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Manual Word básico para principiantes

Indice •

Microsoft Word y la pantalla principal o Abrir el programa..............................................1 o La interfaz gráfica ............................................1 o La barras de menús..........................................3 Crear documentos o El teclado...........................................................5 o Guardar y guardar como...................................6 o Abrir documentos..............................................7 Presentaciones: o Cambios en el texto...........................................8 o Bordes y sombreados.......................................9 o Alineación del texto.........................................12 o Sangrías..........................................................13 o Numeración y viñetas......................................13 o Espaciado e interlineado.................................14 o Insertar saltos..................................................16 o Ortografía y gramática.....................................17 o Opciones de ortografía....................................20 o Cortar, copiar y pegar textos...........................22 o Otras maneras de mover y copiar...................23 o Numeración de paginas..................................23 o Encabezado y pie de pagina...........................25 o Insertar una imagen .......................................27 o Texto en columnas..........................................31 o Letra capital.....................................................33 o Cambiar mayúscula y minúscula.....................34 Las tablas o Crear tablas.....................................................35 o Escribir en la tabla...........................................37 o Cambiar el ancho y la altura de las celdas......39 o Las tablas Insertar o eliminar filas y columnas.........................................................41 o La barra de herramientas de tablas y bordes.............................................................43 Impresión o Configurar páginas..........................................45 o Vista previa......................................................48 o Impresión de documentos...............................49


1 Microsoft Word y la pantalla principal Abrir el programa Word es un programa informático para el tratamiento de textos que nos ofrece una amplia gama de posibilidades para escribir, insertar imágenes, crear tablas… Para empezar a trabajar con Word, lo primero que haremos será abrir el programa; podemos hacerlo de diversas maneras: •

Desde el menú “Inicio” de la barra de tareas, haremos un clic sobre la opción “Todos los programas” y se nos desplegará un submenú con los diferentes programas; seleccionaremos la opción “Microsoft Office” y se nos desplegará otro menú y seleccionaremos la opción “Microsoft Word” haciendo un clic con el botón izquierdo del ratón.

· O bien es posible que tengamos un icono en nuestro escritorio que nos permita acceder directamente al programa. En este caso haremos un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el icono del Microsoft Word. 1 Microsoft Word y la pantalla principal La interfaz gráfica Una vez hemos accedido se nos abre el programa. En la siguiente imagen veremos las partes más importantes de la pantalla principal del Word.

1.

Barra título.

de

Nos

aparece el nombre del documento (por defecto, cuando abrimos el programa se abre un documento en blanco que se llama “Documento1”), el nombre del programa (Microsoft Word) y los botones para minimizar

, maximizar

o restaurar

, y cerrar el programa

. Si hacemos clic sobre el botón “Maximizar”, la ventana se hará grande y nos ocupará toda la pantalla. Cuando ya tenemos la pantalla maximizada, este botón se transforma en el botón


“Restaurar”. Si hacemos clic sobre éste, la ventana volverá a tener el tamaño que presentaba antes de ser maximizada. 2. Barra de menú. Es la segunda línea de la ventana. Es la barra de acceso a los diferentes menús de todas las opciones disponibles del programa. 3. / 4. Barra de herramientas. Contiene una serie de botones y cuadros que nos permiten seleccionar opciones más rápidamente que si abrimos los menús; en la barra de herramientas encontramos las opciones más utilizadas. Generalmente hay 2 barras de herramientas, la estándar (3) y la barra de herramientas de formato (4). Cuando pasamos por encima de los diferentes botones con el puntero del ratón y esperamos un segundo, nos aparece un rectángulo que nos indica el nombre de la acción que podemos realizar . 1. Barras de desplazamiento. Nos permiten desplazarnos vertical u horizontalmente por todo el documento haciendo clic sobre las flechas que aparecen en los extremos. 2. Regla. Con esta regla podemos modificar de forma los márgenes de nuestro documento. 3. Área de trabajo. Es la zona blanca que queda en medio de la pantalla. Podríamos considerarla el papel. 4. Barra de estado. Nos proporciona información sobre el número de la página, la sección, el idioma... 5. Punto de inserción. Nos indica el lugar en el que estamos situados en la pantalla. Si queremos comenzar a escribir, lo haremos a partir de donde esté situado el punto de inserción o cursor. 6. Panel de tareas. Esta herramienta se abre por defecto cuando abrimos el programa; está situada en la parte derecha de la pantalla y contiene opciones que nos permiten abrir un documento ya existente, crear un nuevo documento en blanco... podemos cerrarlo clicando en la “x” del panel. 7. Tipos de vistas. Nos permite ver la página de distintas formas (normal, diseño, esquema, impresión y lectura). La vista impresión es la más aconsejable si queremos ir viendo cómo quedaría nuestro documento una vez lo hayamos impreso.


1 Microsoft Word y la pantalla principal La barra de menús Hay que recordar que todas las acciones que se pueden hacer en el Word están en la barra de menús; las más comunes pueden realizarse desde las barras de herramientas. A medida que tengamos más práctica con el programa, más fácil será utilizar los menús. Casi todos los programas de Microsoft el funcionamiento de la barra de menús es muy parecido.

• Menú Archivo: Nos muestra las opciones que afectan a todo el documento (abrir uno nuevo, abrir uno ya existente, guardarlo, imprimirlo...). Las opciones con siglas al lado (Ctrl+A) nos indican que podemos hacer la misma acción utilizando esas teclas. En las opciones en que encontramos una flecha al lado, ésta nos indica que nos puede abrir un submenú con otras subopciones.

Menú Edición: Nos muestra opciones que podemos realizar en una parte del documento (cortar, pegar o buscar una parte del documento...). La doble flecha que podemos encontrar en la parte inferior central del menú nos indica que éste tiene más opciones; si hacemos un clic encima se nos desplegará el menú completo. Menú Ver: Este menú contiene opciones relativas a lo que el programa nos enseña en pantalla (ver las barras de herramientas en pantalla, ver la regla en pantalla, ver el encabezado o el pie de página...). En el caso de las barras de herramientas, nos permite ver las opciones de la herramienta con la que queremos trabajar. Si queremos crear una tabla, lo más cómodo es incluir la barra de herramientas de tablas, ya que de esta forma podremos trabajar todas las opciones sin necesidad de hacerlo desde el menú “Tabla”.


Menú Insertar: Nos muestra los elementos que podemos insertar en el documento (un salto de página, una imagen, un símbolo...).

Menú Formato: Nos muestra opciones que modificarán la forma de nuestro documento (modificar los márgenes, poner parte del texto en otro color, cambiar la dirección del texto...

Menú Herramientas: Este menú nos enseña herramientas especiales que incorpora el programa (revisar la ortografía del documento, definir el idioma, personalizar las barras de herramientas...).

Menú Tabla: Nos indica todas las opciones que cuando trabajamos con tablas (insertar nuevas modificar el tamaño de la tabla...).

podemos escoger filas y/o columnas,

Las opciones que aparecen en negro son las activadas, mientras que las que están en gris claro son las que no lo están.

que tenemos

Menú Ventana: Nos muestra las opciones que nos ofrece el programa cuando trabajamos con diversos documentos a la vez, ya que cada documento será una ventana (organizar las ventanas de forma vertical, abrir una nueva ventana del documento...).

Menú ?: Éste es el menú de ayuda, que nos permitirá consultar los temas de ayuda que incorpora Word.


2 Crear documentos El teclado: Ya hemos abierto nuestro ordenador y hemos puesto en marcha el programa Word; en la pantalla del ordenador se nos ha abierto una ventana con el programa y ya podemos empezar a escribir. El área de trabajo (papel) está en blanco y el punto de inserción nos indica el lugar donde comenzaremos a escribir. Antes de empezar a escribir haremos un repaso del uso del teclado. Las teclas de las letras, las de los signos de puntuación y la barra espaciadora se utilizan igual que en una máquina de escribir. Normalmente a cada tecla le corresponde una letra, pero también hay teclas que tienen dos o tres signos, en estas posiciones: Para obtener los símbolos de la posición 1, sólo hay que apretar una vez la tecla. Para obtener los símbolos de la posición 2, tenemos que apretar al mismo tiempo la tecla de mayúsculas y la tecla correspondiente. Tendremos que hacer lo mismo para poner una letra en mayúscula. Por ejemplo:

Para obtener los símbolos de la posición 3, tenemos que pulsar al mismo tiempo la tecla “Alt Gr” y la tecla correspondiente. Por ejemplo:

Cuando estamos escribiendo con el Word y llegamos al final de una línea, Word pasa directamente a la línea siguiente sin que nosotros hayamos hecho nada. Por lo tanto, sólo tenemos que utilizar la tecla “Intro” cuando queramos acabar un párrafo y pasar a la línea siguiente, o bien cuando queramos dejar una línea en blanco. La tecla de retroceso , situada justo encima de la tecla “Intro”, tiene la función de borrar el símbolo que se encuentra a la izquierda del cursor. La tecla “Supr”, situada a la derecha de la tecla “Intro”, borra el símbolo que hay a la derecha del cursor. El cursor es la barra vertical u horizontal, a menudo intermitente, que nos indica en la pantalla la posición que ocupará el próximo carácter que escribiremos.


2 Los documentos Guardar y guardar como Ahora que ya hemos creado nuestro documento, debemos guardarlo. Lo que haremos será ir al menú "Archivo" y escogeremos la opción "Guardar". Hay que tener en cuenta que, cuando archivamos un documento por primera vez, nos aparece la ventana de "Guardar como...", ya que el ordenador todavía no sabe qué nombre queremos dar al documento ni dónde lo queremos guardar. Tenemos que tener claro el nombre que queremos poner al documento y el lugar en el que lo queremos archivar. Lo guardaremos en "Mis documentos" y lo llamaremos "doc1". El nombre del archivo lo pondremos en el rectángulo "Nombre de archivo" y haremos un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción "Guardar". Automáticamente se nos cierra la ventana y volvemos de nuevo al documento. En la barra de título nos aparece el nombre del documento, lo que nos indica que le hemos asignado un nombre. Ahora podemos continuar trabajando con él o bien podemos salir de la aplicación. Si continuamos trabajando con el documento, habrá que ir guardando los cambios que realizamos. Podemos hacerlo mediante la opción "Guardar" del menú "Archivo", o bien con la opción "Guardar" de la barra de herramientas . Ahora imaginemos que también queremos guardar nuestro documento en una unidad extraíble. Lo que haremos será ir al menú "Archivo" y a la opción "Guardar como": Se nos abrirá la siguiente ventana: En la opción "Guardar en:" haremos un clic en la flechita de la derecha y se nos desplegarán las diferentes opciones. Buscaremos la unidad extraíble. Mantendremos el mismo nombre y haremos un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción "Guardar".

Ahora sólo nos queda salir de la aplicación. Desde el menú "Archivo" de la barra de menús buscaremos la opción "Salir", o bien haremos un clic sobre el botón "Cerrar" de la barra de título:


Si no hemos guardado los cambios, aparecerá una ventana que nos pedirá si los queremos guardar: Si hacemos un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción "Sí", se guardarán los cambios y saldremos de la aplicación. Si hacemos un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción "No", no se guardarán los cambios y saldremos de la aplicación. Si hacemos un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción "Cancelar", continuaremos trabajando en el documento. Si ya hemos guardado el documento previamente, esta ventana no aparecerá. 2 Los documentos Abrir documentos Entramos en el programa Word y abriremos nuestro documento. Iremos al menú “Archivo” de la barra de menús y haremos un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción “Abrir”. O bien haremos un clic sobre el botón “Abrir” de la barra de herramientas y se nos abrirá la ventana siguiente:

En la opción “Buscar en:” haremos un clic en la flechita de la derecha y se desplegarán varias opciones. Buscaremos en la carpeta correspondiente, seleccionaremos el documento y haremos un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción “Abrir”.

Nos podemos desplazar por el documento con la ayuda de la barra de desplazamiento vertical: Si hacemos clic en la flecha superior o inferior, nos desplazaremos una línea hacia arriba. Si mantenemos apretada la flecha, nos desplazaremos más rápidamente. Si arrastramos el cuadro, nos desplazaremos proporcionalmente a la posición a la que nos movamos. Si hacemos clic en la doble flecha superior o inferior, nos desplazaremos una página atrás o adelante. Y también hay la barra de desplazamiento horizontal, que nos permite desplazar el documento a la izquierda o a la derecha haciendo clic en la flecha izquierda, en la flecha derecha, arrastrando el cuadro o haciendo clic a la izquierda o a la derecha del cuadro, igual que hacíamos con la barra de desplazamiento vertical.


3 Las presentaciones (I) Introducción Word nos ofrece muchas y muy variadas opciones para mejorar la presentación de nuestros documentos. Podremos centrar títulos, colorear un texto, poner texto en negrita, cursiva o subrayado, numerar los párrafos o poner viñetas en ellos, definir un espaciado entre caracteres, dar efectos de fuente y de texto, poner bordes y sombreado al texto... Todas estas modificaciones que os iremos indicando en Word afectarán a la parte del texto que tengamos seleccionada. Es decir, seleccionaremos el texto al que queremos dar un formato diferente y después le daremos a Word la orden de que realice la modificación (negrita, color del texto, tamaño de la letra, márgenes...). Por lo tanto, el primer paso que tenemos que conocer para poder realizar modificaciones en nuestros documentos es cómo seleccionar el texto que queremos modificar. En Word, la selección de texto se realiza principalmente con el ratón. Utilizando el ratón podremos: • • • • •

Seleccionar una palabra: haciendo doble clic. Seleccionar una línea: haciendo clic en el margen izquierdo de la línea. Estamos situados en el margen izquierdo cuando el puntero del ratón se transforme en una flecha. Seleccionar un párrafo: haciendo doble clic en el margen izquierdo del párrafo. Seleccionar todo el documento: haciendo tres clics seguidos (triple clic) en el margen izquierdo. También podemos hacer esta selección desde el menú "Edición", en la opción "Seleccionar todo", o bien con la combinación de teclas "Ctrl + E". Seleccionar un texto cualquiera: nos tenemos que colocar en el inicio del texto que queremos seleccionar y arrastrar el ratón, manteniendo apretado el botón izquierdo, hasta el final del texto escogido.

Si hacemos un clic en cualquier otra parte del texto, la selección se deshace. 3 Las presentaciones (I) Cambiar letra, tamaño y color del texto En Word (y en casi todos los programas informáticos), el tipo de letra se llama "fuente". La cantidad de tipos de letra (fuentes) que tiene nuestro ordenador depende de nuestro sistema operativo y de los programas que tengamos instalados. Para cambiar el tipo de letra lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el texto, después hacer clic sobre la flecha que abre el cuadro de diálogo de las fuentes y, por último, escoger el tipo de letra deseado. El nombre de la fuente aparece en el mismo tipo de letra; de esta forma podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarla. El menú desplegable tiene una barra de desplazamiento a la derecha para poder ver todo el contenido de la lista. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos, tan sólo tenemos que hacer clic encima de ella para aplicarla. Se aplicará a la selección de texto o, en caso de que no hayamos hecho ninguna selección, al nuevo texto que escribiremos desde donde se encuentre el cursor. Para cambiar el tamaño de la letra lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el texto; después haremos clic sobre la flecha que abre el cuadro de diálogo de tamaños y escogeremos el que queremos. La unidad de tamaño es el punto (72 puntos = 2,54 cm), las medidas más utilizadas son 10 y 12 puntos.


Cuanto mayor sea el número que aparece en el menú del tamaño, mayor será la letra. Por defecto el tamaño más pequeño que nos da es 8 y el mayor 72, pero si queremos poner algún tamaño fuera de estos parámetros nos situaremos encima del cuadro que indica el tamaño, seleccionaremos el tamaño y escribiremos con el teclado el que nos interesa. Word también nos permite marcar un fragmento de texto con otro color, además de modificar el color de la letra. Para marcar el texto, primero seleccionaremos el texto, después haremos clic sobre la flecha que despliega el cuadro de diálogo que muestra los colores que podemos utilizar para resaltar el texto que tenemos seleccionado y, finalmente, seleccionaremos un color. Si dejamos el cursor sobre uno de los colores unos segundos, aparece su nombre.

Para cambiar el color del texto, primero seleccionaremos el texto, después haremos clic sobre la flecha que despliega el cuadro de diálogo que muestra los colores que podemos utilizar para el texto que tenemos seleccionado y, finalmente, seleccionaremos un color. Si dejamos el cursor sobre uno de los colores unos segundos, aparece su nombre.

3 Las presentaciones (I) Negrita, cursiva y subrayado El programa Word también nos permite poner negrita, cursiva y/o subrayado en nuestro documento. Estas opciones se pueden aplicar al texto seleccionado o bien se pueden activar para el texto que vayamos escribiendo: haciendo clic sobre el botón activamos la acción y un segundo clic la desactiva. Dichos botones se encuentran en la barra de herramientas de formato.

1. Negrita 2. Cursiva 3. Subrayado Todas estas acciones se pueden aplicar al mismo tiempo, un texto puede tener negrita, cursiva y subrayado. 3 Las presentaciones (I) Bordes y sombreado Word nos permite aplicar bordes y sombreado al texto. Podemos hacerlo desde el menú “Formato” y “Bordes y sombreado...”. Estas modificaciones sobre el texto se aplicarán al texto seleccionado y, en caso de no tener ningún texto seleccionado, se aplicarán al texto que vayamos escribiendo. Desde la pestaña “Bordes”, podemos definir los bordes del texto. La propiedad “Valor” nos permite escoger el tipo de borde, la propiedad “Estilo” nos permite escoger el tipo de línea del borde, la propiedad “Color” nos permite escoger el color de la línea y la propiedad “Ancho” nos permite escoger la anchura de la línea. La propiedad “Vista previa” nos muestra cómo se verá el texto y la propiedad “Aplicar a:” nos indica si el borde se aplicará al texto seleccionado o a todo el párrafo.


Desde la pestaña “Borde de página” podemos definir los bordes de la página. La propiedad “Valor” nos permite escoger el tipo de borde, la propiedad “Estilo” nos permite escoger el tipo de línea del borde, la propiedad “Color” nos permite escoger el color de la línea, la propiedad “Ancho” nos permite escoger la anchura de la línea y la propiedad “Arte” nos permite escoger una figura que sustituya la línea del borde. La propiedad “Vista previa” nos muestra cómo se verá la página y la propiedad “Aplicar a:” nos indica si el borde se aplicará a todo el documento o a alguna sección determinada.


Desde la pestaña “Sombreado” podemos definir el sombreado del texto. La propiedad “Relleno” nos permite escoger el color y la propiedad “Tramas” nos permite escoger el estilo del sombreado. La propiedad “Vista previa” nos muestra cómo se verá el texto y la propiedad “Aplicar a:” nos indica si el sombreado se aplicará al texto seleccionado o al párrafo.


4 Las presentaciones (II) Alineación del texto Además de poder modificar el aspecto que tendrá nuestro trabajo desde el punto de vista de la fuente, Word nos permite también cambiar la presentación de los párrafos. Recordemos que Word considera que se ha producido un salto de párrafo cada vez que pulsamos la tecla "Intro" en nuestro teclado. Así, si escribimos una sola palabra en una línea y pulsamos la tecla "Intro", Word considerará que esta palabra es un párrafo completo. Como sucedía con las modificaciones de la fuente, podemos realizar modificaciones a partir de la barra de herramientas de formato o bien a partir del menú "Formato". Las opciones que aparecen en la barra de herramientas son las opciones generalmente más utilizadas, mientras que en las opciones del menú "Formato" encontraremos todas las modificaciones que se pueden realizar en el párrafo, incluso algunas opciones especiales no tan utilizadas pero igualmente útiles. Para cambiar el formato de los párrafos no será necesario seleccionar el párrafo completo. Bastará con situar el puntero del ratón en cualquier parte del párrafo en cuestión y realizar las modificaciones deseadas. Word entenderá que las modificaciones afectarán a todo el párrafo en el que nos encontramos. Los párrafos en Word pueden estar alineados a la izquierda o a la derecha, centrados o justificados. Para definir la alineación de un párrafo, podemos situarnos encima y pulsar el botón correspondiente en la barra de herramientas: Los párrafos suelen estar alineados a la izquierda, ya que el texto principal se acostumbra a escribir de esta forma. Este párrafo está alineado a la izquierda

.


En algunas ocasiones, para mejorar la presentación se alinea algún párrafo a la derecha. Este tipo de alineación no se utiliza para la parte fundamental del texto, pero sí para poner algún dato concreto, como por ejemplo nuestro nombre y dirección cuando escribimos una carta formal. Este párrafo está alineado a la derecha

.

Cuando queremos destacar algún párrafo, o cuando queremos poner algún título en nuestro documento, se puede utilizar la opción de centrar el párrafo a fin de que destaque entre el resto del texto. Este párrafo está centrado

.

Una de las opciones más utilizadas para dar a nuestro trabajo una buena presentación es justificar el texto. Cuando un texto está justificado, Word establece una separación entre las palabras de tal forma que el texto queda alineado a la izquierda y a la derecha a la vez. De este modo ofrece una presentación mucho más cómoda de leer y sin picos al final de cada línea. Este párrafo está justificado

.

4 Las presentaciones (II) Las sangrías Una forma de destacar un párrafo del texto es asignarle un margen diferente del resto del texto. En Word a los márgenes se les llama sangrías. Desde el menú "Formato" y la opción "Párrafo" podemos acceder a todas las opciones para cambiar el aspecto de nuestros párrafos y, en definitiva, de nuestro documento, pero hay otras formas más rápidas y sencillas de hacerlo. En la barra de herramientas de formato hay dos botones que actúan exclusivamente sobre la sangría izquierda del documento, ya que la aumentan o reducen cada vez que hacemos clic sobre el botón.

Para aplicar una sangría a un párrafo del documento, situaremos el cursor sobre cualquier parte del párrafo y la aumentaremos pulsando el botón "Aumentar sangría". 4 Las presentaciones (II) Numeración y viñetas Una manera de mejorar las presentaciones de los párrafos consiste en numerarlos o colocar delante un carácter distintivo, llamado viñeta, que sirve para destacarlos. Podemos llevar a cabo estas acciones desde la barra de herramientas de formato o bien desde el menú "Formato" y la opción "Numeración y viñetas".


Para incluir numeraciones o viñetas en el texto que hemos escrito, debemos seleccionar los párrafos y pulsar sobre el botón correspondiente de la barra de herramientas de formato. Seleccionaremos los tres últimos párrafos y haremos clic sobre el botón "Numeración". Si queremos eliminar la numeración del texto, tenemos que volver a seleccionar los párrafos y hacer un clic sobre el botón "Numeración". Así volveremos a tener el texto en su estado original. Ahora seleccionaremos los tres últimos párrafos y haremos clic sobre el botón "Viñetas". Si queremos modificar el tipo de numeración o viñeta que utilizamos, debemos hacerlo, desde el menú "Formato", con la opción "Numeración y viñetas", que abre la siguiente ventana:

Tendremos que escoger la pestaña que queramos modificar (por defecto aparece la de viñetas), seleccionar con el ratón la opción que nos interesa y hacer clic en el botón "Aceptar". 4 Las presentaciones (II) Espaciado e interlineado Hasta ahora hemos visto cómo alinear, sangrar y numerar párrafos. Ahora veremos cómo se define el espaciado entre párrafos y el espaciado entre las líneas del párrafo (interlineado). Podemos realizar estas modificaciones desde la opción "Párrafo" del menú "Formato".


En la ventana "Párrafo", dentro de la pestaña "Sangría y espacio" encontramos el apartado "Espaciado" y dentro de éste las propiedades "Anterior", "Posterior" e "Interlineado". Las propiedades "Anterior" y "Posterior" se refieren al espaciado entre párrafos. "Anterior" sirve para definir el espacio entre un párrafo y el párrafo que le precede, y "Posterior" para el espacio que hay entre un párrafo y el párrafo que se encuentra a continuación. La propiedad "Interlineado" se refiere al espacio entre las líneas que forman el párrafo.

Por defecto, las propiedades "Anterior" y "Posterior" tienen el valor "0 pto". Si queremos modificar el valor del espaciado de un párrafo respecto a su párrafo anterior, lo podemos disminuir haciendo clic en la flechita inferior de la propiedad "Anterior" y pasará de "0 pto" a "Auto", de manera que el espaciado se ajustará automáticamente. También lo podemos aumentar haciendo clic en la flechita superior de la propiedad "Anterior" y pasará de "0 pto" a "6 pto". Siempre que se cambie con las flechitas, el espaciado tendrá un valor múltiple de 6. Como alternativa a las flechitas, también podemos modificar el espaciado situando el puntero del ratón en el cuadro de texto donde aparece el valor del espaciado e introduciendo el valor con el teclado. Si queremos modificar el valor del espaciado de un párrafo respecto al párrafo posterior, lo podemos


disminuir haciendo clic en la flechita inferior de la propiedad "Posterior" y pasará de "0 pto" a "Auto", de manera que el espaciado se ajustará automáticamente. También lo podemos aumentar haciendo clic en la flechita superior de la propiedad "Posterior" y pasará de "0 pto" a "6 pto". Siempre que se cambie con las flechitas, el espaciado tendrá un valor múltiple de 6. Como alternativa a las flechitas, también podemos modificar el espaciado situando el puntero del ratón en el cuadro de texto donde aparece el valor del espaciado e introduciendo el valor con el teclado. Por defecto, la propiedad "Interlineado" tiene el valor "Sencillo". Podemos escoger un interlineado predefinido de la lista, o bien definirlo manualmente con la ayuda de las flechas superior e inferior.

Si nos fijamos en la ventana "Párrafo", dentro de la pestaña "Sangría y espacio" encontramos el apartado "Vista previa", que nos mostrará cómo quedarían las modificaciones de espaciado e interlineado. 4 Las presentaciones (II) Insertar saltos Ahora veremos cómo se pueden insertar saltos dentro del documento. Podemos realizar estas modificaciones desde la opción "Salto" del menú "Insertar".

En la ventana "Salto" podemos indicar qué tipo de salto queremos aplicar al documento: • • • •

"Salto de página". Iremos directamente al principio de la siguiente página, pero todas las páginas continuarán teniendo el mismo formato. "Salto de columna". Iremos directamente de la columna en que nos encontremos a la siguiente, siempre y cuando haya más columnas definidas. "Salto de ajuste de texto". Se aplica cuando queremos separar el texto que rodea los objetos en las páginas web (separar el texto del título del texto independiente). "Tipos de saltos de sección" ("Página siguiente", "Continuo", "Página par", "Página impar").


Se aplican cuando queremos empezar nuevas secciones. Elegiremos la opción más adecuada en función del punto de inicio de la nueva sección. La ventaja de los saltos de sección a la hora de escribir un documento es que cada sección puede tener unos formatos determinados diferentes de las otras secciones. Los formatos que se pueden personalizar para cada sección son: márgenes, tamaño y orientación del papel, bordes de página, encabezados y pies de página, columnas, numeración de página, numeración de línea y notas al pie y al final. 5 Las presentaciones (III) Ortografía y gramática Word incluye un corrector ortográfico, un corrector gramatical y un diccionario de sinónimos como herramientas de ayuda para poder mejorar la calidad de los textos. El diccionario que utiliza Word para realizar las correcciones o para proponer sinónimos es un diccionario que se instala, por defecto, según el idioma del software, aunque es posible que a algunos ordenadores se les haya incorporado otros diccionarios, que podremos utilizar cuando nuestro trabajo sea en otro idioma. Por defecto, mientras escribimos un documento, Word va verificando aquello que escribimos. Podemos ver que esta acción se está realizando en el último icono que hay en la barra de estado de Word

.

Al finalizar la revisión del texto, aparece el siguiente icono:

.

Word nos permite cambiar el idioma del texto que estamos escribiendo y, por lo tanto, continuar la revisión ortográfica en el nuevo idioma que escojamos (siempre y cuando tenga el diccionario instalado). Para hacerlo, iremos al menú "Herramientas" y seleccionaremos la opción "Definir idioma" dentro del submenú "Idioma".

Con el ratón seleccionaremos la opción deseada y pulsaremos "Aceptar". El símbolo (ABC) que hay delante del idioma nos indica que su diccionario está instalado y que, por lo tanto, podremos hacer la corrección ortográfica en este idioma.


Los errores ortográficos que podamos cometer o las palabras que no se encuentren en el diccionario nos aparecerán subrayados con una línea ondulada de color rojo bajo la palabra incorrecta, y los errores gramaticales nos aparecerán marcados con una línea ondulada de color verde bajo la palabra o frase que el programa considere incorrecta. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre una palabra incorrecta, Word nos mostrará una lista con las posibles correcciones.

De esta forma, iremos revisando los errores mientras vayamos escribiendo. También podemos escribir todo el texto y después activar la revisión ortográfica para revisar todo el documento de una sola vez.


Para activar la revisión ortográfica, simplemente tenemos que abrir el menú "Herramientas" y escoger la opción "Ortografía y gramática", o bien hacer clic en el botón "Ortografía y gramática" de la barra de herramientas estándar

.

También la podemos activar pulsando la tecla F7 del teclado. Esta opción corrige simultáneamente la ortografía y la gramática. Word irá revisando todas las palabras del documento e irá comprobando que estas palabras se encuentran en el diccionario incluido en el programa. Cuando una palabra no se encuentre en el diccionario, la corrección se detendrá y aparecerá una ventana con sugerencias para sustituirla por la palabra adecuada. Como podemos ver en el ejemplo siguiente, se ha escrito mal la palabra "Informatica" y nos da diversas opciones para poder sustituirla por la palabra correcta. Si no queremos modificar la palabra, tenemos dos posibilidades. La primera es pulsar el botón "Omitir una vez" si sólo la queremos omitir esta vez; y la segunda, pulsar el botón "Omitir todas" si la queremos omitir todas las veces que aparece en el documento. Cuando utilizamos palabras técnicas o de origen extranjero, es muy probable que el diccionario de Word no las contenga (como, por ejemplo, la palabra "Internet"), aunque estén escritas correctamente. Si queremos añadir la palabra al diccionario y que, de esta manera, siempre sea reconocida como una palabra correcta, tenemos que pulsar el botón "Agregar al diccionario". Si alguna de las sugerencias nos parece adecuada, la escogeremos haciendo clic encima de ella. En cambio, si sólo queremos cambiar la palabra esta vez, haremos clic sobre el botón "Cambiar", o "Cambiar todas" si la queremos cambiar todas las veces que aparece en el documento. En nuestro ejemplo, seleccionaremos la primera palabra, "Informática", y pulsaremos el botón "Cambiar" para sustituir la palabra incorrecta.


5 Las presentaciones (III) Opciones de ortografía El funcionamiento de la revisión ortográfica y gramatical se puede configurar desde la opción "Opciones" del menú "Herramientas".

Una vez hayamos accedido a "Opciones" se nos abrirá una ventana y seleccionaremos la pestaña "Ortografía y gramática".


Esta ventana está dividida en dos bloques: el primero hace referencia a la revisión ortográfica y el segundo, a la revisión gramatical. En los dos casos, la primera opción nos indica que se revisará la ortografía y la gramática mientras escribimos. Estas opciones están marcadas por defecto. La segunda opción sirve para indicar que se oculten los errores de ortografía y gramática que haya en el documento. Estas opciones no están marcadas por defecto. Las opciones "Omitir palabras en MAYÚSCULAS", "Omitir palabras con números" y "Omitir archivos y direcciones de Internet" se utilizan para que la revisión ortográfica no incluya todas aquellas palabras que estén escritas completamente en mayúsculas, como es el caso de las siglas, aquellas que tienen números ni aquellas que pueden identificarse como nombres de archivos o direcciones de Internet. Estas opciones están marcadas por defecto. En el caso del bloque de gramática, por defecto tenemos seleccionada la opción "Revisar gramática con ortografía". Esto quiere decir que Word, durante la revisión ortográfica, también comprobará la gramática. En la opción "Estilo de escritura" tenemos una lista desplegable que nos servirá para indicar si queremos que la revisión gramatical compruebe también el estilo. Si marcamos la opción "Estadísticas de legibilidad" (que por defecto no está marcada), al finalizar la revisión Word nos mostrará una ventana que indica el número de frases, caracteres por palabra, etc., de nuestro documento. •


5 Las presentaciones (III) Cortar, copiar y pegar textos Algunas de las opciones que más utilizamos trabajando con Word son mover el texto, copiarlo y pegarlo dentro del documento en el que estamos trabajando o bien en otros. Con la opción "Cortar", movemos el texto de un lugar y lo colocamos en otro, y con la opción "Copiar", colocamos una copia del texto en otro lugar.

Podemos hacer estas operaciones desde los botones de la barra de herramientas estándar: 1 cortar, 2 copiar y 3 pegar.

O bien desde el menú "Edición".

O bien si pulsamos el botón derecho del ratón. O bien con el teclado. Tenemos que pulsar al mismo tiempo las dos teclas con el fin de realizar las acciones.


Copiar: Control + C Cortar: Control + X Pegar: Control + V Cualquiera de los métodos que utilicemos es válido, pero tenemos que encontrar el que nos sea más cómodo. Para llevar a cabo estas acciones, hay que tener en cuenta que previamente es necesario seleccionar el texto. 5 Las presentaciones (III) Otras maneras de mover y copiar Cuando queramos mover un texto a una parte próxima del documento, podemos utilizar la técnica de arrastrar y colocar. Primero seleccionaremos el texto y lo arrastraremos hasta la posición deseada (esta posición viene indicada por una pequeña línea de puntos que aparece al lado del puntero), y entonces soltaremos el botón del ratón. Si lo que queremos es copiar el texto y pegarlo en otro lugar, podemos seguir el mismo procedimiento, pero pulsaremos al mismo tiempo la tecla "Ctrl" de nuestro teclado. Al arrastrar el texto, el signo "+" que acompaña al puntero del ratón nos confirma que la operación de copiar se está realizando. 6 Las presentaciones (IV) Numeración de páginas Cuando trabajamos con documentos que tienen más de una página, puede ser muy útil que las páginas vayan numeradas en caso de que luego los queramos imprimir. Word nos permite insertar en los documentos los números de página en la posición que nosotros indiquemos. Para hacerlo seleccionaremos la opción "Números de página..." del menú "Insertar".

Se nos abrirá la siguiente ventana:


En el apartado "Posición" tenemos dos opciones que permiten colocar los números de página en la parte inferior o superior. Para ver las opciones tendremos que hacer un clic sobre la flecha de la derecha del cuadro de diálogo. En el apartado "Alineación" podemos establecer en qué lugar queremos colocar el número de la página (en la parte exterior, interior o centro de la página, o bien al lado izquierdo o derecho). Para ver las opciones tendremos que hacer un clic sobre la flecha de la derecha del cuadro de diálogo. El apartado de "Vista previa" muestra cómo quedará la numeración en nuestro documento. Con un clic podemos marcar o desmarcar la casilla "Número en la primera página" para poner número en la primera página del documento. Si está desmarcada, la primera página no mostrará numeración y la numeración se iniciará en la segunda página con el número 2. Si seleccionamos el botón "Formato...", se abre una ventana en la que podemos especificar el formato de la numeración. Podemos, por ejemplo, poner el número entre guiones, incluir el número del capítulo o bien indicar en qué número queremos iniciar la numeración del documento. Nos será muy útil si, por ejemplo, estamos trabajando en un documento que tiene unas cuantas páginas y queremos que la primera página, que es el título, no se numere y que la segunda página, que es donde empieza el texto, lleve el número 1. En este caso, en el apartado "Numeración de páginas" pondremos en la casilla "Iniciar en" el número 0. Deberemos tener sin marcar la casilla "Número en la primera página" de la ventana "Números de página" de la imagen anterior.


6 Las presentaciones (IV) Encabezado y pie de página Word nos permite introducir encabezados y pies de página en nuestros documentos. El texto que aparece en la parte superior de cada página de un documento, entre el inicio de la página y el margen superior, se denomina encabezado; el pie de página se sitúa entre el margen inferior y el final de la página. Desde el menú "Ver" tenemos que seleccionar la opción "Encabezado y pie de página".

Y la pantalla mostrará lo siguiente:

Los recuadros marcados con líneas discontinuas que nos aparecen en la pantalla son el área que tenemos disponible para introducir el encabezado y el pie. En este espacio podemos incluir cualquier texto y podemos aplicar las opciones de formato de texto (tamaño, color...).


1. Si hacemos clic encima se nos despliega una lista de elementos. Podemos seleccionar aquel que queramos incluir y lo situará en la posición donde se encuentre el cursor en aquel momento. 2. Insertar número de página. 3. Insertar el número total de páginas. 4. Configurar la numeración de las páginas. 5. Insertar la fecha. 6. Insertar la hora. 7. Configurar la página. 8. Nos permite ver u ocultar el texto del documento mientras trabajamos en el encabezado o pie. 9. Nos permite vincular o desvincular encabezados y pies de página de secciones diferentes. 10. Nos permite pasar del encabezado al pie y viceversa. 11. Muestra el encabezado o pie de página de la sección anterior. 12. Muestra el encabezado o pie de página de la siguiente sección. 13. Cierra la ventana "Encabezado y pie de página". Si ya hemos introducido el número de página, cuando abramos la ventana nos lo mostrará. Mientras introducimos el encabezado y el pie en la pantalla vemos lo siguiente:


Y cuando ya lo hayamos hecho y hayamos cerrado la ventana, veremos esto:

6 Las presentaciones (IV) Insertar una imagen Word nos permite insertar imágenes en nuestros documentos, ya sean prediseñadas para el mismo programa o desde otros archivos. Para insertar una imagen prediseñada seleccionaremos el menú "Insertar", la opción "Imagen" y, dentro del submenú, la opción "Imágenes prediseñadas".


Se abre el panel de control, si no lo teníamos abierto, y nos muestra la ventana "Imágenes prediseñadas":

El apartado "Buscar" nos permite indicar la imagen que queremos buscar. El apartado "Buscar en" nos permite seleccionar las colecciones de imágenes en las que queremos que se haga la búsqueda de la imagen que hemos indicado en el apartado "Buscar". Las colecciones disponibles son "Mis colecciones" (imágenes del programa que hayamos marcado como favoritas), "Colecciones de Office" (imágenes que incorpora el programa) y "Colecciones web" (imágenes que incorpora el programa y que están disponibles en Internet, por lo cual, para acceder a ellas, necesitamos conexión a Internet). El apartado "Los resultados deben ser" nos permite indicar el tipo de elemento que queremos buscar (imágenes, fotografías, películas, sonidos). Una vez hayamos indicado los criterios de búsqueda "Buscar", "Buscar en" y "Los resultados deben ser", tenemos que hacer clic sobre el botón "Buscar" para ver los resultados de la búsqueda y comprobar si alguna de las imágenes se adecua a lo que nosotros esperábamos. En caso contrario, tendremos que ir variando los criterios hasta obtener la imagen deseada. Si queremos concentrar nuestra búsqueda en una categoría de imágenes determinada, desde el apartado "Buscar en" tendremos que seleccionar la categoría correspondiente dentro de "Colecciones de Office". Probaremos a buscar la imagen de un ordenador indicando como criterios: • •

"Buscar": escribiremos "ordenador" en el cuadro de texto. "Buscar en": seleccionaremos de la lista desplegable la opción "En todo" y en el cuadro de texto se nos mostrará "Todas las colecciones".


"Los resultados deben ser": seleccionaremos de la lista desplegable la opción "Imágenes" y en el cuadro de texto aparecerá "Tipos de archivos multimedia seleccionados".

Haremos clic sobre el botón "Buscar" y aparecerán las imágenes encontradas:

Escogeremos la imagen que mejor se ajuste a lo que estábamos buscando, haremos un clic encima de ella y la imagen se insertará en la posición en la que se encuentre el cursor. Una vez insertada la imagen, tendremos que cerrar la ventana. Haremos un clic sobre una de las imágenes y ésta se insertará en nuestro documento:

Es muy probable que tengamos que retocar el tamaño. Para ello, seleccionaremos la imagen haciendo un clic encima, situaremos el cursor en una de las esquinas y arrastraremos el ratón


manteniendo apretado el botón izquierdo hasta conseguir el tamaño deseado. De esta manera mantendremos las proporciones de la imagen. Si en vez de hacerlo desde una de las esquinas lo hacemos desde cualquiera de los otros puntos, reduciremos el tamaño en altura o anchura pero no proporcionalmente.

Si queremos hacer alguna modificación sobre la imagen y no tenemos visible la barra de herramientas de imagen, tenemos que hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen que acabamos de insertar y seleccionar la opción "Mostrar barra de herramientas Imagen", que nos permitirá realizar las siguientes acciones:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Insertar una imagen. Control de la imagen. Pasarla a escala de grises, blancos y negros o marca de agua. Añadir contraste. Sacar contraste. Añadir luz. Sacar luz. Recortar la imagen. Girar la imagen. Poner un borde en la imagen. Comprimir las imágenes. Definir la posición en la que queremos la imagen (delante o detrás del texto...) Acceder a la ventana de propiedades. Definir el color transparente. Restablecer la imagen.

Word también nos ofrece la posibilidad de insertar imágenes desde otros archivos. Lo tendríamos que hacer desde el menú "Insertar", seleccionando la opción "Imagen" y, dentro del submenú, la opción "Desde archivo".


Se nos abriría la siguiente ventana y tendríamos que localizar el archivo.

En "Buscar en" haríamos un clic en la flechita de la derecha y se nos desplegarían las diferentes opciones. Luego buscaríamos nuestro archivo y haríamos clic sobre "Insertar". 7 Las presentaciones (V) Texto en columnas Word nos permite poner el texto en formato de columnas. Este formato nos puede ser de mucha utilidad si tenemos que escribir algún artículo periodístico, editar un boletín o revista de nuestro centro, etc. Antes que nada, es aconsejable escribir todo el texto de nuestro documento, ya sea un artículo periodístico, un boletín o una revista. Trabajaremos mucho mejor y más eficientemente si primero escribimos todo el texto y después aplicamos los formatos, ya sea negrita, cursiva, formato de columnas, etc. Para dar formato de columnas al texto tenemos que seleccionar, con ayuda del ratón, todo el texto al que queremos dar formato. Una vez lo hayamos seleccionado, iremos al menú "Formato" y seleccionaremos la opción "Columnas".


Se abrirá la siguiente ventana:

En el apartado "Preestablecidas", podemos escoger alguno de los formatos preestablecidos (una columna, dos columnas, tres columnas, una columna a la izquierda o una columna a la derecha). En el apartado "Número de columnas", podemos indicar directamente el número de columnas que queremos aplicar al texto. En el apartado "Ancho y espacio", podemos indicar la anchura de cada una de las columnas y el espacio que tiene que haber entre columna y columna, o también podemos indicar que todas las columnas tengan la misma anchura. En el apartado "Aplicar a", podemos indicar si el formato de columnas se tiene que aplicar al texto seleccionado o a todo el documento. Si marcamos la opción "Línea entre columnas", el programa separará las columnas con una línea.


Una vez hayamos configurado los apartados de la ventana "Columnas", haremos clic sobre el botón "Aceptar" y, de esta manera, se aplicarán los cambios al texto seleccionado. Si tenemos que hacer modificaciones del texto en columnas, podemos hacerlo directamente sobre las columnas, o podemos recuperar el formato anterior del texto, efectuar las modificaciones y volver a aplicar el formato de columnas. Para modificar el texto de una columna, tenemos que hacer un clic con el puntero del ratón sobre la columna que contiene el texto que queremos modificar y hacer los cambios. El procedimiento para escribir el texto directamente en columnas es el siguiente: • • • •

Indicaremos, mediante la ventana "Columnas" (menú "Formato" y opción "Columnas"), que queremos dar un formato de columnas a nuestro texto y cuántas columnas deseamos. Escribiremos el texto y, cuando queramos dejar de escribir en una columna y pasar a la siguiente, tendremos que insertar un salto de columna (con el menú "Insertar", las opciones "Salto" y "Salto de columna"). Cuando acabemos de escribir en la última columna y queramos volver a escribir texto sin columnas, insertaremos un salto de sección continuo (con el menú "Insertar", las opciones "Salto" y "Continuo"). Indicaremos que queremos dar un formato al texto de una única columna (con el menú "Formato" y la opción "Columnas").

Para convertir un texto que esté en columnas en un texto sin columnas, seleccionaremos el texto en columnas, accederemos al menú "Formato" y a la opción "Columnas", y seleccionaremos una columna en el apartado "Preestablecidas" o indicaremos una columna en el apartado "Número de columnas". Practicaremos con el texto en tres columnas que hemos creado antes. Seleccionaremos el texto en tres columnas y, desde el menú "Formato" y la opción "Columnas", indicaremos que le queremos aplicar un formato de una única columna. 7 Las presentaciones (V) Letra capital Word nos permite empezar los párrafos con una letra mayúscula grande. Esta opción es uno de los diferentes formatos aplicables al texto. La letra capital nos puede ser útil en artículos periodísticos, boletines, revistas, cuentos... Para aplicar el formato de letra capital a un párrafo, nos situaremos en el párrafo haciendo clic en cualquier parte del párrafo. Luego accederemos al menú "Formato" y seleccionaremos la opción "Letra capital". Se abrirá la siguiente ventana:


El apartado "Posición" nos permite seleccionar la posición de la letra capital, que puede ser "Ninguna" (no habrá letra capital), "En texto" (estará en línea con el texto), "En margen" (estará en el margen izquierdo). El apartado "Opciones" aparece desactivado cuando se abre la ventana. Seleccionaremos, por ejemplo, "En texto" en el apartado "Posición" y el apartado "Opciones" se habilitará.

En el apartado "Opciones" podemos indicar la fuente de la letra capital, las líneas que ocupará y la distancia desde el texto. Nos situaremos en el primer párrafo del texto al que antes hemos dado formato de columnas, y aplicaremos una letra capital con posición "En texto" y sin modificar ninguna de las propiedades del apartado "Opciones". 7 Las presentaciones (V) Cambiar mayúsculas y minúsculas Word nos permite cambiar las mayúsculas y minúsculas de nuestro texto. Esta opción forma parte de los diferentes formatos aplicables al texto.


El cambio de mayúsculas y minúsculas nos puede ser de utilidad si tenemos nombres de personas en minúsculas y queremos que estén en mayúsculas o en formato de título (primera letra de cada palabra en mayúscula), o si tenemos nombres de personas en mayúsculas y queremos que estén en minúsculas o en formato de título. Seleccionaremos el texto al que se aplicará el formato e iremos al menú "Formato". A continuación seleccionaremos la opción "Cambiar mayúsculas y minúsculas".

Nos aparecerá la siguiente ventana:

Esta ventana nos ofrece cinco opciones de formato de texto respecto a las mayúsculas y minúsculas (la primera letra de cada frase en mayúscula y el resto del texto en minúsculas, todo el texto en minúsculas, todo el texto en mayúsculas, todo el texto en formato de título con la primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto en minúsculas, y todo el texto en formato inverso con la primera letra de cada palabra en minúscula y el resto en mayúsculas). Cada opción se visualiza con el formato en el que quedaría nuestro texto si lo aplicáramos. Seleccionaremos todo el texto con el que estamos trabajando y aplicaremos la opción "MAYÚSCULAS" de la ventana "Cambiar mayúsculas y minúsculas". 8 Las tablas Crear tablas Una de las opciones que nos ofrece Word para mejorar el aspecto de nuestros documentos es la posibilidad de crear e insertar tablas. Las tablas están formadas por casillas agrupadas por filas y columnas; en cada casilla o celda se puede escribir texto, números o insertar imágenes.


Situaremos el cursor en la parte del documento en la que queramos colocar la tabla y la insertaremos desde el menú "Tabla", la opción "Insertar" y, dentro del submenú, la opción "Tabla".

O desde el botón "Insertar tabla" de la barra de herramientas estándar

.

Cuando accedamos desde el menú "Tabla", se nos abrirá la siguiente ventana:

Por defecto, Word nos propone una tabla de 5 columnas y 2 filas, pero podemos variar estos valores. Hay dos maneras de hacerlo. La primera es situándonos sobre la casilla, seleccionando el número e introduciendo mediante el teclado el número que nosotros queramos. La segunda consiste en utilizar las flechitas de las opciones "Número de columnas" y "Número de filas" para aumentar la cantidad, con la flechita superior, o para reducirla, con la inferior. Pulsaremos el botón "Aceptar" y se habrá insertado nuestra primera tabla.


Cuando creemos una tabla con el botón "Insertar tabla" de la barra de herramientas estándar, se nos desplegará una ventana con unos recuadros que representan filas y columnas. Marcaremos la selección moviendo el ratón por encima y se distinguirán en color azul aquellos recuadros que tengamos seleccionados. Luego haremos un clic con el botón izquierdo del ratón y habremos creado una tabla.

En caso de que queramos que la tabla sea mayor que el número que nos da por defecto (4 x 5), tendremos que utilizar la técnica de arrastrar y soltar. Situaremos el puntero del ratón en el último recuadro de la esquina derecha inferior. Mantendremos apretado el botón izquierdo mientras lo arrastramos y vamos ampliando la tabla. Soltaremos el botón una vez hayamos conseguido el número de filas y columnas deseado. 8 Las tablas Escribir en la tabla

Una vez insertada la tabla en el documento, ya podemos escribir en ella. Pondremos el cursor sobre


la primera casilla y escribiremos lo que queramos. Para pasar de una celda a otra, podemos utilizar la

tecla de tabulación , las teclas de navegación podemos situar el cursor con el ratón en cada celda.

o bien

Word nos permite dar características determinadas a la tabla, cambiar la fuente, el tamaño, el color... Todas las opciones que hemos trabajado hasta ahora en Word se pueden aplicar a las tablas. Imaginemos que queremos poner el texto de la primera fila en color rojo. Seleccionaremos toda la fila. Para ello, tendremos que hacer clic sobre el margen izquierdo cuando el puntero del ratón se convierta en una flecha

.

Ahora queremos poner el texto de la primera columna en color verde. Para seleccionar una columna, haremos clic en la parte superior de la columna cuando el puntero del ratón se transforme en una flechita negra . Como vemos en el ejemplo, si queremos seleccionar la celda de "MIÉRCOLES" y poner el texto en color azul, colocaremos el cursor en la parte izquierda de la celda y haremos clic cuando se transforme en una flechita negra .

Si queremos seleccionar toda la tabla, podemos pulsar sobre el icono que nos aparece en el margen izquierdo de la tabla cuando pasamos el puntero del ratón por encima. También podemos realizar todas estas selecciones desde la opción "Seleccionar" del menú "Tabla". Para hacerlo, situaremos el cursor sobre la tabla, columna, fila o celda que queramos seleccionar, abriremos la opción "Seleccionar" del menú "Tabla" y escogeremos la opción deseada.

Dentro de las tablas también podemos insertar imágenes. Seguiremos el procedimiento que hemos explicado en el capítulo 6. Debemos tener en cuenta que, si situamos el cursor en la celda donde queremos insertar la imagen, se nos deformará la fila y la columna en función del tamaño de la imagen. Por eso es aconsejable insertar la imagen fuera de la tabla, darle el tamaño que nosotros queramos y, después, ponerla dentro de la tabla, bien arrastrándola o bien cortando y pegando.


8 Las tablas Cambiar el ancho y la altura de las celdas Desde la opción "Propiedades de tabla" del menú "Tabla" podemos modificar las opciones de las tablas, filas, columnas y celdas.

En la pestaña "Tabla", podemos modificar la anchura de la tabla marcando la opción "Ancho preferido" e introduciendo el valor que queramos darle. También podemos definir la alineación de la tabla con respecto al texto y ajustar el texto a la tabla.

En la pestaña "Fila", podemos modificar la altura de una fila marcando la opción "Alto específico" e introduciendo el valor que queramos darle.


En la pestaña "Columna", podemos modificar la anchura de una columna marcando la opción "Ancho preferido" e introduciendo el valor que queramos darle.

Y en la pestaña "Celda", podemos modificar la anchura de una celda marcando la opción "Ancho preferido" e introduciendo el valor que queramos darle. Además, podemos especificar cómo alinear el texto.


También podemos modificar la altura y anchura de nuestra tabla con el ratón. Antes que nada decidiremos qué celda, fila o columna queremos modificar y, luego, situaremos el puntero del ratón en los marcadores de fila o columna que se encuentran en la regla de la parte superior y de la izquierda de la pantalla de Word. Cuando nos situamos sobre los marcadores de columna de la regla superior, el puntero se convierte en una doble flecha , y al pulsar y arrastrar el ratón nos aparece una línea discontinua que nos sirve de guía para ver cómo estamos modificando la columna. Cuando nos situamos sobre los marcadores de fila de la regla izquierda, al pulsar y arrastrar el ratón nos aparece una línea discontinua que nos sirve de guía para ver cómo estamos modificando la fila.

8 Las tablas Insertar o eliminar filas y columnas Muchas veces necesitamos añadir o eliminar alguna fila o columna de la tabla. Para insertar filas o columnas tenemos que ir a la opción "Insertar" del menú "Tabla" y escoger una de las opciones:


• • • • •

"Tabla" nos insertará una nueva tabla donde tengamos situado el cursor dentro de la tabla. "Columnas a la izquierda" nos insertará una columna a la izquierda del lugar en el que tengamos situado el cursor dentro de la tabla. "Columnas a la derecha" nos insertará una columna a la derecha del lugar en el que tengamos situado el cursor dentro de la tabla. "Filas en la parte superior" nos insertará una fila en la parte superior del lugar en el que tengamos situado el cursor dentro de la tabla. "Filas en la parte inferior" nos insertará una fila en la parte inferior del lugar en el que tengamos situado el cursor dentro de la tabla.

En caso de tener seleccionadas más de una fila o columna, nos insertará el mismo número de filas o columnas que tengamos seleccionadas. •

"Celdas" nos mostrará una ventana con las opciones de que disponemos. Tenemos que escoger la que queramos aplicar y pulsar "Aceptar".

Para eliminar filas o columnas tenemos que ir a la opción "Eliminar" del menú "Tabla", y escoger una de las opciones siguientes:


• • •

"Tabla" nos borrará la tabla de nuestro documento. "Columnas" nos borrará la columna en la que tengamos situado el cursor. "Filas" nos borrará la fila en la que tengamos situado el cursor.

En caso de tener seleccionadas más de una fila o columna, nos borrará las seleccionadas. •

"Celdas" nos mostrará una ventana con las opciones de que disponemos. Tenemos que escoger la que queramos aplicar y pulsar "Aceptar".

8 Las tablas La barra de herramientas de tablas y bordes Word nos ofrece una barra de herramientas específica para trabajar con las tablas y los bordes.

Para visualizar esta barra podemos ir a la opción "Dibujar tabla" del menú "Tabla".

También podemos ir al menú "Ver", a la opción "Barras de Herramientas" y elegir la opción "Tablas y bordes",


o bien podemos pulsar el botón "Tablas y bordes" de la barra de herramientas estándar

. Las opciones son las siguientes:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

Dibujar una tabla. Borrador. Tipo de línea. Grosor de la línea. Color de la línea. Borde exterior. Color de relleno de la tabla. Insertar una tabla. Combinar celdas. Esta opción aparece activada cuando tenemos seleccionada más de una celda. *


10. Dividir celdas. * 11. Alineación del texto dentro de la celda. * 12. Distribuir filas uniformemente. * 13. Distribuir columnas uniformemente. * 14. Autoformato de tablas. * 15. Cambiar la dirección del texto. * 16. Ordenar el texto de forma ascendente. 17. Ordenar el texto de forma descendente. 18. Autosuma. * * Para tener estas opciones activadas hace falta haber creado previamente una tabla. 9 Impresión Configurar páginas Word nos permite configurar la página modificando los márgenes del documento, el tamaño del papel... Para acceder a la configuración de página tenemos que ir al menú "Archivo" y a la opción "Configurar página".

Se nos abre la siguiente ventana:


Desde la pestaña "Márgenes" podemos modificar los márgenes y la orientación del documento. Por defecto, vienen establecidos unos parámetros que nosotros podemos variar. Si tenemos seleccionado un texto, podemos aplicar los cambios a todo el documento o al texto seleccionado y, si no tenemos ningún texto seleccionado, podemos aplicar los cambios a todo el documento o desde el lugar en el que tenemos el cursor hacia adelante. Para modificar los márgenes podemos introducir, mediante el teclado, el valor que nosotros queramos. También podemos utilizar las flechas que hay a la derecha de las casillas; podemos pulsar la flecha superior para aumentar el valor o la inferior para reducirlo. Podemos cambiar la orientación del papel si hacemos un clic en la opción "Horizontal". El apartado "Vista previa" nos muestra cómo quedan los márgenes y la orientación del documento. La pestaña "Papel" nos permite escoger el tamaño del papel en que escribiremos nuestro documento y que después imprimiremos, y también el origen del papel. Por defecto, nos da un tamaño definido, que podemos variar en función de las necesidades de nuestro documento. Para hacerlo, es necesario que pulsemos la flecha que hay en la ventana "Tamaño del papel", donde se nos desplegará una lista con las diferentes opciones. Seleccionamos la que queramos con el botón izquierdo del ratón. En el apartado "Vista previa" podemos ver cómo afectan las modificaciones al documento.

Desde la pestaña "Diseño", en el apartado "Página", podemos seleccionar el tipo de alineación vertical que queramos para nuestro documento. También podemos configurar las propiedades de los encabezados y pies de página. Por defecto, la alineación es superior, pero, si queremos, también la podemos centrar o justificar. Si queremos que afecte a todo el documento, sólo hace falta que cambiemos el tipo de alineación pulsando la flecha que hay en la ventana y seleccionando, con el botón izquierdo del ratón, la opción que queramos de la lista que se abre. Si sólo queremos cambiar una página del documento, previamente tenemos que seleccionar el texto y, en el apartado "Vista previa", en el cuadro de diálogo "Aplicar a", escoger la opción "Texto seleccionado". Pulsaremos "Aceptar" y ya habremos cambiado la alineación de las páginas del documento. Esta opción es muy útil cuando tenemos un título en la primera página del documento y lo queremos centrar.


Desde esta pestaña también podemos incluir bordes en el documento o contornos y sombreados en nuestros párrafos. Si seleccionamos la opción "Bordes...", se nos abre la siguiente ventana contres pestañas:


Las pestañas "Bordes" y "Sombreado" afectan al párrafo en que tenemos el cursor. Podemos enmarcar un párrafo determinado y sombrearlo a fin de que destaque dentro del documento. La opción "Bordes de página" se puede aplicar a algunas partes o a todo el documento, como podemos ver si pulsamos la flecha del cuadro de diálogo "Aplicar a:". 9 Impresión Vista previa Antes de imprimir nuestro documento es muy importante hacer una última revisión que nos permita ver si los encabezados, la numeración de páginas y todos los elementos que contiene, como imágenes o tablas, se ven correctamente sobre el papel. Podemos acceder a la visualización previa del documento desde el menú "Archivo" y la opción "Vista preliminar" o desde el botón "Vista preliminar" de la barra de herramientas estándar

.

La ventana de vista previa dispone de una barra de herramientas especial que nos ofrece diversas opciones para la visualización del documento. También seguimos teniendo acceso a la barra de


menús. La vista preliminar del documento está pensada para ver cómo quedará nuestro documento impreso, pero no para leerlo ni hacer trabajos de edición. Para leerlo disponemos de la vista "Diseño de lectura", que se ha explicado en el capítulo 2, y para editarlo disponemos de la vista "Diseño de impresión", que es la vista más útil para editar y a la vez tener una idea de cómo quedará el documento en papel.

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9.

Si pulsamos el botón, imprimiremos el documento. Botón aumentar. Si lo pulsamos, el puntero se convierte en una pequeña lupa de aumento. Este botón sirve para visualizar una página. Utilizamos este botón para visualizar más de una página. En caso de que queramos ver más páginas de las que nos da por defecto (4 x 5), tenemos que utilizar la técnica de arrastrar y soltar: situaremos el cursor en el último recuadro de la parte inferior derecha y, manteniendo apretado el botón, lo arrastraremos e iremos ampliando la tabla. Soltaremos el botón cuando consigamos el número de filas y columnas deseado. Zoom. Si hacemos clic sobre la flecha del cuadro desplegable, podemos seleccionar la distancia del zoom que queramos. Este botón nos permite ver la regla horizontal y vertical. Reducir hasta ajustar. Cuando nuestro documento ocupe poco más de una página, podemos utilizar este botón para reducir el tamaño de la letra hasta que todo el documento quepa en una sola página. Este botón nos permite ver nuestro documento en pantalla completa, ya que elimina la barra de menús y las barras de desplazamiento. Para volver a ver la pantalla normal, tenemos que hacer clic sobre el menú "Cerrar pantalla completa". Botón "Cerrar". Cuando pulsamos este botón, volvemos al documento.

9 Impresión Impresión de documentos Una vez hemos revisado el documento, ya lo podemos imprimir. Lo podemos hacer desde el menú "Archivo" y la opción "Imprimir", o bien con la combinación de teclas Ctrl + P.

Se abre la ventana siguiente, en la que podemos hacer una serie de indicaciones sobre la impresión:


En el apartado "Impresora" nos aparecerá por defecto la impresora que tengamos instalada. En el apartado "Intervalo de páginas" podemos indicar si queremos imprimir todo el documento, la página en la que estamos situados, sólo el texto seleccionado o bien un intervalo de páginas. En este último caso, tenemos que escribir el número de la primera página que queremos imprimir (3) seguido de un guión (-) y del número de la última página que queremos imprimir (10). Si escribimos 3-10, se imprimirá desde la página 3 hasta la 10, ambas incluidas. Si sólo queremos imprimir algunas páginas del documento, tenemos que indicar el número de la página seguido de una coma (,). Si escribimos 4, 8, 12, se imprimirán estas tres páginas. Podemos combinar intervalos y números de páginas; por ejemplo, si escribimos 3-10,12, se imprimirá desde la página 3 hasta la 10, ambas incluidas, y también la página 12. En el apartado "Copias" podemos indicar el número de copias del documento que queremos imprimir. Por defecto, aparece el número 1, pero podemos cambiarlo con el teclado o con las flechas que hay a la derecha de la casilla. Si pulsamos "Aceptar", imprimiremos el documento.

En la barra de herramientas estándar está el botón de impresión . Si lo pulsamos, Word enviará el documento a la impresora sin preguntarnos nada más e imprimiremos una copia entera del documento.


manual de word para principiantes