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Spécial Déménagement

Aigue-Marine Groupe Monte-Carlo S.B.M. JUIN 2014

Préparer votre déménagement dans notre nouveau bâtiment Tout savoir sur le cadre de vie à Fontvieille


sommaire La philosophie du nouveau siège administratif

P.2

Retours d’expérience des référents du groupe de travail “Conduite du Changement Aigue-Marine”

P.3

Le bâtiment P.4 Les accès aux bureaux

P.5

L’organisation du déménagement

P.6

Comment préparer votre déménagement

P.7

Le plan d’accès P.9 Les transports, accès et parkings

P.10

La restauration P.11 La communication changement d’adresse

P.12

la philosophie du nouveau siège administratif Nos métiers sont ancrés dans la tradition et la modernité. L’art de vivre que la Société des Bains de Mer prodigue à Monte-Carlo est à réinventer tous les jours. Développer une culture d’entreprise forte, à savoir ses valeurs et son activité, et mobiliser nos équipes pour assurer la réussite de notre Société sont inscrits dans le projet de notre nouveau siège à AigueMarine. Ce projet porte de nombreuses opportunités : regrouper les directions centrales, adapter les espaces et les outils aux nouvelles méthodes de travail collaboratives, conduire le changement et définir des bonnes pratiques, porter nos efforts sur l’excellence et la créativité. Depuis la fin du mois de janvier 2014, un groupe de projet “Conduite du Changement Aigue-Marine” a été constitué pour en appréhender les différentes dimensions. De nombreuses réunions se sont tenues régulièrement, impliquant chacune des directions. Tous les services se sont mobilisés pour ce challenge qui marque une évolution de notre Société à travers ce nouveau siège administratif moderne et performant. A un mois des premiers emménagements, je souhaite vous apporter mon soutien et vous souhaiter la bienvenue à Aigue-Marine. Jean-Luc Biamonti Président-Délégué

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Retours d’expérience des référents du groupe de travail “Conduite du Changement Aigue-Marine” Implication, rôle, contribution des référents déménagement représentant leur direction depuis le lancement du groupe de travail.

Agnès Broussaud - Réservations Centralisées, Serge Bourron - Contrôle de Gestion, Charles Maricic - Informatique, Aurélie Latore - Marketing, Guillaume Ducatillion Immobilier, Magali Menghini - Juridique, Renaud Risch-Romani - Communication Interne, Thierry Poyet - Chef de Projet Conduite du Changement, Carole Micallef - Ressources Humaines, Véronique Rollini - Marketing. Absents sur la photo Lara Dossmann - Ventes, Paloma Maccione - Standard Téléphonique, Annie Pambrun - Présidence, Andrée Vonlanthen Comptabilité, Dimitri de Andolenko - Achats, Philippe Mathy - Contrôle Général & Sécurité, Pascal Tremong - Société ADIX.

“Le rôle de relais de communication auprès des collègues m’a permis de prendre en compte les différents aspects du déménagement, à savoir le volume des archives à optimiser, la restauration, les parkings, les transports, la vie à Fontvieille, la mobilité.” “Au final la présence dans un même lieu des services administratifs et commerciaux sera un atout dans la complémentarité du travail.”

“en qualité de Correspondant rH, l’interface entre le personnel rH (ses questions, ses problématiques, ses inquiétudes) et le comité projet et vice-versa a été primordiale pour poser des questions, apporter des réponses concrètes et relayer l’information.” “De plus, la création d’un service logistique propre à AigueMarine a nécessité de se projeter dans la vie au quotidien du futur siège administratif : accueil, standard, courrier, intendance, approvisionnement, entretien du bâtiment… Pour offrir à la“ communauté” les services attendus.”

Renaud Risch-Romani, Communication Interne “représentante pour l’équipe marketing, je participe aux groupes de travail réguliers mis en place depuis plusieurs mois déjà. Très en amont du déménagement, nous avons pu être informés, mais également pu partager sur divers sujets liés au déménagement et à notre futur cadre de vie et de travail à l’Aigue Marine. une belle opportunité dans une période de changement si importante… Ce process d’organisation efficace permet ensuite de relayer facilement les informations”

Carole Micallef, Attachée de Direction Ressources Humaines.

“Participer à l’organisation du déménagement, c’est participer activement à un événement qui restera inscrit dans les pages de la SBM : la création d’un siège administratif. “Être référent, c’est être garant, être responsable du déménagement de toute une équipe, de s’assurer de son bien-être, de la nouvelle organisation imposée par cet éloignement de la “Place du Casino” et de l’adaptation dans les nouveaux locaux.”

Aurélie Latore, Responsable du Pôle Marketing Direct “Pour les travaux l’intégration de la “conduite du changement” en parallèle de la construction est une vraie aide pour éviter de traiter de nombreux problèmes après livraison. La création d’un nouveau siège est le moment idéal pour revoir certains modes de fonctionnement, en les adaptant aux dernières technologies.”

Agnès Broussaud, Adjointe-Responsable, Service des Réservations Centralisées. “Mon rôle dans la conduite de ce changement a été d’être le relais entre mon service et le comité de projet en participant aux réunions régulières : transmettre les informations, remonter les commentaires des collaborateurs, faire part de nos besoins en temps et en heure ainsi que de nos contraintes, définir notre fonctionnement pour l’adapter et préparer au mieux notre nouvel environnement à venir. J’ai été directement impliquée dans les groupes de travail mobilité avec une évaluation des temps de déplacements de nos équipes ainsi que le groupe d’élaboration des bonnes pratiques à mettre en place (intendance, logistique, les outils à disposition et comment les utiliser) en définissant nos méthodes de travail par rapport à chaque particularité métier de mon service.”

Guillaume Ducatillion, Directeur de Projet Maîtrise d’Ouvrage, Direction Immobilier “Le projet a été préparé très en amont avec la Direction immobilier, compte tenu : - des 150 ans d’archives à vider ou à déménager, - de l’opportunité managériale pour l’ensemble des services comptables (réfléchir à la meilleure organisation possible des postes de travail pour plus de communication et d’efficacité inter-service et pouvoir s’adapter aux évolutions futures des organisations), - des contraintes de calendrier propres au métier de la comptabilité.” Andrée Vonlanthen, Chef de département Comptabilité

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Lara Dossmann, Secrétaire de Direction, Direction des Ventes


Le bâtiment Le développement du travail collaboratif, une nouvelle facon de travailler Il a été pensé pour une meilleure synergie de travail entre les collaborateurs grâce à une centralisation de tous les services administratifs, un partage et une mutualisation des équipements.

Les salles de réunion L’immeuble Aigue-Marine offre un nombre important de salles de réunion de différentes tailles à chaque étage, toutes équipées en wifi, ordinateur, téléviseur, téléphone et proposant une connexion pour un ordinateur portable. • 18 Petites salles de réunion pouvant accueillir de 1 à 4 personnes :  > 3 au 1er étage, 4 au 2ème, 7 au 3ème, 4 au 4ème • 8 Grandes salles de réunion (2 à chaque étage)                • 3 Salles de Formation au rez-de-chaussée • La Salle de Conseil située au 4ème étage  

LES Espaces de convivialité Ils ont été installés à chaque étage. Chacun propose une fontaine à eau, un distributeur de boissons, un réfrigérateur (seul endroit où il sera possible de stocker les denrées au frais), un micro-ondes.

• Des outils de communication avancés, • Une solution d’impression d’entreprise moderne et rapide, fonctionnant avec le badge professionnel, • De multiples espaces de rangement. 4


Les accès aux bureaux

5 NIVEAUX DE BUREAUX ACCESSIBLES PAR BADGE PROFESSIONNEL

8 L’AIGUE MARINE

Niveau +4

Présidence-Délégation, Direction Financière, Direction des ressources Humaines, Direction immobilier, Direction Juridique

8 RUE DU GABIAN VOTRE NOUVELLE ADRESSE

Niveau +3

Direction de la Communication, Direction Marketing et Commerciale, Direction des ventes, réservations Centralisées, Direction du Développement

• L’entrée du personnel SBM se fera au 8 rue du Gabian, par une entrée distincte de celle de nos visiteurs. Des ascenseurs réservés aux collaborateurs SBM ont été créés, accessibles derrière un portique contrôlant l’accès au bâtiment.

Niveau +2

Services Comptables, ADSi SAP, revenue Management, Service Postal, Audit interne

Niveau +1

Département des Achats, Département informatique, Sécurité Système d’information

RDC

entrée rue du Gabian, Accueil, Standard Téléphonique, Service Formation et 3 salles de formation

Niveau -1

Parkings Direction et véhicules de service, Archives, réserves

Niveau -2

réserves et Archives

• Accueil des visiteurs : Les visiteurs devront se présenter à l’accueil. un badge d’accès “visiteur” leur sera délivré en échange d’un document d’identité. Le salarié accueillant devra réceptionner son contact au rezde-chaussée et l’accompagner dans les étages.

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Organisation du déménagement À J -7 Confirmation de la date de déménagement, distribution des badges professionnels

Durant le week-end déménagement des cartons et des ordinateurs par le déménageur. Branchement des équipements par l’informatique

Reprise lundi matin à Aigue-Marine. Déballage des cartons et rangement dans les zones de stockage.

Vendredi soir, fin de la journée de travail, on quiite son lieu de travail, les cartons sont prêts

Les collaborateurs de chaque direction déménagent en fonction du planning ci-joint. (Date confirmée à chaque direction à J-7). Le transfert s’opérera entre le vendredi soir et le lundi matin. Chaque salarié concerné quittera son poste de travail le vendredi soir en fermant et étiquetant ses cartons, en éteignant son ordinateur. Ceux-ci seront pris en charge par le déménageur qui les disposera sur le poste de travail du collaborateur et devant les lieux de stockage suivant les références indiquées sur les étiquettes (numéro de travée + ID identification du poste de travail) La Direction Informatique prend en charge l’installation et le branchement de tous les périphériques informatiques. À votre arrivée lundi matin, tout est opérationnel ! Un mémo technique personnel vous précisera tous ces éléments à J-7 jours du déménagement.

Le timing du déménagement (sous réserve de la mise à disposition des locaux aux dates convenues) DATE DU DÉMÉNAGEMENT

NIVEAU

26 Avril (12 personnes)

R+1 R+0

28 Juin (50 personnes)

ENTITÉ INFORMATIQUE AIGUE MARINE PATRIMOINE (provisoire) STANDARD TÉLÉPHONIQUE ACCUEIL INFORMATIQUE SH

R+1

RSSI ACHATS COMPTABILITÉ

5 Juillet (55 personnes)

R+2

ADSI SAP AUDIT INTERNE COURRIER POSTAL PATRIMOINE COMMUNICATION

19 juillet (64 personnes)

R+3

MARKETING PUB ÉDITION Réservations DIRECTION DES VENTES

R+0

FORMATION

R+3

DÉVELOPPEMENT IMMOBILIER

26 juillet (80 personnes)

DRH

R+4

JURIDIQUE PRÉSIDENCE DGA FINANCES

23 août (39 personnes)

R+2 R+3

REVENUE Mngt ÉVÉNEMENT ET ANIMATION RÉSERVATIONS


Comment préparer votre déménagement 1 type de carton sera mis à votre disposition Format (545 mm de longueur x 345 mm de largeur x 295 mm de hauteur). exprimez à l’avance les quantités de cartons à commander auprès du correspondant déménagement de votre Direction / Service, pour le rangement de vos boîtes à archives, vos classeurs et pour vos dossiers suspendus. Rangements et stockages : A1 : Le rangement personnel de votre poste de travail, armoire et caisson, A2 : Documents de proximité (armoires partagées dans la zone du service), A3 : Documents de proximité de service (armoire motorisée à l’étage, zone de partage, pour un usage moins régulier), A4 : Archives accessibles peu souvent mais à conserver pour des raisons légales ou administratives (sous-sol au niveau r-2 Aigue-Marine). Préparer vos cartons : vous devez ranger vos documents dans vos cartons, en suivant la répartition des rangements présentée ci-avant pour le stockage du type A1, A2. • Documents type A1 / A2 Chaque carton doit être étiqueté (étiquettes pré remplies fournies par la société Burmatec/Bovis chargée du transfert). De cette façon le déménageur saura où disposer ces derniers. il vous appartiendra de défaire vos cartons à votre arrivée et ainsi, de bien aménager votre nouvel environnement de travail. • Documents type A3 / A4 Les documents seront récupérés directement dans vos locaux de stockage (armoires ou étagères) et transférés par le prestataire vers les armoires motorisées A3 ou les archives situées au sous-sol A4. La phase d’étude de la société Burmatec/Bovis, préalable au transfert, permettra de déterminer les points de départ et d’arrivée de vos documents. Préparez vos étiquettes personnelles d’identification : Précisez la description de ce qui se trouve dans le carton pour vous aider à déballer et à ranger.

VIDEZ VOS BUREAUX Ce que vous devez prendre : Mettre en carton le contenu de vos armoires, N’oubliez pas vos effets personnels, la petite papeterie, Disposer vos cartons dans un endroit bien visible, étiqueté. Ce que vous devez laisser : Le mobilier, (caissons, chaises, les lampes de bureau), les cadres muraux, les tableaux, les machines à café, bouilloires, réfrigérateurs (personnel ou de service), vos plantes vertes. Tout le matériel dont vous avez besoin vous attend à Aigue Marine, (distributeur de boissons, fontaine à eau, réfrigérateur, photocopieur, téléphonie, déco et plante vertes).

INFORMATIONS AIGUE-MARINE EN LIGNE Le portail my resort est alimenté au fil de l’avancement du projet et continuera de l’être après celui-ci avec la publication de guides de procédures, de photographies… Cet espace d’interactivité et de partage d’informations est accessible dans l’onglet Projets Groupe SBM / conduite du changement Aigue-Marine. il met à votre disposition des documents (plan par étage, photos, listes, calendrier du déménagement) et vous permet, via la rubrique Questions/réponses, d’interroger les membres du Groupe de Projet.

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PASSERELLE D’ACCÈS DU QUARTIER DE LA GARE VERS FONTVIEILLE

P S

Bienvenue dans vos nouveaux bureaux

LA PLAGE MARQUET

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LES TERRASSES DE FONTVIEILLE


Entrée gare ferroviaire Allée Lazare Sauvaigo

PARKING DE LA COLLE

8 PARKING ZAC ST ANTOINE

L’AIGUE MARINE

Restaurant Le Patio / Sodexo

PARKING DU STADE LOUIS II

Arrêt de Bus CAM. Ligne N°6 Fontvieille Monte-Carlo / Larvotto

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Transports, accès, et parkings ACCÈS À FONTVIEILLE Le bus : La ligne n°6 de la Compagnie des Autobus de Monaco, relie directement L’ Aigue Marine à Monte-Carlo en 10 mn. Le train : Proximité de la gare, une sortie dessert directement le quartier de Fontvieille. A pied : Accès via les galeries, la passerelle reliant le quartier de la Condamine à celui de Fontvieille et les ascenseurs publics. En voiture : Depuis mars 2013, la réalisation d’une voie de désenclavement par l’ouest du quartier de Fontvieille, répond aux besoins de déplacement des salariés. Cette voie offre un accès direct depuis le rond-point de la basse Corniche entre Cap d’Ail et Monaco en empruntant le colimaçon de la ZAC Saint Antoine accédant directement au Parking Saint Antoine. une voie descendante reliant la moyenne Corniche à la Basse Corniche est en cours de réalisation. Vélos électriques : 2 stations situées à proximité immédiate, rue du Gabian et rue de la Lüjerneta, fonctionnent avec les abonnements parking et bus.

LES PARKINGS Toutes les demandes faites par les collaborateurs ont été satisfaites par le Service des Parkings Publics, sur 3 parcs : • Parking de la Colle, proche des Jardins d’Apolline et de l’ancienne gare, accessible directement depuis la pénétrante, relié au Centre Commercial de Fontvieille par des ascenseurs ou par la passerelle pour un accès extérieur; • Parking du Stade Louis II; • Parking St Antoine, à l’ouest du quartier, accessible depuis la Basse Corniche à l’entrée de Monaco. Les personnes concernées seront informés par une note spécifique leur précisant les modalités pratiques (tarifs, formalités administratives...). Site internet : Monaco-Parking : www.monaco-parkings.mc

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La restauration DES TARIFS NÉGOCIÉS ET PRÉFÉRENTIELS POUR LES SALARIÉS DU GROUPE : un partenariat déjà en vigueur avec le restaurateur Sodexo est renforcé. Les modalités de tarifs existantes pour les cantines du Café de Paris et de l’Hôtel de Paris seront reproduites à Fontvieille avec la Sodexo. Une sandwicherie et un bar à salades seront également proposés. Le restaurant est ouvert du lundi au vendredi de 11h30 à 14h. Restaurant Le Patio / Sodexo 5 rue du Gabian - Tél. : 92 05 74 18

Une offre de restauration étendue

QUELQUES ADRESSES DE RESTAURATION RAPIDE SITUÉES À PROXIMITÉ DU SIÈGE : • Des sandwicheries dans la Galerie Commerciale, • Des Fasts Food, sur le parvis de la Galerie Commerciale, • Des formules ‘plat du jour’ ou ‘menu pâtes’ sur place ou à emporter, • De nombreux restaurants, sur le Port de Fontvieille et à la Condamine, accessibles en quelques minutes.

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Communication changement d’adresse Informez vos interlocuteurs du changement d’adresse de votre lieu de travail : Le siège administratif du groupe Monte-Carlo SBM déménage du Sporting d’Hiver, Place du Casino dans l’immeuble Aigue-Marine, Fontvieille durant l’été 2014. L’adresse d’accueil est :

Monte-Carlo S.B.M. - Aigue-Marine - 8 rue du Gabian - MC 98000 Monaco Monte-Carlo S.B.M. - BP 139 - MC 98000 Monaco

il est rappelé que le siège social demeure:

Société des Bains de Mer - Place du Casino – MC 98000 Monaco

Les numéros de téléphone du groupe restent inchangés.

Pour toutes questions une boîte mail : ProjetChangementAM@sbm.mc

www.colibri.mc

L’adresse postale ne diffère pas, elle demeure :


Sbm 12p specialdemenagementhd  
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