Issuu on Google+

UNIDAD 2: TRABAJO CON HOJAS DE CÁLCULO 1

TRABAJO CON LAS HOJAS DE CÁLCULO

En esta unidad, veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel 2010, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

1.1

Movimientos en la hoja de cálculo

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN

FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

- Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es presionando las teclas CTRL + I ó la tecla F5. En cualquier caso, siempre puedes utilizar el Mouse, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

1.2

Desplazamiento entre hojas de cálculo

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. Trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la activa, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

1.2.1

Seleccionar hojas de un libro

Para seleccionar

Haga esto


 Haga clic en la etiqueta de la hoja. Una sola hoja Dos o más hojas adyacentes Dos o más hojas NO adyacentes Todas las hojas de un libro. Para quitar la selección de las hojas seleccionadas

1.2.2

 Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla Shift y haga clic en la etiqueta de la última hoja.  Ctrl + Shift + Re Pág o Av Pág  Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.  Haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.  Haga doble clic en una etiqueta de las hojas que están seleccionadas. (Se utiliza esta opción cuando están todas las hojas seleccionadas).  Haga clic en una de las hojas que no esté seleccionada.  Haga clic derecho sobre las hojas seleccionadas y elija Desagrupar.

Mostrar un número mayor o menor de etiquetas

Seleccione la barra de división de etiquetas.  

Cuando el puntero tome la forma de puntero de división, arrastre la barra de división de etiquetas hacia la derecha o hacia la izquierda. Para ver el número predeterminado de etiquetas de hoja, haga doble clic en la barra de división de etiquetas.

1.2.3

Renombrar hojas de cálculo

Hoja de cálculo

a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a renombrar. - Del menú contextual seleccione la opción Cambiar Nombre - Escriba el nuevo nombre de la hoja de cálculo - Presione Enter b) Doble clic en la etiqueta de la hoja a renombrar. - Escriba el nuevo nombre. - Presione Enter. c) Clic en la Ficha Inicio -

1.2.4

Ubicarse en el grupo de Iconos Celdas Clic en el ícono Formato Clic en la opción Cambiar el nombre de la hoja Digitar el nuevo nombre y Enter

Insertar hojas de cálculo

Nota: Las hojas por defecto siempre se insertan al lado izquierdo de la hoja que está seleccionada a) Haga clic en el icono que aparece después de la última etiqueta

Una sola hoja

Varias Hojas de cálculo

1.2.5

b) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja. - Seleccione del menú contextual la opción Insertar... - Seleccionar Hoja de Cálculo. - Aceptar. a) Seleccione la cantidad de hojas que desea insertar. - Realice alguno de los pasos anteriores.

Mover hojas de cálculo a)

Clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a mover. - Arrastre la etiqueta hasta el nuevo lugar que ésta ocupará.


b) Una o varias hojas

Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a mover y seleccionar Mover o copiar. - De la lista de hojas, seleccione la hoja de cálculo que quedará antes de la que estamos moviendo. - Clic en Aceptar.

Nota: Se puede mover a un libro ya existente o a uno nuevo, seleccionándolo de la lista que aparece en la opción Al Libro.

Nota: Para mover varias hojas al mismo tiempo, se debe tener en cuenta la selección de ellas. Precaución: Tenga cuidado cuando mueva o copie hojas. Si se mueve la hoja de cálculo, las operaciones o los gráficos basados en los datos de la misma pueden volverse imprecisos.

1.2.6

Copiar hojas de cálculo a)

b)

Una o varias hojas

Clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a copiar. - Arrastre la etiqueta presionando la tecla Ctrl. hasta el nuevo lugar que ocupará la copia. Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a copiar y seleccione Mover o copiar. - De la lista de hojas, seleccione la hoja de cálculo que quedará antes de la que estamos copiando. - Active la opción Crear una copia. - Clic en Aceptar.

Nota: Se puede copiar a un libro ya existente (éste debe estar abierto para recibir la hoja) o a uno nuevo, seleccionándolo de la lista que aparece en la opción Al Libro.

Nota: Para copiar varias hojas al mismo tiempo, se debe tener en cuenta la selección de ellas. Nota general para mover o copiar hojas a) Seleccionar la(s) hojas a mover o copiar b) Clic en la ficha Inicio c) Clic en formato

1.2.7

Eliminar hojas de cálculo

Una o varias hojas

a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a eliminar. - Seleccione Eliminar del menú de opciones.


b) Seleccione la hoja de cálculo que desea eliminar.

-

Clic en ficha Inicio. Clic en Eliminar

Nota: Para eliminar varias hojas al mismo tiempo, se debe tener en cuenta la selección de ellas. Color de etiqueta de las hojas de cálculo a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja. - Seleccione el color que desea utilizar.

Una o varias hojas

1.2.8

Cómo ocultar y/o mostrar hojas de cálculo

Una o varias hojas

1.2.9

a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja. b) Seleccionar Ocultar… o Mostrar Nota: Para ocultar varias hojas se deben seleccionar previamente

Direccionamiento de la Celda Activa

Se puede modificar la dirección de la celda activa hacia arriba, abajo, izquierda o derecha, al pulsar Enter de la siguiente manera:   

Clic en la ficha Archivo Clic en Opciones Clic en la opción Avanzadas Del título Opciones de Edición, active la casilla y seleccione la dirección del Enter

1.2.10 Introducir Datos En cada una de las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:    

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Digitar los datos. La información que se digita aparecerá en dos lugares: En la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el siguiente gráfico:

Para introducir los datos en la celda, se pueden utilizar cualquiera de los tres siguientes métodos: 

ENTER: Introduce los datos en la celda y por lo general se ubica debajo de la celda activa que estaba activa.

TECLAS DIRECCIONALES: Introduce los datos en la celda y se ubica en la dirección de la tecla pulsada.


BOTÓN INTRODUCIR: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se ingresan los datos en la celda, pero la celda activa seguirá siendo la misma.

1.2.11 Modificar Datos Se puede modificar el contenido de una celda en el momento en que se esté digitando la información o después de haberla digitado. Si aún no se han ingresado los datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Backspace para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor o pulsar la tecla Suprimir para borrar los caracteres ubicados a la derecha del cursor. Si ya se han ingresado los datos y se desea modificar, seguiremos alguno de los siguientes pasos:    

Seleccionar la celda a modificar. Pulsar la tecla F2 o Ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en el área de edición del dato a modificar o Doble clic en la celda. Modifique la información. Pulse Enter o haga clic sobre el botón de Introducir.

1.2.12 Eliminar Datos Para eliminar o borrar los datos, formatos o toda la información de las celdas, realice alguno de los siguientes pasos: a. Ubicarse en la ficha Inicio b. Ubicarse en el grupo modificar c. Hacer clic en el botón del ícono Borrar y seleccionar una de las siguientes opciones:

Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido ni sus comentarios. Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.


Trabajo con Hojas de Cálculo