Issuu on Google+

Banner Training FINANCE: BUDGETS & REPORTS Updated 6/18/12

Copyright Š Ellucian 2008-2012. This document is proprietary and confidential information of one or more of the Ellucian companies and is not to be copied, reproduced, lent, displayed used or distributed except under license from Ellucian. Third party copy centers are advised that clients of Ellucian that have licensed the underlying technology associated with this documentation have a valid license to copy and use this documentation in accordance with that underlying license.

1


Table  of  Contents   Restricted Accounts  ......................................................................................  3   Unrestricted Accounts  ...............................................................................  7   Document Query  ............................................................................................  13   Finance Reports  ..............................................................................................  19   I.  Organization  Detail  Activity  Report  -­‐  FWRODTA  ..................................................................................  19   II.  Budget  Status  -­‐  FWRBDSC  .............................................................................................................................  24   III.  Fund  Balances  by  User  ID  -­‐  FWRTBSR  ....................................................................................................  29   IV.    Other  Options  for  Printing  ...........................................................................................................................  34   Request  for  ICIS  Access  General  Budget  Query  ...........................................................  35  

2


Restricted Accounts Trial Balance Summary Form (FGITBSR) for account balances and activities A. Access  the  FGITBSR  form  

 

B. C.

COA  will  always  be  G   Input  the  Fiscal  Year  you  want  to  look  at  (click  on  the  search  icon  to  view  all  Fiscal  Year  codes   available)   D. Input  the  Fund  number  or  conduct  a  search  

1. 2. 3.

Double  click  in  the  Fund  field  or  click  on  the  search  icon   Perform  an  <Enter  Query>  function  to  place  the  form  in  ‘query’  mode   Input  the  title  of  the  Fund.    Remember  that  searches  are  case  sensitive.    Use  the   wildcard  (%)  to  broaden  your  search.  

 

 

3


4. 5. 6.

E.

Perform  an  <Execute  Query>  to  begin  search   Use  the  scroll  bar  or  arrow  keys  to  view  list   Highlight  the  Fund  you  want  to  look  at  and  double  click  or  perform  a  <Select>  function   to  retrieve  the  Fund  number  back  to  the  FGITBSR  form.  

 

Click  in  the  Acct  Type  or  the  Account  column  or  perform  a  <Next  Block>  to  view  information  

1.

The  current  Fund  balance  will  be  located  in  the  bottom  right  hand  corner  of  the  form.   a. A  ‘C’  next  to  the  balance  indicates  a  Credit   b. A  ‘D’  next  to  the  balance  indicates  a  Debit,  which  is  a  negative  balance  

 

4

 


F.   To  view  details  on  Encumbrance  Control  (PO’s)  or  Expense  Control  (Invoices)  highlight  the   account  and  use  the  Options  list  to  access  the  General  Ledger  Activity  Form  (FGIGLAC)  or   Right  click  in  a  blank  area  of  the  form  and  select  the  General  Ledger  from  the  list  of  options.    

OR  

1.

Highlight  a  specific  PO  or  Invoice  and  use  the  Options  Menu  for  details  or  Right  click  and   select  Transaction  Source  information.    Refer  to  page  14  for  POs  or  page  15  for  Invoices.  

5

 

 


OR  

2. <Exit>  to  return  to  the  FGITBSR  form.   G. <Rollback>  to  search  for  a  different  Fund  number  or  <Exit>  to  leave  form.    

6

 

 


Unrestricted Accounts   Organization Budget Status Form (FGIBDST) to view department or area budget information A. Access  the  FGIBDST  form  

B. C.

Chart  will  always  be  G   Input  the  Fiscal  Year  you  want  to  look  at  (click  on  the  search  icon  to  view  a  list  of  all  Fiscal   Year  codes  that  are  available).   D. Input  an  Organization  Code  or  conduct  a  search  

1. 2. 3.

Double  click  in  the  Orgn  field  or  click  on  the  search  icon   Perform  an  <Enter  Query>  function  to  place  the  form  in  ‘query’  mode.   Input  the  title  of  the  Organization.    Remember  that  searches  are  case  sensitive.    Use  the   wildcard  (%)  to  broaden  your  search.  

7

 

 


4. 5. E. F.

Perform  an  <Execute  Query>  function  to  start  search   Highlight  the  Orgn  code  you  want  to  look  at  and  perform  a  <Select>  function  to  retrieve   the  code  back  to  the  FGIBDST  form.   Fund  will  always  be  1000   Program  will  vary  and  should  default  in  for  you.    Consult  the  Chart  of  Accounts  booklet  for   appropriate  Program  code.  

G. Click  in  the  Acct  column  to  view  the  information  for  that  Organization   H. Use  the  Options  Menu  to  view  additional  information  or  Right  click  in  blank  canvas  area  and   select  from  list.  

8

 


OR  

1.

Budget  Summary  Information  for  entire  Organization  

9

 

 


a.

<Exit>  to  return  to  the  FGIBDST  form  

10

 


2.

  Organization  Encumbrances  for  open  PO’s  for  entire  Organization  

a.

 

Use  the  Options  menu  to  view  details  on  any  encumbrance  or  Right  click  in  the   blank  canvas  area  and  select  Query  Detail  Encumbrance  Info  

 

 

Encumbrance  Detail   b. <Exit>  to  return  to  the  FGIOENC  form.    <Exit>  again  to  return  to  the  FGIBDST  form  

11

 


3.

Transaction  Detail  for  specifics  on  individual  accounts  listed  

a. b.

I.

 

Use  the  horizontal  scroll  bar  to  view  additional  columns  of  information   Use  the  Options  menu  to  view  details  on  PO’s  or  Invoices,  or  Right  click  and  select   Query  Document.    Refer  to  page  12  for  POs  and  page  14  for  Invoices  for  more   information.  

c.   <Exit>  to  return  to  the  FGIBDST  form.   When  back  on  the  FGIBDST  form,  <Rollback>  to  look  at  a  different  Organization  code  or   <Exit>  to  leave  form.  

12

 


Document Query   III. Document History Form (FOIDOCH) to view status of PO’s, Invoices, Checks A. Access  the  FOIDOCH  form  

B.

Input  the  Document  Type     1. PO  for  Purchase  Order   2. INV  for  Invoice   3. CHK  for  Check   C. Input  the  Document  Code   1. Retrieve  this  code  from  the  General  Ledger  FGIGLAC  form  for  Restricted  Funds   2. Retrieve  this  code  from  the  Detail  Transaction  Activity  FGITRND  form  for  Unrestricted   Accounts   D. <Next  Block>  to  view  information  

  The  letter  next  to  the  reference  number  under  each  block  of  information  is  a  status   indicator.    Use  the  Options  Menu  to  view  the  descriptions  for  these  status  indicators  or   Right  click  and  select  View  Status  indicators.   2. To  view  details  under  the  different  blocks  of  information,  click  in  the  block  and  use  the   Options  Menu  or  Right  click  and  select  Invoice  Info,  Purchase  Info,  or  Check  Info  as   appropriate.   3. <Exit>  to  return  to  the  FOIDOCH  form   <Rollback>  to  view  a  different  Doc  Type  or  Doc  Code,  or  <Exit>  to  leave  form.   1.

E.

13

 


Purchase/Blanket Order Inquiry Form (FPIPURR) to view details on a PO A. Access  the  FPIPURR  form  via  Go  To  or  via  the  following  forms:    FGIGLAC,  FGITRND,  or   FOIDOCH  

B.

C.

Input  the  PO  number   1. Retrieve  this  number  from  the  General  Ledger  FGIGLAC  form  for  Restricted  Funds   2. Retrieve  this  number  from  the  Detail  Transaction  FGITRND  form  for  Unrestricted   Accounts  

 

 

  <Next  Block>  to  view  the  information  

14


D. Use  the  Options  Menu  to  view  additional  information  about  the  PO  or  Right  click  in  a  blank   canvas  area  and  select  from  the  list  

E.

<Rollback>  to  view  a  different  PO  number  or  <Exit>  to  leave  form.  

 

15

 

 


Invoice/Credit Memo Query Form (FAIINVE) for details on Invoices A. Access  the  FAIINVE  form  via  Go  To  or  via  the  following  forms:    FGIGLAC,  FGITRND,  or   FOIDOCH  

B.

Input  the  Invoice  number   1. Retrieve  this  number  from  the  General  Ledger  FGIGLAC  form  for  Restricted  Funds   2. Retrieve  this  number  from  the  Detail  Transaction  FGITRND  form  for  Unrestricted   Accounts  

C.

<Next  Block>  to  view  the  information  

16

 


D. Use  the  Options  Menu  to  view  additional  information  about  the  Invoice  or  Right  click  and   select  from  the  list  

E.

<Rollback>  to  view  a  different  Invoice  number  or  <Exit>  to  leave  the  form.  

17

 


Check Payment History Form (FAICHKH) to view details on checks that have been issued A. Access  the  FAICHKH  form  via  Go  To  or  via  one  of  the  following  forms:    FGIGLAC  or  FOIDOCH  

B.    Input  the  Check  number   1. If  you  click  on  the  search  icon  to  search  for  the  check,  you  can  only  search  based  on  the   check  number,  check  date,  or  check  amount   C.    Bank  code  will  always  be  US   D. Click  in  the  Document  Number  column  to  view  the  information  

1.

E.

Use  the  Options  Menu  to  view  details  on  the  Document  number  or  Right  click  and  select   from  the  list   2. <Exit>  to  return  to  the  FAICHKH  form   <Rollback>  to  view  a  different  Check  number  or  <Exit>  to  leave  form.    

18

 

 


Finance Reports  

I. Organization Detail Activity Report - FWRODTA A. Type  FWRODTA  in  the  ‘Go  To’  box  and  hit  Enter  

B. C.

 

Process  field  should  say  FWRODTA   Click  in  the  Values  column  

D. Input  Values  IN  CAPS  as  follows:   Use  arrow  keys  to  move  between  Parameters  

19

 


Parameter   01  Fiscal  Year  

Value   Enter  in  the  Fiscal  Year  you  want  info  for  (i.e.  00);   can  only  go  back  as  far  as  Jan  98   Always  G   *See  note  below   *See  note  below   *See  note  below   *See  note  below   *See  note  below   *See  note  below   st 1  day  of  month  you  want  info  for  (format  =  01-­‐ MAY-­‐2000)   Last  day  of  month  you  want  info  for  (format  =  31-­‐ MAY-­‐2000)   Always  N   Always  Y   Always  U  

02  Chart  of  Accounts   03  From  Organization  Code   04  To  Organization  Code   05  From  Fund  Code   06  To  Fund  Code   07  From  Account  Code   08  To  Account  Code   09  From  Date   10  To  Date  

11  Include  Accrual  for  Last  period   12  Print  Organization  Totals   13  Commitment  Type     NOTE:    If  you  just  want  to  see  information  for  1  Organization  Code  then  enter  that  code  for  both  the  03   and  04  parameters.    You  do  not  have  to  specify  Fund  and  Account  codes  because  you  will  still  get  all  the   Funds  and  Accounts  associated  with  the  Organization  Code  you  entered  in  parameter  03  and  04.    If  you   want  to  look  at  all  your  Organization  Codes,  you  just  have  to  enter  in  the  first  code  (alpha  order  to   determine  this)  in  the  03  parameter  and  the  report  will  list  all  your  Organization  codes  following  that   code.    You  will  only  be  able  to  access  those  codes  you  already  have  access  to.     E. Click  on  Submit  in  the  lower  right  hand  corner  of  form  

  F. <Save>  your  entries   G. Select  ‘Review  Output’  from  the  Options  Menu  or  Right  click  and  select  ‘Review  Output’   from  the  list  

20


H. To  view  the  report:   1. Double  click  on  the  fwrodta…lis  file  or  highlight  it  and  click  the  View/Open  Spoolfile  tab  

2.

This  will  open  another  window  in  your  browser.      

21

 

 


I.

3. Close  this  window  to  return  to  the  GWASPOL  form.   To  print  the  report:   1. From  GWASPOL,  click  on  the  fwrodta…lis  file  

 

 

22


2.

Click  the  Printer  icon  on  the  shortcut  bar  at  the  top  of  the  form  or  click  the  Print   Spoolfile  tab  

3.

Enter  in  the  following  parameters:  

Printer  

  Banner  queue  for  printer  (i.e.  cislj  for  CIS  laser   printer  or  cislp  for  line  printer);  Double  click  in  field   for  list  of  printers   P  for  laser  printers   L  for  cislp   C  for  laser  printers   10  for  cislp   6  for  laser   8  for  cislp   Leave  blank   Enter  in  the  number  of  copies  you  want  printed   No  

Orientation   Pitch   Lpi  

Page  definition   Copies   Defer   4. Click  Print  button  to  print  report   5. <Exit>  GWASPOL  back  to  GJAPCTL  form  

23


II. Budget Status - FWRBDSC (Current Period) Report (mimics FGIBDST form; no details, just totals) A. From  the  GJAPCTL  form,  type  FWRBDSC  in  the  Process  field  

B. Click  in  the  Values  column   C. Input  Values  IN  CAPS  as  follows:       Use  arrow  keys  to  move  between  Parameters   Parameter   Value   01  Fiscal  Year   Enter  in  the  Fiscal  Year  you  want  info  for  (i.e.  00);   can  only  go  back  as  far  as  Jan  98   02  Chart  of  Accounts   Always  G   03  As  of  Date   Enter  in  the  last  day  of  the  current  month  (format  =   01-­‐MAY-­‐2000)   04  Include  Accrual  Period   Always  Y   05  Print  Report  Totals   Always  Y   06  Print  Net  Totals   Always  Y   07  Commitment  Type  Indicator   Leave  blank   08  FUND  Range  LOW   *See  note  below   09  FUND  Range  HIGH   *See  note  below   10  ORGANIZATION  Range  LOW   *See  note  below   11  ORGANIZATION  Range  HIGH   *See  note  below   12  FUND  to  Ignore  (optional)   Enter  Fund  code  you  don’t  want  info  on;  can  only   enter  in  1  code    

24

 


NOTE:    If  you  just  want  to  see  information  for  1  Organization  Code  then  enter  that  code  for  both  the  10   and  11  parameters.    You  do  not  have  to  specify  a  Fund  code  because  you  will  still  get  all  the  Funds  and   Accounts  associated  with  the  Organization  Code  you  entered  in  parameter  10  and  11.    If  you  want  to  look   at  all  your  Organization  Codes,  you  just  have  to  enter  in  the  first  code  (alpha  order  to  determine  this)  in   the  10  parameter  and  the  report  will  list  all  your  Organization  codes  following  that  code.    You  will  only  be   able  to  access  those  codes  you  already  have  access  to.     D. Click  on  Submit  in  the  lower  right  hand  corner  of  form  

E. F.

<Save>   Select  ‘Review  Output’  from  the  Options  Menu  or  Right  click  and  select  from  list  

25

 


G. To  view  the  report:   1. Double  click  on  the  fwrbdsc…lis  file  or  highlight  it  and  click  the  View/Open  Spoolfile  tab  

2.

This  will  open  another  window  in  your  browser.      

26

 

 


3. Close  this  window  to  return  to  the  GWASPOL  form   H. To  print  the  report:   1. From  GWASPOL,  click  on  the  fwrbdsc…lis  file  

2.

Click  the  Printer  icon  on  the  shortcut  bar  at  the  top  of  the  form  or  click  the  Print   Spoolfile  tab   27

 

 


3.

 

Enter  in  the  following  parameters:  

Printer  

Banner  queue  for  printer  (i.e.  cislj  for  CIS  laser   printer  or  cislp  for  line  printer);  Double  click  in  field   for  list  of  printers   P  for  laser  printers   L  for  cislp   C  for  laser  printers   10  for  cislp   6  for  laser   8  for  cislp   Leave  blank   Enter  in  the  number  of  copies  you  want  printed   No  

Orientation   Pitch   Lpi  

Page  definition   Copies   Defer   4. Click  Print  button  to  print  report   5. <Exit>  GWASPOL  back  to  GJAPCTL  form  

28


III. Fund Balances by User ID - FWRTBSR (current Fund balances from the FGITBSR form) A. From  the  GJAPCTL  form,  type  FWRTBSR  in  the  Process  field  

B. Click  in  the  Values  column   C. Input  Values  IN  CAPS  as  follows:         Use  arrow  keys  to  move  between  Parameters:   Parameter   Value   01  Fiscal  Year   Enter  in  the  Fiscal  Year  you  want  info  for  (i.e.  00);   can  only  go  back  as  far  as  Jan  98   02  Show  Balance  for  Fund   Enter  in  the  Fund  code  you  want  balance  info  for     NOTE:    You  can  input  more  then  1  Fund  code  by  doing  the  following:   1. After  entering  in  the  first  Fund  code,  do  an  <Insert  Record>  function   2. Type  02  for  the  Parameter  then  enter  in  the  next  Fund  code   3. Continue  this  for  all  the  Fund  codes  you  want  to  see  balances  for   D. You  might  also  want  to  save  your  parameters  on  this  report.    If  you  click  the  Save  Parameters   checkbox,  and  give  the  set  a  name  and  description,  the  next  time  you  want  to  run  this   report,  you  simply  put  in  the  Parameter  name  in  the  top  right  hand  corner  of  the  form  and   all  your  parameter  values  will  automatically  come  up  for  you.    This  way  you  don’t  have  to   type  in  the  Fund  numbers  everytime  you  want  to  run  this  report.    

29

 


Click  the  Save  Parameters  checkbox,  enter  in  a  name  and  a  description  if  you  want  to   save  the  Values  you  entered  above.     The  next  time  you  want  to  run  this  exact  report,  simply  put  the  Name  of  the  Parameter   set  in  the  Parameter  Set  field.     E.

Click  on  Submit  in  the  lower  right  hand  corner  of  the  form  

30


F. <Save>  your  entries   G. Select  ‘Review  Output’  from  the  Options  Menu  or  Right  click  and  select  from  list  

   

31

 


H. To  view  the  report:   1. Double  click  on  the  fwrtbsr…lis  file  or  highlight  it  and  click  the  View/Open  Spoolfile  tab  

2.

I.

This  will  open  another  window  of  your  browser.  

3. Close  this  window  to  return  to  the  GWASPOL  form   To  print  the  report:   1. From  GWASPOL,  click  on  the  fwrtbsr…lis  file  

32

 

 


Printer  

2.

Click  the  Printer  icon  on  the  shortcut  bar  at  the  top  of  the  form  or  click  the  Print   Spoolfile  tab  

3.

Enter  in  the  following  parameters:  

  Banner  queue  for  printer  (i.e.  cislj  for  CIS  laser   printer  or  cislp  for  line  printer);  Double  click  in  field   for  list  of  printers   P  for  laser  printers   L  for  cislp   C  for  laser  printers   10  for  cislp   6  for  laser   8  for  cislp   Leave  blank   Enter  in  the  number  of  copies  you  want  printed   No  

Orientation   Pitch   Lpi  

Page  definition   Copies   Defer   4. Click  Print  button  to  print  report   5. <Exit>  GWASPOL  back  to  GJAPCTL  form   6. <Exit>  GJAPCTL  form    

33

 


IV. Other Options for Printing  

   

   

There  are  a  few  other  options  for  printing  out  your  Budget  reports.    One  option  is  to  map  your  J   drive  to  the  jobsub  directory  in  Banner.    This  would  allow  you  to  pull  up  the  report  in  Excel,  for   example,  and  edit/print  from  within  Excel.    To  map  your  J  drive,  do  the  following:   1. Right  click  on  the  ‘My  Computer’  icon  on  your  desktop   2. Select  ‘Map  Network  Drive’   3. Select  J  as  the  drive   4. Type  the  following  for  the  Folder/Path:  \\sj\jobsub   5. Click  the  ‘Reconnect  at  Login’  checkbox   6. Click  the  OK  button   Now  you  will  be  able  to  pull  up  your  reports  in  Excel  and  edit  or  print  them  from  there.   Another  option  you  have  is  to  convert  your  reports  to  PDF  format.    Once  you’ve  run  the  report,   and  you  are  in  your  spooler  in  Banner,  simply  highlight  the  report  you  want  to  convert  to  PDF   and  click  the  PDF  button.  

  This  will  create  a  PDF  version  of  your  report.    You  will  now  need  to  open  the  report  within  Adobe   and  print  it  from  there.  

34

 


Request  for  ICIS  Access  General  Budget  Query   Please complete sections A, D, E, and F and return this form to Laurie Hanlon, AD Box 95. A.

User Identification Name and Title:__________________________________________________ Department: _____________________________________Ext.____________

B.

Request access to: Information: General Budget Query System and Module: Finance

C.

Type of Access: Q Query

D.

Rationale: To track budget information for the following area(s) of responsibility: (Please provide Fund and Organization codes) FUND(s): ORG(s):

________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________

E.

Departmental Approval:

______________________________ Supervisor/Department Head

F.

Requestor Signature:

______________________________ Requestor Signature and Date

Module Administrator: ________Kevin Mann__________[X] Approved [ ] Denied Team Leader: _______________Kevin Mann__________[X]Approved [ ] Denied  

35


Banner Training: Budgets and Reports