Issuu on Google+

  CIPR AGM Minutes – 15 June 2010  Public Relations Centre,  52‐53 Russell Square,  London, WC1B 4HP    Attendance:  Platform party:  Jay O’Connor FCIPR, CIPR President ;  Ann Mealor FCIPR, CIPR Interim CEO;  Paul Mylrea  MCIPR, CIPR President‐Elect;  Kevin Taylor FCIPR, CIPR Immediate Past President;  Sally Sykes FCIPR, CIPR  Treasurer.    Jay  O’Connor  welcomed  members  of  the  CIPR  to  the  AGM  and  reported  that  14  apologies  had  been  received.    1. Minutes of the 2009 AGM     The President moved that the minutes of the Annual General Meeting held 16 June 2009 be approved.   The minutes were approved.    2. Annual Report 2009     The President invited Kevin Taylor, the Immediate Past President, to introduce the report.    Kevin Taylor said 2009 was an eventful year and highlighted:      The  ccorporate  governance  review,  phase  one  of  which  had  been  completed  and  phase  two  now underway   The financial loss due to the impact of dilapidations on St. James Square, the effect of paying  double rent on St James’s Square and Russell Square and the recession   Ann Mealor, Deputy Director General taking on the role of Acting Director General at a difficult  time for the Institute   The securing of a 10 year lease at very favorable rates on new offices at Russell Square   The launch of the CIPR’s Chartered Practitioner programme ‐ a milestone for the Institute and  the  profession.  The  first  cohort  of  Chartered  Practitioners  were  being  presented  with  their  certificates at the AGM.    Kevin Taylor thanked all board and council members for their hard work and support and thanked CIPR  staff for their support and the changes they had made.    Colin Farrington was thanked for his 11‐year contribution to the CIPR as Director General, especially for  the  role  he  played  in  gaining  Chartered  status  for  the  Institute.  Richard  George,  Assistant  Director  General  who  was  leaving  the  CIPR  at  the  end  of  July  was  also  thanked  for  his  21  years  of  dedicated  service.     Kevin Taylor highlighted that Anne Gregory was awarded the 2009 Stephen Tallents Medal and the 2009  President’s Medal was awarded to Sir Tim Berners‐Lee, inventor of the World Wide Web, in recognition  of his contribution to communications.    Jay O’Connor thanked Kevin Taylor for his contribution and leadership as 2009 President.  1   


Kevin Taylor moved that the 2009 Annual Report be adopted by Council.  The Report was adopted.    The President then invited John Brown, Chair of IPRovision, the Institute’s Benevolent Fund, to report on  the Fund’s work.  He stated that:     The current funds stood at about £550,000   IPRovision aimed to raise £1million in the next 2‐3 years to meet current and future needs.    He then thanked CIPR members for their donations and the Trustees for their hard work.    The President thanked John Brown and the Trustees for their work.    3. Annual Accounts and Report of the auditors for the year ending 31 December 2009    Sally Sykes, CIPR Treasurer, briefed the members on the 2009 annual accounts.  She said:      Membership was doing well retention rates benchmarked against other member organisations  and being the best it had been    Part of the Russell Square building was being let out to tenants, generating extra income for the  organisation   The Structural Review was well underway, but more work needed to be done.  However, the  first stage of the Review was completed.   The Institute’s cash flow was strong.    Sally Sykes thanked the board, council and staff for their support during a challenging financial time for  the Institute.     The Treasurer then welcomed Chris Malacrida, from Chantrey Vellacott, the CIPR’s auditors to the  platform.     Chris Malacrida stated that the CIPR went through a difficult year in 2009   He  pointed  out  that  membership  retention  and  recruitment  was  key  to  the  success  of  a  membership body   He  confirmed  that  the  CIPR  had  put  financial  controls  in  place  and  that  the  cash  flow  was  positive.  In  summary,  he  stated  that  the  CIPR  was  on  the  right  track  financially  for  2010  and  beyond.    The President then asked members if they had any questions for the Treasurer or Chris Malacrida.    Colin  Farrington  asked  how  much  of  the  deficit  was  made  up  of  exceptional  items.  Chris  Malacrida  responded that there was £525k of exceptional items, of which £225k was the cost of dilapidations.  The  other operational item was the double rent paid in the first 6 months of 2009. But none of those above  cost will recur.  The budget for 2010 forecasts a surplus.    Colin Farrington also asked the following questions:    2   


1. Apart from the pessimistic view at the beginning of 2010, is it right to suggest that the CIPR is in  balance financially, taking out the effect of the special cost associated with the profit and the  special cost for redundancies?  2. Could you explain note 14 in the financial report?  3. The website is the biggest asset of the Institute. Is there any way the value of the website can be  reflected in the annual accounts?  Also need clarification on who owns the intellectual property  of the CIPR website, the Institute or the website builder?    In  response  to  Mr  Farrington’s  question  number  1,  the  answer  is  no  because  qualifications  and  workshops dipped due to the economic downturn and cost cutting measures were put in place across  the organisation, so like for like comparison is not appropriate.    In response to question number 2, it was explained that this arose because in previous years deferred  subscription income paid in instalments had not been correctly allocated to the accounting periods to  which  they  related.  The  financial  effect  of  the  adjustment  was  to  increase  reported  profit  for earlier  years  with  a  corresponding  reduction  in subscriptions  received  in  advance  and  carried  forward  at the  2008 year end of £78,089.    In response to question number 3, the CIPR owns the intellectual property rights of the website, not the  website builder.    The President moved that the Annual Accounts for 2009 were adopted along with the re‐appointment  of Chantrey Vellacott as auditors.  Both were approved.    4. 2010 Overview – Presented by Jay O’Connor, President of CIPR    The President gave members an overview of what had taken place during the first six months of 2010.   Despite the difficult financial backdrop, the CIPR was focused on delivering for members, including:     The development of a new, 3 year strategic plan with a new vision, mission and values that are  linked to the Royal Charter   Launch of strategic reviews into professional development, membership and policy   Formation  and  launch  of  the  Policy  &  Communications  committee,  to  drive  forward  the  Institute’s policy activities on behalf of members   Launch of the new CIPR Website    Launch of CPD Online   Launch of the UK Public Affairs Council   Launch of the UK’s first Diploma in Public Affairs and a Diploma in Crisis Management   Diversity Working Group launched   Guidelines on Working with Children launched, in conjunction with NSPCC, the Department of  Health, National Schools Partnership and Yell   The formation and launch of the Social Media Panel and Social Media Measurement Group to  feed into the CIPR’s professional development and policy activities   CIPR attended AMEC’s conference and inputted into the Barcelona Principles on Measurement   CIPR  played  a  crucial  role  in  the  development  of  the  Stockholm  Accords,  led  by  the  Global  Alliance, of which the CIPR is a founding member.    3   


The President thanked the CIPR’s staff, member volunteers and members for their support, input and  guidance.    The President then declared the formal meeting closed.    Matt Tee, Permanent Secretary Government Communication was then invited to give a presentation to  members on current and future challenges for government communications.    Kevin Taylor, 2009 President, announced the Group of the Year winners:    ‐ The National / Regional Group of the year Award: North West Group   ‐ The Sectoral Group of the Year Award: CIPR Inside Group.      ‐Ends ‐ 

4   


15 June 2010 CIPR AGM Minutes