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PROCEDIMIENTO DE UTILIZACION Y CONSULTA DE CORREOS CORPORATIVOS

CODIGO: PR.3-100.08 VERSION: 1.0 FECHA: OCTUBRE 12

DE 2010 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la utilización y consulta de los correos electrónicos corporativos de la Contraloría General de Caldas. 2. ALCANCE Aplica a los usuarios que manejen flujo documental interno, entre entidades y envío de comunicaciones oficiales. Utilizados como herramienta para el manejo de sus agendas distribuyendo compromisos y tareas en el Calendario de Actividades. Herramienta para comunicación con los funcionarios de la Contraloría mediante mensajería instantánea. 3. CONTENIDO La Contraloría General de Caldas a través del proceso de Recursos Tecnológicos pone a disposición de los funcionarios que manejan flujo documental con entidades externas un servicio de correo electrónico de última generación dotado de las siguientes ventajas que servirán de apoyo para el intercambio documental de archivos electrónicos y de comunicaciones oficiales:    

Homogeneidad en la denominación de las cuentas. Accesibilidad desde cualquier tipo que tenga servicio de internet. Servicio Incorporado de Calendario de Actividades. Cuenta de correo corporativo con la forma xxx@contraloriageneraldecaldas.gov.co, con el mejor sistema Antispam y Antivirus proporcionado y actualizado automáticamente por Google, con 7Gb de espacio en cada cuenta y todas las características de una cuenta de Gmail adaptada a la entidad.  Potente buscador de mensajes enviados y recibidos (por subject o en el cuerpo de mensaje) pues en el servidor siempre quedara una copia de los mensajes enviados y recibidos permitiendo si búsqueda inmediata.  Página web mail www.google.com/a/contraloriageneraldecaldas.gov.co para revisar sus correos desde cualquier navegador mostrando la imagen corporativa de la Contraloría.

4. POLITICAS Y CONDICIONES DE USO:

1. Creación de correos electrónicos corporativos: Los correos corporativos serán creados por la Profesional Universitario 02 Líder de Recursos Tecnológicos con el usuario administrador conservando la siguiente estructura:


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DE 2010 (Inicial del primer nombre -inicial Contraloriageneraldecaldas. segundo nombre - primer apellido completo – inicial segundo apellido

gov.

Ejemplo: xxxxxxxx@contraloriageneraldecaldas.gov.co 2. Utilización: Comunicaciones Internas: El correo electrónico corporativo de cada uno de los funcionarios de la entidad servirá como apoyo para el flujo documental interno de manera que los adjuntos (documentos electrónicos) no tengan que ser impresos para el traslado entre dependencias para revisiones del documento entre destinatarios, es necesario resaltar que se debe respetar la Resolución Nro. 0257 de 11 de Agosto de 2010 ARTICULO PRIMERO 2) comunicaciones internas establece que para las comunicaciones internas de carácter oficial la entidad establece por medio del ADMIARCHI la elaboración de los consecutivos de correspondencia permitiendo realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de los procesos y la numeración consecutiva. Comunicaciones oficiales enviadas: Las Comunicaciones oficiales enviadas por correo electrónico hacia otras entidades deben llevar como anexo el oficio remisorio radicado por la ventanilla única de la Contraloría General de Caldas para que el documento tenga el valor oficial requerido. Comunicaciones oficiales recibidas por correo electrónico: Se establece en la Resolución 0257 del 11 de Agosto de 2010 ARTICULO PRIMERO 5) El servicio de correo electrónico reglamenta su utilización en la consulta periódica del Profesional Universitario 02, del proceso de Recursos Tecnológicos, las comunicaciones que lleguen a este buzón de correo serán impresas y radicadas en ventanilla única. A partir de este momento se dará el mismo trámite que a las comunicaciones oficiales recibidas. IMPORTANTE: Cuando sea necesario serán enviadas a los destinatarios por el correo electrónico corporativo como correo electrónico con reenvío especificando el Nro. de radicado generado por la ventanilla única. Es de anotar como lo establece la Resolución por medio de la cual se adoptan las políticas de ventanilla única de la Contraloría General de Caldas que por ningún correo corporativo se reciben documentos que manejen términos (derechos de petición, demandas, tutelas, descargos, e imputación, recursos de apelación y/o reposición, recusación y demás documentos de orden legal). En caso de que alguno de los mencionados documentos lleguen por este medio, se enviará un correo en el cual se

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DE 2010 aclara que el trámite de estos documentos debe ser personalmente por políticas de la entidad. 3. Entrega del correo electrónico al funcionario: Se realiza entrega personalmente del correo electrónico y contraseña temporal al funcionario por el Profesional Universitario Grado 02 Líder del Proceso de Recursos Tecnológicos. 4. Cambio de Contraseña: Se requiere que en el momento de la entrega el funcionario responsable del correo electrónico realice el cambio de contraseña para permitir un mejor nivel de seguridad. 5. Imagen Institucional: Es obligación del funcionario que utiliza el correo corporativo conservar la imagen institucional y los datos referentes a la firma del correo electrónico: Se establece como ejemplo: Pedro Pérez Palacio Profesional Especializado Control Fiscal Micro Conmutador 8831229 – 8833313 – 8833311 – 8831448 Fax 8840869 Edificio Gobernación Piso 2 Contraloría General de Caldas 6. Uso de disclaimer: Es obligación del funcionario que utiliza el correo corporativo conservar la imagen institucional y los datos expresos en el disclaimer establecidos al final de la firma: “Este mensaje es para uso exclusivo de sus destinatarios y su contenido es de carácter privilegiado o confidencial. El uso indebido de esta información por parte del destinatario o de un tercero no autorizado por la Contraloría General de Caldas, constituye una violación de los derechos de propiedad intelectual y de confidencialidad. Se han realizado verificaciones requeridas para evitar que este mensaje contenga virus u otros defectos. No obstante, es necesario que quien lo recibe efectúe la correspondiente revisión. La Contraloría General de Caldas no asume responsabilidades por los daños derivados del uso de este mensaje y/o sus anexos”. 7. Perdida de Contraseña: En el momento en que el funcionario olvide o pierda su clave de acceso al correo corporativo debe solicitar por escrito el restablecimiento de la clave al profesional universitario grado 02 líder del Proceso de Recursos Tecnológicos y obtendrá personalmente la asignación de la nueva clave por motivos de seguridad. 8. Cambio de Empleado: En el momento de retiro de la entidad, el funcionario debe hacer entrega del correo corporativo realizando un backup de entrega de los documentos electrónicos de su buzón de


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DE 2010 correo. El profesional Universitario grado 02 líder del Proceso de Recursos Tecnológicos debe eliminar la cuenta totalmente y de esta manera quede disponible para el funcionario entrante.

Elaboro: Luisa Fernanda Ríos Giraldo

Revisó: Lyndon Alberto Chavarriaga Montoya

Aprobó: Carlos Manuel Llano Alzate

Cargo: Profesional Universitario Grado 02

Cargo: Profesional Universitario Grado 02

Cargo: Contralor

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

1.0

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Elaboración del procedimiento

OCTUBRE 12 DE 20120

Cambio de logo

MAYO 10 DE 2013

Procedimiento de utilización y consulta de correos corporativos