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TALLER BASES DE DATOS

Udocente MFyC Sector Zaragoza 1


Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

Tfno.: 876 76 71 42 Fax: 876 76 71 39


INDICE

Introducci贸n-5 Bases de datos en Acces-7 Bases de datos en Excel-35 Bases de datos en SPSS-76 Bibliograf铆a-108 Test de evaluaci贸n-109

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INTRODUCCION__________________________________________ Durante el proceso de investigación en el área de ciencias de la salud, debemos siempre aplicar con rigurosidad el método epidemiológico como expresión final del original método científico, siguiendo una a una cada una de sus fases, que no son objeto de este taller, pero del cual tomaremos diferentes aspectos para el desarrollo completo de nuestros estudios. El objetivo principal que vamos a tener va a ser el publicar tras redactar y analizar una serie de datos que hayamos recabado en cualquiera de aquellos estudios de investigación en los que participemos. Para poder llegar a utilizar el recurso estadístico nos encontramos ante una premisa o requisito en extremo importante, haber realizado una recogida y codificación de los datos fiable y sin errores, y haberlos introducido en una base de datos diseñada específicamente para tal fin, por lo que abordaremos algunos de los pasos más importantes necesarios. Hay que tener en cuenta que cualquier programa estadístico analiza datos y da resultados, sin tener en cuenta la calidad de los mismos, por lo que dependerá de nosotros realizar el correcto control de calidad y filtración, para no dar por buenos resultados erróneos desde su inicio. Si tenemos en cuenta que nuestros estudios de investigación pueden ser publicados en revistas de impacto y servir de base a otros estudios, hay que aplicar con rigor todos los medios a nuestro alcance para la rigurosidad y metodología. En este taller hemos optado por dar unas nociones teóricas básicas necesarias, para después, por medio de ejercicios prácticos, aprender la utilización, manejo e introducción de datos en tres bases de datos, de una forma básica, sin pretender abarcar todas sus posibilidades completas. Hay que tener en cuenta que en algunas ocasiones tendremos que analizar y ofrecer resultados de bases de datos ya existentes, en otras ocasiones seremos nosotros los que realicemos la recogida de datos directamente desde la historia clínica o por medio del paciente, para lo cual diseñaremos una serie de cuestionarios o plantillas de recogida de datos que luego trasladaremos a nuestra base de datos, sea o no el mismo programa estadístico. Además, se nos puede presentar la posibilidad de utilizar cuestionarios ya existentes y que después de recogidos todos los datos de sus variables predefinidas, tengamos que introducir en nuestro programa estadístico o de base de datos para su posterior análisis. Por eso aprenderemos a diseñar bases de datos, introducir datos, modificar variables y a pedir informes o hacer consultas.

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ACCES__________________________________________________ Es un programa para crear y manejar bases de datos. ¿Qué es una base de datos? Casi tan fácil como la respuesta anterior. ¿Alguna vez has buscado en una guía telefónica un número de teléfono? Seguro que si; Primero coge en su mano la voluminosa guía telefónica de la provincia, que no es mas que una "base de datos" que está impresa. En sus páginas están todos los números de teléfonos, pero usted no lee uno a uno todos ellos para encontrar uno en particular, así que "filtramos" la guía buscando una población en concreto e ignorando todas las demás. Aun así el volumen de paginas es demasiado para leerlo enteras. Por suerte a alguien se le ocurrió poner al lado de los números de teléfonos otra columna con el nombre del abonado y su dirección. Cada página es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la guía están ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabético por el campo apellido. Es decir que el campo apellido es la "clave" de la tabla.

Es una suerte que la "base de datos" telefónica esté ordenada de esta última manera. Así sabiendo la población, el apellido y la dirección, se puede encontrar rápidamente cualquier número de teléfono.

Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a través del "campo" dirección, en este caso estaríamos ante un callejero, es decir sabríamos los nombres de todas las personas que viven en cada calle y sus números de teléfono. O también podría ordenarse por el "campo" número de teléfono, este tipo de guías se llaman "guías inversas".

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A través de este pequeño ejemplo ya sabemos qué son las bases de datos, los filtros, las tablas, los campos, los índices, las claves y con un poco de imaginación podemos entrever las posibilidades de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para nosotros como pueden ser, además de guías telefónicas, libros de una biblioteca, historiales de pacientes, facturas de una empresa, preguntas de los últimos exámenes, etc.

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Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el list铆n telef贸nico, vamos a ver como lo "modernizamos". Para ello, inicializamos el programa

Pulsamos Inicio, Todos los programas, Microsoft Office y cliqueamos sobre Microsoft Access.

Se abre una ventana tal como esta:

Vamos a archivo: nuevo Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Seleccionamos en las opciones de la derecha: base de datos en blanco:

Y nos pide directamente que guardemos la base de datos que vamos a crear, le ponemos un nombre, seleccionamos donde la guardaremos y le damos a crear:

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Bajo el nombre que le hemos asignado tenemos varias opciones pero por defecto la que aparece marcada es la de tabla y crear una tabla en vista diseĂąo, que es la que os recomendamos utilizar:

A partir de aquĂ­ empezaremos a crear nuestra primera base de datos. Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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En ella hay varias partes que iremos descubriendo según vayamos necesitándolas, por ahora nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las características básicas de los campos.

En la inferior izquierda podremos concretar más sus características según vayamos definiendo la columna "tipo de datos". Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los datos relativos a los campos que vamos a diseñar. Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla. Nuestra base de datos va a tener los Ámbito (urbano/rural), fecha nacimiento, sexo, consumo de tabaco.

siguientes

campos:

Seguramente cada uno de nosotros preferiríamos cambiar algún campo por otro, añadir algunos más o borrar otros... Mas adelante veremos cómo hacerlo y cómo personalizar esta tabla a nuestras necesidades. Según vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, damos al tabulador y nos pasa a la columna tipo de dato, donde aparece directamente la palabra "texto", si hacemos un clic y desplegamos los campos:

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Vemos que podemos seleccionar el tipo de datos que precisemos según sea nuestra variable, como en este caso ámbito será urbana o rural, dejamos texto. Seguimos con fecha nacimiento, sexo, consumo de tabaco. Así es como quedaría nuestra tabla con los campos definidos:

En realidad, los tipos numéricos solo deben utilizarse para campos que participen en operaciones matemáticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la contabilidad Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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domestica, necesitaríamos operar con los campos ingresos y gastos, para conocer nuestro ahorro. Sin embargo, es poco probable que sumemos números de teléfonos o restemos códigos postales, de modo que lo mejor es aplicarles tipos "Texto", pero de momento y por fines didácticos les asignaremos tipo "Numérico" Como hemos visto en la lista de opciones, hay más tipos de datos que los pocos que estamos utilizando, iremos descubriéndolos según los necesitemos. Se puede tener más información, como ya hemos visto, en la zona inferior derecha de la ventana Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos que en la zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del campo. Y que en la parte inferior derecha surge un texto que nos explica algo sobre las características que nos pueden ayudar. En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores. Por ejemplo: "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el numero de caracteres máximo que podemos introducir será de 50, si quisiéramos que un campo en concreto aceptara mas o menos caracteres solamente tendríamos que cambiar ese valor por otro mas ajustado, por ejemplo quizás en el campo dirección necesitaríamos mas longitud Hay varias propiedades más; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores predefinidos, como "Requerido" que tiene el valor "No". Según nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la parte inferior derecha cambiara automáticamente para explicarnos la funcionalidad de la propiedad. Por ejemplo para la propiedad "Requerido" tenemos esta ayuda

Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.

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La función de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna vez el nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la función de nuestro campo "fumador",es algo confusa, de él solo sabemos que es un campo lógico "Si/No", pero eso nos aporta poca información . Para tener más información tenemos la tercera columna. La tercera columna está titulada "Descripción":

En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo, y será útil cuando estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando creábamos la tabla, teníamos en mente que el campo "Nombre" se refería solo al primer nombre, o al segundo nombre, el formato de las iniciales o si incluía o no los apellidos.. Así es como quedaría mi tabla definitivamente, naturalmente cada uno podrá escribir la información que crea mas apropiada para recordar el motivo del campo:

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Podemos modificar la estructura de las tablas fácilmente eliminando un campo, insertando otro, moviéndolo y por supuesto modificar el contenido de cada fila. Por ejemplo: Borremos el campo "ámbito" y añadamos el campo "Centro de salud", que será un campo "Memo", que al contrario de lo que sugiere su nombre, no es un campo tonto, sino muy útil que puede almacenar nuestras notas sobre cada registro Vamos a hacerlo paso a paso: Primero borremos el campo "ambito", el nombre técnico de la operación es eliminar el campo, hay dos formas de hacerlo, el primer paso es común, pulsaremos en el selector de fila para seleccionarlo

Y para borrarlo pulsaremos la tecla "Supr" o seleccionaremos la acción "Eliminar filas" del menú "Edición", al que accederemos pulsando el botón derecho del ratón

La tabla quedara de la siguiente forma.

Para añadir el campo "centro de salud", lo haremos como siempre, situándonos en una fila en blanco e introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente. Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".

En la columna descripción añadiremos la información necesaria que sirva para comprender el motivo del campo. Hemos creado el campo "centro de salud" al final de la tabla, pero podíamos haberlo creado en cualquier otra posición, por ejemplo el primero, como estaba antes ámbito, simplemente eligiendo la opción "insertar fila" del menú edición, que activamos con el botón derecho del ratón, tras situar el puntero en la fila correspondiente, en este caso en fecha de nacimiento. Access insertará una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si somos indecisos podemos probar con distintas combinaciones moviendo los campos tantas veces como queramos simplemente haciendo clic sobre el selector y arrastrándolo a la posición deseada.

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Como guardar las tablas. Una vez que tengamos adecuadamente.

creada la estructura

vamos a aprender como guardarlas

Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien pulsando el icono "Guardar"

Cuando pulsemos se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto nos sugerirá el nombre "Tabla1", pero nosotros podemos nombrarla como queramos.

Surgirá esta venta en la que se nos preguntará si queremos una "clave principal", la clave es un campo que se crea automáticamente y que funciona como un "índice" cuya utilidad es imprescindible cuando queramos relacionar distintas tablas.

Vamos a contestar "Si". Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida

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Vemos que se ha añadido una fila al comienzo de la tabla, es la "clave principal" la reconocemos por que en el símbolo del selector aparece una el icono de una llave.

El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id", podemos cambiarlo y renombrarlo al nombre que consideremos mas apropiado. También hay otra cosa nueva, el tipo de datos se define automáticamente a "autonumérico", más adelante veremos con detalle que significa todo esto. Cuando lo guardemos aparecerá en la ventana "Base de datos" una tabla con el nombre con que la hayamos guardado. En nuestro caso, en un alarde de originalidad, se llama "Tabla1".

Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos mas adelante modificarla, ya sea añadiendo o borrando campos o quizás descubramos que la longitud de algún campo es inadecuada para nuestras necesidades. ¿Podemos modificar una tabla una vez guarda?. Sí, y es muy fácil, solamente hay que pulsar el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción "Vista de diseño"

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Aparecerá la venta de diseño de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos aprendido en este apartado modificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos satisfechos con el resultado. INTRODUCIR DATOS Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo: La primera es la opción formulario de la ventana base de datos, y la otra forma es introducir datos a través de la "Hoja de datos". En este capitulo vamos a ver como introducir datos en la hoja de datos. Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos". Tenemos varias maneras de abrir la tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la ventana "Base de datos", la otra es utilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el botón derecho del ratón sobre la "Tabla1", o bien dando 2 clics sobre la tabla que queremos abrir

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Aparecerá una ventana como esta

Vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal como los diseñamos en el capitulo anterior, en los que vamos a introducir los datos para nuestra tabla. Cada fila es un "registro". Un "registro" es un conjunto de datos que esta relacionado. Esto quedara más claro cuando vayamos rellenando los registros. Los datos se introducen en la columna correspondiente, si en el espacio visible de un campo no caben los datos que tecleas, Access desplaza a la izquierda el texto para que sigas escribiendo. También se puede modificar la anchura de la columna arrastrándola con el cursor. Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en blanco menos los campos numéricos que por defecto aparecen con el valor cero.

El campo "Id" es un campo "autonumérico" eso significa que NUNCA podremos introducir datos en ese campo, es un campo control de funcionamiento interno para Access.

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Después de estas nociones imprescindibles, ya estamos listos para introducir nuestro primer registro. Y vamos a hacerlo con estos datos, naturalmente quien quiera tiene toda la libertad para sustituirlos por cualquiera que sea de su agrado. Aunque yo recomiendo que si queréis cotejar los ejemplos no los variéis para poder seguir mejor cada paso de las explicaciones. Decíamos que vamos a introducir en la tabla los datos que siguen:

centro de salud: urbano Fecha nacimiento: 10-8-2003. Sexo: mujer. Fumador: no Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la última. Otro registro: Centro de salud rural Fecha nacimiento: 6-3-1969. Sexo: hombre. Fumador: si Consumo de tabaco 20 paquetes/año. Si nos confundimos y añadimos paq nos saldrá un mensaje de error:

Al campo "Id" se asigna automáticamente un numero secuencial, según el orden de introducción de los registros. Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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En el campo "Notas", a pesar de que hemos introducido todo el comentario, solo se muestra una parte de él. Para leer el resto podemos pulsar dentro del campo y desplazarlo con los cursores o bien, modificar la anchura de la columna ampliando sus limites con el arrastrándolos con el ratón. O bien con la opción "Ancho de columna" del menú edición, que surge al pulsar el botón derecho del ratón sobre alguna columna.

En la siguiente ventana podremos escribir concretamente el ancho de la columna que deseemos

El símbolo "*" de la ultima fila indica que esa fila es el ultimo registro de la tabla, Según vayamos introduciendo registros se incrementara el numero de filas.

Para insertar nuevos registros, pulsaremos en el botón "Nuevo registro" de la barra de herramientas.

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CONSULTAS Tenemos ahora una duda ¿tenemos datos de niños para poder mandar una comunicación a un congreso de pediatría? Para hacer una consulta, cerramos la tabla y seleccionamos consulta, crear una consulta utilizando el asistente:

Lo primero es saber que campos queremos que nos muestre el resultado. Nosotros necesitaremos los campos "fecha de nacimiento" y “fumador”, que seleccionamos en el cajón de la izquierda y pasamos al de la derecha gracias a las flechas que tenéis entre ambos:

Automáticamente se asignan los valores "Tabla1" para la fila "Tabla", porque tenemos solo una tabla activa, en caso de que tuviéramos mas de una, deberíamos elegir una de entre ellas. Los campos que seleccionemos manualmente aparecerán marcados con la opción "Mostrar". Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Le decimos que queremos el detalle, no el resumen

Le ponemos un titulo si queremos y le decimos que queremos ademĂĄs modificar el diseĂąo de la consulta:

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Desde esta pantalla es desde donde podemos poner límites como la edad menor de 18 años:

Para limitar o hacer restricciones en las búsquedas podemos usar los operadores: igual ("="), mayor que (">") , menor que ("<"). Y por ultimo los tres operadores lógicos, no ("Negado"), y ("Y"), o ("O").

Para ejecutarla pulsaremos en el icono "Ejecutar".

y el resultado será este:

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Access nos permite realizar consultas con múltiples criterios sencillamente, solo tenemos que escribir en cada columna el criterio de búsquedas que queramos combinar.

Y el resultado sería:

Podemos querer visualizar todos los demás campos, una forma es ir asignándolos uno a uno en cada columna, como ya hemos aprendido. Pero Access tiene una manera más sencilla, utilizando el valor asterisco "*". Para ello tenemos que introducir manualmente los criterios para los campos que deseemos especificar, y en la ultima columna, en la fila "Campo" elegimos el valor "Tabla1.*". Atención, si elegimos la opción ver toda la tabla "Tabla1.*", tendremos que quitar las marcas de las casillas "Mostrar" para que los demás campos no salgan duplicados

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Ya hemos aprendido a realizar consultas múltiples, vamos a combinarla con la potencia de los operadores con un ejemplo. Queremos averiguar los datos de las personas que viven en el distrito 12347 o superior de la población Madrid, pero no nos interesa los que se llamen Joan. Nuestra consulta quedaría de esta manera.

CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS. Cuando hayamos terminado de trabajar con la consulta podemos cerrarla como lo hacemos

habitualmente en Windows: pulsando el icono del aspa o bien "Cerrar" en el menú "Archivo"

Si no lo hemos antes, al cerrarla Access nos preguntara si deseamos "Guardar" la consulta. ¿Qué utilidad tiene guardar una consulta que ya hemos realizado?. Fácil, si en algún momento los datos han cambiado podemos volver a realizar la consulta que tenemos guardada con un solo click. Esto es especialmente útil en para estar al día en asientos que cambian con asiduidad. Esta es una mas de las ventajas que tiene Access. Cada vez que abrimos una consulta, Access la ejecuta automáticamente en función de los datos que contenga la tabla en este momento. Es decir que no importa los cambios que hagamos en la tabla, cada vez que ejecutemos la consulta, obtendremos siempre los datos actualizados. Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Puede que consideremos que no necesitaremos mas una consulta en concreto, podemos borrarla fácilmente o pulsando la tecla "Supr" una vez que tengamos la consulta seleccionada. O también pulsando en el icono "suprimir" de la ventana "Base de datos"

Aunque, en vez de borrar y crear múltiples consultas, es mucho más cómodo modificar las consultas existentes para que se ajusten a nuestras necesidades actuales. Es muy sencillo. Pulsando el icono "vista de diseño", teniendo seleccionada la consulta que queramos modificar, se nos abre instantáneamente la consulta en la ventana de diseño que ya conocemos.

INFORMES Hasta ahora hemos visto como gestionar tablas, como hacer búsquedas en ellas y como crear consultas avanzadas. Con esto tenemos todo lo necesario para ponernos a trabajar satisfactoriamente con Access. Pero todas las operaciones, las búsquedas y los resultados los hemos visto en la pantalla del ordenador, es posible que queramos tener un registro físico de ello en papel. Quizás queramos Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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tener una copia impresa para analizarla mas cómodamente o para enviársela a alguien, o simplemente para guardarla en el cajón del escritorio. Access acude a nuestro socorro con los "Informes". Hay diversos procedimientos para crear informes, pero para no hacerlo demasiado difícil y dado que este es un curso de Access imprescindible eminentemente practico, vamos a dejar de lado toda la árida teoría y vamos a aprender directamente con la practica de un sencillo ejemplo. Utilizaremos para ello el asistente para informes automáticos. El primer paso es elegir "Informes" en la ventana "Base de datos"

y en los iconos, pulsar en "Nuevo"

En la siguiente ventana, elegiremos en la ventana superior el tipo de autoinforme que deseemos, puede ser en columnas o en tablas. Como veremos los dos, empezaremos por el primero. Vamos a crear un informe en columnas.

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En la ventana inferior, al pulsar sobre la cortinilla se desplegarán las tablas o consultas disponibles sobre las cuales podremos realizar el informe. Evidentemente los informes solo se podrán realizar sobre tablas o consultas que hayamos creado previamente tal como ya hemos aprendido en los capítulos anteriores. Nosotros vamos a realizar el autoinforme sobre la Tabla1. Pulsaremos sobre aceptar y el resultado será:

Si pulsamos el botón derecho del ratón se desplegara el siguiente menú.

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Para tener por fin nuestra copia en papel solo tendremos que pulsar el icono "Imprimir". En cuanto a las demรกs operaciones bรกsicas como guardar, copiar, borrar el funcionamiento es exactamente el mismo que ya hemos aprendido para las tablas y consultas. Ya hemos creado nuestro informe en columnas, y ahora aprenderemos a crear un informe en tablas, pero esta vez lo haremos sobre la consulta que hemos creado anteriormente.

Pulsaremos aceptar y el resultado serรก el siguiente

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Para imprimirlo solo debemos pulsar el bot贸n derecho del rat贸n como ya sabemos o sobre el icono "Imprimir" de la ventana principal. Para las otras operaciones sirve lo que hemos aprendido en el apartado del autoinforme en columnas.

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NOTAS__________________________________________________

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EXCEL__________________________________________________ Es una hoja de cálculo, no una base de datos como tal, pero vamos a explicar funcionamiento ya que la mayoría la usáis como base de datos. La ventaja es que es compatible con SPSS y te permite además realizar si precisas cálculos sencillos para transformar variables. Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior. La Barra de Título. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todavía al fichero pone Libro 1, si el fichero tiene nombre pondrá el nombre que le hemos dado. A la derecha se encuentran los botones típicos de Windows para reducir la imagen y para cerrar.

La siguiente es la Barra de menú, desde la que aparecen los menús con todas las órdenes fundamentales.

A continuación, La Barra Estándar nos permite realizar rápidamente algunas de las operaciones más comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.

La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuación de la Barra estándar o en una fila independiente.

Para cambiar entre una y otra alternativa: • • •

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Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botón DERECHO del ratón. Pulsamos Personalizar. Y en la pestaña Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmación de "Las Barras Formato y Estándar comparten una fila"

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LA HOJA DE TRABAJO El gran área formada por cuadrículas constituye la hoja de trabajo de la hoja de cálculo. LAS COLUMNAS En nuestra pantalla a continuación tenemos las columnas designadas por letras. En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G

La hoja de cálculo es mucho más grande de lo que aparece en pantalla. Si nos desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de cálculo hasta las columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos por la hoja de cálculo utilizando las flechas del teclado.

LAS FILAS

Las filas se nombran mediante números. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4, 5, 5 y 7

LAS CELDAS Las celdas se nombran por su columna y por el número de su fila •

En la imagen las celdas nombradas por su columna y el número de línea. La celda activa es la celda 3 de la columna B que se designa B3. Escribimos primero la columna y después la fila.

LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas. Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.

Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de desplazamiento inferior

Otra opci贸n para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es utilizar las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha e izquierda. Otra alternativa para movernos es: o o

Pulsar en el teclado "Enter" para bajar una fila. Pulsar en el teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina izquierda con flechas), para avanzar una columna.

HOJAS En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un proyecto y posteriormente integrarlos. Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja n煤mero 2"

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GUARDAR LOS ARCHIVOS Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de cálculo. • • •

En la Barra de Menú pulsamos sobre Archivo y Guardar como En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y trabajos. Y pulsamos Guardar

RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS • • •

Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Menú Pulsamos sobre Abrir Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que deseamos abrir no se encuentra el listado que aparece nos movemos por los diferentes directorios para encontrarlo.

Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los últimos que hemos archivado con Excel puede aparecer al final del menú Archivo.

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PROPIEDADES DEL ARCHIVO Las "Propiedades de archivo" es una funcionalidad de Excel que puede llegar a ser extremadamente útil en entornos de trabajo profesionales. Sobre todo en lugares de trabajo donde es imprescindible trabajar en equipos, o donde un grupo de personas necesita trabajar, acceder e incluso participar en el trabajo de otras personas.

En el siguiente cuadro de diálogo nos encontramos con diversas opciones de personalización agrupadas en varios apartados, uno en cada pestaña. En algunas pestañas puedes introducir datos y en solo Excel puede gestionar esos datos

Por ejemplo en la pestaña General no podremos introducir ningún dato. Aparecerá con los datos vacíos hasta que lo guardemos por primera vez. En esta pestaña aparecen los datos relacionados con la información de la grabación del archivo. Vamos a verla más detenidamente. En las opciones de la pestaña general podemos ver tres zonas bien diferenciadas, La primera zona se refiere a la información del archivo. Por ejemplo Tipo y Tamaño, nos informan, como sus propios nombres indican, el tipo de archivo y el tamaño que ocupa el archivo

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Ubicación es una opción mucho mas útil, con ella podremos saber concretamente, en el directorio, en el disco o en el terminal de red en que esta situado físicamente el archivo. Esto resulta útil cuando se trabaja en redes locales, con múltiples lugares de trabajo. Siempre es conveniente saber en que ordenador esta guardada la información. En la segunda zona de la pestaña, La información que nos puede resultar útil de esta pestaña hace referencia a las fechas y horas importantes para el documento

Creado, hace referencia al momento en que fue creado el archivo, es muy útil para conoce cuando se inicio el trabajo y para distinguir bocetos de trabajo y versiones que hagan referencia al mismo proyecto. Modificado, nos ayudara a saber cuando se grabó por última vez la información del archivo. Mas de una vez podemos encontrarnos dudando sobre que archivo contiene la información mas actualizada. En último acceso, nos informa de la última vez que alguien abrió el archivo solo para consultarlo, sin grabar en él información. Esta información puede resultarnos especialmente útil en ambientes de trabajo corporativo, donde hay una gran número de personas accediendo a los documentos y necesitamos saber a que versión se esta accediendo. En la última zona, se nos mostrarán los atributos del archivo

Se nos dirá si podemos escribir en el, o si es solo lectura. Se nos dirá si ha sido modificado o no. Si es un archivo oculto o visible. Y por último si es un archivo de sistema o no. De esta zona, ahora solo nos interesa saber, que gracias al atributo Modificado, podemos distinguir fácilmente las versiones viejas de las nuevas. Y gracias al atributo Sólo lectura se limita el que se pueda modificar en nuestro fichero. Hemos visto una pestaña en la que no podemos introducir información, veremos ahora una en la que si podemos introducir información. Veremos la pestaña "Resumen" Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Esta vez la ventana estará dividida en dos zonas, en la superior, podremos introducir la información relativa al autor.

Como por ejemplo: el titulo del libro y el asunto del que trata. Estos dos campos que pueden parecer obvios cuando estamos trabajando en él. Pero intentar encontrar un libro en particular, cuando hace meses que no lo hemos abierto puede ser una tarea desesperante si no está bien clasificado. El titulo y el asunto nos ayudan a manejar fácilmente grandes bibliotecas de libros.

Los campos personales de Autor, Administrador y Organización:

Adquieren todo su sentido cuando trabajamos en una organización amplia, y especialmente si trabajamos en equipo o en red. Estos campos deben ser los suficientemente descriptivos, para que cuando el proyecto pase de una fase a otra se pueda identificar claramente al autor, por si es necesaria ponerse en contacto con él.

En la ventana inferior introduciremos información relativa al contenido del libro de trabajo, comentarios, palabras claves para buscar el libro más adelante.

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Excel tiene un sistema de búsqueda, para encontrar y ordenar los libros basándose en los campos de esta zona. Así pues las descripciones deben ser lo mas claras y homogéneas posibles, para que sea posible encontrar fácilmente todos los libros según palabras claves o categorías. Si activamos "Guardar vista previa", cuando vayamos a abrir un libro de trabajo veremos una imagen de la primera hoja de cálculo y decidir si es el que queremos abrir.

REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos. Sumar números. • •

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Marcamos los números que deseamos sumar. Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar.

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COMPONENTES DE LAS FUNCIONES Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7). La anterior fórmula se compone de: • • •

Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto. A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos y B7. El formato es por ejemplo: B4:B7

EJEMPLOS Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir nosotros la fórmula. • • •

Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1 Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de la Barra fórmulas.

SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS Vamos a sumar por filas y por columnas. • •

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Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen. Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes.

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Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de fórmulas.

Y el resultado es que: • • •

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Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de sumar los dos números de cada fila. Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números de la columna superior. Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas

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OPERACIONES MATEMATICAS Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y fácilmente con el programa Excel. SUMAR Para sumar directamente varios números: • • •

Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operación matemática. Sumamos utilizando el signo + Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda.

Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.

MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS • • •

Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado. Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter. Potencias. elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado de 16

EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado. El programa Excel calcula en un cierto orden: • • • •

Primero las operaciones entre paréntesis. Las potencias Las multiplicaciones y divisiones Sumas y restas.

EJEMPLO Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Realizar la operación 4*(4-3) NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13 Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4. Por tanto el resultado es 4

EJEMPLO ¿Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ? • • • •

El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5 Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125 A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875 Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un número negativo -861

ORDEN DE LAS OPERACIONES Lo más normal es que solo utilicemos formulas con dos operadores.

Pero Excel es mucho más potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos operandos y operadores como necesitemos. Vamos a ver algunos ejemplos: Con un solo operador hacemos que el contenido de una celda aparezca en otra

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Y si modificamos la celda original, también se modificara automáticamente la celda de la formula. Con dos operadores:

Ya conocemos suficientemente este tipo de formulas, así que no le dedicaremos mas tiempo Con mas de dos operadores. Esto lo veremos más claramente con un ejemplo En la siguiente imagen calculamos los beneficios por participación, y le restamos los impuestos.

Hemos escrito la formula tal como la enunciamos: Los ingresos menos los gastos, divididos por el numero de participaciones y finalmente le restamos los impuestos. Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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El resultado obtenido es 534 Pero Excel tiene un sistema de prioridad de operandos, esto significa que Excel comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de dos en dos empezando por los operandos mas importantes según su orden de prioridad El orden es el siguiente: Primero se ejecutan las operaciones que están entre paréntesis, primero los mas anidados. Segundo la exponenciacion. Tercero la multiplicación y división, en caso de igual importancia se evalúa primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se evalúan la suma y la resta, con el mismo criterio de igualdad que la multiplicación y la división. Asi pues en la operación anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos por el numero de participaciones y el resultado se lo restamos a los ingresos y al total le restamos los impuestos. Para construir la formula que queriamos tendríamos que haber usado los paréntesis para priorizar las operaciones como en el ejemplo inferior

Observa la diferencia de resultados

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LISTAS Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introducción de datos en las hojas de cálculo. Una de ellas son las listas. Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel crea automáticamente una lista con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo. Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos

Nos situamos en la primera celda vacía que haya tras los datos y pulsamos el botón derecho del ratón

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En el menú que se ha desplegado, elegiremos la opción "Elegir de la lista". Excel nos mostrara una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el momento.

Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo tenemos que pulsar en él. Excel tiene otras funciones de automatización relacionada con las listas, por ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la ventana

Veremos que una nota nos va mostrando los distintos días de la semana y si soltamos el ratón

Vemos que se crea automáticamente una lista con los días de la semana. Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los días de la semana, los días de la semana abreviados, los meses y los meses abreviados. Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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FUNCIONES Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos. Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde: • • •

Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función. El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.

En los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las fórmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas. Las funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma. Por tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades •

Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro

Utilizamos la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la última

Sumamos mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas

=SUMA(A1;A2;A3;A4)

=SUMA(A1:A4)

=A1+A2+A3+A4

EJEMPLO Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos funciones: • Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

Calcular las sumas y Tfno.: 876 76 71 42 Fax: 876 76 71 39


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Una función para calcular que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un mes y zona.

El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botón Combinar y centrar. Para adaptar el formato de los números hemos utilizado el botón Euro de la barra de formato.

Vamos a utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular los totales. Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7) Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden la ventas más bajas utilizamos la función Mínimo que se designa por MIN. Vamos a calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7) La función queda =MIN(B4:C7) Escribimos la función en la celda B11 Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.

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Una de las cuestiones más interesantes de las Hojas de Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el número 122,00 que aparece en la celda C7 por el número 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al resultado mínimo de ventas. Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la función mínimo también.

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INSERTAR FUNCIÓN El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las que se accede fácilmente partiendo del botón Pegar Función. •

Nos situamos en la celda donde queremos colocar la fórmula y donde se mostrará el resultado de la función. en nuestro ejemplo vamos a calcular la media aritmética de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y el resultado queremos que aparezca en E4. La media aritmética suma los números y los divide entre el número de elementos sumados. Por tanto nuestra función realizará la operación matemática de sumar 4+6+2+10 y dividir por cuatro.

En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Pegar Función

Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en que se encuentra la función que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre una Categoría de la función. En nuestro ejemplo la función media aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones Estadísticas.

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Y una vez seleccionada la Categoría de la función nos queda seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la función, el nombre que designa a la media aritmética es PROMEDIO

Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro correspondiente a la función promedio. Ahora se trata de especificar los argumentos de la función PROMEDIO. En nuestro caso consiste en especificar las celdas que contienen los números a los que queremos calcular la media aritmética. El programa automáticamente asume que son los números que se encuentran a la izquierda de la casilla donde estamos introduciendo la fórmula. Si el programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar para el cálculo cambiamos los nombres de las celdas donde pone Número1.

Y en la celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de aplicar dicha función a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media aritmética da cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos introducido la fórmula

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CREAR SERIES Si necesitamos escribir una serie de números o una serie de términos como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creación de modo muy rápido de la serie. Vamos a generar la serie con los meses del año. • • •

Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie. Nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.

Y el resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos términos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del año de forma automática.

CREAR SERIES NUMERICAS Con Excel es fácil crear series numéricas. Vamos a generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de cálculo solo el 2 y el 4.

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• • •

Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente. Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra. manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie.

Y el resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica

COPIAR La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la información ya esta introducida y reproducirlas en otras: 1. Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o las celdas donde se encuentra la información que deseamos copiar. 2. Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al comando copiar.

o

Partiendo del Comando Edición de la Barra de menú

o Botón ratón.

Pulsando DERECHO

el del

3. Seleccionar el área donde se copiara el contenido. 4. Seleccionamos Edición en la Barra de menú. 5. Y pulsamos sobre Pegar Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando la Barra de Formato.

EJEMPLO Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuación en vez de escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6. • • • • •

• • •

Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter. Pulsamos con el ratón sobre la celda A2 y la marcamos. Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente. En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia. Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece seleccionamos pegar.

Marcamos la celda A5 y pulsando el botón DERECHO del ratón, en el menú que aparece, seleccionamos Pegar. Repetimos la operación en la celda A6. Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina superior izquierda.

Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En la imagen la celda activa es la A6 como se muestra también en la Barra de fórmulas que muestra el nombre de la celda activa y su contenido.

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Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es: • • •

Marcar la celda Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra. Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se reproduce la información.

EJEMPLO Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3, C4, C5 y C6. • • • •

Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botón del ratón nos movemos hasta C6. Soltamos el botón y aparece el resultado de copiar la celda.

Y el resultado

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COPIAR EL NUMERO DE UNA CELDA PERO NO LA FORMULA Hemos visto que por el procedimiento más sencillo de copiar y pegar si una celda tiene una fórmula lo que se copia es la fórmula y no el valor o el resultado de la fórmula. En ocasiones deseamos copiar el resultado de una fórmula que esta en una celda pero no la fórmula en si. Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son: • • • • • •

Marcamos la celda que deseamos copiar. Por ejemplo la misma que anteriormente la C1 Pulsamos Edición y Copiar Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2 Seleccionamos Edición y Pegado Especial. Igualmente pulsando el botón DERECHO del ratón. En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Valores. Y se pulsa Aceptar y la tecla Escape

Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos números anteriores de la fila, aparece el número 9 que hemos copiado de la celda C1.

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COPIAR FÓRMULAS Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Cálculo. Para copiar una fórmula se emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por tanto: 1. 2. 3. 4.

Seleccionamos las celdas donde se encuentra la fórmula que deseamos copiar. Pulsamos el comando Edición y Copiar Marcamos las celdas donde queremos copiar la fórmula Pulsamos Edición y Pegar

EJEMPLO Tenemos unos números en la columna A que queremos sumar a los números de la columna B. Se trata de sumar el número de la celda A1 y el número de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y así con todas las filas de números. Partimos de los números que se muestran en la primera imagen. •

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En la celda C1 vamos a introducir la fórmula para sumar los dos números de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de una fórmula. A continuación escribimos la operación matemática que queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre paréntesis las celdas sobre las que se realiza la operación. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde terminan los datos.

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• • • •

Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la celda C1. Pulsamos sobre la celda C1 Y pulsando en el botón DERECHO del ratón seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se poner intermitente. Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botón DERECHO del ratón seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc".

Y el resultado que aparece es el siguiente

Es importante observar que no hemos copiado el número 9 que estaba en la celda C1 sino la fórmula que estaba en esa celda.. Y es importante comprender que la copia de la fórmula es una copia relativa y no absoluta. Es decir hemos copiado la fórmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es =SUMA(A2:B2). Al copiar la fórmula una fila más abajo el programa por defecto asume que los números que queremos sumar son también de la fila siguiente. Si queremos que al copiar la fórmula en otra celda el resultado se mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos emplear una copia absoluta. Tenemos que escribir el signo del dólar "$" antes de las letras y los números que corresponden a las celdas. De esta forma la copia será absoluta y no relativa. La anterior función quedaría =SUMA($A$1:$B$1)

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MOVER Para quitar la información que hemos introducido en una zona de la Hoja de cálculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar. Para mover la información introducida en celdas, columnas o filas. • • • • •

Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar de ubicación. Pulsamos Edición en la Barra superior Pulsamos sobre Cortar Marcamos donde queremos que se coloque la información que estamos moviendo. Pulsamos Pegar

Podemos utilizar directamente los botones de la Barra de formato para cortar y pegar

Si pegamos sobre una zona que contiene información, la misma la borramos al pegar una nueva información encima. Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra acción, un botón muy útil y seguramente uno de los más utilizados es el botón de Deshacer que encontramos a continuación en la barra Estándar.

EJEMPLO Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C. • •

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Marcamos la columna A, pulsamos Edición y Cortar. Marcamos la columna C y pulsamos Pegar

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GRAFICOS Es fácil realizar gráficos partiendo de unos datos con el Asistente de gráficos. • • •

Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen. Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gráfico. En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Asistente de gráficos

Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar el Tipo de gráfico. Es decir de que grupo queremos el gráfico y dentro del tipo de gráfico seleccionar a la derecha uno concreto. En nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido Líneas y hemos seleccionado la primera opción dentro del grupo de gráficos disponibles.

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En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para realizar el gráfico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas desde las que se tomarán los datos para dibujar el gráfico. Y aparece bien definido el rango de celdas desde el que se tomarán los datos. Si las celdas que aparecen a continuación de Rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos de gráfico debemos escribir el rango correcto.

En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de añadir un título. En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos añadir un título a los ejes del gráfico., En nuestro caso añadimos Meses para la escala horizontal y millones para la vertical como títulos explicativos de los ejes.

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El último cuadro nos permite seleccionar la ubicación del gráfico. Podemos colocar el gráfico insertado en una Hoja o podemos asignar una hoja para el gráfico.

Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del recuadro del gráfico y moviéndonos sin dejar de pulsar, podemos modificar el tamaño del gráfico.

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Una cuestión muy interesante en relación a los gráficos en que se encuentran enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo en la celda A4 el número 46 por 99 y pulsamos Enter, el gráfico refleja automáticamente el nuevo dato.

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INSERTAR INSERTAR CELDAS • • • •

Nos situamos donde deseamos insertar la celda Seleccionamos Insertar en la Barra de menú Pulsamos sobre Celdas Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en blanco arriba o abajo de donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar

INSERTAR COLUMNAS • • •

Marcamos la columna donde deseamos añadir una nueva columna en blanco a su izquierda. Seleccionamos Insertar en la Barra de menú. Pulsamos sobre Columnas.

Si queremos añadir varias columnas marcamos varias columnas antes de seleccionar Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la Barra en que se encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin soltar el botón del ratón nos desplazamos. El número de columnas en la hoja de cálculo se mantiene en 256. Para añadir nuevas columnas el programa elimina las últimas. Por tanto si las últimas filas contienen datos el programa no permite añadir nuevas columnas.

INSERTAR FILAS • • •

Nos situamos a la altura donde queremos añadir una fila. La fila se añade arriba de donde estamos. Pulsamos Insertar Y pulsamos sobre Filas

INSERTAR HOJAS DE CALCULO Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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• •

Pulsamos Insertar Y hacemos clic sobre Hoja de cálculo

Una vez insertada podemos cambiar su posición en el libro simplemente pulsando sobre la pestaña Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada arrastramos la pestaña a la posición seleccionada. Pulsando sobre las pestañas de Hojas que se encuentran en la parte de abajo de la Hoja de trabajo y pulsando el botón DERECHO del ratón accedemos al menú desde el que podemos Eliminar, Mover o Cambiar el nombre a la Hoja. Además podemos Insertar Hojas y Gráficos.

ELIMINAR ELIMINAR CELDAS • • • •

Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar. Pulsamos sobre Edición Y sobre Eliminar En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que ocuparan el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o izquierda y pulsamos Aceptar

ELIMINAR COLUMNAS • • •

Seleccionamos la columna que deseamos eliminar. Pulsamos sobre Edición en la Barra de menú. Pulsamos sobre Eliminar

ELIMINAR FILA Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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• • •

Marcamos la fila que deseamos eliminar Pulsamos Edición Pulsamos Eliminar

ELIMINAR HOJA •

Nos situamos en la Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en otra Hoja pulsamos la pestaña correspondiente a la Hoja que deseamos eliminar en la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no perder datos tener claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar una Hoja. Vamos a eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5.

• •

Pulsamos sobre Edición. Y seleccionamos Eliminar Hoja

IMPRIMIR Antes de imprimir la página suele ser necesario Configurar la página para definir cuestiones como la orientación, los márgenes y poner un título de cabecera

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Nos aparece un cuadro donde podemos definir: •

La Orientación. Donde decidimos si queremos imprimir la página en Vertical o en Horizontal

Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara exactamente lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se imprime tal como aparece en pantalla durante la elaboración de la Hoja de cálculo.

Si lo que vamos a imprimir consta de varias páginas podemos movernos para ver como va a quedar en papel las demás páginas pulsando Siguiente

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La opción Márgenes nos permite visualizar donde se encuentran los márgenes del documento que vamos a imprimir.

una vez que comprobamos que la página se visualiza y va a quedar en papel como deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a esta opción desde la Barra de menú pulsando Archivo e Imprimir.

Nos aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las propiedades de la impresora para seleccionar el tipo de papel y las características de la impresión. Igualmente podemos seleccionar: •

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El Intervalo de páginas. Donde podemos seleccionar imprimir Todas las páginas. El cuadro permite otra opción interesante que es imprimir únicamente un grupo de páginas. para imprimir algunas páginas y no todas debemos seleccionar Páginas y en Desde poner el número correspondiente a la primera página que queremos imprimir y en hasta la última. La opción Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el Libro, únicamente las Hojas activas o un grupo de celdas. Una opción que puede ser interesante es imprimir únicamente un grupo de celdas. Si queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir las seleccionamos y pulsamos la opción Selección.

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Una vez configurada la página y definido el tipo de impresión que deseamos pulsamos Aceptar y la impresora comenzará la impresión.

Un camino rápido si la configuración de la página y el tipo de impresión que tenemos definido con anterioridad es el deseado, es pulsar directamente el botón Imprimir de la Barra Estándar.

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NOTAS__________________________________________________

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SPSS___________________________________________________ I.

DEFINICION DE VARIABLES

Una variable es cada uno de los caracteres o aspectos que se registran en una muestra de individuos. Medir es asignar valores a las variables del estudio. La forma de medir las variables va a determinar el análisis matemático, estadístico, de las mismas. Existen varias escalas de medida: 1.- Cualitativas: Miden una característica en término de cualidad, nunca de forma numérica. Cada uno de los valores que puede tomar la variable se llama categorías. Pueden ser: - Escala nominal: Determina la igualdad o desigualdad de los individuos. Ejemplos: Sexo: masculino/femenino. Fumador: Sí/No. Clasificación Internacional de Enfermedades - Escala ordinal: Determina el orden de los individuos de “mayor”, “menor” o “igual que”. Ejemplos: Consumo de Tabaco: no fumador, fumador moderado, fumador importante. Cantidad de dolor: poco, moderado, intenso. Si las variables cualitativas tienen solo dos categorías  variable cualitativa dicotómica, y si tiene más de dos, variable politómica. 2.- Cuantitativas: Miden una característica de forma numérica. - Discretas o discontinuas: Entre dos valores consecutivos no existe otro valor. Ejemplo: Número de hijos. Número ordenadores - Continuas: Entre dos valores consecutivos se pueden encontrar infinitos valores. Ejemplo: Peso, glucemia, etc. Nota: a la hora de poner el nombre a las variables, tendremos en cuenta que luego para introducirlas en SPSS, el nombre tiene que tener como mucho 8 caracteres en total, incluidos los espacios, y que no permite signos del tipo de ª, º, etc.

IMPORTANTE ¿Cuántas variables tenemos que definir en un estudio? Recogeremos exclusivamente aquellas variables necesarias para el análisis y no otras ampliando el número de forma indiscriminada, ya que sólo se consigue enlentecer y encarecer el estudio.

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II.

RECOGIDA DE DATOS

La forma más correcta y útil es a través de la creación de un formulario específico adaptado a las variables que vamos a recoger. Como ejemplo vemos el reflejado en la Figura 1. Fecha nacimiento: Sexo:

H

NºSS:

M

Nivel de estudios: sin alfabetizar sabe leer y escribir EGB/Estudios primarios BUP/FP1-FP2 FP3/Diplomaturas de grado medio Universitarios

Estado civil: Soltero Casado/vive en pareja Viudo Separado/divorciado

Fumador: SI NO Nº cig/día: Intentos previos: SI NO ¿cuántos? ¿sólo/ ayuda médico? ¿utilizó tto para dejarlo? SI NO CHICLES- PARCHES- OTROS

Exfumador: SI NO Nº cig/día: Intentos previos: SI NO ¿cuántos? ¿sólo/ ayuda médico? ¿utilizó tto para dejarlo? SI NO CHICLES- PARCHES- OTROS

FIGURA1.

Vemos que la edad se recogerá como fecha de nacimiento para evitar errores de cálculo. Por lo tanto tendremos que crear una nueva variable, la variable FECHANAC que se refiere a la fecha de nacimiento de la persona incluida en el estudio. A partir de ésta variable, "a posteriori", calcularemos la variable EDAD (explicaremos mas adelante como hacerlo). Cuidado con el sexo, se recomienda poner el término completo puesto que aunque sea terminología poco usada pero la H podría ser hombre o hembra, la M mujer o masculino, y tenemos que tener mucho cuidado con las interpretaciones libres, alguien incluso podría añadir la V de varón, ponerlo en símbolo, por eso se recomienda hacerlo con pregunta cerrada y sin dejar espacio para la imaginación para evitar errores posteriores. Tanto en el nivel de estudios como en el estado civil se han creado preguntas de respuesta cerrada para favorecer el análisis al limitar el nº de respuestas. Como se ha comentado anteriormente, también se pueden utilizar cuestionarios ya existentes y validados, como en nuestra práctica el I-PSS de valoración prostática, o el test de Glasgow y lo que haremos será crear una variable para cada una de las preguntas del cuestionario:

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IMPORTANTE A la hora de seleccionar las variables tendremos siempre en cuenta que hay que recogerlas de la manera que aporten mayor informaci贸n y por ello siempre que sea posible ser谩n cuantitativas.

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III.

TRANSFORMACION E INTRODUCCION DE VARIABLES EN LA MATRIZ

Para luego poder analizar los datos en SPSS o cualquier programa estadístico, hay que transformar el texto recogido en números que el ordenador pueda entender. Se suelen utilizar números enteros empezando por el 1 y evitando el 0 (el cero se suele reservar por acuerdo internacional para representar la ausencia de respuesta), así, en nuestro primer ejemplo de cuestionario de recogida de datos tendríamos: FECHA = se puede introducir en formato fecha. FECHANAC, igual que la anterior EDAD = Nº entero sin decimales SEXO = Hombre: 1 y Mujer: 2 NCIG (Nº cigarrillos) = Nº entero sin decimales ESTUDIOS = sin alfabetizar: 1 Sabe leer y escribir: 2 EGB/ Estudios 1º: 3 BUP/FP1-FP2: 4 FP3/ Diplomaturas de grado medio: 5 Universitarios: 6 ESTCIVIL = soltero: 1 Casado/vive en pareja: 2 Viudo: 3 Separado/divorciado: 4 ABAND = Si: 1 y No: 2 AYUDFCO = Si: 1 y No: 2 AYUDMED = Si: 1 y No: 2

El siguiente paso sería crear una matriz de datos en SPSS; cuando abrimos SPSS automáticamente se abre la pantalla EDITOR DE DATOS y sobre ella un cuadro de diálogo con distintas opciones, nosotros elegiremos INTRODUCIR DATOS y ACEPTAR.

Nos encontraremos con una ventana de datos en la que aparecen 2 pestañas en la zona inferior derecha, una con la “vista de datos” y otra con la “vista de variables”. En la Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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primera observaremos los datos en formato tabla ya conocido, a modo de Excel o Access. Cada fila representa una persona de la muestra seleccionada (aparecen numeradas de forma automática a partir de 1) y en cada columna se reflejarán todas las variables recogidas en el estudio referentes a esa persona (inicialmente saldrá la etiqueta “var”).

En la pestaña “vista de variables”, la segunda, observaremos las variables que vamos a definir para cada estudio con cada una de sus características particulares y definitorias.

Al igual que existe esta ventana de datos, en SPSS hay que conocer los otros tipos de ventanas con los que tendremos que trabajar, y que explicaremos a continuación. Ventana de sintaxis: Todas las acciones que se generan en SPSS al ir seleccionando en el menú y sus diferentes opciones como codificar, definir, transformar, analizar, y otras, tienen su correspondencia en la denominada “sintaxis”, que es el lenguaje de programación, por decirlo así, de éste programa estadístico, por ello cada vez que demos una orden podemos seleccionar dos formas de ejecutarla, bien directamente mediante la opción “aceptar”, con lo que nos ejecutará la orden sin mas y no es nada recomendable, bien mediante la orden “pegar”, con lo que te abrirá la pantalla de sintaxis, lo seleccionaremos y la ejecutaremos. Aunque a priori parece que ésta última es mas complicada es la mejor opción y la que os recomendamos hacer siempre, ya que aunque en el momento hacemos en dos veces lo que Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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desde el comando “aceptar” haces en una, en cambio te puede simplificar mucho el trabajo cuando trabajas con grandes bases de datos o con análisis repetitivos en los que solo hay que cambiar una variable, desarrollaremos este tema posteriormente en cada apartado:

De igual manera, cuando ejecutemos las acciones que nos lleven a realizar el análisis estadístico, tendremos como consecuencia una nueva ventana en la que veremos los resultados obtenidos, los gráficos, etc... Esta ventana se llama

visor de resultados y la veremos con el siguiente aspecto:

Una vez repasado las distintas pantallas que nos podemos encontrar en el programa, vamos a retomar nuestras variables, teníamos ya realizado el trabajo de campo y el montón de cuestionarios listos para ser introducidos en el programa estadístico. Vamos primero a crear nuestra base de datos en la que posteriormente iremos introduciendo para cada sujeto todas las variables que queremos estudiar. Primero iremos a la pestaña “vista de variables”, Para comenzar cambiaremos la etiqueta “var” que define a cada una de las variables por el nombre con el que queramos asignar a las variables de nuestro estudio. Así, para introducir la variable NÚMERO DE CIGARRILLOS, con el nombre NCIG, colocaremos el cursor en la primera columna de la primera fila, y escribiremos el nombre de la variable. En esa celda escribiremos en primer lugar el nombre de la variable, en nuestro caso: NCIG:

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Después haremos un clic sobre el recuadro TIPO, que nos permitirá describir nuestra variable (en este caso numérica), decir cuantos dígitos (ancho) puede llegar a tener como máximo (en nuestro caso 2, puesto que la variable número de cigarrillos puede constar de unidades o decenas) y si queremos expresarla o no con decimales (en nuestro caso pondremos cero decimales, ya que el número de cigarrillos lo expresaremos como número entero sin decimales...). Cuando terminemos daremos a ACEPTAR. Después haremos un clic sobre el recuadro ETIQUETAS, que nos permite poner el nombre completo de la variable, en nuestro caso: etiqueta de variable: NÚMERO DE CIGARRILLOS.

Después haremos un clic sobre el recuadro valores perdidos, en este caso, para nuestra variable NCIG, lo que nos interesa es que no haya valores perdidos, sino tener el número de cigarrillos de todas las personas incluidas en la muestra, por lo que haremos un clic sobre "sin valores perdidos".

Hay que tener en cuenta que en pequeños estudios no deben haber valores ausentes o perdidos, pues siempre podemos recuperar la fuente de datos para completar el ausente. Además, en determinadas ocasiones, si aceptamos valores perdidos, habrá que analizar su distribución, número, etc., como si se tratara de una variable más, dado que un número elevado de ellos, puede invalidar un estudio. Hay que tener además que prever errores en la codificación si se trata de grandes estudios, por lo que se pueden indicar rangos de valores que pueden considerarse como perdidos. No obstante, este tipo de análisis queda fuera de los objetivos de este manual.

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Después haremos un clic sobre el recuadro COLUMNAS, que nos permite diseñar la matriz de datos ya que nos permite definir el ancho de la columna y luego la Alineación del texto dentro de ella.

Definimos ahora la MEDIDA de la variable, en este caso ESCALA, pudiendo elegir entre ésta, ordinal o nominal, según el tipo de variable, aunque la mayor parte de las ocasiones no tiene trascendencia esta elección, en las últimas versiones del programa se tiende a que si la información que introduzcas en este campo te puede luego limitar el análisis para intentar minimizar los errores en la etapa de análisis de resultados. Ahora ya tenemos nuestra variable perfectamente definida, que veremos si pasamos a la vista de datos.

El resto de opciones que nos resta los podemos aplicar en otras variables, como veremos a continuación. El resto de las variables, las iremos introduciendo de igual modo, de forma que cada una ocupe una columna contigua, con algunas peculiaridades: FECHA: En el recuadro TIPO elegiremos la opción FECHA y dentro de ésta la forma que nosotros queremos, en este caso será de la forma: dd.mm.aa. Cuando lo tengamos damos a ACEPTAR.

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FECHANAC: En el recuadro TIPO elegiremos la opción FECHA y dentro de ésta la forma que nosotros queremos, en este caso será de la forma: dd.mm.aa. Cuando lo tengamos damos a ACEPTAR.

EDAD: igual que NCIG, ya explicada. SEXO: En el recuadro ETIQUETAS, ponemos en primer lugar el nombre completo de la variable, en nuestro caso SEXO, y después vamos a definir los valores y el nombre de cada valor, así en nuestro caso, hemos designado el valor 1 a los hombres y el 2 a las mujeres, para introducir ésto, lo haremos de las siguiente manera: donde pone VALOR escribimos 1, donde pone ETIQUETA DE VALOR, ponemos hombre y damos a AÑADIR. A continuación donde pone VALOR escribimos 2, donde pone ETIQUETA DE VALOR, ponemos mujer y damos a AÑADIR y después a ACEPTAR.

IMPORTANTE Muy importante dar siempre a añadir, lo que no lo pasemos mediante el comando añadir no quedará reflejado posteriormente.

ESTUDIOS: será similar al anterior, pero en este caso en el recuadro ETIQUETAS, los VALORES y sus correspondientes ETIQUETA DE VALOR serán: 1: sin alfabetizar 2: Sabe leer y escribir 3: EGB/ Estudios 1º 4: BUP/FP1-FP2 5:FP3/ Diplomaturas de grado medio 6: Universitarios

ESTCIVIL: será similar al anterior, pero en este caso en el recuadro ETIQUETAS, los VALORES y sus correspondientes ETIQUETA DE VALOR serán: 1: soltero 2: Casado/vive en pareja Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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3: Viudo 4: Separado/divorciado

ABAND: será similar a SEXO, pero en este caso en el recuadro ETIQUETAS, los VALORES y sus correspondientes ETIQUETA DE VALOR serán: 1: Si y 2: No Un truco sencillo consiste en seleccionar la variable que es similar a la que vamos a construir, con el botón de la derecha se copia, se selecciona la siguiente fila que está vacía y se pega con el botón de la derecha. Después solamente deberemos cambiar los valores y etiquetas que son diferentes.

AYUDFCO: será similar a SEXO, pero en este caso en el recuadro ETIQUETAS, los VALORES y sus correspondientes ETIQUETA DE VALOR serán: 1: Si y 2: No

AYUDMED: será similar a SEXO, pero en este caso en el recuadro ETIQUETAS, los VALORES y sus correspondientes ETIQUETA DE VALOR serán: 1: Si y 2: No Una vez introducidas todas las variables, el aspecto final de la matriz de datos será el siguiente, estando ordenadas según las hayamos colocado en la vista de variables:

Poniendo el cursor sobre el nombre de cada una de las variables, podremos ver la etiqueta de cada una de ellas, que es la que nos aclara realmente el concepto de cada variable.

Llegado este punto, tenemos ya la base de datos creada, es decir la estructura de lo que va a ser la composición de los datos que hayamos recogido en nuestro estudio, y que luego veremos como los recogemos y/o analizamos. Una de las acciones que nunca deberemos olvidar, es guardar nuestro trabajo, antes que las inclemencias eléctricas o de otra índole nos hagan tener que volver a repetir. Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Si nos fijamos, en la barra superior de nuestro programa indica “Sin Título”, que nos está indicando que no tiene nombre de archivo, y por lo tanto no está guardado.

Para ello, utilizaremos la opción ARCHIVO/GUARDAR:

Hay que fijarse bien dónde guardamos nuestro archivo, dado que luego podemos darlo por desaparecido, de igual forma que deberemos recordar el nombre del mismo para poder encontrarlo con la opción BUSCAR, caso de que “desaparezca misteriosamente”. Buscaremos el lugar donde lo colocamos, en nuestro caso en la carpeta Spss11 que está en el escritorio de nuestro ordenador (si no está, la podemos crear previamente o sobre la marcha, con la opción crear carpeta que aparece en la ventana “guardar como”.

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Observaremos que los archivos del editor de datos se guardan con la extensión “.sav”, para así diferenciarlos de los archivos de la ventana de sintaxis, con extensión “.sps” y de los archivos del visor de resultados, con extensión “.spo”. Cuando tengamos que abrir un archivo guardado de SPSS, podremos abrirlo clickeando 2 veces sobre el icono del archivo o sencillamente abrir el programa e ir al menú ARCHIVO/ABRIR/DATOS:

Con todos estos pasos que hemos descrito, ya estamos preparad@s para la introducción de datos para su posterior análisis.

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IV.

INTRODUCCIÓN DE DATOS

Una vez creada la matriz vamos a pasar los datos de cada persona que tenemos en los formularios. Hay que hacerlo con mucho cuidado ya que un error a la hora de la transcripción sería irreparable. El aspecto una vez introducidos los datos podría ser el siguiente:

Como hemos podido observar en los ejemplos anteriores, hemos registrado como variables la fecha actual, la fecha de nacimiento y la edad, aunque la edad no la habíamos recogido, como hemos explicado anteriormente, para evitar errores, por lo que ese campo aparecerá vacío de momento. Ya que según la muestra que hayamos elegido, su edad y su capacidad de memoria, puede haber errores a la hora de acordarse de la edad o acertar en el cálculo a través de la fecha de nacimiento. Además, realizamos el mismo trabajo 2 veces, pues siempre se podría calcular la edad a partir de la fecha de nacimiento. Por último, según lo que dure el estudio, no será la misma edad al inicio del mismo que al final, mientras que la fecha de nacimiento no se puede modificar, a pesar de la duración. Por tanto, siempre se recogerá la edad como fecha, al igual que cualquier variable se debe recoger en la forma que más información nos pueda dar, es decir, cuantitativa siempre que se pueda. Ya aprenderemos a recodificarla o transformarla, y automatizar dicho proceso. Tenemos que tener en cuenta que cualquier variable podrá convertirse en una variable diferente, con lo que se conserva la original, aunque puede codificarse en la misma variable, desapareciendo la original y conservándose la nueva variable creada. De igual forma, podremos obtener otra variable nueva calculada a partir de otras cual puede ser el caso del Índice Creatinina/Albúmina, IMC, etc, objeto del siguiente apartado.

VII.

CALCULAR NUEVAS VARIABLES (A partir de una de ellas)

Una vez introducidos los datos vamos a calcular la variable EDAD a partir de la variable FECHA NACIMIENTO. Par ello vamos a utilizar una base de datos dispuesta al efecto en la que calcularemos dicha nueva variable. Para ello, abriremos el archivo “Ejercicio 1 – Calculo de nuevas variables” que encontraremos en la carpeta Prácticas de nuestro CD. Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Nos encontraremos entonces con la siguiente ventana de datos:

Podemos observar que tenemos diferentes variables con formatos diferentes, decimales y sin ellos. A partir de aquí, nos vamos al menú TRANSFORMAR / CALCULAR donde aparecerá una pantalla con un listado de expresiones numéricas que nos permitirá crear una nueva variable EDAD a partir de la variable FECHA NACIMIENTO y de la fecha de fin del estudio (o de la fecha actual por ejemplo):

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Ahora introduciremos en nombre de la nueva variable EDAD y buscaremos en la columna de la izquierda el término TRUNC, que añadiremos al espacio superior donde irá representada la función matemática de reconversión:

Al hacer un clic en la flecha tras marcarlo nos subirá la expresión matemática al recuadro superior derecho:

A continuación añadiremos en el espacio señalado en negrita que ha quedado la expresión CTIME.DAYS, que buscaremos en la misma columna (Ojo con no quitar la selección en azul, pues es donde irá la expresión matemática seleccionada). Con esta expresión le estamos diciendo que calcule tiempo en días entre dos fechas:

Buscaremos ahora la expresión DATE.DMY y la añadiremos también. Con esto le estamos diciendo que nosotros le pondremos la fecha en este formato: dos dígitos primeros será el día, los dos siguientes el mes y los cuatro últimos el año.

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Quedará un paréntesis con interrogantes sobre una fecha, que deberemos añadir. Será la fecha a partir de la cual se calcula la edad del caso, y puede ser la de fecha de cierre del estudio:

A esta fecha habrá que restarle (siempre teniendo en cuenta los paréntesis) la variable FECHA NACIMIENTO, que es la que utilizamos para calcular la variable EDAD y que la buscaremos entre los nombres de las variables que encontramos en el recuadro inferior de la izquierda de la pantalla:

Una vez encontrado hacemos un clic sobre ella y otro sobre el recuadro con la flecha para que lo pase al recuadro superior de la derecha de la pantalla:

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Finalmente, recordar que con esta expresión matemática habíamos dicho que nos calcularía los días que había entre dos fechas, para que nos de el dato en años en lugar de en días tendremos que dividir por 365.25, y así calculamos la denominada edad en años cumplidos. Se añade 0,25 para corregir el año bisiesto cada 4 años:

A continuación pegamos la operación, lo que nos permitirá por un lado tener por escrito las órdenes de realizar las operaciones todas las veces que lo precisemos, aunque añadamos nuevos casos, abriéndose la ventana de sintaxis, en la cual seleccionaremos y ejecutaremos la orden.

Por otro lado, podremos guardar esta sintaxis con el nombre de cálculo de edad lo que nos permitirá ya para siempre no tenerla que volver a reescribir y podremos usar en cualquier base de datos: Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Obtendremos entonces la variable EDAD, que saldrรก sin formato y por tanto con decimales.

Tendremos que ir a la vista de variables a modificarla como ya hemos aprendido, sin decimales y ancho necesario.

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VIII.

CALCULAR NUEVAS VARIABLES ellas)

(A partir de varias de

Para calcular otra nueva variable, podemos tener que necesitar los valores de otras que hemos recogido. A estas alturas ya nos parece del todo l贸gico el no recoger el IMC, cuando se calcula a partir del peso y de la talla, de los cuales disponemos. Al ser un proceso automatizado, eliminamos los errores de calculadora sobre el terreno. Por tanto, como ejemplo, sobre los datos anteriores, vamos a calcular al IMC. Volveremos al mismo procedimiento TRANSFORMAR /CALCULAR ya conocido. Como sabemos, tenemos que implementar la siguiente f贸rmula:

IMC =

Peso

(Talla )

2

Tendremos entonces creada la nueva variable IMC, que tendremos que configurar si la queremos con decimales o no.

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IX.

RECODIFICAR EN UNA MISMA VARIABLE

En ocasiones, tenemos en la base de datos alguna variable que hemos definido de tal forma que o bien no es posible analizar y deberíamos haberla recogido de otra manera, o no resulta demasiado correcta al utilizarla porque puede confundir, como veremos a continuación. No obstante tenemos que estar muy seguros de este paso porque la nueva variable se pondrá sobre la anterior y ésta desaparecerá para siempre, por ello ante la mínima duda os aconsejo mejor trabajar con el paso que veremos en el apartado siguiente de decodificar en distinta variable. Podemos ver como en nuestra base de datos con la que trabajábamos anteriormente, la variable SEXO no se ha codificado numéricamente sino con letras F y M y etiquetas Femenino y Masculino.

Así pues, si no hemos tenido cuidado a la hora de meter los datos y en lugar de asignarle ya un número lo hemos metido como texto, vamos ahora a tener que cambiar la codificación a modo numérico, 1 = Hombre y 2 = Mujer. Iremos a TRANSFORMAR/RECODIFICAR en las mismas variables.

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Seleccionamos la variable que deseamos recodificar y le indicamos los cambios que queremos.

En la nueva ventana indicaremos los valores antigĂźos y los nuevos valores que les vamos asignar. DespuĂŠs damos a CONTINUAR:

Finalmente Pegamos, y ejecutamos en el editor de sintaxis.

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Obtendremos los nuevos cambios en la variable, quedándonos pendiente la modificación de los valores de las etiquetas.

Veremos pues en la vista de datos que salen los valores de las etiquetas al ir a la barra de menú y seleccionar VER/ETIQUETA DE VALORES. También puede hacerse directamente mediante un icono de una etiqueta:

IX.

RECODIFICAR EN DISTINTAS VARIABLES

El siguiente tipo de transformación de una variable consiste en poder obtener una variable nueva a partir de otra, siempre conservando la original. Generalmente ocurre cuando tenemos variables cuantitativas y las queremos convertir a cualitativas de diferentes categorías para hacer diferentes tipos de análisis según los objetivos del estudio. Ya hemos indicado que lo preferible es codificar una variable en el formato en que ofrece la máxima información, que siempre que sea posible será cuantitativa. En nuestro caso, vamos a recodificar una variable como el número de cigarrillos por otra en la que cataloguemos el tipo de fumador en 4 categorías: No fumador-Fumador Leve- Moderado-Empedernido.

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Por ello seleccionaremos la variable “tab” y seguimos idénticos pasos, con TRANSFORMAR / RECODIFICAR / EN DISTINTAS VARIABLES, debiendo indicar cual es la variable de entrada (tab) y la de resultado (en nuestro caso, gradtab). Hay que recordar que hay que pegar las operaciones para conservarlas, y ejecutarlas cada vez que añadamos datos nuevos, para actualizar las recodificaciones. Recordar que los decimales se ponen con la coma (,).

Tendremos que indicar que número de cigarrillos corresponde a cada rango, prestando atención a no dejarnos ningún valor sin que lo abarque alguno de los rangos o categorías.

Acordamos pues, 0 cig No fumador, 1 a 10 cig  Fumador leve, 11 a 20 cig  F. moderado y 21 en adelante  F. empedernido, comenzando ya a codificar desde el 1 para los no fumadores, y luego ponerle la etiqueta y sus valores:

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Finalmente damos a CONTINUAR y pegamos lo realizado, así podemos observar las operaciones en el editor de sintaxis, para comprenderlo antes de ejecutarlo. Con ello también nos daremos cuenta de los errores que hayamos podido cometer.

Así veremos la nueva variable a la que hay que recordar añadirle la etiqueta y sus valores y el formato:

Si ahora le damos al icono de valores de etiquetas lo veremos de forma comprensible, y además, al meter los datos se nos facilita el no tener que recordar los códigos correspondientes: Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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Si cada vez que hacemos una operación la pegamos, al acabar la sesión, tendremos en el editor de sintaxis todo el proceso completo en una sola ventana y un archivo único, sin confusiones. Hasta ahora hemos definido prácticamente todos los tipos de variables que podamos utilizar, así como las transformaciones más comunes que se suelen utilizar. Para transformaciones más complejas se recomienda bibliografía más avanzada. No obstante cuando para nuestros objetivos manejamos un programa que no conocemos, éste suele llevar en la mayoría de las ocasiones una ayuda, que puede sernos útil, en el caso de SPSS, la encontramos en el último icono de la barra superior:

Si seleccionamos TEMAS, aparecerá la ayuda para buscar por temas. Si señalamos TUTORIAL, aparece un curso interactivo o tutorial sencillo y útil cuando se conoce ya básicamente SPSS. La opción SYNTAX GUIDE es una guía en inglés de uso de la sintaxis. Finalmente existe un ASESOR ESTADÍSTICO que nos puede orientar en algunas de las operaciones de análisis estadístico, interesante abrir de vez en cuando. En este apartado estamos viendo que estamos introduciendo los datos directamente en SPSS, lo cual a veces no suele ser lo más cómodo, pues parece mejor introducirlos en un formulario de una base de datos que manejamos bien, como Access, o que nos han prestado para que nos la trabajemos y obtengamos resultados. Al final del manual se explicará cómo pasar (importar) bases de datos a SPSS desde otras bases y el paso contrario, exportar datos a otros formatos.

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X. CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS SPSS A PARTIR DE UN CUESTIONARIO

En numerosas ocasiones, lo que pretendemos con nuestros estudios es aplicar a una muestra seleccionada de pacientes, un cuestionario validado, para después realizar el análisis de los datos obtenidos con las distintas variables, que en este caso serán los ítems del cuestionario. Hay que tener en cuenta que para obtener una clasificación final de cada paciente en un grupo u otro según los resultados de los ítems del cuestionario, deberemos crear nuevas variables con las que ya tenemos. En ocasiones bastará con añadir una variable nueva que sea sumatorio de las demás, en otras ocasiones primero tendremos que transformar las existentes tal y como se ha explicado en apartados anteriores. Vamos a crear una base de datos a partir de un cuestionario validado para valoración de la sintomatología prostática, el I-PSS:

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Las 7 primeras • • • • • •

preguntas del test tienen 6 posibles respuestas: 0: Nunca 1: uno de cada 5 2: uno de cada 3 3: uno de cada 2 4: dos de cada 3 5: casi siempre

Las respuestas • • • • • • •

de la pregunta de calidad de vida son 7: 0: Encantado 1: contento 2: más bien satisfecho 3: indiferente 4: más bien insatisfecho 5: mal 6: muy mal Tfno.: 876 76 71 42 Fax: 876 76 71 39


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La calidad de vida sentida por el paciente se clasificará en aceptable si las respuestas son de la 0 a la 3, y será de alteraciones en la calidad de vida si las respuestas son de la 4 a la 6. De forma práctica, para evitar repeticiones, crearemos directamente la variable edad y obviaremos los campos identificativos de nombre y apellidos (teniendo en cuenta que deberemos haber recogido como se ha explicado antes, la fecha de nacimiento y calculado la edad por los procedimientos descritos). Por ello, para empezar, crearemos las variables que corresponden a la edad y las 7 preguntas del test y la de la calidad de vida, debiendo quedar de la siguiente manera:

Lógicamente, hay que definir las características de dichas variables según las indicaciones previas y lo explicado al inicio del manual de forma que obtendríamos una base de datos como la siguiente:

Tiene que quedar claro, a partir de este punto, que para obtener el total de puntos de la suma de cada pregunta, primero habrá que haberle dado las etiquetas de valor a cada una Unidad Docente Eugenio Lucas, 36 50018 Zaragoza

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de las respuestas y asignado dicho valor como se ha visto anteriormente, para luego obtener una nueva variable que será la suma de dichos valores (var = sumaipss).

Iremos a TRANSFORMAR/CALCULAR y realizaremos las operaciones de suma de los valores absolutos de cada una de las preguntas de la forma que se describe a continuación:

Seguidamente pegamos la operación, como se ha indicado anteriormente, para poder ejecutar la orden conforme se añadan casos y así se actualice la nueva variable:

Y seleccionando y ejecutando obtenemos la nueva variable, a la que habrá que ajustarle los decimales.

Nos quedará, a partir de los puntos totales, clasificar a cada paciente según los síntomas que padece según venía en el cuestionario, leve, moderado o grave, siguiendo el modelo descrito en recodificar en diferentes variables:

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Pegamos la operación y la ejecutamos, para darle después los valores a las etiquetas de cada tipo de síntomas:

Para finalizar la configuración de la base de datos, debemos igualmente, como se ha dicho antes, recodificar la variable que recoge la calidad de vida en una de las 2 categorías descritas. Lo realizaremos igualmente con el RECODIFICAR/EN DISTINTAS VARIABLES:

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Pondremos las etiquetas correspondientes:

Y así tendremos todas las variables para poder empezar a registrar datos para el posterior análisis. Finalmente, he aquí como quedaría una vez recogidos los datos y ejecutada de nuevo la sintaxis completa que previamente habremos guardado, para evitar repetir cada vez el trabajo.

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Con esta base de datos ya podremos realizar análisis estadísticos, como posteriormente aprenderemos. XI. EJERCICIO PRÁCTICO AUTOEVALUATIVO Como ejercicio de autoevaluación, recomendado para no olvidar lo aprendido y además poder afianzar todos los nuevos conceptos, se propone crear una base de datos a partir de un cuestionario como la escala de Glasgow, añadiéndole además como variables la edad en formato correcto, el IMC calculado. Una vez realizada, añadir pacientes ficticios y actualizar las variables recodificadas, viendo que funciona correctamente. Hasta este momento tienes todas las herramientas para diseñar una base de datos e introducir correctamente los mismos para posteriormente analizarlos, así que ánimo, será tu primer éxito.

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NOTAS__________________________________________________

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BIBILOGRAFIA___________________________________________

http://www.aulafacil.com/Excel/temario.htm http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/CursoAccess.htm Diseño y gestión de bases de datos sanitarios. Master de investigación en Metodología de la investigación en Ciencias de la Salud. Dr. José M. Doménech Massons. Universidad Autónoma de Barcelona. Proceso de datos sanitarios con SPSS. Master de investigación en Metodología de la investigación en Ciencias de la Salud. Dr. José M. Doménech Massons. Universidad Autónoma de Barcelona.

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TEST DE EVALUACION Vamos a diseñar una base de datos, la tendrás que enviar en las tres bases de datos que hemos manejado en el taller, Excel, Acces y SPSS. Tendrá las siguientes variables: CIP, Centro de salud, Ámbito, estratos, sexo, fumador, cigarrillos, alcohol.

Fecha de nacimiento, edad,

CIP: cuantitativa. Centro de salud:

Ámbito:

Fecha de nacimiento: formato fecha. Edad: cuantitativa. Se calculará a partir de la fecha de nacimiento. Estratos: edad por estratos, se calcularan a partir de la edad:

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Sexo:

Fumador: si/no. Cigarrillos: consumo cigarrillos al aĂąo. Alcohol: consumo alcohol. Se deberĂĄn mandar las tres bases de datos en un email a la Unidad Docente:

antes del 15 de octubre

udomfyc.s1@gmail.com, , indicando claramente en el asunto que es el test de evaluacion del taller de bases de datos, en el cuerpo del email solo figurarĂĄn nombre y apellidos y se adjuntaran las tres bases de datos.

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taller bases de datos