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Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle LA CANTUTA

CAPACITACIÓN EN INFORMÁTICA

Nivel Intermedio

WORD NIVEL II

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Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle LA CANTUTA

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un número de serie correlativo, Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas, una de estas es la de Combinación de correspondencia. Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

1. Antes de crear una combinación de correspondencia en Word 2010, deberá abrir Microsoft Excel, siga el siguiente procedimiento Clic en: Inicio – Todos los programas – Microsoft Office –

2. Luego abrir el archivo en Excel base_datos_contrato personal1 3. Ahora Ud. está visualizando el entorno de Excel: c. a.

Clic en la Celda A1. Y Digitar Nombres.

b.

Realizando el mismo procedimiento anterior, digite la información que observa.

Ahora, guarde su documento en su carpeta: correspondencia. Realizando el mismo procedimiento de guardado en Word, hágalo para Excel.

4. Ahora, en Word 2010, redacte un tipo de documento que desee enviar al personal como: Cartas, oficios, memos, resoluciones, contrato de trabajo, contrato de alquiler, etc… Para el ejemplo abra el archivo proporcionado por el docente denominado: CONTRATO DE TRABAJO_correspondencia

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5. Inmediatamente visualizará el siguiente modelo. b.Clic en Iniciar combinación de correspondencia. Y Seleccionar Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.

a.Ir a la Pestaña Correspondencia.

6. Luego observará en el lado derecho la siguiente ventana, en la que deberá de realizar los siguientes procedimientos. a.Clic en Empezar a partir de un documento existente.

a.Clic en Lista de direcciones.

b.Clic en siguiente paso del asistente.

Luego observar á la siguiente ventana

7. Ahora visualizará la siguiente ventana. Clic en Aceptar.

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b.Clic en Abrir.


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8. Luego seleccione la opci贸n empezar a partir de un documento existente. Clic en abrir

9. Seguidamente, seleccione la base de datos creada en Excel: denominado: base_datos_contrato personal1.

b.

Abra el archivo que Ud. ha creado en Excel (base de datos_contrato personal1). Clic sobre el archivo.

a.

Seleccionar los or铆genes de datos.

c.

a.

Clic en Abrir.

Clic en Hoja 1$

10. En la siguiente ventana. b.

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Clic en Aceptar.


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11. En la siguiente ventana Ud. podrรก observar los registros ingresados en Excel (los datos que digito), es decir, estรก seleccionado con un check

,pero sino desea que el documento sea

enviado a uno de ellos, solo debe de hacer un clic para desactivarlo. a.

Clic en el recuadro para activar o desactivar.

b.

12. En las siguientes ventanas.

Clic en Aceptar.

b. Clic en cerrar.

a.Clic en siguiente.

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INSERTAR CAMPOS DE COMBINACIÓN 1. Ahora, Ud. insertará los campos de combinación que realizó en Excel, para ello en la pestaña correspondencia, realice los siguientes procedimientos:

a.

Ubique el cursor donde desee colocar los datos (Nombres, Apellidos, etc.)

b. Clic en Insertar campo combinado. Se despliega una ventana con los campos creados en Excel. Seleccionar el Campo (Nombres) En donde corresponde. c. Realizar el mismo procedimiento, inserte cada campo los en los lugares correspondientes.

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2. Después de insertar los campos en los lugares correspondientes, el documento quedará de la siguiente manera: a.Clic en vista previa de resultados. Para ver los campos insertados. Tal como muestra en los recuadros resaltados.

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DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS 1. Ahora, para observar los registros que tiene, realice los siguientes procedimientos: a.Clic nuevamente en vista previa.

b.Clic en el botón siguiente.

c. Observe los cambios, en los recuadros.

2. Contraste su archivo Excel con Word y notará que los datos coinciden.

3. Indicar los nombres de los siguientes botones. a.

……………………………………………… .

b.

……………………………………… ……….

c.

……………………………………………… .

d.

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……………………………………………… .


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MODIFICAR Y ACTUALIZAR LOS REGISTROS EN CORRESPONDENCIA 1. Si desea actualizar los datos como: agregar, eliminar algunos datos, lo debe de hacer en Excel, guardar el documento en Excel 2010 y luego en su documento Word, Ud. deberá de actualizarlo de la siguiente forma: a.Clic en la Pestaña Correspondencia, luego clic en Editar lista de destinatraios.

2. En la siguiente ventana, realice los siguiente:

a. Seleccione

en Origen de datos el nombre de su archivo. c.

b.

Clic en botón actualizar.

Clic en el botón Aceptar.

el

3. Realice la siguiente modificación a su archivo en Excel, Luego ingrese el siguiente registro. a.Ingrese el siguiente registro.

4. Mostrar al docente la actualización realizada.

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COMBINAR AL IMPRIMIR 1. Para imprimir los documentos con los diferentes datos insertados, ir a la pestaña correspondencia, y realizar lo siguiente:

a.Clic en el ícono Finalizar y combinar. b.Clic en imprimir documentos.

2. Luego visualizará la siguiente ventana que le permitirá imprimir según la opción elegida. b.

d.

Registro actual: Permite imprimir el documento actual.

a.

Todos: Permite imprimir todos los documentos.

c.

Desde:…….. hasta: ……. Permite especificar el desde el registro inicial hasta el registro final que desea imprimir.

Luego de haber elegido su opción, Clic en el botón Aceptar.

3. Crear un nuevo archivo de combinación de correspondencia, es decir, Ud. puede elaborar: un diploma, una carta, un oficio, un sobre, etc. Luego de haber terminado con todo los procedimientos presentar al docente.

Recuerde:

a. Ud. puede crear diversos tipos de combinación de correspondencia como: carta, sobres, diplomas, certificados, etc. b. Si desea modificar, agregar o eliminar algún dato en su archivo, debe de actualizar. c. La primera vez que realice correspondencia visualizará la opción abrir (para abrir su archivo creado en Excel), pero luego observará la opción examinar (Clic sobre examinar para seleccionar su archivo creado en Excel). d. Los datos no solo lo puede crear en Excel, también lo puede hacer en Word, Outlook. Access.

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Manual sesion 2 word nivel II  

Este es un manual de word

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