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Implementación del Repositorio Institucional de la UC Temuco: Apoyando la difusión y visibilidad de la producción científica, artística e intelectual. Rodrigo Donoso Vegas Sistema de Bibliotecas - Universidad Católica de Temuco rdonoso@uct.cl

Sara Yusta Manterola Sistema de Bibliotecas - Universidad Católica de Temuco syusta@uct.cl

Resumen: Se describe el proceso de implementación del Repositorio Institucional de la Universidad Católica de Temuco, destacando la alianza estratégica entre la Dirección General de Investigación y Postgrado y el Sistema de Bibliotecas, con el objetivo de aumentar la visibilidad de la producción científica, artística e intelectual de la Universidad. Se destaca el rol de la Biblioteca Universitaria en el proceso de transmisión e intercambio de conocimiento. En el artículo se detallan los componentes técnicos correspondientes a la selección e implementación del software Dspace como plataforma Open Source; asimismo, se profundiza en los aspectos relacionados al uso de estándares de descripción bibliográfica, con especial énfasis en los procesos estratégicos y de promoción para la definición de políticas de acceso abierto, de autoarchivo y en general de la inserción del Repositorio Institucional en la Comunidad Académica, destacando el establecimiento de normativas internas para uso y control del repositorio. Finalmente se orienta en el uso de las buenas prácticas aprendidas para el proceso de implementación de un Repositorio Institucional. Palabras Claves: Repositorio Institucional – Comunicación Científica – Dspace – Universidad Católica de Temuco - Gestión de información

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Introducción A fines del año 2010, la Universidad Católica de Temuco en base a una alianza estratégica entre la Dirección General de Investigación y Postgrado y el Sistema de Bibliotecas, comenzó la tarea de implementar un Repositorio Institucional con el propósito central de aumentar la visibilidad de su producción de conocimiento científico, intelectual y artístico, poniendo énfasis en la disponibilidad en acceso abierto, el respeto por los derechos de autor, el valor descriptivo en base a metadatos, el uso de estándares y protocolos y la calidad de sus documentos.

La iniciativa de implementación del Repositorio surge por la escasa cantidad de archivos ricos de información disponibles en el sitio web institucional, lo que conlleva una limitada visibilidad y presencia web. De acuerdo al ranking web de universidades del mundo, la universidad se encuentra en el lugar n° 4.442 a nivel mundial, n°82 en el Cono Sur y n° 27 a nivel nacional (Cybermetrics Lab., 2011). Otro aspecto a considerar, es el predominio de publicaciones impresas, provocando que los canales de distribución y comunicación científica se limiten sólo al ambiente físico, subutilizando las redes digitales actuales.

Si bien los aspectos técnicos son complejos en el desarrollo de un repositorio, más relevantes son las estrategias para obtener apoyo institucional para la sustentabilidad del servicio. El desarrollo del Repositorio estuvo guiado por una metodología basada en el usuario y comprendió las siguientes etapas: a) Indagación de campo, b) recuperación de información y digitalización, c) implementación técnica, d) definición de políticas, e) diseño, f) capacitación, g) difusión. Concepto de Repositorio Un repositorio se define como un medio para gestionar, almacenar y proporcionar acceso a los contenidos digitales, pudiendo almacenar resultados de investigación, materiales educativos y objetos de aprendizaje (JISC infoNet, 2011). Los repositorios se centran en la producción de conocimiento de una institución en particular, en este contexto, se definen como tecnologías emergentes para capturar el capital intelectual estructural, compartir y gestionar el conocimiento en instituciones académicas y de investigación. Este capital estructural se entiende como el material académico publicado, metodologías, software, documentos, reportes técnicos y otros objetos de aprendizaje (Doctor & Ramachandran, 2008).

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La implementación de repositorios académicos de acceso abierto es clave para el proceso de difusión y comunicación científica de una institución, particularmente en el entorno digital actual, siendo el “Repositorio Institucional una infraestructura esencial para la difusión académica” (Mishra & Dora, 2010).

Si bien existen amplios esfuerzos humanos y tecnológicos involucrados en el desarrollo de un Repositorio Institucional, el componente de mayor relevancia está dado por las decisiones políticas y estratégicas de cada institución en cuanto a la disposición de sus materiales en acceso abierto (JISC infoNet, 2011), así como el potencial del valor descriptivo que puede ser atribuido a cada documento.

Generalmente se utiliza de manera común los conceptos biblioteca digital y repositorio institucional, sin embargo es posible establecer diferencias entre ellos: En los repositorios se concentra la atención en la creación propia de la institución, mientras que la biblioteca digital podría contener recursos externos a ella. Otra característica es que los repositorios aceptan el autoarchivo de la comunidad que produce el conocimiento, mientras que la biblioteca digital construye su contenido por el trabajo de los bibliotecarios (Jingfeng Xia & Opperman, 2010).

Rol de la Biblioteca Universitaria Para las instituciones académicas el concepto de transferencia de conocimiento o intercambio de conocimiento es cada vez más estratégico para el futuro (Sidorko & Yang, 2011). Con el desarrollo de las tecnologías, las bibliotecas universitarias tienen a su disposición una serie de medios para ampliar su rol tradicional y difundir información ampliamente, tendiendo al desarrollo de publicaciones digitales. La biblioteca debe apoyar las acciones que permitan la democratización del conocimiento a través de revistas digitales, estrategias de acceso abierto y desarrollo de repositorios institucionales. La biblioteca universitaria también debe contribuir al éxito del repositorio con su equipo de bibliotecarios en el proceso de definición de colecciones, protocolos, metadatos y en todas las etapas de planificación, implementación y operación (Mishra & Dora, 2010). Panorama de Repositorios en Chile

De acuerdo al Directorio de Repositorios de Acceso Abierto, a diciembre de 2011 existen diez repositorios registrados en Chile; cuatro de ellos son temáticos y asociados a Cybertesis, (P. Universidad Católica de Valparaíso, Universidad de Chile, Universidad 3


Austral de Chile y Universidad del Bío-Bío). Los repositorios institucionales se han desarrollado en la Universidad de Talca1, Universidad de Chile2 y la Universidad Católica de Temuco3 Además, se encuentran registrados Scielo, Repositorio de Conicyt y Museo de la Memoria.

Repositorio de la UC Temuco El Repositorio de la Universidad Católica

de Temuco se define como un servicio de

información en formato digital organizado en comunidades y colecciones que recupera, gestiona, preserva y difunde la producción del conocimiento científico, intelectual y artístico de la Universidad. De acuerdo a la clasificación de repositorios del INFOKIT Digital Repositories estos se organizan de acuerdo a: repositorios digitales, repositorios institucionales, repositorios de acceso abierto. El Repositorio de la Universidad Católica de Temuco se clasifica como un repositorio Institucional de Acceso Abierto, es decir pone a disposición amplia y global su producción académica universitaria. El Repositorio de la UC Temuco se desarrolló en base a tres objetivos que conducen al propósito central que es aumentar la visibilidad de la producción académica y apoyar a su difusión. Los objetivos estructurales son: a) recuperar información en base a digitalización, generando protocolos de autoarchivo y definiendo flujos de trabajo, b) administrar a través de la definición de procesos de gestión de información digital, generando procesos de control de calidad y realizando capacitación a la comunidad universitaria; y c) preservar determinando estándares y utilizando formatos abiertos. El adecuado desempeño en estos temas permitirá la vinculación con sistemas de búsqueda académica y el acceso rápido a la información. La Figura 1 muestra el esquema de desarrollo del Repositorio de la Universidad Católica de Temuco que se basa en una organización de nueve comunidades centrales que representan grandes áreas temáticas y colecciones con temas específicos. Los documentos que contiene el repositorio en diversos formatos, se han recuperado ya sea por la digitalización o búsqueda en formato físico o digital, se han incorporado metadatos, revisado sus derechos de autor y almacenados para ser preservados en el sistema. El Repositorio interactúa con la

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URL: http://dspace.utalca.cl URL: http://captura.uchile.cl 3 URL: http://repositoriodigital.uct.cl 2

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comunidad académica a través de la opción de autoarchivo y los profesionales especializados que agregan valor a la descripción de los documentos. La comunidad global se beneficia del conocimiento local, los académicos se benefician de ser encontrados en forma rápida en buscadores e índices. Figura 1 Esquema Repositorio Universidad Católica de Temuco

Contenido del Repositorio

Los documentos que están disponibles en el Repositorio son todos aquellos de producción científica, intelectual y artística generados en la Universidad o fuera de ella, con autoría de académicos, estudiantes y funcionarios que declaran expresamente su filiación con la Universidad Católica de Temuco.

La tipología de documentos que contiene el repositorio son libros y capítulos de libros, revistas y artículos de revistas, tesis y trabajos de titulación, actas de congresos y seminarios, catálogos, discursos, material cartográfico, material audiovisual, partituras y patentes.

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Recuperación y digitalización de documentos El primer paso fue realizar un catastro que permitió detectar que la universidad contaba con documentos impresos y digitales en distinta medida, por ello se determinó realizar un rescate de información en bibliotecas y oficinas de las distintas unidades académicas, de modo de recuperar revistas y libros con las características descritas en el punto anterior. De manera simultánea se realizó un catastro digital principalmente en la editorial universitaria. En relación a los documentos impresos, se revisaron los aspectos de derechos de autor y se realizó la digitalización y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) a cada documento. El acervo recuperado en formato impreso corresponde principalmente a revistas de la Universidad desde los años 1965 a 2005, de las áreas de educación, ciencias sociales, artes, humanidades y ciencias jurídicas. En la Tabla 1 se muestra el detalle de publicaciones, considerando 459 artículos disponibles para el ingreso al repositorio y 6.832 páginas digitalizadas.

Tabla 1 Título de Revista

Periodo

Ejemplares

Artículos

Páginas

CUHSO

1984 - 2005

10

80

1703

Aula 2000

1983 - 1988

5

34

627

CREA

2000– 2003 / 2009

5

59

802

Revista de Derecho

2000 - 2007

17

60

928

Revista Stylo

1965 - 1980

17

114

1520

Revista Soñando el Sur

1998 - 1999

2

22

262

Semanas Indigenistas

1983

3

25

228

Letras

1983 - 1986

4

23

248

Actas Teológicas

1995/ 1999 - 2001

4

42

514

67

459

6832

TOTAL

6


El rescate en formato digital comprendió textos de 1998 a 2011. En la Tabla 2 se muestra el detalle que considera 6.139 páginas. Tabla 2 Formato / Revista

Periodo

Ejemplares

Artículos

Páginas

Artículos ISI / Scielo

1998 - 2011

304

304

2130

Revista CUHSO

2005 - 2010

9

65

455

Revista de Derecho y Ciencia Política

2010 - 2011

2

12

242

Revista Nueva Stylo

1998 - 2004

3

14

320

16

16

2880

Libros Cuenta de Gestión

2010

1

1

76

Discursos/Presentaciones

2010

3

3

36

338

415

6.139

TOTAL

El proceso de digitalización y recuperación de información física y digital es una tarea constante para el equipo del Repositorio, fue necesario establecer flujos de trabajo que permitan capturar la nueva información generada en todos sus formatos.

Descripción bibliográfica La descripción de cada documento ingresado al repositorio es relevante para su posterior recuperación y adecuada organización del servicio. El Repositorio de la UC Temuco utiliza estándar Dublin Core cualificado y adicionalmente incorpora campos locales para datos propios de la institución. En total utiliza 22 campos con estándar Dublin Core y nueve campos locales. La Tabla 3 muestra la designación de cada campo y su equivalente en Dublin Core. Asimismo se detallan los campos locales utilizados.

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Tabla 3 Nombre campo

Dublin Core

Nombre campo

Dublin Core

Nombre de campo local

Nombre asignado

Autor

dc.creator

dc.rights

Núcleo

uct.nucleos

Autor Corporativo

dc.contributor.other

Derechos de Autor Nota de Versión

dc.description.version

Tipo Evento

Profesor Guía

dc.contributor.advisor

Formato

dc.format

Unidad Académica

uct.unidadacade mica

Título

dc.title

Idioma

dc.language.iso

Carrera

uct.carrera

Título Alternativo Editor

dc.title.alternative

dc.tableofcontents

Comunidad

uct.comunidad

dc.subject

Indización

uct.indizacion

Fecha

dc.date

dc.description

Facultad

uct.facultad

Fuente

dc.source

dc.type

Disciplina

uct.disciplina

Datos de publicacion ISBN

dc.identifier.citation

Nota de Contenido Palabras Claves Nota General Tipo de Recurso DOI

dc.identifier.doi

Catalogador

uct.catalogador

dc.identifier.isbn

ISMN

dc.identifier.ismn

ISSN

dc.identifier.issn

Resumen

dc.description.abstract

dc.publisher

de

uct.tipoevento

Software El Repositorio UC Temuco fue implementado con el software Dspace, que fue seleccionado en base sus características Open Source, difusión a nivel mundial y la amplia comunidad de usuarios que posee. En el año 2006 el 46,4% de los repositorios implementados en Estados Unidos se realizaron con Dspace, seguido de Bepress (Soo Young, Markey, Jean, Yadel, & Kim, 2007), mientras que en el año 2011 existen registradas 839 instalaciones, seguido de EPrints con 330 (OpenDOAR , 2011).

Derechos de autor En la resolución institucional4 que crea el Repositorio de la UC Temuco, se declara que los documentos son de libre acceso en texto completo, a excepción de aquellos que por restricciones propias del derecho de autor no pueden ser difundidos en dicha condición. Para la gestión de derechos de autor se realizó una revisión artículo por artículo, con el propósito de identificar la revista en la cual se publicó y sus políticas de derecho de autor y

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Resolución institucional 18/2011 de la Vicerrectoría Académica de la UC Temuco.

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de archivo. Esos antecedentes se revisaron en la base de datos de políticas editoriales RoMEO5 y luego se generaron cartas a los autores para que autorizaran la publicación en el Repositorio. En el caso de aquellos que la política editorial impide la publicación en repositorios, se solicitó al autor la versión pre-print o post-print de acuerdo a cada publicación. En otros casos, las políticas editoriales impiden la publicación en repositorios, tienen periodos de embargo o no han definido una política editorial al respecto, para estos documentos sólo se incorpora la referencia con enlace a la fuente principal. Sobre este último punto, de acuerdo a los datos de Sherpa/RoMEO, sobre 1.043 editores, el 35% no tiene definición y el 65% permite alguna forma de autoarchivo (2011). Las revistas propias de la Universidad han mantenido el uso de licencias Creative Commons o declaran que sus artículos son de dominio público. Hay factores que determinan el impulso del desarrollo de repositorios de libre acceso, en ese sentido es necesario mencionar que el avance del movimiento internacional de acceso abierto, con mandatos que exigen el autoarchivo de la producción de los investigadores en repositorios institucionales, anticipa que, en forma creciente, gran parte de la producción científica publicada por América Latina y el Caribe en revistas internacionales estará también disponible en acceso abierto (Babini, 2011), así también para los objetivos plateados por el Repositorio de la UC Temuco, el acceso abierto beneficia el intercambio Sur-Sur, muy importante para que la investigación local y regional llegue a formar parte del conocimiento global (Córdova González, 2011).

Autoarchivo Llegar al autoarchivo en repositorios ha sido una temática ampliamente discutida con énfasis en las barreras y motivaciones (Jantz & Wilson, 2008), (Kim, 2011), (J Xia & Sun, 2007). Los administradores de repositorios no han sido capaces de asegurar la plena cooperación del profesorado en la adquisición de contenidos y, por tanto, han desarrollado estrategias alternativas de recolección de documentos (Jingfeng Xia & Opperman, 2010), para hacer frente a la problemática del autoarchivo, en la Universidad Católica de Temuco se ha buscado la interoperabilidad con los sistemas institucionales de control académico de modo de captar íntegramente la producción académica. Aún no es posible obtener datos sobre la cantidad de autoarchivo en la Universidad

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URL: http://www.sherpa.ac.uk/

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Además es necesaria la presentación de estrategias para dar sustentabilidad a largo plazo al proyecto de un repositorio, como la incorporación de autoarchivo en los procesos regulares de los académicos en su historial académico, generar conciencia sobre los procesos de gestión de información y preservación de la producción de la Universidad. Factores como el área temática, la velocidad de publicación, búsqueda de información y normas de comportamiento social influyen en la probabilidad de que un determinado grupo adopte el depósito en un repositorio institucional como parte de su práctica regular de trabajo, requiriendo alternativas apoyadas por la Biblioteca Universitaria. Otro de los factores que afectan las opciones del autoarchivo es el esfuerzo adicional que implica y los derechos de autor (Kim, 2011), en este sentido la Biblioteca Universitaria puede brindar apoyo en el conocimiento de políticas editoriales. Aspectos positivos que motivan el autoarchivo son las habilidades tecnológicas, el altruismo, la posibilidad de contar con su investigación accesible y el reconocimiento profesional. Conclusiones El proceso de implementación del Repositorio de la Universidad Católica de Temuco fue extenso y permitió la generación de buenas prácticas y aprendizajes en torno a las fases desarrolladas. Los repositorios institucionales son una herramienta esencial para la difusión académica y cada vez más requeridas y/o implementadas por las universidades a nivel mundial. Es necesario definir estrategias que permitan planificar la implementación de un repositorio, teniendo como objetivo aumentar la visibilidad de la

producción científica, intelectual y

artística de una institución. La definición estratégica permite captar el interés de autoridades en relación a la recuperación de acervos únicos que permitan diferenciarse con otras instituciones. La estrategia debe incluir la definición de patrones de calidad que aseguren la entrega correcta del servicio y reconocimiento por parte de la comunidad local/global. Es relevante involucrar a la comunidad universitaria en todas las fases de implementación, de modo que en tareas posteriores como el autoarchivo los académicos e investigadores puedan participar en forma activa. Así también la Biblioteca universitaria debe generar lazos con las unidades académicas o administrativas que faciliten el acceso a la información, aspectos técnicos y presupuestarios. El uso de estándares y protocolos de intercambio de datos es clave para alcanzar los objetivos de visibilidad y vinculación con sistemas de búsquedas y recuperación de información. 10


Bibliografía Babini, D. (2011). Acceso abierto a la producción científica de América Latina y el Caribe: Identificación de principales instituciones para estrategias de integración regional. Revista iberoamericana de ciencia, tecnología y sociedad, 6(17), 1-24. Retrieved from http://www.revistacts.net/index.php?option=com_sectionex&view=category&id=26&Item id=100 Cybermetrics Lab. (2011). Ranking of World Universities. The Cybermetrics Lab, IPP, CCHS, CSIC. Retrieved from http://www.webometrics.info/ Córdova González, S. (2011). Los repositorios institucionales y de acceso abierto en Costa Rica. e-colabora Revista de ciencia, educación, innovación y cultura apoyadas por redes de tecnología avanzada, 1(2), 86-100. Retrieved from http://publicaciones.renata.edu.co/index.php/RCEC/article/view/45 Doctor, G., & Ramachandran, S. (2008). Considerations for implementing an institutional repository at a business school in India. International Journal of Information Management, 28(5), 346-354. doi:10.1016/j.ijinfomgt.2007.12.001 JISC infoNet. (2011). Infokit Digital Repositories. Retrieved December 8, 2011, from http://www.jiscinfonet.ac.uk/infokits/repositories Jantz, R., & Wilson, M. (2008). Institutional Repositories: Faculty Deposits, Marketing, and the Reform of Scholarly Communication. The Journal of Academic Librarianship, 34(3), 186-195. doi:10.1016/j.acalib.2008.03.014 Kim, J. (2011). Motivations of Faculty Self-archiving in Institutional Repositories. The Journal of Academic Librarianship, 37(3), 246-254. Elsevier B.V. doi:10.1016/j.acalib.2011.02.017 Mishra, C., & Dora, M. (2010). Driving on the Green Road of Open Access: The green factors for successful institutional repository. International Symposium on Emerging Trends and Technologies in Libraries and Information Services (pp. 181-185). India. OpenDOAR Directory of Open Access Repositories. (2011).Nottingham, University. Retrieved December 10, 2011, from http://www.opendoar.org/ Sidorko, P., & Yang, T. (2011). Knowledge exchange and community engagement: an academic library perspective. Library Management, 32(6-7), 385-397. Retrieved from http://hdl.handle.net/10722/141531 Soo Young, R., Markey, K., Jean, B., Yadel, E., & Kim, J. (2007). Census of Institutional Repositories in the U.S. D-Lib Magazine, 13(11/12). Retrieved from http://www.dlib.org/dlib/november07/rieh/11rieh.html Xia, J, & Sun, L. (2007). Assessment of Self-Archiving in Institutional Repositories: Depositorship and Full-Text Availability1. Serials Review, 33(1), 14-21. doi:10.1016/j.serrev.2006.12.003 Xia, Jingfeng, & Opperman, D. B. (2010). Current Trends in Institutional Repositories for Institutions Offering Master’s and Baccalaureate Degrees. Serials Review, 36(1), 10-18. Elsevier Inc. doi:10.1016/j.serrev.2009.10.003 11

Implementación del Repositorio Institucional  

Ponencia presentada en el 1º Congreso de Bibliotecas Universitarias - Chile. Actividad organizada por la Biblioteca de la Universidad Federi...

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