetes de trabajo. De esta forma se construirá una Línea de Base de Costos para el proyecto, que será usada para comparar costos presupuestados vs. Costos reales durante la ejecución.


ERRORES  Distribución  Definición

del tiempo de los desarrolladores

de tareas por responsable

 Enfoque

“Optimista”

 Enfoque

SUPERMAN

 Supuestos:

las personas dedican el 100% de su tiempo en la oficina al trabajo


ESTIMACIONES  Estimaci贸n

Optimista : enfoque sobresaliente

 Estimaci贸n

Pesimista: enfoque al riesgo

 Estimaci贸n

Satisfactoria: considerando un nivel de riesgos moderado


EJEMPLO Proyecto Típico:  Capacidad de producción individual: 8 hrs/día  Capacidad Mensual: 8hrs/día* 22 días hábiles= 176 hrs/mes  El

Proyecto requiere 704horas= 704 hrs/176 hrs/mes  EL PROYECTO LLEVARÁ 4 meses  Pero si la distribución de tiempo de la persona es:65% proyecto, 25% tareas administrativas, 10% actividades sociales  Entonces: Tiempo = 704 hrs/ 176hrs/mes * 0.65  EL PROYECTO LLEVARÁ 6.2 Meses


Herramientas de estimaciรณn  Dentro

de las herramientas empleadas para la estimaciรณn de tiempos, costos y recursos estรกn las siguientes: 

Grรกficos PERT



Grรกficos de GANTT



Software: MICROSOFT PROJECT


GRÁFICOS PERT 

PERT. (Proyect o Program Evaluation and Review Technique) (técnica de evaluación y revisión de proyectos o programas).



Fue desarrollado a finales de la década de 1950 – 1959 para planear y controlar los grandes proyectos de desarrollo armamentístico del ejercito estadounidense.



Fue desarrollado para evidenciar la interdependencia de las tareas de los proyectos cuando se realiza la planificación de los mismos.



En esencia, PERT es una técnica de modelos gráficos interrelacionados.


GRÁFICOS PERT Definiciones y símbolos de los gráficos de PERT.  En los gráficos PERT, los proyectos pueden organizarse en acontecimientos y tareas. “Un acontecimiento es un punto en el tiempo que representa el inicio o la finalización de una tarea o un conjunto de tareas”  Parar ilustrar los acontecimientos en los gráficos PERT se ha utilizado una gran variedad de símbolos: círculos, cuadrados y similares.


GRÁFICOS PERT 

En un grafico PERT, las tareas (llamadas también actividades) se presentan mediante una flecha entre nodos.



“Una tarea es una actividad del proyecto (o un conjunto de actividades)”



En la flecha, se incluyen una letra de identificación de la tarea y la duración esperada de la misma. La dirección de la flecha indica que acontecimiento debe ser completado antes que el otro. La duración de la tarea resulta en la terminación del nodo siguiente.



Una flecha con trazo discontinuo tiene un significado especial. Es una tarea vacía.



“Una tarea vacía representa la dependencia de dos acontecimientos. Sin embargo, como no ha de llevarse a cabo ninguna actividad, no existe duración entre dichos acontecimientos”


GRテ:ICOS PERT


GRÁFICO DE GANTT  Fue

desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos.  Es un sencillo gráfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo.  Estos gráficos se emplean para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas.  Una ventaja importante es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas.


GRテ:ICO DE GANTT


ESTIMACIONES