Page 1

congressen in amersfoort


congressen in amersfoort Congressen in Amersfoort - 1


iNhoud

Voorwoord, burgemeester Amersfoort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

de FINANCIĂŤN VAN EEN CONGRES .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Congresstad Amersfoort, u aanbevolen door . . . . . . . . . . . . . . 6 11

Het voorfinanciĂŤrings- en garantiefonds congressen . . . .

48

755 jaar geschiedenis met oog voor de toekomst . . . . . . . . 14

Voorbeeld van een begroting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

49

Welkom in congresstad Amersfoort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

De regio Amersfoort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 10 Redenen om te kiezen voor Amersfoort .. . . . . . . . . . . . . . . 18

Het sociaal programma van een congres . . . 51

DE ORGANISATIE VAN EeN CONGRES . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Het sociaal programma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Een selectie uit Amersfoortse attracties .. . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

De organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20

De planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

De aanbieders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

De bidprocedure .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Stimuleringsfonds provincie Utrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

Professional Conference Organiser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 De congreslocatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Overzichtstabel Hotels & congres- en vergaderlocaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

30

Checklist congresaccommodatie .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Colofon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Checklist hotelaccommodatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 De hotels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

34

Vervoer naar en tijdens het congres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36

Promotie van het congres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

38

Social media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2 - Congressen in Amersfoort

Audiovisuele apparatuur/tolken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43

De catering en hostess service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44

Congressen in Amersfoort - 3


voorwoord

Wanneer bent u tevreden met het resultaat van uw congres? Ik geef mezelf als bezoeker van congressen altijd de opdracht mee minstens drie nieuwe inzichten op te doen en drie nieuwe contacten te leggen. Het helpt om nieuwsgierig te zijn en geĂŻnspireerd te raken door vernieuwende ideeĂŤn die te vertalen zijn naar uw eigen organisatie. U weet als geen ander: de locatie speelt daarin een belangrijke rol. Een plek die uitnodigt om net even anders te kijken, anders te denken en even de normale bagage los te laten. Weg uit de dagelijkse routine. De regio Amersfoort geeft u locaties die de ontsnapping goed mogelijk maken. En er valt veel te kiezen! Ook als het gaat om de ontspannende onderdelen in en buiten het congresprogramma.

ontmoetingen. Vooral de sfeer, de uitstraling, faciliteiten, de centrale ligging, de parkeergelegenheid en bereikbaarheid worden gewaardeerd door onze zakelijke bezoekers. Amersfoort heeft een prachtige historische binnenstad, mooie voorzieningen zoals theater, musea, winkels en restaurants en uitstekende hotels. Amersfoort is in 2015 uitgeroepen tot beste hotelstad van Nederland. Cijfers zijn belangrijk, maar laat u uiteindelijk vooral persoonlijk overtuigen door een bezoek aan onze stad en onze gastvrije ondernemingen. Ze denken graag met u mee. Laat dit handboek u inspireren in uw zoektocht naar een geschikte locatie in de regio Amersfoort. Ik wens u vele nieuwe inzichten toe!

Amersfoort vindt u terug op plaats vijf in de ranglijst van de meest gewaardeerde steden voor zakelijke

4 - Congressen in Amersfoort

Burgemeester Lucas Bolsius

Congressen in Amersfoort - 5


Foto: Femke van den Heuvel

u aanbevolen door...

Henk Broeders

drs. Ramses de Groot

Voorzitter Economic Board Utrecht (EBU)

directeur Hogeschool Utrecht Amersfoort

De provincie Utrecht is een inspirerende provincie om

HU Amersfoort hecht aan haar goede banden met zowel

te werken, te wonen, te studeren, elkaar te ontmoeten

bedrijven als (onderwijs) instellingen om in gezamenlijkheid

en zaken te doen. Kennisevenementen vinden hier hun

van duurzame betekenis te zijn voor de regio. Onze

thuisbasis, omdat ze zo prachtig laten zien waar de vele

afgestudeerden zijn door goed onderwijs en onderzoek

instellingen en bedrijven in de provincie zo goed in zijn:

voorbereid op de regionale arbeidsmarkt.

het leveren en delen van hoogwaardige kennis, in een gastvrije omgeving. Dat maakt Amersfoort ook zo’n

HU Amersfoort is bovendien een plek waar kennis

aangename congreslocatie.

wordt gedeeld en waar co-creatie en ontmoeting worden gefaciliteerd. Door kennis te delen wordt waarde

De provincie omarmt kennisevenementen en dan juist

toegevoegd. Kennisvalorisatie is dan ook één van de

die evenementen die aansluiten op de speerpunten van

sleutelbegrippen binnen onze organisatie: Congressen

de EBU: Groen, Gezond en Slim. Ik ben ervan overtuigd

zijn bij uitstek een middel hiertoe.

dat Amersfoort alle ingrediënten in huis heeft om van uw evenement een groot succes te maken. U bent altijd

Wij ondersteunen dan ook van harte de inzet van

van harte welkom.

Amersfoort om meer kennisevenementen te huisvesten in de regio.

6 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 7


Drs. ir. Frank de Reij

DRS. Willy Smeets

Floris de Gelder

CEO Meander Medisch Centrum

Oprichter en algemeen directeur

directeur Utrecht Science Park

van SOMT University Campus Meander Medisch Centrum biedt meer dan hoogwaardige

Het Utrecht Science Park vormt de motor van de regionale

zorg; wij zetten als ‘topklinisch ziekenhuis’ continu in op

Amersfoort is een opkomende studentenstad.

Utrechtse kenniseconomie. De belangrijkste doelstelling

verbetering, ontwikkeling en innovatie. Het delen van kennis

Naast een dependance van Hogeschool Utrecht en

van het Utrecht Science Park is groei door het aantrekken

en het faciliteren van professionele netwerken is dan ook

de masteropleidingen van SOMT heeft Amersfoort

van bedrijven en spin-offs die een krachtige impuls aan

cruciaal voor ons werk.

nu ook een universiteit, SOMT University Campus.

vernieuwing en werkgelegenheid geven. Het Utrecht

De gemeente Amersfoort is daarbij een belangrijke partner.

Als center of exellence in human movement is het

toonaangevend vestigingsmilieu met diverse

Niet alleen als het gaat om de beste zorg voor de inwoners

businessplan van SOMT gebaseerd op wetenschappelijk

satellietlocaties in de regio. Het is een dynamische

van de regio; wij delen ook ambities op het gebied van

onder­zoek van het menselijke bewegingsapparaat dat

omgeving waar wetenschappers en ondernemers

innovatie, duurzaamheid, het verbinden van professionals

vanuit een nieuw laboratorium invulling krijgt op de

hun krachten bunde­l­­en en innovaties ontstaan.

én gastvrijheid.

nieuwe campus. Deze plannen gaan hand in hand met

Science Park ontwikkelt zich tot een internationaal

Amersfoort is een aantrekkelijke locatie voor congressen,

de universitaire opleiding voor bewegingsspecialisten

De onderlinge nabijheid stimuleert netwerken en

m.n. vooral voor fysiotherapeuten.

kennisuitwisseling waardoor partijen elkaar versterken. Kennisontwikkeling en innovatie zijn bij uitstek gebaat bij

met haar centrale ligging, goede bereikbaarheid en diverse toplocaties. Welkom in Amersfoort!

Het onderzoek en de ontwikkeling van nieuwe

intermenselijk contact. Congressen zijn een drager hiervoor.

hulpmiddelen die functionele gezondheid kunnen

Wij ondersteunen van harte de inzet van Amersfoort om

beïnvloeden kan leiden tot vele innovaties en spin-offs

meer (inter)nationale kennisevenementen te huisvesten om

op het gebied van bewegen en gezondheid. De centrale

zo de aantrekkingskracht van Europa’s meest competitieve

ligging van Amersfoort is ideaal voor de studenten die

regio te versterken en te etaleren.

vanuit heel Nederland komen studeren.

8 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 9


Welkom in Congresstad Amersfoort

10 - Congressen in Amersfoort

BESTE INITIATIEFNEMER, ORGANISATOR OF

Amersfoort:

MEETINGPLANNER,

Dé bestemming voor de zakelijke markt

Voor u ligt het handboek Congressen in Amersfoort. Het boek bevat praktische informatie voor het organiseren van uw (volgende) congres, vergadering of evenement in en om Amersfoort. U, als initiatiefnemer, bezit de vakkennis, maar beschikt niet altijd over de juiste know how om het congres daadwerkelijk te organiseren. Daarom treft u naast relevante informatie over de stad Amersfoort tevens een overzicht aan van de vele aspecten die aan de orde komen bij de organisatie van een congres; van strategie en planning tot aan de financiën.

Een historische en culturele verrassing gelegen in het midden van het land en zeer goed bereikbaar, dat is Amersfoort in een notendop. Dé perfecte bestemming voor de zakelijke toerist. Amersfoort is een stad in het hart van Nederland. Mede door deze zeer centrale ligging heeft Amersfoort een levendige netwerkeconomie. Meerdere snelwegen (A1 en A28) komen hier samen. Ook is Amersfoort een belangrijk spoorwegknooppunt in Nederland. Vanaf het intercitystation vertrekken treinen richting grote steden, zowel nationaal als internationaal. Ook is er een directe verbinding met Schiphol.

Congressen in Amersfoort - 11


De horeca en het winkelaanbod floreert en de stad is rijk aan ruim 150 verschillende locaties voor diverse evenementen. Deze locaties hebben ieder iets bijzonders: gelegen aan het water, op het platteland of in het bos, maar natuurlijk ook in en rondom de historische binnenstad.

“Amersfoort is centraal gelegen, makkelijk bereikbaar, heeft een gevarieerd aanbod van allerlei locaties, een prachtige binnenstad en een inspirerende omgeving. De mensen die

De erkenningen maken duidelijk dat Amersfoort zakelijk, toeristisch en voor wonen en werken enorm gegroeid is. Zo kreeg de stad in 2015 de titel Beste Hotelstad van Trivago, staat op de 5e plaats als meest aantrekkelijke bestemming voor zakelijke ontmoetingen (Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen, 2014) en blijkt de beste winkelstad in de provincie Utrecht (Retail Gemeente Atlas 2015). Ook kreeg Amersfoort de titel Beste Woon- en Werkstad van weekblad Elsevier.

er wonen en werken zijn oprecht geïnteresseerd, gastvrij en willen elke keer weer het verschil maken.” - Pieter Aalbers, Beschermheer Mariënhof

De centrale ligging in combinatie met de uitstekende faciliteiten maken van Amersfoort een populaire destinatie voor zakelijke meetings en events, beurzen, vergaderingen en bedrijfsuitjes.

12 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 13


755 jaar geschiedenis met oog voor de toekomst

Amersfoort is een vitale, duurzame, innovatieve en dynamische stad. Een stad waar de inwoners met veel plezier wonen, werken en recreëren. Waar ondernemers zich thuis en welkom voelen. Een stad verweven met de regio en waar cultuur, natuur en landschap bij de stad horen. De stad heeft meer dan 755 jaar stadsrechten en tegelijkertijd de op-één-na jongste bevolking van Nederland. Sinds 1970 is het aantal inwoners verdubbeld van 75.000 naar meer dan 152.000. Daaronder bevinden zich vele jonge, hoogopgeleide mensen. Zij voelen zich tot Amersfoort aangetrokken, vanwege de dynamiek van deze groeistad in combinatie met de prettige leefomgeving en een rijk cultureel klimaat.

14 - Congressen in Amersfoort

Amersfoort is de enige stad die zich daadwerkelijk kan beroepen op het feit dat ze centraal gelegen is. De historische Middeleeuwse ‘Onze Lieve Vrouwetoren’ – met 98 meter de op twee na hoogste kerktoren van Nederland – vormt het geografisch middelpunt van het land. Mede door deze centrale ligging heeft zich in Amersfoort een levendige netwerkeconomie ontwikkeld. Vanuit het centrum van Nederland bedienen de hier gevestigde organisaties en bedrijven heel Nederland en vaak opereren ze ook wereldwijd. Zaken waar de regio in uitblinkt zijn de zakelijke dienstverlening, ICT, bouwkundig en technisch ontwerp, managementadvies, gezondheidszorg en duurzaamheid.

Congressen in Amersfoort - 15


Regio Amersfoort

Amersfoort ligt in een prachtige groene regio op een kruispunt van drie verschillende landschappen: de Utrechtse Heuvelrug, de Gelderse Vallei en de Eemvallei. U kunt vanuit het hart van Amersfoort dus altijd in een mum van tijd de paden op of de lanen in om te genieten van bossen, water, heide en beschermde natuurgebieden in de polders. Breng bijvoorbeeld een bezoek aan Paleis Soestdijk, de zandduinen in Soestduinen, de historische Pyramide van Austerlitz. Of ga een dagje varen in Spakenburg, op het Caribische strand liggen bij het Henschotermeer in Woudenberg. Ook de Grebbelinie en Nationaal monument Kamp Amersfoort zijn een bezoek meer

16 - Congressen in Amersfoort

dan waard. Starend over het water of de polders, komt u tijdens brainstormsessies, personeelsuitjes of een zakelijke bijeenkomst misschien wel op de meest briljante ideeĂŤn. Op steenworp afstand van Amersfoort en de A1, ten noorden van Amersfoort, ligt het pittoreske vissersdorpje Bunschoten-Spakenburg aan het Eemmeer. Wanneer u hier de boot neemt en naar de overkant vaart, bereikt u de Flevopolder. Zo biedt Amersfoort alles direct in haar nabije omgeving.

Congressen in Amersfoort - 17


10 Redenen om te kiezen voor Amersfoort 01

 Een zeer ruim aanbod aan

vergaderlocaties op de meest uiteenlopende en originele locaties.

staat op de 5de plaats 02 Amersfoort van

meest aantrekkelijke steden

voor zakelijke ontmoetingen.

06 de zakelijke organisaties, tussen waardoor Unieke samenwerking

ieder congres gemakkelijk georganiseerd kan worden. Een die inspireert en 07 verrijkt, voor, tijdens en na congressen. historische stad

03 van Nederland.

08 Amersfoort is uitgeroepenvantotNederland.

Zeer met 04 openbaar vervoer en auto. 05 Een stad op een kruispunt van drie

dankzij (inter)nationale 09 Expertise event­planners en

Centrale ligging in het midden

goed bereikbaar

verschillende landschappen en dus een prachtige omgeving.

beste ĂŠn

schoonste Hotelstad

gedreven vakmensen

van Locatie Amersfoort die u kunnen voorzien van de beste adviezen. van 10  locaties die het verschil elke keer Gastvrije medewerkers

weer weten te maken.

18 - Congressen in Amersfoort

de organisatie vAN EEN CONGRES Congressen in Amersfoort - 19


DE ORGANISATIE

Het organiseren van een congres wordt wel eens vergeleken met het starten van een eigen bedrijf. In zowel financieel, administratief als organisatorisch opzicht komt er nogal wat bij kijken. De initiatiefnemers hebben behoefte aan kennisuitwisseling binnen hun vakgebied of aandacht voor een bepaald product. Men weet natuurlijk veel over het eigen vakgebied of product, maar vaak een stuk minder over congresorganisatie en de strakke planning die daarvoor onontbeerlijk is. Om welke evenementvorm gaat het? Wilt u het evenement zelf organiseren of de organisatie uitbesteden aan een specialist? Wat is een gepaste locatie voor het evenement? Hoe wordt het evenement ‘binnengehaald’? Hoe maakt u een realistische begroting? Allemaal zaken die eerst goed op een rijtje moeten worden gezet. De volgorde waarop ze hieronder genoemd worden is overigens niet strikt chronologisch. In de praktijk zullen meerdere punten tegelijkertijd uw aandacht vragen.

20 - Congressen in Amersfoort

DE STRATEGIE

DE EERSTE VRAGEN

De basis voor de strategie van een congres wordt gelegd met het uitwerken van de volgende vragen: Wat zijn de uitgangspunten van het congres, wat zijn de beoogde doelstellingen? Wat is de doelgroep van het congres?

Bij het uitwerken van het idee stuit u op een aantal vragen: Wat is de werkelijke kans dat het congres naar Amersfoort komt? Indien er sprake is van een zogenaamde bidprocedure voor het binnen­halen van een congres, dan moet u zich goed voorbereiden op een formele procedure.

Wat is de beste periode om het congres te houden (welk jaar, welke week in het jaar en welke dagen van de week.) Hiermee verschaft u tevens duidelijkheid over de lead time die u heeft om een en ander te organiseren en waarop u uw planning kunt afstemmen.

Wilt u het congres zelf gaan organiseren of wilt u de organisatie (gedeeltelijk) uitbesteden aan een Professional Conference Organiser (PCO)? Wie heeft de coördinatie en verantwoording voor welke zaken? Zorg dat vanaf het eerste begin alle communicatielijnen tussen de betrokken partijen duidelijk zijn.

Congressen in Amersfoort - 21


DE PLANNING

De voorbereidingstijd die u tot uw beschikking heeft is uiteraard een bepalende factor voor de gehele tijds­planning. Elk congres is uniek en zo ook elke planning. De volgende onderwerpen komen in vrijwel elke planning voor.

CONGRESDEELNEMERS

aantal deelnemers inschatten adressen en mailingbestand keuze van congrestalen eerste en tweede aankondiging en registratie

HOTELACCOMMODATIE

planning en selectie hotelaccommodatie contract en optieregelingen met hotels reserveringen verwerken en bevestigen

PROMOTIE VAN HET CONGRES

opstellen promotieplan (online en offline) persberichten mailinglijsten, vaktijdschriften en overige media internet

SOCIAAL EN PARTNERPROGRAMMA, ORGANISATIESTRUCTUUR EN MANAGEMENT VAN HET CONGRES

vastleggen verantwoordelijkheden vastleggen communicatiestructuur vaststellen tijdschema samenstellen (voorlopig) draaiboek LOGO EN HUISSTIJL BEPALEN

Herkenbaar en in overeenstemming met doelstellingen en doelgroep van het congres. INHOUDELIJK PROGRAMMA PRODUCEREN

globale programma planning openings- en sluitingsceremonie voorzitters en sprekers benaderen en instrueren alternatieve data bepalen (conflicterende data vermijden; afstemmen op doelgroep)

22 - Congressen in Amersfoort

FINANCIEN

begroting: - conceptbegroting - bijgestelde begrotingen - financieel slotoverzicht fondsenwerving voorfinancieringsregelingen verzekeringen CONGRESACCOMMODATIE

zalenplanning en -selectie contract en annuleringsregelingen bewegwijzering beveiliging catering audiovisuele middelen tolken en vertaalfaciliteiten

PRE EN POST CONFERENCE TOURS

inventarisatie van de wensen en mogelijkheden vaststelling programma en kosten catering entertainment contracten met o.a. garantieaantallen DRUKWERK

inventariseren soorten drukwerk afspraken met de drukker mailingen drukwerk verzorgen

REGISTRATIE PROCEDURE

openen registratie bankrekening bepalen soorten en hoogte registratiefee start registratieprocedure en bevestigen (nb: internet) deelnemerslijsten en badges AFWERKING

financiĂŤle afronding bedankbrieven evaluaties

Congressen in Amersfoort - 23


DE BIDPROCEDURE

Bij veel congressen dient een initiatiefnemer van het congres eerst het overkoepelende bestuur van de betrokken (internationale) vereniging formeel uit te nodigen om het congres te kunnen organiseren. Indien er zich voor hetzelfde congres meerdere initiatiefnemers aanbieden, dan zal er een zogenaamde bidprocedure van start gaan. Het bestuur van de vereniging, of wellicht een speciaal geformeerde selectiecommissie, zal uiteindelijk besluiten in welk land en in welke stad het congres zal plaatsvinden. Een bidprocedure kan bestaan uit:

Het samenstellen van een speciaal comité dat de informatie voor het bidboek verzamelt en de procedure begeleidt totdat het congres is binnengehaald. Zo’n comité bestaat doorgaans uit vertegenwoordigers van o.a : - de Nederlandse afdeling van de vereniging - een congres organisatiebureau (PCO) - de congresaccommodatie Het samenstellen van het bidboek. Het lobbyen binnen de vereniging; bepaalde invloedrijke leden en belangrijke wetenschappers

24 - Congressen in Amersfoort

kunnen door hun medewerking aan het congres toe te zeggen al veel goodwill genereren. Het presenteren van het bidboek, wat over het algemeen gepaard gaat met een presentatie aan het bestuur van de vereniging of het selectiecomité. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van diverse audiovisuele presentatiemogelijkheden om één en ander zo goed mogelijk te kunnen presenteren. Het organiseren van een site inspectie, waarbij alle betrokken partijen, zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, congresaccommodaties, busmaatschappijen e.d. hun diensten en faciliteiten aan de beslissers tonen en hen laten ervaren wat de stad de congresdeelnemer te bieden heeft. Site inspecties hebben een grote invloed op het beslissingsproces en dienen dan ook professioneel te worden voorbereid en begeleid. HET BIDBOEK

Het bidboek maakt op aantrekkelijke en gedegen wijze duidelijk waar uw uitnodiging voor staat. Naast de officiële uitnodiging bevat het onder andere aanbevelingsbrieven van betrokken instanties en

overheden. Daarnaast wordt uiteraard ook ingegaan op het programma (inclusief het informele gedeelte), de financiën en de logistieke aspecten. De presentatie van het bidboek en de promotie van Nederland vinden plaats tijdens een eerdere editie van het congres, waarop u uw pijlen richt. Op dat moment presenteren ook initiatiefnemers uit andere landen zich en is er sprake van een echte competitie. Een belangrijk moment dus; hét moment om u te onderscheiden van de concurrentie en beslissers te overtuigen. Het bidboek bevat over het algemeen de volgende informatie:

De officiële uitnodiging, waarin u zich als organiserend comité kandidaat stelt en verklaart bereid te zijn om de organisatorische en financiële verantwoording op u te nemen. Een verhaal met de stand van zaken binnen het betreffende vakgebied in Nederland. Ondersteuningsbrieven van bijvoorbeeld de universiteit, betrokken industrieën, het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen, de burgemeester en het ministerie van buitenlandse zaken (dat bijvoorbeeld een visum toezegt aan congresdeelnemers).

Het programma idee, met de opzet en het thema van het congres en bijvoorbeeld geplande technische excursies. De financiën - conceptbegroting - deelnameprijs - hotel- en logistieke kosten - sponsormogelijkheden voor jonge wetenschappers en deelnemers uit de landen van de derde wereld Een beschrijving van - Nederland en Amersfoort - de congreslocatie - vervoersmogelijkheden van en naar Amersfoort - toeristische bezienswaardigheden - pre en post conference tours

Congressen in Amersfoort - 25


Stimuleringsfonds Provincie Utrecht

Stimuleringsfonds Provincie Utrecht

De afdeling acquisitie van bedrijven van de gemeente Amersfoort kan samen met Locatie Amersfoort een sleutelrol spelen in het opstellen van het bidboek en het begeleiden van een zo effectief mogelijke bidprocedure. Tevens wordt de expertise van andere belanghebbenden, zoals de congreslocatie, de PCO en de hotels, hierbij betrokken. Het stimuleringsfonds Provincie Utrecht maakt het extra aantrekkelijk om zakelijke evenementen in Amersfoort e.o. te laten plaatsvinden. Dit fonds verstrekt – na weging – een bijdrage per congresdeelnemer per dag indien de organisator ervoor kiest het evenement inderdaad in Amersfoort e.o. plaats te laten vinden.

26 - Congressen in Amersfoort

De weging is gestoeld op de speerpunten van de Economic Development Board Utrecht (EBU): Deze omvatten de thema’s groen, gezond en slim. De aanvraag moet worden vergezeld van een (voorlopig) programma, aangevuld met een actieplan. Ook een begroting, voorzien van een toelichting voor zowel de inkomsten- als uitgavenzijde moet worden overlegd. Aandacht moet gegeven worden aan de controle op de financiële voortgang. De gemeente Amersfoort en Citymarketing Amersfoort weten ook de weg naar andere subsidiefondsen zoals bijvoorbeeld van de Koninklijke Akademie van Wetenschappen en het Voorfinancierings- en Garantiefonds van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (zie voor meer uitleg pagina 48 t/m 50).

Congressen in Amersfoort - 27


PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANISER Eén van de eerste keuzes die u, als initiatiefnemer van een congres moet maken, is of u de organisatie van het congres zelf in handen houdt, of dat u het overlaat aan een Professional Conference Organiser (PCO). Uit de praktijk blijkt dat veel initiatiefnemers vorm en organisatie door een PCO laten verzorgen, zodat zij zelf alle aandacht op de inhoudelijke kant kunnen richten. Een PCO kan de gehele organisatie van het congres verzorgen of zich beperken tot bepaalde deeltaken. DE WERKZAAMHEDEN VAN EEN PCO

De werkzaamheden van een PCO kunnen globaal worden onderverdeeld in de volgende categorieën: Advisering en begeleiding van de opdrachtgever m.b.t. bijvoorbeeld fondsenwerving, de opzet van het congres. De organisatie van het congres: draaiboek, tijdschema, publiciteitsplan. Het secretariaat: deelnemersregistratie, drukwerk, mailinglijsten, hotelreserveringen. De financiële administratie: het opstellen van de begroting en het bewaken van het budget. De begeleiding tijdens het congres, coördinatie van het programma en bemanning van infoen registratiebalies.

28 - Congressen in Amersfoort

DE VOORDELEN VAN EEN PCO

Een PCO biedt haar diensten aan tegen een honorarium. De kosten verdienen zichzelf snel terug. Uw voordelen bij het gebruik van een PCO zijn: Door hun ervaring en expertise werken PCO’s efficiënt en nauwkeurig. PCO’s verkeren in een goede onderhandelingspositie waardoor ze lagere prijzen kunnen bedingen bij diverse toeleveranciers. De PCO neemt alle praktische zorgen en rompslomp op zich zodat u zich volledig aan de inhoud van het congres kunt wijden. De PCO levert een congres op maat aangezien er geen standaard draaiboek bestaat voor een congres. Het is van belang dat u een PCO kiest die affiniteit heeft met de aard en omvang van uw congres en dat de PCO u persoonlijk goed ligt. Uw samenwerking zal voor een belangrijk deel gebaseerd zijn op persoonlijk vertrouwen, wat de intensieve samenwerking zeker ten goede zal komen.

Congressen in Amersfoort - 29


DE CONGRESLOCATIE

Eeフ] van de eerste vragen die zich aandient bij de organisatie van een congres is de keuze van de locatie waar het congres gehouden kan worden. Al voordat er sprake is van een mogelijke bidprocedure en het nog niet definitief besloten is dat het congres in Amersfoort zal plaatsvinden, is het van belang een voorlopige selectie te maken van mogelijke congreslocaties en optionele reserveringen te plaatsen. Veelal kunnen de medewerkers van de congreslocaties u vervolgens van dienst zijn bij het definitief binnenhalen van het congres. Hun expertise kan u helpen bij het samenstellen van het bidboek. Bij een eventuele site inspectie kan ook de congreslocatie een grote rol spelen.

30 - Congressen in Amersfoort

DE SOORTEN CONGRESLOCATIES

Voor congressen kan er gebruik gemaakt worden van drie soorten locaties, of een combinatie hiervan:  e congrescentra D Amersfoort beschikt over diverse congrescentra, die een gevarieerd aanbod aan moderne zalen en technische faciliteiten kunnen bieden, voor kleinere en grotere congressen.  e hotels D Ook de hotels in Amersfoort e.o. beschikken veelal over vergaderzalen. Afhankelijk van de grootte van uw congres kunt u geheel of gedeeltelijk gebruik maken van de diverse faciliteiten die de hotels te bieden hebben.

 e speciale locaties D Zoals kerken, musea, theaters, historische gebouwen; deze locaties kunnen een welkome afwisseling vormen op de gebruikelijke locaties voor congressen en worden veelal ook gebruikt voor bijvoorbeeld de diners, recepties en andere bijzondere evenementen tijdens een congres. Amersfoort informeert u graag over de vele mogelijke congres- en vergaderlocaties in en rond Amersfoort. DE SELECTIECRITERIA

Bij de selectie van een congreslocatie kunnen vele selectiecriteria een rol spelen. Allereerst zijn het aantal te verwachten deelnemers en het aantal benodigde zalen natuurlijk van groot belang. Het is echter ook belangrijk dat de accommodatie voor wat betreft sfeer en uitstraling aansluit bij wat de doelgroep verwacht (of gewend is) en zich financieel kan veroorloven. De gemeente Amersfoort kan u op weg helpen om de voor u zo belangrijke selectiecriteria te bepalen.

VENUEFINDER

Op de website van Locatie Amersfoort (www.locatieamersfoort.nl) vindt u met behulp van de venuefinder snel de meest geschikte locatie(s). In de venuefinder vult u in welke plaats uw congres of evenement plaats moet vinden, hoeveel personen u verwacht en in welke opstelling uw congreszaal of vergaderruimte ingericht moet worden. De venuefinder stelt dan een aantal geschikte locaties voor. Klik op uitgebreid zoeken om locaties ook te filteren op het aantal zalen, kamers of sterren, de ligging van de locatie en/of de bereikbaarheid met het openbaar vervoer. Op de volgende pagina vindt u een checklist met een meer gedetailleerde opsomming van zaken waar u op zou kunnen letten bij de keuze van een congresaccommodatie.

Congressen in Amersfoort - 31


Checklist bij de keuze van de congresaccommodatie

het te verwachten aantal deelnemers ligging en bereikbaarheid van de congreslocatie parkeervoorzieningen budgettaire mogelijkheden sfeer en uitstraling van de congreslocatie de benodigde zalen hoeveel zalen voor plenaire sessies hoeveel zalen voor parallel sessies de afmetingen van de zalen (breedte, lengte én hoogte) de  opstelling van de zalen (schoolopstelling, t­ heater­opstelling, cabaretopstelling, carréopstelling, U-opstelling) kwaliteit stoelen en ander meubilair in zalen ruimte voor tolken (cabines) registratiebalies ruimte voor tentoonstellingen/postersessies ruimte voor het secretariaat en het organiserend comité opslagruimte congresmaterialen aantal en kwaliteit publieke ruimtes zoals toiletten,  garderobe, in- en uitgangen en liften de kwaliteit van de catering en de mogelijke locaties voor pauze lunches/diners beveiliging van de congreslocatie en de zalen technische mogelijkheden voor verlichting, geluid en a ­ udiovisuele presentaties technische assistentie voor en tijdens het congres

32 - Congressen in Amersfoort

Checklist bij de keuze van de hotelaccommodatie

hoeveel kamers zijn beschikbaar in de gewenste periode (hoeveel 1 persoons, 2 en/of 3 persoonskamers etc.) wat is de prijs, in- of exclusief ontbijt hoeveel suites voor eventuele VIP’s hoeveel hospitality suites annuleringsvoorwaarden: - wat is de annuleringstermijn voor kosteloos annuleren bij blokreserveringen - tot hoever voor aankomst kan er gratis geannuleerd worden - kosten bij no-show gereduceerd tarief bij blokreserveringen of laagseizoen ­boekingen beveiliging aanwezig nooduitgangen aanwezig bereikbaarheid van het hotel check-in en check-out tijden wanneer verloopt de optie cateringmogelijkheden aanwezige restaurants en ontspanningsmogelijkheden garage aanwezig, zo ja, is deze gratis voor hotelgasten is er een kapper, arts, schoonheidssalon in het hotel zijn er safe deposit boxen is de meegebrachte apparatuur en/of het tentoongesteld materiaal verzekerd door het hotel afstand en vervoersmogelijkheden tussen hotel en congreslocatie

Congressen in Amersfoort - 33


DE HOTELS overnachten in de beste hotelstad Meer dan een miljoen toeristen uit binnen- en buitenland brachten in 2015 een bezoek aan de prachtige middeleeuwse binnenstad. Amersfoort hoort daarmee tot de best bezochte steden van Nederland. Niet zo gek als u bedenkt dat u in deze regio op meerdere schitterende locaties terecht kunt: aan het water, in het bos, op het platteland en natuurlijk in en om de historische binnenstad. Dat geldt ook voor de locaties waar de crew en bezoekers kunnen overnachten. Amersfoort e.o. biedt de congresdeelnemer een ruime en gevarieerde keuze aan hotels, in diverse prijscategorieën en in allerlei soorten en maten. Veelal zullen congressen te veel deelnemers hebben om in één en hetzelfde hotel te kunnen overnachten en zullen de diverse deelnemers ook verschillende budgettaire mogelijkheden hebben. Vaak zullen er dus kamers in meerdere hotels gereserveerd moeten worden.

34 - Congressen in Amersfoort

DE SELECTIE VAN HOTELS

De congresorganisatie zal in eerste instantie een aantal hotels selecteren en bij die hotels kamers in optie reserveren tegen een per hotel onderhandelde prijs. Bij de selectie van hotels kunt u in eerste instantie letten op de volgende zaken: ligging hotels t.o.v. congreslocatie en bijvoorbeeld restaurants vervoersmogelijkheden van en naar de hotels totaal aantal benodigde kamers prijsklasse van de diverse hotels t.o.v. ingeschatte budget van de deelnemers DE KAMErPRIJZEN

Kamerprijzen worden per hotel afzonderlijk onderhandeld en zijn veelal afhankelijk van het totaal aantal kamers, het seizoen en de dagen van de week waarop de kamers worden gereserveerd. Veel zakenhotels zullen in de weekenden en de vakantiemaanden lagere prijzen bieden dan doordeweeks in bijvoorbeeld mei of oktober.

Het is van groot belang duidelijke afspraken te maken over wie de boekingen garandeert, tot welke datum er kosteloos kan worden geannuleerd en of er nog aanbetalingen moeten worden gedaan. De gereserveerde kamers kunnen tot een bepaalde datum voor het begin van het congres vaak nog kosteloos worden terug gegeven aan de hotels. Het verschilt per hotel welke periode het hier betreft. DE RESERVERING

Over het algemeen kunnen congresgangers bij de inschrijving voor een congres ook de hotelkamer naar keuze reserveren tegen een speciale prijs. De congresganger zal veelal zijn reservering moeten garanderen met het betalen van de eerste overnachting of het doorgeven van een geldig creditcard nummer. Voor het verwerken en bevestigen van de hotelreserveringen kan een PCO worden ingeschakeld. Zij kunnen veel administratieve handelingen uit handen nemen en ook tijdens de aankomst- en vertrekdagen van de congresgangers alle last minute veranderingen verwerken.

Op de vorige pagina vindt u een checklist met een meer gedetailleerde opsomming van zaken die van belang zouden kunnen zijn bij de keuze van hotels. Voor u als organisator van zakelijke bijeenkomsten doen de gezamenlijke hotels, ondergebracht in HOST Amersfoort, u graag de volgende belofte voor het onderbrengen van uw gasten: 1 vast aanspreekpunt voor alle deelnemende hotels Makkelijke medewerking voor het reserveren van uw blok hotelkamers 60% beschikbaarheid van de totale aantal hotelkamers (op basis van beschikbaarheid) = 919 hotelkamers Reële prijsklasse, geen extreme tarieven maar een eerlijke prijs voor uw deelnemers Medewerking bij uw site inspections Bij interesse in een blokreservering in meerdere hotels van HOST Amersfoort kunt u contact opnemen met de voorzitter voor een onafhankelijk advies en reservering: Voorzitter HOST Amersfoort - Chantal Orth T +31 (0)33 465 07 00 - chantal.orth@isvw.nl

Congressen in Amersfoort - 35


VERVOER NAAR EN TIJDENS HET CONGRES Vervoer speelt een grote rol bij de organisatie van een congres. Mensen uit verschillende landen komen naar Amersfoort om over een bepaald onderwerp van gedachten te wisselen. Een goede bereikbaarheid van de stad, de congreslocaties en hotels in de stad is dan ook van groot belang. VERVOER NAAR HET CONGRES

Amersfoort is per vliegtuig, trein en auto gemakkelijk en goed te bereiken vanuit vele delen van de wereld. Per vliegtuig is Amersfoort uitstekend te bereiken via Schiphol Airport. Schiphol heeft een directe verbinding met Amersfoort per trein (40 minuten) en is één van de belangrijkste luchthavens voor intercontinentale en Europese vliegverbindingen in West-Europa geworden.

VERVOER TIJDENS HET CONGRES

Tijdens het congres zijn er diverse mogelijkheden om de congresgangers te vervoeren. Amersfoort beschikt over een uitstekend openbaar vervoersnetwerk. Ook kunt u shuttlebussen inzetten tussen bijvoorbeeld de hotels en de congreslocatie alsmede tussen het vliegveld en de hotels. Dit is natuurlijk een beslissing die bepaalde financiële gevolgen heeft. Eén en ander kan eventueel in de registratiefee worden verwerkt. Diverse bedrijven verhuren bussen, variërend van gewone stadsbussen tot luxe VIP coaches. Voor sprekers, genodigden en andere VIPS kunt u speciaal vervoer op maat regelen, zoals limousines e.d.

Voor het vervoer per trein is Amersfoort een centraal punt in het spoornet van Europese spoorwegen. Als moderne stad heeft Amersfoort zich bovendien goed kunnen instellen op de grote verkeersstroom van auto’s. Voldoende parkeergelegenheid bij congreslocaties, hotels en P&R locaties en goede aan- en afvoerwegen maken dat vervoer naar Amersfoort per auto een goede optie is.

36 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 37


PROMOTIE VAN HET CONGRES Voor de vele drukwerk- en media-uitingen, die nodig zijn om een congres te promoten, is het van groot belang een huisstijl en een logo te ontwikkelen. Deze dienen herkenbaar en in overeenstemming met de doelstellingen en doelgroep van het congres te zijn. Door de huisstijl strak door te voeren en het logo overal duidelijk in naar voren te laten komen wordt het imago van het congres versterkt en wordt iedere media-uiting herkend. Voor het bereiken van de doelgroep en voor de marketing van uw congres kunnen de volgende media worden ingeschakeld: advertenties in vakbladen (online en offline) publiciteit n.a.v. persberichten website van het congres digitale presentatie mailings naar diverse bestanden (van bijvoorbeeld de internationale vereniging) social media

WEBSITE

MAILINGS

Een eigen congreswebsite, aangevuld met een app, kan steeds weer worden geactualiseerd en kan bepaalde administratieve handelingen vereenvoudigen en versnellen, zoals de registratie van deelnemers en het boeken van hotelkamers. Voor specifieke informatie over de stad Amersfoort en de Amersfoortse congreslocaties, hotels e.d. kan er een link worden gemaakt met de site van Locatie Amersfoort (www.locatieamersfoort.nl)

Mailings naar de diverse bestanden die voorhanden zijn bestaan veelal uit:

BEELDMATERIAAl

Voor het ontwikkelen van drukwerk heeft Locatie Amersfoort een uitgebreide collectie beeldmateriaal aangelegd. Deze is beschikbaar voor iedereen die een congres in Amersfoort organiseert. Fotomateriaal van locaties, accommodaties en attracties zijn slechts enkele voorbeelden van de uitgebreide selectie die voorhanden is.

DE BADGES

Een eerste aankondiging: Een flyer of brochure waarin wordt vermeld wat het thema van het congres is en waar en wanneer het congres zal plaatsvinden. Een tweede aankondiging: Een vervolgmailing die alle informatie bevat die nodig is voor een potentiële deelnemer om een gegronde beslissing te nemen of hij/zij wel of niet komt. Naast een voorlopig programma met onderwerpen en sprekers zullen ook de kosten van het congres, de beschikbare faciliteiten, het sociaal- en partner programma, vervoer naar en in Amersfoort en even­tuele praktische informatie over Amersfoort nader worden toegelicht. Een registratieformulier en hotel­reserveringsformulier zijn dan ook bijgesloten. Het registratiepakket kan van tevoren aan de deelnemer worden toegezonden of worden uitgereikt wanneer de deelnemer zich meldt bij de registratiebalie voor aanvang van het congres. Hierbij zit het definitieve

38 - Congressen in Amersfoort

programma en de toelichtingen op de diverse sprekers en besproken onderwerpen.

De badges die door de congresdeelnemers worden gedragen tijdens het congres dienen niet alleen als herkenning, maar ook als middel voor beveiliging. Diverse congreslocaties en PCO’s hebben hiervoor hun eigen systemen. Het uitdelen van de badges tijdens de registratieprocedure is het meest praktisch. Zorg bij het maken van de badges voor een handig formaat met goed leesbare opdruk van de naam en eventueel het bedrijf van de deelnemer. Vaak kan de deelnemer zelf beslissen of de voornaam en/of titulatuur wel dan niet op de badge wordt vermeld; veelal verschillen de gebruiken hierover per land van herkomst van de deelnemer. Badges met clips in plaats van een speld worden tegenwoordig ook veel aangeboden om de kleding van de deelnemer te sparen. De ‘lanyard’ is een prima alternatief: het is een badge dat via een koord om de hals kan worden gehangen, al of niet voorzien van slimme digitale informatie.

Congressen in Amersfoort - 39


SOCIAL MEDIA: STIJG UIT BOVEN DE RECLAME Als u denkt aan 15 jaar terug, dacht u toen dat u ooit een website nodig zou hebben voor een congres? Maar zou u vandaag nog zonder kunnen? Zo staat men vandaag de dag wellicht ook wat terughoudend tegenover het inzetten van social media rondom een congres. Maar het valt niet te ontkennen dat deze slimme manier van communicatie een enorme vlucht heeft genomen. Inmiddels zeker ook onder wetenschappers! Sterker nog, óf social media gebruikt worden, bepaalt uw publiek zelf wel en twitteren hoe geweldig uw congres gaat zijn heeft helemaal geen zin. Waar het wel om draait? Vijf tips:

40 - Congressen in Amersfoort

TIp 1 – BEGIN MET LUISTEREN

TIp 4 – INTEGREER ONLINE EN OFFLINE

Op welke social media beweegt uw doelgroep zich? Vraag ernaar bij de registratie, houd een enquête of google op vaktermen. Zie wat uw doelgroep doet, wat ze interessant vindt en speel daarop in.

Communiceer uw social media accounts op uw ‘offline’ middelen: noem namen, hashtags, en waar u het voor gebruikt. Zet u elke dag foto’s op Facebook? Kan men meetwitteren in de zaal? Staan alle presentaties op YouTube? Vertel het uw deelnemers!

TIp 2 – GEEN RECLAMETOOL

Gebruik social media niet om te roepen hoe goed uw congres is, maar vooral om de kwaliteit te verbeteren. Programmasamenstelling, registratie, informatie delen, netwerken – social media kan al die processen ondersteunen. Dit levert een positieve ervaring op en deze wordt gedeeld.

TIp 5 – NEEM HET SERIEUS

TIp 3 – FOCUS OP INTERACTIE

HYBRIDE:

Interactie tussen en met uw volgers is belangrijker dan aantallen. Dus participeer in discussies, reageer, geef zinvolle informatie. Die volgers komen dan vanzelf wel.

VERGROOT uw PUBLIEK EN DE BETROKKENHEID

Investeer serieus tijd, geld en aandacht in social media. Experimenteer gerust, maar laat het niet over aan een stagiair, of iemand die het ‘erbij doet’. Zorg dat u zelf als persoon ook aangesloten bent op alle media, zodat u weet wat prettig of juist irritant is voor gebruikers.

Is kennisoverdracht een belangrijk onderdeel van uw volgende congres? Probeert u zoveel mogelijk deelnemers te betrekken? Zijn reistijd of reiskosten een mogelijke belemmering om deel te nemen? Het congres is één van de meest krachtige middelen om uw doelgroep te raken. Er gaat niets boven een gedeelde emotionele ervaring. Echter, deze grote impact vergt wel een serieuze investering. Zowel van u als organisator als van uw deelnemers. Dat zorgt

altijd voor een groot aantal mensen dat wel zou willen komen, maar het toch niet doen. Gelukkig is de wereld niet langer zwart/wit. Niet langer ja of nee. Door het toevoegen van een interactieve online show aan uw bijeenkomst, vergroot u het bereik en de betrokkenheid bij zowel uw live als online publiek. Het is als het ware uw eigen live TV kanaal, rechtstreeks vanaf uw locatie. GEEN EXTRA KOSTEN

De afgelopen jaren blijkt uit diverse ervaringen met ‘hybride evenementen’ dat sponsoren staan te springen om het extra bereik en interactie dat u online genereert: op zijn minst hetzelfde aantal deelnemers als live, maar vaak wel het dubbele of zelfs het viervoudige! Voor u als organisator betekenen deze sponsoren dat u deze virtuele dimensie kan toevoegen zonder impact op uw budget. ONGEKENDE RESULTATEN

Naast het toegenomen bereik voor de inhoud, het merk en de sponsors is ook de betrokkenheid van online deelnemers ongekend.

Congressen in Amersfoort - 41


AUDIOVISUELE APPARATUUR / TOLKEN PLANNING

Een goede planning met betrekking tot het gebruik van audiovisuele apparatuur tijdens uw congres is van groot belang voor het succes van uw congres. Overmatig of juist onvoldoende gebruik van audiovisuele apparatuur ondermijnt het effectief overdragen van informatie. Een goede planning van welke apparatuur op welk moment in welke zaal nodig is scheelt onnodige onkosten. Een goede voorbereiding, tijdige test en technische begeleiding van de apparatuur voorkomt onaangename verrassingen tijdens de presentaties. Kortom, een goede planning van de audiovisuele apparatuur is een vak op zich.

42 - Congressen in Amersfoort

de mogelijkheden van de audiovisuele apparatuur kunt halen. TOLKEN

Een subdoel van congressen is toch vooral perfecte menselijke communicatie. Bij een internationaal congres zijn het de tolken die taalbarrières in de communicatie kunnen overbruggen. Congresvertolking is een kwestie van alles of niets: middelmatige tolken bestaan niet. Tolken dienen niet alleen over perfecte taalbeheersing te beschikking, maar ook over een volledig begrip van het besprokene. De Association Internationale des Interprètes de Conférence (AIIC) is een internationale beroepsorganisatie voor professionele tolken.

PROFESSIONELE LEVERANCIERS

Er is een aantal vormen van een

Professionele leveranciers verlenen uitgebreide service in de voorbereiding en tijdens het congres, zodat alle presentaties vlekkeloos verlopen. Zij zijn op de hoogte van de laatste nieuwe technische ontwikkelingen op het gebied van bijvoorbeeld videoconferencing en webinars. Technische voorzieningen, die op het eerste gezicht kostbaar lijken, kunnen juist kostenbesparend blijken te zijn, mits goed en op de juiste manier gebruikt. Schakel de leverancier dan ook ruim van tevoren in, zodat u het maximale uit het gebruik en

congresvertolking te onderscheiden:

SIMULTAAN via microfoon, vanuit een cabine, meestal twee tolken per taal en een teamleer die contact houdt met de organisator. CONSECUTIEF tussen de gedelegeerden, zonder cabine, soms met microfoon; geschikt voor kleinere technische bijeenkomsten. FLUISTEREN is geschikt voor maximaal 3 deelnemers.

Congressen in Amersfoort - 43


DE CATERING EN HOSTESS SERVICE

DE CATERING EN HOSTESS SERVICE

De catering tijdens een congres kan verzorgd worden door de eigen catering van de congresaccommodatie of de congresaccommodatie laat u kiezen uit diverse cateraars die bekend zijn met het gebouw en de mogelijkheden voor catering daar. Bij een internationaal congres is het van belang dat niet alleen de kwaliteit van de catering goed is, maar dat ook de keuze van gerechten is afgestemd op de verschillende eetgewoonten van de congresdeelnemers. U zult rekening moeten houden met bijvoorbeeld moslims die geen varkensvlees eten en deelnemers met dieĚˆten. Typisch Hollandse gerechten, zoals haring, kunt u beter vermijden.

44 - Congressen in Amersfoort

De timing van de koffie- en theepauzes en lunches is van groot belang. Een goede samenwerking en afstemming met de cateraar is daarom onontbeerlijk. De cateraar kan ook het beste worden betrokken in de planningsbesprekingen voor het congres. Een voortdurende communicatie tijdens het programma, i.v.m. het uitlopen van bepaalde presentaties e.d., voorkomt niet alleen irritatie bij de congresdeelnemer die trek of dorst heeft, maar zorgt er ook voor dat de kwaliteit van eten en drinken zo optimaal mogelijk is. Een goede menuplanning en logistiek voor wat betreft bijvoorbeeld de tafelindeling en buffetopstelling, kan zeer belangrijk zijn voor het sociale aspect van uw congres. Laat u daarom uitgebreid adviseren door professionele cateraars; zij hebben de ervaring!

HOSTESS SERVICE

Vooral bij grootschalige internationale congressen is het aan te bevelen hostesses in te huren. Zij kunnen uw congres soepel laten verlopen en zijn flexibel inzetbaar. Congresdeelnemers worden sneller verwezen naar daar waar ze heen willen en vooral internationale gasten kunnen in meerdere talen te woord worden gestaan en worden geholpen. Hostesses kunnen worden ingehuurd bij gespecialiseerde bureaus voor de ontvangst, registratie en begeleiding van uw congresdeelnemers. Zorg voor het begin van het congres voor een goede instructie van de hostesses, zodat ze precies weten van wie wordt verwacht welke taak er wordt gedaan.

Congressen in Amersfoort - 45


De financiën van een congres 46 - Congressen in Amersfoort

Een zorgvuldig opgesteld en bewaakt budget is voorwaarde voor een goed lopend congres. Om de persoonlijke aansprakelijkheid te beperken wordt het congres veelal ondergebracht in een rechtspersoon: Een juridische stichting die zelfstandig drager is van rechten en plichten, waarbij slechts onder specifieke voorwaarden aanspraak op het privévermogen van de bestuurder(s) mogelijk is.

BEPALING REGISTRATIE-INSCHRIJVING

De begroting wordt tijdens de voorbereidingen regelmatig bijgesteld op grond van de nieuwste gegevens. Een begroting is een afspiegeling van een aantal aandachtspunten waarop men zich vooraf moet bezinnen: de filosofie achter het congres, het tijdstip en de tijdsduur van het congres, een realistische schatting van het aantal deelnemers, de vaststelling van het break-evenpoint, de ondersteuning vanuit het vakgebied (tentoonstelling) en het bepalen van een acceptabel inschrijfbedrag. Verder is er een prognose nodig van de kaspositie in het voortraject: de ‘liquiditeitsprognose’. Elementen die hierin meespelen zijn: voorfinanciering, garantiestellingen, sponsoring en contractdata. Op pagina 47 vindt u een voorbeeld van een begroting voor een wetenschappelijk congres, waarbij per begrotingspost is aangegeven wat het gemiddeld percentage van de betreffende post is op het totale budget. Een aantal posten is variabel: zij varieert naarmate het aantal deelnemers verandert.

Er kunnen verschillende inschrijvingskosten voor verschillende categorieën van deelnemers worden vastgesteld, bijvoorbeeld het geven van een korting op de entreebewijzen voor studenten of deelnemers uit ontwikkelingslanden. Ook is het gebruikelijk een hoger bedrag dan het vastgestelde entreebedrag te vragen ná een vastgestelde datum. Dit verbetert de cashflow en het vergemakkelijkt de planning. Het is standaard ongeveer acht weken voor het congres het entreebedrag met twintig tot vijfentwintig procent te verhogen. Eventueel kan worden vastgesteld dat late inschrijvingen ter plaatse moeten worden betaald.

De hoogte van het inschrijfbedrag is eenvoudig te calculeren. De benodigde elementen zijn: de begrote kosten (vaste, variabele en onvoorziene kosten) de schatting van de overige inkomsten het minimaal verwachte aantal deelnemers en eventuele partners.

Congressen in Amersfoort - 47


Voorbeeld van een begroting voor een wetenschappelijk congres (200-1000 deelnemers) NB graag benadrukken wij dat het hier gaat om een voorbeeld. Met name de percentages in de kolom ‘Verwacht % van het totaal’ zijn genoemd om u een indruk te geven; afwijkingen zijn zeer goed mogelijk. DE BTW

U kunt kiezen voor BTW-plichtigheid. Voor u deze keuze maakt, moet u zich realiseren dat de BTW zowel invloed heeft op de opbrengsten als op de kosten. Over het algemeen blijkt dat een BTW-plichtig congres alleen interessant is indien vrijwel alle deelnemers de BTW, die in hun inschrijfgeld is opgenomen, kunnen verrekenen. Daarnaast geldt dit als tevoren bekend is dat een aanzienlijk tekort zal ontstaan (d.w.z. een verlies van circa eenderde van de begroting) en er dus aanzienlijke subsidies verstrekt zullen moeten worden. Laat u daarom goed informeren door de professionals. DE VERZEKERINGEN

Het verzekeren van congressen en evenementen is maatwerk. Er worden vele soorten standaard verzekeringen aangeboden met sterk wisselende dekkingen en premies.

Ongevallenverzekering; dekt het risico van overlijden en/of blijvende invaliditeit van nader omschreven personen. Medische kosten van buitenlanders; dekt medische kosten als gevolg van ongeval en/of ziekte van bepaalde personen. Geldverzekering; dekt het verloren gaan van geldswaarden en dergelijke door brand, overval etc. tijdens transport en/of verblijf. Regenverzekering; keert uit als er op een vooraf overeengekomen dag of periode een bepaald aantal millimeters neerslag valt. Helaas zijn niet alle risico’s af te wentelen op een verzekering. Wel zijn er, naast de hierboven beschreven algemene verzekeringsvormen, nog diverse afwijkende verzekeringen af te sluiten.

Uitgaven Begrotingspost

Verwacht % van het totaal

Elementen

Locatie

11-13%

Huur zalen Techniek Posterborden

Administratie en organisatie

21%

Porto en adressenbestanden, kosten organisatie congres­bureau

Drukwerk

18%

Huisstijl, logo,website aankondigingen, programmaboek, tassen, badges, abstracts, proceedings

Sociaal programma

15%

Recepties en diner e.d., lunches, koffie- en theepauzes, partnerprogramma, promotie congres, sprekers (incl. reis en verblijf), hotel deposits, tentoonstelling, rente en ­bankkosten

Diversen

13%

Onvoorzien

10%

BTW

11-13%

Inflatiecorrectie

(2% per jaar)

HET VOORFINANCIERINGS- EN

De meest voorkomende verzekeringen die betrekking hebben op evenementen zijn: Onkostenverzekering; dekt gemaakte onkosten indien (een deel van) het congres moet worden afgelast. Aansprakelijkheidsverzekering; dekt de wettelijke aansprakelijkheid van de organisatie en/of personen waarvoor de organisatie verantwoordelijk is. Transport/verblijfsverzekering; dekt schade aan gehuurde, geleende en/of eigen goederen tijdens transport en/of verblijf.

GARANTIEFONDS VOOR CONGRESSEN

Een internationaal congres in Nederland organiseren is een onderneming die weinig risico’s met zich meebrengt. Het merendeel van de in ons land gehouden congressen eindigt met een bescheiden positief saldo. De reden hiervan is dat er in Nederland een goede congresinfrastructuur bestaat, zowel op het vlak van de accommodaties als ook op het vlak van de dienstverlening. Tevens is de Nederlandse congresbedrijfstak zeer ervaren in de begeleiding en de organisatie van dit soort evenementen.

Inkomsten Begrotingspost

Verwacht % van het totaal

Elementen

Registratie

50%

Deelnemersfee

Overige

30% 20%

Sponsors Advertenties, tentoonstelling, sociaal programma, proceedings, depositrente

48 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 49


Het uitnodigen en het organiseren van een internationaal congres is als het ware het oprichten van een nieuwe onderneming met een vooraf bekende beperkte levensduur. Een dergelijke op te richten onderneming heeft vaak behoefte aan startkapitaal ter betaling van de aanloopkosten en behoefte aan een garantie ter afdekking van een mogelijk ondernemersrisico. Om in deze behoeften te voorzien hebben het NBTC en CLC-VECTA in samenwerking met het Ministerie van Economische Zaken het Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF) ingesteld.

wordt gelopen. De kostenbegrotingen zijn solide. De opbrengstenkant daarentegen heeft men minder in de hand: als het uiteindelijke aantal deelnemers tegenvalt, dan zal het consequenties hebben voor de inkomsten.

De twee faciliteiten van het VGF, de voorfinanciering en de garantie, kunnen afzonderlijk of in combinatie worden gebruikt.

ALGEMENE VOORWAARDEN

VOORFINANCIERING

Voordat de deelnemers aan het congres hun inschrijfgelden gaan betalen, heeft de organisator al veel kosten moeten maken. Dit geld kan uit het VGF voorgefinancierd worden door middel van het verstrekken van een lening. Het grote voordeel van een lening via het VGF is dat over het geleende bedrag geen rente is verschuldigd! De hoogte van de lening wordt afgestemd op de behoefte. GARANTIE

De kennis en ervaring van de congresbedrijfstak maakt dat aan de kostenkant vrijwel geen risico

50 - Congressen in Amersfoort

Door gebruik te maken van de garantiefaciliteit van het VGF behoeft het voorzieningenniveau van het congres in zo’n geval niet drastisch te worden terug­ geschroefd. De deelnemer krijgt precies datgene dat in het definitieve programma is beloofd.

Om gebruik te kunnen maken van de regelingen moet er aan een aantal algemene voorwaarden worden voldaan. Zo dient het internationale congres tenminste twee dagen te duren, staat het congres in het teken van kennisoverdracht en moet het congres worden georganiseerd door een partij die aantoonbare ervaring heeft in het organiseren van een internationaal meerdaags congres. Vaak wordt dit laatste gedaan met behulp van (of door) een PCO. De aanvraag dient tenminste acht maanden voor aanvang van het congres te zijn ingediend. Op de website van Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds www.vgfholland.nl is meer informatie te vinden over de specifieke voorwaarden van de individuele regelingen en kunt u terecht voor het online indienen van uw aanvraag.

Het Sociaal Programma van een congres Congressen in Amersfoort - 51


HET SOCIAAL PROGRAMMA Naast het delen van kennis zijn congressen zeker ook bedoeld om de groep deelnemers persoonlijk met elkaar in contact te brengen. Ondanks alle moderne communicatiemiddelen die de mens ter beschikking staan is er geen substituut voor direct sociaal contact, face to face. Na een geslaagde uitwisseling van kennis is het van groot belang persoonlijk met elkaar kennis te kunnen maken. De groep die vaak van over de hele wereld samenkomt heeft hier de kans om de persoonlijke banden aan te halen. Samen eten, recreëren en genieten van typisch lokale hotspots en sfeer is hoogst bevorderlijk voor een ontspannen glimlach en meer sociale cohesie. Amersfoort biedt daarvoor veel goede gelegenheden en aanleidingen. Of het nu gaat om recepties, galadiners, voorstellingen, tours, actieve bezigheden, pre- of post conference excursies, een rondvaart of interessante dagtrip, Amersfoort weet hoe uw gasten te vermaken en te verwennen.

52 - Congressen in Amersfoort

In hun vrije tijd kunnen deelnemers overigens ook prima alleen of in kleiner verband genieten van de musea, winkeltjes, restaurants en terrasjes in het compacte historische stadshart van Amersfoort, waar alle high lights goed beloopbaar zijn. Ook voor een sterk, aantrekkelijk sociaal programma weten de VVV Amersfoort en Locatie Amersfoort de weg. ze kennen de mensen, de locaties en de deals: VVV Amersfoort en Locatie Amersfoort hebben de sleutel tot de stad. PARTNERPROGRAMMA

Een partnerprogramma wordt speciaal samengesteld voor meereizende partners van deelnemers aan uw congres. Inschrijving voor een dergelijk programma kan afzonderlijk en het programma kan reeds worden opgenomen in de programma-aankondiging van uw congres. Het verdient aanbeveling om deze programma’s uit te besteden aan hierin gespecialiseerde bureaus. Ook VVV Amersfoort en Locatie Amersfoort zijn u graag van dienst met advies over specifieke partnerprogramma’s. (zie: www.VVVAmersfoort.nl en www.locatieamersfoort.nl)

PRE EN POST CONFERENCE TOUR

Het komt veelvuldig voor dat er naast het congresprogramma van een bepaald aantal dagen, specifieke tours worden georganiseerd voorafgaand en na het congres, die de deelnemer meer van de bestemming laten zien. Deze excursies zijn vaak toeristisch van aard en hebben daarnaast een link met het thema van het congres. Gespecialiseerde bureaus bieden vrijblijvend excursies aan die de vele kanten van Amersfoort maar ook Nederland laten zien. Zo is het heel gebruikelijk om bij internationale congressen specifieke tours naar de regio van Utrecht en bijvoorbeeld Amsterdam te organi­ seren. Voor buitenlandse deelnemers is dit een mooie aanvulling op de tours die in Amersfoort en omgeving georganiseerd kunnen worden.

Congressen in Amersfoort - 53


EEN SELECTIE UIT AMERSFOORTSE ATTRACTIES

Amersfoort biedt een groot scala aan culturele highlights. Hieronder een aantal uitgelicht: Onze Lieve Vrouwetoren

Met ruim 98 meter is de Onze Lieve Vrouwetoren één van de hoogste laatmiddeleeuwse torens de trots van Amersfoort. Het is de bekendste eyecatcher van de stad en wordt door bewoners ook liefdevol Lange Jan genoemd. De toren staat op het kadastrale middelpunt van Nederland, zoals goed zichtbaar is in de vloer van de toren. Tijdens een rondleiding van 45 minuten hoort u alles over de legende van deze toren. Het beklimmen van de 346 treden wordt beloond met een prachtig uitzicht over Amersfoort! Muurhuizen

Lopend door Muurhuizen waant u zich in de middeleeuwen. Toen de stad zich als gevolg van de econo­mische bloei in 1380 begon uit te breiden,

54 - Congressen in Amersfoort

moest er een nieuwe stadsmuur gebouwd worden. De oude muur werd afgebroken en met de oude stenen werden nieuwe huizen gebouwd langs de lijn waar de stadsmuur had gestaan. Veel huizen die hier vanaf de middeleeuwen werden gebouwd, staan er nog steeds en dat maakt Muurhuizen zo bijzonder. Nationaal militair museum

In het Nationaal Militair Museum komt het publiek op maar liefst 35.000 vierkante meter in aanraking met persoonlijke, waargebeurde verhalen uit verschillende perioden, geïllustreerd door een uitgebreide en daadwerkelijk gebruikte collectie van de Nederlandse krijgsmacht. Deze collectie- van pantservoertuigen, helikopters, gevechtsvliegtuigen en tanks tot uniformen, schilderijen, oude drukwerken en gebruiksvoorwerpen- is een samenvoeging van de objecten uit het Militaire Luchtvaart Museum uit Soesterberg en het Delftse Legermuseum.

Congressen in Amersfoort - 55


Koppelpoort

Evenementen

De Koppelpoort, het visitekaartje van historisch Amersfoort, is een unieke combinatie van een landpoort en een waterpoort, de enige in Nederland. Deze stamt uit ca 1425 en maakt deel uit van de tweede omwalling van de stad.

Amersfoort heeft een breed scala aan festivals en evenementen gedurende het hele jaar op kleine tot grote podia, die zowel binnen als buiten plaatsvinden.

Belgenmonument

Het monument is een geschenk van de Belgen aan Nederland als dank voor de opvang van de vluchtelingen tijdens de Eerste Wereldoorlog. Het is in omvang het grootste monument van Nederland. Bij het monument hoort een fraai aangelegde tuin, inclusief bloembakken aan de gevels en een fontein met meerdere sproeiers. Amersfoortse musea

De prachtige binnenstad van Amersfoort herbergt enkele tot de verbeelding sprekende musea: Museum Flehite is het (kunst)historisch museum en brengt de geschiedenis van de stad in beeld. Het Mondriaanhuis is het geboortehuis van Piet Mondriaan waar bezoekers kennis kunnen maken met de persoon Mondriaan, zijn vroege werk, een replica van zijn atelier in Parijs en wisselende tentoonstellingen van hedendaagse kunstenaars van abstracte kunst. Kunsthal KAdE organiseert tentoonstellingen op het gebied van (hedendaagse) kunst, architectuur, vormgeving & design en eigentijdse cultuur.

56 - Congressen in Amersfoort

Middeleeuwse grachten

Ontdek Amersfoort vanaf het water met een rondvaart van de Waterlijn. Vanaf de prachtige historische grachten zijn bekende monumenten als de waterpoort Monnikendam, het Huis met de paarse ruitjes, ’t Sprengel en de Onze Lieve Vrouwentoren te bewonderen. Dierenpark Amersfoort

In DierenPark Amersfoort wonen ruim 1500 dieren die voor leven in de brouwerij zorgen. Dankzij de vele themagebieden die op een interactieve manier vorm­ gegeven zijn, valt er veel te leren over alle dieren die in het park wonen. Paleis Soestdijk

Een bezoek aan Paleis Soestdijk is en blijft bijzonder. Leer Paleis Soestdijk kennen, het paleis waarin prins Bernhard en prinses Juliana lange tijd hebben gewoond. De originele sfeer is zoveel mogelijk behouden gebleven. Het gebouw is authentiek en bijna zeventig jaar intensief bewoond. Dit maakt het tot een kwetsbaar onderdeel van ons cultureel erfgoed. Daarnaast is het park ook zeker de moeite van een bezoek waard. Congressen in Amersfoort - 57


Flint theater | evenementen | congressen Coninckstraat 60 3811 WK Amersfoort T 033 - 422 92 30 evenementen@deflint.nl www.deflint.nl/evenementen Treed binnen in ons prachtige theatergebouw, voor een waanzinnig feest of een professioneel evenement. Met een geheel vernieuwd interieur biedt de Flint de juiste uitstraling voor uw bijeenkomst. Of u nu kiest voor de klassieke Rabobank Theaterzaal of voor de industriële AFASzaal; theatersfeer en -beleving staan bij ons centraal. Ondersteund door de multifunctionele theaterapparatuur en professionele technici komen uw sprekers goed tot hun recht. In de diverse ruimtes van de Flint, met als centrale plek theatercafé Trek, verloopt het netwerken prettig en soepel. De flexibel in te richten foyers zijn tevens in te delen als standruimte. Wij werken persoonlijk met u samen en zorgen voor één contactpersoon tijdens de voorbereidingen én op de dag zelf.

DE aanbieders 58 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 59


Hilton Royal Parc Soestduinen

Postillion Amersfoort Veluwemeer

Van Weerden Poelmanweg 4-6

Strandboulevard 3

3768 MN Soestduinen

3882 RN Putten

T 035 - 603 83 83

T 0341 - 356 464

cb.soestduinen@hilton.com

hotel.amersfoort@postillionhotels.com

www.soestduinen.hilton.com

www.postillionhotels.com/amersfoort-veluwemeer

Hilton Royal Parc Soestduinen ligt op een prachtige

Postillion Hotel Amersfoort Veluwemeer combineert

locatie; middenin de bosrijke omgeving van de Utrechtse

een eigentijdse sfeer met een prachtig uitzicht over

Heuvelrug, centraal in midden-Nederland, dichtbij de

het Veluwemeer. Gelegen aan strand Nulde en in de

snelwegen A28 en A1 en op 15 minuten rijden van

nabijheid van Dierenpark Amersfoort, Nationaal Park

Amersfoort. Het hotel beschikt over een eigen parkeerterrein met 400 parkeerplekken.

Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten

Met 21 multifunctionele vergaderzalen, dé locatie voor uw

de Hoge Veluwe en het Dolfinarium. Postillion Hotel Amersfoort Veluwemeer is de perfecte locatie voor een inspirerende meeting, training of het

vergadering, automotive evenement, meerdaags congres of

Amersfoortsestraat 20

houden van een congres. Het hotel heeft een groot terras

training. De zalen hebben allen natuurlijk daglicht en bieden

3769 AS Soesterberg

aan het Veluwemeer met een eigen aanlegsteiger.

plek voor evenementen tot 500 personen. Onze toegewijde

T 0346 - 351 755

Het wellness center vormt een ontspannende uitvalsbasis.

Hilton Meeting Host staat volledig tot uw beschikking om

info@kontaktderkontinenten.nl

alles perfect te laten verlopen. De bossen rondom het hotel

www.kontaktderkontinenten.nl

zijn ideaal voor teambuilding activiteiten zoals een golfclinic, boxworkshop of een op maat gemaakt evenement.

Verscholen in het groen van de Utrechtse Heuvelrug en

De indoor welness faciliteiten en naastgelegen 9-holes

op enkele minuten van Amersfoort, vindt u de wereldse

golfbaan bieden ultieme ontspanning na een meeting.

meeting locatie Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten. Deze unieke duurzame historische locatie bestaat uit het voormalige missiehuis St. Jan en Klooster Cenakel. De combinatie van authentieke elementen, moderne faciliteiten, duurzaam ondernemerschap en wereldse gastvrijheid maken van uw bijeenkomst een bijzondere belevenis. In de loop der jaren en na verschillende ‘bewoners’ is er ook iets onveranderd gebleven. Het conferentiehotel is een ontmoetingsplaats waar iedere wereldburger welkom is, ongeacht afkomst, denkwijze of religie. Die wereldse gastvrijheid stroomt door de aderen van de medewerkers en proeft u letterlijk in de wereldse gerechten uit eigen keuken.

60 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 61


Princess Hotel Amersfoort

Landgoed ISVW Dodeweg 8 (hoek Paradijsweg) 3832 RD Leusden

Stichtse Rotonde 11

T 033 - 465 07 00

3818 GV Amersfoort

info@isvw.nl

T 033 - 467 99 00

www.landgoedisvw.nl

amersfoort@princesshotels.nl www.princesshotelamersfoort.com

Landgoed ISVW ligt volop in het groen op een bosterrein van 6 ha. in nog geen 2 minuten bereikbaar vanaf de

Princess Hotel Amersfoort ligt in een bosrijke omgeving en

snelweg. In de diverse sfeervolle gebouwen wordt u gastvrij

toch dichtbij het centrum van Amersfoort en de snelwegen

ontvangen en zal het u aan niets ontbreken. De ISVW

A1 en A28. Deze mooie, maar ook goed bereikbare ligging,

heeft het duurzaamheidskeurmerk Green Key goud en

maakt het hotel een ideale locatie voor trainingen, bijeenkomsten en andere evenementen. Alle 18 vergaderzalen zijn modern ingericht en hebben

Mercure Hotel Amersfoort Centre

uitzicht op het groen. Een aantal hebben direct toegang tot de uitgestrekte tuin van het hotel en het nieuw

De Nieuwe Poort 20

aangelegde terras. Op eigen terrein zijn er mogelijkheden

3812 PA Amersfoort

voor outdoor- en teambuilding activiteiten.

T 033 - 285 10 00 H8996-re@accor.com

Restaurant Smaakmakers biedt een sfeervolle plek om te

werkt vooral met biologische en anderszins verantwoorde producten. Landgoed ISVW heeft de laatste vier jaar prijzen gewonnen als trainingslocatie van het jaar. De ISVW heeft een maatschappelijke opdracht, alle inkomsten uit het horecabedrijf komen volledig ten goede aan het filosofieonderwijs waarvoor de Internationale School voor Wijsbegeerte 100 jaar geleden is opgericht. Parkeren is gratis en in het hele hotel is er gratis WIFI beschikbaar.

www.mercure.com

genieten van eten en drinken. Ons team staat voor u klaar om u te verwelkomen! Parkeren is gratis en in het hele hotel

Mercure Hotel Amersfoort Centre, een gastvrij 4-sterren

is er gratis WIFI

hotel met een moderne uitstraling. Ontworpen om tegemoet te komen aan de wensen dan de hedendaagse gast, kunt u te allen tijde genieten van up-to-date comfort en gebruik maken van de allerlaatste technologische faciliteiten. Gelegen aan het Eemplein in Amersfoort, op loopafstand van het Centraal Station en de historische binnenstad, vormt dit hotel een ideale ontmoetingsplek, of u nu komt voor een zakelijke bijeenkomst of iets te vieren heeft met vrienden en familie. Met acht vergaderzalen, 2 foyers, een internationaal restaurant en 142 luxe kamers, biedt dit hotel alle mogelijkheden voor een geslaagd event. En niet te vergeten: onze bar ‘Timeless’ waar u onder het genot van een goed glas wijn, heerlijk lunch of diner kunt genieten van een fantastisch uitzicht over de stad.

62 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 63


Midden Nederland Hallen

Van der Valk Hotel Leusden-Amersfoort

Thorbeckelaan 123 3771 ED Barneveld

Philipsstraat 18

T 088 - 000 15 50

3833 LC Leusden

info@middennederlandhallen.nl

T 033 - 434 53 45

www.middennederlandhallen.nl

leusden@valk.com www.hotelleusden.nl

De Midden Nederland Hallen is een groot, multifunctioneel en hypermodern evenementencomplex in het hart van

Van der Valk Hotel Leusden-Amersfoort ligt op de

Nederland. Het biedt plaats aan beurzen, congressen,

uitlopers van de Utrechtse Heuvelrug, in het groene hart

feesten, markten, presentaties en grootschalige sport-

van Nederland. Het hotel bevindt zich tussen de gezellige

en muziekevenementen. Het complex omvat een beurshal, een auditorium met 2000 zitplaatsen, een grote foyer, diverse subruimtes en horecafaciliteiten. Een wereld aan mogelijkheden voor jouw evenement! De Midden Nederland Hallen biedt maximale flexibiliteit aan eventorganisatoren. De ruimtes van het evenementencomplex zijn in combinatie of los te huur. De diverse, separate entreepartijen zorgen voor optimale toegankelijkheid. Door de combinatie van zalen, ruimtes en faciliteiten is het complex geschikt voor zowel compacte als mega-evenementen. De Midden Nederland Hallen ligt aan de snelwegen A30 en A1 en is hierdoor perfect bereikbaar.

winkelsteden Amersfoort en Utrecht. Het hotel beschikt

Van der Valk Hotel Amersfoort A1

over de grootste kamers van Midden-Nederland, allen voorzien van een ligbad en balkon met zitje. Het gehele hotel is voorzien van gratis WIFI, ideaal voor zakelijke gasten die ten alle tijden zijn verzekerd van snel

Ruimtevaart 22

internetgebruik. De pas gerenoveerde vergaderruimtes

3824 MX Amersfoort

bieden ruimte voor kleine tot grote vergaderingen,

T 033 - 454 00 00

bijeenkomsten, symposia en borrels. Aan het ruime

amersfoort@valk.com

restaurant vast bevindt zich een groot opgezet terras,

www.hotelamersfoorta1.nl

welke zomers heerlijk in de zon gelegen is. Een shuttleservice kan u van en naar Amersfoort CS rijden.

Vergaderen op hoog niveau? Dan bent u bij ons aan

Tevens beschikt hotel Leusden over 236 gratis

het juiste adres! Onze vergaderzalen bevinden zich op

parkeerplaatsen.

de zevende etage en bieden een uniek uitzicht over Amersfoort en de omgeving. Wij beschikken over acht moderne vergaderzalen die allen zijn voorzien van daglicht. Daarnaast beschikt iedere zaal over een beamer of smart tv, airconditioning en hebben zij de mogelijkheid om volledig verduisterd te worden. Tevens is er in het gehele hotel gratis draadloos internet aanwezig en bieden wij 160 parkeerplaatsen waar u als gast vrij gebruik van kunt maken. Buiten de zaal bevindt zich een luxe koffie machine waarmee u heerlijke koffie of cappuccino maakt. Verder staan er gevulde minibars met diverse frisdranken en water.

64 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 65


Bilderberg Hotel De Klepperman Oosterdorpsstraat 11 3871 AA Hoevelaken T 033 - 253 41 20 klepperman@bilderberg.nl www.klepperman.nl Sfeervol vergaderen in het midden van het land? Dat kan bij Bilderberg Hotel De Klepperman in Hoevelaken. Centraal gelegen locatie nabij Amersfoort en Utrecht. De Klepperman kenmerkt zich door haar intieme sfeer en hoogstaande service. Zorgeloos vergaderen of bijeenkomen, waarbij alles tot in de puntjes verzorgd is. Wilt u ook effectief vergaderen? Hotel De Klepperman beschikt over dertien multifunc­tionele vergaderzalen. Ervaar pure efficiëntie dankzij de tot de verbeelding sprekende setting. Restaurant ’t Backhuys, een sfeervolle bar, ruime parkeergelegenheid, terras en binnentuin complementeren het geheel. Ook voor een aparte dinerruimte, kookworkshop of walking dinner bent u bij ons aan het goede adres. Natuurlijk is er gratis WIFI.

De Rijtuigenloods Piet Mondriaanplein 61 3812 BH Amersfoort T 088 - 000 15 70 info@derijtuigenloods.nl www.derijtuigenloods.nl De Rijtuigenloods is een grootse evenementenlocatie in het hart van Nederland. De hoge constructie, authentieke industriële spoorelementen en het trendy interieur geven deze locatie een unieke look & feel. Je kunt er terecht met groepen van 200 tot 2000 personen. Daarnaast beschikt de locatie over 15 subruimtes die flexibel inzetbaar zijn. Met hoogwaardige horecamogelijkheden, vaste techniek en moderne faciliteiten biedt de locatie alle voorzieningen die nodig zijn voor een succesvol event. Het deels glazen dak zorgt voor ruime inval van daglicht in het monumentale pand. En met een druk op de knop is het dak te verduisteren. De Rijtuigenloods is voorzien van een duurzaamheidskeurmerk (Green Key, niveau goud). De locatie is perfect bereikbaar vanuit alle delen van Nederland; door de nabijheid van snelwegen A1 en A28. Er zijn ruim voldoende gratis parkeerplaatsen op eigen terrein. Station Amersfoort Centraal ligt op slechts 200 meter.

66 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 67


NH Amersfoort

Berghotel Amersfoort (Best Western Plus)

Stationstraat 75 3811 MH Amersfoort

Utrechtseweg 225

T 033 - 422 12 00

3818 EG Amersfoort

nhamersfoort@nh-hotels.com

T 033 - 422 42 22

www.nh-hotels.com

info@berghotelamersfoort.nl www.berghotelamersfoort.nl

NH Amersfoort ligt op een centrale locatie, het station en het centrum zijn te voet in enkele minuten te bereiken. Ons

Het authentieke Berghotel staat bekend als de ‘huiskamer’

restaurant heeft een verleidelijke kaart met internationale

van Amersfoort en heeft een rijke historie in

gerechten en een groot terras zodat u buiten kunt dineren. De moderne kamers zijn van alle gemakken voorzien, alle badkamers hebben zowel een bad als een douche. Voor uw zakelijke besprekingen en conferenties bieden we u de keuze uit zeven zalen. De grootste is geschikt voor 140 personen en wij kunnen u alle audiovisuele apparatuur leveren die u nodig heeft. Dit comfortabele hotel blinkt uit in service en persoonlijke aandacht.

hoogstpersoonlijke gastvrijheid. De centrale ligging van het hotel brengt mensen makkelijk samen in hartje

Mariënhof Amersfoort

Nederland. Het Berghotel geeft zakelijk Nederland de ruimte om elkaar te ontmoeten voor een training, een opleiding, een vergadering of een congres. Het restaurant serveert klassiekers en eigentijdse gerechten in een

Kleine Haag 2

sfeervolle ambiance. De tuinen van het hotel en het

3811 HE Amersfoort

terras maken het hotel uniek en bijzonder. Zestien

T 033 - 463 29 79

multifunctionele zalen geven iedere bijeenkomst het

zaalverhuur@marienhof.nl

juiste gemak en comfort. De maximale zaalcapaciteit is

www.marienhof.nl

150 personen en parkeren is gratis. Elektrische auto’s worden opgeladen. Het Berghotel Amersfoort is

Onbeschrijfelijk stadsklooster in hartje Amersfoort.

aangesloten bij Regardz.nl. Regardz brengt mensen

Met haar rijke historie is het meer dan 500 jaar oude

samen.

Mariënhof een bijzondere evenementenlocatie. Ervaar bij binnenkomst de sfeer van vroeger en ontdek de knipogen naar het heden door de kunst, moderne technieken en sfeervolle ledverlichting. Mariënhof biedt vele praktische, inspirerende en karakteristieke ruimtes en in totaal kunt u maar liefst 700 gasten verwelkomen! Ons team van gedreven en enthousiaste mensen weet met hun ruime ervaring precies waar een goede locatie aan moet voldoen. Met de uitgangspunten verrassen, verzorgen en verbinden staan zij klaar om u een unieke beleving te geven! Mariënhof is makkelijk te bereiken met de auto en het openbaar vervoer. Op steenworp afstand ligt parkeer­garage de Koestraat met meer dan 400 parkeerplaatsen. Meerdere buslijnen stoppen voor de deur. 68 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 69


Het Oude Magazijn

Sint-Joriskerk Amersfoort

Soesterweg 310F 3812 BH Amersfoort

Hof 1

T 088 - 000 15 96

3811 CJ Amersfoort

info@oudemagazijn.nl

T 033 - 461 61 78

www.oudemagazijn.nl

info@verhuursintjoris-amersfoort.nl www.verhuursintjoris-amersfoort.nl

Het Oude Magazijn is een monumentale, industriële eventlocatie in het hart van Nederland. Uitstekend

De Hof, één van de pleinen in de binnenstad van

bereikbaar, gelegen op een industrieel spoorcomplex en

Amersfoort met veel horeca, wordt gedomineerd door

voorzien van alle benodigde zakelijke faciliteiten. Dat maakt

de monumentale Sint-Joriskerk. Na de recente restauratie

Het Oude Magazijn een aantrekkelijke locatie voor een beurs, congres, seminar of borrel.

ervaart de bezoeker nog meer dan voorheen, dat gotiek

DierenPark Amersfoort!

Het Oude Magazijn biedt ruimte aan gezelschappen tot 250 personen. Het interieur is warm door het gebruik van

Barchman Wuytierslaan 224

rustieke kleuren en natuurlijke materialen. Het pand heeft

3819 AC Amersfoort

een bijzonder dak en is voorzien van faciliteiten zoals wifi,

T 033 - 422 71 62

een licht- en geluidsinstallatie, een vast podium en een bar.

feestenenvergaderen@dierenparkamersfoort.nl www.dierenparkamersfoort.nl/feesten-vergaderen

De locatie biedt hoogwaardige horeca in eigen beheer. En wij ontzorgen jou graag met organisatieondersteuning,

Bekend als familiepark voor een dagje uit en ook een

entertainment, workshops en teambuildingsactiviteiten.

uitstekende locatie voor uw bedrijfsfeest, teamuitje,

Onze adviseurs denken graag mee!

vergadering of presentatie! Naast onze centrale ligging en goede bereikbaarheid beschikken wij over meerdere

voor hoog en licht staat. De kerk telt 750 zitplaatsen, uit te breiden tot 900. Het koorgedeelte (150 zitplaatsen) is afgescheiden door een natuurstenen doxaal en heeft de sfeer van een kapel. Een derde fraaie ruimte is de Gerfkamer met tafels en 65 zitplaatsen. Een royaal aantal toiletten behoort tot de eigentijdse faciliteiten. Dat geldt ook van geluidsinstallatie, LED schermen met camera, etc. Catering op maat mogelijk. De Sint-Joriskerk heeft gastvrijheid en service hoog in het vaandel. OV en parkeergarages in de nabijheid.

binnen- en buitenlocaties waar de meeste onvergetelijke evenementen worden georganiseerd. Samen met onze chef creëren wij een culinaire belevenis en ook de aanwezige dieren dragen graag hun steentje bij. Wat te denken van een borrel waarbij de giraffen de hapjes bij uit uw hand eten, of uw product gepresenteerd op de apenrots? Wij denken graag met u mee! Nieuwsgierig naar de vele mogelijkheden, kijk op onze website of neem contact met ons op.

70 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 71


Hart van Holland

Eenhoorn Amersfoort

Berencamperweg 12 3861 MC Nijkerk

Barchman Wuytierslaan 2

T 030 – 247 14 14

3818 LH Amersfoort

info@hartvanholland.nl

T 033 - 467 37 30

www.hartvanholland.nl

info@eenhoornamersfoort.nl www.eenhoornamersfoort.nl

Welkom bij Hart van Holland. Het succes van uw congres, evenement of vergadering. Daar draait alles om bij Hart

Het congres- en vergadercenter Eenhoorn in Amersfoort

van Holland. Daarbij heeft u de keuze uit een groot aantal

ligt exact in het middelpunt van Nederland en brengt

verschillende multifunctionele zalen. Van een besloten

zakelijk Nederland altijd dichtbij elkaar. De Eenhoorn

vergadering tot een internationale vakbeurs. Hart van Holland beschikt namelijk nook nog eens over bijna 6.000 m2 beursvloer. In combinatie met 110 hotelkamers en 1.000 gratis parkeerplaatsen maakt dit Hart van Holland tot een unieke locatie in het goed bereikbare centrum van Nederland. Als alles moet kloppen dan is Hart van Holland een wel heel logische keuze.

geeft mensen de ruimte om elkaar te ontmoeten. Voor

Golden Tulip Ampt van Nijkerk

congressen, vergaderingen, trainingen en opleidingen biedt de Eenhoorn alle faciliteiten en high-tech-services voor beeld & geluid. Digitale registratie van een bijeenkomst is ook mogelijk. De kracht van de Eenhoorn is de

Berencamperweg 4

bereikbaarheid door het naastgelegen Centraal Station.

3861 MC Nijkerk

Verder beschikt deze locatie over een eigen coffee concept

T 033 – 274 16 16

‘Hartig’ voor verse koffie, thee, sappen, zoets en hartig.

reserveringen@goldentulipamptvannijkerk.nl

De Rondeelzaal (320m2) geeft ruimte aan maximaal

www.amptvannijkerk.nl

350 personen en beschikt over een aparte receptie- en ontvangstruimte. De Eenhoorn Amersfoort is aangesloten

Hotel Ampt van Nijkerk ligt letterlijk in het Hart van Holland.

bij Regardz.nl. Regardz brengt mensen samen.

Prachtig gelegen op de Veluwe, net ten noorden van Amersfoort. Onze enthousiaste en betrokken collega’s zullen u hier hartelijk ontvangen. Een modern 4-sterren hotel met 110 comfortabele hotelkamers en gratis parkeerplaatsen. U kunt kiezen uit verschillende hotelkamers. Deze zijn allemaal standaard voorzien van een flatscreen-tv en gratis Wifi. In onze sfeervolle Patio met binnentuin kunt u genieten van een heerlijke lunch of smaakvol a la carte dineren in het restaurant. Tevens kunt u ontspannen in ons verwarmde, overdekte zwembad, sauna of het Turkse stoombad. Door de mooie en landelijke omgeving kunt u bijvoorbeeld een verfrissende strandwandeling langs het Nulde maken of de Kruishaarse Heide verkennen.

72 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 73


De Veerensmederij Soesterweg 330 3812 BH Amersfoort T 088 - 000 15 55 info@deveerensmederij.nl www.deveerensmederij.nl De Veerensmederij is een industrieel rijksmonument. Eyecatchers van de locatie zijn het fraaie metselwerk met hoge gietijzeren vensters, de bijzondere ijzeren dakspantconstructie, de unieke schoorstenen en de originele opbouw met houten ventilatieluiken. De theaterzaal heeft een vlakke vloer van 360 m2. Hier kunnen meerdere opstellingen gerealiseerd worden, met of zonder podium en tribunes. Bovendien hebben we alle technische faciliteiten (verlichting, rigging, projectie etc.) en horecamogelijkheden in huis die u als organisator verwacht. Naast de plenaire zaal vindt u een foyer met bar waar u gasten kunt ontvangen en tijdens pauzes kunt borrelen, lunchen of netwerken. De ruimtes zijn volledig te verduisteren en beschikken over geluiddichte wanden. De Veerensmederij ligt op een industrieel spoorcomplex met tal van monumentale panden.

Leerhotel Het Klooster Daam Fockemalaan 10 3818 KG Amersfoort T 033 - 467 87 00 Reserveringen@hetkloosterhotel.nl www.leerhotelhetklooster.nl Leerhotel Het Klooster is een prachtige locatie waar u uitgebreid kunt dineren, heerlijk overnachten, op maat vergaderen of een groot feest kunt geven. Het Klooster is een historisch monument aan de rand van Amersfoort waar de studenten van MBO Amersfoort Hotelschool u welkom heten. De negen vergaderzalen van Leerhotel Het Klooster zijn authentiek ingericht en gelegen rondom de oude Kloostertuin. Het gehele Klooster is te boeken voor bijeenkomsten tot 500 personen. De Kloosterkerk leent zich voor presentaties, seminars en plenaire bijeenkomsten tot 400 personen en de kleinste zaal is al te reserveren vanaf 2 personen. Tevens beschikken wij over 21 hotelkamers en een eigen restaurant waar u ook in uw vrije tijd van harte welkom bent.

74 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 75


Overzichtstabel

Overzichtstabel Hotels & congres- en vergaderlocaties

Overzichtstabel Hotels & congres- en vergaderlocaties

Flint, Coninckstraat 60, 3811 WK, Amersfoort, T 033 - 422 92 30, evenementen@deflint.nl, www.deflint.nl/evenementen

9

2000

-

-

-

NH Amersfoort, Stationstraat 75, 3811 MH, Amersfoort, T 033 - 422 12 00, nhamersfoort@nh-hotels.com, www.nh-hotels.com

7

140

4

114

228

Hilton Royal Parc Soestduinen, Van Weerden Poelmanweg 4-6, 3768 MN, Soestduinen, T 035 - 603 83 83, cb.soestduinen@hilton.com, www.soestduinen.hilton.com

21

32

4

113

185

Mariënhof Amersfoort, Kleine Haag 2, 3811 HE, Amersfoort, T 033 - 463 29 79, zaalverhuur@marienhof.nl, www.marienhof.nl

10

700

-

-

-

Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten, Amersfoortsestraat 20, 3769 AS, Soesterberg, T 0346 - 351 755, info@kontaktderkontinenten.nl, www.kontaktderkontinenten.nl

25

220

3

131

203

Berghotel Amersfoort (Best Western Plus), Utrechtseweg 225, 3818 EG, Amersfoort, T 033 - 422 42 22, info@berghotelamersfoort.nl, www.berghotelamersfoort.nl

16

150

-

-

-

Postillion Amersfoort Veluwemeer, Strandboulevard 3, 3882 RN, Putten, T 0341 - 356 464, hotel.amersfoort@postillionhotels.com, www.postillionhotels.com/amersfoort-veluwemeer

12

400

4

83

176

Het Oude Magazijn, Soesterweg 310F, 3812 BH, Amersfoort, T 088 - 000 15 96, info@oudemagazijn.nl, www.oudemagazijn.nl

12

350

-

-

-

Princess Hotel Amersfoort, Stichtse Rotonde 11, 3818 GV, Amersfoort, T 033 - 467 99 00, amersfoort@princesshotels.nl, www.princesshotelamersfoort.com

18

160

4

94

188

DierenPark Amersfoort!, Barchman Wuytierslaan 224, 3819 AC, Amersfoort, T 033 - 422 71 62, feestenenvergaderen@dierenparkamersfoort.nl, www.dierenparkamersfoort.nl/feesten-vergaderen

9

300

-

-

-

Mercure Hotel Amersfoort Centre, De Nieuwe Poort 20, 3812 PA, Amersfoort, T 033 285 10 00, H8996-re@accor.com, www.mercure.com

9

247

4

142

284

Sint-Joriskerk Amersfoort, Hof 1, 3811 CJ, Amersfoort, T 033 - 461 61 78, info@verhuursintjoris-amersfoort.nl, www.verhuursintjoris-amersfoort.nl

3

750

-

-

-

Landgoed ISVW, Dodeweg 8 (hoek Paradijsweg), 3832 RD, Leusden, T 033 - 465 07 00, info@isvw.nl, www.landgoedisvw.nl

14

180

3

89

136

Hart van Holland, Berencamperweg 12, 3861 MC Nijkerk, T 030 – 247 14 14, info@hartvanholland.nl, www.hartvanholland.nl

7

3000

-

-

-

Midden Nederland Hallen, Thorbeckelaan 123, 3771 ED, Barneveld, T 088 - 000 15 50, info@middennederlandhallen.nl, www.middennederlandhallen.nl

24

6000

-

-

-

Golden Tulip Ampt van Nijkerk, Berencamperweg 4, 3861 MC Nijkerk, T 033 – 274 16 16, reserveringen@goldentulipamptvannijkerk.nl, www.amptvannijkerk.nl

13

175

4

110

200

Van der Valk Hotel Amersfoort A1, Ruimtevaart 22, 3824 MX, Amersfoort, T 033 - 454 00 00, amersfoort@valk.com, www.hotelamersfoorta1.nl

8

70

4

140

198

Eenhoorn Amersfoort, Barchman Wuytierslaan 2, 3818 LH, Amersfoort, T 033 - 467 37 30, info@eenhoornamersfoort.nl, www.eenhoornamersfoort.nl

25

350

-

-

-

Van der Valk Hotel Leusden-Amersfoort, Philipsstraat 18, 3833 LC, Leusden, T 033 - 434 53 45, leusden@valk.com, www.hotelleusden.nl

8

361

4

172

295

De Veerensmederij, Soesterweg 330, 3812 BH, Amersfoort, T 088 - 000 15 55, info@deveerensmederij.nl, www.deveerensmederij.nl

12

450

-

-

-

Bilderberg Hotel De Klepperman, Oosterdorpsstraat 11, 3871 AA, Hoevelaken, T 033 - 253 41 20, klepperman@bilderberg.nl, www.klepperman.nl

13

180

4

79

158

Leerhotel Het Klooster, Daam Fockemalaan 10, 3818 KG, Amersfoort, T 033 - 467 87 00, Reserveringen@hetkloosterhotel.nl, www.leerhotelhetklooster.nl

9

500

3-4

21

42

De Rijtuigenloods, Piet Mondriaanplein 61, 3812 BH, Amersfoort, T 088 - 000 15 70, info@derijtuigenloods.nl, www.derijtuigenloods.nl

15

2000

-

-

-

LEGENDA

= Aantal zalen

76 - Congressen in Amersfoort

= Max. aantal personen

= Aantal sterren

= Aantal kamers

LEGENDA

= Aantal zalen

= Max. aantal personen

= Aantal sterren

= Aantal kamers

= Aantal bedden

= Aantal bedden

Congressen in Amersfoort - 77


notities

78 - Congressen in Amersfoort

Congressen in Amersfoort - 79


Colofon

Dit is een uitgave van Bosscher & Klein,

grafische verzorging

bureau voor destinatiemarketing in opdracht

Druk

van de gemeente Amersfoort.

Vandenberg | Printmedia, Maarn Vormgeving Vandenberg | Concept & Design, Maarn Fotografie Aart van Egteren Cees Wouda Jan Jaap Bakker

Met dank aan Citymarketing Amersfoort

Moderne Hippies/ZoĂŤ Saskia Berdenis van Berlekom Femke van den Heuvel

Alle informatie in dit boek is met de meest grote zorgvuldigheid samengesteld. De gemeente Amersfoort kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele tekortkomingen of onjuistheden.

80 - Congressen in Amersfoort

Congresboek Amersfoort 2016  

Dit handboek bevat praktische informatie voor het organiseren van uw (volgende) congres, vergadering of evenement in en om Amersfoort. Handi...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you