REGLAMENTO DE GOBIERNO COOPERATIVO CENECOOP R.L.
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CÓDIGO DE GOBIERNO COOPERATIVO EN CENECOOP R.L. 1- INTRODUCCION: El Consejo de Administración del CENECOOP R.L. emite el Reglamento de Gobierno Cooperativo y sobre Conflictos de interés. 2- El Gobierno Cooperativo para CENECOOP R.L., será entendido como el conjunto de políticas y principios de dirección, administración y supervisión que permiten que sean definidas estructuras encaminadas a crear valor y a generar confianza y transparencia en los diferentes grupos de interés. 3- OBJETIVO Establecer los órganos de Gobierno y los principios de actuación de CENECOOP R.L., así como las políticas, procedimientos y reglas para asegurar la adopción de sanas prácticas para preservar los derechos de las cooperativas asociadas. 4- ALCANCE El Código del Gobierno Cooperativo de CENECOOP R.L. debe ser rigurosamente acatado por administradores, funcionarios, representantes de cooperativas asociadas; está dotado de flexibilidad para adecuarse a las distintas opciones asociativas y es susceptible de reformas o revisiones sobre la base de la experiencia acumulada, de los cambios dinámicos del entorno y de las intervenciones normativas de las autoridades en la actividad cooperativa y financiera. Todos los funcionarios del CENECOOP R.L. en su calidad de Administradores del mismo están sujetos al cumplimiento de todos los deberes y obligaciones establecidos en la ley, por el contrato de trabajo y por este Código. 5- INFORMACION Y RECURSOS a- Estatuto Social de CENECOOP R.L. b- Ley de Asociaciones Cooperativas c- Libros de Actas del Consejo de Administración dActas del Comité de Vigilancia e- Informes de Gestión. 6- DERECHO DE INFORMACIÓN DE LAS ASOCIADAS El derecho de información de las cooperativas asociadas es un aspecto fundamental de la filosofía de Gobierno Cooperativo, y el Consejo de Administración, en su conjunto, es
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responsable de garantizar su correcto funcionamiento y la existencia de un diálogo satisfactorio con las asociadas. Debe mantener cauces de información estables, suficientes y periódicos, entre el CENECOOP y las asociadas. El Consejo de Administración es responsable de presentar la información financiera y de gestión, completa y comprensible, que facilite una valoración equilibrada de la situación actual y del previsible futuro del Consorcio. 7- RESPONSABLES El Consejo de Administración será el responsable de adaptar las políticas, procedimientos y controles necesarios para procurar la confiabilidad de la información financiera de CENECOOP R.L.y el cumplimiento de las disposiciones de este Código de Buen Gobierno. 8- DEFINICIONES Para los propósitos de este manual se entiende como: 9.1 Ejecutivo: Cualquier persona física que, por su función, cargo o posición en una entidad, intervenga o tenga la posibilidad de intervenir en la toma de decisiones importantes dentro de la entidad. 9.2 Gobierno Cooperativo: Conjunto de políticas, normas y órganos internos mediante los cuales se dirige y controla la gestión de una entidad. Comprende las relaciones entre las cooperativas asociadas, el Consejo de Administración, el comité ejecutivo, las unidades de control, la gerencia y las auditorias interna y externa. 9.3 Empresas relacionadas: Conjunto de asociaciones cooperativas o sociedades que realizan actividades, constituidas por sociedades anónimas o como entes de naturaleza cooperativa o mutualista sometidas a control común, gestión común o vinculación funcional. 9.4 Participación Significativa: Se entiende como la titularidad de derechos que permitan, directa o indirectamente, ejercer el voto con al menos el diez (10%) del capital social de la entidad. 9.5 Refrendar: Verificación de que cada una de las cuentas que integran los estados financieros fueron extraídos de los folios de los libros legalizados u hojas legalizadas que la entidad lleva para el registro contable de sus
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transacciones, así como la verificación de los importes incluidos en los estados financieros. 9.6 Terceros: Cualquier persona física o jurídica que no forme parte del grupo vinculado a la entidad supervisada. 10 CAPÍTULO II COMPONENTES DE GOBIERNO COOPERATIVO a. El Consejo de Administración está conformado por 7 personas en calidad de propietarias y dos suplencias: La dimensión de los cuerpos directivos debe asegurar una pluralidad de enfoques y posibilitar también la adopción oportuna de decisiones. b. Comité de Vigilancia 3 personas en calidad de propietarias y dos suplentes. c. El número de miembros de los diferentes cuerpos directivos del CENECOOP se podrá ajustar, de conformidad con la naturaleza y magnitud de sus funciones, en concordancia, tanto con las exigencias de la normativa que la regula como las necesidades del entorno, por modificación estatutaria. d. La Asamblea o el Consejo de Administración puede crear Comités de Apoyo con el fin de tratar los principales problemas del CENECOOP, sin que esto implique la ejecución de funciones inherentes a la de los cuerpos directivos como una acción responsable de un gobierno. Los deberes de los Comités de Apoyo se sujetarán a las circunstancias y la complejidad de los objetivos y funciones propios del CENECOOP R.L. e. Retribución de los Directivos y de la Gerencia General: La retribución de los directivos y del Gerente General debe ser fijada de acuerdo con criterios de razonabilidad, de modo que incentive la participación dedicada, asegure una gestión profesional de dichos colaboradores, y evite excesos que afecten la situación económica del CENECOOP. R.L. f. Calificación de Selección y Nombramiento de Directivos: Es importante la existencia de una política clara de selección, nombramiento y vigencia de directivos, en donde se reconozca la idoneidad de los mismos en consideración a su experiencia y estudios ó en su disposición para capacitarse.
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11. CAPÍTULO III COMUNICACIÓN Y AMBIENTE INFORMATIVO: En el CENECOOP R.L. es responsabilidad de los Administradores y de cada uno de sus funcionarios asegurar que la comunicación llegue a todos los grupos de interés y que haya retroalimentación permanente para generar las acciones de mejoramiento correspondientes, por ello para facilitar la interacción entre estas partes mantiene un ambiente informativo abierto con medios de comunicación social y dispone de herramientas institucionales tales como página Web, Internet, impresos y revistas.
12.
EL VALOR DE LA INFORMACIÓN: El CENECOOP R.L. reconoce el valor económico y jurídico que tiene, para ésta y sus interlocutores la información como bien intangible. Pero es mayor su importancia, cuando ésta se hace parte del sistema informativo formal de la institución En este sentido para el CENECOOP R.L. son fundamentales tres aspectos, a saber: 1. Que lo óptimo en el cumplimiento del deber de informar es que el suministro o entrega de la información sea realizada de manera continua, completa, oportuna, veraz y fidedigna. 2. Que los tipos de información que maneja y debe controlar es reservada, excepto frente a las autoridades. 3. Que las reglas aplicables a las obligaciones en relación con la información, son: La obligación de informar supone que El CENECOOP R.L. preserve la confidencialidad de la misma, así ésta sea momentánea.
13.
REVELACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA. Para la obligación de informar al Consejo de Administración: Los diversos Comités y los Administradores rinden periódicamente cuentas al Consejo de Administración de las actividades desarrolladas en ejercicio de funciones de delegación a ellos atribuidas. Los órganos delegados, además, proporcionan información adecuada sobre las operaciones atípicas, inusuales o realizadas entre partes relacionadas entre sí, cuyo análisis y aprobación no haya sido reservado al Consejo de Administración.
14.
NORMAS DE CONDUCTA DE NEGOCIACIÓN: CENECOOP en el ejercicio de su actividad, se compromete a aplicar el principio de transparencia en contratos, en promoción y en la publicidad, a la vez que se responsabiliza de instaurar y
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mantener un flujo informativo continuo, oportuno y puntual de información al mercado. 15.
DIVULGACIÓN DE HALLAZGOS MATERIALES RESULTANTES DE CONTROL INTERNO Los hallazgos materiales resultantes de actividades de control interno serán presentados al Consejo de Administración y Comité de Vigilancia en sus reuniones y dependiendo de los resultados y grado de importancia se llevara a la Asamblea General.
16.
HOJAS DE VIDA DE DIRECTORES Y REPRESENTANTES LEGALES Las Hojas de Vida de los Directores y Representantes Legales serán publicadas en la página Web de la Cooperativa (www.cenecoop.com).
17.
CAPÍTULO IV: IMPARCIALIDAD Para CENECOOP R.L. es claro que la confianza de los representantes de las cooperativas asociadas se obtiene mediante reglas que garanticen un trato equitativo a todos los participantes, por ello CENECOOP R.L. obra en interés de la base asociativa en su conjunto, y su práctica corporativa se basa en respetar los derechos que tienen todas las asociadas. Por ello: a. Los procesos y procedimientos de las Asambleas Generales de Delegados deben permitir el trato equitativo de todos/as. Los procesos del Consorcio no deben hacer excesivamente difícil o costosa la emisión de votos y para ello aprobara un reglamento de elecciones. b. Las transacciones con información privilegiada y la negociación abusiva por cuenta propia están prohibidas. c. Los miembros del Consejo de Administración y a la administración deben denunciar cualquier conflicto de interés material en transacciones o cuestiones que afecten a la organización. Por otra parte, es importante señalar lo establecido en la Ley de Asociaciones Cooperativas sobre la igualdad en el trato de los asociados/as y que establecen lo siguiente: Artículo 3 de la Ley de Asociaciones Cooperativas: Todas las cooperativas del país deberán ajustarse estrictamente a los siguientes principios y normas, principalmente en lo referente al inciso “e): Neutralidad racial, religiosa y política e igualdad de derechos y obligaciones de todos los asociados/as”. Artículo 12 de la Ley de Asociaciones Cooperativas: A ninguna cooperativa le será permitido: d) “Conceder ventajas o privilegios a los
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iniciadores, asociados, fundadores, directores o administradores, o cualquier otro tipo de privilegio”. Igualmente el consejo aprobara los cambios a los reglamentos y manuales para que estén en proceso de madurez. 18.
CAPITULO V: DE LOS ADMINISTRADORES El órgano supremo de deliberación y decisión es la Asamblea General, el órgano de administración y representación está conformado por el Consejo de Administración y Gerencia General. Las funciones y facultades del órgano de administración constarán en el Estatuto Social, así mismo rige para el órgano de administración cualquier otra función o facultad contemplada en la Ley de Asociaciones Cooperativas, Leyes y Normas atinentes
19.
CONSEJO DE ADMINISTRACION: El Consejo de Administración es uno de los elementos esenciales de tipo estructural de la organización del CENECOOP. Es un órgano único y colegiado, con una equilibrada integración, la cual está basada en la independencia y en la realización de funciones a favor de la colectividad y de cada uno de sus miembros. Con esta idea en la composición de la principal unidad de administración, se garantiza el gobierno de la organización en cuanto facilita la confrontación y la dialéctica necesaria entre todos los administradores, independientemente de las facultades atribuidas a algunos de ellos, garantizando la necesaria atención y dedicación a la problemática vinculada a la administración, especialmente en materia de conflictos de interés. La independencia de juicio es el pilar que predomina y que guía la toma de decisiones prudente y justa, de conformidad con el interés social. La eficacia de las funciones que ejecuta el máximo órgano de la administración se cumple en la medida en que tiene las posibilidades de actuar con la necesaria autoridad, independencia y efectividad, y en cuanto a su composición asegura que, en la toma de las decisiones, emerjan el interés social y la maximización del valor para las cooperativas asociadas. El Consejo de Administración: Estará integrado por siete miembros (as) propietarios y dos miembros (as) suplentes. Contará con un presidente, un vicepresidente, un secretario y cuatro vocales. Los suplentes sustituirán a los miembros propietarios en sus ausencias temporales o definitivas. 1.1 Deberes del Consejo de Administración. El Consejo de
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Administración, actuará siempre con criterio de independencia frente a la administración y en desarrollo de los principios e instrucciones que le haya definido la Asamblea General de Delegados, como parte de sus funciones y sin perjuicio de las funciones y responsabilidades que le asignan la Ley de Asociaciones Cooperativas y el Estatuto Social y reglamentos los miembros del Consejo de Administración deberán: a. Velar por el cumplimiento de los objetivos de la cooperativa, las disposiciones del estatuto, los acuerdos de la Asamblea y sus propios acuerdos. b. Determinar el monto de la póliza de fidelidad u otras garantías que deben rendir los funcionarios de la cooperativa que manejan o custodien fondos y valores, autorizando los pagos por este concepto. c. Decidir sobre la admisión o suspensión de los asociados. d. Recomendar a la Asamblea la forma de distribuir los excedentes y el pago de intereses, de acuerdo con los resultados de cada ejercicio económico. e. Nombrar o remover a la Gerencia, de acuerdo con la Ley y en casos necesarios, nombrar una Gerencia interina. Tanto para el nombramiento como para la remoción de la Gerencia, se necesitará del voto de dos tercios de los miembros del Consejo de Administración. f. Conocer las faltas de los asociados y sancionarlos de acuerdo con lo establecido en el estatuto. g. Dar a la Gerencia poderes necesarios para la ejecución de cualquier asunto especial en que intervenga la Cooperativa con terceros. h. Designar a la o las personas que conjuntamente con la Gerencia firmarán los cheques y otros documentos relacionados con la actividad económica de la cooperativa. i. Aprobar el presupuesto anual y estudiar y resolver sobre gastos e inversiones no presupuestadas, cuando sea el caso. j. Proponer a la Asamblea las reformas a los estatutos. k. En general todas aquellas funciones y atribuciones que les corresponden como organismo director y que no están prohibidas por la ley o este estatuto. 1.2 Requisitos para ocupar un cargo en el Consejo de Administración de CENECOOP R.L. Los directores y directoras deberán contar como mínimo con: a. Ser representante de la cooperativa afiliada y asociado activo. b. Estar presente en la Asamblea General durante su elección. c. Estar fuera del alcance de la disposición contenida en el artículo 55 de la Ley de Asociaciones Cooperativas. El cual establece: ARTÍCULO 55.- Ni los miembros del consejo de administración, ni el gerente, ni los asociados y trabajadores al
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servicio de una cooperativa, podrán dedicarse por cuenta propia o ajena, a ninguna labor o negocio similar que tenga relación con el giro principal de la cooperativa y de actividades conexas o afines con ésta. Si lo hicieren, el comité de vigilancia, previa comprobación de los hechos, exigirá al miembro abandonar inmediatamente el cargo y ordenará la suspensión provisional del mismo, mientras la asamblea resuelve en definitiva el caso. d. Manifestar a la Asamblea General su compromiso de asistir puntualmente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo de Administración, así como a las Comisiones de Trabajo que le fueren asignadas. 1.3 Funciones del Consejo de Administración basados en administración integral de riesgos a. Establecer la visión, misión estratégica y valores de la entidad. b. Fiscalizar la gerencia general de la entidad y exigir explicaciones claras e información suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de su actuación. c. Nombrar a los miembros de los comités de apoyo, cuando corresponda, necesarios para el cumplimiento eficiente de los objetivos asignados a dichos comités. d. Revisar y analizar los informes y las recomendaciones que le remitan los comités de apoyo, los órganos supervisores, las auditorías interna y externa y, así como tomar las decisiones que se consideren procedentes. e. Nombrar a los auditores internos y externos, en los casos en que aplique, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento, las leyes y normativas propias. Asimismo designar la firma auditora externa o el profesional independiente, de conformidad con la propuesta previamente recomendada por el Comité de Vigilancia. f. Aprobar el Plan Anual de trabajo del CENECOOP g. Solicitar a la Gerencia los informes sobre temas específicos que requieran los órganos supervisores. i. Dar seguimiento a los informes de Auditoria relacionados con la atención, por parte de la Administración, de las debilidades comunicadas por los órganos de de fiscalización. j. Aprobar las políticas establecidas en el presente Manual k. Aprobar las políticas, procedimientos y controles necesarios para procurar la confiabilidad de la información financiera y un adecuado ambiente de control interno en CENECOOP R.L. Evaluar periódicamente sus propias prácticas de Gobierno Cooperativo y ejecutar los cambios a medida que se hagan necesarios, lo cual debe quedar debidamente documentado. l. Incluir en el Informe Anual presentado en la Asamblea General de Cooperativas Asociadas, los aspectos
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relevantes de los trabajos realizados por cada uno de los comités y la cantidad de reuniones que se celebraron durante el periodo por cada comité. m. Mantener un registro actualizado de las políticas y decisiones acordadas en materia de Gobierno Cooperativo y promover su conocimiento a todos los interesados e interesadas. n. Promover una relación efectiva con los órganos supervisores, manteniéndolos oportunamente informados sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la entidad. o. Aprobar el informe de labores que se establece en el Reglamento. p. Comunicar a la Asamblea General de las Cooperativas Asociadas, el Código de Gobierno Cooperativo adoptado. q. Aprobar las políticas y procedimientos de los comités de apoyo que llegasen a constituirse por acuerdo del Consejo de Administración. r. Aprobar los estados financieros auditados. 1.4 Reglamento interno del Consejo de Administración La Cooperativa tendrá un reglamento interno de funcionamiento del Consejo de Administración y de todos los cuerpos colegiados que la componen, el cual deberá ser de libre acceso y conocimiento para el público. En las actas del Consejo de Administración se deben identificar los estudios, fundamentos y demás fuentes de información que sirvieron de base para la toma de las decisiones, así como las razones a favor y en contra que se tuvieron en cuenta. Los Directores deben tener acceso con anticipación a la información relevante para la toma de decisiones. Los miembros suplentes del Consejo de Administración deben mantenerse adecuadamente informados de los temas sometidos a consideración de éste. 20.
GERENCIA GENERAL: La Gerencia General es responsable de administrar y conducir los negocios y representar legalmente al Consorcio. Reporta al Consejo de Administración y cuando sea requerido a la Asamblea General. Mantiene niveles de coordinación con las actividades realizadas por el Comité de Vigilancia, Auditoría Interna y Externa. Para cumplir eficientemente sus funciones operativas le corresponde supervisar la gestión orientando el trabajo de: Coordinación del Proceso Administrativo Financiero, Coordinación de Proceso de Tecnologías de las Información, Coordinación Gestión Académica, gestión Proyectos y cualquier otra Coordinación que se crease. El alcance de esta posición le faculta hacer cumplir las Leyes, Reglamentos y disposiciones emitidas
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por los Organismos Normativos y de Control, así como hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos vigentes en la organización, bajo criterios de solvencia, y prudencia. Actuar con el criterio de optimizar el uso de los recursos humanos, financieros, económicos y tecnológicos. 2.1 Funciones Como máximo ejecutivo operativo le debe ejercer la representación legal del CENECOOP R.L. Como parte de sus funciones le corresponde: a. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial y firmar en representación de la organización. b. Planear, dirigir, coordinar y supervisar las actividades administrativas. c. Elaborar, presentar y dirigir un plan anual de actividades con su respectivo presupuesto y someterlo a conocimiento y aprobación del Consejo de Administración. d. Proponer y velar por la implementación de políticas, procedimientos y programas de trabajo. e. Coordinar los procesos de implementar políticas, normas, procedimientos operativos que faciliten la prestación de servicios, su control financiero y administrativo. Asegurando que los procesos operativos se desarrollen con homogeneidad y coherencia en todas las unidades de trabajo, con el objeto de cumplir con las metas institucionales propuestos. f. Coordinar y asegurar que los servicios se mantengan a niveles aceptables de competitividad. Le corresponde dirigir los planes estratégicos, presupuestos y plan operativo anual. g. Nombrar, contratar, fijar remuneraciones, remover y sancionar a los empleados cuyo nombramiento y remoción no sea de competencia de otro organismo, con observancia a lo dispuesto en el Código de Trabajo. h. Mantener informado a los órganos directivos y Asamblea General sobre la situación general de la institución. 21.
CAPÍTULO VI: OTROS ORGANOS DE GOBIERNO 1. EL COMITÉ DE VIGILANCIA El Comité de Vigilancia es un órgano de representación y control electo por Asamblea. Le corresponde el control, la supervisión y evaluación de las operaciones, actividades y proyectos que desarrolle la Cooperativa. La Cooperativa requiere mecanismos adecuados de supervisión y evaluación que faciliten el logro de los objetivos. El Comité de Vigilancia es el encargado de efectuar esa labor, por delegación de la Asamblea General y la ejecutará mediante el uso de los medios de control eficaces, que permitan detectar el comportamiento y los resultados de todas las operaciones y actividades
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relacionadas con la gestión administrativa y la realizada por los dirigentes. El Comité de Vigilancia se integrará cinco miembros propietarios, según lo establece el Estatuto Social. 1.1 Deberes y atribuciones del Comité de Vigilancia Sin perjuicio de las responsabilidades estatutarias al Comité de Vigilancia le corresponden también, las siguientes funciones: a. Velar por el cumplimiento de las resoluciones de la Asamblea General y porque las actuaciones del Consejo de Administración, comités nombrados por la Asamblea General y Gerencia General estén de acuerdo con la Ley, el Estatuto y reglamentos. En caso de que determine que existe algún incumplimiento debe comunicarlo al órgano correspondiente; si el incumplimiento persiste lo debe informar a la Asamblea General. b. Examinar y supervisar las cuentas y operaciones realizadas por CENECOOP R.L., conforme lo defina la Ley de Asociaciones Cooperativas, apoyándose en los órganos de control interno y externo. c. Elaborar y ejecutar un plan de trabajo anual orientado al cumplimiento de sus funciones. d. Elaborar y ejecutar el presupuesto anual conforme a su plan anual de labores, el cual debe ser aprobado por el Consejo de Administración. e. El plan de trabajo anual deberá incluir las acciones que debe ejecutar el Comité de Vigilancia para cumplir con sus responsabilidades. f. En la elaboración del plan de trabajo no se podrán incorporar acciones que representen duplicidad de funciones de las actividades que serán desarrolladas por la Auditoría u otros órganos de control. g. Validar el Informe Anual de Gestion con corte al 31 de diciembre en el cual se deberá comunicar a la Asamblea General lo actuado en el período. h. El cumplimiento de sus funciones no implicará intervención en las funciones del Consejo de Administración, Comités, Gerencia General y Auditoría. 22.
CAPÍTULO VIII: CONTROL 1. FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN La Función de supervisión en el Gobierno Cooperativo de CENECOOP R.L.se cumple por los siguientes órganos o estamentos, sin excluir ni limitar la responsabilidad propia del Consejo de Administración: Comité de Vigilancia y Auditoria Interna.
23.
2. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Se entiende por sistema de control interno el proceso que comprende todos los controles de tipo administrativo, financiero, académico y de proyectos o de otra índole señalados por el Consejo de
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Administración, con la finalidad de mantener permanentemente una razonable seguridad sobre el logro de los siguientes objetivos: a. La validez, certeza y legitimidad de las operaciones. b. La utilización racional y eficiente de los recursos económicos c. La existencia de controles adecuados para los distintos riesgos asociados a las actividades comerciales, financieras, educativas y sociales de la cooperativa. d. La confiabilidad, razonabilidad e integridad de la información financiera y de gestión. e. Cualquier otra directriz que determine El Consejo de Administración, en razón de las características de las actividades comerciales, financieras, educativas, sociales, y de los riesgos a que estén expuestas. El Consejo de Administración, la Gerencia y lo consignado en el Código de Etica del Consorcio aseguran la adecuada funcionalidad del sistema de control interno, mediante el establecimiento de procedimientos eficientes y la asignación de medios o recursos idóneos para el cabal cumplimiento de sus objetivos. 3. CONTROL EXTERNO Respetando y acatando la normativa vigente, el CENECOOP R.L. cuenta con un mecanismo externo de supervisión, el cual vela por la integridad de los reportes e informes contables de la entidad. 3.1 AUDITORIA EXTERNA POSTULACIÓN Y CONTRATACIÓN Las propuestas de nominación o designación para el cargo de Auditor Externo, acompañadas con la información exhaustiva referida a las características personales y profesionales de los candidatos serán presentadas por el Comité de Vigilancia al Consejo de Administración para su valoración y selección. El Consejo de Administración podrá efectuar una preselección de candidatos y establecer su remuneración. No se puede designar como Auditor Externo a personas o firmas que hayan recibido ingresos de la organización y/o vinculados económicos que representan el veinticinco por ciento (25%) o más de sus últimos ingresos anuales. INHABILIDADES No podrá ser Auditor Externo quien sea directivo de una cooperativa asociada al CENECOOP R.L. ó quien esté ligado por matrimonio o parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad o sea co-socio de los Administradores y Directores, o del Contador del consorcio, ni tampoco cualquier persona que ocupe cargos remunerados en la organización. El Auditor Externo mientras ejerza el cargo no podrá desempeñar ninguno otro en el CENECOOP R.L.. FUNCIONES Son funciones del Auditor Externo, adicionales a las de Ley: a-Informar periódicamente al Comité
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de Vigilancia sobre los resultados de su auditoria. b-Certificar a la Asamblea General de Asociados y asociadas, respecto a su responsabilidad informativa. PROHIBICIÓN El CENECOOP R.L. o sus vinculados económicos no pueden contratar con el Auditor Externo servicios distintos de los de auditoría. CAPÍTULO IX: CONDUCTA La tarea ética más importante de la dirección de CENECOOP R.L. es la de explicitar, delimitar, asumir y revisar la cultura empresarial. Una vez se concreta dicha tarea, la cultura se convierte en su patrimonio moral. Para desarrollar esta labor, se han establecido una serie de normas, valores, principios y reglas que establecen los lineamientos que han de regular las relaciones de la Cooperativa con sus Asociados, Directores, Funcionarios, Proveedores y Contratistas. Los distintos grupos o interlocutores que componen o se relacionan con la organización empresarial del consorcio deberán saber que el Consejo de Administración y la Gerencia tienen como tarea principal definir y guiar la visión estratégica, la vigilancia de la operación y la aprobación de la gestión del negocio. CONFLICTO DE INTERÉS Contratación de personal relacionado. La contratación de funcionarios en CENECOOP R.L. con los cuales los miembros del consejo de administración, comités, gerente o ejecutivos mantengan relación de consanguinidad o afinidad en primer y segundo grado, son improcedentes. 24.
CAPÍTULO X: REVISIONES, ACTUALIZACIONES Y LABOR DE MONITOREO Este Código debe someterse a revisiones anuales para mantenerlo actualizado de acuerdo con la dinamicidad del entorno de los negocios, de los desarrollos normativos tanto en el país como fuera de él, de la progresiva internacionalización o globalización de los mercados y de la educación, de la estructura económica y social del país. El anterior compromiso impone la realización de estudios dirigidos a monitorear el nivel de adopción del Código por parte del CENECOOP R.L. como también formular y recibir propuestas para su revisión. INTEGRACIÓN NORMATIVA Al presente Código se integran, en lo que no sea incompatible, las reglas previstas en los Códigos de Etica, manuales e instructivos expedidos; que puedan afectar su labor. Las disposiciones aquí contenidas hacen parte integral de las Normas Asociadas al Personal Interno de Trabajo, del Contrato de Trabajo, de las circulares, normas, políticas y procedimientos emitidos y del régimen sancionatorio. Deben ser cumplidas por
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todos los funcionarios. Su no cumplimiento efectivo genera responsabilidad y sanción. Se recalca que su propósito es garantizar y proteger los derechos de las cooperativas asociadas, colaboradores y demás terceros interesados y relacionados directa o indirectamente con la operación del Consorcio. INTERPRETACIÓN Las normas y principios constitucionales, así como los principios generales del derecho, servirán para interpretar el presente Código. De existir dudas o inquietudes sobre el contenido, alcance o aplicación de lo dispuesto en este Código, siempre se deberá consultar antes de actuar, al Consejo de Administración. Aprobado por el Consejo de Administración en su sesión No. ______celebrada el día __________.
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