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REDACCIÓN DE TEXTOS COMERCIALES Guía para el estudiante

Elaborado por el formador:

HERNÁN AUGUSTO SIERRA

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP Programa Técnico Laboral en Secretariado Ejecutivo


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE: ARTÍCULO 32: “Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

Redacción de Textos Comerciales Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Hernán Augusto Sierra

Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

© Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogotá – Colombia Versión 01 - Enero 2010

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP CONTENIDO Pág.

1. 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 2. 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.4 2.5 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 2.6.5 2.6.6

PRESENTACIÓN GUÍA METODOLÓGICA UNIDAD UNO CATEGORÍAS GRAMATICALES………………………………………….. Definición……………………………………………………………………… Sustantivo……………………………………………………………………... Adjetivo…….………………………………………………………………….. Pronombre…………………………………………………………………...... Artículo o determinante………………………………………………………. Verbo………………………………………………………………..…………. Adverbio……………………………………………………………………….. Preposición……………………………………………………………………. Conjunción…………………………………………………………………….. Interjección……………………………………………………………………. LA ORACIÓN GRAMATICAL……………………………………………… Concepto……………………………………………………………………… Estructura del sujeto …………………………………………………….…... Estructura del predicado ……………………………………………………. Complementos en el predicado verbal……………………..……………… Clases de oraciones………………………………………………………….. Conectores……………………………………………………………….…… Escollos lingüísticos………………………………………………………….. Anacoluto o solecismo……………………………………………………..... Leísmo…………………………………………………………………………. Eufemismo…………………………………………………………………….. Que Galicado…………………………………………………………………. Mal uso del gerundio: Ando, iendo ………………………………………… Redundancia…………………………………………………………………..

8 8 8 11 11 12 12 14 15 15 16 16 16 16 17 17 19 19 21 21 21 21 22 23 24

3. 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.5 3.5.1

UNIDAD DOS ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DEL MENSAJE EMPRESARIAL.. Concepto………………………………………………………………………. Creación de mensajes escritos …………………………………………….. Tipos de mensajes…………………………………………………………… Mensajes comerciales……………………………………………………….. Tipos de comunicaciones comerciales…………………………………….. Solicitudes de datos………………………………………………………….. Cotización, pedido y remesa ……………………………………………….. Crédito, cobranza y reclamo ……………………………………………….. Memorando …………………………………………………………………… Mensaje sociales……………………………………………………………... Características de una comunicación efectiva en la carta comercial…... Tono…………………………………………………………………………….

36 36 36 37 37 39 39 41 43 46 46 48 48

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.5.7 3.5.8 3.5.9 3.5.10 3.5.11

Estilo………………………………………………………………..………….. Asertividad……………………………………………….….……………..….. Lenguaje positivo…………………………………………………………….. Cortesía………………………………………………………………………... Modernismo………………………………………………………………….. Cohesión………………………………………………………………………. Integridad……………………………………………………………………… Claridad………………………………………………………………………... Eficiencia…………………………………………………………………........ Brevedad………………………………………………………………………

48 49 50 51 51 52 54 54 54 55

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5. 6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 7. 7.1 7.2 7.3 8. 8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 8.2.1

UNIDAD TRES LA COMUNICACIÓN………………………………………………………… Definición……………………………………………………………………… Emisor…………………………………………………………………………. Receptor………………………………………………………………………. Canal…………………………………………………………………………… Mensaje………………………………………………………………………... Código…………………………………………………………………………. EL LENGUAJE…………………………………………………………….…. TIPOS DE COMUNICACIÓN……………………………………………….. Comunicación oral…………………………………………………..……….. Consejos para superar las barreras en la comunicación.……………….. El rumor……………………………………………………………………….. Técnicas de comunicación oral………………………………..……………. Características de la buena comunicación………………………………… Formas de comunicación oral………………………………………………. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL…………………………………… Concepto………………………………………………………………………. Tipos de comunicación organizacional…………………………………….. Fallas en la comunicación………………………………………………….. COMUNICACIÓN VIRTUAL………………………………………………… Clases de comunicación virtual…………………………………………….. Comunicación sincrónica…………………………………………………..... Comunicación anacrónica (asincrónica) …………………………………. E-MAIL……………………………………………………………….………… Redacción de E-MAILS………………………………..…………………….

63 63 64 64 64 64 64 64 65 65 66 66 67 67 69 74 74 74 74 79 79 79 79 79 79

BIBLIOGRAFÍA

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

Apreciado Estudiante: Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La Institución le proporcionará un instructor, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera:

PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo. GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador.

DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes.

AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad).

CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias de Desarrollo Didáctica del método Inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: o FDH: Formador dice y hace, o FDEH: Formador dice estudiante hace, o EDH: Estudiante dice y hace., valoración de evidencias BIBLIOGRAFÍA

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales PRESENTACIÓN

La secretaria tiene en sus manos una serie de actividades imprescindibles para cualquier empresa, y una de ellas es la buena elaboración de comunicaciones comerciales, por lo tanto debe dominar muy bien la ortografía y la redacción; ya que estos dos elementos son su presentación ante las demás entidades con las cuales se tienen relaciones comerciales. La comunicación escrita es un elemento de suma importancia en los momentos modernos, cualquier persona con deseos de superación debe dominar y poner en práctica la redacción. Por tanto la secretaria moderna debe ser una profesional con gran sentido de superación, que le posibilite asimilar los vertiginosos cambios que se presentan al utilizar correctamente los términos modernos que le permiten una comunicación clara, directa, concisa y amable. La secretaria debe ser consciente de que cada vez más en el ámbito de su trabajo se amplía y adquiere nuevas responsabilidades, que tienen que ver en su mayoría con el manejo de las comunicaciones orales y escritas, a través de los medios modernos a su disposición.

"No hay libro tan malo que no contenga algo bueno". Miguel de Cervantes

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP GUÍA METODOLÓGICA

La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos: 1. Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del método inductivo – activo 2. El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto, se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad. Los módulos guía utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son:  A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Formador  Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar.  Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así: -

FDH (El Formador dice y hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador.

-

FDEH (El Formador dice y el estudiante hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa.

-

EDH (El estudiante dice y hace) Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más relevantes y ejercicios generales.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales UNIDAD UNO 1. CATEGORÍAS GRAMATICALES LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: Organiza sintácticamente oraciones complejas e identifica la estructura del sujeto, del predicado y los conectores, evitando el uso de escollos lingüísticos. INDICADORES DE LOGRO

EVIDENCIAS DE

Reconoce correctamente los elementos de la oración gramatical. Identifica el sujeto en la oración sobre textos. Completa adecuadamente textos analizando su respectiva redacción. Analiza el uso de los conectores lógicos.

 Conocimiento  Conocimiento  Producto  Desempeño

FDH Formador Dice y Hace 1.1 DEFINICIÓN Es una clasificación de las palabras de acuerdo con la función que desempeñan dentro de la oración. En la actualidad, el término categoría gramatical se refiere a una variable lingüística que puede tomar diferentes valores de acuerdo al lugar que ocupa en la oración. 1.1.1 Sustantivo Partícula gramatical que designa a personas, animales, objetos o conceptos. Ejemplos: Juan, perro, Bogotá, mesa, etc.

Abstractos

Concretos

TIPOS DE SUSTANTIVOS Denotan cualidades o Amor, belleza, esperanza, caridad, ideas que sólo tienen fe… representación mental Designan seres u Perro, agua, lápiz, piedra, puerta,… objetos reales que se pueden percibir con los sentidos

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

Colectivos

Individuales

Propios

Comunes

Contables

No contables

o seres imaginarios que se representan como reales

Sirena, gigante, lápiz, …

Designan en singular un conjunto de seres iguales Designan en singular un sólo elemento de una clase Se refieren de forma individual a un sólo miembro de esa clase.

Alameda, ejército, rebaño…

Algunos nombres de países o regiones admiten artículos

el Japón, el Perú, la Vega

También aquellos a los que se les presupone un nombre común omitido Llevan artículo en plural cuando denotan una clase de individuos u objetos Designan a todos los miembros de una misma clase Designan cualidades separables que se pueden contar

El (río) Amazonas; el (monte) Everest

Álamo, soldado, oveja… Luisa, Manizales, Aneto…

Los Martínez, los Picasso expuestos

Mujer, ciudad, montaña…

Libro, árbol, lápiz, dos discos, muchas chicas…

Admiten Diez libros, algún libro… cuantificadores, numerales, además de indefinidos Designan sustancias, Aire, arena, agua, petróleo, oro… materias o cualidades, es decir, entidades continuas no separables Sólo admiten Bastante dinero, mucho azúcar… cuantificadores indefinidos 9


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales Epicenos

Son los que designan Gorila, víbora, elefante, cría… personas o animales sin diferenciar el sexo

1.1.2 Adjetivo Palabra que se agrega al sustantivo para designar una cualidad. Ejemplos: inteligente, melodiosa, alto Los adjetivos concuerdan en género y número con los sustantivos. En relación con su significado hay varias clases de adjetivos: CALIFICATIVOS DE RELACIÓN O PERTENENCIA GENTILICIOS CUASIDETERMINATIVOS

Son los que expresan una cualidad del sustantivo: bueno, inteligente Lingüístico, social, musical, ocular Santandereano, tolimense, bogotana, ruso Siguiente, último, anterior, postrero

La característica formal del adjetivo calificativo es el “grado”. Hay tres tipos de grado: POSITIVO Es el grado en el que se enuncia simplemente la cualidad: César es alegre. COMPARATIVO Son de tres formas: SUPERIORIDAD: formado por el adverbio MÁS y la conjunción QUE: "Karen es más inteligente que Julián" INFERIORIDAD: formado por el adverbio MENOS y la conjunción QUE: "Julián es menos inteligente que Karen" IGUALDAD: formado por el adverbio TAN+ COMO o con la locución IGUAL DE+QUE: "Marina es tan inteligente como Orlando" "Carolina es igual de inteligente que Ricardo" SUPERLATIVO Hay dos clases de superlativo: ABSOLUTO: enuncia una cualidad que se tienen en grado máximo. Se forma con adverbios o sufijos: muy pobre, pobrísimo, paupérrimo, muy abundante, abundantísimo, ubérrimo.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP RELATIVO: enuncia una cualidad que se tiene en grado máximo respecto a un grupo. Se construye con las fórmulas MÁS DE, MENOS DE, MEJOR DE: La más inteligente de la clase, la más simpática de mis amigas, la menos querida de mis tías, el mejor estudiante de mi salón. 1.1.3 Pronombre Son una clase de palabras cerradas que funcionan en la oración como los sustantivos, es decir, que pueden sustituir al nombre. Permite señalar su tiempo y persona gramatical. Ejemplos: yo, tu, el, esa, esta, me, mi, su.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRONOMBRES Sustituyen y representan a Formas tónicas: los nombres y las relaciones yo, tú, él, ella, ello, mí, personales. Tienen formas ti, sí, conmigo, contigo, tónicas y átonas. consigo, nosotros/as, vosotros/as, ellos/as, usted/es. Formas átonas: me, te, se, nos, os, le, la, lo, les, las, los DEMOSTRATIVOS Todas las formas de los esa, eso, esto, esta, determinantes demostrativos este, aquella, aquello. ejercen el papel de “pronombre” sólo cuando aparecen sin sustantivo. INDEFINIDO Son palabras que no nadie, alguien, nada, permiten definir propiamente algo, quienquiera, a los sustantivos. quienesquiera, cada uno y cada cual. NUMERALES Son los que informan con Cinco, primero tercio, exactitud de cantidades y ambos, doble, órdenes de colocación duodécimo, referidos a nombres, pero decimotercero. sin mencionarlos. RELATIVOS Son palabras que se refieren Que, cual, cuales, a un elemento anterior en el quien, quienes, cuanto, discurso, que se llama cuanta, cuantos, “antecedente” y que puede cuantas. ser explícito o implícito: El que se enfada pierde. Andrés quien estaba jugando no viajó. INTERROGATIVOS Son tónicos y siempre llevan ¿cuál?, ¿quién?, PERSONALES

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales - EXCLAMATIVOS

tilde.

¿qué?, ¿cuántas?, ¡quién!

1.1.4 Artículo o determinante Partícula que se antepone para anunciar su género y su número, cumple la función de convertir en sustantivo cualquier palabra que se anteponga. Se dividen en determinados e indeterminados: DETERMINADOS MASCULINO FEMENINO SINGULAR

El carro

La casa

PLURAL

Los carros

Las casas

NEUTRO Lo útil

INDETERMINADOS

MASCULINO

FEMENINO

SINGULAR PLURAL

Un niño Unos niños

Una niña Unas niñas

1.1.5 Verbo Es la palabra que designa acciones, estados o procesos con formas distintas para los diferentes tiempos, números y personas. El verbo varía en: TIEMPO Indica el momento en que se realiza la acción. Presente, pasado y futuro Ejemplos: Juan corre (presente) Juan corrió (pasado) Juan correrá (futuro) MODO Muestra la actitud del hablante con respecto a lo que dice, y son: Indicativo: indica certeza. Mañana lloverá mucho en Bogotá Subjuntivo: indica posibilidad. Ojalá no llueva mañana en Bogotá Imperativo: indica mandato o ruego. Cierre la ventana que va a llover PERSONA Indica a quien se le asigna la acción. Primera: el que habla Segunda: el que escucha Tercera: de quien se habla

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP NÚMERO Indica la cantidad de quienes realizan la acción. Ejemplos:

él trabaja (singular) ellos trabajan (plural)

VOZ Expresa la forma que tiene el sujeto para participar en la acción del verbo. Ejemplo: yo amo (activa) yo soy amado (pasiva)

1.1.5.1 Clases de verbos Verbos regulares Son aquellos verbos que al ser conjugados mantienen su raíz. Ejemplo: Amar Amaba Amé Amaré He amado

Verbos irregulares Son aquellos verbos que al ser conjugados presentan cambios en la raíz. Ejemplo: (Ir) Voy Fui Iré He ido Infinitivo Son verbos sustantivados que se caracterizan por las terminaciones ar, er ir. Ejemplo: Nadar es saludable. Comer en exceso es perjudicial. Vivir lejos Gerundio Son verbos que actúan como adverbios y se caracterizan por las terminaciones ando, iendo. Ejemplo: Yudy salió caminando. Ángela salió corriendo.

Participio Son verbos que actúan como adjetivos y se caracterizan por las terminaciones ado e ido, acompañadas de las conjugaciones del verbo haber. 13


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales Ejemplo:

yo he amado

Formas no personales del verbo Nosotros hemos comido

1.1.6 Adverbio

Es una partícula gramatical que califica, modifica o amplia la significación del verbo, del adjetivo o del mismo adverbio.

Clasificación de los adverbios De lugar

aquí, allí, allá, lejos, (a)delante, atrás, (a)dentro, (a)donde, ahí, cerca, dónde, arriba, encima, detrás. De tiempo hoy, mañana, luego, entonces, ya, todavía, aún, constantemente, recientemente, nunca, ayer, ahora, enseguida, recién, mientras, temprano, antes, después, cuando. De modo así, bien, mal, mejor, peor, igual, cual, como, según, (la mayoría de los acabados en “mente”) De afirmación sí, también, claro, bueno, efectivamente, naturalmente, seguro, evidentemente, verdaderamente. De negación no, tampoco, nada, nunca, jamás. De cantidad nada, mucho, poco, apenas, demasiado, más, menos, tan, muy, bastante, casi, justo, todo, cuanto. De deseo ojalá, así. De duda posibilidad quizá(s), igual, acaso, posiblemente, 14


Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP o probabilidad De exclusión inclusión o adición

probablemente, seguramente. sólo, solamente, únicamente, aun, además.

Locución adverbial Una locución adverbial está formada por dos o más palabras que constituyen un conjunto sintáctico indivisible que se comporta igual que un adverbio: a oscuras, de pronto, ante todo, con frecuencia, a traición, sin comparación, desde luego… Algunas locuciones inciden sobre la oración entera y se refieren a la actitud del hablante sobre los hechos: a lo mejor, tal vez, puede que...

1.1.7 Preposición Es una palabra invariable que sirve para relacionar los elementos de una oración. A ante bajo con contra en entre hacia hasta para sin sobre tras En desuso: cabe (junto a), so (debajo de)

de desde por según

1.1.8 Conjunción Es una palabra invariable que une o enlaza palabras o proposiciones (frases u oraciones), aunque haya oposición entre ellas. Copulativas Adversativas Disyuntivas Causales Condicionales Concesivas Comparativas Consecutivas

Dan idea de suma o acumulación Dan idea de contraposición Dan idea de opción

y, e, ni

Establecen relación de causa Expresan una condición

porque , pues, puesto que si, con tal que, siempre que aunque, si bien, así, por lo tanto como, tal como

Indican dificultad que no impide Relacionan comparando Expresan una consecuencia 15

mas, pero, sino, sino que o, u

tan, tanto que, así que


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales Temporales

Dan idea de tiempo

cuando, antes que

Finales

Indican una finalidad

para que, a fin de que

1.1.9 Interjección Expresión con la que se manifiestan impresiones repentinas o exclamaciones, van entre signos de exclamación. Ejemplos: ¡Ah!, ¡uf!, ¡bah!, ¡zas!, ¡eh! ¡ay!, ¡oh!, ¡ojo!, ¡cuidado!, ¡bravo!, ¡oiga!, ¡vaya!, ¡estupendo!, ¡Dios mío!, ¡Cielo santo!, ¡Qué horror! ! ¡Nunca! ¡Ahora!, ¡válgame Dios!

2. LA ORACIÓN GRAMATICAL 2.1 CONCEPTO La oración gramatical es una unidad de comunicación que posee sentido completo, carácter independiente y termina en pausa o punto. En tal sentido, la oración está formada por dos partes: sujeto y predicado.

PARTES BÁSICAS DE LA ORACIÓN SUJETO

Es la persona, animal u objeto de quien se habla o quien desarrolla la idea expresada por el verbo.

PREDICADO

Es todo aquello que se expresa del sujeto y aparece como la acción realizada con todos sus efectos.

Viviana llegó muy tarde (¿Quién llegó? Viviana) Una luz cegó sus ojos (¿Qué cegó sus ojos? Una luz) Yudy salió de viaje Ángela vive muy lejos Carlos tiene veinticinco años

2.2 ESTRUCTURA DEL SUJETO El sujeto puede ser simple o compuesto, según tenga uno o más núcleos.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP NÚCLEO DEL SUJETO Normalmente es un sustantivo; cuando el sujeto se forma con dos o más grupos nominales unidos por una conjunción, el núcleo es compuesto. Ejemplo: El bravo cazador y su hermoso perro se internaron en el bosque.

2.3 ESTRUCTURA DEL PREDICADO Existen dos clases de oraciones que dependen del verbo conjugado que contengan: nominales y verbales LA ORACIÓN NOMINAL Es aquella que utiliza los verbos copulativos (ser o estar) y generalmente se refiere a atributos. Ejemplo: Marisol Ospina sujeto

es Verbo copulativo

una gran mujer atributo

LA ORACIÓN VERBAL Es aquella que contiene un sujeto que realiza la acción, con determinados efectos y en circunstancias específicas (complementos). Utiliza verbos no copulativos (diferentes a ser o estar) en sus conjugaciones. El verbo conjugado es el núcleo de estas oraciones. Ejemplo: La luna Sujeto

refleja Verbo conjugado

La luz del sol complemento

2.3.1 COMPLEMENTOS EN EL PREDICADO VERBAL El complemento del verbo modifica al verbo de tres maneras:

COMPLEMENTO DIRECTO Es aquel que completa la oración verbal. Cuando una oración tiene complemento directo se llama transitiva y se identifica aplicando la pregunta “qué” al verbo conjugado. Ejemplos: Lloraba lágrimas amargas (Lloraba qué: lágrimas amargas) Me gusta el fútbol (Me gusta qué: el fútbol)

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales COMPLEMENTO INDIRECTO Es aquel que asigna un destinatario de su acción. En otras palabras, aparece como destinatario de la acción verbal y generalmente esta precedido de las preposiciones “a” o “para”. Ejemplos: Compré un regalo para Teresa Le escribiste una carta a tu amigo

La destinatario del regalo es Teresa El destinatario de la carta es tu amigo

COMPLEMENTO CIRCUNSTANCIAL Es aquel que establece las circunstancias en que se realiza la acción del verbo. Ejemplos: Shakira cantó muy bonito Trabajamos bastante en la casa Nos vemos el otro año

(CC de modo) (CC de cantidad) (CC de tiempo)

2.4 CLASES DE ORACIONES ENUNCIATIVA

Expresa algo negativa o afirmativamente

INTERROGATIVA Expresa una pregunta

EXCLAMATIVA

Expresa alteración del ánimo

IMPERATIVA

Expresa mandato, consejo o prohibición

EXHORTATIVA

Induce a alguien a obrar de una manera determinada

DESPECTIVA

Expresa desprecio

DUBITATIVA

Expresa duda

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El estudiante realizó su trabajo Sandra no asistió a clase ¿Qué vamos a estudiar? ¿Cuánto quedó el partido? No sabía que vendrías ¡qué alegría! Vamos a ganar ¡ánimo! Tráiganme los cuadernos Hoy no sales a jugar Aplícale una inyección Dígales que se va a casar Eres un imbécil Te odio con todas mis fuerzas De pronto salimos a bailar Tal vez me encuentre con Wilson


Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP DESIDERATIVA

Expresa un deseo

Ojalá pueda ingresar al INCAP Cuánto quisiera conocerla

2.5 CONECTORES Los conectores son partículas que nos sirven para ordenar y relacionar las diferentes ideas que aparecen en un texto tal y como vemos en el siguiente ejemplo: Bogotá, 15 de mayo de 2002

Querido Jaime: En primer lugar quería decirte que no te he escrito antes porque he estado muy ocupado. No me lo vas a creer pero nos hemos venido a vivir a Bogotá. Ya sabes que Ana estaba trabajando en un pequeño almacén en Bucaramanga, también que no estaba muy contenta porque no podía poner en práctica sus ideas. A finales de marzo, salió un anuncio en el periódico para un trabajo en Bogotá, lo solicitó, se lo dieron y por eso ahora te escribo desde nuestra nueva casa en Bogotá. La casa es muy bonita, sin embargo no es tan grande como la que teníamos antes aunque yo creo que es mucho más cómoda. Además, ahora estamos más cerca de la familia y gran parte de nuestros amigos. La verdad es que nos gusta mucho y estamos muy contentos. Como ya hace unas semanas que estamos aquí, hemos decidido hacer una pequeña fiesta y queríamos invitarte. Ya sabes que te puedes quedar el fin de semana o la semana entera con nosotros, aunque la casa es más pequeña que la otra, tenemos un sitio para ti. Por último, quería preguntarte cuáles son tus planes para este verano porque si no vas a salir, a Ana y a mí, nos gustaría visitarte un par de semanitas. ¿Qué te parece? Ya me contarás. Un fuerte abrazo,

Alberto

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

CLASES DE CONECTORES Conectores de causa – efecto (relaciones lógicas)

por que, por lo tanto, puesto que, por eso, por esta razón, en consecuencia, por consiguiente, de ahí que, de modo que, en tanto que, en cuanto, siendo esto así, por lo mismo que, por ende…

Conectores de temporalidad o de orden (relaciones cronológicas) Conectores de Contraste (o adversativas)

antes, después, enseguida, en adelante, simultáneamente, entre tanto, anteriormente, posteriormente, seguidamente, luego, primeramente, en primer lugar, en segundo lugar, por último, en fin…

Se expresan por medio de las conjunciones adversativas, usadas para confrontar dos ideas, o para oponer dos aspectos de un mismo asunto. Los conectores son: pero, empero (arcaísmo), no obstante, a pesar de, sin embargo, por el contrario, aunque, inversamente, no sólo, sino, con todo, más bien, fuera de, excepto, salvo, menos, antes bien, más que, al revés, al menos, en vez de… Conectores de Expresan la unión de un elemento con otro, al que se suma o agrega. Adición Los conectores aditivos son: y, con, también, más, además, aún más… La “o” que a veces se alterna con la y (“y/o”), expresa disyunción como en: “te quedas o te vas”. La “o” con tilde (“ó”) es un conector temporal. Conectores de Cuando queremos enfatizar en lo dicho, o escrito, y buscamos otras Ampliación formas para complementar nuestro mensaje. Los conectores son: por ejemplo, en otras palabras, es decir, o sea, así, dicho de otro modo, dicho en otras palabras, mejor dicho, por decir algo, lo que es igual a, o es lo mismo, ahora bien, tanto que… Conectores de Conectores empleados para establecer conexiones entre dos o más comparación o ideas expresadas en un enunciado, es decir, relaciones de igualdad de semejanza, homología o comparación. Son: del mismo modo, así apreciación mismo, igualmente, de la misma manera, de igual modo, de igual forma, como, tanto como… Conectores de Cuando queremos acentuar lo enunciado de manera oral o escrita, énfasis usamos estos conectores: sobre todo, ciertamente, evidentemente, lo que es más, como si fuera poco, lo que es peor, repitiendo lo dicho, retomando lo anterior, dicho de otro modo, de hecho… Conectores que por otra parte, en otro sentido, por otro lado, por el contrario, en expresan cambio contraste con, bajo otro punto de vista, desde otra perspectiva, desde de perspectiva otro ángulo, si bien es cierto… Conectores que finalmente, en suma, en conclusión, para terminar, para concluir, por expresan resumen último, en fin… o finalización

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

2.6 ESCOLLOS LINGÜÍSTICOS Son expresiones lingüísticas incorrectamente utilizadas tanto en el habla como en la escritura. Estas incorrecciones se presentan con mucha frecuencia entre los profesionales para quienes el lenguaje es su herramienta de trabajo. Algunas de estas expresiones mal utilizadas son: 2.6.1 Anacoluto o solecismo Es una incorrección en el orden lógico de una oración. Ejemplos: Balones para niños de goma (Anuncio en una tienda de juguetes) Se arrienda habitación sin niños (aviso de arrendamiento) Medias para caballeros de lana. (Anuncio en un almacén de ropa) Se venden pañales para adultos desechables (Anuncio en una tienda)

2.6.2 Leísmo Es la sustitución del pronombre personal lo/la por le, consiste en usar las formas pronominales le, les cuando debieran usarse las formas lo, la, los, las. Ejemplos: Mario entró; no le vi salir. Lo correcto es: Mario entró; no LO vi salir. El buque (la embarcación) naufragó; le vimos hundirse. Lo correcto es: El buque (la embarcación) naufragó; LO (LA) vimos hundirse. Pablo les saludó (a Daniel y a Mario o a Daniel y a María). Lo correcto es: Pablo LOS saludó.

2.6.3 Eufemismo Es la sustitución de un término o frase que tiene connotaciones desagradables o indecorosas por otros más delicados o inofensivos. Ejemplos: “Una mujer de color” a la mujer negra. “La tercera edad” a la vejez “Una fórmula heredada de la edad media” para designar la homosexualidad “Pecado nefando” el pecado que no debe mencionarse. “Amor oscuro” al amor que no osa decir su nombre.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 2.6.4 Que Galicado Consiste en emplear el pronombre relativo que después del verbo ser, en vez de los adverbios cómo (para referirse a la manera), donde (para referirse al lugar) y cuando (para referirse al tiempo). Ejemplo: Allí es que vive Allí Forma correcta: Allí es donde vive o Allí vive Así es que me gusta Forma correcta: Así es como me gusta o Así me gusta Ayer fue que llegó Forma correcta: Ayer fue cuando llegó o Ayer llegó

QUE GALICADO

EXPRESIÓN PREFERIBLE

Así es que me gusta

Así es como me gusta. / Así me gusta. / Me gusta así Ahí fue que se enamoró Ahí fue cuando se enamoró. / Ahí fue donde se enamoró. / Ahí se enamoró. En esa forma será que lo En esa forma será como lo lograremos. / lograremos Así lo lograremos Mañana es que vamos a Mañana es cuando vamos a saberlo. / saberlo Mañana lo sabremos. Es por eso que te lo digo Es por eso por lo que te lo digo. / Por eso te lo digo. Con este propósito fue Con este propósito fue con el que la invité. que la invité / La invité con ese propósito Cuando el uso es enfático y hay una preposición antes de la palabra "que", es preferible repetir la preposición o usar una construcción sin "que":

2.6.5 Mal uso del gerundio: Ando, iendo El inapropiado uso del gerundio se presenta cuando se intenta dar simultaneidad a la acción del gerundio con la del verbo principal. Algunas veces el gerundio está mal empleado porque se usa como adjetivo o modificador del sustantivo y no del verbo. 22


Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP EJEMPLOS: INCORRECTO El preso huyó, siendo detenido más tarde Recibí una caja conteniendo libros Vendí la finca comprando un auto Necesitamos una secretaria sabiendo inglés

CORRECTO El preso huyó, pero fue detenido más tarde Recibí una caja que contenía libros Vendí la finca y compré un auto Necesitamos una secretaria que sepa inglés

2.6.6 Redundancia Consiste en utilizar palabras que ya están implícitas en otras anteriores y que, por tanto, no son necesarias. Ejemplos: Se pagarán esas cuentas a partir del día viernes Tiene dos hijas mujeres y un hijo varón

Sus obras póstumas fueron publicadas después de su muerte

Le vino una terrible hemorragia de sangre En ese lapso de tiempo, ocurrió el accidente Pudo, pero sin embargo, no lo hizo Fulano tiene una lengua bífida y viperina

El 20 de julio de 1969, alunizaje del hombre en la Luna

En "viernes" ya está implícito el concepto de día Tanto "hijas" como "hijo" son vocablos que expresan claramente el sexo. Por consiguiente, las palabras "mujeres" y "varón" no cumplen ninguna función "Póstumo" "Póstumo" es todo aquello que sale a luz después del fallecimiento del autor. No es necesaria la aclaración "después de su muerte" ya que nada "póstumo" podrá ser anterior al fallecimiento Una hemorragia es una pérdida deliberada de sangre. “Lapso” es un periodo de tiempo Pero y sin embargo tienen la misma significación Se incurre en redundancia; pues lengua bífida significa perteneciente o relativo a la serpiente, y lengua viperina lo mismo, ya que éste es un término perteneciente o relativo a la víbora alunizaje solo refiere a la llegada a la luna 23


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

FDEH. Formador Dice, Estudiante Hace EJERCICIOS DE APROPIACIÓN 1. Copie estas oraciones sustituyendo las palabras tabú por los eufemismos que están en el recuadro. Enfermos mentales

víctimas

finalizó su contrato laboral

 A Isabel la despidieron el martes  Trabaja en un centro para locos  El accidente cobró dos muertos 2. Clasifique los sustantivos

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3. En el siguiente texto, señale qué palabras son adjetivos "Era Encarnación Guillén la vieja más acartonada, más tiesa, más ágil y dispuesta que se pudiera imaginar. Por un fenómeno común en las personas de buena sangre y portentosa salud, conservaba casi toda su dentadura, que no cesaba de mostrarse entre sus labios secos y delgados durante aquel charlar continuo y sin fatiga. Su nariz pequeña, redonda, arrugada y dura como una nuececita, no paraba un instante: tanto la movían los músculos de su cara pergaminosa, charolada por el fregoteo de agua fría que se daba todas las mañanas. Sus ojos, que habían sido grandes y hermosos, conservaban todavía un chispazo azul, como el fuego fatuo bailando sobre el osario. Su frente, surcada de finísimas rayas curvas que se estiraban o se contraían conforme iban saliendo las frases de la boca, se guarnecía de guedejas blancas. Con estos reducidos materiales se entretejía el más gracioso peinado de esterilla que llevaron momias en el mundo, recogido a tirones y rematado en una especie de ovillo, a quien no se podría dar con propiedad el nombre de moño". PÉREZ GALDÓS, BENITO. "La desheredada"

4. Ejercicios del género: los sustantivos Indica si los siguientes nombres son masculinos, femeninos o pueden ser tanto de un género como del otro. 1. olor 2. monarca 3. postre 4. reloj 5. abogada 6. amistad 7. tijeras 8. bondad 9. dosis 10. emoción 11. sal 12. nube 13. arpa 14. coche 15. clima 16. cliente 17. capital 18. girasol 19. mediodía 20. calor 5. Sopa de letras. Busca en todas las direcciones doce adverbios de diferentes clases 25


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6. Identifique el eufemismo y realice una oración con cada uno de estos. Interrupción voluntaria del embarazo / Aborto Daños colaterales / Muerte de civiles Relaciones impropias / Adulterio Recluso o interno / Preso Establecimiento penitenciario / Cárcel Limpieza étnica / Matanza racista Pasar a mejor vida / morir

7) Subraya las interjecciones de las siguientes oraciones. -¡Ay! mi madre me va a pegar. -Tu deberías ser menos chismoso, ¡eh! -¡Uy! de milagro no se come la farola. -¡Eh! mañana vienes a mi casa a hacer el taller de redacción. -¡Oh!, ¡qué pena! Sara está enferma y está en chapinero. -¡Cielo santo! ¡qué bonita ha venido hoy a clase!

26


Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 8. Sustituya en las frases siguientes la palabra COSA por otra más precisa Ejemplo:

La humildad es una cosa rara. La humildad es una virtud muy rara.

1. El escritor expresó cosas muy bellas en sus páginas. ________________________________________________________

2. El explorador ha vivido cosas extraordinarias. ________________________________________________________

3. La envidia es una cosa despreciable. ________________________________________________________

4. El científico presentó cosas sorprendentes. _______________________________________________________

5. El petróleo es una cosa que se encuentra en la naturaleza. ________________________________________________________

6. La falta de inteligencia es una cosa irremediable. ________________________________________________________

7. La cosa fue discutida en el consejo. _______________________________________________________

8. La educación de los niños es una cosa difícil. _________________________________________________________

9. El comercio es una cosa necesaria en un país. _________________________________________________________

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 10. La guerra es una cosa pavorosa. _________________________________________________________

11. La radio acaba de anunciar cosas terribles. _________________________________________________________

12. El microscopio es una cosa indispensable para el biólogo. ________________________________________________________

13. La gula es una cosa vergonzosa. _______________________________________________________

14. Ese periodista imparcial dijo las cosas como han pasado. _________________________________________________________

15. Ese libro de poemas contiene cosas maravillosas. ________________________________________________________

16. Esta pintura es una cosa hermosa. _________________________________________________________

17. Este patán gritó cosas abominables. _________________________________________________________

18. La falta de puntualidad es una cosa muy extendida. _________________________________________________________

19. La cosa se está poniendo pesada. _________________________________________________________

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 20. El nylon es una cosa muy útil. _________________________________________________________

9. Ahora debes sustituir el verbo “hacer”, por otro más preciso.

Los empleados hicieron una reunión

Claudia hace unos cuadros muy hermosos.

Los obreros hicieron una zanja en la calle.

 El sastre hace trajes sobre medidas. ________________________________________________________ 

Tienes que hacer un completo informe.

10. Debes reemplazar ahora los verbos “tener”, “poseer” y “poner “por otros más precisos. Pon cada palabra en el sitio exacto.

Ya no tienes el mismo afecto por tu pareja.

Posee muchas ideas nuevas e interesantes.

Si no pones atención, no vas a entender el mensaje _______________________________________________________________ 29


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Tiene frecuente dolores en el abdomen.

La televisión Colombiana tiene pocos programas culturales.

No pongas la basura en esa caneca rota.

Los niños del Chocó no poseen buena salud. ________________________________________________________

11. A continuación encontrarás un listado de verbos. Escoge el más apropiado a cada frase.

Fundir

acomodar

tramar

pronunciar

cavar

Escribir

construir

recorrer

ganar

sentir

Producir

introducir

medir

recostar

usar

1. El senador hizo un discurso muy convincente.

2. El Inurbe hizo una nueva urbanización.

3. Las abejas hacen miel.

4. La casa tiene seis metros de frente. __________________________________________________________________

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

5. El obrero puso la escalera contra el muro. _______________________________________________________________

6. No pongas más palabras en tu redacción. _______________________________________________________________

7. Hizo una conspiración para arrebatarle el poder. _______________________________________________________________

8. Tuvo el primer puesto en la competencia. _______________________________________________________________

12. En las siguientes frases falta un adjetivo. Elige el más apropiado, evitando los siguientes: Estupendo, extraordinario, fantástico, magnífico, colosal, sensacional, gran, espléndido, bueno. 

Estudió el caso y presentó un _________________ informe.

El carro es una _____________ adquisición

Lo recibieron después de una _______________ espera.

Es un _______________ regalo para ella.

La reunión se celebró con un _______________ homenaje.

Una _____________ llamada de atención, vale mucho.

En la TV presentarán un _____________ documental.

Sustentó su trabajo con respuestas muy _______________.

Le dieron la razón por que esgrimió ___________________ argumentos.

Se rindió al ganador un ________________ homenaje.

Organizó una ______________________ fiesta.

En su almacén exhibe _________________ artículos. 31


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 13. Ejercicios conectores En los siguientes enunciados falta un conector que exprese de manera inequívoca cuál es la relación de significado que establecen entre sí las oraciones enlazadas. Para cada enunciado se proponen cuatro posibles expresiones conectivas, escoge la que mejor conviene en cada caso. 1. ......................... no sea siempre aparente, el terror a la muerte es universal, constituye la motivación principal en la vida de la persona y nutre el instinto humano de conservación. (además / de ahí que / porque / aunque). 2. Todavía son muchos los doctores y profanos que temen permitirle a un profesional dejar morir o quitarle la vida a otro ser humano, .............................. éste lo haya pedido y esté en su sano juicio. (debido a que / de ahí que / aunque / por lo que). 3. La oposición a la eutanasia por parte de las religiones cristianas brota de la convicción de que sólo Dios da la vida y,.............................., sólo Él la puede quitar. (gracias a / por su parte / sin embargo / por tanto). 4. Para la fe judía ortodoxa, la existencia posee un valor infinito y el acortarla es siempre inmoral,............................. incluso un minuto de vida tiene un precio incalculable. (como / pues / pero / si). 5. La intensidad y la amargura del debate actual sobre el derecho a morir con dignidad disminuiría considerablemente........................ la sociedad, los médicos y los políticos de la sanidad prestaran mayor atención a cómo mitigar el dolor y el sufrimiento del enfermo. (porque / si / a causa de que / aunque). 6. Los familiares juegan un papel fundamental en la opción de morir, especialmente cuando se trata de un enfermo mentalmente incapacitado, ............................... son los parientes quienes mejor conocen los valores y deseos del moribundo. (porque / como / salvo que / en caso de que). 7.................................... los medios de comunicación no han tenido siempre el mismo impacto que de hoy, han estado presentes a lo largo de los siglos. (con la finalidad de que / aunque / ya que / visto que). 8. Entre todos los medios de comunicación, la televisión es, sin duda, el más completo, consumado, penetrante, popular y,.................................., el más efectivo. (con todo / de todas formas / a su vez / por tanto). 9. En Norteamérica, por ejemplo, los expertos calculan que los adultos pasan la mitad de su tiempo de ocio ante la pequeña pantalla, ................................. los niños le dedican más tiempo que al colegio. (excepto que / mientras que / con tal de que / con el objeto de que).

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 10. Los medios ciertamente nos enseñan la realidad, .................................... lo hacen a su manera. (mientras que / de ahí que / pero / a fin de que).

14. Taller de conectores I. Ejercicios de Selección múltiple 1. En el siguiente ejemplo, ¿qué función cumple el conector marcado? El muchacho evocaba con tristeza la ausencia de su abuelo. Sin embargo, algo lo reconfortaba: el campo y sus árboles seguían allí. a. b. c.

Muestra suma de elementos. Presenta una objeción en lo que se relata. Permite finalizar el relato.

2. ¿Cuál de las siguientes oraciones debe utilizar con corrección el conector “y”? a. b. c.

Juan comía rápidamente. Pedro lo hacía lentamente. La llegada de Juan fue inoportuna. Andrés se retiró rápidamente. Fabiola corría por la colina. Su hermano la seguía muy cerca.

3. ¿Qué función cumple el conector “e”? a. b. c.

Facilita la unión de palabras con el fin de evitar la repetición de sonidos. Permite mostrar una dificultad. Une palabras de cualquier tipo.

4. Complete con el conector apropiado el siguiente ejemplo. Recuerde que sólo debe marcar la opción correcta. Ejemplo: Pedro _____ Osvaldo deben esperar la respuesta. Es indispensable que alguno de los dos se quede. a. y b. o c. u 5. ¿Cuál de las siguientes parejas de oraciones requiere el uso del nexo “pues”? a.

No hay dulce. Compraré. 33


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales b. c.

Se lo dije. No me gusta mentir. Iré a comprar. Lavaré el automóvil.

6. ¿Qué función cumple el conector marcado en el ejemplo? Una idea entera se cambia porque una palabra se trasladó de sitio. a. Adición de elementos. b. Causa o razón de algo. c. Oposición de elementos.

II. Ejercicios de Reconocimiento Lea los siguientes textos y marque con un lápiz de color los conectores identificables. Señale qué función cumple dentro del texto (dos puntos cada respuesta). 1. Con su poderosa vista de águila, los hipogrifos leyeron el mensaje desde la entrada del desfiladero y no pudieron soportarlo: ¡todas las amadas haches habían desaparecido de las palabras que atesoraban con tanta avaricia! Temerosos de desaparecer ellos también huyeron (al fin y al cabo, ellos eran hipogrifos con hache) hacia tierras inexploradas. Pero... ¿qué magia tan poderosa había espantado a los invencibles hipogrifos? Justificación del uso ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________ 2. Ningún habitante del pueblo se animaría a beber de esas aguas y hacerlo sería una locura, sin embargo, ¿quién las había envenenado? Justificación del uso ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________________________

3. El día que pensó que estaba cerca de la costa, recobró la esperanza. Sin embargo, un nuevo temor lo atormentó. Justificación del uso 34


Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________

4. Para qué hablar de las bebidas alcohólicas, ¡qué sabor tan desagradable! Además era imposible beberlas, porque el hígado también amenazaba con deshacerse. Justificación del uso ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________

III. Ejercicios de Creación. Redacte oraciones, utilizando los conectores que se sugieren (dos puntos cada respuesta). Respete ortografía, orden y claridad en sus oraciones. 1. pero: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________ 2. mas: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________ 3. y: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________ 4. e: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________ 5. o: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________ 35


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales UNIDAD DOS 3. ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DEL MENSAJE EMPRESARIAL

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: Jerarquiza ideas para la creación de mensajes y redacta documentos comerciales con precisión, claridad, brevedad y concordancia. INDICADORES DE LOGRO

EVIDENCIAS DE

Identifica la concordancia en los mensajes. Valora la importancia del mensaje en la comunicación empresarial Elabora correctamente mensajes efectivos. Aplica las características que debe tener un mensaje efectivo.

 Conocimiento  Desempeño  Producto  Desempeño

FDH Formador Dice y Hace 3.1 CONCEPTO El mensaje es el objeto central de cualquier tipo de comunicación que se establece entre dos partes, el emisor y el receptor. Si bien en general se relaciona la idea de mensaje con mensajes escritos, hoy en día la variedad de mensajes y estilos comunicativos es ciertamente infinito y hace que los individuos podamos mantener contacto con otras personas de diversas maneras. Para definirlo técnicamente, el mensaje es el conjunto de elementos informativos que el emisor envía a quien cumple la función de receptor. Entonces, es sólo a través del mensaje que el fenómeno comunicativo puede generarse, ya que es el elemento vital en el desarrollo de las relaciones interpersonales. Para poder llevar a cabo la comunicación de manera apropiada, es de vital importancia que ambas partes reconozcan y comprendan el lenguaje en el que el mensaje está establecido. En este sentido, lenguaje puede ser no solamente el idioma o la lengua, sino también los símbolos, las señas o los gestos que se estén transmitiendo.

3.2 CREACIÓN DE MENSAJES ESCRITOS Para crear mensajes que cumplan con su objetivo es necesario ordenar en párrafos y de manera cuidadosa los datos, los materiales y las ideas. Un mensaje es un conjunto de párrafos relacionados que sugiere una intención comunicativa completa.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Cada párrafo debe desarrollar una idea concreta, importante y esencial, sin la cual el mensaje no sería completo. Para redactar un texto tenga en cuenta: Identificar claramente las ideas fundamentales que se quieren desarrollar, tratar como máximo dos ideas por carta, desarrollar cada idea en un párrafo expresada con claridad y en detalle, e interconectar los párrafos para que el mensaje tenga unidad comunicativa. Se sugiere utilizar un borrador (primer intento del escrito) si se tiene poca experiencia. Es posible que al primer intento no se obtenga la comunicación deseada y seguramente ameritará reiteradas revisiones y correcciones para mejorarla constantemente. Un borrador puede mejorarse al revisar la estructura, la puntuación, la ortografía, la sintaxis y cada una de las características de la comunicación eficiente.

3.3 TIPOS DE MENSAJES Los tipos de mensajes de mayor reconocimiento debido a su continuo uso son: los mensajes comerciales, los mensajes sociales, los mensajes oficiales y los mensajes privados.

3.3.1 MENSAJES COMERCIALES Son aquellos cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compras, ventas, propaganda y movimientos internos de una empresa. Una carta, por ejemplo, es un mensaje comercial escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. Pueden ser entre otras: de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro. MÉTODO PARA REDACTAR MENSAJES COMERCIALES (CARTA) A continuación se sugiere un método que permite redactar cartas correctamente, mediante la aplicación de tres pasos básicos: conocer datos precisos y correctos del destinatario, asegurarse de que se ha comprendido el objetivo del mensaje y tener los materiales adecuados. A. CONOCER LOS DATOS PRECISOS Y CORRECTOS DEL DESTINATARIO Si se trata de una empresa, usaremos su nombre legal y se escribirá completo. Cuando la carta se dirija a una sola persona, consignaremos su nombre como esa persona lo usa. En caso de duda, se escribe de acuerdo con las reglas gramaticales. Daremos el tratamiento adecuado a su profesión, puesto que ocupa, estado civil, 37


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales entre otros. Si se trata de un cuerpo colegiado, se utilizará el nombre con el que funciona. En cuanto a la dirección a donde debe dirigirse es importante hacer la investigación pertinente para evitar errores. Si va dirigida a una población en el territorio nacional, es necesario escribir el nombre de la ciudad, el Estado y el código postal. En una oficina de correos debe existir un directorio que contenga los códigos postales de todo el país. Si la carta va al extranjero se debe ser preciso con cada uno de los datos requeridos. Normalmente, una dirección se compone del nombre o la numeración de la calle, incluyendo el número del predio, la ciudad, el Estado y el código, pero también puede usarse un apartado postal, y en el caso de empresas que se ubican en sectores rurales, el número del kilómetro en el que se localiza la entrada. Cuando una carta se envía a una dirección en la misma ciudad, se usará la palabra Ciudad, en lugar del nombre de la misma.

B. ASEGURARSE QUE SE HA COMPRENDIDO EL OBJETIVO DE LA CARTA El objetivo de la carta es aquello que se pretende conseguir con ella. Los datos que tenemos al respecto deben formularse en ideas claras y desarrollarlas en tres párrafos bien definidos: la introducción, el cuerpo y la despedida. Una vez estemos seguros de haber entendido lo que deseamos obtener con la carta, es preciso plantear preguntas como: ¿Cuáles de los elementos formulados en ideas deben estar en la introducción?, ¿cuál elemento o idea es determinante para situarlo dentro de los conceptos fundamentales?¿qué frase de cortesía conviene usar en la despedida? Para obtener respuestas asertivas es importante conocer las características del tipo de carta que se necesita. Una carta de pedido, por ejemplo, requiere datos muy precisos y se caracteriza por su brevedad y concisión. Una carta de oferta o propaganda tiene características completamente distintas. Es por ello, que debemos practicar la redacción de los diversos tipos de carta y sus respectivas respuestas.

C. TENER LOS MATERIALES ADECUADOS Las clases de papel de mayor utilización en la correspondencia son: Papel bond: de diverso gramaje según la necesidad. Papel carbón: utilizado en las formas continuas para obtener una copia instantánea de cada documento. Papeles livianos: seda y periódico utilizados en los formatos estándar de facturas, remisiones, recibos de caja, etc.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP La oferta de papeles es muy extensa y su utilización está determinada por el objetivo que pretende lograr quien envía el escrito. El color clásico es el blanco, pero es posible utilizar otros tonos discretos y adecuados de acuerdo al tipo de comunicación.

Los tamaños más utilizados actualmente en la correspondencia son: Tamaño carta: para la ejecución de cualquier tipo de carta) Tamaño oficio: se emplea especialmente en comunicados oficiales) Tamaño media carta: es la mitad de una hoja tamaño carta y se utiliza para enviar comunicados interdepartamentales Existen algunas formas impresas que venden en las papelerías y que presentan los más variados tamaños y clases de papel, se usan especialmente en contratos de arrendamiento y documentos específicos. Estos documentos se deben diligenciar con los datos requeridos.

3.4 TIPOS DE COMUNICACIONES COMERCIALES. En el desarrollo de la actividad comercial se presentan diferentes clases de comunicaciones comerciales, que aunque pueden realizarse en forma telefónica, es preferible hacerlas por medio de una carta o en un mensaje electrónico. Lo realmente importante es asegurarse que los datos y el medio a través del cual se envía la comunicación garanticen la eficiencia y la eficacia del mensaje. 3.4.1 SOLICITUDES DE DATOS Normalmente el primer mensaje está relacionado con una solicitud de informe, de cotización o de consulta. Diariamente el correo lleva y trae correspondencia que pregunta y que responde inquietudes sobre múltiples aspectos. Los empresarios requieren conocer los paquetes de servicios que ofrecen las entidades bancarias y financieras, la cobertura de las aseguradoras, sobre las condiciones de una negociación: plazos, intereses, garantías o exclusividades; sobre el comportamiento crediticio y solvencia de un cliente potencial o el desempeño de un candidato a un cargo, son innumerables los factores que generan la necesidad de comunicación interempresarial. De otra parte, la gente particular necesita información acerca de requisitos de ingresos, cupos y fechas de inscripción a colegios, universidades e instituciones; sobre diversidad de productos y suscripciones. Hay muchos interrogantes para saber a quién preguntar, cómo preguntar y por cuál medio hacerlo. Acertar en el destinatario es fundamental. Cuando la correspondencia llega al destinatario equivocado puede quedarse sin respuesta o pasar por muchos escritorios hasta llegar a manos de quien pueda contestar.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales El cómo escribir la carta se refiere al estilo y al tono, que veremos más adelante, para motivar una pronta y eficiente respuesta. Si la solicitud de datos va a realizarse por medio de una carta es muy importante saber expresarse, para facilitar la tarea del destinatario y motivarlo a responder oportunamente. Por tanto, es conveniente tener presente las siguientes sugerencias:     

Determinar a quién se dirige la solicitud, para garantizar una respuesta acertada. Precisar el tipo de información que se desea y la finalidad. Expresarse como mucha cordialidad y gratitud. Dejar abierta la posibilidad de información adicional. Manifestar una actitud de reciprocidad y disponibilidad para servir de igual manera.

Ejemplo: Lea cuidadosamente los siguientes borradores de párrafos de dos cartas de solicitud de datos y sus respectivas respuestas. Dentro de tres meses recibiré mi diploma de bachiller en el colegio Cooperativo José Acevedo y Gómez y aspiro iniciar mi carrera de ingeniería industrial. Cordialmente solicito información sobre los requisitos para el ingreso a la carrera. Agradezco me envíen la información que ustedes consideren necesaria para iniciar los trámites correspondientes.

El señor Carlos Andrés Higuera nos solicitó la apertura de un crédito por $120.000.000 y nos ha referido información sobre las relaciones comerciales sostenidas con ustedes.

En atención a su solicitud, complacidos le adjuntamos un boletín informativo, en el que se detallan los requisitos y trámites de ingreso a la Facultad de Ingeniería de la Universidad. Cualquier precisión o información adicional que necesite, estaremos atentos a ofrecérsela con gusto. Esperamos poder contarlo entre nuestros alumnos a partir del próximo semestre.

Complacidos les informamos que el Señor Carlos Andrés Higuera, durante los 10 años de actividad comercial con nuestra empresa, ha demostrado una gran solvencia moral y económica.

Por tanto, agradeceremos nos informe, con carácter confidencial, acerca de la solvencia moral y económica, además de las costumbres de pago del señor Higuera.

Siempre ha respondido puntualmente a todos sus compromisos crediticios y se ha hecho acreedor de toda nuestra confianza.

Esperamos tener la oportunidad de poderles servir en futuras ocasiones.

Estaremos atentos a ofrecerle, con gusto, cualquier otra información que requieran.

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3.4.2 COTIZACIÓN, PEDIDO Y REMESA Cuando las empresas y las personas independientes necesitan un producto o un servicio, por lo general, prefieren solicitar inicialmente varias cotizaciones sobre precios, descuentos, garantías, forma de entrega y demás datos pertinentes de tal manera que pueda elegir la mejor opción. Después de seleccionada la mejor alternativa, el interesado procede a realizar su pedido y, por supuesto, el vendedor a despachar la mercancía o prestar el servicio requerido, lo que origina una factura y luego una remesa. Es importante indicar que la carta sigue siendo en muchas ocasiones la forma más práctica para solicitar una cotización. Luego vendrá el pedido, que puede efectuarse a través de una forma preimpresa o de una carta, y posteriormente el despacho que es acompañado por otra forma preimpresa o por otra carta. Si se requiere redactar una carta para solicitar una cotización, es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones:  Al solicitar una cotización debe describirse con exactitud el producto o servicio deseado, la cantidad y la urgencia con que es requerido el servicio o producto, escribir muy claro la dirección, número de fax o correo electrónico al cual debe enviarse la respuesta.  Al enviar una cotización, es necesario identificar completamente el producto o servicio, indicar el precio unitario y total, especificar el IVA (Impuesto de Valor Agregado) y demás sobrecargos y descuentos, si los hay, señalando la disponibilidad del producto, determinando quién corre con los gastos de transporte y seguros, e indicar la forma de pago y el periodo de validez de la cotización.  Al hacer un pedido es importante mencionar la cotización, identificar con exactitud el producto, indicar la cantidad, la forma de despacho requerida, la dirección exacta donde debe despacharse y la manera de pago.  Al despachar la mercancía o prestar un servicio, se entrega una remisión o la factura correspondiente en la cual se describe el producto o el servicio, la cantidad, el precio parcial y total, el IVA, cargos adicionales, descuentos y forma de pago.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales

Ejemplos: Solicitud de cotización

Cordialmente les solicito me coticen los siguientes artículos: 50 lápices 2H para dibujo 10 resmas de papel bond 75 grs. para fotocopiadora 3 docenas de esferos color negro 150 discos compactos (DVD) 10 rollos de cinta transparente ½ pulgada Adicionalmente, deseo conocer la forma de pago, el medio utilizado para el despacho, el tiempo de entrega y demás pormenores.

Cotización Complacidos anexamos la cotización 346-6 de los artículos solicitados por ustedes. CANT 50 10

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ARTICULO Lápices 2H para dibujo marca Faber Castell Resmas de papel bond 75 grs para fotocopiadora marca Dispapeles

VALOR UNITARIO

Docenas esferos color negro marca Kilométrico Discos compactos (DVD) marca Princo Rollos de cinta transparente ½ pulgada 3M

VALOR TOTAL

$ 500

$ 25.000

$ 9.500

$ 95.000

$ 10.800

$ 32.400

$ 600

$ 90.000

$ 1.500 SUBTOTAL IVA TOTAL

$ 15.000 $ 257.400 $ 41.184 $ 298.584

Esta cotización tiene validez hasta el 30 de agosto de 2010. Por pago contra-entrega y en efectivo ofrecemos un descuento del 10% sobre el total antes de IVA.

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Pedido Solicito el favor despachar, de acuerdo con su cotización 345-6 del 18 de agosto de 2010, los siguientes artículos:

CANT 50 10

3 150 10

ARTICULO Lápices 2H para dibujo marca Faber Castell Resmas de papel bond 75 grs para fotocopiadora marca Dispapeles

VALOR UNITARIO

Docenas de esferos color negro marca Kilométrico Discos compactos (DVD) marca Princo Rollos de cinta transparente ½ pulgada 3M

VALOR TOTAL

$ 500

$ 25.000

$ 9.500

$ 95.000

$ 10.800

$ 32.400

$ 600

$ 90.000

$ 1.500 SUBTOTAL IVA TOTAL

$ 15.000 $ 257.400 $ 41.184 $ 298.584

Agradezco que el despacho se realice antes del 25 de agosto de 2010 a la siguiente dirección Avenida Caracas Nº 63 – 66 Oficina 203 Bogotá, D.C.

3.4.3 CRÉDITO, COBRANZA Y RECLAMO La mayoría de las transacciones comerciales se efectúan a crédito, por lo tanto en ocasiones se recurre al pago con tarjeta de crédito, que representa créditos automáticos otorgados por los bancos. Pero, en otras ocasiones es necesario solicitar la aprobación de un crédito directamente a los proveedores y recurrimos a la carta de solicitud de crédito, como primer paso. Una vez otorgado el crédito, cuando el cliente, por distintas razones no cumple con los compromisos de pago adquiridos, se hacen necesarias las cartas de cobro, que en ocasiones pueden ser reiteradas, desde el simple recordatorio hasta la advertencia de un cobro judicial. Sin embargo, cuando la falla es del proveedor y la mercancía llega incompleta, cambiada, averiada o con retrasos, es decir, que el servicio ofrecido no satisface al cliente se originan las cartas de reclamo.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales Para redactar este tipo de carta es importante que tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:  Las solicitudes de crédito deben expresarse en un lenguaje positivo y motivante; deben indicar el monto deseado y el plazo que se requiere. Además se ofrecen las garantías de pago haciendo mención al cumplimiento de otros créditos.  Las respuestas a tal solicitud pueden indicar aprobación o desaprobación. En los dos casos las cartas deben dirigirse en lenguaje positivo y en caso de aprobación indicar el monto, los plazos y la financiación.  Si hay lugar a cartas de cobro se formula un simple recordatorio; luego, se hace una invitación al cliente para que exprese las causas del incumplimiento y fije nuevos compromisos de pago; si hay persistencia en el incumplimiento, se comunica la decisión de un cobro jurídico.  Cuando hay motivo para cartas de reclamo, estas deben expresar claramente el origen del reclamo y solicitar o plantear alternativas para su solución. Ejemplos: Solicitud de crédito Les informamos que a partir del 1 de febrero de 2011 abriremos nuestro local comercial en el Centro Comercial Salitre Plaza, donde seguiremos ofreciendo toda clase de instrumentos musicales. Por tanto les solicitamos nos otorguen un crédito por $50.000.000 representados en mercancía que ustedes producen y comercializan, la cual respaldaremos con cinco cheques de $10.000.000 cada uno pagaderos a 30, 60, 90, 120 y 150 días respectivamente. Aprobación de crédito Nos complace informarles que nuestro comité de créditos aprobó su solicitud de crédito y les otorgó un crédito hasta por $50.000.000 que deberán respaldar con cinco cheques a 30, 60, 90, 120 y 150 días. Por tanto, a partir de la fecha pueden hacer sus pedidos de instrumentos musicales, con la seguridad de que serán despachados hasta el monto aprobado. Confiamos que éste será el inicio de unas excelentes relaciones comerciales.

Negación de crédito Lamentamos informarles que por motivos financieros nos hemos visto en la penosa necesidad de suspender los créditos durante el 2010. 44


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Deseamos que en un futuro próximo tengamos la posibilidad de responder positivamente a sus intereses e iniciar relaciones crediticias y comerciales con ustedes. Por ahora esperamos tener el placer de atender sus pedidos de contado con nuestros descuentos especiales. Primer cobro Le recordamos que hace diez días se venció el plazo para el pago de su crédito con nosotros, correspondiente a la factura 30031-6 del 25 de agosto de 2010. Estamos convencidos que tal retraso debe haberse motivado por circunstancias ajenas a su voluntad. Sin embargo, nos preocupa su silencio. Esperamos recibir el pago en los próximos cinco días y que nuestras relaciones continúen siendo mutuamente beneficiosas y cordiales. Segundo cobro Hace quince días le enviamos nuestra carta en la que le recordábamos el vencimiento del plazo para el pago de su factura 30031-6 del 25 de agosto de 2010, sin que hasta el momento hayamos obtenido su respuesta. Por esta razón queremos nuevamente expresarle nuestra gran preocupación y nuestro sincero interés por conocer las razones que han motivado el incumplimiento y la manera como podríamos ayudarle. Deseamos que nuestras relaciones comerciales no se vean afectadas y que podamos continuar haciendo negocios. Tercer cobro Puesto que a pesar de nuestras reiteradas comunicaciones, usted no ha dado respuesta alguna y su deuda sigue sin ser cubierta, lamentamos informarle que el próximo 4 de septiembre de 2010 pasaremos su cuenta a nuestros abogados. Como comprenderá los trámites judiciales le ocasionarán gastos adicionales y muchas molestias que usted podrá evitar si efectúa su pago antes de la fecha mencionada. Lamentaríamos enormemente que se vea afectado su prestigio comercial debido a la abrupta terminación de su crédito con nuestra empresa. Póngase al día y disfrute del beneficio de nuestro crédito. Carta de reclamo Lamentamos informarles que la mercancía perteneciente al pedido 271215 del 05 de octubre de 2010 llegó incompleta. 45


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Hacen falta una docena de esferos kilométrico tinta negra y dos rollos de cinta transparente ½ pulgada 3M, a pesar de estar facturadas. El resto de la mercancía llegó en perfecto estado. Les solicitamos el favor de despacharnos lo antes posible la mercancía faltante.

3.4.4 MEMORANDO Es un documento de carácter interno mediante el cual se dan instrucciones, se ofrecen datos, se felicita o se hacen llamados de atención. A pesar de ser una nota interna debe presentar amabilidad y formalidad. Ejemplos: Instrucciones Le informo que han sido aprobadas sus vacaciones a partir del 1 y hasta el 20 de junio de 2011 inclusive. Con la debida anticipación deberá hacer entrega de su cargo al señor Hernán Orlando Suárez quien lo reemplazará durante su ausencia temporal. Le deseamos que disfrute de sus merecidas vacaciones.

Llamado de atención Con gran preocupación hemos notado en las últimas semanas sus permanentes retrasos a la hora de ingreso a la oficina. Por tal razón, le solicitamos que adopte las medidas necesarias para garantizar la puntualidad en el inicio de sus labores diarias.

Solicitud de datos Le solicito el favor de informarme sobre las ventas reales y exactas de los meses de enero a junio de 2010. Me urge recibir esta información para trabajar en la proyección de las ventas para el segundo semestre del año.

3.4.5 MENSAJE SOCIALES Las empresas están conformadas por seres humanos que tienen necesidades fundamentales y compromisos familiares y sociales que atender. Dentro de las

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP comunicaciones empresariales que se manejan a diario también encontramos aquellas que expresan sentimientos y compromisos particulares. Por ejemplo, pueden identificarse algunas situaciones sociales como las siguientes que ameritan mensajes escritos:  Alguno de los empleados obtienen un grado académico, contrae matrimonio o disfruta de la llegada de un bebé; debe expresársele una sincera felicitación y desearle muchos éxitos o augurarle felicidades, según el caso.  Uno de los empleados sufre una enfermedad o pierde a un ser querido, debe expresársele sentimientos de solidaridad, y desearle pronto alivio o manifestarle el sentido pésame, según el caso.  La empresa está de aniversario o algún otro festejo y lo va a celebrar; lo que indica que se necesita enviar invitaciones y posteriormente agradecimientos por las expresiones de apoyo y amistad recibidas.

Tenga en cuenta las siguientes sugerencias: 1. Los mensajes sociales deben redactarse con sentido humano, esto es, con gran sensibilidad para que se tornen asertivos. 2. Emitir mensajes supremamente breves, positivos y serenos. 3. Deben reflejar mucha amistosidad y gran sinceridad.

Ejemplos: Sentido pésame En estos momentos tan difíciles para usted y su familia, deseamos hacerle presente nuestros sentimientos de solidaridad. Rogamos al Dios todopoderoso le conceda mucha resignación, y el recuerdo de su padre le otorgue valor para seguir adelante.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales Felicitación Sinceramente queremos expresarle nuestra voz de felicitación por todos sus éxitos académicos. El grado de contador que le otorgó la Universidad Suramericana, nos llega de regocijo a todos sus compañeros.

Agradecimiento Deseamos agradecerle sinceramente por todas sus congratulaciones y por el acompañamiento personal en los festejos de nuestro vigésimo aniversario. Esperamos contarlo siempre entre los amigos y favorecedores de nuestra compañía.

3.5 CARACTERÍSTICAS DE UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA EN LA CARTA COMERCIAL Para lograr efectividad en los mensajes comerciales, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos lingüísticos: 3.5.1 Tono En términos generales el tono es la manera de decir las cosas. Es una forma de adaptar una carta a situaciones y a lectores diferentes. Se refiere al contenido emocional de la correspondencia. Es preferible evitar ser brusco, ofensivo o efusivo, la sinceridad implica no solo honestidad en la expresión de sentimientos sino también consideración sincera por la situación del destinatario. No hay que caer en el insulto ni en el elogio exagerado, para lograr el equilibrio no hay que permitir que el elogio escriba la carta sino que ayude a trasmitir el mensaje en forma adecuada. Es importante tener en cuenta lo que quiere oír el destinatario, por ejemplo, la quejas hay que exponerlas sin censurar al receptor. En el caso de tener que dar malas noticias se utiliza un tono positivo. A nadie la gusta que le digan que no, que lo desanime o que lo desilusionen. No se debe mencionar el tema principal de la carta en la primera línea. Es mejor defender o explicar la situación antes de comunicar la decisión que se ha tomado, intentar enfatizar lo positivo del caso y ofrecer alternativas. Si la situación no permite ningún tipo de cortesía al menos enviar un mensaje con tono positivo.

3.5.2 Estilo Es la forma propia de comunicación que tienen las personas y las empresas. Abarca el tema, el orden y la forma como se hallan expuestas las ideas, el giro de las frases,

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP el uso y el abuso de algunas palabras como la ausencia de otras. Podemos decir que estilo es sinónimo de personalidad. A continuación unas recomendaciones que permitirán mejorar el estilo: o Domine el significado, la pronunciación y la escritura de las palabras que usa frecuentemente. o Tome el diccionario como el libro de consulta para resolver cualquier duda que se presente. o Evite el uso de palabras de significado vago (cosa, algo, eso, etc.) o Evite el uso de extranjerismos, preferiblemente reemplazar estas palabras por sinónimos. o Utilice debidamente los signos de puntuación para evitar confusiones en el mensaje.

3.5.3 Asertividad Asertividad es una habilidad social, o una parte de las habilidades sociales, que indica la capacidad para poder expresar conductas y pensamientos que nos permiten defender los derechos de cada uno sin agredir ni ser agredido. Una comunicación es asertiva cuando el tono empleado indica sentimientos positivos y denota amistosidad porque eventualmente esta comunicación es la imagen de la empresa. Ejemplos: Lamentamos comunicarles Sentimos mucho lo ocurrido Complacidos le informamos Con mucho gusto le comunicamos Es muy placentero informarles Ejercicio De los siguientes párrafos de una carta identifica cuál es el más asertivo.

Caso 1 Su solicitud de crédito por $22.000.0000 fue aprobada. Debe acercarse a nuestras oficinas para los trámites correspondientes. Caso 2 Nos complace informarle que su solicitud de crédito por $14.000.000 fue aprobada en el comité financiero. Por tanto, le sugerimos que se acerque para gestionar los trámites correspondientes.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 3.5.4 Lenguaje positivo Es la expresión de una actitud que se debe llevar a cabo para mejorar. Una carta comercial debe ser positiva en su tono para asegurar una reacción favorable del lector. Tenga en cuenta las siguientes características: o Evitar excesos de confianza en nuestro vocabulario con expresiones como tu, para ti, contigo, etc. o Evitar expresiones y palabras de sentido de sentido negativo como lamentamos, queja, inferior, imposible, reclamación, desafortunadamente, etc. o Emplear palabras tales como cooperación, servicio, sincero, etc. Ejemplos: Revisemos el siguiente ejemplo de un párrafo con tono totalmente negativo. Lamentamos recibir su carta en la cual se queja de haber recibido una batería defectuosa. Nos apena que este artículo haya sido encontrado poco satisfactorio. Le rogamos devolverlo y en su reemplazo le enviaremos una nueva batería. Su cuenta será acreditada por el valor de la batería vieja. Analicemos el mensaje el mensaje, parte por parte. "Lamentamos recibir su carta"... ¿Escribiría usted alguna vez a alguien de quien está apenado de recibir su carta? Lo que usted lamenta en realidad es que la mercancía estuviera defectuosa. ... en la cual se queja". El cliente probablemente no se está quejando sino simplemente informando de una situación que debe ser corregida. A continuación le indicamos una forma como podría haberse escrito la carta. Muchas gracias por informarnos acerca de la batería que adquirió recientemente. Lamentamos que no estuviera a la altura de lo que usted esperaba de ella; por lo tanto, le rogamos devolvérnosla con cargo a nuestra cuenta. En su lugar inmediatamente le enviaremos una batería nueva por la cual no tendrá que pagar. Estamos seguros de que su nueva batería le prestará muchos años de servicio. Tenga en cuenta que… A menudo es más fácil y más alentador para el lector destacar lo que usted puede hacer en vez de lo que no puede. ¿Por qué escribir "lamentamos no enviarle un cálculo de costo de aire acondicionado para su casa hasta que sepamos cuántas habitaciones y cuál es su tamaño?". Al lector le agradaría más leer, "tendremos mucho gusto en enviarle un presupuesto para la calefacción de su casa tan pronto tengamos en nuestro poder el detalle del número de habitaciones de su casa y sus tamaños".

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 3.5.5 Cortesía Es tratar con atención y respeto al destinatario de la carta. Esta característica refleja la actitud amistosa, sincera y cordial que contribuye a crear y sostener la buena voluntad del lector hacia la empresa o persona que le escribe. La cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta. Ejemplos: A continuación presentamos dos partes de una carta que sostiene la misma información. Léala cuidadosamente y exprese su opinión sobre el cual de los dos logrará conservar la buena voluntad del cliente hacia la compañía.

Parte A Hemos recibido su carta en la que nos indica su desacuerdo con nuestro sistema de cobros y con nuestro procedimiento de contabilidad. Lamentamos que a usted le indique sólo resultados indeseables. Sin embargo, tomaremos nota de sus sugerencias y consejos. Parte B Sus sugerencias para efectuar cambios en nuestro sistema de cobros resultan pertinentes y oportunas, agradecemos y examinaremos con mucha atención recomendaciones como la suya, convencidos que esto nos ayudará a mejorar nuestra forma de organización actual.

3.5.6 Modernismo Es utilizar un lenguaje actualizado para la redacción. No consulte cartas comerciales pasadas de moda, tratando de encontrar palabras para una carta que va a escribir hoy. Emplee solamente aquellas palabras que se utilizan actualmente en los negocios. Hace algunos años cundo los negocios se desenvolvían en un estilo más formal, era común usar expresiones tales como "su obediente servidor". Estas expresiones se consideren hoy anticuadas. La carta comercial debe tener un lenguaje simple, claro, moderno y breve. Cada palabra debe ser la apropiada para permitir una total comprensión del mensaje. Utilizar términos obsoletos transmite una imagen negativa de la empresa. otras expresiones podemos destacar las siguientes:

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Entre


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales LENGUAJE ANTIGUO

LENGUAJE MODERNO

Agradezco por anticipado

Agradezco

Llegó a mis manos

recibimos

La presente tiene por objeto informarle

Le informo

Me es grato informarle

Le informamos

Por medio de la presente, le informamos Con mucho gusto le informamos que que Acusamos recibo de su carta Muchas gracias por su carta Adjunto a la presente le enviamos

Complacido le enviamos

El 30 de los corrientes

El 30 de marzo de 2010

Sin otro particular, nos despedimos Apreciado doctor Castro:

Hasta otra oportunidad Respetado doctor Castro:

Me dirijo a usted para comunicarle

Complacido le comunico que:

Del año en curso

De 201__

3.5.7 Cohesión Es la característica que tiene un texto, consiste en que las diferentes frases estén conectadas entre sí mediante diversos procedimientos gramaticales que permiten que cada frase se interprete en relación con las demás. Al redactar un texto resulta inevitable el repetir determinadas ideas o conceptos que son esenciales para el tema que se está tratando. Una carta comercial tiene como objeto atraer y mantener la atención del lector de tal manera que este sienta la necesidad de actuar, o por lo menos, reaccionar favorablemente hacia ella. Para ello, el material debe ser presentado en forma agradable y enfocado desde el punto de vista del lector. La cohesión permite vincular la idea del primer párrafo con la del segundo y con las de los demás párrafos, mediante palabras de enlace. Así, el lector es conducido a través del tema mediante ideas articuladas hasta finalizar la lectura. Lea con atención los dos mensajes de la carta que incluimos a continuación e indique cuál de dos es más efectivo e interesante para el lector. Mensaje A La carta que usted nos envió hace unos días nos indica que su secretaria debería usar cintas para máquinas de escribir, comprar marca kores. Le adjuntamos un cupón que le permitirá comprar las primeras dos docenas de cintas de kores con el 50 por ciento de descuento. Si usted usa estas cintas, sabemos que los resultados serán muy satisfactorios para usted.

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Mensaje B Felicitaciones a su secretaria por la atractiva apariencia de la carta que nos envió hace algunos días. Escritura artística de ese calibre merece cintas kores. Lo invitamos a utilizar el cupón adjunto que le permitirá adquirir las dos primeras docenas de cintas para máquina escribir kores con el cincuenta por ciento de descuento. Tanto su secretaria como usted quedarán maravillados con la escritura clara, firme y la duración que obtendrá con estas cintas de alta calidad.

Lea el siguiente ejemplo: Estimada señorita Natalia: Le enviamos la edición de enero de la guía de programas de olímpica stereo. Nos complace saber que usted es asidua oyente del contenido musical que ofrecemos durante las 24 horas. Estamos seguros de que usted no deseará perderse un solo programa durante el próximo año. Podría sugerirle, entonces, que usted tomara una suscripción anual de la guía de programas, la cual cuesta solamente $ 5.800. Muchas personas nos escriben diciéndonos que no se imaginan como podrían escuchar buena música sin la guía de la emisora. Con esta guía usted también puede programar la música que quiere escuchar con días y aún con semanas de anticipación. Le rogamos devolvernos la tarjeta adjunta para incluir su nombre en nuestra lista de correo para el año que comienza. Le enviaremos nuestra cuenta más adelante, pero usted puede comenzar su programación musical a partir del 10 de enero de 2010.

Otras expresiones que se puedan usar para conectar párrafos son: así mismo, por lo tanto, por consiguiente, de este modo, también, además, finalmente, entre otras. Note en la carta anterior la manera como se han agrupado lógicamente las ideas relacionadas en párrafos de diferente extensión; como se emplea la frase de transición, "estamos seguros de que usted no deseará perderse un solo programa durante el próximo año", a la otra frase, "con esta guía", para conducir al lector, de manera natural, de un párrafo al siguiente; y como el penúltimo párrafo de la carta incita a actuar de acuerdo con los deseos del remitente. 53


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3.5.8 Integridad Es la adecuada utilización de datos completos en el mensaje. Los mensajes incompletos siempre necesitan aclaraciones posteriores. En los siguientes párrafos puede apreciarse la diferencia entre el primer mensaje, carente de información, y el segundo que muestra integridad: o Gustoso le envío cheque para cubrir el saldo de la factura pendiente. o Con mucho gusto le informamos que estamos enviando el cheque No. 4569225 del Banco de Bogotá por $1.670.000 para cubrir el saldo de la factura No.00250 del 02 de junio de 2010.

3.5.9 Claridad Es la característica que permite entender sin esfuerzo alguno el contenido del mensaje. Esto se logra cuando el lenguaje utilizado es cotidiano y cuando no se usan abreviaturas, neologismos o extranjerismos. Las frases demasiado extensas tienden a confundir al lector. Compare los siguientes párrafos y escoja el de mejor comprensión. Por su importante pedido, el 78615, le expresamos nuestro agradecimiento sincero, fechado el día de ayer. Procederemos, por Transportes Coomotor; esta misma tarde a hacerle de su mercancía el respectivo despacho. Le agradecemos por su importante pedido 78615, del 02 de junio de 2010. Esta misma tarde haremos el despacho de su mercancía, por Transportes Coomotor.

3.5.10 Eficiencia Es la característica que exige la utilización de los datos precisos. La eficiencia permite que cada frase y cada párrafo puedan ser entendidos sin tener que recurrir a otra frase o a otro párrafo. Ejemplo:  La ciudad (en los datos del destinatario) es más eficiente expresar el nombre propio de la ciudad.  De los corrientes ( el día exacto)  del año en curso (el año exacto)

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 1.5.11 Brevedad Consiste en no dar tantos rodeos para llegar al tema central. Esta característica implica el empleo de las palabras indispensables para hacer que el mensaje sea completo. Una carta en la cual abundan las palabras no indispensables se hace tediosa. Ejemplos: o Lea cuidadosamente las siguientes partes de dos cartas comerciales. Luego seleccione la que parezca más efectiva y breve. Parte A Le estamos escribiendo esta carta para anunciarle que el Club de Oratoria tendrá su próxima reunión a las 8 p.m. del día viernes, 9 de enero, y para extenderle nuestra cordial invitación. Si usted decide venir, que es lo esperado, tendrá la oportunidad de oír al Doctor Pedro Alcántara, quien será el orador principal. El tema principal de su charla será "Tabúes y Tensiones". Esta charla será realizada por el orador quien es un siquiatra y conferencista de fama internacional. Parte B Le agradecemos su asistencia a la próxima reunión del Club de Oratoria el viernes 9 de junio de 2010 a las 20:00. Como orador principal presentaremos al siquiatra y conferencista Doctor Pedro Alcántara, quien compartirá con nosotros ideas interesantes sobre "Tabúes y tensiones". o En los dos párrafos siguientes es posible verificar cómo el mismo mensaje ha sido expresado inicialmente con rodeos y luego en forma directa: Después de revisar minuciosamente su cuenta desde que empezó con nosotros hace más de 5 años, cuando la gente estimaba el esfuerzo por el trabajo y el deseo de superación y el ahorro, en aras de colaborar con su desarrollo personal y familiar, amablemente le informamos que su crédito ha sido aprobado. Le informamos que su crédito ha sido aprobado.

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Cartas a realizar bajo el siguiente formato Bogotá, 15 de septiembre de 2011

Doctor Wilson Eduardo Galvis Rector Institutito Colombiano de Aprendizaje Avenida Caracas 63-66 Bogotá D.C. Asunto: Lo que desee Respetado doctor Galvis: Le solicito bla bla bla bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb Bbblabla bla bla bla bla Blablabla blñablabla Blablablablabla Cordialmente,

María López Aprendiz Juana R.

FDEH. Formador Dice y Estudiante Hace TAREA 1 Imagínese que es el jefe del Departamento de Recursos Humanos de una importante empresa que se dedica al mercadeo y publicidad en general. Usted tiene que informar a un compañero suyo de otra empresa sobre los nuevos cursos para directivos de empresa, a través de una carta en la cual tiene que mencionar: el programa, las fechas, los lugares de clase, la duración del curso y otra información de interés. TAREA 2 Imagínese que es el jefe del Departamento de Personal y, en nombre de toda la empresa, tiene que realizar una carta de pésame para la familia del fallecido, uno de los colaboradores más apreciado por la empresa. TAREA 3 Como jefe de equipo de Promoción de una empresa multinacional, usted se tiene que dirigir al jefe del Departamento Comercial a través de una carta informe en la cual tiene que incluir un informe de visita a clientes. Procure que su informe cumpla 56


Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP los requisitos previstos en el taller, respetando los principios de claridad, de unidad y de primacía. Ejercicio de corrección, con el estilo visto corrija. Bogotá, 17 de febrero de 2010

Señora Luisa L. Contreras Calle 34 27-85 Bogotá. Colombia Hemos recivido su alfombra, y nos complaserá limpiarlas. Puede estar segura de que la recibirá el mismo cuidado que quedamos a todos nuestros negocios. Unaves que halla sido limpiada, su alfombra le será devuelta previo del pago de su limpiesa. Gracias por la oportunidad de servirla. Siceramente, H.L Rios Teniendo en cuenta la situación que se plantea, redacte el mensaje en un tono amable. 1. Revisando el listado de clientes se detecta que una estudiante que ingresa a clase en marzo no ha cancelado la cuota de febrero. Debe redactar una carta de cobro. ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________.

2. Se presentó una aspirante al cargo de Secretaria de Gerencia y falló en la entrevista. Debe redactar una carta comunicando que no salió favorecida. ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________________________________________________________. 57


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Redacta correctamente los siguientes mensajes analizando el yerro contenido: 1. Por medio de la presente me permito informarle que la referencia 324 se encuentra descontinuada desde hace dos meses, por lo tanto… _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________ …

2. Estamos adjuntando a la presente la cotización por usted solicitada junto con nuestro último catálogo… _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _______________________________________________________...

3. Le agradecería enviar la mercancía por TCC Transportadora, a la mayor brevedad posible. _________________________________________________________________ _____________________________________________________________ ___________________________________________________________

4. Esta comunicación tiene por finalidad invitarla a la inauguración de nuestra nueva sede, que se llevará a cabo en fecha próxima… _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________.

5. Debo manifestarle que debido a las políticas internas de la empresa, los créditos han sido reactivados, por lo tanto le agradecería el envío del formulario debidamente diligenciado y firmado, para… _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP EDH. Estudiante Dice y Hace

Escriba los siguientes mensajes para que se queden comprensibles y completos: 1. Tengo 24 años y he trabajado como secretaria durante cerca de cuatro años en tres empresas diferentes, lo cual me ha permitido enriquecer mis conocimientos y poder actuar con desenvoltura en cualquier situación. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________.

2. Es un placer para nosotros tenerles que informar que la solicitud hecha por ustedes hace más o menos ocho días, fue aceptada. Las condiciones de pago serán expuestas en la misma carta. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________.

3. En el día de hoy le estamos despachando tres cajas que contienen la mercancía que compró por medio de la factura de compra No. 234, que estamos adjuntando a la presente. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ______________.

Ejercicios de sintaxis: 1. Ordena los textos que se presentan a continuación, de manera que la prioridad, en cada caso, sea diferente. Recuerde el orden sintáctico, primero el sujeto, luego el verbo y después los complementos:

EJEMPLO: Para la remodelación de la compañía se envió el plan el 27 de agosto a la oficina de Proyectos. 59


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Orden sintáctico: El plan para la remodelación de la compañía se envió el 27 de agosto a la oficina de proyectos.

Prioridad tiempo: El 27 de agosto se envió el plan para la remodelación de la compañía a la oficina de Proyectos.

Prioridad lugar: A la oficina de Proyectos se envió el plan para la remodelación de la compañía, el 27 de agosto.

1. Los exámenes de los alumnos de nuevo ingreso, los calificó la profesora con un criterio riguroso. Orden sintáctico: Prioridad de manera: Prioridad de acción:

2. Un diploma entregó el presidente a los vencedores del concurso de otoño. Orden sintáctico: Prioridad de tiempo: Prioridad de los beneficiarios:

3. La nueva máquina para la secretaria del departamento de compras, llegó el martes. Orden sintáctico: Prioridad de tiempo: Prioridad de lugar: Prioridad de la acción:

4. La base del desarrollo del hombre es la educación, principalmente en nuestra época Orden sintáctico: Prioridad de tiempo:

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 5. Libros para la biblioteca de la escuela, los estudiantes donaron el mes pasado Orden sintáctico: Prioridad de acción: Prioridad de tiempo: Prioridad de beneficiario:

6. El banco Cafetero se compromete a prestar el servicio de recaudo y a efectuar los pagos por ventanilla, mediante el presente convenio, a partir de la fecha. Prioridad de tiempo: Prioridad de convenio: Prioridad de servicios:

7. Para el recaudo de consignaciones, se empleará el comprobante consignación Cuenta Empresarial, con el logotipo del cliente, de acuerdo con el modelo que se adjunta a la presente Prioridad del comprobante: Prioridad del modelo: Prioridad del tiempo:

8. El banco Cafetero por intermedio de la oficina Panamericana, entregará a cada una de las empresas del grupo Organización Servientrega, el día hábil siguiente al de las operaciones y en forma diaria, los reportes de cuenta empresaria, donde se mencionen los abonados recibidos en las oficinas, sin soportes o copias de las consignaciones, de acuerdo como se estipula para los demás convenios. Prioridad de tiempo: Prioridad de beneficiarios:

2. Ordene lógicamente y con claridad las siguientes oraciones, cuyos elementos sintácticos fundamentales van separados con guiones a fin de facilitar el ejercicio. 1.

Tuve- que acabó en pesadilla- una de esas noches- un sueño.

2.

A trabajar- con una energía nueva- empezaron- mis gentes. 61


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3.

Los Nazis- diecisiete días antes- a Polonia -habían invadido.

4.

Muchos- de origen traumático- son- de los conductos gomíferos.

5.

Parece - me - mal compuesta- la esfera anillar - una máquina.

6. El niño - con una visible impaciencia - cuenta minutos.

hasta el otro día - los

AHORA DEBES ORGANIZAR EN ORDEN LÓGICO LA SIGUIENTE FRASE: Mucho lamento las ocasionadas incomodidades; para poder servirle es para nuestra organización el que usted nos brinde una nueva oportunidad de vital importancia. ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP UNIDAD TRES 4. LA COMUNICACIÓN LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: 3. Identifica aspectos importantes de la comunicación escrita, la comunicación organizacional y la comunicación virtual (uso de e-mail y chat). INDICADORES DE LOGROS

EVIDENCIAS DE

Reconoce los componentes del esquema comunicativo. Identifica la importancia de la comunicación virtual como elemento modernizador de las relaciones laborales. Elabora ejercicios aplicando técnicas de la comunicación empresarial escrita Valora la capacidad de comunicarse mediante cualquier sistema de signos

 Conocimiento  Conocimiento  Producto  Desempeño

FDH. Formador Dice y Hace 4.1 DEFINICIÓN Es un proceso social de forma circular mediante el cual un emisor envía un mensaje (codifica) a un receptor, este lo interpreta (decodifica) y devuelve sus impresiones sobre el mensaje recibido. ESQUEMA DE LA COMUNICACIÓN

http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n 63


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4.2 EMISOR Es aquel individuo que origina, codifica y emite cualquier tipo de mensaje. 4.3 RECEPTOR Es aquel individuo que recibe, interpreta o decodifica cualquier tipo de mensaje. 4.4 CANAL Medio por el cual se transmite la señal con la información de intercambio entre el emisor y el receptor. 4.5 MENSAJE Conjunto de señales, signos o símbolos que son objeto de una comunicación. 4.6 CÓDIGO Es el conjunto de instrucciones que permite la codificación y decodificación del mensaje.

5. EL LENGUAJE Es la capacidad de comunicarse mediante cualquier sistema de signos. Estos signos pueden ser escritos, orales, gestuales, simbólicos, etc.

La lengua Es un sistema de signos de carácter social y abstracto de una comunidad humana. El habla Es el acto personal mediante el cual se hace ejercicio de la lengua. El dialecto Es una variante de la lengua que se diferencia por expresiones propias de una región o cultura. Idiolecto Es el conjunto de rasgos que distinguen a un individuo al hablar. Jerga Es el uso especial de la lengua por ciertos grupos sociales semejantes en oficio, profesión o estrato.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 6. TIPOS DE COMUNICACIÓN 6.1 COMUNICACIÓN ORAL Es aquella que se desarrolla entre dos o más personas, tiene como medio de transmisión el aire y como código un idioma (la lengua). Para recordar… Hasta el momento de la creación de la escritura, existía la necesidad de almacenar de alguna forma en la memoria colectiva e individual toda clase de información (historias, nombres, mitos...). Para ello, se crearon mapas lingüísticos (rituales), entre los que se encuentran:

 Las fórmulas: Introducción oral breve y acompañada de música, a partir de la    

cual se engancha una exposición extensa de todo aquello que recuerda. Se utiliza en el aprendizaje ya que resulta una fórmula fácil y sencilla. Los nombres de lugares y personas: Los nombres propios hacen referencia a nombres de los diferentes canales y lugares, a pesar de ser limitados, son clave para memorizar qué existe en el sitio mencionado. La poesía: Histórica, religiosa, mitológica, etc. suele ser musical, teniendo ritmos muy definidos. Las narraciones: Históricas, personales, introducciones a historias más grandes pero que contienen mucha información histórica. Los repertorios legales o de otra índole: Son las más raras, escasas, ya que ocupan mucha memoria.

Estas fórmulas se transmiten de boca en boca hasta la aparición de la escritura. Dentro de este grupo podemos incluir las técnicas de los chamanes que recurrían a un entrenamiento para memorizar con recursos relacionados con la memoria auditiva: ritmos, movimientos, sonidos, melodías, etc. De la comunicación oral a la escritura Existen en la actualidad, dos grandes teorías que intentan explicar cómo se dio el paso de una sociedad oral a una sociedad escrita. La primera, denominada Teoría de la gran línea divisoria, explica cómo las sociedades orales definen una mentalidad diferente e inferior a las sociedades en las que la escritura es la principal forma de comunicación. De esta manera creen que con la invención de la escritura, la humanidad ha dado un gran salto cualitativo muy importante, al dotarnos de procedimientos que son capaces de aumentar nuestras capacidades cognitivas. Con la escritura nuestro pensamiento se vuelve más reflexivo, más abstracto, más complejo y estructurado, y por ello la escritura crea una sociedad superior. La segunda teoría, conocida como Teoría de la continuidad niega la superioridad de la escritura frente a la oralidad y defiende la idea de que ambos tipos de comunicación, oral y escrita, son medios lingüísticos equivalentes. En esencia, ambos derivados del lenguaje tienen funciones similares, sin embargo se pueden especializar y por ello no existe una diferencia cognitiva.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 6.1.1 CONSEJOS PARA SUPERAR LAS BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN o Escuche todo lo que la otra persona le esté comunicando aunque le disguste. o No emita un juicio sobre el mensaje a partir de sus prejuicios o estado emocional. o Escuche todos los puntos de vista de quienes intervengan en una conversación o discusión. o Planifique la forma cómo va a comunicar algo. o No exprese una opinión si no está seguro de lo que está diciendo. o Verifique el efecto que su comunicación produce en el receptor. o Trate de ser lo más objetivo posible cuando exprese una opinión. o No exagere sus sentimientos para tratar de convencer a la otra persona. o Considere siempre los sentimientos ajenos. o No descalifique una opinión porque no es suya.

6.1.2 EL RUMOR El rumor significa un escape a las tensiones emocionales del ser humano las cuales son alteradas por cualquier cambio que ocurra a su alrededor y que amenace su seguridad. Representa un medio más de comunicación. Circula en la comunicación informal y responde al marco de referencia del que envía el mensaje. Se puede generar a partir de la versión verdadera o falsa, lo cierto es que el relato va perdiendo su autenticidad. Es un espejo del "alma interna" de las relaciones jerárquicas entre los empleados y sus jefes, así como de los antagonismos y rivalidades que prevalecen entre los miembros de una organización. Condiciona el pensamiento, además de crear y alimentar el tema deseado por los instigadores.

CLASES DE RUMORES Optimistas: Confunden los deseos con la realidad. Pesimistas: Exponen temores o ansiedades. Maliciosos: Buscan generar discordia mediante el ataque a los integrantes de un grupo determinado.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP ¿Qué motiva la creación de un rumor? El temor, la esperanza, la hostilidad, la curiosidad y la falta de información. Estrategia para evitar el rumor Comunicación oportuna, eficiente y eficaz tanto en los niveles formales como informales de la organización. Determine objetivamente sus causas, confronte las noticias tergiversadas, explique la situación real y no rehúya a las aclaraciones.

6.1.3 TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ORAL Hablar en público o ante los medios de comunicación provoca, con frecuencia, nerviosismo y temores. Es una situación lógica para quien no está habituado. Pero existe un conjunto de recursos, que se engloban en la denominada ciencia de la retórica, que pueden ayudarnos a vencer esos obstáculos y a mejorar nuestra confianza y capacidad para hacer llegar nuestro mensaje de forma nítida, precisa y eficiente. Descartemos, desde el principio, que hablar en público requiere rebuscamiento o grandilocuencia. Al contrario: lo mejor es la sencillez y la claridad; el lenguaje más común y conocido por el auditorio al que nos dirigimos. En definitiva, para comunicar bien hay que cuidar la forma en que se expresan los mensajes, pero hay que ser rigurosos con el fondo, con el contenido. Es decir, el buen orador construye sus discursos con respeto escrupuloso tanto a la forma (el lenguaje que utiliza) como al fondo (lo que verdaderamente piensa, defiende y plantea).

6.1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA BUENA COMUNICACIÓN Claridad: Expresar ideas concretas y definidas, con frases bien construidas y terminología común y al alcance de los destinatarios. Si hay que emplear palabras que puedan presentar dudas al auditorio, mejor detenerse en explicarlas para que puedan ser comprendidas. Concisión: Usar las palabras justas y precisas, evitar la palabrería. No hay que ser lacónicos, pero tampoco enredar al destinatario en un discurso complejo. Coherencia: Construir los mensajes de forma lógica, jerarquizando las ideas y haciendo énfasis en los hechos objetivos y las opiniones, sean del orador o de otras personas. Sencillez: Tanto en la forma de construir nuestro mensaje como en las palabras empleadas.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales Naturalidad: Tal vez, lo más difícil de lograr. Requiere una expresión viva y espontánea, lo que no implica vulgaridad o descuido. Es la prueba del dominio del lenguaje y el camino para lograr esa naturalidad, precisamente por una concienzuda preparación de la intervención. Sólo así, con preparación y ensayo, se puede asegurar convenientemente que el mensaje llegue a sus destinatarios de forma precisa y fácilmente comprensible. ¿CÓMO CONSTRUIR BIEN EL MENSAJE? De la forma en que se organicen las frases, de las palabras que se utilicen, va a depender en buena medida que el mensaje sea bien comprendido por los destinatarios. Al elegir estas o aquellas palabras, y al construir las frases con una u otra estructura, se está apostando por una determinada forma de llamar la atención del oyente sobre aquellas ideas esenciales que tratamos de comunicar. ¿CÓMO PROCEDER? A continuación, algunas recomendaciones que le permitirán construir un buen mensaje oral: A. Si se trata de una comunicación coloquial, frases muy cortas, de pocas sílabas. En un discurso, las frases pueden ser más amplias, pero cuidando en su construcción las opciones de "hacer pausas" (para respirar, o para remarcar un concepto) que faciliten su expresión oral, y también su comprensión por el auditorio. B. Para enfatizar las "ideas principales", las repeticiones son una herramienta fundamental de la expresión oral. Repetición no significa reiteración, o monotonía. Se recalca una idea, pero no necesariamente con las mismas palabras, sino con sinónimos. Posibilidades: Empezar varios párrafos con una misma palabra o expresión. Repetir la última palabra de la frase anterior al comenzar una nueva. Terminar una frase recalcando la idea con la que comenzamos. Concluir varias frases de la misma forma. O, repetir un sustantivo, acompañándolo de distintos calificativos. Para el buen uso de este recurso estructural (sin el peligro de caer en el abuso de muletillas, frases hechas, o reiteraciones) lo mejor es preparar y ensayar a fondo la intervención de que se trate. Sólo oyéndonos seremos conscientes de fallas y carencias propias en la improvisación. C. Hacer, periódicamente, recapitulaciones de nuestro mensaje, de las ideas fundamentales que se están desarrollando en la intervención pública. Estos resúmenes periódicos evitan que el auditorio se extravíe y aseguran un mejor seguimiento del hilo argumental. D. Proponer posiciones encontradas también ayuda a precisar y clarificar el mensaje que tratamos de comunicar. Enfatiza lo que pretendemos expresar y nos permite dar

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP al mensaje los contornos y matices que queremos difundir (razón/emoción; ciencia/experiencia, contrastes.) E. Amplificar una idea de nuestro discurso, bien recurriendo a la síntesis de lo expresado y a su repetición resumida; o bien, recalcando dicha idea desde diferentes puntos de vista. Con ello, se aclara y profundiza el mensaje, y el receptor podrá captar los matices y el conjunto de la idea expresada. Se amplifica recurriendo a ejemplos, comparaciones o contrastes, aclaraciones, o, en ocasiones, con frases hechas. F. Construir la intervención (discurso) de menos a más, en orden acumulativo. Las ideas y mensajes deben seguir un orden ascendente, apoyando cada una de ellas en las anteriormente expresadas a las que, evidentemente, deben aportar algo nuevo. Este orden lógico de construcción del mensaje nos permite, además, ir acrecentando el interés de los destinatarios y mantener su atención a lo largo de la intervención.

6.1.5 FORMAS DE COMUNICACIÓN ORAL * Panel. * El debate. * El foro. * Phillips 6-6 * Seminario. * Mesa redonda

PANEL Es una discusión informal, realizada por un grupo de especialistas o “expertos”, para analizar los diferentes aspectos de un tema, aclarar controversias o tratar de resolver problemas de su interés. Pasos para su organización: 1. Selección del tema y fijación de objetivos. 2. Escoger al coordinador o moderador y a los panelistas que pueden estar entre 4 y 8. 3. Tiempo asignado a los panelistas para la discusión. 4. Periodo destinado para contestar las preguntas del auditorio. 5. Forma de iniciación del panel: puede ser una pregunta general planteada por el moderador a cualquiera de los miembros, o una breve exposición de cada panelista. Funciones del Moderador: 1. Anunciar el tema y el objetivo de discusión. 2. Presentar a los Panelistas. 69


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Determinar el tiempo de la discusión y el de la realización de las preguntas. Iniciar la discusión. Mantener viva y animada la discusión. Evitar que los panelistas se salgan del tema. Hacer resúmenes breves sobre el estado de la discusión. Finalizar la discusión. Conceder la palabra a los miembros del auditorio, al terminar la discusión de los panelistas. 10. Cerrar el panel.

EL DEBATE

Es una discusión dirigida entre dos personas o dos grupos que, ante un auditorio, exponen sus ideas sobre un tema, sustentándolas con argumentos que chocan entre sí. Es una manera de presentar puntos de vista opuestos sobre un mismo tema. Sus objetivos son: 1. Exponer y defender opiniones sobre un tema. 2. Adquirir elementos de juicio, tanto con la preparación como con las exposiciones para facilitar la toma de decisiones. 3. Ejercitarse en la expresión oral y escucha. Normas para su preparación: 1. Elegir un tema de interés que suscite controversia y preparar los contenidos teóricos. 2. Escoger un coordinador o moderador quien determina el esquema de trabajo que en algunos casos puede ser un cuestionario con preguntas elaboradas de tal manera que susciten la controversia. 3. Conformar grupos que defiendan o ataquen los planteamientos en pro y en contra. 4. Designar un secretario. Normas para su realización: Durante el debate el coordinador debe: 1. Poner en consideración el objetivo. 2. Anunciar el tema y ubicarlo dentro del proceso.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 3. Describir la actividad. Dar las instrucciones que rigen a los participantes y cerciorarse de que han sido comprendidas por todos. 4. Formular la primera pregunta y dar la palabra en orden a los participantes. 5. Desempeñar durante la discusión el papel de moderador de la discusión, agotadas las opiniones sobre la primera pregunta, pasar a formular las siguientes 6. Terminado el debate, el secretario tratará de que la asamblea llegue al consenso sobre las conclusiones.

EL FORO Es una exposición de un tema determinado que realizan generalmente cuatro personas: un mantenedor y tres ponentes. Se trata de un tema dividido, por lo general en tres subtemas, pero esto no quiere decir que el número de ponentes no pueda aumentar, ni que haya más subtemas. El foro es una exposición de grupo.

Normas para su preparación: 1. Una vez conocidos los temas, se reúnen todos los integrantes del grupo y determinan el tiempo exacto que van a emplear, teniendo en cuenta que hay que distribuirlo en tres partes: presentación de la actividad, exposición de los ponentes y preguntas del auditorio. 2. Sugerimos que el tiempo sea dividido en: 5 minutos para la presentación del tema. 30 minutos para la exposición de los ponentes. 15 minutos para las preguntas del auditorio. 3. En una reunión previa debe nombrarse el mantenedor, dividir el tema en tantas partes cuantos ponentes haya, asignar un subtema a cada ponente, acordar el orden de exposición. 4. Debe prepararse el tema estudiando y consultando libros, revistas, periódicos y toda clase de publicaciones relacionadas con el tema. 5. Para mantener unidad temática y coherencia, los integrantes deben preparar todo el tema en grupo y no individualmente. 6. El mantenedor debe aprenderse de memoria el nombre y el interés del tema general, lo mismo que los nombres de los subtemas y los de las personas que lo van a exponer. Normas para su realización: 1. El coordinador o mantenedor pone en consideración el objetivo. 2. Anuncia el tema, hecho, problema o actividad que se va a discutir o analizar y lo ubica dentro del proceso. 3. Describe la actividad que se va a realizar, da las instrucciones sobre las normas que regulan la participación de los asistentes. 71


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 4. Declara iniciado el foro. Suministra los contenidos teóricos y concede la palabra a los participantes. Para animar al participante que se encuentra tímido o renuente a participar puede lanzarle una de las preguntas preparadas con antelación, para así despertar el interés. 5. Orienta y estimula la participación de los asistentes centrando las intervenciones hacia el tratamiento del tema y utilizando las ayudas que crea conveniente. 6. Cuando se considere que se ha agotado el tratamiento de un aspecto del tema, el coordinador o el secretario hace una síntesis de lo expuesto antes de seguir tratando los aspectos restantes.

PHILLIPS 6-6 Es una discusión en grupo en la que un grupo mayor se divide en subgrupos de seis personas, para que en seis minutos de trabajo colectivo expresen su opinión sobre un tema. Luego hay una plenaria en la cual un integrante por grupo expone las conclusiones a las que llegaron. Sus objetivos son: 1. Lograr la participación del grupo general. 2. Reunir un buen número de interpretaciones sobre un tema. 3. Evitar el monopolio interpretativo y participativo. 4. Estimular el trabajo de aquellos participantes tímidos o pasivos. Normas para su realización: 1. Describir la actividad. 2. Dar a conocer el tema o subtemas a desarrollar. 3. En cada subgrupo, se debe nombrar un relator. Relator es la persona que durante los seis minutos apunta todas las ideas y a partir de ellas hace una síntesis que luego expondrá en la plenaria. Cuándo se aplica esta técnica: 1. Después de actividades en las que la asamblea ha tenido una actitud pasiva: conferencias, películas, proyección de diapositivas, audiciones, dramatizaciones entre otras. 2. Para realizar análisis de artículos de revistas o periódicos. 3. Para analizar situaciones conflictivas y sacar conclusiones.

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SEMINARIO Es una técnica de trabajo en grupo y expresión oral utilizada para tratar a fondo un tema predeterminado. Normas para su preparación: 1. La preparación de un seminario debe hacerse con bastante anticipación ya que tienen dos clases de sesiones. Por un lado, están las comisiones encargadas de estudio de subtemas, de concretar detalles y de elaborar las recomendaciones; y del otro, las sesiones plenarias que tienen por objeto determinar puntos de vista generales y sacar conclusiones. 2. Elección del tema. 3. Elaboración del plan y distribución de subtemas entre las comisiones.

Normas para su realización: 1. Reuniones previas de las comisiones para estudio de los subtemas. Cada comisión nombra su representante y un relator para las plenarias. 2. Reunión plenaria, que debe ser coordinada por un presidente que modera las intervenciones de los relatores de las diferentes comisiones. Un secretario general del seminario que debe redactar el documento final con base en las ponencias presentadas por escrito al seminario por cada comisión.

MESA REDONDA Es la reunión de varias personas, tres o seis por lo general, para exponer sobre un tema predeterminado y preparado, bajo la dirección de un moderador. Su objetivo es suministrar nuevos conocimientos sobre un tema interesante. Normas para su preparación: 1. Las personas eligen el tema para discutir; este debe ser adecuado a sus capacidades, con el objeto de que la discusión sea posible; con fuentes de información suficientes, a fin de encontrar argumentos en pro y en contra. 2. Se debe nombrar un moderador, o sea un encargado de dirigir la discusión; este, a su vez, designa un relator, cuyo oficio es resumir lo que cada expositor plantea. 3. Entre todos fijan el tiempo que debe emplearse en la discusión. La agenda o lista de las ideas de desarrollo, de acuerdo con el siguiente modelo 73


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7 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 7.1 Concepto Es el grupo total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una empresa, y entre ésta y su medio, es un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización. Influye en las opiniones, aptitudes y conductas de los clientes internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápidamente los objetivos. http://comorganizacional.blogspot.com/

7.2 TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL • LA COMUNICACIÓN FORMAL: Es aquella donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la organización. Por regla general, estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal. • LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Sirve para enviar los mensajes de los superiores a los subordinados; uno de los propósitos más comunes de estos comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y especificas de trabajo: “quien, debe hacer que, cuando, como, donde, y porqué”. • LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es la que va del subordinado hacia los superiores. Este mecanismo es el canal por el cual la administración conoce las opiniones de los subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en esos ámbitos. • LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de los mensajes horizontales tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.

7.3 FALLAS EN LA COMUNICACIÓN Las fallas en la comunicación es uno de sus problemas más importantes. Sin embargo, los problemas de la comunicación suelen ser síntomas de problemas más profundos. Por ejemplo, una planeación deficiente puede ser causa de incertidumbres en la dirección que sigue una empresa.

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• FALTA DE PLANEACIÓN: Muy a menudo la gente habla y escribe sin antes pensar, planear y formular el propósito de su mensaje. No obstante, establecer las razones de una instrucción, seleccionar el canal más apropiado y elegir el momento adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la comprensión. • SUPUESTOS CONFUSOS: Son los supuestos no comunicados que traen algunos mensajes. Por ejemplo, un cliente le envía a un proveedor una nota en la que le informa que visitará su planta. El cliente puede suponer por ese sólo hecho que el proveedor lo recibirá en el aeropuerto, le reservará una habitación en un hotel, resolverá sus necesidades de transporte y preparará una revisión detallada del programa en la planta. Pero, por su parte el proveedor puede suponer que el principal motivo de la visita del cliente a la ciudad es asistir a una boda, por lo tanto, lo guiará a una visita rutinaria a la planta. Estos supuestos no aclarados por ambas partes pueden resultar en confusión y pérdida de las buenas relaciones. • DISTORSIÓN SEMÁNTICA: Es otra barrera a la comunicación efectiva ya que no está claro el significado del comunicado. El anuncio de que “vendemos por menos” es deliberadamente ambiguo; suscita la pregunta: ¿menos de qué? Las palabras pueden provocar reacciones distintas. Para algunas personas el término “gobierno” puede significar inferencia o gasto deficitario. Pero para otras puede significar ayuda, trato igual y justicia. • MENSAJE DEFICIENTEMENTE EXPRESADO: Aun siendo claras las ideas del emisor en la comunicación, su mensaje puede sentir palabras mal elegidas, omisiones, incoherencia, mala organizaron, oraciones torpemente estructuradas. • BARRERAS A LA COMUNICACIÓN EN EL ÁMBITO INTERNACIONAL: La comunicación en el ámbito internacional es todavía más difícil a causa de la diferencia de idiomas, culturas y normas de cortesía. Traducir lemas publicitarios es muy riesgoso. El lema de Exxon “ponga un tigre en su tanque” fue muy eficaz en Estados Unidos, pero es un insulto para la población de Tailandia. Los colores tienen diferentes significados en cada cultura. El negro se asocia por lo general con la muerte en muchos países occidentales, mientras que en el lejano Oriente el color del duelo es el blanco. Para librar las barreras a la comunicación en el ámbito internacional, grandes empresas han debido tomar ciertas medidas. • PERDIDA POR TRANSMISIÓN Y DEFICIENTE RETENCIÓN: Un mensaje que debe ser transferido en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se vuelve cada vez más impreciso. La deficiente retención de información es también otro problema serio, así, la necesidad de repetir el mensaje y de emplear varios 75


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales canales resulta obvia. Por lo tanto, en las compañías suele usarse más de un canal para comunicar el mismo mensaje. • ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUACIÓN PREMATURA: Son muchos los buenos conversadores pero pocos los que saben escuchar. Todos hemos conocido a personas que intervienen en una conversación con comentarios sin relación con el tema. Una de las razones de ello es que quizá pretenden resolver sus problemas en lugar de poner atención a la conversación. Escuchar exige total atención y autodisciplina. Requiere asimismo que el escucha evite la evaluación prematura de lo que dice la otra persona. Es común la tendencia a juzgar, a probar o reprobar lo que se dice, en vez de hacer un esfuerzo por comprender el marco de referencia del hablante. En cambio, escuchar sin hacer juicios precipitados puede hacer más eficaz y eficiente la experiencia. Escuchar con simpatía por ejemplo, puede dar como resultado mejores relaciones laborales y mayor compresión entre administradores. Escuchar con empatía puede reducir algunas de las frustraciones diarias en las empresas y resultar en una mejor comunicación. • COMUNICACIÓN IMPERSONAL: La comunicación eficaz es más que sencillamente trasmitir información a los empleados, requiere de contactos frente a frente en condiciones de apertura y confianza. En siguiente recuadro de “perspectiva internacional” ilustra cuan fácil es dejar de lado esta simple pero eficaz técnica de comunicación. Como lo indica el contenido de este recuadro de “perspectiva internacional”, para una verdadera mejora de la comunicación no suele requerirse costosos y sofisticados medios de comunicación, sino la disposición de los superiores a participar de la comunicación frente a frente. Tales reuniones informales, sin muestras de categorías, ni imposición de autoridad formal, pueden resultar amenazadoras para un alto ejecutivo, pero los riesgos implicados son pocos frente a los beneficios que puede ofrecer una buena comunicación. • DESCONFIANZA AMENAZA Y TEMOR: La desconfianza, la amenaza y el temor minan la comunicación. En un ambiente en el que estén presentes estos factores, todo mensaje será visto con escepticismo. La desconfianza puede ser producto de incongruencias en la conducta del superior, o de anteriores experiencias en las que el subordinado fue castigado por haberle transmitido honestamente a su jefe información desfavorable pero verídica. De igual modo, ante la presencia de amenazas la gente tiende a replegarse, a adoptar una actitud defensiva y distorsionar la información. Lo que se necesita es entonces un ambiente de confianza, el cual facilita la comunicación abierta y honesta.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP • PERIODO INSUFICIENTE PARA LA ADAPTACIÓN AL CAMBIO: El propósito de la comunicación es efectuar cambios que pueden afectar seriamente a los empleados: cambios en el horario, lugar, tipo y orden de trabajo, en las disposiciones grupales o en las habilidades por emplear. Algunas comunicaciones apuntan a la necesidad de capacitación adicional, ajustes profesionales o adecuaciones de categoría. Los cambios afectan a las personas de diferente persona, de diferente manera, de modo que puede tomar cierto tiempo, reflexionar en el pleno significado de un mensaje. • SOBRECARGA DE INFORMACIÓN: Cada individuo responde a la sobre carga de información de distinta manera. Primeramente, puede desestimar cierta información. Una persona que recibe excesiva correspondencia puede ignorar cartas que debería responder. En segundo término, si un individuo se ve abrumado por cierta información puede cometer errores al procesarla. En tercero, las personas pueden demorar el procesamiento de información ya sea permanentemente o con la intención de ponerse al día con el futuro. Cuarto, la gente puede filtrar información. La filtración puede ser útil cuando se procesa primero la información más urgente e importante y se concede por lo tanto menor prioridad a mensajes menos importantes. Pero cabe la posibilidad de que primero se presente atención a asuntos fáciles de manejar y de que se ignoren mensajes más difíciles y quizá decisivos. • OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN: En el caso de la percepción selectiva los individuos tienden a perseguir lo que esperan percibir en la comunicación esto significa que oyen lo que quieren oír e ignoran otra información relevante. La influencia de la actitud, la predisposición actuar o no actuar de cierta manera, se trata de una postura mental respeto de un hecho o situación. Es obvio que si la gente ya se ha formado determinada opinión, no podrá escuchar objetivamente lo que se le diga. Las diferencias de categoría y poder entre el emisor y receptor de la información asimismo, cuando la información debe atravesar varios niveles de la jerarquía organizacional tienden a sufrir distorsiones. EL RUIDO ENTORPECE LA COMUNICACIÓN Lamentablemente, la comunicación se ve afectada por el ruido, todo aquello que (ya sea que esté presente en el emisor, la transmisión o el receptor) entorpece la comunicación por ejemplo: * El ruido o un lugar muy cerrado puede impedir el desarrollo de ideas claras. * La codificación puede resultar fallida a causa del uso de símbolos ambiguos. * La transmisión puede verse interrumpida por la presencia de estática en la cual, como ocurre a causa de una conexión telefónica deficiente. 77


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales * La decodificación puede resultar fallida a causa de la atribución de significados erróneos a palabras y otros símbolos. * La comprensión puede verse obstruida por perjuicios. * El cambio deseado puede no ocurrir a causa del temor a sus posibles consecuencias. * Puesto que el lenguaje es un factor especialmente importante de la comunicación transcultural, no solo la opresión verbal sino también la postura y los gestos pueden producir ruido y entorpecer la comunicación.

El presidente compañía le dice a su gerente general: “El lunes próximo, a eso de las siete de la tarde el cometa Halley se hará visible. Es un acontecimiento que ocurre cada 78 años. Reúna a todo el personal en el patio de la fábrica, todos usando casco de seguridad, que allí les explicaremos el fenómeno. Si llueve, este raro espectáculo no podrá ser visto a ojo desnudo, en ese caso entraremos al comedor donde será exhibido un documental sobre ese mismo tema”.

El gerente de la compañía al jefe de producción: “Por orden del presidente de la compañía, el lunes próximo a las siete de la tarde aparecerá sobre la fabrica el cometa Halley. Si llueve reúna a los empleados con casco de seguridad y llévelos al comedor, donde tendrá lugar un raro espectáculo, que sucede cada 78 años a ojo desnudo”.

El jefe de producción al supervisor: “A pedido de nuestro gerente general, el científico Halley de 78 años de edad, aparecerá desnudo en el comedor de la fabrica usando casco, porque va a ser presentado un documental sobre el problema de seguridad en los días de lluvia”.

El supervisor a su asistente: “Todo el mundo desnudo sin excepción, deberá estar en el patio el lunes a las siete, donde el famoso músico Halley mostrará el video bailando bajo la lluvia. El show se presenta cada 78 años”. Por último…el asistente a sus empleados: “El jefe cumple 78 años el lunes y habrá una fiesta en el patio y en el comedor se presentará a las siete el famoso conjunto de Bill Halley y sus cometas. Todo el que quiera, puede ir desnudo, pero usando casco, porque se va a formar un bacanal tremendo aunque llueva”.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 8. COMUNICACIÓN VIRTUAL Se denomina comunicación virtual a aquella comunicación cuyos vínculos, interacciones y relaciones tienen lugar no en un espacio físico sino en un espacio virtual como Internet.

8.1 Clases de comunicación virtual 8.1.1 Comunicación sincrónica Se presenta cuando dos hechos se desarrollan simultáneamente, por ejemplo, cuando hay una puesta en común para trabajar de manera paralela en un espacio virtual acordado. (Messenger, blogs, foros, etc.) 8.1.2 Comunicación anacrónica (asincrónica) Se presenta cuando un hecho se desarrolla en un espacio virtual de manera individual, sin una puesta en común para trabajar, por ejemplo, cuando enviamos mensajes a alguna dirección sin tener certeza sobre el momento en que el interlocutor lo leerá.

8.2 E-MAIL El correo electrónico, en inglés email o e-mail, es un método para crear, enviar y recibir mensajes a través de sistemas de comunicación electrónica. Es un servicio muy utilizado en internet que permite el intercambio gratuito de mensajes entre usuarios. Junto con el mensaje se pueden adjuntar archivos. Para enviar un mensaje de e-mail es necesario tener la dirección de nuestro destinatario.

Una dirección de e-mail tiene la forma: nombredecliente@nombredelservidor.com

8.2.1 REDACCIÓN DE E-MAILS Es la puesta por escrito de cosas sucedidas, acordadas o pensadas con anterioridad, pero por medio de una dirección de Internet. Un empleado común envía y recibe e-mails diariamente, sin embargo es importante escribirlos adecuadamente: deshacerse de viejas frases, ser específico, motivar al lector a leerlo completo, etc. A continuación, algunas recomendaciones para redactar e-mails: 79


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 1.- Los e-mail deben ser cortos, unos cuantos párrafos a lo sumo. Si tiene que enviar un documento muy largo, envíelo como “archivo adjunto”.

2.- Utilice la línea de asunto (subject) para capturar la atención y motivar al receptor a leer el mensaje completo. Utilice una frase corta y concisa, que provea una idea general del contenido del mensaje.

3.- En el primer párrafo del mensaje, sea explícito en lo que usted quiere que el receptor sepa o haga como resultado de recibir el e-mail.

4.- Evite las oraciones incompletas, así como los acrónimos y lenguaje exageradamente técnico.

5.- Recuerde que la gramática, puntuación, estilo, saludos y despedidas son tan importantes como en una comunicación escrita. Nunca escriba todo en mayúsculas.

6.- Asegúrese de que su e-mail tenga un estilo y estructura similar al de una carta comercial. Utilice párrafos cortos, elimine el exceso de palabras y redundancias, etc.

7.- La inmediatez del e-mail pueden llevarle a contestar demasiado de prisa, haga una pausa para evitar contestar cuando se encuentra de mal humor, apresurado o a la defensiva.

8.- Revise el mensaje con cuidado antes de enviarlo. Recuerde que son permanentes e irrevocables.

9.- No envíe correos impersonales o que parezcan que se han enviado a miles de personas. Es más probable que una persona lea un correo dirigido directamente a ella, a su empresa u organización. Cuando le escriba a varias personas, considere utilizar el campo CCO (BCC) en lugar de CC. Esto ocultará la lista de receptores. 10.- Si no va a utilizar acentos y caracteres especiales, déjele saber al receptor que no lo hará a propósito. Ejemplo de un E-mail:

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

Bogotá, 01 de Agosto de 2010 Estudiantes Secretariado ejecutivo Instituto Colombiano de Aprendizaje- INCAP Bogotá D.C. Asunto: reunión Apreciados estudiantes: Les comunico que el doctor Wilson Eduardo Galvis, rector del Instituto Colombiano de Aprendizaje- INCAP, cita a una reunión el día Jueves 16 de agosto de 2010 a las 17:30 , de carácter urgente, para acordar temas acerca de su presentación personal, uso del uniforme y demás; los cuales requieren de su presencia y colaboración, esperamos su puntual asistencia. Cordialmente, Francy Viviana Suárez Coordinadora de área Instituto Colombiano de Aprendizaje sede chapinero Teléfono: 311-6585089 Email: fsuárez@yahoo.com

Ejercicios: Redacte un e-mail a un ser querido informándole que usted hoy sale de viaje ya que es una oportunidad inmejorable de adquirir otro idioma, conocer otra cultura y obtener unos excelentes ingresos. Su regreso está programado para dentro de un año.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales VOCABULARIO Señale la letra correspondiente a la palabra que tenga el significado más parecido (sinónimo).

1. SUBALTERNO a. Inferior

b. súbito

c. ulterior

2. ESCÉPTICO

a. limpio

b. Atrevido

c. dubitativo

3. PLAGIO

a. Alegría

b. Copia

c. Borrador

4. DESDÉN

a. Desprecio

b. Codicia

c. Diversión

5. ALIVIAR

a. Separar

b. Aligerar

c. Nombrar

6. SECUELA

a. Consecuencia

b. Síntoma

c. Oración

7. LISONJEAR

a. Calcular

b. Adular

c. Amenazar

8. MOFA

a. Burla

b. Alabanza

c. Moda

9. CAÓTICO

a. Distante

b. Débil

c. Confuso

10. CONDONAR

a. abandonar

b. Perdonar

c. Deplorar

EDH Ahora debes escribir una oración utilizando cada una de las palabras que aparecen con mayúscula sostenida.

VOCABULARIO Organiza las siguientes palabras por orden alfabético y busca su significado en el diccionario. Bicameral Consumidor Derogar Jerarquía Proveedor Avalúo Convocatoria Sangría Prevaricato Auditor Remesa Grabar Destinatario Apóstrofe Déficit Diligenciar Acrónimo Advenimiento Radicación Anexo Pignorar Sigla Destreza Lucro Embalaje Organigrama Formato Moroso Subvencionar Endosar 82


Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Lee el siguiente texto y responde las preguntas 1 a 5.

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Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 1. ¿Qué le asombra al sultán del anciano? A. Su pobreza. B. Su ambición. C. Su genialidad. D. Su laboriosidad. 2 ¿Qué estaba haciendo el campesino cuando se le acercó el sultán? A. Mirando al sultán. B. Plantando una palmera. C. Contando monedas de plata. D. Recogiendo los frutos de la palmera. 3 Según el texto, ¿qué quiere decir el anciano con la siguiente expresión?: “¡Oh, sultán! Plantaron y comimos; plantemos para que coman”. A. Así como unos plantaron, otros comieron. B. Así como otros nos dieron, demos nosotros también. C. Así como otros comieron, comamos nosotros también. D. Así como otros plantaron para alimentarse, hay que plantar para comer. 4 En el primer párrafo, la palabra anciano entre paréntesis se usa para: A. señalar que cheikk es el nombre de un anciano. B. explicar que “cheikk” significa “anciano”. C. indicar que el cheikk le habla a un anciano. D. ejemplificar la palabra “cheikk”.

PRUEBA DE COMUNICACIÓN 1: No muy exacta 4: Muy exacta

2: Ligeramente exacta

3: Generalmente exacta

1. Yo sí sé escuchar. Estoy siempre atento y en actitud receptiva. 2. Cuando me encuentro con alguien por primera vez, trato de dar una buena impresión. 3. Cuando hablo, lo hago oportunamente y me expreso de forma correcta. Mis palabras tienen un efecto notorio sobre los demás. 4. Me encuentro animado al hablar. Mi lenguaje corporal es rico. 5. Empleo la modulación y el volumen de voz para reforzar lo que digo. 6. Cuando participo en una conversación siempre trato de ser amable. 84


Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 7. Hasta la fecha, mis técnicas de comunicación interpersonal son la clave de mi éxito. 8. Comprendo la importancia que tiene el dominio de mí mismo y siempre lo practico. 9. Interactúo bien con la gente porque entiendo todos los elementos implicados en la conversación. 10. Siempre cuido lo que digo porque sé que hasta las paredes tienen oídos. 11. En muy pocas ocasiones hablo acerca de una información o la revelo si considero que puede ser delicada. 12. Puedo permanecer en silencio a propósito, pues ejerzo un excelente control sobre cada palabra que pronuncio. 13. Ejerzo control sobre lo que digo, incluso después de beber algunas copas. 14. Siempre me siento obligado a confesarlo todo para desahogarme. 15. Confío poco en los demás. 16. Soy capaz de guardar un secreto. 17. Muy pocas veces me siento impulsado a cometer una indiscreción. 18. Creo que las filtraciones de información en una empresa son graves y negativas. 19. A menudo doy, inconscientemente, claves ocultas en mi conversación. 20. Nunca participo en altercados o discusiones. 21. El control que ejerzo sobre lo que digo es algo que sale natural de mí. 22. Siento que me comporto muy bien en la mayoría de las conversaciones. 23. No reacciono emocionalmente cuando me siento atrapado o me provocan. 24. Entiendo mis sentimientos recónditos y sé porqué digo ciertas cosas. 25. Sé cuándo es mejor guardar silencio. 26. Me cuesta mucho trabajo guardar para mí mismo la información importante que se me confía. 27. Casi nunca empleo palabras malsonantes en un ambiente social o laboral. 85


Módulo Guía Redacción de Textos Comerciales 28. Sé escuchar a los demás pero con frecuencia no presto atención a lo que me dicen. 29. Sé cuándo debo dejar de hablar a los demás. 30. Soy muy eficaz cuando se trata de persuadir a las personas de que comprendan mi punto de vista o de que hagan lo que yo deseo. 31. A pesar de que me gustaría ser franco, creo que no podría sobrevivir si digo siempre la verdad, así que miento de vez en cuando.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP BIBLIOGRAFÍA

BASULTO, Hilda. Ortografía actualizada

ARISTIZABAL, Alonso. Manual de la Secretaria Moderna.

ORDOÑEZ, Daniel. Manual Práctico de Ortografía.

PETER, Ujfalussy. Ortografía de Petùfar.

RÍOS, Beatriz González de. DÍAZ Gildardo Luz Mariana. LUNA, Páez Dora Ligia. RUIZ, Mesa Liliana. Correspondencia Comercial. Las comunicaciones empresariales.

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