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MANUAL DE CALIDAD VERSION 6.0


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN NATURALEZA DE LA CONTRALORÍA

1. 2.

ESTRUCTURA CONTRALORÍA

3.

ORGANIZACIONAL

DE

LA

PLATAFORMA ESTRATEGICA

3.1

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD

3.2

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

3.2.1

MISIÓN

3.2.2

VISIÓN

3.2.3

PRINCIPIOS

3.2.4

VALORES

3.2.5

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

3.3

POLÍTICA DE CALIDAD

3.4

OBJETIVOS DE CALIDAD

DE

4. MAPA DE PROCESOS 5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL DE GESTIÓN DE CALIDAD 6.

SISTEMA

ANEXOS

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6.1. PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008 Y LA NTCGP 1000:2009 6.2.

DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS ORGANIZACIÓN

6.3.

EXCLUSIONES

6.3.1

RESPONSABILIDAD

6.3.2

DISTRIBUCIÓN

6.3.3.

DE

LA

CONTROL DE CAMBIOS

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INTRODUCCIÓN La Contraloría General de Caldas presenta, el Manual de Calidad Versión 6.0, este hace parte del proceso de mejora continua implementado a través del aporte que permanentemente realizan los lideres de los diferentes procesos. En el Manual se establece y describe el Sistema de Gestión de Calidad bajo los parámetros de la Norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009, el mismo, se ajusta a los requerimientos del Modelo Estándar de Control Interno MECI. Este Manual describe cómo operamos y hace la descripción general de Diez (10) procesos, su secuencia y la interacción entre procesos a través del mapa de procesos el cual se encuentran agrupado en cuatro (4) macroprocesos y/o niveles. Un primer nivel estratégico que se despliega en Dos (2) procesos: Planeación y Direccionamiento Gerencial y Comunicación Pública; un segundo nivel misional o de prestación del servicio con tres (3) procesos: Control Fiscal Micro, Control Fiscal Macro y Responsabilidad Fiscal; un tercer nivel de apoyo con Cuatro (4) procesos: Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros, Recursos Tecnológicos y Gestión Jurídica y un cuarto nivel de Control, Evaluación y Mejora; con un (1) proceso de Evaluación y Mejora. Los procesos se desagregan en subprocesos y de estos se derivan los diferentes procedimientos. De otro lado, se exponen la Política y los Objetivos de Calidad, así como también la Estructura Organizacional. La finalidad de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad es garantizar la calidad del servicio a la Comunidad en general y establecer un mejoramiento continuo en la Contraloría General de Caldas. El Manual de Calidad está compuesto por seis (6) secciones, algunas de las cuales están divididas en subsecciones: En la Sección uno (1),se presenta la naturaleza de la Contraloría; en la sección dos (2) la Estructura Organizacional de la Contraloría; en la sección tres (3) la Plataforma Estratégica; en la sección cuatro (4) el Mapa de

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Procesos; en la sección (5) la Descripción de los Procesos del SGC; y en la sección (6) los Anexos. En las mencionadas secciones se manifiesta el compromiso de la Contraloría General de Caldas para implementar los principios básicos de la norma, indicando para cada uno de ellos su objetivo y responsabilidad. El Sistema de Gestión de Calidad contenido en el presente Manual está adecuado a los requisitos establecidos en la Norma NTCGP 1000:2009 y la Norma ISO 9001:2008. Se cuenta con el compromiso y concurso de todos los funcionarios de la entidad, que una vez certificada, continuará con el mantenimiento del Sistema que hará factible su mejoramiento continuo y su permanencia como Organismo de Control en el ámbito Departamental.

1. NATURALEZA DE GENERAL DE CALDAS

LA

CONTRALORÌA

La Contraloría General de Caldas, es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal, encargada de ejercer vigilancia a la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Departamento.

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2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA CONTRALORÍA.

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PLATAFORMA ESTRATEGICA 3.1 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad Vigilancia del patrimonio público Caldense.

3.2 Direccionamiento Estratégico Los principales propósitos de la Entidad se encuentran incluidos en la formulación de su Misión, Visión, Principios y Valores Institucionales contenidos en el Plan Estratégico. 3.2.1

Misión

Realizar un control efectivo en el manejo de los recursos públicos, verificando que estos se destinen al cumplimiento de los fines esenciales del estado social de derecho, con impacto en la comunidad. 3.2.2

Visión

Para el 2015 lograremos un posicionamiento y reconocimiento Nacional dentro de los Organismos que ejercen Control fiscal, por haber alcanzado a través de adecuadas prácticas de control, mecanismos de prevención y promoción de la participación ciudadana; la eficiencia en el manejo de los recursos públicos en el Departamento de Caldas. 3.2.3

Principios

En la CGC reconocemos y actuamos bajo los siguientes principios: 

EL Principal capital de la CGCD, es su recurso humano.

Los bienes públicos son sagrados

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La gestión pública es democrática y participativa.

Todos los ciudadanos y los sujetos de control son iguales frente al ejercicio de la función fiscalizadora.

Los resultados del ejercicio del Control Fiscal son públicos.

El reconocimiento de los procesos y logros institucionales son fundamentales para el mejoramiento continuo. 3.2.4

Valores

Son enunciados que guían el pensamiento y la acción de las personas en una entidad, que se convierten en creencias arraigadas que definen comportamientos de las personas y les indica claramente pautas para la toma de decisiones. Estos valores agrupan posiciones éticas, de calidad y de seguridad, las cuales deben acompañarnos en el día a día de nuestro trabajo, entendiendo que éstos aseguran el éxito de la Contraloría General de Caldas según la intensidad con que se vivan. Teniendo en cuenta lo anterior, los valores que enmarcan la cultura de la Contraloría General de Caldas, son: 

Ética

Actuamos con profesionalismo bajo los principios de legalidad, moralidad y buena conducta en todas nuestras actividades y labores. Esto implica que: 

Hablamos y actuamos en términos que se honre nuestra fidelidad, confianza y convicción por los valores y principios de la Contraloría General de Caldas. Cumplimos, somos diligentes y sinceros y actuamos de forma que no se afecte la integridad de las demás personas, la propia o la de la Contraloría.

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Mantenemos una buena disposición para asumir y desarrollar los roles y objetivos de los procesos en que se participa. Unimos esfuerzos para el logro de los objetivos de la Contraloría, en un ambiente de confianza y comunicación permanente. Respeto

Comprendemos, aceptamos y valoramos las cualidades y las condiciones inherentes a las personas, con derechos y deberes. Entendiendo que nuestra libertad llega hasta donde inicia la de los demás. Esto implica que:    

Brindamos un trato amable, considerado y digno a todos los grupos de interés de la Contraloría. Acogemos con objetividad las críticas y sugerencias. Somos tolerantes y mantenemos una adecuada actitud frente a los demás. Promovemos el fortalecimiento de la comunicación interna y externa, asegurando que el mensaje o información que se brinda sea entendido a cabalidad por los demás sin vicios de forma o excepción.

Responsabilidad

Asumimos y cumplimos nuestros deberes y obligaciones conscientes de las consecuencias que ocasionará aquello que hagamos o dejemos de hacer para alcanzar los propósitos de la Contraloría. Esto implica que: 

Conocemos, cumplimos y hacemos cumplir las normas internas y externas que rigen la actividad de la Contraloría. Aceptamos las consecuencias de cada una de nuestras acciones, decisiones u omisiones.

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Damos buen uso de los recursos de información a la cual se tiene acceso en virtud de la labor que se desempeña. Identificamos los riesgos a los cuales se encuentra expuesta la Contraloría y que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Contraloría y los específicos de los procesos. Aplicamos los controles adoptados para prevenir situaciones de riesgo que puedan afectar el desempeño de la Contraloría y diseñar los planes de mejoramiento que permitan fortalecer y desarrollar el sistema de control interno.

Honestidad

Actuamos con rectitud, honorabilidad, transparencia y decoro, en concordancia con la verdad y la justicia entre lo que se piensa, se expresa y se hace. Esto implica que 

Damos adecuado uso a las herramientas tecnológicas y demás elementos de trabajo dispuestos para hacer más eficiente nuestras labores. Brindamos información sobre posibles infracciones y/o hechos susceptibles de ser investigados o que puedan generar conflictos de interés. Desarrollamos diligentemente las funciones y actividades inherentes al cargo desempeñado generando valor para la Contraloría. Aplicamos y compartimos nuestros conocimientos profesionales con los demás, en beneficio del mejoramiento continuo de la Contraloría.

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3.2.5 Objetivos Estratégicos

OBJETIVO No .1 MEJORAR LA CALIDAD Y COBERTURA DEL CONTROL FISCAL, DINAMIZANDO ESTRATEGIAS QUE GARANTICEN LA EFECTIVIDAD EN EL CONTROL. MEJORAR LA CALIDAD Y COBERTURA DEL CONTROL FISCAL, DINAMIZANDO ESTRATEGIAS QUE GARANTICEN LA EFECTIVIDAD EN EL CONTROL. OBJETIVO No .2 ESTABLECER ESTRATEGIAS DE PREVENCIÓN PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, ORIENTADA A LA TRANSPARENCIA Y EFICIENCIA DEL MANEJO FISCAL. OBJETIVO No .3 ELEVAR LA EFICIENCIA Y OPORTUNIDAD EN PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL.

LOS

OBJETIVO No .4 FORTALECER EL CONTROL CIUDADANO VINCULANDO LA COMUNIDAD AL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL. OBJETIVO No .5 FORTALECER EL PROCESO DE COMUNICACIÓN ESTABLECIENDO MECANISMOS INTERNOS Y EXTERNOS EN EL LOGRO DE LA VISIBILIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS.

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OBJETIVO No.6 FORTALECER EL TALENTO HUMANO CAPACITACIÓN ESPECIALIZACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS.

Y

OBJETIVO No.7 LIDERAR SINERGIAS INTERINSTITUCIONALES CON OTROS ORGANISMOS DE CONTROL, ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS A FIN DE LOGRAR UNA GESTIÓN FISCAL EFICIENTE Y EFICAZ. OBJETIVO No.8 GARANTIZAR LA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y DE AUDITORIA.

DEL

OBJETIVO No.9 ADMINISTRAR LOS RECURSOS FÍSICOS, FINANCIEROS TECNOLÓGICOS DE MANERA EFICIENTE.

Y

3.3 Política de Calidad Fortalecer el ejercicio del proceso auditor, el direccionamiento y articulación del proceso de responsabilidad fiscal y la participación ciudadana, con el fin de lograr una mayor efectividad en la fiscalización de los recursos públicos, apoyado en las tecnologías de la información y un adecuado Sistema de Gestión de Calidad. 3.4 Objetivos de Calidad 

Mejorar la calidad y cobertura del control fiscal, dinamizando estrategias que optimicen el proceso de evaluación.

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Establecer estrategias de prevención para mejorar la administración pública, orientada a la transparencia pública y eficiencia del manejo fiscal.

Elevar la eficiencia y oportunidad de los procesos de responsabilidad fiscal.

Control a la contratación publica en tiempo real.

Fortalecer el control ciudadano, vinculando la comunidad al ejercicio del control fiscal.

Implementar el control a los sistemas de información. Capacitar y especializar a los funcionarios.

Liderar sinergias interinstitucionales con organismos de control, entidades públicas y privadas que propendan por un control fiscal eficiente.

Realizar un control preventivo a través de funciones de advertencia

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4. MAPA DE PROCESOS La Contraloría General de Caldas, adoptó el “MAPA DE PROCESOS”, que integra los Diez (10) procesos de la Entidad y sus interacciones, de conformidad con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 y Modelo Estándar de Control Interno: MECI 1000-2005. 5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Los Procesos de la entidad se describen en el Manual de Calidad, así: 5.1 PROCESO GERENCIAL

DE

PLANEACIÓN

Y

DIRECCIONAMIENTO

5.1.1. Objetivo Establecer una plataforma de planeación orientando la gestión institucional hacia el cumplimiento de la misión y la proyección de la visión en el largo, mediano y corto plazo, mediante el diagnóstico, la formulación, ejecución y seguimiento de los planes y proyectos de la Contraloría General de Caldas. 5.1.2 Responsabilidad El Asesor de Planeación, quien fue designado como Representante de la Dirección, para generar una cultura de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad. 5.1.3. Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP

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1000:2009. La Entidad para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos. 5.1.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO DIRECCIONAMIENTO GERENCIAL

PLANEACIÓN

Y

OBJETIVO:

LIDER:

Establecer una plataforma de planeación orientando la gestión institucional hacia el cumplimiento de la misión y la proyección de la visión en el largo, mediano y corto plazo, mediante el diagnóstico, la formulación, ejecución y seguimiento de los planes y proyectos de la Contraloría General de Caldas

Asesor de Planeación

PROCESO PROVEEDOR:

ENTRADA:

SALIDA:

PROCESO CLIENTE:

Documentos del sistema de calidad Información resultante de la ejecución de los procesos Insumos de revisión por la dirección Necesidades estratégicas de las diferentes áreas

Plan estratégico Planes de acción Hoja de vida de Indicadores Revisión por la dirección

Todos los procesos

Todos los procesos P

REQUISITOS: NTCGP 1000 : 2009 4.1, 4.2, 8.1, 8.2.3, 8.4 y 8.5.2, 8.5.3 Específicos: 5.1, 5.2, 5.3, 5.4.2

RECURSOS:      

Red interna comunicaciones Personal de apoyo especializado y operativo. Presupuesto institucional Medios, suministros y equipos de oficina Red y página Web Proceso de Recursos Tecnológicos

DOCUMENTOS: Manual de Calidad Ley 152 de 1994,ley 272 de 2000, ley 330 de 1996, Ley 42 de 1993fdt Normas para la Planeación Institucional. Listado Maestro de Documentos Procedimiento de Planeación estratégica Procedimiento para la Gestión Ética Procedimiento Para la revisión por la dirección Procedimiento Función de Advertencia Resolución Orgánica 06 de 2008 AGR-Manual SIREL

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PROVEEDOR

ENTRADA

ETAPAS

Auditoría General de la República. Contraloría General de Caldas. Asesor de Planeación.

Ley 330 de 1996, Ley 272 de 2000. Ley 152 de1994,ley 610 de 2000, ley 42 de 1993 Objetivos Estratégicos Misión, Visión Lineamientos Generales

Revisión del Direccionami ento Estratégico

Auditoría General de la República Contralor Profesionales Especializados Asesor de Planeación

ley 330 de 1996, Ley 272 de 2000 Decreto 152 de 1994 Objetivos estratégicos, Misión, Visión. Propuesta de modificación

H

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RESPONSA BLE Contralor— Asesor de Planeación

SALIDA

Formulación del Plan Estratégico Institucional

Contralor – AsesoresProfesionales Especializado s

Plan Estratégico institucional

Todas las dependencia

Formulación del Plan de acción anual

Asesores Profesionales Especializado s

Planes de acción

Todas las dependencias

Objetivos Estratégico s, Misión y Visión revisados y ajustados.

CLIENTE

Procesos de la Contraloría

Lineamientos y metodologías Comité Directivo Asesor de Planeación

Dependencias de la Contraloría. Asesor de Planeación

Plan Estratégico institucional

Planes acción

de

Ejecución del Plan de acción anual

Asesores Profesionales Especializado s

Reporte de planes

Todas las dependencias

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Dependencias de la Contraloría.

Reporte planes

de

Revisión y seguimiento de indicadores operativos

Asesor de Planeación

Auditoría General de la República DAFP Contralor Profesionales Especializados Asesor de Planeación

Solicitud informes

de

Asesores Profesionales Especializado s

Control Fiscal Ciudadanía Medios de Comunicación Gestión Jurídica

Denuncias, quejas, peticiones, noticias, visita fiscal, inspección

Presentació n de informes internos y presentació n de informes externos a AGR(SIREL)Función Pública (MECI) y Transparen cia por Colombia.(ITR) Función de advertencia

Contralor

Indicadore s de Gestión revisados y diligenciad os Informes diligenciad os

Todas las dependencias

Exposición de argumento s

Sujetos y puntos de control ciudadanía medios de comunicación

Adopción de acciones correctivas

AGR Contralor Control Interno Planeación

Otras actuacione s derivadas Dependencias de la Contraloría. Alta dirección

Directrices del Contralor Modelo MECI

Construcció n y ajuste de valores institucional es

Alta dirección

Código de ética

Contralor

Plan

Planificación

Planeación

manual de

Todas las dependencias

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Control Fiscal. Ciudadanía. Medios de Comunicación

Todos procesos

los

Representante de la Dirección

V

A

estratégico Identificación de procesos y procedimient os Mapa de riesgos de los sujetos de control Resultados de las anteriores auditorias Denuncias de la comunidad Resultados de los procesos Resultados de Auditorías Internas Evaluación de la Satisfacción del Cliente Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y/o de mejora

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del SGC

calidad Política de calidad Objetivos de calidad

Planificación de la prestación del servicio

Revisión por la Dirección

PARÁMETROS DE CONTROL: Documentos requeridos por la norma Documentación externa e interna actualizada y disponible Control De producto No conforme Seguimiento al Plan Estratégico Seguimiento al Plan de Acción ACPM de Indicadores Proceso de Evaluación y Mejora RIESGOS: MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS

Control Fiscal

Representant e de la Dirección

Participaci ón en la Elaboració n del P. G. A.

Revisión del proceso Acta de Revisión por la dirección Compromi sos líderes de proceso

Todas las dependencias

Sujetos control

de

Todos procesos

los

Contralor

MEDICIONES: INDICADORES DE GESTIÓN

DATOS Y REGISTROS: CONTROL DE REGISTROS

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

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5.2 PROCESO DE COMUNICACIÓN

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PÚBLICA

5.2.1Objetivo Mejorar los procesos de comunicación institucional, mediante su diagnostico, análisis y mejora, para incrementar la cultura de interlocución, visibilidad y transparencia en la CGC. 5.2.2. Responsabilidad El responsable del Proceso es el Subcontralor 5.2.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos. 5.2.4 CARACTERIZACIÓN PROCESO COMUNICACIÓN PUBLICA

P

OBJETIVO Mejorar los procesos de comunicación institucional, mediante su diagnostico, análisis y mejora, para incrementar la cultura de interlocución, visibilidad y transparencia en la CGC.

LIDER: Subcontralor

PROCESO PROVEEDOR:

SALIDA:

Líderes de proceso Contralor

ENTRADA: Información los procesos Directrices Despacho Resultados de procesos misionales encuestas de

de del los , las

Comunicaciones a periodistas Convocatorias a ruedas de prensa Directrices del Contralor comunicación organizacional (Guía de

PROCESO CLIENTE: Todos los procesos de la Contraloría La comunidad Medios de Comunicación

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rendiciones públicas de cuentas, Plan de acción REQUISITOS: Numeral 5.5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación Numeral 5.5.3 Comunicación Interna

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de comunicación organizacional) RECURSOS: Sistema de Gestión de Calidad Red interna comunicaciones Proceso de Recursos Tecnológicos

DOCUMENTOS: Guía de de comunicación organizacional

PROVEEDOR Líderes proceso

de

H

ENTRADA Informa ción de los proceso s misional es

Lideres de los Procesos de Planeación, Comunicación, Control Fiscal Micro, Control Fiscal Macro Responsabilidad Fiscal Gestión Humana Recursos Físicos y financieros Recursos Tecnológicos Gestión Jurídica

Informa ción de todos los Proceso s según lo que se debe comunic ar de conform idad con la Guía de comunic ación organiz acional

Lideres de Control Fiscal y Micro y Macro

Resultado s o adelantos

ETAPAS Planificación de la comunicación

RESPONSAB LE Subcontralor

SALIDA

CLIENTE

Censo medios de comunicaci ón

Comunida d

Medios de comunicac ión

Comunicación informativa Suministro información medios comunicación

Comunicación informativa Comunicaciones

de a de

Subcontralor

Subcontralor y

Listado de suministro envío de información a los periodistas

Proceso auditor y/o

Comunida d

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Responsabilidad Fiscal

Todos procesos

V

A

los

de los procesos de auditoría

Resultados de Todos los procesos

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Ruedas de prensa

Comunicación informativa Rendición Pública de Cuentas

investigaci ones fiscales Informes Medios

Subcontralor

Informe a la comunidad

PARÁMETROS DE CONTROL: Confirmación en la entrega de la información a los entes externos 7. Seguimiento al plan de medios (evaluación de actividades) Proceso de Evaluación y Mejora.

MEDICIONES: INDICADORES DE GESTIÓN

RIESGOS: MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS

DATOS Y REGISTROS: LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

comunida d

DOCUMENTOS

Y

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

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5.3. PROCESO DE CONTROL FISCAL MICRO 5.3.1 Objetivo Vigilar que los recursos de las entidades objeto de control por parte de la Contraloría General de Caldas, se destinen para los fines esenciales del Estado. 5.3.2 Responsabilidad El responsable del Proceso es el profesional especializado de Control Fiscal. 5.3.3. Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

OBJETIVO: Vigilar que los recursos de las entidades objeto de control por parte de la Contraloría General de Caldas, se destinen para los fines esenciales del Estado. PROCESO ENTRADA: PROVEEDOR: Criterios de Políticas del Contralor Selección de Sujetos a P Auditar Comunidad, Asamblea Departamental de PQ Quejas Caldas, sujetos de control y/o órganos de Estudios control, medios de macroeconó

LIDER: Profesional Especializado (División de Control Fiscal)

SALIDA:

PROCESO CLIENTE:

Informe de Auditoría

Sujetos de Control

Comunicaciones

Comunidad en general

Respuesta de quejas Respuesta Ciudadana

a

Participación

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comunicación

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micos Información recibida de los sujetos de control a través del aplicativo SIA.

RECURSOS: REQUISITOS: 4.2 Control de Documentos Software Especializado Aplicativo SIA 4.2.4 Control de registros Recurso Humano 7. 0 Realización de producto o Proceso de Recursos Tecnológicos Prestación del Servicio 7.2 Planificación de la prestación del servicio 7.5 Producción y prestación del servicio 8.5 Mejora Continua DOCUMENTOS: Información recibida de los sujetos de control a través del aplicativo SIA Normograma Listado maestro de documentos

PROVEEDOR Contralor. Proceso de Responsabilida d Fiscal Proceso Control Fiscal Macro Subproceso de Participación Ciudadana. Subproceso de H Auditorias Integrales.

ENTRADA

ETAPAS

Políticas del Contralor, Procesos de Responsabili dad Fiscal, Informe Financiero, Peticiones Quejas y Reclamos, resultados auditorías anteriores

Profesional Especializado

Memorando de Encargo

Auditores

Papeles

RESPONSAB LE

SALIDA

CLIENTE

Programación Profesional anual del Plan Especializado General de Auditoría

Plan General Sujetos de Auditoría Control

Ejecución Profesional recopilación de la Especializado información

Memorando de Planeación y ejecución de la auditoría Informe

de Elaboración

de Auditores,

de

Auditores Sujetos de control

Sujetos

de

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Trabajo ayudas memoria

Auditores, Profesional Especializado, Contralor

Informe

y informe de

Comunidad, Otros Órganos de Solicitudes Control y Medios de H Comunicació n Participación Ciudadana

Profesional Especializado, Contralor. Subcontralor

Planes de Sujeto mejoramiento Control

PROVEEDO ENTRADA ETAPAS R Sujeto de Plan de Seguimiento Control mejoramiento Oficio de aprobación

RESPONSABL E Equipo Auditor

Recepción y Profesional Análisis de Universitario Quejas 02

Resultado del Trámites, análisis de la respuesta Queja directa: traslado por Comunicación competencias o traslado interno

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Profesional Universitario Grado 02 Profesional Especializado

Control y Comunidad en General

de Plan de mejoramient o Oficio de aprobación

SALIDA

Sujetos Control, Auditores, Profesional Especializad o, Contralor

CLIENTE

Informes de Profesional seguimiento Especializado

Comunicación, autos de traslado o autos de archivo

Comunidad en General, Medios de Comunicación Sujetos de Control, Otros Órganos de Control Comunicacion Comunidad en es General, Medios de Traslados a Comunicación autoridades Sujetos de competentes Control, Otros Órganos de Control, Proceso de Responsabilida d Fiscal y Subproceso de Auditorías Integrales

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PARÁMETROS DE CONTROL: MEDICIONES: Control de producto no conforme MATRIZ DE INDICADORES Seguimiento al Plan General de Auditoría V Satisfacción del cliente Evaluación del sistema de peticiones quejas y denuncias Control de Quejas Proceso de Evaluación y Mejora RIESGOS: DATOS Y REGISTROS: MAPA DE RIESGOS CONTROL DE REGISTROS

MEJORA: A Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Auditorías Internas de Calidad

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5.4 PROCESO DE CONTROL FISCAL MACRO 5.4.1 Objetivo Generar estadísticas fiscales a partir de la evaluación de la ejecución de las políticas públicas, lo cual involucra el manejo de la deuda pública y el estado de los recursos naturales y del ambiente. 5.4.2. Responsabilidad El responsable del proceso es el profesional especializado de Economía y Finanzas Públicas 5.4.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE CONTROL FISCAL MACRO OBJETIVO: Generar estadísticas fiscales a partir de la evaluación de la ejecución de las políticas públicas, lo cual involucra el manejo de la deuda pública y el estado de los recursos naturales y del ambiente. PROCESO ENTRADA: PROVEEDOR: Rendiciones de P Sujetos de control cuenta Funcionarios de Visitas Técnicas Contraloría Auditorías

LIDER: Profesional Especializado (División economía y Finanzas Públicas) SALIDA: Reporte través aplicativo AUDIBAL

de

PROCESO CLIENTE: a del

Comunidad Sujetos de Control Contraloría General de la República.

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Proceso Control Fiscal Micro

Auditoría al Balance Territorial. Informe Financiero y de Deuda Pública Departamento de Caldas. Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del ambiente del Departamento de Caldas. Certificado de Registro de Deuda Pública. Informe Trimestral reporte SEUD.

REQUISITOS: 4.2 Control de Documentos 7. Realización del producto o Prestación del Servicio P 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente 7.5 Producción y Prestación del Servicio 8. Medición Análisis y Mejora MECI DOCUMENTOS: NORMOGRAMA Procedimiento y/o Plan de Calidad del proceso MECI NTCGP 1000:2009

PROVEED OR

H

ENTRADA Formatos del Aplicativo SIA (Informació

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012 Asambleas Concejos

RECURSOS: Tic Recurso Humano competente Aplicativo SIA Proceso de Recursos Tecnológicos

ETAPA Análisis y evaluación información financiera de las

RESPONSAB LE Profesional Especializado, Profesionales

SALIDA

CLIENTE

Informe Financiero y de Deuda Pública

Comunidad Asamblea Departamen tal Concejos

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

Sujetos de control

PROVEEDO R Proceso control Fiscal Micro

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

n contable Presupuestal y financiera) Registros de deuda pública. Formato SEUD

diferentes entidades objeto de control y comportamiento de la Deuda Pública

ENTRADA

ETAPA

RESPONSABLE

SALIDA

CLIENTE

Registro de los hallazgos de tipo contable, presupuestal, de control interno y la opinión sobre los estados contables, producto de las auditorías realizadas Chequeo de la información y expedición certificado

Profesionales Especializados División Control Fiscal y Economía y Finanzas Públicas y Auditores

Captura de la información en el aplicativo AUDIBAL (externo)

Contraloría General de la República

Profesional Especializado y Universitario 02

Certificado Registro Deuda Pública

Sujetos de Control. Contraloría General de la República.

Diligenciamient o formato SEUD y Matriz Plan de Desempeño Fiscal

Profesionales Especializado y Universitario 02

Informe trimestral y Matriz de Desempeño Fiscal

Contraloría General de la República

Profesional Universitario Grado 02 y Profesional Especializado

Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del ambiente del Departamen

Comunidad Asamblea Departament al Concejos Municipales Auditoría General de la República

Informes de Auditoría Gubername ntal con Enfoque Integral

H

Sujetos Control

de

Información requerida por la Contraloría

Sujetos Control

de

Información requerida por la Contraloría

Sujetos de Control Autoridades Externas Competente s Proceso Control Fiscal Micro

Formatos del Aplicativo SIA Informes de Auditoría Resultados de Visitas

Compilación y Consolidación de información y análisis de la misma

Universitario 02 y Técnico

Departamen to de Caldas.

Municipales Auditoría General de la República

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012 to Caldas.

PARÁMETROS DE CONTROL: Sujeción a los términos establecidos por ley Control de producto o servicio no conforme V Proceso Evaluación y Mejora RIESGOS: MAPA DE RIESGOS

de

MEDICIONES: INDICADORES DATOS Y REGISTROS: CONTROL DE REGISTROS

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora A Auditorías Internas de Calidad Satisfacción del cliente

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VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

5.5 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL 5.5.1 Objetivo Buscar el resarcimiento del detrimento causado al patrimonio público 5.5.2. Responsabilidad El responsable del proceso es el profesional especializado de responsabilidad Fiscal. 5.5.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

5.5.4. CARACTERIZACIÓN FISCAL

PROCESO

OBJETIVO:

LIDER:

Buscar el resarcimiento del causado al patrimonio público. PROCESO PROVEEDOR:

P

Participación Ciudadana Control Fiscal Micro

RESPONSABILIDAD

detrimento

ENTRADA: Denuncia Traslado Hallazgos

Profesional Especializado

SALIDA: de

Fallos con Responsabilidad Fiscal Fallos sin Responsabilidad Fiscal Cobro Coactivo

PROCESO CLIENTE: Comunidad

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

REQUISITOS: 7.0 Producción y Prestación del servicio 4.2 Documentación 8.0 medición análisis y mejora

     

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012 RECURSOS: Red interna comunicaciones Capacitación. Personal de apoyo especializado y operativo. Información Proceso de Recursos Tecnológicos.

DOCUMENTOS: Manual de Calidad Normograma Procedimiento Investigaciones Fiscales Procedimiento Jurisdicción Coactiva.

PROVEEDOR

H

Profesional EspecializadoControl Fiscal Micro.

Profesionales Universitarios Grado 01Profesional EspecializadoDivisión Responsabilidad Fiscal.

Profesional Especializado – Técnico División Responsabilidad Fiscal.

ENTRADA Traslado de hallazgos, denuncias

Registros.

Registros

ETAPAS Análisis de los hallazgos. Análisis de de las denuncias

RESPONSABLE Profesionales Universitarios Grado 1Profesional Especializado – División Responsabilidad Fiscal.

Instrucción del Asunto

Profesionales Universitarios Grado 01Profesional Especializado División Responsabilidad Fiscal.

Jurisdicción Coactiva

Profesional Universitario 01 – Jurisdicción Coactiva Profesional EspecializadoDivisión Responsabilidad Fiscal

SALIDA

Registros.

CLIENTE

Profesionales Universitarios Grado y Profesio Especializado-División Responsabilidad Fiscal

Registros

Sujetos Procesales(Investiga Compañía de seguro Profesional Universitario 01 Jurisdicción Coactiva

Registros Reportes

Sujetos Procesa (InvestigadosCompañía de Seguro Contraloría General la República Procuraduría Gene de la República.

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

V

A

PARÁMETROS DE CONTROL: Auditoría General de la República Auditoría de Control interno Control de producto no conforme Proceso de Evaluación y Mejora. RIESGOS: MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

MEDICIONES: INDICADORES DE GESTIÓN

DATOS Y REGISTROS: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

5.6 PROCESO GESTIÓN HUMANA 5.6.1 Objetivo Potenciar el talento humano, mediante la implementación de estrategias de selección, vinculación y permanencia para elevar los niveles de competencia en los puestos de trabajo. 5.6.2 Responsabilidad El responsable del proceso es el profesional especializado de la división Administrativa y Gestión Humana. 5.6.3. Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

5.6.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN HUMANA OBJETIVO: Potenciar el talento humano, mediante la implementación de estrategias de selección, vinculación y permanencia para elevar los niveles de competencia en los puestos de trabajo. PROCESO ENTRADA: PROVEEDOR: Plan Estratégico Planeación Políticas de gestión Ley 909 y decretos humana reglamentarios P Plan Nacional de Estructura capacitación organizacional Planeación y direccionamiento Necesidades de

LIDER: Profesional Especializado

SALIDA: Personal vinculado competente Capacitación y formación Administración de nómina Personal evaluado

PROCESO CLIENTE: Todos procesos

los

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

gerencial Todos los procesos REQUISITOS:

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

personal.

RECURSOS: Talento humano competente Numerales 4.2 Control de documentos y (Especificado en la planta de personal.) registros NTCGP 1000:2009 Recursos financieros o Talento Humano Sistemas de información 8.0 Medición Análisis y Mejora Recursos físicos y tecnológicos Medios de comunicación Proceso de Recursos Tecnológicos. DOCUMENTOS: Normograma Listado maestro de documentos Manual de calidad Estructura orgánica, Plan estratégico, políticas de gestión humana, manual de funciones por competencias Legislación relacionada con la gestión del talento humano en las entidades públicas y Ordenanza 510 de 2005.

PROVEEDO R

H

Comité Técnico Comisión de personal Normativid ad vigente Planeación estratégica

ENTRADA Plan estratégico y Plan de Acción Análisis de diagnósticos Normatividad sobre gestión humana Normatividad interna relacionada con sistema de estímulos, capacitación, estructura orgánica, manual de funciones por competencias laborales. Perfiles del cargo

ETAPA

RESPONSABLE

SALIDA

Diseñar e implement ar políticas de gestión humana

Contralor

Política gestión humana

CLIENTE

de Todos los procesos

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

Planeación y Direcciona miento Gerencial Normativid ad vigente Función Pública

Normativid ad vigente, todos los procesos

Normativida d vigente, todos los procesos

Estructura Orgánica manual de funciones por competenci as laborales Normatividad vigente Manual de funciones Disponibilida d presupuestal Planta de personal global Necesidades de personal Estructura orgánica (Organigram a) Programa de inducción y reinducción

Personal vinculado Sistema de capacitación (Formación capacitación , inducción y reinducción) Resultado evaluación del desempeño, resultado de la evaluación

Elaborar y actualizar manual de funciones por competenc ias laborales

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

Profesional Especializado (a) y Profesional Universitario 01

Manual de funciones y requisitos por competencias laborales

Persona competente vinculada

Vinculació n

Aplicación sistema de capacitació n

Todos los procesos

Todos los procesos

Profesional Especializado (a) Profesional Universitario 01

Profesional Especializado (a) Profesional Universitario 01

Personal con conocimiento institucional y entrenamiento en el desarrollo de las actividades propias del cargo Reinducción Plan institucional de capacitación.

Todos los procesos

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VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

de control interno Normativida d interna Recursos logísticos y humanos

Comisión Nacional del Servicio Civil Evaluación, control y mejora

Profesional Universitari o 01

Personal de la organización ., entidades bancarias , ARP, AFP

Ley 909 Evaluación de control interno Funcionarios de carrera

Diagnóstico clima organizacion al Resultados evaluación de desempeño Ley 100 Manejo de situaciones administrativ as Permisos, renuncia, licencias no remuneradas , vacaciones y certificacione s Novedades

Evaluación del desempeñ o

Aplicación del sistema de estímulos

Administrac ión de personal y nomina

Profesional Especializado (a) Profesional Universitario 01

Profesional Especializado (a) Profesional Universitario 01

Profesional Universitario 01

Resultado de la evaluación del desempeño

Programa bienestar social.

de

Programa incentivos

de

Funcionario s de carrera Comisión de Personal

Todo el personal de la organizació n

Programa de salud ocupacional.

Actos administrativos constancias y certificados Reporte de nómina Planillas de autoliquidacion es

Profesional Universitari o Área financiera

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VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

PARÁMETROS DE CONTROL: Evaluación de competencias comunes a los servidores públicos Seguimiento al Plc Perfiles claros en el manual de funciones Vinculación del personal cuando las necesidades lo requieren. En la afiliación del personal al sistema de seguridad social y cajas de compensación familiar y pago oportuno de los aportes. Participación de todas las partes interesada en la V programación de la inducción y reinducción y las capacitaciones a los servidores de la Entidad. Recursos: Disponibilidad financiera y logística para la ejecución de eventos de capacitación Que los eventos de capacitación programados correspondan con las necesidades de capacitación detectadas mediante diagnóstico. Que los eventos de capacitación programados se ejecuten oportunamente de acuerdo a la priorización efectuada.

MEDICIONES: Matriz de indicadores

En la custodia de las hojas de vida laborales. En el reporte de las doceavas de cesantías causadas por las nóminas y la resolución de vacaciones. Proceso de Evaluación y Mejora RIESGOS: MAPA DE RIESGOS

A

DATOS Y REGISTROS: Control de registros

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

5.7 PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Y FÍSICOS 5.7.1. Objetivo Velar por el adecuado uso de los recursos físicos y financieros implementando los debidos controles y registros para garantizar el apoyo al cumplimiento de las funciones en cada puesto de trabajo 5.7.2 Responsabilidad El responsable del proceso es el profesional especializado administrativa y gestión humana, el coordinador del área financiera y coordinador de almacén. 5.7.3. Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

5.7.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS OBJETIVO: Velar por el adecuado uso de los recursos físicos y financieros implementando los debidos controles y registros para garantizar el apoyo al cumplimiento de las funciones en cada puesto de trabajo

LIDER: Profesional Especializado División administrativa y gestión humana.

PROCESO PROVEEDOR:

SALIDA: Presupuesto de rentas y gastos aprobado.

ENTRADA: Ordenanza aprobación presupuesto

del de

PROCESO CLIENTE: Todos los procesos

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

P Todos los procesos

ingresos y gastos. Transferencias entes de control. Resolución de desagregación del presupuesto aprobado. Disponibilidad presupuestal. Inventarios y disposiciones reglamentarias. Solicitudes de bienes muebles y de consumo. Solicitudes de apoyo logístico a eventos. Plan de compras. Inventario de elementos devolutivos y de consumo Resoluciones internas de administración de inventarios y procedimiento de baja.

REQUISITOS: Capítulo 4.2, Capitulo 7.4 Capitulo 6 y 8 de la NTCGP 1000:2009

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

Informe de ejecución presupuestal. Estados financieros. Informes internos. Informes entes de control y otras entidades. Pagos. Proyecciones financieras y contables. Ejecución presupuestal

Asamblea Comunidad Contaduría General DIAN Entes de control

Recursos físicos de la entidad suministrados y mantenidos.

RECURSOS: Talento humano competente (Especificado en la planta de personal.) Recursos financieros Sistemas de información Recursos físicos y tecnológicos Medios de comunicación Proceso de Recursos Tecnológicos

DOCUMENTOS: Listado maestro de documentos Normograma Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación. Régimen de Contabilidad Pública. Estatuto Tributario. Ley 734 de 2004.Ley 1151 de 2007.Ley 617 de 2001. REPÚBLICA Ley 80 del 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. PROVEEDOR

ENTRADA

ETAPA

Asamblea

Ordenanza de

Proyección liquidación

, y

RESPONSAB LE Contralor, Profesional

SALIDA

CLIENTE

Presupuesto Certificados

40


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

Contralor

H

Contaduría General de la Nación DIAN

aprobación del presupuesto del departament o. Resolución de desagregació n del presupuesto. Plan de compras Resoluciones de Modificacione s presupuestal es Solicitudes de disponibilida d presupuestal Ordenes de compra de Servicio y de Suministro.

ejecución presupuestal

Universitario 02, Inspector

Ejecución presupuestal Régimen contable Estatuto

Tributario Informe de demandas Ley 80 de 1993

de disponibilidad Informes de ejecución de ingresos y egresos.

Todos procesos

Gestión Contable Contaduría General de la Nación Profesional Universitario

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

Profesional Universitario 02

Estados Financieros Información exógeno Declaración de retención en la fuente Certificados de retención en la fuente e IVA.. Causación contable Comprobant e de egreso.

los

Clientes externos, funcionarios de la Entidad

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CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

02 Asesora jurídica

Sujetos control

Todos procesos

Todos procesos

los

los

Cuotas de fiscalización

PAC, Recaudos y Pagos.

Resolución del Ministerio de Hacienda. Resolución interna

Caja Menor

Inspector

Adquisición y administración de bienes.

Profesional Especializado Técnico Administrativ o

Necesidades de Productos Plan de compras

PARÁMETROS DE CONTROL: Arqueos de caja Inventarios Conciliaciones V Seguimiento a la ejecución presupuestal Balance y estados de operaciones Proceso de Evaluación y Mejora. RIESGOS: Ver mapa de riesgos

A

Profesional Universitario 02 (Tesorero)

de

Rendición de cuentas a la Auditaría y a la Contaduría General de la Nación. Registro de ingresos PAC ejecutado Soportes de pago (Cheques, transferencia s bancarias, desprendible s de pago), libranzas. Pagos realizados por caja menor Bienes devolutivos y de consumo adquiridos inventariados y mantenidos.

Contratistas, funcionarios y exfuncionarios y Sujetos de control,

Internos externos

y

Todos procesos

los

MEDICIONES: Ver tabla de indicadores del proceso

DATOS Y REGISTROS:

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora. Auditorias Internas de calidad

42


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

5.8 PROCESO RECURSOS TECNOLOGICOS 5.8.1 Objetivo Fortalecer la infraestructura tecnológica, utilizando las TIC’s y consolidando el uso de los sistemas de información y administrar la documentación recibida y producida por la Contraloría 5.8.2 Responsable El responsable del proceso es el Ingeniero de Sistemas. 5.8.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos. 5.8.4. CARACTERIZACIÓN TECNOLOGICOS

P

PROCESO

OBJETIVO: Fortalecer la infraestructura tecnológica, utilizando las TIC’s y consolidando el uso de los sistemas de información y administrar la documentación recibida y producida por la Contraloría

LIDER:

PROCESO PROVEEDOR:

ENTRADA:

SALIDA:

Plan Estratégico

Proyectos, Acción

Planeación Direccionamiento Gerencial

y

DE

RECURSOS

Profesional Universitario 02 Sistemas

PROCESO CLIENTE: Estrategias y Plan de

Todos los procesos

43


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VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

Todos los Procesos

Necesidade s de Hardware y Software y Salvaguard a de Información

Equipos procesos

Todos los Procesos

Necesidade s de Información y/o documentac ión

Control Documentos y Registros

REQUISITOS: o Ley 594 de 2000 o Numeral 4.2 NTCGP 1000:2009 Gestión Documental o Numeral 6.3 NTCGP 1000:2009 Infraestructura o Numeral 8 NTCGP 1000:2009 Medición, análisis y mejora

disponibles

para

los

Todos los procesos

Todos los Procesos

RECURSOS: Sistema de Gestión de Calidad, equipos de cómputo, software, página Web, red interna comunicaciones Proceso de Recursos Tecnológicos

DOCUMENTOS: o Manual de Calidad o Listado Maestro de Documentos o Procedimiento de Control de Documentos y Registros o Manual de Archivo o Manuales de Usuario Aplicaciones.

PROVEEDOR

H

Todos procesos

los

Todos procesos

los

Todos procesos

los

Archivo

y

ENTRADA

ETAPA

Necesidades de documentació n Documento elaborado Documento revisado

Tablas

de

RESPONSABL E

SALIDA Documento para revisión

Elaboración documentos

de

Cualquier funcionario

Revisión documentos

de

Líderes Procesos

de

Aprobación documentos

de

Líderes Procesos

de

Administración

de

Líder

Gestión

Documento Revisado Documento Aprobado y disponible (control de documentos ) Registros

CLIENTE Líder de Proceso Líderes de procesos Todos los funcionari os

Todos

los

44


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

todos procesos Todos procesos

los

Estado

V

Registros

Documental

los

Comunicacion es recibidas y producidas

Infraestructur a Tecnológica (hardware y software) Necesidades de los usuarios

Leyes, normas y decretos

Recepción y envío de documentación externa

Administración los Sistemas información

de de

Administración Normograma

del

PARÁMETROS DE CONTROL: Control de Registros Control de documentos Registros legibles, identificables recuperables Disponibilidad recursos para manejo información Auditoria de Sistemas Proceso de Evaluación y Mejora

Responsable de Archivo

Recepción, radicación y distribución de documentos

Líder Gestión Documental

TIC disponibles para toda la organizació n

Asesora Jurídica

Normogram a actualizado

Procesos Todos los Procesos

Todos los Procesos Y sujetos de control Todos los procesos

MEDICIONES: Indicadores de Gestión y de

RIESGOS: MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS

A

Controlados

los

Todos los entes externos y la comunidad

Todos procesos

retención documental

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

DATOS Y REGISTROS: LISTADO MAESTRO DE REGISTROS CONTROL DE REGISTROS

DOCUMENTOS

Y

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

45


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

5.9 PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA 5.9.1 Objetivo Apoyar el ejercicio normativo y coadyuvar a la función fiscalizadora mediante el apoyo jurídico profesional oportuno a todos los procesos. 5.9.2 Responsabilidad El Responsable del proceso es el Asesor Jurídico. 5.9.3. Procedimientos Documentados Asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 en la Entidad, para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos. 5.9.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION JURIDICA

P

OBJETIVO:

LIDER:

Apoyar el ejercicio normativo y coadyuvar a la función fiscalizadora mediante el apoyo jurídico profesional oportuno a todos los procesos

Asesora Jurídica

PROCESO PROVEEDOR:

ENTRADA:

SALIDA:

PROCESO C

Responsabilidad fiscal Agentes externos Despacho Todas las dependencias

Demandas Derechos de petición Solicitud de conceptos Solicitudes

Respuesta a las demandas , grados de consulta y derechos de petición Representación judicial Contratación Procesos disciplinarios

Alta direcció administrati Planeación Direccionam gerencial Todos los p Agentes e

46


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

De Las Diferentes Áreas Solicitud de disciplinarios Necesidades de Contratación REQUISITOS: Numeral 4.2.3 de la NTCGP 1000:2009 Numeral 7.4 Numeral 8

internos

RECURSOS: Legis Móvil Personal de apoyo Proceso de Recursos Tecnológicos

DOCUMENTOS Normograma Procedimiento de contratación-Manual Evaluación técnica al proveedor (Instructivo) Registro de calificación del instructivo técnico

PROVEEDOR

Todas las dependencias

H

ENTRADA Proveedores Plan de compras Análisis de necesidades De contratación

ETAPAS

Contratación

RESPONSABL E

SALIDA

CLIENTE

Profesional Universitaria 2 en personal – Asesora Jurídica

Contratación de bienes o servicios Actas de Liquidación de contratos

Todas dependenc

Asesora Jurídica

Fallo

Todas dependenc agentes ex

Asesora Jurídica

sentencia

Contralor

Queja o Falta Todas las dependencias y/o agentes externos

Contralor

Directrices del contralor Solicitud disciplinaria con base en la ley 734 Demanda Poder

Investigació n Disciplinaria

Representaci ón legal

47


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

Todas las dependencias Contralor

Control fiscal Responsabilida d fiscal

V

Consulta radicada y registrada Jurisprudencia actualizada Solicitudes internas Derecho de petición

Antecedentes de la posible sanción

Emisión de conceptos, Clasificación y consolidació n de la información

Asesora jurídica Ayudante despacho Contralor

Administrati vo sancionatori o

PARAMETROS DE CONTROL: Términos legales Interventoria a contratos Visitas a tribunales SICE Proceso de Evaluación y Mejora RIESGOS: MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA DE CALDAS

A

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

Asesora Jurídica

Concepto emitido Concepto radicado en corresponden cia. Información

Todas dependenc Contralor.

sanción

Contralor

MEDICIONES: INDICADORES DE GESTIÓN

GENERAL

DATOS Y REGISTROS: CONTROL DE REGISTROS

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

48


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

5.10 PROCESO DE EVALUACIÓN Y MEJORA 5.10.1 Objetivos Mejorar continuamente la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema integrado de gestión. (MECI, NTCGP 1000:2009), a través de actividades de evaluación, control y mejora. 5.10.2 Responsabilidad El Responsable del proceso es el Jefe de la Oficina de Control Interno y todos los responsables de procesos en lo relativo a la mejora 5.10.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos. 5.10.4. CARACTERIZACIÓN MEJORA

PROCESO

EVALUACION

OBJETIVO: Mejorar continuamente la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema integrado de gestión. (MECI, NTCGP 1000:2009), a través de actividades de evaluación, control y mejora.

LIDER:

PROCESO PROVEEDOR:

ENTRADA:

SALIDA:

Todos los procesos.

Información de todos los

Mapa de Riesgos por Procesos.

Y

Asesor de Control Interno

PROCESO CLIE

Todos los pro

49


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

P

El gobierno nacional departamental.

y

procesos.

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

Autoevaluación del Control Interno.

Disposiciones legales.

sistema

de

Evaluación Eventual Independiente. Planes de Mejoramiento

Ejercicios control

de

REQUISITOS: 4.1 Requisitos Generales 4.2 gestión documental 5.6 revisión por la dirección 8 medición, análisis y mejora

La alta direcc

Asamblea Departament Caldas, A General d República, Contraloría de la Re Departament Administrativ Función Púb otros.

RECURSOS: Proceso de Recursos Tecnológicos: -La RED CONTRALORÍA - Correo institucional - TICS Y OTRAS.

DOCUMENTOS: Manual de calidad, MECI, Normograma, procedimiento para administración del riesgo, Procedimien evaluación Independiente, Planes de mejoramiento, Procedimientos para la autoevaluación. NTC 19011, NTCGP 1000:2009

PROVEEDOR

Todos procesos

los

ENTRADA Identificaci ón del riesgo Valoración

ETAPA

Administraci ón del riesgo

RESPONSA BLE Contralor

Lideres de procesos.

SALIDA Políticas de administración del riesgo.

CLIENTE

Todos los proc Comité Interno

de

Mapa de riesgos. ACPM de riesgos.

H

Líderes procesos

de

Paráme tros de control de los proces os Resultado de autoevalua ciones

Autoevaluac ión del Sistema de Control MECI y del Desempeño .

Plan de mejoramiento por proceso. Líderes de procesos

Asesor Interno

de

Líderes de pro Informe Final. Autoevaluación del Sistema de Control Interno MECI y del

Comité Interno

de

50


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

anteriores.

desempeño

MECI Caracteriza ción de los procesos

Líderes procesos

de

Asesor Control Interno

de

Decreto 1599 de 2005

Datos e inform ación de los proces os

Evaluación eventual Independie nte

Asesor Control Interno

de

Planes de mejoramiento de procesos.

Contralor Asesor Interno

de

Líderes de pro

Verificación del cierre de las ACPM de las AIC.

Informe Final evaluación independiente.

Comité Interno

de

Cumplimiento de las metas y objetivos de los procesos institucionales.

Representante Dirección para

Cumplimiento planes de mejoramiento.

Comité de Cal

MECI Seguimient o a los planes de mejora. Todos procesos

los

Resultados de la Auditoria Interna de Calidad: No conformida d mayor o menor. Observacio nes ACPM cerradas

Planes de Mejoramien to

Lideres de todos los procesos

Comité Interno.

de

Verificación del Cumplimiento de los planes de mejoramiento y del Cumplimiento ACPM’s cerradas por los auditores internos de Calidad.

51


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

V

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

PARÁMETROS DE CONTROL: Seguimiento a planes de mejoramiento.

MEDICIONES: INDICADORES DE GESTIÓN

Seguimiento a los indicadores

VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES DE MEJORA E INDICADORES DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Verificación del cierre por los Auditores de Calidad a las ACPM

VERIFICACION DEL CIERRE DE LAS ACPM

RIESGOS: MAPA DE RIESGOS GENERAL DE CALDAS

A

CONTRALORÍA

DATOS Y REGISTROS: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

52


CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD

VERSION: 6.0 FECHA: NOVIEMBRE 27 DE 2012

Compromiso en calidad del Representante Legal de la Entidad: 

Participar en las actividades que se adelanten en el proceso de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, en la Contraloría General de Caldas, con miras a obtener la Certificación de la Calidad de nuestros procesos bajo los estándares de la Norma ISO 9001:2008

Gestionar los recursos necesarios para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad promoviendo nuestro accionar diario hacia el Servicio al Cliente y el incremento de su satisfacción, el mejoramiento continuo.

Liderar lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad en coordinación con el Comité de Calidad, para asegurar a la Contraloría General de Caldas, la adecuada implementación y seguimiento continuo de la aplicación del Manual de la Calidad.

En cumplimiento a la Norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009, he designado como Coordinador General y Representante de la dirección en lo relativo a la Calidad al Asesor de Planeación, para orientar y desarrollar las acciones necesarias que aseguren el mantenimiento, seguimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría General de Caldas.

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6. ANEXOS 6.1. Procedimientos y documentos reglamentarios 6.1.1 Procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009       

Control de documentos Control de Registros Auditorias Internas de Calidad Control del producto no conforme Acción Correctiva Acción preventiva Planes de Mejoramiento

6.2. Documentos reglamentarios de la organización Con el objeto de evitar el uso de reglamentación obsoleta, se referencia la aplicable en la entidad:       

Constitución Política de 1991 Ley 42 de 1993, “Sobre la Organización del Sistema del Control Fiscal Financiero y los Organismos que lo ejercen”. Ley 190 de 1995, “Por lo cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones para la erradicar la corrupción administrativa. Ley 734 de 2002, “Por la cual de adopta el Código Disciplinario Único.” Ley 610 de 2000, “Por la cual se establece el tramite de los procesos de Responsabilidad Fiscal competencia de las Contralorías. Ley 80 de 1993, ”Por la cual se expide estatuto general de contratación de la Administración Pública“ Ley 617 de 2000, “Por la cual de reforma parcialmente la ley 136 de 1994, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización y se dictan normas para la racionalización del Gasto Público.

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  

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Resoluciones Reglamentarias de la Contraloría General de Caldas Manual de Procesos y Procedimientos de la CGC Decreto 1599 MECI 1000:2005

6.3. Exclusiones No son aplicables a la Contraloría General de Caldas los siguientes requisitos ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 

El Requisito 7.3, “Diseño y Desarrollo de Productos”, puesto que la Entidad no diseña ni desarrolla productos, debido a que ejerce control fiscal al Patrimonio Público Caldense.

El Requisito 7.5.2. “Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio “, puesto que los resultados del control fiscal se plasman en informes y documentos que son verificados en su totalidad antes de su liberación, con lo que es posible asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos.

El Requisito 7.6. “Control de los Dispositivo de Seguimiento y Medición” puesto que la entidad no utiliza equipos de medición que deban calibrarse, ajustarse o protegerse.

La Contraloría General de Caldas, adopta las siguientes disposiciones para la emisión, actualización, control, difusión y archivo del Manual de la Calidad, conforme en el “Procedimiento Control de Documentos “. 6.3.1 Responsabilidad La Oficina Asesora de Planeación realiza la revisión técnica del Manual de Calidad, el manual es aprobado en forma definitiva por el Contralor General de Caldas.

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La Responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobación es del Comité de Calidad. 6.3.2. Distribución La Distribución del Manual de Calidad se efectuará de acuerdo con el “Procedimiento Control de Documentos”. Proceso Elabora: Asesor Planeación y Planeación Direccionamiento Gerencial Proceso Comunicación Pública

de Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Planeación

Elabora: Subcontralor

Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Planeación

Proceso Control Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Fiscal Micro Especializado Planeación

Proceso Control Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Fiscal Macro Especializado Planeación

Proceso Responsabilidad Fiscal Proceso Gestión Humana

Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Especializado Planeación

Proceso Recursos Físicos y Financieros Proceso Recursos Tecnológicos

Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Especializado Planeación

Proceso Jurídica

Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Especializado Planeación

Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Universitario 02 Planeación

Gestión Elabora: Jurídico

Asesor Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Planeación

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Proceso evaluación mejora

de Elabora: Asesor y Control Interno

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de Revisa: Asesor de Aprueba:Contralo Planeación

6.3.3 Control de cambios El control de cambios describe las modificaciones realizadas al Manual de Calidad de la Contraloría General de Caldas. El actual control se describe en la siguiente tabla CONTROL DE CAMBIOS DE LA CRACATERIZACION DE LOS PROCESOS 

PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO GERENCIAL

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

3.0

Cambio en el nombre del Marzo 19 de 2010 procedimiento Control de advertertencia y su respectivo formato Se involucra la interacción Octubre 11 de 2010 con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

4.0

5.0

FECHA

Se involucran requisitos de la Febrero 15 de 2011 Norma

COMUNICACIÓN PÚBLICA

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

4.0

Se involucra la interacción Octubre 11 de 2010 con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

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5.0

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Se elimino la frase: Mayo 30 de 2011 encuestas de la rendición de cuentas en la casilla de entrada del proceso veedor, se cambio por insumos APRC

CONTROL FISCAL MICRO

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

4.0

Se involucra la interacción Octubre 11 de 2010 con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

FECHA

CONTROL FISCAL MACRO

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

4.0

Se ajustaron los ciclos PHVA, Octubre 11 de 2010 se involucra la interacción con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

FECHA

RESPONSABILIDAD FISCAL

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

4.0

Se involucra la interacción Octubre 11 de 2010 con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

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GESTIÓN HUMANA

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

4.0

Se involucra la interacción Octubre 11 de 2010 con recursos tecnológicos y evolución y mejora. 

FECHA

RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

4.0

Se involucra la interacción Octubre 11 de 2010 con recursos tecnológicos y evolución y mejora. 

FECHA

RECURSOS TECNOLOGICOS

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

4.0

Se involucra la interacción Octubre 11 de 2010 con recursos tecnológicos y evolución y mejora. 

FECHA

GESTIÓN JURIDICA

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

4.0

Se involucra la interacción Octubre 11 de 2010 con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

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EVALUACIÓN Y MEJORA

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

4.0

Se involucra la interacción Octubre 11 de 2010 con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS FECHA

4.0

Se actualizaron las Octubre caracterizaciones 2010 Se actualizo un objetivo de calidad

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