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Taller 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CLARA INÉS GAITÁN SANDOVAL III Semestre

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL I - G4 ARMENIA 2012


Taller 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CLARA INÉS GAITÁN SANDOVAL III Semestre

Tutora LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL I - G4 ARMENIA 2012 2


INTRODUCCIÓN

La Gestión Documental es importante para la conservación de la memoria histórica de una empresa o entidad, porque se cuenta con un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística en Colombia, desde la producción del documento o su nacimiento hasta su destinación final.

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JUSTIFICACIÓN Con el desarrollo de de esta primera unidad de gestión empresarial nos vamos familiarizando con su concepto y las disposiciones legales para su uso en el análisis, la recuperación y la organización de la información con el fin de administrar los archivos de una manera eficaz y universal. Con los conocimientos adquiridos utilizaremos las herramientas necesarias para crear un sistema integral de gestión de documentos que se ocupará de todo lo que sucede a los documentos desde su creación hasta su destino final.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Manejar adecuadamente la legislación vigente relacionada con el Programa de Gestión Documental, según la ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Aprender y diferenciar los conceptos básicos y componentes necesarios para la Gestión documental.

Conocer y manipular las leyes y reglas que rigen la gestión documental.

Diferenciar e identificar la producción y flujo documental en las empresas.

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Taller Unidad 1 Introducción a la Gestión Documental

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente:

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

La Gestión documental es la que se ocupa de todo lo que le sucede a los documentos en una organización o entidad a través de su ciclo vital, es decir, desde su nacimiento hasta su destino final ya sea la eliminación o la incorporación en un archivo histórico, de una manera integral y universal con el propósito de entregar a los usuarios una información ágil, organizada y veraz.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. Documento es todo registro de información sin importar su soporte físico. Documento de archivo es todo registro de información sin importar su soporte físico, que se genera en las empresas como sustento de sus procesos informativos. En otras palabras, es la materia prima de los archivos producidos y recibidos de una entidad u organización. El documento de archivo es la memoria histórica de una entidad. 3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Ley 594 de 2000 (Julio 14) por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.? Establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”. 6


PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. 7


Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental,

organización,

transferencias

primarias,

recuperación,

preservación,

conservación, de la información y disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. 6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental.

Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden.

Son fundamentales porque facilitan la conservación y organización de los documentos generados y recibidos para una adecuada administración durante todo su ciclo vital. Además, permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico. Comprenden las etapas detalladas a continuación: Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales, comprende:

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Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada, comprende:

Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, 9


así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación: Incluye los siguientes pasos:

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.

El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

Cuarta etapa: Aplicación. Comprende: Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.

La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

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Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia respectiva.

Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. Comprende:

La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán se evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

El programa de gestión documental es importante porque a través de las normas, técnicas y prácticas definidas por el Archivo General de la Nación, los profesionales en la información podemos administrar todos los aspectos de los documentos siguiendo la legislatura, desde su nacimiento hasta su eliminación, una vez cumplida su finalidad administrativa o su incorporación en un archivo histórico.

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Sus ventajas son: Reducción en costes de papel Mejor organización Fácil acceso a la información Información más organizada

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMAS Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Artículo 94. La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos. Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnología en los archivos públicos.

JUSTIFICACIÓN Como profesionales en ciencias de la información debemos tener conocimiento de que documentos son restringidos para los usuarios con el fin de no cometer errores. En el que se ordena a la Corte Constitucional dar prelación a la revisión de sentencias de tutela referidas a derechos no señalados expresamente en la Constitución como fundamentales, la Corte Constitucional ha reconocido y tutelado derechos fundamentales innominados, es el caso del derecho a la identidad, o del derecho a la circulación de la información vital. Con esta ley se establecen las normas a seguir para el manejo adecuado del programa de gestión documental siendo el documento esencial para la recuperación y organización el información. Se hace un llamado para que se cumplan con responsabilidad las leyes básicas de los archivos en Colombia. Por medio del cual las Entidades Estatales podrán incorporar tecnologías de punta en la administración de sus archivos, pudiendo utilizar cualquier soporte documental, por medio técnico, electrónico, óptico, informático, o telemático para el cumplimiento de sus funciones, siempre y cuando cumplan los requisitos expuestos.

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10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

De manera expresa la Ley 734 de 2002, en el numeral 5º. del artículo 34, prescribe dentro de los deberes de los servidores públicos el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

En materia de prohibiciones a los funcionarios, establece la precitada Ley (Art. 35) que no pueden (…) “13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”.

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CONCLUSIONES

Puedo concluir que debido a la magnitud y complejidad de la información, se hace necesaria la implementación un mecanismo que faciliten el análisis de la información, su recuperación y su utilidad para la sociedad en general.

Un almacenamiento adecuado de la información a través de una normalización que establezca un orden, nos permite mantener un control bibliográfico que facilitará el intercambio de información, entre quienes accedan a la misma.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

ARIAS GONZALEZ, Luz Marina. Introducción a la Gestión Documental. Guía Unidad 1.

Archivo General de la Nación. Programa de Gestión Documental. {En línea}. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 {Consulta: mayo de 2012}

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Componentes De Un Programa De Gestión Documental (PGD). Material de apoyo - Unidad 1.

Conceptualización de un Programa de Gestión Documental. Material de apoyo - Unidad 1.

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In

Vitro

-

Archivística

Parte

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http://www.youtube.com/watch?v=3QpWBxrAKmk&feature=related {Consulta: mayo de 2012}.

Manual de Archivo y Correspondencia {en línea}. Tablas de Gestión Documental. Disponible en: http://es.scribd.com/doc/51562803/62/%C2%BFPara-que-sirven-las-tablas-de-retencion-documental {consulta: mayo de 2012)

Presentación

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Programa

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Introducción a la Gestión Documental