Issuu on Google+

CODIGO: PR.2-100.08 PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

VERSION: 2.0 FECHA: DICIEMBRE 07 DE 2009

1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la consulta y préstamo de documentos que reposan en el Archivo Central de la Contraloría General de Caldas. 2. ALCANCE Aplica a los documentos del archivo central, y a los usuarios internos y externos. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS        

Constitución Política de Colombia 1991. Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”. Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organizaciones del estado y se dictan otras disposiciones“. Decreto 1599 MECI 1000:2005. “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano”. General de Caldas y se reglamentan sus funciones. Resolución Por medio de la cual se crea el comité de archivo de la Contraloría General de Caldas, se fijan sus funciones y procedimientos. NTC- ISO 9000:2000 Contiene el vocabulario y fundamentos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad. NTC-ISO 9001:2000 Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. NTCGP-1000-2004

4. ABREVIATURAS SGC Sistema de Gestión de la Calidad TRD Tabla de Retención Documental LMD Listado Maestro de Documentos NTC Norma Técnica Colombiana

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Consulta de Documentos en sitio 5.1.1 Las solicitudes presentadas para la consulta de documentos, tanto por funcionarios de la Contraloría General de Caldas, como por los particulares, son atendidas y radicadas en la ventanilla única de la Contraloría General de Caldas, donde se verificará si la información que se solicita es competencia de la Entidad, en caso contrario se le comunica al usuario, y en lo posible se le indica la institución a la que se debe dirigir para obtener la información. 1


CODIGO: PR.2-100.08 PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

VERSION: 2.0 FECHA: DICIEMBRE 07 DE 2009

5.1.2 Las solicitudes presentadas por funcionarios o particulares, deben realizarse, diligenciando el formato de Solicitud y Préstamo de Documentos del Archivo Central. 5.1.3 Una vez diligenciado el formato, se entrega al funcionario responsable del archivo, quien procede a la búsqueda en las bases de datos, inventarios físicos y demás ayudas disponibles. 5.1.4 Una vez encontrado el documento, se retira de su lugar de almacenamiento, dejando el testigo “documento afuera” y se traslada a la sala de consulta. Antes de entregar el documento se debe verificar si sobre este existe reserva legal, que restrinja su consulta. 5.1.5 El documento es entregado al peticionario y en la sala de consulta debe permanecer un funcionario de archivo, para evitar el retiro indebido de folios o mutaciones de los documentos, o cualquier otra anomalía que se pueda generar. 5.1.6 Una vez terminada la consulta, el funcionario de archivo verifica el estado y cantidad de los documentos devueltos, y los retorna a su respectivo lugar. 5.2 Solicitud de documentos fuera de sitio 5.2.1 Cuando la solicitud presentada es realizada por un funcionario de la Entidad, que implica el préstamo de los documentos fuera del archivo, se diligencian los campos pertinentes que han sido previstos para tal fin, en el formato, y se firma por el funcionario solicitante. El tiempo de préstamo no debe ser superior a 10 días hábiles. 5.2.2 El funcionario del Archivo Central, revisa el correcto diligenciamiento del formato, lo firma y hace entrega de los documentos, consignando la información en la base de datos correspondiente al control de préstamo de documentos. 5.2.3 Las solicitudes de préstamo de documentos del Archivo Central, presentadas por otras entidades o instituciones públicas, son tramitadas desde la ventanilla única de la Entidad, desde allí se la información a los funcionarios del archivo y se proyecta el oficio para la firma del Señor Contralor o quien se designe y finalmente se remite el oficio al peticionario, en el cual se informa el tiempo de préstamo. 5.2.4 Cuando los documentos son devueltos al Archivo Central, se verifica su estado y contenido, conforme a la información que aparece en el respectivo

2


CODIGO: PR.2-100.08 PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

VERSION: 2.0 FECHA: DICIEMBRE 07 DE 2009

formato de Solicitud para Consulta y Préstamo de Documentos, el funcionario de archivo anota la fecha de devolución en el respectivo formato y lo firma. 5.2.5 El funcionario de archivo descarga del sistema el préstamo y procede a ubicar los documentos devueltos, en el lugar respectivo. 5.3 Solicitud de Fotocopias de Documentos 5.3.1 El funcionario o usuario externo que requiere fotocopias de documentos que reposan en el Archivo Central, diligencia el formato para solicitud de fotocopias en el Centro de Copiado de la Entidad. 5.3.2 Una vez entregada la solicitud debidamente firmada o el recibo de pago de las fotocopias, un funcionario de Archivo Central traslada los documentos al centro de copiado, para su reproducción. 5.3.3 Los documentos y las fotocopias son retiradas del Centro de Copiado por el mismo funcionario de archivo, quien verifica que el trabajo entregado sea el solicitado. Las fotocopias son entregadas al funcionario o al usuario externo, según sea el caso, y los documentos se reintegran al Archivo Central, en donde son ubicados nuevamente en su lugar de origen.

5.4 Solicitudes de Información por Correo 5.4.1 Las solicitudes de información y documentos que reposa en el Archivo Central, presentadas por correo, vía fax, Internet o correo electrónico, por particulares o por otras instituciones públicas, serán recepcionadas desde la ventanilla única de la Entidad y remitidas desde allí al funcionario responsable del Archivo de la Entidad para su trámite. 5.4.2 Encontrada la información, el funcionario responsable de Archivo proyecta el oficio para la firma del señor Contralor, el cual es enviado a la ventanilla única para su radicación y envío, dejando evidencia de la información remitida al peticionario. 5.4.3 Las fotocopias solicitadas son enviadas al usuario con la respectiva respuesta, siempre y cuando la cantidad no sea superior a cinco (5) unidades Cuando se trata de más de cinco (5) fotocopias, se procede a solicitar al interesado el pago anticipado de las fotocopias, cancelando directamente en la tesorería de la Entidad, o por consignación, para lo cual se informará el nombre del banco y número de la cuenta establecida para este fin.

3


CODIGO: PR.2-100.08 PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

VERSION: 2.0 FECHA: DICIEMBRE 07 DE 2009

5.4.4 Una vez el solicitante ha remitido el recibo de consignación, se tramita la reproducción de los documentos y las fotocopias son enviadas a vuelta de correo. 5.5 Autenticación de Fotocopias de Documentos 5.5.1 La autenticación de fotocopias de documentos que reposan en el Archivo Central, es solicitada por escrito y atendidas directamente desde la ventanilla única de la Entidad así como los documentos que reposan en los archivos de gestión 5.5.2 El funcionario encargado de la ventanilla única de la Entidad, revisa las fotocopias y las coteja con los documentos reproducidos, de conformidad con estos procede a su autenticación así: - Fotocopia de original - Fotocopia de copia - Fotocopia de fotocopia 5.5.3 Después de tener autenticados los documentos, se elabora el oficio de respuesta, con su respectivo sobre, para remitir los documentos al solicitante. 5.5.4 Los documentos son colocados en la carpeta para su trámite de radicación y envío por correo. 5.5.5 El usuario que personalmente recoge los documentos, firma la copia radicada del oficio remisorio, al Grupo de Administración Documental, colocando nombre claro de quien recibe, fecha en que se retiran las fotocopias autenticadas y la cantidad de las mismas. 5.5.6 La copia radicada del oficio es archivada en el consecutivo correspondiente sobre la ventanilla única. 6. FORMATOS Y REGISTROS Solicitud para Consulta y Préstamo de Documentos Testigo de Documento Afuera – Archivo Central

4


CODIGO: PR.2-100.08 PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

VERSION: 2.0 FECHA: DICIEMBRE 07 DE 2009

Elaboro: Clemencia Cardona Saldarriaga

Revisó: Clemencia Cardona Saldarriaga

Aprobó: Alzate

Carlos Manuel Llano

Cargo: Profesional Universitario Grado 02

Cargo: Profesional Universitario Grado 02

Cargo: Contralor

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

02

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Cambio en el manual de funciones y competencias

DICIEMBRE 07 de 2009

MAYO 10 DE 2013 Cambio de logo

5


Procedimiento consulta y préstamo de documentos