Issuu on Google+

CODIGO: PR.6-120.07 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA, REEMBOLSO Y CONTROL DE LAS CAJAS MENORES

VERSION: 1.0 FECHA: FEBRERO 15 DE 2011

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la apertura, reembolso, seguimiento y control para la adecuada administración de las cajas menores con el propósito de realizar una gestión eficaz de las mismas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el responsable de la caja menor autorizado por el Contralor para efectuar compras de acuerdo a la Resolución del Ministerio de Hacienda. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS: Resolución del Ministerio de Hacienda. 4. ABREVIATURAS: No aplica 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 MANEJO DE RECURSOS DE LA ENTIDAD ACTIVIDAD 1 Con base en la Resolución emitida por el Ministerio de Hacienda, el Contralor define las cuantías y las que manejara la caja menor, estableciendo responsabilidad y manejo. ACTIVIDAD 2  Las cajas menores se crean mediante acto administrativo (Resolución Institucional) emitida por el Representante Legal de la Institución.  Una vez autorizado el desembolso de caja menor, los responsables inician la ejecución de acuerdo a los artículos y parágrafos de la Resolución de constitución.  Se solicita la disponibilidad presupuestal y el registro.

ACTIVIDAD 3 Al llegar al tope de gasto establecido (el 70% de lo asignado) o al menos una vez al mes; el responsable del manejo de las cajas menores, procederá a tramitar el reembolso.


CODIGO: PR.6-120.07 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA, REEMBOLSO Y CONTROL DE LAS CAJAS MENORES

VERSION: 1.0 FECHA: FEBRERO 15 DE 2011

ACTIVIDAD 4 Al cierre de la vigencia fiscal, el responsable de la caja menor, procede a realizar el último reembolso con base en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido cuando se constituye la caja menor.

ACTIVIDAD 5 Al cierre de cada período se debe legalizar la caja menor, reintegrando los dineros que no se hayan ejecutado y se debe elaborar la correspondiente legalización.

ACTIVIDAD 6 En el arqueo, se verifica que los recibos oficiales de caja menor estén consecutivos de acuerdo a la numeración preimpresa, que los soportes correspondan al total de estos recibos, que los documentos estén bien diligenciados y que los gastos se hayan hecho de acuerdo a los artículos y parágrafos de la Resolución de constitución. 6. FORMATOS Y REGISTROS Certificado de disponibilidad presupuestal. (SIF)

7. GLOSARIO CAJA MENOR: Es la cuantía fija establecida a cargo de un funcionario, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de la Universidad de Caldas que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles. ARQUEO: La revisión efectuada a los dineros (billetes y monedas), a las facturas y recibos objeto del gasto de caja menor en una fecha determinada. REEMBOLSO: Solicitud de reintegro de dinero mensualmente o cuando la caja menor se haya agotado en un 70%, con el fin de conservar el monto inicial y continuar con las actividades propias del proceso. REINTEGRO: Consignación de los dineros para la cancelación de la caja menor cuando esta ha cumplido su objeto, cambio del responsable y/o terminación del periodo según resolución de constitución de la caja menor.


CODIGO: PR.6-120.07 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA, REEMBOLSO Y CONTROL DE LAS CAJAS MENORES

Elaboro: Ocampo

Mery

Cargo: Especializado

Arboleda

Profesional

Revisó: Lyndon Chavarriaga Montoya

Alberto

Cargo: Asesor de Planeación

VERSION: 1.0 FECHA: FEBRERO 15 DE 2011

Aprobó: Carlos Manuel LLano Alzate

Cargo: Contralor

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

1.0

Se origina el documento

Febrero 15 de 2011


Procedimiento caja menor