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Manuel utilisateur – Base de données Inventaire des équipements et de la documentation

Manuel Utilisateur

Base de données Inventaire équipements et documentations Cellule d’Assistance au Démarrage Mai 2010 Version 2.7

Rédaction Validation

VIEILLEFOSSE Julien HERRY Sylvain

Dalkia Est – Cellule d’Assistance au Démarrage - Secteur DCWE


Manuel utilisateur – Base de données Inventaire des équipements et de la documentation

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Avant Propos

A l’origine conçu pour faciliter la période de prise en charge d’une exploitation, cette base de données a été développée afin de répondre à une demande visant à consolider les données d’un inventaire ainsi que sa restitution auprès du client. Au fur et à mesure de son utilisation et des exigences de chacun, cet outil s’est étoffé de nombreuses fonctionnalités, pour la plus grande majorité, personnalisables. Ce logiciel a ainsi comme objectif premier de permettre un inventaire aisé et précis de tous les équipements d’une installation. La possibilité de modifier l’état de ces équipements à tout moment permet de faire vivre l’inventaire en temps réel. Le deuxième objectif est de faciliter l’inventaire des divers documents pouvant être attachés à l’exploitation, aux bâtiments ou encore aux équipements. Enfin la restitution de ces inventaires aux formats papier ou informatique se voit grandement facilitée. Toutes les fonctionnalités ont été développées sur Microsoft Office Access®, à l’aide du langage de programmation VBA. Ce manuel utilisateur est la propriété de DALKIA Est. Sa reproduction est interdite sans autorisation.

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Sommaire

I. Installation du logiciel ............................................................................................................................. - 1 II. Lancement du logiciel ............................................................................................................................. - 1 III. Utilisation du logiciel ............................................................................................................................... - 2 1) La page d’accueil.................................................................................................................................... - 2 2) Ajouter un équipement ....................................................................................................................... - 3 3) Gestion de l’inventaire ......................................................................................................................... - 8 1.1) Modifier un équipement..........................................................................................................- 10 1.2) Consulter un équipement .......................................................................................................- 10 1.3) Dupliquer un équipement.......................................................................................................- 11 1.4) Supprimer un équipement......................................................................................................- 11 1.5) Faire vivre l’équipement...........................................................................................................- 12 4) Gestion de la documentation .........................................................................................................- 13 1.1) L’arborescence.............................................................................................................................- 13 1.2) L’ajout de la documentation..................................................................................................- 13 1.3) La fenêtre de consultation ......................................................................................................- 13 5) Edition de l’inventaire ........................................................................................................................- 13 6) Edition de la documentation...........................................................................................................- 13 7) Gestion de la base de données......................................................................................................- 13 8) Construction de l’architecture ........................................................................................................- 13 Support technique.............................................................................................................................................- 13 Table des illustrations ......................................................................................................................................- 13 -

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I. Installation du logiciel Pour installer la base de données, la plupart du temps, celle-ci vous sera fourni en format .zip contenant un fichier .mdb et un fichier .mde. Il suffit de décompresser le fichier zip dans le répertoire de votre choix. ATTENTION !, le fichier "Base Inventaire.mdb" ne doit jamais être effacé ou renommé, c'est lui qui contient toutes vos données ! Vous ne devez pas non plus placer ces deux fichiers dans des répertoires différents.

II. Lancement du logiciel Une fois le logiciel décompressé et placé dans le dossier de votre choix, lancez l'application en double-cliquant sur le fichier "Gestion Inventaire « Nom du Contrat ».mde".

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III. Utilisation du logiciel Une fois l’application lancée, la page d’accueil du logiciel apparait directement.

1) La page d’accueil La page d’accueil du logiciel comporte 7 boutons principaux, chacun est lié à une fonctionnalité qui sera développée par la suite. Celle-ci se présente de la manière suivante : Figure 1 - Page d'accueil

Les boutons de création de l’inventaire, • Ajouter un équipement • Gestion de l’inventaire • Gestion de la documentation Les boutons d’édition, • Edition de l’inventaire • Edition de la documentation Permet d’imprimer l’inventaire des équipements ou de la documentation de façon précise grâce à de nombreux filtres. Le bouton de personnalisation de la base de données, • Construction de l’architecture de l’exploitation • Gestion de la base de données Il permet d’éditer de nombreux paramètres rendant ainsi la base de données complètement personnalisable. Dalkia Est – Cellule d’Assistance au Démarrage - Secteur DCWE

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2) Ajouter un équipement Une fois que vous cliquez sur le bouton « Ajouter un équipement » la fenêtre suivante s’affiche. On peut alors renseigner toutes les informations relatives à un équipement. Figure 2 - Formulaire d'ajout d'équipement

Le n°d’équipement est un numéro généré par la base de données qui ne peut être changé par l’utilisateur.

A tout moment, on peut annuler l’ajout de l’équipement en cliquant sur le bouton « Annuler » en bas de la fenêtre, ainsi les renseignements en cours ne seront pas enregistrés.

Les champs siglés d’une * doivent obligatoirement être renseignés.

Par défaut, les champs Bâtiments, Etage et Local sont inaccessibles tant que le champ catégorie n’a pas été renseigné.

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Lorsque l’on clique sur le menu déroulant, plusieurs catégories nous sont proposées, celles-ci sont entièrement personnalisables dans le menu « Gestion de la base de données » de l’accueil. Il en est de même pour les bâtiments, les locaux, les étages et la conformité des installations. Figure 3 – Menu déroulant catégorie

Une fois la catégorie sélectionnée, on remarque que les champs Site, Bâtiment, Etage et Local sont désormais accessibles. Le champ Désignation sera par défaut identique au champ catégorie mais peut néanmoins être modifié. Figure 4 - Choix de la catégorie

Ensuite vous renseignez la localisation de cet équipement et remplissez tout les autres champs. Vous avez maintenant la possibilité d’insérer autant de photos que vous le désirez concernant cet équipement. Pour cela il suffit de presser le bouton parcourir pour avoir accès à un explorateur de document. Dalkia Est – Cellule d’Assistance au Démarrage - Secteur DCWE

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Une fois la photo sélectionnée dans l’explorateur, cliquez sur le bouton « enregistrer ». Figure 5 - Importation de photo

L’explorateur se ferme et la photo est bien sélectionnée dans le formulaire d’ajout de photo comme le montre la figure ci-dessous. Figure 6 - Ajout de photo

Renseignez son titre, puis pour associer définitivement la photo à l’équipement, cliquez sur le bouton « Ajouter ». La photo vient alors s’ajouter à la liste générale des photos déjà attachées à cet équipement. Vous pouvez librement en ajouter d’autres qui viendront s’ajouter à la liste. Figure 7 - Liste de photos

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Nous n’avons pas encore évoqué la notion de photo par défaut. Cette option sert à déterminer quelle photo doit apparaître dans l’édition de l’inventaire (Cf Chap. III - 5). De manière automatique la dernière photo ajoutée est toujours définie « par défaut », cependant lorsqu’il y a plusieurs photos dans la liste, il suffit de sélectionner la photo désirée et d’appuyer sur le bouton « Par défaut » pour changer le statut de celle-ci. Figure 8 - Option par défaut

Une fois sélectionnée dans la liste, vous pouvez visualiser celle-ci, la fenêtre suivante apparait. Le titre de la photo est modifiable depuis cette fenêtre de visualisation. Figure 9 - Visualisation de la photo

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La suppression de la photo sélectionnée est possible en cliquant sur « Supprimer », cette action implique deux types d’alerte : •

Lorsque la photo n’est pas par défaut Figure 10 - suppression de photo non par défaut

Cliquez alors sur « Oui » pour confirmer la suppression. •

Lorsque la photo est par défaut Figure 11 - suppression de photo par défaut

Vous êtes invité à ajouter et/ou en déclarer autre photo comme « Par Défaut », sans quoi aucune photo n’apparaîtra en face de cet équipement dans l’inventaire avec photos. Cliquez alors sur « Oui » pour confirmer la suppression. La photo est alors supprimée de la liste. Enfin, pour valider l’enregistrement de l’équipement, cliquez sur le bouton « Ajouter » en bas de page. Un formulaire vierge apparait afin de continuer la saisie des équipements dans la base de données.

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3) Gestion de l’inventaire Une fois que vous cliquez sur le bouton « Gestion de l’inventaire » la fenêtre suivante s’affiche. Vous accédez alors à l’interface de gestion des équipements de la base de données. En partie supérieure, on trouve différents filtres visant à simplifier la recherche des équipements, en partie inférieure, la liste des équipements (filtrée ou non) et sur la droite les boutons permettant la gestion de ces derniers. Figure 12 - Gestion de l'inventaire

Les filtres de recherches reprennent certains champs qui ont été renseignés lors de l’ajout de l’équipement. De façon très simple la sélection d’un filtre conduira à la mise à jour de la liste comme l’exemple ci-dessous, Figure 13 - Filtre Inventaire

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Ces filtres sont cumulatifs, ainsi donc, plus on sélectionne de champs filtres, plus le contenu de la liste sera restreint et ciblé. • Vous pouvez également, lorsqu’il est connu, chercher directement le numéro de l’équipement en remplissant le champ correspondant et en cliquant sur le bouton siglé « jumelles » pour rafraichir la liste . • Le bouton « Reset filtre » permet de réinitialiser tout les filtres. • Deux boutons supplémentaires sont disponibles afin de simplifier le tri des équipements filtrés. Le bouton « Tri par Equipement » qui fait apparaitre les équipements par numéro croissant et le bouton «Tri par Site> Bâtiment> Etage >… » qui les fait apparaitre par ordre alphabétique du site, puis du bâtiment, puis de l’étage…ainsi de suite. Figure 14 - Addition de filtre

Une fois que les équipements recherchés sont apparus dans la liste et que l’équipement a été sélectionné (mis en surbrillance), vous avez accès à 4 boutons (à droite de la fenêtre) permettant de modifier et faire vivre l’équipement.

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1.1)

Modifier un équipement

En cliquant sur le bouton « Modifier » apparait alors la même fenêtre que vous aviez eu à renseigner précédemment lors de l’ajout de l’équipement. Vous y retrouverez donc exactement les mêmes champs, ceux-ci étant ici entièrement modifiable. Figure 15 - Formulaire de modification d'équipement

1.2)

Consulter un équipement

Le bouton « Consulter » fait apparaitre une fenêtre identique à la fenêtre « Modifier » à ceci prés que les données sont en lecture seule. En outre vous retrouvez les photos précédemment liées à l’équipement, disponibles à la visualisation. Enfin une liste « Historique Equipement » fait apparaître le statut actuel de l’équipement ainsi que toutes les modifications effectuées sur cet équipement. Ce statut de l’équipement est modifiable et sera développé ultérieurement (Cf chapitre 1.5 « Faire vivre l’équipement »).

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Manuel utilisateur – Base de données Inventaire des équipements et de la documentation Figure 16 - Formulaire de consultation d’équipement

1.3)

Dupliquer un équipement

Cette option a été crée afin de faciliter la saisie d’équipement ayant quasiment les mêmes caractéristiques et ainsi faciliter les tâches d’ajout répétitif. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Dupliquer », vous faites apparaître une nouvelle fenêtre de création d’équipement reprenant exactement les même champs que l’équipement que vous avez sélectionné dans la liste (et que vous désirez donc dupliquer). Les renseignements pré-remplis ou encore les photos ajoutées sont néanmoins modifiables et supprimables. L’équipement sera définitivement crée lorsque vous cliquerez sur le bouton « Ajouter » en bas de la fenêtre. Vous pouvez néanmoins à tout moment annuler ce nouvel ajout en cliquant sur « Annuler ». 1.4)

Supprimer un équipement

Afin de préserver l’historique de chaque équipement, la suppression directe d’un équipement est impossible.

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1.5)

Faire vivre l’équipement

Après sélection d’un équipement dans la liste, la commande du bouton « Vie équipement » permet d’ouvrir une fenêtre permettant de modifier le statut en cours de ce dernier. Figure 17 - Formulaire Vie équipement

Dans la partie supérieure encadrée de la fenêtre apparaît en consultation les principales caractéristiques de l’équipement. Dans la partie inférieure une liste retrace par ordre chronologique l’historique des modifications de statuts ayant été appliquées à cet équipement. Sur la droite le champ « type de modification » permet de choisir le nouveau statut à appliquer à l’équipement ainsi que la date de modification de ce statut (si ce champ n’est pas saisi une fenêtre de rappel apparait à l’écran lors de la validation). En outre le changement de statut « Déplacé » fait apparaître les champs Site, Bâtiment, Etage et Local avec par défaut les valeurs actuellement renseignées. Figure 18 - Déplacer un équipement

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Enfin lorsque vous cliquez sur le bouton « Mise à jour de l’équipement » le statut est pris en compte et apparaît dans la liste avec la mention « Dernier Statut » valide. Figure 19 - Liste historique équipement

Vous pouvez ainsi renseigner plusieurs changements de statut à postériori, la notion de dernier statut n’étant affiliée qu’au changement le plus récent.

4) Gestion de la documentation Une fois que vous cliquez sur le bouton « Gestion de la documentation » la fenêtre suivante s’affiche. Vous avez donc accès à l’interface de gestion de la documentation qui permet à la fois l’ajout et la consultation des documents. Figure 20 - Formulaire de gestion de la documentation

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1.1)

L’arborescence

Lors de la conception, nous avons opté pour une navigation à travers une arborescence, que nous jugions plus conviviale. Celle-ci est générée automatiquement à partir de l’inventaire des équipements et l’architecture du site. Située à la gauche de l’écran, elle permet ainsi de faire apparaitre l’architecture du site ainsi que l’emplacement précis de chaque équipement ayant été enregistré dans la gestion de l’inventaire. Vous pouvez parcourir celle ci à votre gré à l’instar de l’explorateur Windows. Un champ de recherche vous permet de retrouver plus facilement un équipement, en particulier en connaissant son Numéro d’Equipement. Un clic sur le bouton « Jumelle » permet alors de développer tout le chemin vers cet équipement, inversement, un clic sur le bouton « Gomme » efface le champ de recherche et replie l’arborescence. Figure 21 - Arborescence documentation

1.2)

L’ajout de la documentation

Lorsque vous cliquez sur l’arborescence, vous avez possibilité à tout moment d’affilier un document grâce au formulaire sur la gauche. Ce document sera affecté à l’objet placé en surbrillance dans l’arborescence, cet objet peut être un site (plan de masse…), un bâtiment (plan de masse, schéma incendie…), un étage, un local (schéma électrique, plan chaufferie…) ou l’équipement lui-même (notice, plan de maintenance, PAQ…).

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Une fois que l’objet désiré est sélectionné (mis en surbrillance), le formulaire d’ajout vous permet alors de remplir les informations attenantes à cette documentation tel que : • • •

le Détenteur (client, DALKIA…) le Format (informatique, papier…) La Nature (schéma, notice…)

Ces listes sont entièrement personnalisables (Chap. III – 7 : Gestion de la base de données) Figure 22 - Formulaire d'ajout de documentation

Un champ de localisation de la documentation vous demande ensuite de renseigner l’emplacement de la documentation. Cela n’a rien à voir avec l’objet auquel est affiliée la documentation, on s’occupe ici uniquement du lieu où est stocké physiquement le document. La localisation se déroule de la façon suivante : Un clic sur le bouton « Site » ouvre une fenêtre vous permettant d’aller choisir le lieu où est localisée la documentation. Figure 23 - Localisation sur site

L’arborescence se présente de la même manière que précédemment, à la différence que n’apparaissent pas les équipements, inutiles pour la localisation. Par défaut, le chemin développé est le même que celui de l’objet sélectionné.

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Manuel utilisateur – Base de données Inventaire des équipements et de la documentation Figure 24 - formulaire de localisation sur site

Vous pouvez alors choisir dans l’arborescence la localisation qu’il convient, les différents champs à droite se remplissant automatiquement. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Validez » le chemin complet de la localisation se copie dans le champ correspondant et la fenêtre en cours se ferme. Figure 25 - Détails localisation sur site

Vous pouvez ensuite y ajouter un détail quant à l’emplacement du document. Dans l’hypothèse où votre documentation ne serait pas située sur le lieu de votre exploitation, vous pouvez créer cette localisation (« Client » par exemple) directement dans l’architecture de l’exploitation (Chap. III – 8 : Construction de l’architecture). Une fois la localisation du document renseignée, vous pouvez compléter les informations facultatives telles que la référence, la mise à jour du fichier, sa date de mise à jour, si le document est complet et les commentaires. Enfin il vous est possible lorsque vous possédez le fichier en format informatique de lier celui-ci au document. En cliquant sur le bouton « Parcourir » une fenêtre s’ouvre vous invitant à choisir le fichier correspondant (celui-ci pouvant être au format .txt, .xls, .doc, .pdf…etc).

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Manuel utilisateur – Base de données Inventaire des équipements et de la documentation Figure 26 - Ajout d'un document

A tout moment vous pouvez effacer le document en cliquant sur le bouton correspondant. Enfin pour finaliser l’ajout de ce document cliquez sur le bouton « Ajouter Document » 1.3)

La fenêtre de consultation

Une fois le document ajouté, il apparait directement dans l’espace en bas de la fenêtre ainsi que tous les autres documents déjà affectés. En parcourant l’arborescence, vous pouvez alors visualiser les documents qui sont affectés à tous les niveaux. Figure 27 - Liste de documentation

On y retrouve les principales informations relatives à la documentation telles que sa référence, sa nature, son lieu de stockage et le nom du fichier joint. On trouve aussi trois boutons sur la droite correspondant à des commandes de gestion de cette documentation. 3-a) Visualiser Lorsque vous sélectionnez un document sans la liste (mise en surbrillance) et que vous cliquez sur le bouton « Visualiser », le document s’ouvre par le biais du programme associé par Windows (Word, Excel, Bloc note…). 3-b) Modifier De la même manière, vous pouvez modifier ce même document en cliquant sur le bouton « Modifier ». Une fenêtre s’ouvre alors reprenant toutes les informations liées à cette documentation. Vous pouvez ainsi modifier tous les champs, attacher un nouveau document, etc…

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Enfin, finalisez la modification en cliquant sur le bouton « Valider ». Comme toujours un clic sur le bouton « Annuler » fermera la fenêtre et n’engendrera aucune modification sur la documentation. Figure 28 - Formulaire de modification de la documentation

3-c) Supprimer Contrairement à l’équipement, il vous est possible de supprimer une documentation (lorsque celle-ci est obsolète par exemple). Pour se faire, sélectionner le document désiré et cliquez sur le bouton « supprimer ». Une fenêtre apparaît vous demandant de confirmer la suppression du document, après validation il sera automatiquement supprimé de la liste. Figure 29 - Suppression de document

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5) Edition de l’inventaire Une fois l’ensemble des équipements consigné dans la base de données, il est possible d’éditer ces informations. C’est l’utilité de l’édition de l’inventaire. Celui-ci est composé principalement de filtres permettant de cibler le plus précisément possible les équipements à extraire, à savoir, • • • •

Filtre sur la localisation et la catégorie Filtre sur l’inventaire final ou initial Affichage ou non des photos Filtre sur les états de l’équipement

Ces filtres sont cumulatifs. Figure 30 - Formulaire édition de l'inventaire

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5-a) Filtre sur la localisation et la catégorie Vous avez la possibilité de trier les équipements par site, bâtiment, étage et local, tous les champs ne nécessitant pas forcément d’être renseigné. Un tri s’effectue automatiquement au fur et à mesure que vous renseignez les différents éléments, ainsi dans l’exemple ci après, n’apparaissent que les bâtiments existant sur le site choisi. Il en est de même pour les étages, les locaux et les catégories. Figure 31 - Filtre édition inventaire

Figure 32 - Addition de filtres

N’apparaitrons alors que les équipements renseignés pour ce site et ce bâtiment …etc. 5-b) Filtre sur l’inventaire final ou initial Vous avez la possibilité, au choix, d’imprimer l’inventaire initial (les équipements avec leur statut initiaux, tels qu’ils ont été rentrés dans l’inventaire) ou l’inventaire final (qui prend en compte le dernier statut connu des équipements). 5-c) Affichage ou non des photos Nous avons donné la possibilité d’intégrer les photos à cette édition d’inventaire. Ainsi lorsque vous cochez « Avec Photos » les photos qu’y auront été attachées à un équipement apparaîtront dans l’édition de l’inventaire. Quand plusieurs photos sont attachées à un même équipement c’est la photo siglée « Par Défaut » qui est éditée (Cf Chap. III - 2).

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Filtre sur les états de l’équipement Nous avons ajouté un ensemble de filtre permettant de cibler rapidement les équipements nécessitant une maintenance. - Par défaut la case « Aucun » est cochée. - En cochant la case « Nécessitant travaux » n’apparaitrons alors que les équipements pour lesquels la case « Travaux nécessaires » a été coché (Cf Chap. III - 2). - En cochant la case « Non satisfaisant » apparaitrons les équipements pour lesquels : o La maintenabilité est différente de « Bon » o La conformité est différente de « Oui » ou « Sans Objet » o La sécurité est différente de « RAS » o L’état de l’équipement est différent de « Bon » o Le fonctionnement est différent de « Oui » ou « Sans Objet » -

Enfin la case « Personnalisé » fait apparaitre tout les critères vus ci-dessus mais permet de les régler indépendamment et donc d’affiner la recherche. Figure 33 - Filtre personnalisé

Lorsque vous revenez sur la coche « Aucun » la recherche personnalisée disparait et ses champs sont remis à blanc. Lorsque vous cliquez sur le bouton « RAZ filtre » tous les champs sont remis à blanc. Enfin, finalisez l’édition en cliquant sur « Ok ». Les exemples ci après présentent une édition de l’inventaire. Dalkia Est – Cellule d’Assistance au Démarrage - Secteur DCWE

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Manuel utilisateur – Base de données Inventaire des équipements et de la documentation Figure 34 - Inventaire sans photo

Les équipements sont successivement triés dans l’ordre suivant : o Le Site, o Le Bâtiment, o L’étage, o Le local. Ils sont ensuite classés par ordre croissant de leur numéro d’équipement. Apparaissent dans l’édition les informations relatives à l’équipement, tels : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Le numéro d’équipement, La désignation, La catégorie, La quantité, Date d’inventaire, Référence, Marque, Type, Année,

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ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Statut, Maintenabilité, Conformité, Sécurité, Etat de l’installation, Fonctionnement de l’installation, Travaux nécessaires, Commentaires.

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Manuel utilisateur – Base de données Inventaire des équipements et de la documentation Figure 35 - Inventaire avec photos

L’édition se présente de la même manière que celle sans photos, y sont adjoint cette fois les photos des équipements lorsqu’elles ont été ajoutées. Exportation sous Excel Les deux boutons situés sur la droite vous permettent d’exporter, au choix, l’inventaire initial ou final sur Excel pour une utilisation annexe. Ce fichier exporté est simplement soumis aux filtres Site, Bâtiment, Etages, local et Catégorie. Figure 36 – Boutons d’export Excel

Le fichier est, en outre, sauvegardé dans un dossier « EXPORT », créé automatiquement à l’endroit où est enregistrée la base de donnée. Dalkia Est – Cellule d’Assistance au Démarrage - Secteur DCWE

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Lorsque vous cliquez sur le bouton d’export Excel, le fichier apparaît directement à l’écran sous cette forme,

Figure 37 - Export de l'inventaire sous Excel

Vous avez accès aux mêmes informations que lorsque l’inventaire est édité sous Access, les équipements sont ici classés par numéro d’équipement croissant. Les photos ne sont pas disponibles sur la version de l’inventaire exportée sous Excel.

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6) Edition de la documentation De la même manière il est possible d’éditer l’inventaire de la documentation. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Edition de la documentation » une fenêtre apparaît vous proposant différents filtres. Figure 38 - Edition de la documentation

Comme vu précédemment lors de l’édition de l’inventaire des équipements, ces filtres sont cumulatifs et automatiquement restreints en fonction de l’information contenue dans les listes supérieures. Une remarque quant aux deux boutons « coche » : Par défaut ceux-ci sont désactivés, apparaissent donc indifféremment les fichiers à jour et non à jour (ou complet et non complet). Lorsque vous cliquez une fois dessus, seuls les fichiers à jour (ou complet) apparaîtrons, en cliquant une deuxième fois dessus seuls les fichiers non à jour (ou non complet) apparaîtrons. .

Par défaut

1er clic

2e clic

Seul un clic sur le bouton RAZ filtre permet de les désactiver, il réinitialise également tout les autres filtres. Comme pour l’édition de l’équipement, le bouton à droite vous permet d’exporter cet inventaire de documentation sous Excel. Le document est également enregistré dans le dossier « EXPORT ». Lors de l’exportation sous Excel, les fichiers exportés sont également soumis aux différents filtres. Vous devrez donc appuyez sur « RAZ filtre » pour les réinitialiser et ainsi faire apparaitre l’ensemble des documents sur le fichier Excel.

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L’édition des documents se présente de la même manière que pour les équipements : Figure 39 - Inventaire Equipements

Apparaissent dans l’édition les informations relatives à l’équipement, tels : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Le numéro de la documentation, La référence, Le numéro de l’équipement lié (=1 quand aucun équipement n’est affilié), La nature, Le format, Le détenteur, La mise à jour, La date de mise à jour, Complet, La localisation de la documentation, Le détail de la localisation, Le fichier attaché, Le commentaire.

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Lorsque le document est affilié à un bâtiment par exemple, il n’est donc pas lié aux niveaux hiérarchiquement inférieurs. Apparaît ainsi dans l’édition le sigle « - » en face de ces derniers. Voici ainsi, en exemple, quelques cas que vous pouvez être amené à rencontrer :

Figure 40 - Document affilié au contrat en entier

Figure 41 - Document affilié à un site

Figure 42 - Document affilié à un bâtiment

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7) Gestion de la base de données Comme il vous a été précisé précédemment, le contenu de la grande majorité des listes déroulantes sont personnalisables. Pour cela, il vous faut cliquer sur « Gestion de la Base de données » qui vous donne la possibilité de personnaliser les listes suivantes : Figure 43 - Menu Gestion de la base de données

Les sites,

Les bâtiments,

Les étages,

Les locaux,

Les catégories,

Les conformités,

Les détenteurs de la documentation,

Les formats de la documentation,

Les natures de la documentation.

Tous ces menus sont organisés de manière identique, l’exemple traité ci-dessous est donc strictement transposable ailleurs. La possibilité vous est donné, à travers ces menus, de créer, modifier et supprimer autant de lignes que vous le désirez. La fenêtre affiche tout ce qui existe déjà dans les listes déroulantes. Figure 44 - Liste des catégories

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Lorsque vous cliquez sur « Nouveau » la fenêtre ci dessous apparaît. Inscrivez la nouvelle catégorie et cliquez sur « Ok », celle-ci s’ajoute à la liste. Figure 45 - Ajout d'une catégorie

Lorsque vous cliquez sur « Modifier », la même fenêtre apparaît vous invitant à corriger cette catégorie. Cliquez sur « Ok » pour valider la modification. Figure 46 - Modification d'une catégorie

Pour supprimer une ligne sélectionnez celle-ci et cliquez sur « Supprimer ». Le message suivant apparaît vous demandant de confirmer la suppression.

Figure 47 - Suppression d’une catégorie

Attention, cette modification est irréversible ! Dalkia Est – Cellule d’Assistance au Démarrage - Secteur DCAT

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Lorsque vous supprimez un site (par exemple) tous les niveaux hiérarchiquement inférieurs (c'est-à-dire les bâtiments, étages, locaux) rattachés à ce site seront supprimés de l’arborescence. Ainsi, disparaîtront de la base de données tous les documents et équipements ayant pu y être attachés. Cet outil de suppression puissant est donc à utiliser avec discernement.

8) Construction de l’architecture Construire l’architecture physique de votre exploitation est l’une des premières actions à effectuer, une fois l’ensemble des listes dans la Gestion de la base de données renseignées. Vous accéderez à ce menu en cliquant sur le bouton « Construction de l’architecture » depuis la page d’accueil. Figure 48 - Architecture vierge

Initialement, celle-ci est vierge (elle ne contient que vos sites), vous la construisez petit à petit avec les différentes combinaisons Site/Bâtiment/Etage/Local grâce aux listes déroulantes sur la droite. Une fois ces listes renseignées, cliquez sur « Créer » pour ajouter ce niveau, il est mis à jour en temps réel dans l’arborescence à gauche. Figure 49 - Création d'un niveau d'architecture

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Le bouton « Gomme » vous permet d’effacer tout les champs, le bouton « Marteau » au dessus de l’arborescence replie l’arborescence. Enfin, vous pouvez supprimer un niveau en sélectionnant celui-ci dans l’arborescence et en cliquant sur « Supprimer Niveau ». Attention cependant car les documents ou équipement que vous aurez liés à celui-ci disparaitront du même fait. Ensuite, il suffira de renouveler ces opérations pour construire entièrement votre exploitation. Figure 50 - Architecture complète

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Manuel utilisateur – Base de données pour l’inventaire des équipements et de la documentation

Support technique En cas de dysfonctionnement du logiciel, merci de nous contacter par e-mail ou téléphone :

Cellule d’assistance au démarrage Direction Technique et des Exploitations 8, rue des Sables 54425 PULNOY Sylvain HERRY Tél : 03.83.18.51.54 Fax : 03.83.18.12.65 E-mail : sherry@dalkia.com

Julien VIEILLEFOSSE Tél : 03.83.18.12.69 Fax : 03.83.18.12.65 E-mail : jvieillefosse@dalkia.com

Si vous avez des remarques, des suggestions ou si une erreur s’est glissée dans ce manuel utilisateur, n’hésitez pas à nous le faire savoir.

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Manuel utilisateur – Base de données pour l’inventaire des équipements et de la documentation

Table des illustrations Figure 1 - Page d'accueil.........................................................................................................................................................................- 2 Figure 2 - Formulaire d'ajout d'équipement ...................................................................................................................................- 3 Figure 3 – Menu déroulant catégorie ................................................................................................................................................- 4 Figure 4 - Choix de la catégorie ...........................................................................................................................................................- 4 Figure 5 - Importation de photo..........................................................................................................................................................- 5 Figure 6 - Ajout de photo.......................................................................................................................................................................- 5 Figure 7 - Liste de photos.......................................................................................................................................................................- 5 Figure 8 - Option par défaut .................................................................................................................................................................- 6 Figure 9 - Visualisation de la photo....................................................................................................................................................- 6 Figure 10 - suppression de photo non par défaut .......................................................................................................................- 7 Figure 11 - suppression de photo par défaut.................................................................................................................................- 7 Figure 12 - Gestion de l'inventaire......................................................................................................................................................- 8 Figure 13 - Filtre Inventaire....................................................................................................................................................................- 8 Figure 14 - Addition de filtre.................................................................................................................................................................- 9 Figure 15 - Formulaire de modification d'équipement............................................................................................................ - 10 Figure 16 - Formulaire de consultation d’équipement ............................................................................................................ - 11 Figure 17 - Formulaire Vie équipement ......................................................................................................................................... - 12 Figure 18 - Déplacer un équipement .............................................................................................................................................. - 12 Figure 19 - Liste historique équipement........................................................................................................................................ - 13 Figure 20 - Formulaire de gestion de la documentation ........................................................................................................ - 13 Figure 21 - Arborescence documentation .................................................................................................................................... - 13 Figure 22 - Formulaire d'ajout de documentation .................................................................................................................... - 13 Figure 23 - Localisation sur site ....................................................................................................................................................... - 13 Figure 24 - formulaire de localisation sur site............................................................................................................................ - 13 Figure 25 - Détails localisation sur site........................................................................................................................................... - 13 Figure 26 - Ajout d'un document ..................................................................................................................................................... - 13 Figure 27 - Liste de documentation ................................................................................................................................................ - 13 Figure 28 - Formulaire de modification de la documentation.............................................................................................. - 13 Figure 29 - Suppression de document ........................................................................................................................................... - 13 Figure 30 - Formulaire édition de l'inventaire ............................................................................................................................. - 13 Figure 31 - Filtre édition inventaire ................................................................................................................................................. - 13 Figure 32 - Addition de filtres............................................................................................................................................................ - 13 Figure 33 - Filtre personnalisé ........................................................................................................................................................... - 13 Figure 34 - Inventaire sans photo..................................................................................................................................................... - 13 Figure 35 - Inventaire avec photos .................................................................................................................................................. - 13 Figure 36 – Boutons d’export Excel.................................................................................................................................................. - 13 Figure 37 - Export de l'inventaire sous Excel ............................................................................................................................... - 13 Figure 38 - Edition de la documentation....................................................................................................................................... - 13 Figure 39 - Inventaire Equipements................................................................................................................................................. - 13 Figure 40 - Document affilié au contrat en entier ..................................................................................................................... - 13 Figure 41 - Document affilié à un site ............................................................................................................................................ - 13 Figure 42 - Document affilié à un bâtiment ................................................................................................................................. - 13 Figure 43 - Menu Gestion de la base de données..................................................................................................................... - 13 Figure 44 - Liste des catégories......................................................................................................................................................... - 13 Figure 45 - Ajout d'une catégorie .................................................................................................................................................... - 13 Figure 46 - Modification d'une catégorie...................................................................................................................................... - 13 Figure 47 - Suppression d’une catégorie ...................................................................................................................................... - 13 Figure 48 - Architecture vierge.......................................................................................................................................................... - 13 Figure 49 - Création d'un niveau d'architecture......................................................................................................................... - 13 Figure 50 - Architecture complète ................................................................................................................................................... - 13 -

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Guide Utilisateur  

Logiciel d'aide à la Prise en Charge

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