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2013

[PLANNING REUNIÓN L´OREAL-BERSHKA] Horarios, destinos, invitación a eventos, hospedaje, servicio de chofer

Chrystian González [Escriba el nombre de la compañía] 12/01/2013


GESTIÓN DE REUNIÓN

L'OREAL-BERSKA

Durante la jornada del día 12 de enero del 2013 va a tener lugar una importante reunión entre el magnate de los cosméticos L'Oreal y una de las su delegaciones de Inditex, Berska. Al ser, esta iniciativa propuesta por Inditex, los contactos de negociación se inician desde España pidiendo una reunión para presentar los objetivo y competencias a los que se pretende llegar bajo previo acuerdo. Es por ello, que ante la permisión por parte de L'Oreal, tras ofrecer Berska un acuerdo muy suculento, la reunión, se va a realizar en la sede de la empresa de la que se quiere obtener el beneficio inicial, que en este caso será L'Oreal, ya que también, el interés de dicho convenio, principalmente proviene de Inditex, para incluir dichos cosméticos de reconocida marca en la línea de tiendas Berska con acuerdo de exclusividad. Este objetivo proviene por parte de Inditex, al decidir renovar la imagen de tienda juvenil-junior que esta subdelegación posee, queriendo darle más notoriedad en el mercado y convencer al público de la calidad de la misma, firmando esta exclusiva con L'Oreal, de ahí, que otras tiendas pertenecientes al grupo, no se incluyan en la negociación.

Una vez desarrollado el proceso de prenegociación, los directivos de Berska se deben desplazar hacia la sede de L'Oreal, situada en el Boulevard de Clichy, en pleno centro parisino. Para ello, y haciendo gala de nuestros selectos modales y conscientes de lo que este acuerdo podría suponer para las ganancias de la empresa y su posible nueva segmentación del mercado, L'Oreal, se dispone a hacerse cargo de la organización del día laboral de Berska, así como desde su misma recogida en el aeropuerto de París, su transporte al centro de la sede, hotel, proposición de actividades varias (opcionales),y hasta su despedida final en el aeropuerto. Como anteriormente se nos ha confirmado, está previsto que el avión de Inditex, llegue a suelo francés a las 7:00 am si no existe ningún imprevisto ajeno a ambas empresas. Al tratarse de unos invitados de categoría VIP, ya que son de consistente relevancia para la empresa,ya desde este preciso instante, L'Oreal, entra en acción, debiendo tener dispuesto y a la espera Gestión Estratégica de las RRPP

Convenio L'Oreal - Berska

Cristian González Oliva


(mínimo media hora antes de la hora citada), un coche limusina de empresa dispuesto a la espera en la misma puerta del aeropuerto, con chofer y atendiendo la recogida de los empresarios con una cartela que indique "Inditex" en grande; debido a que se trata de un grupo relativamente amplio de personas, y la única relación entre ellos es la empresa, se decide recurrir al nombre de esta, en vez de al de cada uno de los invitados. Una vez que han sido localizados y recogidos, antes de transportarlos, el chofer, de pendiendo del margen de tiempo, les debe proponer si quieren tomar algo en el aeropuerto, o prefieren tomarlo en la sede, antes de la reunión. En caso de falta de tiempo, avisar que serán recibidos y podrán tomar un desayuno antes de entrar a la reunión, si así lo prefieren. Tras su transporte a la sede, a las 9:00 am, se procede a la bienvenida de los mismos en la puerta principal de la sede, recibidos por la secretaria de dirección, que tras darles la bienvenida y mostrarles brevemente las instalaciones de camino a la sala de espera previa al despacho del consejero delegado, Jean Paul Agon, les recuerde la hora de inicio de la reunión, les ofrezca algo para tomar (agua, refresco, cafe), y les indique que esperen unos minutos a la recepción del consejero delegado, que este caso, debe ser avisado de inmediato de la llegada de sus posibles socios, y a continuación, recibirlos en la sala donde va a tener lugar la negociación, con lo que tras avisar al equipo de L'Oreal, la secretaria encargada, debe volver para guiarlos ahora a la recepción de los mandatarios, que ya deben encontrarse en la sala de reunión. Una vez dentro de esta, la distribución de los integrantes debe ser "frente a frente", es decir deben estar dispuestos enfrentados de forma directa en la mesa de reunión, para poder tener un trato más directo. Tampoco será muy complicado, ya que cada sitio, al tratarse de una reunión protocolarizada, deberá estar señalado con el nombre y la posición correspondientes con el cargo que ocupan. En la mesa de reunión deben de disponer de un vaso, una botella de agua, documentos en blanco, y su identificador. Debido a que se trata de una reunión joint venture, la mesa de reunión debe estar distribuida de manera que el mayor cargo representante de cada empresa, en este caso, Raquel González, quede en el centro de esta, ocupando la posición principal, quedando a su derecha, el segundo cargo, en este caso Christian Mateos, seguido a su vez, del tercero, José Miguel

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Vazquez, dispuesto a la izquierda del principal mandatario, y finalizando ya con el último integrante que sería Rocío Mascaraque, que debe posicionarse en el lado derecho al que ocupa el segundo cargo de mayor relevancia. Para la distribución de la empresa receptora, L'Oreal, se disponen exactamente igual, pero eliminando la figura número cuatro, ya que disponemos solo de tres representantes en dicha negociación.

Tras la negociación, que, se prevé, será extendida, se procede a realizar un coffee break a las 11:30 am, para que ambas empresas descanses un poco, tomen un almuerzo, e intercambien opiniones. Contando con que, si lo desean podrán tomar almuerzo, debe de haber una zona contigua a la sala de reunión, acomodada con un breve catering, dispuesto para ambos. Es por ello que el tiempo del break se alargará hasta media hora, hasta las 12, para que dispongan de tiempo suficiente para poder tomar algo y despejarse. Contando con que el tiempo de reunión finaliza a la 1:00 pm, se deberá proceder a informarles durante el descanso de estos timings de los que disponen, para que puedan adaptar el contenido de forma adecuada al proceso final de negociación. Tras finalizar dicha negociación con éxito, ambas empresas se despiden hasta la gala de esa noche que tendrá lugar en la misma sede, en la zona eventos a las 7:30 pm de la tarde. Debido a que L'Oreal es la empresa anfitriona, les propone acompañarles a comer juntos a un restaurante cercano, donde disponen de mesa reservada. Sobre las 4 - 4:30, Sara Ravella, encargada de las relaciones públicas de L'Oreal, les ofrecerá la posibilidad de realizar alguna visita a varios destinos de gran relevancia turística, (como museos y edificios), ya que disponen de pases VIP ofrecidos por la empresa, o bien ser llevados por el mismo chofer que les recogió del aeropuerto, al hotel donde pasarán la noche. Evidentemente, tanto de la comida de empresa, como de la estancia en el hotel de la empresa Berska, los pagos y organizaciones, son gestionados bajo la responsabilidad de la empresa receptora, en este caso L'Oreal. Tras hacer uso, o no, de las posibles visitas propuestas tras el periodo de después de comer, y hasta la hora de la cena de gala, los representantes de Berska, son dejados en el hotel (en caso de hacer uso de las visitas) a las 6:00 pm, para que dispongan de tiempo suficiente para poder arreglarse y prepararse. Esta previsto, antes de la despedida de ambas empresas en el hotel en que se Gestión Estratégica de las RRPP

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hospedarán los delegados de la empresa española, que Sara Revella, se asegure de que los cuatro empresarios diseñen de la vestimenta adecuada para la cena de gala,y que de manera contraria, deberá tener previsto dichas prendas, si por un casual, alguno de los empresarios invitados, fallase. Al tratarse de una cena de gala, los hombres deben disponer de un smoking, preferiblemente de color negro o gris, con una corbata de color adecuado; en caso de no disponer de ninguno, sería o bien aceptado un traje oscuro, o ya ofrecido por la reserva que debe disponer Sara Revella. Se suplica etiqueta. Por el contrario, el vestuario femenino debe ser de traje largo o medio largo, de tacones altos, maquillaje colorido, pero elegante y deben ir acompañadas de complementos o bisutería.

A las 7:00 pm, tendrán al chofer asignado, esperando en la puerta del hotel, y de cuya llegada, les avisará la recepción de forma personalizada. Una vez listos, serán dirigidos a la sede de nuevo, pero a la sección de celebraciones y eventos del que dispone L'Oreal. Deberán pasar por un riguroso control de seguridad, donde principalmente, deberán constar en las listas de invitados, indicando de parte de quien vienen y como qué categoría [segmentación] (invitados, familiares, empresarios, inversores, actores...) se les hará pasar por un detector de metales, y todo objeto como bolsos y demás, serán examinados por el equipo de seguridad. Una vez pasado el control, a la entrada de la sala, existe un guardarropas del que pueden hacer uso gratuitamente. También, disponen de varias azafatas, encargadas de localizar a los invitados en sus listas, e indicar la ubicación que ocupando dentro del recinto, y en que posición. El equipo de cámaras, que en ese instante de inicio de la festividad, estará aún sin actividad, serán los encargados de acompañar a los invitados a su mesa, una vez las azafatas de la entrada, indiquen cual es su lugar de ubicación. Gestión Estratégica de las RRPP

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Al tratarse de un evento oficial y disponer de autoridades públicas como otros empresarios y demás,el protocolo de regulación del evento, viene recogido según el Real Decreto 2099/1983 en España. Como el objetivo principal de dicha celebración, es la presentación del nuevo equipo de celebridades que representarán a la marca L'Oreal en todo el mundo durante el año 2013, la pretensión de la empresa, es que se convierta en una celebración mediática con autoridades públicas de relevancia, actores y modelos (entre ellos algunos de los que representarán a la marca ese nuevo año), prensa invitada, y algunos empresarios representativos (entre los que destacarían los nuevos asociados de Berska). El evento será restringido según el margen que la empresa establezca, pero contando con un amplio margen de asistentes que deberán constar en la lista de invitados y subdivididos en categorías para saber que lugar deben ocupar. Como ya hemos mencionado, el objetivo de esta celebración es, como cada año, a partir de este mismo, comenzar una tradición de presentar a cada ciclo anual, las nuevas caras que gestionaran la publicidad de la marca, para ayudar a dar más notoriedad y contundencia a la marca, creando una costumbre a la que acudirán grandes personajes reconocidos. Con motivo de ser la primera celebración que inicia esta nueva costumbre, y al haber firmado ese mismo día el acuerdo que les vincula con Berska, el encargado de las negociaciones durante ambos empresas, y como uno de los principales anfitriones, Jean Paul Agon, hará en la recepción del brindis indicando en que consiste la fiesta ( presentación de las nuevas caras de la marca), y deberá realizar mención especial a la empresa española por el acuerdo obtenido en exclusividad, teniendo que estar estos, posicionados a los empresarios de Berska, o bien en las misma mesa, o bien en una contigua, dividida en la misma categoría de empresarios. Durante todo el acto se contará con tres fotógrafos encargados de realizar todas las fotos durante un breve cocktail de bienvenida a los invitados que se desarrollara en el área entre el photocall y el

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salón de celebración, que estará hasta finalizar cocktail (30 minutos) cerrado.

Previamente a la celebración, habrá también disponible un photo-call con logotipos de L'Oreal y varía marcar asociadas o sponsor del evento. Al realizarse el evento en la misma sede, se dispone de un nivel de seguridad muy elevado que además será reforzado para este evento con multitud de cuerpos privados ajenos a la empresa y el propio equipo de seguridad. La recepción de los invitados será en el exterior, disponiendo de parking privado, con aparca coches. La distribución interna estará dispuesta por la división de 13 mesas redondas de capacidad para siete personas de forma sobrada, y una mesa principal alargada con capacidad de diez miembros y además con una serie de disposición y sillas diferenciadas al resto, donde se integrarían a los cuanto empresarios de Berska, con motivo del nuevo acuerdo.

Las mesas deben estar distribuidas según la relevancia de los personajes invitados: cerca de la mesa principal, otros empresarios, después actores y modelos protagonistas, después prensa, y después invitados generales. Cada una de estas categorías, dispondrá de un mantel de cada color actuando como diferencia tuvo de cada sector dividido (prensa un color, empresarios otro, actores y personajes públicos otro,...) Durante el transcurso de la cena, se dispondrá de un total de dos camareros por mesa para evitar molestias y esperas a los invitados. Llagada la hora del fin de celebración, estimada a las 12am, los empresarios de Berska, vuelven a ser recogidos y llevados al hotel en que se hospedan por el chofer asignado por L'Oreal, y quedando para la mañana siguiente a las 9:00 am, que es la hora a la que deben abandonar el hotel, para ser recogido el equipaje y conducidos por el chofer hacia la sede principal de L'Oreal, para despedir a los empresarios y agradecer el trato recibido.

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Y de nuevo, conducidos ya, finalmente hasta el aeropuerto. Momento en que L'Oreal, se desvincula ya de sus actividades y organizaciones para con la estancia de los empresarios representantes de Inditex, en Fancia. Comenzando así, una nueva etapa para ambas empresas, y con un gran futuro por delante juntas. "Este acuerdo, puede ser el futuro de una nueva era para la marca Inditex" — Amancio Ortega

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