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edición 017 • septiembre 2013

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la estrategia

conozca todo el plan estratégico de catastro bogotá • llega la mesa de servicios de jurídica • elegidos los mejores funcionarios de la entidad

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vive la revista | editorial edición 017

La estrategia le da sentido a todo lo que hacemos

Gustavo Adolfo Marulanda Morales Director Catastro Bogotá

catastro bogotá | septiembre 2013

La re-identificación de la estrategia del Catastro de Bogotá en la que todos hemos participado activamente durante las últimas semanas, nos ha permitido entender el camino que debemos seguir para cumplir los retos de nuestra misión y avanzar en el logro de la Visión y Propuesta de Valor. Los avances que se han obtenido hasta el momento han sido satisfactorios, pues como verán en el desarrollo de los temas que encontrarán en esta edición de La Revista, todas las Áreas atendieron positivamente el llamado del Cuerpo Directivo a las diferentes actividades de socialización. A través de interesantes dinámicas como juegos y concursos, las Áreas sacaron a relucir su imaginación, pues encontraron la mejor manera de transmitir los resultados de este ejercicio de construcción colectiva y, lo más importante, dejar sentadas las bases para su apropiación e interiorización. Aquí hay que destacar también que la mayoría de funcionarios se sumó proactivamente a las actividades puntuales de difusión. Descargaron en sus equipos la carpeta virtual de la Estrategia y estuvieron atentos a coleccionar las diferentes pistas enviadas por el Área de Comunicaciones, que sirven de base para el concurso Gana la Estrategia Ganadora. En este punto aprovecho de nuevo para reiterarles a todos la invitación a que por lo menos una vez al día le dediquen cinco minutos a poner a prueba sus conocimientos sobre la carta de navegación de la Entidad hasta el 2016. Pero este proceso de re-identificación no termina aquí. De hecho todas estas acciones hacen parte de una primera fase que detonará en otras más complejas, cuyo fin es

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vivenciar todos los elementos de la estrategia en nuestro quehacer diario, y entender que lo que hagamos o dejemos de hacer impactará positiva o negativamente al resto de la organización. El documento que han tenido la oportunidad de conocer ofrece el contexto base para la estructuración del cómo debe operar la Entidad articuladamente. Por eso debemos seguir conociendo la estrategia, entendiendo que todos los elementos que la componen no son ajenos a nuestro quehacer (independientemente del Área o tipo de vinculación que se tenga) y sobre todo aportando a su consolidación. De esto se trata la Estrategia Ganadora, de generar conciencia individual y grupal (ambas alineadas) que se traduzca en un logro organizacional que nos lleve efectivamente a “Construir relaciones con el ciudadano a la medida de sus necesidades que permitan el acceso a la información catastral y geográfica, y su uso para fines multipropósito de la ciudad”, es decir a alcanzar nuestra Propuesta de Valor. En las próximas semanas, y con la ayuda de la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos, comenzaremos a explicar y aterrizar con más nivel de detalle temas de la estrategia como la Arquitectura Empresarial, los proyectos estratégicos y sus líneas de acción, el modelo de negocio, el Plan de Implantación, entre otros. Paralelamente, la Gerencia de Gestión Corporativa, en el marco del proyecto de implementación del Modelo Gestión del Cambio, adelantará acciones puntuales que nos permitirán alinear, identificar y entender que todos hacemos parte de una estrategia que le da sentido a lo que hacemos día a día.


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vive la revista, es una publicación mensual de la Unidad Administrativa Especial de Catastro, que contiene información de interés para los servidores y las servidoras de la entidad.

Gustavo Adolfo Marulanda Morales Director Carlos Andrés Espejo O Asesor de Comunicaciones Katherine Moreno Sarmiento Silvia Zapata Tamayo Textos y Coordinación Editorial María Alejandra Villafranca Diseño y diagramación Luis Emiro Mejía Equipo de Comunicaciones Fotografía

Contáctenos Sus opiniones, sugerencias y aportes son importantes. Correo electrónico: comunicaciones@catastrobogota.gov.co Extensiones: 7091- 7092

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de interés entrevista actualidad recomendados en lalente clasificados

arquitectura empresarial

día de la familia catastro 2013

Perla Yadira Rojas, habla sobre la aplicación de esta herramienta en la estrategia de Catastro Bogotá.

Conozca los mejores momentos de esta celebración según funcionarios y sus familiares.

se crea la mesa de servicios jurídicos

prográmese en septiembre

Uno de los grandes propósitos de la Entidad es consolidar una cultura del servicio, aquí algunas estrategias.

Vive la Revista le sugiere actividades para realizar en los próximos días, con una oferta variada de temas.

¿a qué responde la estrategia de catastro?

imágenes

Entrevista con Martha Montañez jefe de la Oficina Asesora de Planeación a cerca del cambio que está viviendo la Entidad.

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columnista

clasificados Encuentre en esta sección una variada oferta y demanda de productos y servicios.

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Conozca el registro fotográfico de la familia catastral y su participación en diferentes eventos institucionales y recreativos.

portada

12 gana la estrategia ganadora Las diferentes áeras de Catastro, apoyadas directamente por sus jefes, conocen y apropian la carta de navegación de la Entidad.


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Hacia la Arquitectura Empresarial Perla Yadira Rojas Martínez Asesora de Dirección

Una empresa es una entidad compleja compuesta de personas, procesos y tecnología, que a partir de insumos de los proveedores genera productos y/o servicios orientados a satisfacer las necesidades de los clientes. Para capturar la visión completa del sistema ‘empresa’ en todas sus dimensiones y complejidad, surge el concepto de arquitectura empresarial. La AE (Arquitectura Empresarial) es una herramienta que permite entender la naturaleza y composición de las operaciones empresariales para la gestión integral de una organización; la cual presenta dos connotaciones: la primera, como un marco representativo de la empresa y la segunda, como una disciplina organizacional. Las dos buscan que la Empresa mantenga un nivel de competitividad adecuado al dinamismo del entorno globalizado en el que se desarrolla. La AE como framework (marco), se entiende como la representación de todos los componentes de la organización. Estos componentes, dependiendo de la perspectiva desde la que se observen, han sido clasificados por los principales exponentes de la AE, en dominios como negocio (cadena de valor y procesos, organigrama y manual de funciones), sistemas de información (datos y

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aplicaciones) y tecnología (hardware, software base y redes de comunicación). Todas las empresas tienen una AE sobre la cual operan, formalmente constituida o no; el hecho de representarla desde los diferentes aspectos le permitirá entender el impacto de cualquier cambio en todos los componentes y enfocar el análisis de los problemas de una forma integrada y coherente, ofreciendo una herramienta que facilita el entendimiento de la organización por parte de todos los involucrados en las decisiones de la empresa. AE también se le denomina al proceso mediante el cual una organización se transforma desde una AE actual, a través de la implementación de proyectos, a una AE objetivo definida con base en la estrategia de la empresa. Esta práctica permite alinear todos los componentes de la empresa (negocio, datos, aplicaciones y tecnología) con la estrategia organizacional, con el propósito de lograr los objetivos en forma eficiente, mediante la adecuación de las capacidades de personas, procesos y tecnología bajo un gobierno de Arquitectura Empresarial que determina los principios sobre los cuales se realiza dicha transformación y controla su aplicación.


columnista | perla yadira rojas martínez

AE como preparación para el cambio En la actualidad el cambio es inminente; las personas y las organizaciones debemos tener la mente abierta para aprender a aprovechar las ventajas que ofrecen las novedades y continuar relacionándonos con el entorno. La velocidad del cambio es cada vez más alta, por lo que se requiere que las empresas mejoren su eficiencia administrativa y técnica para entregar cada vez más rápido, productos que satisfagan las necesidades cambiantes de sus clientes. Para que la organización pueda responder en forma oportuna ante un cambio y minimizar el impacto sobre los involucrados, se requiere ver toda la empresa a la vez para analizar todos los componentes con cada una de sus relaciones y determinar la totalidad de las actividades necesarias para implementar el cambio de manera integral, teniendo en cuenta las personas y su cultura, los procesos y su desempeño, y la tecnología y sus efectos. Esto se logra con la Arquitectura Empresarial identificada y documentada. AE como vehículo para la evolución Las empresas hoy en día, son el producto de un crecimiento acelerado; crecen en funciones de negocio precisamente por los constantes cambios del entorno, por tanto es necesario crecer el número de cargos y empleados, que a su vez demandan herramientas tecnológicas que automaticen transacciones de la operación por la cual responden y si todo este crecimiento no es regulado por un ente que centralice y alinee todos los componentes, se pueden tener resultados como funciones duplicadas en diferentes áreas de la

organización; diversos sistemas de información que capturan, almacenan y generan información sobre los mismos componentes de la empresa sin ser necesariamente los mismos datos; funcionalidades de los sistemas de información que no se utilizan; tareas operativas que demandan mucho esfuerzo manual innecesario; labores que no aportan valor a los objetivos estratégicos, entre otros. Es aquí donde la Arquitectura Empresarial cobra vida, como el proceso que basado en la estrategia, permite a la tecnología estar alineada con los procesos de negocio. A través de la práctica de la Arquitectura Empresarial, la organización realiza una transformación del modelo arquitectónico actual hacia una Arquitectura

cierran la brecha para llegar a la AE Objetivo establecida. Así, la implantación de una arquitectura empresarial parte del establecimiento de un conjunto de directrices arquitectónicas que permitan asegurar un desarrollo armónico entre negocio y tecnologías de información y continua bajo el control del gobierno de la EA. Por tanto, para dar curso a nuestra Arquitectura Empresarial en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, debemos documentar y evaluar las capacidades de los procesos que hemos definido, de las personas que los ejecutan, y de la tecnología que los soporta para determinar cómo aumentar o adecuar dichas capacidades con el fin de responder efectivamente a la estrategia plan-

La Arquitectura Empresarial cobra vida, como el proceso que basado en la estrategia, permite a la tecnología estar alineada con los procesos de negocio. Objetivo que representa el logro de la visión futura, donde: • las personas crecen sus capacidades (conocimientos, habilidades y motivaciones) para gestionar los procesos a su cargo, • los procesos que se ejecutan en la organización, se adecúan para obtener resultados que apunten al logro de los objetivos estratégicos • y la tecnología se modifica y desarrolla con base en las necesidades que evidencian los procesos modificados para que los soporten de una manera más eficiente. Esto se logra mediante la implementación de proyectos que son ejecutados bajo los lineamientos metodológicos generados por la PMO y

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teada. La importancia de la AE radica en el hecho de que ésta realmente sea utilizada por la organización, que se mantenga actualizada y que genere valor al negocio al ser aplicada en la ejecución de los proyectos. Al final, como resultado de una organización que responde a una Arquitectura Empresarial basada en la cultura del servicio, en la que lo primordial son las personas que siguen unos procesos en continuo mejoramiento soportados con tecnología adecuada; serán los mismos clientes los que manifiesten con su comportamiento, mayores niveles de satisfacción; mientras los funcionarios del Catastro tendremos cada vez más experiencias exitosas en nuestra labor como verdaderos servidores públicos trabajando en forma conjunta como un todo.


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Se crea la mesa de servicios jurídicos Las asesorías jurídicas y los trámites contractuales podrán hacerse a través de una mesa de ayuda, que permitirá trazabilidad y control a jefes y usuarios.

Caso de uso # 001 Descripción: Creación y seguimiento de la Solicitud por el Rol Usuario Final llega Ésta fue la interface utilizada por el “Usuario Final” – “Gestor de Contratación”:

Por Silvia Zapata

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entro del proyecto de Modelo de Gestión de Servicios (MGS) en las áreas de Catastro, se está desarrollando la implementación del mismo en la Oficina Asesora Jurídica. Esto quiere decir, en pocas palabras, que entrará en funcionamiento una mesa de ayuda para dos servicios específicos del área: “Asesorías y acompañamientos en gestión contractual” y “Trámite procesos de Contratación Directa – Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión”. El objetivo general de este proyecto -que busca replicar en la entidad una buena práctica como ha sido la “Mesa de Servicios de TI” (Tecnología de la Información)-, es realizar las respectivas pruebas funcionales del software y ponerlo en funcionamiento, según la parametrización definida para la gestión de solicitudes de usuarios de los servicios que presta la Oficina Asesora Jurídica OAJ. “A comienzos de septiembre de 2013, la Gerencia de Tecnología realizó las pruebas del aplicativo,

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Caso de uso # 002 Descripción: Registro e Identificación de una Solicitud Rol Analista I Nivel Ésta es la interfaz utilizada por el Analista 1 Nivel – Diligenciamiento ticket:

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de interés | la messa de servicios jurídicos

teniendo como resultado la verificación de que éste además de gestionar eficientemente los servicios de TI, tiene también la posibilidad de gestionar servicios en las otras áreas, utilidad que se quiere aprovechar para mejorar la eficiencia en la prestación de los mismos”, explica Diego Huertas, ingeniero del Proyecto. Esto se traduce en que en poco tiempo, en vez de radicar por Cordis las solicitudes a jurídica para temas contractuales o de solicitar asesorías personales con diferentes abogados, todo se canalizará por medio de un ticket a la mesa de servicios jurídicos, donde se iniciará el proceso correspondiente. La puesta en marcha de esta herramienta le permitirá enormes ventajas tanto a usuarios como a la misma área jurídica. Permitirá hacer un seguimiento de las solicitudes; evitará el uso de papel ya que se suprime la función del Cordis y pemitirá la trazabilidad del proceso. Por ejemplo, para el caso de una solicitud de contratación, ésta se hará a través del ticket (es decir, de manera virtual) y la carpeta con los respectivos soportes y documentos requeridos para el servicio se entregará en Jurídica como anexos del número arrojado por el ticket. “Así las cosas, el seguimiento lo pueden hacer los jefes evitando que las responsabilidades se evadan porque el sistema permite saber a quién le llega el requerimiento, cuándo y a qué hora, y quién lo está gestionando”, señala Rosa Salcedo de la Oficina Jurídica.

La interfaz utilizada para la Transferencia analista “Nivel 1” a analista “Nivel 2", fue la siguiente:

La puesta en marcha de esta herramienta le permitirá enormes ventajas tanto a usuarios como a la Oficina Jurídica, que hará el respectivo seguimiento a los solicitado. Caso de uso # 003 Descripción: Transferencia y Escalamiento de una solicitud En seguida está la interfaz utilizada por el “Analista Nivel 2”:

Un cambio cultural La puesta en marcha de esta práctica requiere de un cambio cultural tanto en las áreas que demandan los servicios, como del área jurídica, pues se requiere de un proceso de adaptación >

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> a la nueva estructura, que sólo una vez implantada evidenciará sus enormes beneficios para ambas partes. “Así mismo se podrá saber en qué anda su solicitud, quién la tiene y cómo avanza según los tiempos requeridos, que son tan importantes en casos de contratación, por ejemplo”, explica Rosa Salcedo. “Esta herramienta nos va a permitir saber qué está pasando con un trámite, quién lo tiene y al interior de jurídica hacerle más control a lo que va llegando. Esta es una manera efectiva de evitar que un trámite se quede en radicación, ya que el sistema irá generando alarmas cuando se van a vencer los tiempos”, añade. Unificar criterios será la gran ventaja del trámite de asesorías, ya que el sistema permitirá generar una respuesta única del área jurídica, evitando que las áreas recopilen informalmente criterios de uno o varios abogados, que es como viene funcionando actualmente el tema. “Para mí la gran expectativa una vez se ponga en servicio el MGS en jurídica, es hacer ajustes al interior del área, lo que equivaldría a mejorar los tiempos de respuesta. Eso, además de la trazabilidad y control sobre los servicios ofertados”, asegura Alba Yanneth Salamanca, Jefe de la oficina jurídica de Catastro. Una vez realizadas las pruebas técnica, se procederá a realizar prueba piloto con un área específica, paralelamente con una sensibilización a toda la entidad; y antes de finalizar el año 2013 estos dos servicios ya estarán operando, a través del modelo de gestión exitoso que viene funcionando en tecnología. Para el 2014 se continuará con la implementación de este mismo modelo en recursos humanos y posteriormente en comunicaciones.

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La interfaz utilizada por el “Analista Nivel 2” para la “Actualización de Estados” fue la siguiente:

"Esta experiencia permitirá hacer ajustes al interior del área jurídica y esto se debe reflejar en una mejora a los tiempos de respuesta", asegura Alba Yaneth Salamanca. Caso de uso # 004 Descripción: Resolver y Cerrar una solicitud La siguiente Interfaz Contiene el detalle de cada uno de los pasos realizados en el registro de actividades de la solicitud:

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Gana la Estrategia Ganadora

Durante los últimos dos meses todos los funcionarios de la Entidad han participado del proceso de re identificación de la estrategia con el que la Dirección busca que todos entiendan, apropien y vivencien la carta de navegación del Catastro de Bogotá hasta el año 2016. En Vive La Revista les contamos cómo avanza este interesante proceso, en el que la imaginación y la creatividad de directivos y funcionarios de Catastro han salido a relucir, evidenciando que con esta estrategia todos ganan. Por Carlos Andrés Espejo O.

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oncursos, dinámicas lúdicas, exposiciones colectivas, sesiones de bingo y hasta un interesante y animado concurso, son solo algunas de las dinámicas de las diferentes áreas en las que todos los funcionarios de Catastro han participado con el fin de entender y apropiar efectivamente la estrategia de la Entidad. Este interesante ejercicio partió de la construcción colectiva del Marco Estratégico 2013-2016, en el que participaron todos los miembros del Comité Directivo. "Durante varios meses el Comité trabajó en la consolidación de un documento base en el que están consignadas la Misión, Visión, Propuesta de Valor, Objetivos estratégicos y

La imagen de la estrategia de Catastro aparece en todos los escenarios posibles, recordándoles a todos la ruta de navegación de la Entidad hasta el 2016.

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demás elementos que nos permitirán entender de una mejor manera la importancia y los aportes de todos en ayudar a consolidar el Catastro Multipropósito desde nuestro quehacer diario", manifestó Gustavo Adolfo Marulanda Morales, Director de Catastro Bogotá. Y agregó: "posteriormente, se realizaron acciones puntuales de socialización con todos los líderes de calidad, los de contratación y con los equipos de trabajo en general con el fin de entender y vivenciar el camino que todos debemos recorrer articuladamente hasta el año 2016, de acuerdo con la plataforma estratégica que definimos, que está alineada con el Plan de Desarrollo Bogotá Humana del Alcalde mayor Gustavo Petro”. >


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> Onces, concursos y hasta un bingo

Leonardo Castiblanco y Orlando Maya guiaron el Bingo con el que la Subgerencia Administrativa y Financiera socializó la estrategia de Catastro.

Para la socialización del documento base se realizaron varias acciones en las que brillaron la creatividad y el compromiso de todos. Las más interesantes fueron las adelantadas por cada dependencia durante las últimas semanas del mes de agosto y la primera de septiembre, que a su manera definieron los procedimientos que consideraron mejores para darles a entender a sus equipos de trabajo la estrategia del Catastro de Bogotá y los elementos que la componen. Todos los ejercicios estuvieron orientados a vivenciar la Propuesta de Valor de la Entidad: Construir relaciones con el ciudadano a la medida de sus necesidades que permitan el acceso a la información catastral y geográfica, y su uso para fines multipropósito de la ciudad. La Gerencia de Gestión Corporativa, por ejemplo, organizó un concurso en la Sala 2 del piso 11 con los funcionarios de la Subgerencia de Recursos Humanos: "Tras explicarles punto por punto los elementos de la estrategia, organizamos varios grupos y a través del concurso cada uno debía completar

Todos los participantes de las diferentes actividades reconocieron que además de aprender sobre la estrategia tuvieron un espacio de diversión.

"En la Gerencia de Información Catastral diseñamos un concurso que les permitiera a todos en la Gerencia entender la importancia de lo que hacemos cada día en el marco de la estrategia definida": Edgar Eduardo Pulecio Gerente de Información Catastral

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Edgar Eduardo Pulecio, Gerente de Información Catastral, mostró sus dotes de presentador durante el despliegue de la estrategia a su equipo de trabajo.

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Aspectos del despliegue de la estrategia en los diferentes escenarios de socialización.

Durante la Fase de entrenamiento todos los servidores de la Entidad se preparan para el Gran Consurso de la primera semana de octubre.

"En La Gerencia Comercial y de Atención al Usuario hicimos un juego de construcción de ciudad teniendo en cuenta nuestros aportes a la ciudad en materia de cultura del servicio y a los temas estratégicos": Norma Patricia Barón Gerente Comercial y de Atención al Usuario.

la Misión, Visión, Propuesta de Valor, elementos claves, los proyectos específicos de la Subgerencia, entre otros”, sostuvo Gloria Marlen Bravo, Subgerente de Recursos Humanos. Por toda la sala de juntas se desplegaron elementos claves del documento que buscaban ser identificados correctamente por los concursantes. Al final los ganadores fueron todos, pues entendieron la importancia de su trabajo en la construcción del Catastro Multipropósito y en la consolidación de la Cultura del Servicio. Días después en ese mismo escenario la Subgerencia Administrativa y Financiera organizó un bingo, con rueda balotera y cartones. Para jugar, se organizaron varios grupos que tenían en su poder cartones numerados y cada vez que sacaban una balota con ese número se hacían preguntas referentes al documento de Marco Estratégico. Al final ganó el equipo que contestó más preguntas correctamente. “La rueda con las balotas y > Norma Barón, Gerente Comercial y de Atención al Usuario, explica las reglas del juego a su equipo de trabajo.

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Durante la fase de socialización se destacó la activa participación de todos los funcionarios. En la foto, algunos servidores de la Subgerencia de Recuersos Humanos.

La Gerencia de Atención al Usuario aprendió sobre la estrategia, mediante el juego, la pedagogía y el incentivo de la Gerente del área.

> los cartones los adquirimos en la sección de juegos infantiles de un almacén”, indicó Orlando José maya, Asesor de la Gerencia. La Gerencia de Información Catastral, por su parte, se trasladó al auditorio del Centro Comercial Calima en donde todos los funcionarios evidenciaron los puntos principales de la estrategia de la Entidad en una trivia elaborada por el Gerente Edgar Eduardo Pulecio y sus Subgerentes. “Diseñamos un concurso que les permitiera a todos en la Gerencia entender la importancia de lo que hacemos cada día en el marco de la estrategia definida. Dentro de las pruebas contamos con preguntas de selección múltiple, e incluso con gráficos incompletos del documento como el Modelo de Negocio y el Plan Estratégico que los equipos debían completar. Posteriormente, una vez se trató de aclarar al máximo todo el contexto del quehacer de la Entidad, explicamos uno a uno los proyectos del Área, sostuvo Edgar Eduardo Pulecio, Gerente de Información Catastral. La Gerencia Comercial y de Atención al Usuario no se quedó atrás, y convocó a sus funcionarios en el SuperCADE de Bosa donde su Gerente, Norma Barón, dirigió una actividad lúdica y participativa en la que todos los funcionarios de su equipo de trabajo fueron

En todas estas reuniones, además de la colaboración y el entusiasmo de todos los asistentes, hubo de todo, refrigerios, premios y obsequios como botones, camisetas y pocillos impresos con la imagen del Plan Estratégico.

A través del juego se promovió la concentración enfocada a entender, apropiar y vivernciar la estrategia de Catastro.

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construyendo una ciudad de cajas de cartón en la que se iba reflejando todo el quehacer de Catastro. Divididos en grupos de a cinco personas, cada equipo fue construyendo la ciudad con los temas estratégicos que aportan desde la entidad. El modelo de negocio de la Entidad, construido con la metodología Canvas, fue explicado con el ejemplo muy didáctico de la fiesta del “Señor Canvas”, quien  iba apropiando los diferentes elementos requeridos por la arquitectura empresarial y el modelo estratégico empleado por la entidad para alcanzar su visión al 2016. “Al final, los equipos ganadores, es decir, los que más aportaron a la construcción de ciudad desde Catastro, recibieron algunos premios entregados por la Gerencia, mientras que en los escritorios de los funcionarios reposan los cubos verdes que cada quien armó para recordar cada día a qué le está apuntando

Una tarde de onces fue la excusa perfecta de Jurídica para desplegar la estrategia.

“Durante varios meses el Comité Directivo trabajó en la consolidación de un documento base en el que está consignada la estrategia que nos permitirá consolidar el Catastro Multipropósito": Aspectos de la Fase de entrenamiento de Gana la Estrategia Ganadora

Gustavo Adolfo Marulanda Morales Director de Catastro Bogotá.

el Catastro Multipropósito", subrayó Norma Patricia Barón, Gerente Comercial y de Atención al Usuario. La Gerencia de Tecnología, al igual que sus subgerencias, empleó buena parte de sus reuniones habituales para explicar en detalle el Marco Estratégico del Catastro de Bogotá 2013-2016, y la Oficina Asesora Jurídica y el Área de Comunicaciones hicieron lo propio en sendas tardes de onces. “Para socializar la estrategia en el Área Jurídica estudiamos el documento base y tratamos de desplegarlo de la mejor manera para que todos lo entendieran fácilmente. Posteriormente se organizó una tarde de onces con todo el equipo de trabajo. "Al final hicimos un concurso por grupos en el que se premió al que más repuestas correctas tuviera", >

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> anotó Johanan Ardila Torres, de la Oficina Asesora Jurídica. En todas estas reuniones, además de la colaboración y el entusiasmo de todos los asistentes, hubo de todo, refrigerios, premios y obsequios como botones, camisetas y pocillos impresos con la imagen del Plan Estratégico. Lo mejor de todo es que los premios y reconocimientos no terminan aquí. El concurso Posteriormente se ingresó a la fase de entrenamiento, que consistió en crear una carpeta virtual en todos los equipos de la Entidad,

"Para socializar la estrategia en Jurídica estudiamos el documento base y tratamos de desplegarlo de la mejor manera para que todos lo entendieran fácilmente. Posteriormente se organizó una tarde de onces con todo el equipo de trabajo y un concurso": en la que se almacenaron pistas con resúmenes del documento base. Finalmente se realizó el lanzamiento del juego “Gana la Estrategia Ganadora”, en el que de una forma didáctica se invitó que todos los funcionarios a aprender y entender el camino que debe seguir la entidad articuladamente para alcanzar el éxito y seguir cosechando los recursos de autoridad y legitimidad que hacen del Catastro de Bogotá uno de los mejores del mundo. El despliegue de toda la estrategia, al igual que el juego, se pueden consultar vía web, en documentos pdf y en aplicativos que pueden ser descargados en la carpeta virtual. Esto significa que no hay excusa para no aprender, entender y vivenciar la ruta del Catastro de Bogotá hasta el año 2016, y los que siguen.

Uno de los temas a tratar en la socialización de la estrategia en la Oficina Jurídica fue el despliegue de cada item sobre los objetivos estratégicos de la Entidad.

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Johanan Ardila Torres Servidor de la Oficina Asesora Jurídica.


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La fase de entrenamiento, que se extenderá hasta la primera semana de octubre de 2013, culminará con un gran concurso en el que los mejores funcionarios representarán a sus áreas. Pero el juego no termina ahí, y de hecho se convierte en un reto aún mayor, pues la idea es que de aquí en adelante todos los funcionarios sigan aplicando todo lo aprendido en sus actividades diarias, conscientes de que hay que consolidar la Cultura del Servicio para trascender y seguir dejando en alto el nombre de Catastro Bogotá. Como se puede ver, en este gran juego corporativo solo hay ganadores. Por un lado los ciudadanos en general, que encontrarán un Catastro fortalecido, que encuentra necesidades a la medida de todas sus necesidades. Por el otro, una comunidad de funcionarios idóneos, comprometidos y alineados con una estrategia pensada, concertada y direccionada al Plan de Desarrollo del Distrito que sin duda dejarán huella. Buena suerte para todos.

El Comité Directivo también hizo lo propio en el marco de la re identificación de la estrategia de Catastro Bogotá.

“La Gerencia de Gestión Corporativa organizó con sus subgerencias dos concursos en los que explicamos punto por punto los elementos de la estrategia y los proyectos específicos de la Subgerencia”: Gloria Marlen Bravo Subgerente de Recursos Humanos. La Gerencia de Información Catastral se reunió durante toda una mañana en el Centro Comercial Calima.

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“La Estrategia debe responder a lo que esperan Catastro y los ciudadanos” Desde la Oficina Asesora de Planeación se trabaja por lograr que todo Catastro hable, entienda y participe en el desarrollo de la estrategia que le permitirá a la entidad alcanzar su visión. Martha Montañez González explica cómo este cambio cultural se verá reflejado en una mejor entidad. Por Katherine Moreno Sarmiento

"La Estrategia tiene que ver con cómo, desde nuestro quehacer, podemos aportar para que ese plan se desarrolle".

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Martha Montañez González, Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos, y tal vez una de las personas que mejor entiende la importancia de contar con una Estrategia, dice estar satisfecha por el trabajo que se ha desarrollado en los últimos meses. Trabajo que ha buscado motivar, tanto a directivos como a funcionarios, para que le apuesten a un mismo proyecto: convertir a Catastro en una entidad multipropósito, líder en información catastral y geográfica. A pesar de que la palabra Estrategia ha estado presente en las comunicaciones, reuniones, encuentros y actividades de diversa índole, todavía para muchos no es claro qué significa contar con una estrategia o cuál es su importancia y cómo cada quien, desde su puesto de trabajo, puede aportarle a ésta.

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Martha Montañez sonríe y explica que entender a fondo el tema es un ejercicio de paciencia y perseverancia. “Vale la pena empezar recordando que la Estrategia no es otra cosa que las líneas de acción, los planes que se trabajan al interior de una entidad, en este caso, de nuestra entidad, para desarrollar temas vitales que nos permitan lograr sostenibilidad”. Dicho de otra forma, para Catastro, la Estrategia está formada por un conjunto de acciones planificadas, que permiten alcanzar la visión, enmarcada dentro de los lineamientos establecidos por el gobierno distrital. “Y esa Estrategia toca tres elementos fundamentales: el posicionamiento de la información; la administración y mejoramiento de los procesos y la tecnología, para


entrevista | martha montañez

que esa información sea entregada con las necesidades que esperan los clientes y ciudadanos; y por supuesto, el talento humano, porque son las personas quienes logran movilizar y traducir esas acciones”. Katherine Moreno S. » ¿Qué diferencia hay entre el Plan de Acción y la Estrategia? ¿Y por qué la entidad decidió apostarle al tema? Martha Montañez » El Plan que genera una entidad es básicamente la ruta, el camino que debe seguir para lograr las metas que se ha trazado; la Estrategia tiene que ver más con cómo, desde nuestro quehacer, podemos aportar para que ese plan se desarrolle. La Estrategia debe responder no sólo a lo que espera Catastro sino la ciudad. De ahí que dentro de la visión, la información como bien corporativo tenga tanta fuerza, porque es la ciudad la que está pidiendo información más completa, confiable…Es clave que todos entendamos qué se espera de cada uno de nosotros dentro del puesto que ocupamos. Ahora bien, decidimos construir nuestra Estrategia, porque el año pasado la administración nos dio la pauta de cómo debíamos participar en la línea estratégica de su Plan de Desarrollo. Para el Distrito la información es un bien corporativo y nosotros tenemos un reto importante ahí, porque podemos generar información con calidad, a tiempo, para que la ciudad tome decisiones. De manera que eso ratificó algo que veníamos trabajando: Convertirnos en una entidad multipropósito. Viendo la necesidad y sobre todo, la oportunidad que nos estaba ofreciéndonos el Distrito para ser protagonistas en el tema,

el Comité Directivo estructuró una Estrategia orientada a desarrollar ese bien corporativo y especialmente, a generar sostenibilidad, independiente de lo que busque el plan de desarrollo que se encuentre vigente. KMS » ¿Qué se espera con el desarrollo de todo este mecanismo de realineación estratégica? MM » Esperamos que en los próximos meses cada uno de los funcionarios de Catastro entiendan claramente cuál es su rol y qué puede hacer para lograr que la Estrategia se desarrolle. Si logramos ese cambio cultural vamos a avanzar mucho, porque cada funcionario va a poder ubicar su área y tener claro qué aporta a la Estrategia. Queremos que cada persona entienda que en la Entidad el ser humano sí es importante y que su trabajo es valioso para el avance de la misma. La estrategia en esta vigencia quiere invitar a que los funcionarios a que se den permiso de generar ideas diferentes, capaces de transformar la operación, de garantizarnos trabajar en el día a > "Queremos que el trabajo se haga bien y que haya espacio para innovar, pero con seres humanos que respondan a la concepción del negocio".

» ¿Por qué es clave la Estrategia?

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Porque tiene que ver con cómo, desde nuestro quehacer, podemos aportar para que ese plan que se ha propuesto la entidad se desarrolle a cabalidad.


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> día con mayor agilidad. Hoy la operación nos cuesta. Responder a los trámites, hacer la misma definición de los proyectos, no ha sido fácil. Mientras la gente no entienda qué es lo importante y por qué lo es, es muy difícil que nos compre la idea. Si yo no entiendo que necesito unos zapatos con características específicas para recorrer las calles, no los voy a utilizar o a poner entre mis prioridades, lo mismo para con la Estrategia. Si no entendemos cómo funciona Catastro o que debemos tener planeación estratégica o caminos que nos permitan andar de una manera mucho más organizada, con mayor sinergia, donde todos somos importantes y debemos trabajar en equipo, no vamos a podemos brillar. KMS » ¿Cuáles son los temas significativos que toca la Estrategia y que los funcionarios de Catastro deben tener claros? MM » El primero puede ser la Innovación. Es vital que cada funcionario entienda que hacer el día a día, trabajar en la misionalidad de la entidad como es el censo, los El Comité Directivo tiene un reto permanente de hacerle entender a su equipo, cómo, desde cada puesto de trabajo, se le aporta a la Estrategia.

» ¿Por qué todos los funcionarios deben alinearse con la Estrategia?

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Porque queremos que cada persona entienda que en la Entidad el ser humano sí es importante y que su trabajo es valioso para el avance de la misma.

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trámites, los servicios en general, es fundamental; pero igual de relevante es que cada empleado se pregunte qué puede proponer para hacer ese trabajo misional, cómo hacerlo de una mejor manera, no sólo el de mi área sino el de toda entidad. Muchas veces cuando yo no estoy en áreas donde normalmente opero, puedo generar ideas que le aporten e impacten el funcionamiento de otras áreas. Otro tema clave es el de Proyectos. Muchos de los que hoy participan en los proyectos han logrado desarrollar competencias diferentes. Han entendido que si se tiene claro qué se va a hacer y cómo, midiendo el avance, se puede generar una dinámica diferente. Y muy cerca de éste, se encuentra el de Gestión por Procesos. Queremos que los funcionarios comprendan que desde mi proceso puedo desarrollar productos vitales para el propósito de otros procesos. Finalmente, está la Cultura del Servicio, un tema que no es sólo le interesa a Catastro, sino que se viene trabajando desde la Administración Central y con él queremos recordar que ser “servidor público” significa estar para los demás, estar dispuesto a desarrollar la información que necesita el otro, ya sea un ciudadano o un funcionario. KMS » El concurso de La Estrategia Ganadora es una manera lúdica de hacer que los funcionarios entiendan, para dónde vamos. ¿Cuándo se acabe el concurso qué va a pasar? ¿Qué viene después? MM » Después seguiremos haciendo jornadas de refuerzo con los equipos de trabajo, acompañadas de los jefes, para garantizar que la gente


entrevista | martha montañez

desarrolle iniciativas que aporten a esa Estrategia. Hoy en día desde el Comité Directivo ya se trabaja en las estrategias a desarrollar en los próximos años, 2014, 15 y 16. Queremos tener una visión más amplia que nos permita contar con carta de navegación clara. KMS » ¿Cuál es el papel del Comité Directivo frente a la Estrategia y a su apropiación? MM » El Comité Directivo tiene el reto mayor. Como cabeza de área ha tenido un fuerte proceso de aprendizaje, ha tenido que entender hacia dónde vamos, cómo debemos articularnos entre las diferentes dependencias, cómo liderar esta iniciativa con los equipos. Sólo así podemos movilizar la Estrategia, sólo así lograremos que cualquier funcionario lo entienda, con palabras sencillas y lo ponga en práctica. A mi juicio el Comité Directivo tiene un reto permanente de comunicarse con su equipo, porque muchas veces lo que hago como funcionario no es visible para la Estrategia y son los jefes, líderes naturales de este proceso, quienes deben explicarle a su gente cuál es su aporte, de hacerlo visible y de hacerles entender que están haciendo algo clave por la entidad, algo en grande. Sólo así la gente se va a sentir orgullosa de ser parte del equipo y tendrá ganas de innovar. KMS » ¿Si tuviera que darle un consejo a los otros jefes y líderes de equipo para que motivaran a su gente qué les diría? ¿Cómo lo hace usted? MM » Un elemento que me motiva a mí, es entender que desde Catastro le estamos dando a la ciudad algo

valioso. Yo trato de pensar que no sólo es Martha o el equipo de planeación o Catastro, sino que cada uno como ciudadano es movilizador de grandes iniciativas, que luego se van a traducir en un bienestar común para la ciudad. Cuando uno comprende que está siendo una ficha clave, una pieza que articula iniciativas que no sólo se quedan en la entidad donde trabaja sino que éstas aportan al desarrollo de su ciudad, es más fácil hacer el trabajo de una mejor manera, yo siento que la frontera se rompe y que empiezas a entender que debes estampar la camiseta y ponértela durante todo el día. Para terminar Martha Montañez asegura que dentro de la Estrategia hay muchos elementos asociados a la cultura, a la forma de hacer las cosas. “Queremos que el trabajo se haga bien y que haya espacio para innovar, pero con seres humanos que respondan a la concepción del negocio y lo hagan sostenible en el tiempo, es decir, que le demos respuesta a lo que la administración y la ciudad está pidiendo”. La Estrategia busca convertir a Catastro en una entidad multipropósito, líder en información catastral y geográfica.

» ¿Cuándo se acabe el concurso qué va a pasar? ¿Qué viene después?

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Después seguiremos haciendo jornadas de refuerzo, acompañadas de los jefes, para garantizar que la gente desarrolle iniciativas que aporten a esa Estrategia.


vive la revista | actualidad edición 017

Funcionarios y familiares comentan el evento del 31 de Agosto

Momentos y opiniones

Vive La Revista capturó algunos de los momentos vividos así como opiniones de funcionarios y familiares, sobre esta inolvidable celebración.

catastro bogotá | septiembre 2013

del Día de la Familia

Grandes satisfacciones tanto para funcionarios como para familiares fue lo que dejó la celebración del Día de la Familia Catastro 2013, realizado el pasado 31 de Agosto, en el parque El Lago. Y es que hasta el clima confabuló para que se diera una jornada de integración, lúdica, recreación y unión familiar, que tuvo en cuenta desde los más pequeños hasta los más grandes de la casa.

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actualidad | día de la familia

“La celebración del Día de la Familia me pareció muy divertida, ya que se tuvo en cuenta la integración entre las familias. Los juegos, los aeróbicos y todas las actividades que se realizaron me llenaron de bastante satisfacción. Además recordamos aquellas épocas en donde lo más importante era divertirnos. Volvimos a ser niños grandes”.

Guillermo Ruiz

(Esposo de Grace Rubiano)

“Lo más divertido fue la pared de escalar aunque me quedaron ampollas en las manos. Armar y decorar la cometa fue genial y elevarla, porque elevo muy bien cometas. Las carreras de encostalados, la pesca con la caña de pescar, las pelotas que se recogían con el cucharón y se enviaban por la canaleta fueron muy divertidos. Y algo que me gustó mucho fue compartir las crispetas con mi familia y compartir con mi amigo David Armenta que lo conocí en las vacaciones recreativas de Catastro”.

Juan Manuel

7 años (Hijo de Perla Yadira Rojas)

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“Me pareció excelente el día de la familia en Catastro, se nota que las familias de los servidores son importantes para los directivos, pensaron en todo, además nos motivaron a integrarnos. Los felicito! Es rico sentir que donde trabaja mi mamá, también cuenta su familia”.

Farid Sebastián

16 años (Hijo de Fasmen Ahmad)


vive la revista | actualidad edición 017

“Yo la pasé muy bien y me divertí mucho. Me sorprendió la organización y me gustó que tuvieran muy en cuenta a niños de todas las edades, quienes se divirtieron un montón en cada actividad al igual que nosotros los adultos. De mi parte mil gracias por la invitación.

Ma. Marlene Pineda

(Mamá de Ma. Alejandra Villafranca)

“Pasamos un día realmente agradable, como hace mucho no lo podíamos compartir con nuestra hija. Creemos que este tipo de eventos da no solo la oportunidad de conocer esas personas que a diario comparten con ella, sino que son momentos de sano esparcimiento. Lo que más nos gusto fue comprobar que aún existen entidades que se ocupan de estos aspectos de sus empleados, procurando y quizás logrando que exista una gran familia, la familia Catastro. Gracias por tan gentil y grata invitación”

“En nombre de mi Familia y el mío propio quiero dar los más sinceros agradecimientos por la celebración del día de la familia, en verdad me enorgullece saber que nosotros los servidores de la Unidad contamos con una administración que nos valora como personas y que aprecia a nuestras familias. Gracias a los directivos y a los colaboradores de la Subgerencia de Recursos Humanos por la organización, dedicación y desarrollo de la actividad. Y como lo dijo mi hijo Juan Camilo “La pasamos Súper y disfruté al máximo”

José y Martha Waldrón Angela Buitrago (Padres de Paola Waldrón)

catastro bogotá | septiembre 2013

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(Subgerencia Administrativa y Financiera)


actualidad | día de la familia

“Para mi familia y para mí fue un día lleno de alegría y bienestar. Fue un espacio pensado en la familia, donde nos encontramos con múltiples opciones de entretenimiento y atención para los niños, los jóvenes y los adultos. El clima fue estupendo y cada uno de los detalles ofrecidos, refrigerio, snacks, almuerzo, y actividades lúdicas fueron extraordinarios. Es evidente que la empresa está pensando en el bienestar y esparcimiento de sus empleados”.

Por todo lo que vivimos, tanto adultos como niños, por la integración familiar que se generó y por todos los detalles tenidos en cuenta durante la jornada, es fácil darse cuenta de que Catastro se interesa por el bienestar de los funcionarios y sus familias. Gracias porque fue un encuentro sensacional que nos permitió disfrutar y compartir.

Mario Zapata

(Padre de Silvia Zapata)

Fue un día maravilloso. Mi familia y yo disfrutamos de todas las actividades. Lo que más me gustó fue participar en la mayoría de los juegos y elevar la cometa porque eso es como una especie de terapia en la que uno pierde hasta la noción del tiempo. Mauricio Melo (Dirección) “Me gustó mucho (sic) los juegos de los niños y el algodón con palo. Y me gustó el Parque de los novios y la carpa de papá y mamá y las cometas”.

Valentina Espejo

Yadira Moreno

3 años. (Hija de Carlos Andrés Espejo).

(Hermana de Katherine Moreno)

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vive la revista | recomendados edición 017

exposición

feria gastronómica

cine

teatro

“más acá de la imagen”

Prográmese desde ya con los planes de septiembre

Vik Muniz es brasilero, fotógrafo y uno de los artistas contemporáneos más reconocidos de Latinoamérica. Poder conocer su trabajo de cerca y disfrutar de la retrospectiva de su obra, es posible. El Banco de la República lo invitó a montar una exposición que recoge su trabajo de los últimos 25 años: Imágenes de gran formato, con materiales de todo tipo, uso de diversas técnicas y una alta dosis de ironía e irreverencia.

Eventos en Catastro y en la ciudad, para todas las edades y todos los gustos. Fotos: Páginas oficiales de los eventos

Fecha: Hasta el 15 de Octubre. Lugar: Museo de Arte del Banco de la República, Calle 11 No. 4-2. Precio: Entrada Libre

tercera versión del salón del queso Expertos queseros de cinco países se darán cita en el Parque de la 93 del 19 al 22 de septiembre, en el III Salón del Queso, un evento que busca conquistar los paladares de conocedores y novatos. Durante la feria habrá un gran delicatesen, tres cocinas para demostraciones culinarias, dos salas de conferencias, zonas de descanso y diversión para niños y adultos. En total se realizarán 110 charlas y conferencias sobre el queso, sus propiedades y preparaciones.

día de las mascotas En el Parque Simón Bolívar se darán cita este 5 de octubre, funcionarios de Catastro y sus mascotas, en un encuentro que busca exaltar el amor y cuidado por los animales, especialmente aquellos que son parte de nuestros núcleos familiares. La jornada contará con concursos, competencias y premios. Inscribe a tu mascota y disfruta de un encuentro inolvidable!!

Lugar: Parque de la 93 Fecha: del 19 al 22 de septiembre Precio: Entrada libre

Lugar: Parque Simón Bolívar Fecha: Sábado 5 de octubre Hora: 8 a.m. a 12 m.

catastro bogotá | septiembre 2013

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recomendados | tiempo libre

un monstruo en parís París, 1910. Una extraña criatura aterriza en la ciudad de las luces. Emilio y Raúl, dos hombres sin nada en común, se embarcan a la caza del monstruo. Esta búsqueda los lleva a encontrarse a sí mismos, a romper con las convenciones, al amor... y a darse cuenta de que, tal vez, la criatura no es en absoluto como pensaban. Una hermosa película para todos los públicos, que vale la pena ver.

regresa el cine francés La versión 12 de este Festival vuelve con más de 40 películas entre las que destacan varias por ser inéditas, muchas, nominadas y ganadoras de festivales importantes y otras, por ser clásicos. Todas reunidas en el ciclo: Queridos bandidos. También habrá una selección ocho clásicas, con las que se celebrarán los 20 Años de Cineplex. Finalmente, se hará un homenaje al cine de animación, exaltando el trabajo de Michel Ocelot, creador de Kiriku y por primera vez habrá competencia oficial, con un jurado colombiano.

Lugar: Cines de Bogotá

crimen y castigo en el teatro libre Para celebrar su aniversario número 40, el Teatro Libre ha decidido volver a presentar Crimen y Castigo, una de las más emblemáticas novelas del ruso Fedor Dostoievski. La obra, adaptada y dirigida por el dramaturgo Ricardo Camacho, invitará a los asistentes a conocer la mente criminal del joven estudiante Raskolnikov y a reflexionar sobre el bien y el mal.

Programación: www.cinefrancesencolombia.com Fecha: Del 27 de septiembre al 13 de octubre en Bogotá. Lugar: Principales salas de cine de la ciudad.

Fecha: Del 26 de septiembre al 19 de octubre. Lugar: Teatro Libre - Sede Centro, Cra. 11 No. 61 – 80 Boletería: $20.000 Informes: www.teatrolibre.com

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vive la revista | en_lalente edición 017

El pasado 29 de agosto el Director Gustavo Adolfo Marulanda participó en la XV Conferencia Colombniana de Usuarios Esri, en el Hotel Cosmos 100, con una exposición sobre IDECA.

_ En lalente

Pasa en Catastro En La Lente rescata algunos momentos importantes tanto para la entidad como para sus funcionarios.

Título de Bachiller! Felicitaciones a nuestra compañera Sandra Milena Calderón, quien el pasado 16 de Agosto recibió su título de Bachiller en el Centro Educativo Microempresarial Rafael Núñez. Actualmente adelanta estudios de inglés y se prepara para iniciar en octubre sus estudios para Técnico de Sistemas, en el instituto CIES.

La Infraestructura de Datos Espaciales para el Distrito Capital contó con un stand en el Hotel Cosmos 100 en el marco de la XV Conferencia Colombiana de Usuarios Esri.

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en_lalente | actividades catastro

Los mejores Funcionarios El 13 de septiembre, en el Hotel Capital, Catastro hizo el reconocimiento a los Mejores funcionarios de Carrera Administrativa 2012-2013, en los niveles asistencial, técnico y profesional. Los ganadores de las tres categorías con el Director, el Gerente de Gestión Corporativa y la Subgerente de Recursos Humanos.

Reyes, la mejor funciona• Aria-rgenis nivel asistencial. ulio Lemos, el mejor funcionario• Jnivel profesional.

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aime Rodríguez, el mejor funcio• Jnarionivel técnico. ulio Lemos, el mejor funcionario • J2012-2013 con su familia.


vive la revista | su espacio edición 017

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catastro bogotá | septiembre 2013

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Vive La Revista de Septiembre 2013  

Este mes Vive La Revista está dedicada a la Estrategia. Por eso las diferentes secciones hablan de su importancia para Catastro, del trabajo...

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