Por ejemplo, el perfil del gerente suele poder acceder a todo tipo de archivo. Pero en una empresa donde exista distintos rangos salariales, las nóminas estarán vetadas para las personas que no se encarguen concretamente de su elaboración y gestión. Otro motivo para establecer estas restricciones es la obligación legal de permitir exclusivamente el acceso de determinada documentación a las personas que la traten. Se profundizará en este aspecto cuando tratemos la normativa en materia de protección de datos de carácter personal, aunque hay que adelantar la idea de que la documentación con contenido relativo a datos de la salud de las personas, o a su vida sexual, tiene el máximo de medidas de seguridad a implantar según establece la normativa. Por tanto, cuando un archivo tenga datos de este tipo se establecerán unas restricciones mayores. Ejemplo: En una clínica únicamente el personal sanitario tendrá el acceso a los datos concretos relativos a los historiales clínicos. El resto del personal administrativo manejará la documentación sin acceso a los datos clínicos específicos. Estos distintos niveles de acceso al documento se pueden configurar en la base de datos del archivo informático mediante la configuración de cada uno de los usuarios.
1.5.5. Definición de las formas de acceso al archivo En el caso de un archivo físico la forma de acceso se regulará por el encargado del archivo teniendo en cuenta que, en todo caso, cualquier movimiento quedará reflejado en la hoja de control que analizamos anteriormente. Se pueden establecer solicitudes para que solamente una persona acceda al archivo, o bien permitir la entrada de cualquier persona que requiera de información contenida en el archivo. A un archivo en papel se puede acceder acudiendo al lugar donde se encuentran los documentos, previo control establecido por el responsable del archivo. En todo caso, ha de quedar constancia de la persona que ha entrado, el documento que ha consultado o sacado del archivo y el momento en el que salió.
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UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos