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CÓDIGO: PR.1-100.01

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

VERSIÓN: 4.0 FECHA: FEBRERO 28 DE 2013

1. OBJETIVO Estructurar el Plan Estratégico. Atendiendo las áreas de oportunidad detectadas en el análisis del contexto interno y externo, estableciendo así, objetivos, estrategias, líneas de acción e indicadores; dirigiendo así a la CGC, al logro de los objetivos institucionales.

2. ALCANCE Inicia con la evaluación y análisis por parte de los líderes de proceso y el asesor (a) de Planeación de los lineamientos dados por el Contralor, determinándose de esta manera los objetivos y las estrategias para el logro de las prioridades administrativas, termina, con la elaboración, aprobación y socialización del Plan Estratégico y la comunicación de aprobación o rechazo a la modificación de Planes y programas.

3. ABREVIATURAS PE Plan Estratégico PA Plan de Acción

4. REFE RENCIAS NORMATIVAS - Ley 152 de 1994 “Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”. - Decreto 1599 de 2005 MECI 1000:2005” - Constitución Política Colombiana de 1991, “Principios de la función Pública”. - Ley 909 de septiembre de 2004 – Carrera Administrativa. - Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. - Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno. - ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009- Norma Técnica de Calidad.


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Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Decreto – ley 19 de 2012. Por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO PLAN ESTRATÉGICO FORMULACIÓN Y APROBACIÓN

ACTIVIDAD 1 Consulta las directrices y políticas establecidas por el Contralor y programa talleres para la formulación del PE. Esta Actividad, se convierte en un elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos.

ACTIVIDAD 2 Realiza talleres con el nivel de profesionales especializados para revisar y establecer la Misión. Visión y Objetivos Estratégicos y estrategias

Alineación de Objetivos y Estrategias. -

Identificación de Objetivos El PE establece, objetivos estratégicos, los cuales orientarán la ejecución y el seguimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción

Estrategias


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Las estrategias muestran en forma general lo que la institución planea realizar en cumplimiento a un objetivo específico y constituyen la ruta a seguir mediante las grandes líneas de acción establecidas para alcanzar los objetivos y metas planteados en el corto, mediano y largo plazo. Responsable: Asesor de Planeación

ACTIVIDAD 3 Consolida los resultados de los talleres ye labora propuesta del PE al Contralor. Responsable: Asesor de Planeación

ACTIVIDAD 4 Presenta el Plan al contralor para validación y posterior presentación ante el comité Directivo para su análisis y recomendaciones Responsable: Asesor de Planeación

ACTIVIDAD 5 Procede a hacer las modificaciones o ajustes solicitados y presenta al contralor y al Comité Directivo para aprobación final del PE. Responsable: Contralor, Asesor de Planeación.

ACTIVIDAD 6 Coordina el despliegue del PE. Responsable: Asesor de Planeación.

DIVULGACIÓN Y MODIFICACIONES


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ACTIVIDAD 7 Divulga y socializa el PE a todo el personal de la Contraloría, comenzando por la Alta Dirección. Es responsabilidad del profesional especializado, solicitante de cada dependencia presentar al equipo de trabajo las modificaciones y/o actualizaciones que se realicen en el PE: Responsable: Asesor de Planeación, profesionales especializados.

ACTIVIDAD 8 Recepciona y evalúa la solicitud por parte del profesional especializado solicitante sobre la modificación de Objetivos Estratégicos o Estrategias contenidas en el PE. Responsable: Asesor de Planeación

ACTIVIDAD 9 Emite concepto y presenta solicitud de ajuste al contralor para su aprobación. Responsable: Asesor de Planeación

ACTIVIDAD 9 Emite concepto y presenta solicitud de ajuste al contralor para su aprobación. Responsable: Asesor de Planeación

ACTIVIDAD 10


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Proyecta Respuesta al Profesional especializado que solicito el ajuste, en caso de aprobación continua actividad 5, en caso de negación, el profesional especializado solicitante presenta para aprobación ante el Comité Directivo. Responsable: Asesor de Planeación, profesional especializado solicitante

PLANES Y PROGRAMAS ACTIVIDAD 11 Solicita el despliegue del PE, para proceder a elaborar el Plan de Acción, utilizando el formato- anexo 2 (formato de los Planes de Acción).

ACTIVIDAD 12 Elaborar Plan de Acción, para esto, es necesario tener en cuenta el PE, la Administración del Riesgo, acciones correctivas y preventivas y de mejora, encuesta satisfacción del cliente, producto no conforme entre otros. Responsable: Profesional especializado solicitante

PASOS PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN

a. Determinar las actividades Realización de reuniones con el nivel de profesionales especializados para revisar las áreas de oportunidad detectadas, a fin de poder definir las líneas de trabajo y mecanismos que apuntan al desarrollo de las estrategias planteadas en el PE.


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Las áreas de oportunidad permiten focalizar los puntos críticos en los que la CGC deberá abordar gradualmente, se deben priorizar las acciones a corto, mediano y largo plazo, que se consideren necesarias, para el logro de las prioridades administrativas.

b. Determinar metas e indicadores Los indicadores son herramientas para medir el impacto esperado, son medidas verificables de cambios y resultados obtenidos diseñados para contar con un estándar para estimar, evaluar o demostrar el progreso de una actividad con respecto a las metas establecidas, la meta es el fin u objeto al que quiere llegar.

c. Periodo de ejecución El Plan de Acción compromete el trabajo del personal y áreas de la CGC, estableciendo plazos y responsables así como el seguimiento al cumplimiento de las actividades establecidas.

d. Responsables y recursos Es indispensable que en el Plan de Acción se contemplen los procesos y las personas involucradas en su cumplimiento, a través del establecimiento y delimitación de responsabilidades, buscando que contribuyan a la consecución de las metas propuestas. Así mismo, es necesario establecer claramente los recursos que servirán de apoyo al cumplimiento. Los recursos se clasifican en: -

Recursos financieros: Menciona la partida presupuestal donde se aplicarán recursos para apoyar la realización de la actividad. Recursos materiales: Mobiliarios y Equipo, instalaciones, recursos informáticos, digitales con que cuenta la CGC. Recursos humanos: Personal que llevará a cabo la actividad.


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ACTIVIDAD 13 Consolida y estructura el Plan de Acción por procesos. Responsable: Asesor de Planeación

ACTIVIDAD 14 Ejecuta las acciones establecidas en el Plan de Acción. Responsable: todos los dueños de los procesos, profesionales especializados, profesionales universitarios grados 01 y 02.

ACTIVIDAD 15 El Asesor de Planeación será quién realice seguimiento al cumplimiento de las actividades y compromisos establecidos en el Plan de Acción. Dicho seguimiento se hará cuatrimestralmente o cuando el contralor lo considere necesario. El seguimiento y la evaluación son importantes en la ejecución del Plan de acción, ya que orienta a los actores y personal involucrado a supervisar los avances de cada una de las acciones específicas, a determinar los que se ha cumplido, lo que hace falta y apara lo que se requiere una segunda evaluación para corregir el rumbo para que no se vea afectado el objetivo en las fechas planeadas. Una vez cumplidos los plazos se debe realizar una revisión sobre el logro con base en los objetivos en alas acciones realizadas, es decir, del impacto y no simplemente el cumplimiento del objetivo. También, sirve como reafirmación del compromiso de continuar con el nivel alcanzado hasta ese momento y plantearse nuevos retos. Responsable: Asesor de Planeación


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MODIFICACIONES

ACTIVIDAD 16 Recepciona y evalúa la solicitud de ajuste al plan de Acción, por parte del profesional especializado solicitante sobre la modificación de actividades, fechas responsables u otros. Responsable: Asesor de Planeación

ACTIVIDAD 17 Aprueba ajustes bajo las siguientes condiciones: Que no afecten de manera significativa el cumplimiento de los objetivos corporativos. Que no estén en contravía de procedimientos, Manuales, normatividad y otros documentos que rijan el funcionamiento del CGC. Que estén acompañadas de una adecuada justificación por parte del profesional especializado solicitante, interesado explicando las circunstancias relacionadas con las dificultades que se han presentado (falta de recursos, imprevistos, decisiones de política etc). Responsable: Asesor de Planeación.

ACTIVIDAD 18 Comunica la aprobación o rechazo de la solicitud y realiza los ajustes correspondientes. Responsable: Asesor de Planeación.


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6. FORMATOS Y REGISTROS Anexo 1: Plan Estratégico Anexo 2: Solicitudes de ajustes al Plan. Anexo 3: Plan de Acción Anexo 4: Informe de seguimiento y monitoreo al Plan

Elaboró: Daliris Arias Marin

Revisó: Daliris Arias Marin

Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila

Cargo: Asesor de Planeación

Cargo: Asesor de Planeación

Cargo : Contralor

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

ORIGEN DE CAMBIOS

2.0

Cambio en el Manual de funciones y Diciembre 07 de 2009 competencias -

3.0

FECHA

Se complementó el procedimiento. Mayo 09 de 2012 Se modifica la estructura del formato Plan de Acción.

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Se Modifica el formato de monitoreo y seguimiento al Plan. Noviembre 27 de 2012

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Cambia la periodicidad seguimiento al Plan

4.0 -

de Febrero 28 de 2013

Cambio de logo Mayo 10 de 2013

procedimiento planeacion  

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