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Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

Tabla de contenido Manual de documentación y sistematización 3 Introducción 3 Procesos estratégicos de la gestión del conocimiento 4 Documentación 6 Sistematización 7 Pasos del proceso de sistematización 9 Anexo 1. Sistematización, evaluación e investigación 19 Bibliografía 20

Realizado por: Carlos Iván Pacheco Sánchez Revisado por: Lady Alba – Sandra Pinzón Coordinado por: María Teresa Calderón Bogotá - 2013

años


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MANUAL DE DOCUMENTACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN

Debemos superar la visión del conocimiento como un recurso, como un objeto, y estudiarlo como un acto. El proceso de conocer como opuesto al conocimiento como un objeto. Esta visión es también una toma de posición, puesto que contempla a la persona como elemento clave del proceso y también como destinatario último. Ontológicamente, se parte de un principio de emancipación de las personas, que son los poseedores últimos del conocimiento, y que lo ceden voluntariamente a la organización (trabajadores del conocimiento). Epistemológicamente, se plantea la combinación entre conocimiento tácito y explícito, y conocimiento individual y grupal. Ángel Arboníes

INTRODUCCIÓN Cada vez se reconoce con mayor frecuencia la importancia de la generación y apropiación del conocimiento que realizan las organizaciones y, con la aparición de las tecnologías de la información y la comunicación (TICS), éste se ha convertido en un aspecto cada vez más importante en términos de innovación y producción de nuevo conocimiento. Sin embargo, estos procesos no surgen por sí mismos; se requiere que las organizaciones tengan la voluntad institucional de adelantarlos: El conocimiento necesita un contexto compartido, un lenguaje compartido, cuya función consiste en ser un medio para crear significados que permiten a las personas entender y comprender el contexto de los otros y de sí mismos, actuando de acuerdo con dicho conocimiento. A su vez, por la misma interacción, se producen cambios y se crean nuevos contextos o ESPACIOS DE CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE. Peluffo & Catalán, 2002:16

En la organización se maneja lenguaje incluyente pero para facilitar la lectura se utilizara el masculino o femenino indistintamente.

Desde esta perspectiva, leer el contexto actual para pasar de allí a ubicarse en nuevos contextos de aprendizaje y conocimiento, es un primer paso necesario para avanzar en la dirección correcta. La Fundación ORIÉNTAME viene dando pasos firmes en la identificación de procesos de conocimiento claves para la organización. La formulación colectiva de una Política de Documentación y Sistematización, combinada con elementos formativos y de adquisición de competencias, permitirá generar una cultura de estos procesos en las diferentes coordinaciones. Este manual pretende contribuir a la formación de las personas de la Fundación y servir de guía en los propios procesos de documentación y sistematización que emprendan los distintos grupos, con la intención de evidenciar el conocimiento explícito y tácito que la organización ha construido a lo largo de su historia.


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Las organizaciones se han preocupado siempre por el conocimiento explícito, es decir, aquel que circula y es tangible en los diferentes espacios institucionales: protocolos, guías, directrices, informes, manuales, conocimiento derivado de investigaciones, etc. Sin embargo, el conocimiento tácito1, definido como aquel que: “se encuentra en las personas, que es difícil de articular y codificar de alguna forma que pueda ser comprensible para otros, y que surge de los cambios que estas personas realizan en la forma de hacer las cosas, de su experiencia, cuya incidencia se evidencia en el desempeño y en la capacidad de dar respuestas eficientes ante nuevos problemas o desafíos” (Peluffo & Catalán, 2002:16) Ha sido poco apropiado, documentado, sistematizado, y se queda en las personas, sin que se convierta en un valor agregado de la organización, aun cuando es ésta la que ha permitido el contexto para su construcción y apropiación por parte de los agentes institucionales individuales. ORIÉNTAME, en sus más de 30 años de historia, tiene en su acervo experiencia en el ámbito de los servicios de salud sexual y reproductiva (SSR), en el manejo del embarazo no deseado (END) y el aborto, así como en proyectos comunitarios y de formación de prestadores de servicios, desde profesionales, técnicos, auxiliares, hasta líderes comunitarias y farmaceutas, en el campo de la SSR y de los derechos sexuales y reproductivos (DSR). ¿Cómo avanzar en la recuperación de ese conocimiento que aún no se ha formulado? ¿Cómo poner en diálogo estas diversas experiencias personales y grupales para construir nuevos conocimientos y apropiarse de ellos? ¿Qué pasos pueden darse en esta dirección?

1. Polanyi fue el primero en caracterizar este tipo de conocimiento en 1967, en su obra The Tacit Dimension, Ed. Doubleday, New York, 1967. “Todos aquellos elementos del conocimiento que los individuos poseen y que son pobremente definidos, no están codificados ni publicados, y que ni siquiera los mismos individuos son capaces de expresar. Son diferentes en cada persona pero, hasta cierto punto, pueden ser compartidos entre colaboradores y colegas que tienen una experiencia en común.” (Polanyi, 1967, citado por Stein, 1997:734)

PROCESOS ESTRATEGICOS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO La gestión del conocimiento (GC) se puede definir como la capacidad de aprender y generar conocimiento nuevo o mejorar el que existe. En la perspectiva de ORIÉNTAME se refiere -en los contextos de la SSR, los DSR, el END y el aborto- a qué ha aprendido y qué puede enseñar la organización a sus agentes institucionales internos, y qué puede transferir y enseñar a organizaciones, personas, sociedad del conocimiento y sociedad en general. Cuáles son los conocimientos innovadores que ha generado la organización, siendo la líder en el país y en América Latina en los contextos mencionados, y que quizás no ha recuperado, construido, documentado, sistematizado y/o difundido en su totalidad. Los procesos de GC requieren algunos pasos previos en un ciclo continuo que permite avanzar en la recuperación y construcción de conocimiento tácito y explícito. Este ciclo se aplica a procesos individuales que forman parte de la GC, como la documentación y la sistematización. Los teóricos de la GC han propuesto como pasos básicos los siguientes: Figura 1. Ciclo de la Gestión del Conocimiento

Diagnóstico Medición

Objetivos

Circulación

Producción

Almacenaje Tomado de Peluffo & Catalán, 2002


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1. Diagnóstico: Consiste en elaborar el mapa de conocimiento organizacional, el diagnóstico de prácticas habituales y la evaluación de las capacidades dinámicas de la organización. En el ámbito de la documentación consiste en plantear qué tipo de información se debe documentar, y cuáles son las prácticas habituales de documentación y las capacidades para identificar información clave y relevante en cada uno de los espacios institucionales que deba ser almacenada o circulada, como base para otros procesos de conocimiento. En la sistematización se indaga cuáles son los procesos, proyectos o programas que son de importancia para la organización y que, al sistematizarse, responden a preguntas transversales para la generación de conocimiento y experiencia novedosa para la organización y otras instituciones. La pregunta central para la organización es ¿Cuánto sabe de lo que sabe?

Lo que sabe que sabe

El conocimiento que la organización sabe que conoce

Podría estar siendo utilizado efectivamente para resolver problemas.

Lo que sabe que no sabe

El conocimiento que la organización requiere pero que sabe que no posee

Puede ser incorporado, identificando las competencias requeridas y administrando los programas de aprendizaje adecuados.

El conocimiento que la organización posee y que no está siendo utilizado

Las prácticas de GC relacionadas con la identificación, captura, almacenamiento y difusión permiten que este recurso pueda ser utilizado y aprovechado.

Lo que no sabe que sabe

Lo que no sabe que no sabe

El conocimiento que la organización ignora que no conoce (pérdida o carencia no visualizada)

Requiere un análisis exhaustivo para descubrir qué conocimiento falta o se ha perdido (por ej. por pérdida de expertos) lo que permite definir estrategias para su recuperación o incorporación

Adaptado de Peluffo & Catalán

2. Definición de objetivos: Proporciona dirección en relación con la creación de conocimiento y de competencias claves. 3. Producción: Define los modelos de producción de conocimiento. En este caso específico, lo relacionado con documentar y sistematizar. Es deseable que la organización defina procesos de documentación y sistematización que estén planeados desde el inicio de las intervenciones y se mantengan durante todo el ciclo de los proyectos, y no solamente se realicen luego de haberlos concluido (ex post). 4. Almacenaje: Codificación, catalogación, depuración, limpieza y seguridad de los datos que se construyen y cómo se transforman en información en cada espacio institucional. Los conocimientos previamente codificados se ubican en repositorios a los que los usuarios pueden acceder fácilmente en el momento que los necesitan. 5. Circulación: Creación de espacios de conversación e intercambio adecuados para circular el conocimiento tácito y explícito, al interior de la organización, pero también hacia otras instituciones y la sociedad en general, de acuerdo con las necesidades y prioridades institucionales. 6. Medición: Define indicadores de seguimiento, resultado e impacto para los procesos de D&S y para hacer un seguimiento a su progreso.


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DOCUMENTACIÓN

Ejercicio Uno

La documentación incluye la gestión de la información en diversos tipos de documentos, ubicados en distintas clases de unidades de información, estableciendo los procesos necesarios para ofrecer mayores y mejores recursos de información, independientemente del soporte y lugar donde se encuentren (Moreiro, 1993; Múnera & Pabón, 2002). La gestión de la información comienza por la construcción del dato, por parte de una persona o un grupo de la organización. Los datos serán útiles y relevantes si sus gestores comprenden previamente la importancia de los mismos y están inmersos en una cultura de la información que les permite construir e interpretar el dato.

Cada coordinación completa la matriz diagnóstica con los datos actuales que genera y establece cuáles hace falta generar. Debe tenerse en cuenta que estamos hablando de conocimiento explícito y tácito. Luego del diagnóstico inicial, se requiere avanzar hacia los otros pasos necesarios para darle utilidad al dato: Tipo de dato

Modo de registro

N° de personas atendidas orientación

Digital

Matriz diagnostica de datos2 Tipo de dato N° de personas atendidas orientación

Coordinación donde se genera

Quién o quiénes lo construyen

Quién o quiénes lo interpretan

Objetivo del dato

Orientación

Orientadoras

Coordinación de orientación. Administración, Dirección

Productividad de servicios

En la documentación es necesario establecer los diferentes tipos de datos que se originan institucionalmente y, a partir de este primer mapa de información producida, preguntarse, ¿Cuáles de estos datos no están siendo útiles en la generación de nuevo conocimiento? y ¿Qué datos que podrían ser útiles en la generación del conocimiento institucional, tácito y explicito, no se están construyendo?

2. Cuando hablamos de datos, puede tratarse de un dato único, numérico o textual, así como indicadores o grupo de datos: informes, protocolos, documentos, etc.

Modo y lugar de almacenaje

Con quién o quiénes y cómo se comparte

Objetivo del dato

Digital, base de datos, informe diario, informe mensual

Coordinación de orientación, Administración, Dirección. Informes, Intranet, Base de datos de prestación de servicios.

Productividad de servicios

Ejercicio dos Cada coordinación completa la matriz de datos y así tendrá el diagnóstico y los datos que considera relevantes de aquellos ya producidos, y aquellos que falta construir. Adicionalmente, para cada dato o grupo de datos, cada unidad sugiere la periodicidad, el modo de registro, la forma de almacenamiento, con quién y para qué se comparte y los medios para compartir, los niveles de seguridad y, finalmente, los indicadores de uso de los datos seleccionados. Como quedó determinado en la política de D&S, la Dirección de la Fundación definirá estratégicamente cuáles de los datos sugeridos por las coordinaciones son los más relevantes en términos de construcción de conocimiento institucional interno y externo, tácito y explícito, quién o quiénes lo administran y manejan, las formas de compartirlo y difundirlo, y los niveles de seguridad que requiere la información generada.


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SISTEMATIZACIÓN En la década de los años setenta, en un marco de acción social popular en América Latina, derivado de las corrientes epistemológicas y metodológicas de la investigación acción participativa del colombiano Orlando Fals Borda, y de la educación popular de Paulo Freire, surge la necesidad de aprender de la experiencia, de construir conocimiento a partir de la historia de los procesos sociales que adelantaban grupos comunitarios, partidos políticos, organizaciones sociales, etc. No se trataba de investigar, pues lo que se quería era aprender de una experiencia particular, para volver a ella y continuar con el trabajo de transformación. No se pretendía generalizar hallazgos, sino mejorar la propia práctica, compartir lo aprendido con otras experiencias, y contribuir al enriquecimiento de la teoría (Jara, 2001). Aparece entonces la sistematización de experiencias como una nueva manera de reconstruir la historia de los procesos, entre la investigación y la evaluación. “Surge, en este período, para responder a los desafíos contextuales y a los interrogantes que presentaban las diversas propuestas de educación popular y de trabajo social alternativo, un llamado a “sistematizar las prácticas” como un esfuerzo consciente de capturar los significados de la acción y sus efectos; como lecturas organizadas de las experiencias, como teorización y cuestionamiento contextualizado de la praxis social, para poder comunicar el conocimiento producido. En resumen, si bien la sistematización no es un concepto unívoco, aparece como un tipo de tarea reflexiva, que todos podíamos hacer y que, al recuperar organizadamente la práctica, permitía volver a intervenir en ella y en la realidad con mayor eficacia y eficiencia”. (Ghiso, 1998:4). 3. Ende, Michael Carpeta de apuntes, Madrid , Alfaguara, 1996.

“Si tu cambias con cada experiencia que haces” -le preguntó en una ocasión al maestro Muto uno de sus discípulos“¿qué es lo que en ti permanece invariable?” “La manera de cambiar constantemente,” respondió. Michael Ende3

Dentro de este marco, en años posteriores, la sistematización de experiencias se ha tornado “moda” con diferentes interpretaciones y usos. Varias entidades gubernamentales y de cooperación multilateral han decantado el concepto hacia la reconstrucción y la generación de “buenas prácticas”, que se pueden replicar en otros contextos, y que solamente requieren la aplicación de ciertos conocimientos en un orden establecido. Se limita a documentar experiencias en informes donde no se explicita la lógica de los procesos, ni se hace una interpretación crítica de los mismos; en ocasiones, los resultados y buenas prácticas no dan cuenta de las lógicas sociales de los procesos y de su historia. Importa replicar para tener éxito. Las personas, los procesos y sus contextos poco importan, porque la transformación social pasa a un segundo plano.


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En este manual, partiremos de una definición de sistematización más apegada a la tradición latinoamericana, como una interpretación crítica de los procesos para transformar la realidad. Oscar Jara la define como “Aquella interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explicita la lógica del proceso vivido, los factores que intervinieron en dicho proceso, cómo se interrelacionaron entre sí y porqué lo hicieron de ese modo.” (Jara, 1998) El centro del proceso de sistematización pasa de la reconstrucción del proceso y el ordenamiento de datos y sucesos, a la interpretación crítica que genere conocimiento útil para el futuro, bien sea para mejorar o cambiar la experiencia sistematizada u otras experiencias para poder aprender de ellas. Este proceso es considerado también como una forma de producción de saberes, sobre la base de la descripción del cuándo, dónde, cómo, y por qué del desarrollo de experiencias individuales o grupales. Es en este sentido que también permite obtener distintos conocimientos a partir de la práctica. (Mejía M., sf.)

Para la realización de procesos de sistematización de experiencias se requiere avanzar en cambios personales e institucionales que permitan obtener competencias para la interpretación crítica de lo que se hace. A nivel personal, se requiere una disposición a aprender de la propia práctica, del propio quehacer, sensibilidad para dejar hablar a la experiencia desde su historia y no hacerle decir sólo lo que nos interesa o nos conviene, aprender a ver y a analizar el contexto donde ocurre la experiencia, identificar las diversas versiones o puntos de vista de acuerdo con la posición que se tiene en la experiencia, capacidad de observación, registro, escritura, análisis, interpretación y síntesis. Desde las instituciones, es necesario que haya un interés por generar procesos de gestión del conocimiento y dinámicas de equipo e intercambio, impulsando un proceso acumulativo de la práctica y la memoria institucional. Se requiere que la institución esté dispuesta a destinar recursos y tiempo para ello, así como lo hace para la planificación y la evaluación. Sin esto, la institución no prioriza la sistematización y la hace inviable. (Jara, 2001) Objeto del conocimiento Lecciones y aprendizajes experiencias significativas

El contexto La práctica La lógica del proceso Los factores que la moldearon Los métodos Los recursos Los resultados

Reflexión crítica en que los actores/as analizan todo lo anterior

Aprendizaje colectivo para transformar la realidad

Figura 2. Resumen del proceso de sistematización Adaptado de Rimisp -Fidamérica & Preval (2008)

Experiencia que será sistematizada

Situación final o actual Intencionalidad y proceso de la intervención

Identificación de actores

Situación inicial y elementos del contexto

Figura 3. Momentos del proceso de sistematización (Tapella, 2009: 79)


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Antes ¿Cuál era el problema u oportunidad antes de que se iniciara la experiencia?

Lectura de contexto: ¿Cuáles eran las causas del problema u oportunidad? ¿Qué factores limitaban en lo local la resolución del problema o aprovechamiento de la oportunidad?

Proceso de la experiencia ¿Qué sucedió? Cuándo? ¿Con qué métodos? ¿Con qué medios? Quiénes (actores y actrices)

Lectura de contexto: Dificultades y facilitadores de la intervención.

Situación actual ¿Cuál es la situación hoy? Beneficios tangibles e intangibles atribuidos a la experiencia ¿Quiénes son los beneficiarios?

Lectura de contexto: ¿Que factores ampliaron o restringieron la magnitud de los efectos o el número de beneficiarios?

Figura 4. Modelo general que sustenta un proceso de sistematización Las preguntas clave Adaptado de Rimisp, FIDAMERICA & PREVAL (2008)

Con las preguntas resueltas en el antes, en el proceso y en la situación actual de la experiencia en sistematización, se procede al análisis e interpretación crítica que conduce al aprendizaje basado en la experiencia y que se sintetiza en conclusiones, hallazgos relevantes y recomendaciones para modificar las acciones, difundir conocimiento y construir lecciones aprendidas y prácticas significativas4, que son aquellas que, al entender el contexto y la historia de la experiencia, pueden adaptarse a otros territorios o experiencias de acción social. 4. Se trata de identificar prácticas significativas y no sólo las llamadas “mejores” prácticas, porque sistematizar una experiencia “fracasada” también podría dejarnos muchas lecciones. (Jara, 2001).

PASOS DEL PROCESO DE SISTEMATIZACIÓN Los expertos en sistematización han identificado diversos pasos. Aquí mencionaremos los más importantes, aquellos sin los cuales el proceso no podría llevarse a cabo. Es necesario, aclarar que los pasos pueden ser utilizados de manera ex post, esto quiere decir, luego de la experiencia, para reconstruirla e interpretarla, o bien –lo que es deseable y recomendableen el momento en que surge la idea de la intervención o proyecto y se inicia la planeación (ex ante). Allí es clave que se planeen los elementos necesarios para documentar e ir sistematizando mientras ocurre el proceso de la experiencia. 1. Selección de la experiencia que será sistematizada Siguiendo la política de D & S de la Fundación ORIÉNTAME, 5 y de acuerdo con el diagnóstico del conocimiento necesario para la organización, cada coordinación seleccionará, entre sus proyectos, programas u otro quehacer específico, las experiencias más relevantes o con mayor potencial para la extracción de aprendizajes y lecciones que puedan utilizarse dentro de la Fundación y otras iniciativas similares en otros espacios y organizaciones.

5. Oriéntame (2012) Política de Documentación y Sistematización. Mimeo.


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2. Conformación del equipo de sistematización

Ejercicio. Selección de la experiencia Lluvia de ideas Cada equipo o grupo hará el listado de experiencias o quehaceres que realiza dentro de la organización. Una vez terminada la lista, el grupo procederá a identificar cuál de las experiencias o quehaceres tiene mayor potencial. Para hacerlo, debe tenerse en cuenta los siguientes criterios y otros que el grupo considere importantes:

Como se ha dicho anteriormente, las personas que se enfrentan a un proceso de reflexión sobre su quehacer requieren algunas actitudes y competencias. Adicionalmente, al integrar el equipo, debe tenerse en cuenta, además de lo mencionado, que representen los diferentes tipos de personas que estén directamente involucrados en la experiencia seleccionada, y que sean informantes calificados en tanto que tienen conocimiento o manejan información clave sobre las acciones, hitos, resultados o algunas circunstancias que la han afectado.

* Viabilidad técnica y material para hacer la sistematización. Aquí debe considerarse si hay información, el acceso a ella, si hay tiempo para emprender el trabajo, los costos, la disponibilidad e interés de las personas.

Al seleccionar el equipo, es deseable que se tenga en cuenta el interés de participar en las actividades de la sistematización y, además, que las personas dispongan del tiempo necesario para las acciones del proceso de sistematización (sesiones de planeación, talleres, entrevistas, redacción de relatos, interpretación, análisis, validación, etc.). En el interés de generar nuevo conocimiento útil, la organización debe planear y asignar el tiempo necesario a las personas que participan en la sistematización como parte de sus funciones laborales.

* El grado de conexión del quehacer o experiencia con otras coordinaciones de la organización.

Es necesario que, una vez conformado el equipo de sistematización de la experiencia, se realice una primera reunión donde:

* Potencial para aprender individual y organizacionalmente de la experiencia

* En la perspectiva de generar prácticas significativas, deben valorarse los resultados positivos o, por el contrario, su mal desempeño.

Reunión inicial del equipo de sistematización Acuerden el enfoque teórico y metodológico de la sistematización. Establezcan un plan de trabajo.

Cada persona que propone una experiencia o quehacer de la lista presenta una breve justificación de su propuesta, basada en los criterios establecidos. Terminada la presentación de la lista, se busca el consenso o al menos un acuerdo de mayorías sobre la experiencia o quehacer con mayor potencial para sistematizarlo.

Definan los roles de los integrantes. Es necesario que se elija un coordinador. Construyan los procedimientos y/o mecanismos necesarios para la autorregulación del equipo de sistematización.


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En este ejercicio, el equipo de sistematización recupera información relevante sobre la trayectoria de la experiencia, desde su momento inicial hasta su situación actual, incluyendo el camino recorrido entre estos dos momentos y los factores de contexto que la favorecieron o dificultaron. El ejercicio se realiza con los actores directos e indirectos que participan o participaron en la experiencia.

Taller

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Línea de tiempo de la experiencia

Primera Parte Objetivo: Reconstruir la línea de tiempo de la experiencia. El equipo invitará a un grupo de actores directos e indirectos a participar en el taller. Las actividades de reconstrucción de la experiencia pueden hacerse individualmente o en pequeños grupos homogéneos o mixtos, combinados con plenarias, para propiciar la expresión y el intercambio de las diferentes percepciones. Preguntas generadoras de la línea del tiempo ¿Cuándo, cómo y por qué se inicia la experiencia? Exponer las razones y motivaciones que le dieron lugar y el contexto en el que se produjo. ¿Quiénes se involucraron en la misma, de manera directa e indirecta, y cuáles han sido sus respectivos roles? La respuesta a esta pregunta ayudará a identificar las personas que deben ser encuestadas o entrevistadas. ¿Cuál fue la secuencia cronológica de los hechos (a manera de hitos)? Se debe evitar el simple listado de actividades realizadas, pues no se trata de describir todo lo que se hizo, sino de identificar los marcos en la trayectoria de la experiencia y las circunstancias presentes. ¿Por qué estos hechos fueron importantes? ¿Qué consecuencias tuvieron para la experiencia?

En el taller se establecerán consensos respecto a los hitos y se señalarán las manifestaciones coincidentes y discrepantes sobre la experiencia y el contexto en que ocurre (con sus dificultades, oportunidades, fortalezas y amenazas). Cada grupo, trabajará en la línea de tiempo de la situación inicial, el proceso de intervención de la experiencia y la situación presente. Las personas del equipo dinamizador pueden presentar una línea de tiempo de otras sistematización como ejemplo para que los grupo identifiquen como se hace. Con la información aportada y en plenaria, se construye gráficamente la línea de tiempo de la experiencia, añadiendo la información que aportan los participantes y que será útil en la definición del eje de sistematización y la participación de actores en entrevistas, grupos de discusión, etc. Ejemplo de representación gráfica

HITOS

3. La línea de tiempo de la experiencia

Diseño del proyecto Aprobación de la junta directiva

Elaboración propia La línea de tiempo es la base para la reconstrucción de la experiencia en su perspectiva histórica, de contexto y de las personas que participan desde diversas perspectivas. Nos muestra también la interrelación de todos estos elementos y nos da la clave para la definición del “objeto de conocimiento” y/o la definición del eje de la sistematización. Si la sistematización se inicia con el proyecto, entonces es necesario ir construyendo la línea de tiempo de acuerdo con el avance del mismo.


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CONTEXTO

2 0 01

2002

2003

2004

2005

Situación Inicial Legislación nacional negativa para el aborto

Proceso de Intervención

Situación Presente

Financiación internacional para prevenir el aborto inseguro

4. Identificación y construcción del objeto de conocimiento El eje de sistematización En nuestra comprensión de la sistematización como un proceso de gestión del conocimiento, de construir nuevo saber, es necesario definir el “objeto de conocimiento”. Esto se hace mediante la pregunta: ¿Cuál es el eje de la sistematización de esta experiencia particular? Esto se logra delimitando analíticamente el problema, oportunidad o aspecto de la experiencia que se quiere explicar, identificando las preguntas y variables que nos pueden orientar en esa explicación, los aspectos específicos de la experiencia seleccionada sobre los cuales se concentra el esfuerzo de reflexión y de análisis crítico. Su definición se puede formular en el mismo taller de elaboración de la línea de tiempo con sus hitos, o en una fecha próxima, para que el grupo tenga presente los argumentos y justificaciones que los llevaron a establecer un consenso sobre esa línea de tiempo con esos hitos específicos.

Taller

1

Segunda Parte

Eje de sistematización de la experiencia Objetivo: Definir el eje de sistematización de la experiencia colectivamente. Las personas dinamizadoras del taller piden que se conformen grupos de 3 o 4 personas. Luego entrega las preguntas generadoras a cada grupo para que las respondan: La pregunta generadora ¿Qué queremos aprender sobre la experiencia seleccionada para ser sistematizada? Preguntas secundarias: ¿Qué relaciones, procesos o situaciones identificados en la línea de tiempo de la experiencia suscitan interrogantes? ¿Por qué?

Se pueden presentar los siguientes ejemplos para que los grupos tengan mayores elementos al momento de responder las preguntas generadoras: La respuesta debe ser un enunciado corto que defina lo que queremos aprender.


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Taller

1

Por ejemplo:

El aspecto más importante de la experiencia es el proceso mediante el cual se logra la transformación de valores sobre el embarazo no deseado y el aborto en el grupo de líderes. O en forma de pregunta: ¿Qué motiva a un farmaceuta a remitir a la Fundación Oriéntame mujeres que le consultan por un retraso menstrual? ¿Cuáles han sido los aprendizajes centrales en el proceso de remisión y atención de mujeres vulnerables a los servicios de Oriéntame? Una vez respondidas las preguntas se pide que cada grupo nombre un representante que presentará en plenaria el eje de sistematización al que el grupo llegó y los argumentos que lo sostienen. La plenaria discutirá cuál de los ejes presentados es el que mejor recoge lo que la organización quiere de la sistematización de la experiencia. Se pueden combinar ejes de varios grupos o generar nuevo más completo o más comprensivo en la plenaria.

Con la definición del eje, se concluye el primer taller colectivo. El equipo de sistematización debe realizar una ayuda de memoria del proceso del taller que servirá como insumo para el taller número dos.

5. Los actores involucrados Con los insumos recolectados en el taller de línea de tiempo, y el conocimiento del equipo de sistematización, se debe proceder a identificar a los actores de la experiencia. Primero se procede a identificar a las personas que han estado directamente relacionadas con la experiencia: Participantes directos - Quienes han participado en la toma de decisiones relacionada con la experiencia; - Quienes han aportado los recursos materiales, humanos o financieros empleados durante la experiencia - Las personas que han realizado la intervención - Las personas que han recibido los beneficios (o perjuicios) directos de la experiencia Luego se procede a la identificación de actores indirectos, que son aquellos que no han participado en la toma de decisiones, no han aportado recursos directos, ni tampoco son beneficiarios directos de la experiencia, pero que a través de sus acciones y decisiones han tenido influencia en la experiencia de desarrollo. Estos actores deben priorizarse con base en criterios definidos por el equipo. Una clasificación útil puede ser aquella que define la necesidad o no de participación en el proceso, en términos de lo que este requiere: A. Participación indispensable B: Sería muy útil su participación C: Debe participar sólo si hay tiempo o recursos disponibles D: Su participación no sería tan necesaria, podemos prescindir de ella


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Ejemplo de matriz de actores Ejemplo de matriz de actores Papel o rol en la experiencia

Nivel de prioridad

X

Toma de decisiones

A

X

Beneficiario directo

A

Receptor final de la remisión

C

Actor

Directo

Directora de la ONG Farmaceuta Prestador de servicio

Indirecto

X

6. Recopilación, organización y análisis de la información disponible Es necesario hacer una compilación de material que ayude a entender la experiencia que se está sistematizando. Las fuentes secundarias están representadas en documentos, bases de datos, diagnósticos, actas de reuniones, formulación de proyectos, informes de monitoreo y evaluación, etc. Debe buscarse en las distintas fuentes de documentación y luego organizarlas según correspondan a la situación inicial, al proceso o a la situación actual. El equipo de sistematización se distribuye los distintos documentos y los analiza de acuerdo a la necesidad del eje definido. Cuando el proceso de sistematización se inicia con el proyecto y es paralelo a la experiencia, es necesario construir las fuentes documentales. Después de tener claros los elementos de la sistematización, se deben establecer los lugares, espacios, tiempos y actividades necesarias para registrar el proceso. Asimismo se establecen los aspectos que se deben registrar para hacer visible lo se quiere sistematizar. Para ello se muestra a continuación una tabla de ejemplo en la que se deberán consignar dichos aspectos: Lugar, espacio, tiempo y actividad

Cómo lo registraría

Visita a los farmaceutas

Diario de campo

Reunión inicial con líderes

Informe de ayuda de memoria

7. Formulación de preguntas o hipótesis de trabajo Es muy importante que, en un trabajo colectivo, incluso en el mismo taller donde se definen la línea de tiempo y el eje de sistematización, se generen las preguntas e hipótesis que son plausibles para explicar lo ocurrido en los diferentes momentos de la experiencia.

Taller

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Generación de preguntas e hipótesis

Participantes: En lo posible el mismo grupo del primer taller o ampliado de acuerdo a la necesidad. * Ponga en un lugar visible la línea de tiempo y el eje de sistematización * Entregue dos tarjetas a cada participante del taller * Solicite que en una tarjeta formule una pregunta que considere pertinente * En la otra tarjeta debe anotar una hipótesis explicativa * Vaya colocando todas las tarjetas en un lugar visible para todos y agrupadas por temas * Dirija la discusión en plenaria para ir integrando preguntas e hipótesis e ir descartando las que no responden al eje de sistematización * Priorice con el grupo y seleccione las cinco preguntas e hipótesis que mejor contribuyan a la explicación de lo que ha ocurrido en la experiencia Estas preguntas e hipótesis ayudaran a planear y construir el trabajo de recolección de fuentes primarias entre actores directos e indirectos. El equipo de sistematización debe realizar la ayuda de memoria y con ella planear los siguientes pasos del proceso.


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8. Recolección de fuentes primarias Cada una de las personas del equipo de sistematización, a partir de la línea de tiempo de la experiencia y de la definición del eje de sistematización, así como de las preguntas e hipótesis, escribirá un primer relato de sistematización, donde reconstruye la experiencia de acuerdo con la línea de tiempo y con su propia perspectiva. Este es el elemento central de las fuentes primarias, que se combina con otras técnicas para recolectar información con otras personas que han sido actores directos e indirectos en la experiencia. Otras herramientas para recolectar fuentes primarias: Los tipos de herramientas para recolección de información sobre experiencias se han originado dentro de enfoques de investigación específicos, como la etnografía, la investigación-acción participante, la hermenéutica, la investigación experimental, la teoría fundamentada y otros. Es importante que siempre que se utilice una u otra herramienta se tenga claridad sobre su concepción y dentro de qué corriente se enmarca. En el siguiente apartado se sintetizan los principales instrumentos para la recolección de información como insumo para la construcción de los productos finales de la sistematización. El diario de campo El diario de campo es un instrumento fundamental cuando la sistematización exija hacer una inmersión en un lugar, zona o región específica o cuando, sea relevante para el proceso de sistematización obtener información de las observaciones sobre el contexto que hace la persona que sistematiza. El diario de campo es una herramienta donde la persona registra el día o jornada durante la cual hizo la recolección de los datos. Allí registra las distintas experiencias, interpretaciones de situaciones y aspectos relevantes que pueden aportar al análisis posterior. Se aconseja

que, durante todo el proceso de sistematización, los encargados de la recolección de la información lleven un diario de campo, pues de allí se podrá extraer información y apreciaciones que podrían pasarse por alto u olvidarse de no haberlas registrado. La entrevista Esta herramienta es una de las más utilizadas en los estudios sobre fenómenos sociales y culturales. Dentro del proceso de sistematización de experiencias, esta herramienta proporcionará la oportunidad de obtener y reconstruir información sobre las perspectivas de un grupo de personas o individuos. Las tres principales variantes de esta herramienta son:

a. La entrevista informal o no estructurada

Esta forma de entrevista generalmente se realiza de manera individual. Las preguntas no están definidas, ni limitadas por alguna clase de guía; habitualmente se elaboran en la entrevista misma y siempre están orientadas a los objetivos o temáticas propuestas. La entrevista informal es ideal para los primeros acercamientos a un grupo, y puede servir para formular posteriormente entrevistas más estructuradas y para indagar de forma general sobre aspectos globales. También es útil cuando se busca fomentar procesos narrativos en los grupos o personas, pues motiva la comunicación abierta entre el entrevistador y el grupo. b. La entrevista estructurada Este tipo de entrevista está delimitada por unos parámetros precisos. El entrevistador deberá orientar las preguntas hacia el abordaje específico de las temáticas seleccionadas y, aunque tiene cierta libertad para formular las preguntas, deberá garantizar la recolección de la misma información en todas las entrevistas. Para la elaboración de una entre-


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Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

vista estructurada de sistematización hay que tener en cuenta la línea de tiempo, el eje y las preguntas e hipótesis iniciales y, a partir de allí, generar unas temáticas centrales, unos aspectos particulares y unas preguntas potenciales. Es importante probar el instrumento de la entrevista en una prueba piloto y, adicionalmente, si el equipo no realiza directamente las entrevistas, capacitar a los entrevistadores para poder estandarizar los resultados del proceso.

Por último, se recomienda al entrevistador vincular permanentemente las preguntas que se hagan, bien sea en la entrevista informal o en la entrevista estructurada, a las preguntas que se formularon dentro del proceso general de sistematización. Es deseable hacer reorientaciones y evaluaciones permanentes de la información que se recibe durante la entrevista, y la forma como se organizan estas respuestas y preguntas en torno a los objetivos de la sistematización.

Matriz de elaboración inicial de entrevistas estructuradas

Los grupos focales

Temáticas centrales

Aspectos particulares

Preguntas potenciales

c. La entrevista estandarizada Esta forma de entrevista es mucho más rígida y se caracteriza por cuatro elementos claves: • Todas las preguntas de la entrevista deben tener el mismo significado para todos los entrevistados; esto significa que las preguntas no deben ser ambiguas, deben ser concretas y específicas. • Las preguntas deben hacerse en todos los casos en el mismo orden. • En lo posible deben hacerse pruebas piloto de la entrevista para examinar el grado de ambigüedad que genera en las respuestas. • La mayor parte de estas entrevistas tiene una estructura de cuestionario (se parece más a una encuesta). La entrevista estandarizada es recomendable cuando se propone una gran cantidad de personas como fuentes de información pues, por sus características, permite facilitar el proceso de recolección de gran cantidad de información en poblaciones extensas.

Esta herramienta tiene como objetivo recolectar opiniones encontradas y paralelas sobre ciertos temas en ciertos grupos homogéneos, los tipos de argumentos y debates que se generan entre los participantes, y las ideas globales de grupo. Para la elaboración de los grupos de discusión, se deberá plantear previamente una tarea específica para el grupo, en términos de qué se va a discutir. Se deberá también establecer unas preguntas guía y una clara definición del área en la que se orientarán las discusiones. Las principales recomendaciones en términos técnicos para la realización de los grupos de discusión son: que el grupo incluya entre 6 y 12 personas y que haya dos tipos de registro, uno de grabaciones de audio y otro de texto, donde se registrarán las memorias o elementos importantes de la discusión, por ejemplo los temas que se alejan de la temática establecida durante la discusión. 9. Procesamiento y análisis de la información El equipo tiene ya varias fuentes de información que son las que se deben ordenar y procesar para el análisis. Estas fuentes son, en su orden: Fuentes Primarias: Los relatos de cada una de las personas del equipo de sistematización y otras informaciones extraídas de entrevistas, grupos focales, observación participante, y todas las técnicas de recolección de información que se hayan utilizado. Fuentes secundarias: Aquellas recolectadas y trabajadas por el equipo de sistematización con base en documentos, informes, etc.


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Con base en lo anterior, es necesario procesar y analizar la información de acuerdo con las hipótesis y preguntas que se hayan definido como centrales para la sistematización. Una manera práctica de hacerlo es elaborar matrices que permitan visualizar la información. Ejemplo de matriz de procesamiento y análisis: Etapa/Persona

Relato Relato Grupo focal Entrevistado Informe de monitoreo 1 2 1 1

Situación inicial Proceso de intervención Etapa actual Hallazgos esperados y no esperados Lecciones aprendidas

En cada casilla de la matriz es necesario buscar los disensos, consensos, reafirmación de hipótesis planteadas, respuesta a preguntas formuladas, puntos de vista diferenciados entre las personas del equipo de sistematización, personas entrevistadas y/o registros documentales. La matriz se revisa colectivamente con el equipo y se reconstruye un nuevo relato de equipo que da cuenta de la experiencia, recoge los diversos puntos de vista de los participantes y, con ello, la elaboración de las lecciones aprendidas, los vacíos, las dificultades y los aprendizajes significativos. La matriz es una herramienta de procesamiento y análisis cuando la información que se revisa es pequeña. Pocos relatos, pocas entrevistas. Si el acervo documental es grande, es necesario avanzar a otro nivel de procesamiento, para lo cual existen herramientas de software que son útiles en estos casos: para el análisis cuantitativo, por ejemplo: SPSS, STATA, y para el análisis cualitativo ATLAS Ti o NVivo. Cuando se trate de una sistematización que requiera estas herramientas, se sugiere seleccionar a una persona que las maneje y pueda formar al equipo de sistematización.

Taller

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Taller de Validación Grupal

Con la información procesada y analizada, y una vez que se ha escrito de nuevo el relato colectivo, se organiza un taller grupal en el cual debe participar la mayoría, si no todas, las personas incluidas en el proyecto, directa e indirectamente. El objetivo del taller es presentar el proceso de sistematización, la reconstrucción de la experiencia desde la situación inicial, el proceso y la situación actual, para que el grupo valide u ofrezca nuevos puntos de vista que se hayan pasado por alto. Posteriormente, se pondrán en discusión las lecciones aprendidas, los aprendizajes significativos, las innovaciones descubiertas, el nuevo conocimiento generado, para que el grupo lo discuta, aporte nuevos puntos de vista, acuerdos, desacuerdos, nuevas miradas, revise aspectos no analizados, o proponga interpretaciones nuevas.

4Taller

Validación de la sistematización

Objetivo: Validar el proceso y los resultados de la sistematización Participantes: Las mismas personas que participaron en los talleres uno y dos y si es posible ampliarlo al máximo de participantes de la experiencia que se sistematizó. Inicialmente el equipo de sistematización presenta los resultados en términos del antes, el proceso y el ahora basándose en la línea de tiempo de la experiencia.


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Luego conforme grupos y a cada grupo entréguele los resultados para que los revisen, los critiquen y aporten visiones nuevas que no han sido identificadas por el equipo de sistematización (Se puede entregar el documento elaborado por el equipo previamente para que las personas tengan oportunidad de leerlo previamente) Cada equipo presenta en la plenaria su análisis crítico y nuevos aportes. La plenaria define cuales de esos elementos son pertinentes y deben agregarse o suprimirse de la sistematización de la experiencia. Con los nuevos elementos del taller de validación, se escribe de nuevo el relato de la experiencia, ya en forma de relato de sistematización por parte del equipo. Este relato puede tener los siguientes componentes o definir una estructura diferente, según sea más conveniente para la organización:

- Introducción - Identificación de la experiencia sistematizada - Línea de tiempo de la experiencia - Eje de la sistematización - La situación inicial y su contexto - El proceso de intervención y su contexto - Los resultados de la experiencia (situación actual o final) - Hallazgos, conclusiones y recomendaciones - Lecciones aprendidas - Prácticas significativas - Anexos

10. Uso y comunicación de la sistematización de la experiencia Tan importante como la sistematización es el uso que se le da a la producción de nuevo conocimiento logrado a partir de ella. Con este fin, es necesario que la organización, con el apoyo del equipo de sistematización de la experiencia particular, definan las siguientes preguntas:

¿Cómo? ¿Para qué?

¿A quién? ¿Que?

Comunicar

¿Cuándo?

El relato o informe de sistematización debe considerarse un documento “tipo”, que puede transformarse o del cual se pueden comunicar partes, resultados o prácticas significativas al interior o al exterior de la organización, según convenga y sea útil. Lo importante es que el conocimiento generado circule y pueda ser utilizado por otras personas.


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ANEXO 1. SISTEMATIZACION, EVALUACIÓN E INVESTIGACIÓN La sistematización utiliza elementos comunes con otras formas de producción de conocimiento. Se presentan los elementos distintivos de la sistematización, la evaluación y la investigación aplicados experiencias, programas y proyectos: Dimensión

Sistematización

Evaluación

Objeto de estudio

Experiencias desarrolladas en el pasado o presente con énfasis en los procesos y las estrategias de intervención.

Experiencias desarrolladas en el pasado o presente con énfasis en los cambios producidos en términos de resultados e impacto.

Experiencias, desarrolladas en el pasado o presente con énfasis en explicación causal o comprensiva de diversos temas o preguntas que surgen durante la ejecución, así como de validación de programas o estrategias.

Propósito

Recuperar, reconstruir, organizar e interpretar en forma crítica las experiencias, para obtener de ellas aprendizajes y lecciones que nos permitan mejorar las prácticas. Responde a las preguntas ¿qué se hizo?, ¿cómo se lo hizo? y ¿por qué se hizo de esa manera?

Valorar los resultados de una experiencia en términos de los cambios producidos de acuerdo a criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, de modo que la información y el aprendizaje resultante mejoren la toma de decisiones. Responde a las preguntas ¿cuánto se hizo? ¿Cuán bien se hizo?

Generar conocimiento nuevo o más acabado o adaptado sobre distintos aspectos vinculados a las experiencias. Este conocimiento puede ser utilizado -y lo es con frecuencia- para validar intervenciones o para diseñarlas con mejores marcos de referencia. Responde a la pregunta ¿qué factores explican la producción de los hechos?

Utiliza procedimientos y técnicas que se asocian a métodos cuantitativos y cualitativos. Los métodos deben favorecer la reconstrucción de la experiencia vivida, el aprendizaje sobre la misma y la comunicación.

Utiliza procedimientos y técnicas que se asocian a métodos cuantitativos y cualitativos. Los métodos deben favorecer el análisis comparativo de los resultados obtenidos en distintos momentos de una intervención.

Utiliza procedimientos y técnicas que se asocian a métodos cuantitativos y cualitativos. Los métodos deben favorecer la producción de conocimiento nuevo y/o la validación de las estrategias utilizadas, usando con frecuencia diseños experimentales.

Métodos

Investigación

Modificado de FIDAMERICA, PREVAL & RIMISP


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BIBLIOGRAFÍA Principales documentos de referencia Estos son documentos que apoyaron la realización del manual en su conjunto:

Jara, O (2001) “Dilemas y desafíos de la sistematización de experiencias.” Presentación realizada en el mes de abril 2001, Cochabamba, Bolivia, en el Seminario ASOCAM: Agricultura Sostenible Campesina de Montaña, organizado por Intercooperation. Mimeo.

Rimisp (2008) Aprendizaje y gestión multi-institucional de conocimientos: Una guía aplicada al desarrollo rural. Rimisp – FIDA – Preval. CD interactivo. Santiago de Chile.

Moreiro, J (1998). “Introducción al estudio de la información y la documentación.” Medellín. Universidad de Antioquia. Mimeo.

Mejía, Marco Raúl (sf). La sistematización: Empodera y produce saber y conocimiento. Ediciones desde abajo. Bogotá.

Múnera, M & Arilog Regina Pabón (2002) “La gestión del conocimiento y su relación con la documentación.” Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 25 No. 2 julio – diciembre de 2002.

Bibliografía general: Arboníes. A (sf). “Transformar la organización para crear conocimiento.” MIK, Mondragón Innovation and Knowledge. Mimeo.

Peluffo, M & Edith Catalán (2002) Introducción a la gestión del conocimiento y su aplicación al sector público. CEPAL – ILPES. Santiago de Chile.

Bonilla E., & Penélope Rodríguez (2005). Más allá del dilema de los métodos: La investigación en ciencias sociales. Bogotá D.C., Norma.

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Ghiso, A (1998) De la práctica singular al diálogo con lo plural aproximaciones a otros tránsitos y sentidos de la sistematización en épocas de globalización. FUNLAM. Mimeo.

Valles M. (2007). Entrevistas cualitativas. Cuadernos metodológicos. Madrid: Centro de investigaciones sociológicas.


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