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TALLER 1 (EN ISSUU)

CINDY CAROLINA LÓPEZ GASCA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO ARMENIA PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLIGÍA Y ARCHIVÍSTICA (TERCER SEMESTRE) PRACTICAS PROFESIONALES BOGOTA D.C.


TALLER 1 (EN ISSUU) GESTIÓN DOCUMENTAL

CINDY CAROLINA LÓPEZ GASCA GESTIÓN DOCUMENTAL G1

LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ PROFESIONAL EN CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLIGÍA Y ARCHIVÍSTICA.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO ARMENIA PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLIGÍA Y ARCHIVÍSTICA (TERCER SEMESTRE) PRACTICAS PROFESIONALES BOGOTA D.C.


INTRODUCCIÓN Este trabajo tiene como finalidad conocer la teoría y las aplicaciones prácticas que conforman la gestión documental y la administración de los archivos, los cual sirven de apoyo a los objetivos y funciones de las organizaciones. Conocer los conceptos básicos que debe manejar e implementa el estudiante y futuro profesional de la Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, sobre el concepto básico de gestión documental, así como también, conocer cómo se da la Producción y el flujo documental en las organizaciones y cuáles son los Componentes de un programa de gestión documental (PGD). Y finalmente realizar una presentación en el software issuu.


TALLER 1 (EN ISSUU) GESTIÓN DOCUMENTAL

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente: 1. Averigüe ¿cómo se originó la Gestión Documental? La gestión documental se originó al finalizar la segunda guerra mundial, al producirse un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta explosión llegó a tal punto, que surgieron problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, que se estaban produciendo en ese momento. Es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos. Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía llegaron al acuerdo que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Grupo de actividades desarrollas a nivel administrativo y tecnológico, con el propósito de planificar, manejar, organizar e implementar, el manejo de la documentación producida y recibida por las entidades, en ejercicios de sus funciones, desde su producción hasta su destino final. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. Documento: Testimonio registrado cualquier sea su forma o medio. Documento de Archivo: Testimonio de la información producida y recibida por las entidades, en ejercicios de sus funciones. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?


El Archivo General de la Nación es un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E. Encargada de formular, orientar, capacitar y controlar las políticas existentes a la fecha en el ámbito de la archivística, coordinar el sistema nacional de archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo (conjuntó de bienes o valores morales o culturales que pertenecen a un grupo, región o país) documental y fue creado mediante la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos funciona bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos. Para su desarrollo, existe el Decreto 4124 de 2004. En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá. 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? La Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos es la Ley 594 del 2000.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21 dice: Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar


programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. Los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental son: A) Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. B) Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. C) Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente. D) Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería. E) Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. F) Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos. G) Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. I) Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?


Los aspectos que se deben considerar para elaborar un Programa de Gestión Documental son: Aspectos administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia dela administración. Aspectos económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Aspectos archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original. 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Los pasos para un programa de gestión documental son dos: El diseño y desarrollo del mismo, obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su implementación de manera efectiva; contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos; el análisis y la determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y la documentación del programa, así como planes de mejoramiento y de contingencia. Deben corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador que garantice su adecuado desarrollo, a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivos, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. La importancia de las Tablas de Retención Documental, es que son un elemento e instrumento archivístico indispensable e esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades y sus etapas son: Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales, que comprende los siguiente pasos: compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de


procedimientos. Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada, que comprende los siguientes pasos: análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación: Incluye los siguientes pasos: el Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. Remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. Cuarta etapa: Aplicación. Comprende: una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material


afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia respectiva. Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. Comprende: la unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. La importancia de la implementación de un programa de Gestión Documental es garantizar, agilizar y normalizar los flujos funcionales de los documentos de entrada y salida de cada institución, desde su creación hasta su destino final.


Las ventajas de un programa de Gestión Documental son: el ahorro de espacio al eliminar gran parte de los documentos en papel. Seguridad de la información ya que con un programa de Gestión Documental se controlar quién accede a los documentos, hacer copias de seguridad de toda la documentación a diario de una forma muy sencilla, saber quién elimina o modifica un documento concreto. Por último, pero no menos importante, el acceso inmediato a la documentación sin importar el tiempo que hace que la archivamos, sin tener que recurrir a una memoria prodigiosa y sin depender de ese compañero de trabajo que justo hoy no ha venido. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. IDENTIFICACIÓN LEY 80 DE 1989 LEY 31 DEL 1992 LEY 594 DEL 2000 DECRETO 4124 DEL 2004

FECHA

CONTENIDO Ley por la cual se creó el Archivo General de 22-dic-89 la nación y se dictaron otras disposiciones En sus artículos 54 Publicidad y Reserva de 29-dic-92 Documentos y 55 Conservación de documentos Ley por la cual se dictó la ley general de 14-jul-00 Archivos y se dictaron otras disposiciones Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional 10-dic-04 de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados

CIRCULAR EXTERNA 002 DEL 21-sep-09 Aclara que la metodología sobre las tablas de 2009 retención documental no ha cambiado 14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. La Ley 594 del 2000 dice: TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS


Artículo 27: Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOS Artículo 36: Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios. Artículo 37: Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política. CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA CAPITULO 1 Artículo 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.


BIBLIOGRAFIA: Guía unidad N° 1 http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=52838 Introducción a la gestión documental http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=52890 Conceptualización de un programa de gestión documental http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=46355 Componentes de un programa de gestión documental http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=46357 Programa de gestión documental http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=52922 Tutorial para aprender a usar ISSUU http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=52922 ISSUU http://www.issuu.com Gestión documental http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Acuerdo 027 del 2006 del archivo general de la nación http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013 Ley 80 de 1989 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=4339# Ley 594 del 2000 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 Ley 31 de 1992 http://www.elabedul.net/Documentos/Leyes/1992/ley_31_1992.php Decreto 4124 de 2004 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=15442 Circular externa 002 del 2009 http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2475


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