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Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬

Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo

ADAPTACION: CAROLINA ARIZA GUIZA SISTEMAS INTERACTIVOS 09/12/2013

En la historia moderna los archivos, cuyo origen se remonta a primeras formas de organización política, recibieron un gran impulso a raíz del surgimiento del EstadoNación.


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HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA Y A NIVEL MUNDIAL

ELABORADO POR: ADRIANA MARCELA PAMO ROMELIA OVIEDO ROZO MARIA ANGELICA RODRIGUEZ CASTAÑEDA MARY YULIET RUSSELL MÁRMOL LILIANA FERNANDA RUSSELL MÁRMOL GRUPO 112

FUNDACIÒN SIIGO

AUXILIAR CONTABLE OPERADOR SIIGO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS BOGOTÀ D.C. 16 DE ABRIL DE 2012 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELABORADO POR: ADRIANA MARCELA PAMO ROMELIA OVIEDO ROZO MARIA ANGELICA RODRIGUEZ CASTAÑEDA MARY YULIET RUSSELL MÁRMOL LILIANA FERNANDA RUSSELL MÁRMOL GRUPO 112 INFORME EXTENSO PRESENTADO A: HUMBERTO PULECIO BOCANEGRA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS FUNDACIÒN SIIGO AUXILIAR CONTABLE OPERADOR SIIGO


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Contenido

...................................................................................................................................... 1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4 2. HISTORIA Y EVOLUCION DE LA ARCHIVISTICA ............................................................................... 5 2.1 ARCHIVO DE INDIAS ...................................................................................................................... 8 3. CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 20 4.

RECOMENDACIÓN ..................................................................................................................... 21

5. ANEXO FIRMAS ........................................................................................................................... 22 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 23


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ INTRODUCCIÓN

E

ste trabajo tiene por objeto informar sobre el origen y evolución de la archivística; mostrando en detalle como influyó en la creación del archivo colombiano. Se desarrollaron ideas claras y precisas de hechos ocurridos o transcurridos durante su desarrollo y evolución, desde épocas remotas hasta épocas modernas y como surgieron los diferentes tipos de documentos a través de la historia, con descripciones puntuales. Para mayor comprensión se incluyeron citas textuales enumeradas. Por medio de este informe se aprendió a identificar los diferentes hechos que demarcaron la historia de la archivística y su importancia en el mundo.


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2. HISTORIA Y EVOLUCION DE LA ARCHIVISTICA

E

n la historia moderna los archivos, cuyo origen se remonta a primeras formas de organización política, recibieron un gran impulso a raíz del surgimiento del Estado-Nación. España, país vanguardista en esta dirección y en lograr su unidad política con una monarquía nacional a finales del siglo XV, desarrolló una gran tradición documental y archivística que trasladaría a sus colonias en América. Uno de los primeros archivos de la metrópoli fue el de la corona de Aragón, en un documento de pleito ante la Corona de Tarragona por la posesión de unos castillos del monarca debido a que un

noble, Pedro de Luzá, los reclamaba como propios. El rey se dirige al archivo y un documento que prueba su posesión de esos castillos. A pesar de la fecha en la que se hace mención por primera vez del archivo, la custodia de los documentos es anterior al s.XII, es muy probable que el archivo reúna documentos del siglo X (afirmación de Federico Ubiña). Se confecciona el cartulario más importante de Aragón, liber fundarum maio, con todos los documentos del patrimonio real. La finalidad es reunir los documentos propios del monarca y de sus antepasados y también de sus súbditos, y así crear una memoria. El emperador Carlos V dispuso, en 1540, la organización del Archivo de Simancas con fines de consulta por parte de la administración, pues «el concepto y realidad de un Estado moderno, exigía una organización


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ administrativa con su compañera inseparable, la burocracia, y con su correlato necesario, el archivo».

índice generalmente alfabético. La conservación y restauración corría a cargo del archivero, que era quién reparaba los documentos deteriorados. Los gastos generados eran sufragados por el derecho del sello (los particulares pagaban por poner un sello en un documento, o por la expedición del mismo). En cuanto a la accesibilidad, es nula, ya que es un Archivo Real y por tanto secreto, privado y personal. El único que puede pedir documentos es el Rey, a partir de Reales Cédulas y a pesar de ello el documento no saldrá del archivo, sino que el archivero expedirá una copia.

El archivero tiene orden de reclamar anualmente los registros generados por el protonotario o jefe de la escribanía real, por los secretarios del Rey, de la Reina, del primogénito, y su esposa si la tuviera. Estos registros se integrarían en el Archivo, y son los documentos más importantes. El Rey sitúa a este archivero−escribano dependiendo directamente del Canciller Mayor (que custodia el sello real). El MEMORIAL era un documento donde se inscriben los documentos que ingresan en el Archivo. Se anotaba el día de entrada, el tipo de registro que ingresaba, las fechas que abarcaba y el nombre de la persona que hacía la entrega. En cuanto a la ordenación, era cronológica dentro de la serie, aunque no muy precisa. La identificación se hacía a dos niveles: -

Como unidad archivística, que es como se hace actualmente, mediante una numeración.

-

Como unidad documental, se foliaba y en los folios iniciales se elaboraba un

A partir del siglo XV el Archivero podrá expedir copias a particulares que lo soliciten, a cambio de una remuneración. A partir de este siglo el archivo deja de ser un archivo central, produciéndose una descentralización, debido a que se fueron creando diversos archivos, en Barcelona, en Valencia y en Zaragoza, a mediados de siglo, tras plantearlo en unas cortes en Calatayud, y siguiendo el principio de procedencia territorial. Hay muchos instrumentos de descripción para organizar la documentación: -

El Archivo del Rey, siglo XII, estaba difícil encontrar documentos, de manera que se encarga a Raimundo de Caldes crear un libro donde se transcribieran todos los documentos del archivo.

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Los documentos estaban almacenados en cajas o sacos. En el inventario de Pedro Passeya se dice


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que los sacos estaban rotulados indicando su contenido, y estos estaban metidos en unos 20 armarios.

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Inventario realizado por Plateo Botella con la documentación existente de la casa de San Juan de Jerusalén en el siglo XIII.

En cuanto a los cartularios, el más importante es el libro de los Feudos. Se copiaron 951 documentos con letra muy clara y cuidada, y precedido cada uno de un breve resumen en tinta roja.

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En el siglo XIV hay otro inventario de documentos sueltos que ingresaron en el archivo, ya realizado por Pedro Pasella.

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De todos los registros del archivo, hasta el siglo XV, se realizaron unos índices (por Diego García y su hijo), pero siguiendo la costumbre de la época, es decir, indicando por el nombre y no por el apellido. Aún se conservan. También se conserva un índice de materias, pero sólo del Patrimonio del Rey.

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Libros de registro de entrada y salida. En el siglo XIV, Ferre de Magarola abrió un libro de registro de entrada y salida, que se continuará hasta el siglo XVI.

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Lo más destacado de estos documentos es que algunos se acompañan de miniaturas de vasallaje, que escenifican la entrada en homenaje del Rey en una ciudad. En la portada del cartulario hay una representación de Raimundo de Caldes escribiendo.

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Libro de los Privilegios del Temple, siglo XIII, son unos 200 y todos relativos a los privilegios otorgados a la Orden del Temple. Contiene 5 cartularios.


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2.1 ARCHIVO DE INDIAS uando en 1785 Carlos III creó el Archivo General de Indias de Sevilla, que reuniría la documentación relativa a la América española, a la función administrativa de los archivos se agregaban los intereses de la investigación histórica.

C

La maquinaria administrativa colonial hispanoamericana, caracterizada por el centralismo, el afán reglamentarista, el intervencionismo de Estado y el consecuente burocratismo, necesitaba el apoyo documental para su funcionamiento y control. De ahí el temprano surgimiento de los archivos en las sedes de los organismos del gobierno colonial y en los principales centros urbanos. Los documentos no son sólo considerados hechos administrativos, sino que se valora la perspectiva histórica. Esa perspectiva la encontramos con la creación del Cronista de Indias, que según las ordenanzas que regulan el Consejo de Indias, el cronista debía elaborar una historia del monarca vigente, y se le debe proporcionar toda la información documental que precise para realizar su trabajo. Esa historia se va a intentar documentar con fuentes. Es el comienzo del método crítico. Se acude a las fuentes del archivo para realizar una historia fiel,

fidedigna sobre el descubrimiento de América. A los monarcas les preocupa la documentación indiana porque les permite mantener sus pruebas para respaldar los derechos del monarca, les permite respaldar frente a otras naciones los descubrimientos realizados. También hay una preocupación por el propio Consejo de Indias en cuyas ordenanzas se habla del establecimiento de un archivo central y se dice que cuando esos documentos ya no sean útiles se envíen a Simancas. Juan Bautista Muñoz, el Cosmógrafo mayor de Indias, será encargado de elaborar la historia. José de Gálvez, en 1773 entra en contacto con la documentación que hay en el archivo de Simancas, no consigue encontrar la documentación que busca, debido al desorden, por lo que hace una denuncia. Ello da lugar a la creación del archivo de Indias. Desde 1779 Juan Bautista Muñoz tenía como misión encargar la Historia del Nuevo Mundo (para rebatir la escrita por Robertson), recorre bibliotecas y archivos y en Simancas se encuentra un gran desastre. Ante esta segunda denuncia se crea una comisión para habilitar un nuevo lugar para esa documentación. En 1781 una Real Orden de Carlos III funda un nuevo archivo en la Casa Lonja de Sevilla.


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ Con toda esa documentación se va a elaborar un verdadero tratado de archivística para la época. En esta elaboración destaca Juan Bautista Muñoz por sus conocimientos históricos, por su organización de los archivos etc. Las ordenanzas datan de la época de Carlos IV, y en ellas encontramos el término archivo refiriéndose al lugar donde se contienen los documentos, mientras que la expresión papeles se utilizará para denominar al conjunto de documentos que existen en ese establecimiento. Se le denominará Archivo General como depósito que agrupa los documentos de distintas instituciones indianas. El término fardo aparece una vez en las ordenanzas y no tiene el sentido actual. Equivalía al dinero guardado en un arca para costear los gastos del archivo. También aparece el término colección que equivale a nuestro fondo actual. El funcionamiento de la Real Audiencia neogranadina a partir de 1550, dio lugar a las series y fondos documentales que integrarían, en el siglo XIX, los archivos nacionales de Colombia. La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé: «(..) por cuanto en estas casas reales, con acuerdo suyo de los Oficiales Reales de Su Majestad desde Reino, que al presente se ha hecho un aposento para donde esté la caja real y Hacienda de Su Majestad, donde al presente está, y

para quintar el oro y plata y esmeraldas que en este Reino hay, e para que los dichos Oficiales oigan los pleitos y diferencias tocantes a la dicha Real Hacienda, conforme a una Cédula Real de Su Majestad que sobre ello hay y nuevamente ha enviado, y para que en todo haya buena cuenta y razón es necesario que en el aposento susodicho, donde la dicha caja y Tribunal está, se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y los que adelante se ofrecieron e hicieren de nuevo, porque de no sé haber hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en bohíos y casas de paja,' por tanto su señoría mandaba y mandó a los dichos Oficiales Reales, que dentro de seis días, después que les sea notificado, hagan el dicho archivo y le pongan en el dicho aposento, junto con la dicha caja real, para que perpetuamente estén juntos y metan en él, dentro del dicho término, por inventario, todos los papeles, cuentas, recaudos, libros de Hacienda Real que se han hecho en este Reino, después que se descubrió hasta el día de hoy y todo lo demás que fuere menester tocante a la dicha Hacienda Real, y así mandó se les notifique por auto.» 1 El interés por proteger la documentación oficial se puede evidenciar con la siguiente cita: «...se le ordena en una que los papeles del Acuerdo de la Audiencia de San Francisco de Quito que


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ hubiese en el archivo de la Audiencia de Santafé, para que en todos tiempos conste en él, y en cumplimiento de esta real orden mando (...) recoxa dichos papeles del paraje o depósito en que estuviesen con toda reserva conveniente y {...) formará inventario de ellos y muy bien condicionados los pondrá con toda guarda y custodia en el cajón o cajones, cofres u otra cosa equivalente, y cerrados y asegurados superabundantemente y con todo el resguardo y seguridad que conviene...» En el año de 1777, el Virrey Manuel Antonio Flórez encargó a Pedro

Quiñones, la ordenación de las cédulas reales de los archivos de Gobierno, Contaduría y Tribunal Eclesiástico, para facilitar su consulta. Las disposiciones relativas a los archivos no siempre fueron cabalmente observadas, y al desgreño y a las contingencias administrativas se sumaron los embates de la naturaleza que han afectado la conservación de los documentos. En 1550, un incendio originado en la casa del Secretario de la Audiencia consumió buen número

de documentos. En 1785, un terremoto dejó en muy malas condiciones el edificio en el cual se custodiaban los documentos provenientes de esta corporación. El 28 de mayo del año siguiente una conflagración acaecida en el Palacio de los Virreyes consumió buena parte de la documentación de la Audiencia. En medio de la confusión, los documentos no consumidos por el fuego fueron sacados y amontonados en la Plaza, tras tocándose su disposición y ordenación en los legajos. El cuidado y correcta disposición de los documentos oficiales y de los archivos, fue otra preocupación de las autoridades indianas como se aprecia en el oficio dirigido al Arzobispo de la Iglesia Metropolitana de Santafé por el Consejo Supremo de Indias: «...en vida de los jefes, que por curiosidad u otros motivos recojan estos papeles, se custodien con reserva, por su fin y muerte se venden por papeles viejos, - como ha sucedido en el caso de que se trata, y ve todos los días,' en Cuya consecuencia ha acordado el referido supremo tribunal se encargue y ruegue a V.S. reservadamente, como lo hago, disponga que de la Secretaria y demás oficinas de su Diócesis no se saque ningún papel en copia ni menos original sin su consentimiento, y ser necesario para el servicio y administración de justicia, cuidando mucho de que en los archivos haya todo aquel método, economía y orden que se requiere para evitar los inconvenientes apuntados, no recogiéndose por parte de V.S. ni trayéndose papeles que


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ deben custodiar se en ellos, o sean parte de los expedientes, como [ha] sucedido en el caso del día...» La documentación también fue blanca, del motín, la asonada y los avatares de la guerra, especialmente en el proceso de Independencia. Durante la reconquista española, en el llamado Régimen del Terror (18161819), el Virrey Sámano en su huida, llevó consigo para Cartagena la documentación oficial producida por entonces y luego dispuso que fuera trasladada a Cuba para ir a parar, años más tarde, a varios archivos españoles. 5 A finales de 1827, la Secretaría de Guerra y Marina se dirigía a su homóloga de lo Interior y Relaciones Exteriores, manifestando que en vista de la existencia en el archivo del Virreinato y en los de las Secretarías de Estado de «...algunos legajos que son inútiles, y como se necesita urgentemente papel para la construcción de cartuchos, ésta Secretaría solicita a Ud. se sirva dar órdenes para entregar al guarda parque la parte del archivo que crea inútil, con el objeto indicado.» 6 Por fortuna la Secretaría se abstuvo de dar tal orden y expresó que tales documentos «...han sido considerados por el Gobierno como importantes, no sólo por el mérito de la antigüedad, sino porque ellos pueden suministrar datos curiosos, que si no hacen parte de la historia del país, al menos pueden servir para el estudio de las costumbres y el carácter de nuestros antepasados, así como del procedimiento que seguirán en los diversos ramos de la administración pública». 7

Algunos individuos poco reconocidos por la historia, impidieron que testimonios escritos hubiesen desaparecido para siempre. Es el caso de Don José Martínez Carpintero, Alcalde Ordinario de Santafé, y de Don Félix José Lotero, Escribano de Cámara, .quien se dirigió al rey de España hacia 1817 para manifestar: «Vuestro Escribano interino de Cámara, con el respeto debido, hago presente a Vuestra Alteza un inventario de los libros cedularios y otros papeles que de los que encerraba el archivo secreto de este Real Acuerdo pudo librar de las tropas del Congreso en el tiempo de la revolución Don José Martínez Carpintero, que entonces era alcalde ordinario de esta ciudad, y de cuya orden se me entregaron para su custodia, en la cual los he conservado desde aquel tiempo, trasladándome a vivir en esta oficina todo el tiempo que las tropas ocuparon las casas del Tribunal, sin embargo de hallarme gravemente herido. Igual conducta observé en toda aquella época con el real sello de nuestro católico monarca, manteniéndolo subterrado hasta que estrechado el canciller a su entrega, muy poco antes de entrar en esta plaza del ejército español expuso existir en mi poder de donde se me extrajo de orden del nombrado Tribunal de Alta Corte de Justicia. Poniendo en la alta consideración de Vuestra Alteza este pequeño servicio, espero que Su Superioridad me prevenga lo que con dichos papeles debo hacer, esto es si conservarlos


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ fuera del archivo o restituir/os a él. Santafé, 10 de abril de 1817.» 8

comisión) nos prefijó verbalmente.» 10

Terminadas las guerras de Independencia, el primer intento de organización de los archivos del Tribunal de Cuentas, la Escribanía de Gobierno, la Secretaría de los Virreyes y la antigua vice-presidencia, luego del incendio del palacio Virreinal, fue acometido por Don Antonio Bernal, quien fuera archivero del Tribunal por designación del Libertador Simón Bolívar y quien sirviera al ramo de la Hacienda por espacio de cuarenta y cinco años.9 El criterio empleado en esta primera organización de los documentos estuvo acorde con los principios archivísticos modernos, si nos atenemos a lo expresado por este archivero, en un oficio dirigido al Ministro de Estado:

Sin embargo, la clasificación de los documentos obedeció a un criterio temático, mientras que los conceptos modernos de la archivística enuncian como premisa la consideración de los principios de procedencia institucional y orden original para la clasificación.

«...es necesario ir haciendo separación de los papeles por los tres departamentos a que corresponden, como son, Santafé, Quito y Caracas, que componían la demarcación del Virreinato. Hecho esto es indispensablemente necesario dividir/os y darle a cada uno la aplicación entre los lugares y provincias de cada Departamento para que así se haga un perfecto arreglo como el que se nos ha prevenido. Es preciso leerlos para saber sus contenidos, clases y ramos a que pertenecen y llevarse al mismo tiempo el correspondiente inventario para facilitar con mayor presteza sus buscas. Este es el orden que el señor Secretario de la Prefectura (a quien inmediatamente nos sujetó la superior

En 1826, el Secretario de Estado del Despacho del Interior del Poder Ejecutivo, don José Manuel Restrepo, sancionó la reglamentación relativa a los archivos de las respectivas Secretarías de Estado. En virtud de la misma, los documentos y libros de la Secretaría del Interior se dividirían en tres secciones: J.-Negocios Pendientes. 2.- Archivo Secreto y 3.Negocios Concluidos. U estas prescripciones contienen los parámetros que darían lugar a una posterior organización de la documentación oficial. No obstante, sólo hasta la segunda mitad del siglo XIX el Estado legisló respecto a la conformación de un repositorio para la documentación generada por la administración oficial, tanto del régimen español en la Nueva Granada como del periodo republicano. En el año de 1866, durante la administración presidencial de Manuel Murillo Toro, se dieron los primeros pasos para la organización del Archivo Nacional. Y fue así como el 13 de agosto de ese año se contrataron los servicios del General Emigdio Briceño, quien auxiliado por Manuel Briceño, su hijo, y por dos


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ escribientes, trabajó cerca de un año tratando de organizar el archivo del Virreinato y el de las Secretarías de Estado. La metodología seguida por el General Briceño para el arreglo de estos archivos, de acuerdo con lo que le fue indicado por la Secretaría de lo Interior y Relaciones Exteriores, consistió en «Separar la parte relativa al Servicio Diplomático y la concerniente a Relaciones Exteriores...». «2° Separar en dos grandes épocas el resto del Archivo, a saber: Época Central, Época Federal, y dividir cada una de éstas en los varios ramos que se presenten, infundiendo en cada grupo para la época central los documentos de las diversas provincias que existieron durante ella. Respecto de la época federal, debe mantenerse por separado el archivo de cada Estado, debidamente clasificado». 12 Tras varios intentos de organización de la importante masa documental del período colonial, como los realizados por los historiadores José Manuel Restrepo y Joaquín Acosta a comienzos de la República, el Presidente Santos Acosta expidió el decreto orgánico de los archivos nacionales el 17 de enero de 1868, disposición que se considera el punto de partida del Archivo Nacional Tales acciones se inscriben en el proceso de construcción del EstadoNación, de consolidación de la Independencia y de formación de la identidad, pues los documentos de archivo fueron entendidos como elementos esenciales del patrimonio cultural de la Nación y de otra parte,

las corrientes historiográficas del positivismo acentuaron el interés por los documentos como testimonios del pasado y fuentes para la comprensión del presente y la construcción de la Historia. El nuevo archivo estuvo conformado por la documentación procedente de la antigua Real Audiencia y la generada por los organismos centrales de la administración de la República. Además de los problemas técnicos relativos a la organización archivística de la documentación y la permanente falta de recursos, la mayor dificultad que debió afrontar el Archivo Nacional y que condicionó y limitó de forma sustantiva sus funciones, fue la inestabilidad orgánica e institucional y la carencia de sede. El General Santos Acosta dispuso la reunión de los documentos de las cuatro Secretarías de Estado -del Tesoro, de Hacienda, de lo Interior y Relaciones Exteriores, de Guerra y Marina- en un sólo archivo y dio lugar a la Sección 4a de la Secretaría de lo Interior y Relaciones Exteriores: «Art. 2° Crease una sección de archivos nacionales en la Secretaría de lo Interior y Relaciones Exteriores, a cargo de un Jefe de sección, Archivero Nacional.» 13 Más adelante se disponía: «Art. 4° Refúndense todos los cuatro archivos de las Secretarías de Estado, y los demás a que se refiere este Decreto, para formar los archivos nacionales a cargo de la Sección de Archivos de la Secretaria de lo Interior y Relaciones Exteriores.» 14


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ El contrato con el General Briceño fue rescindido al parecer por incumplimiento de los términos y se le pidió entregar los archivos en su poder. En esta segunda mitad del siglo XIX se dispuso la creación de una Biblioteca de Obras Nacionales con documentos donados por el General Santos Acosta, el Coronel Anselmo Pineda, el escritor Manuel Ancízar y el historiador y político José María Quijano Otero. Esta documentación, muy variada, tenía que ver en su mayor parte con los diversos ramos de la Real Hacienda, y correspondía principalmente al siglo XVIII y primera mitad del XIX. A los anteriores se agregó un buen número de documentos públicos abandonados en un húmedo salón de la Escuela Nacional de Institutoras y que fueron rescatados hacia el año de 1881 por Luis María Cuervo con el auxilio del Secretario de Instrucción Pública, Ricardo Becerra y trasladados a la Biblioteca Nacional, con el objeto de que conformaran una sección denominada. «Archivo Histórico de la colonia». Según relata el señor Cuervo, 15 se perdieron en aquella ocasión más de veinte metros cúbicos de documentos totalmente afectados por la humedad. Al año siguiente, el Gobierno nacional contrató los servicios del señor Cuervo, quien entregó dos años más tarde la documentación empastada en poco más de 700 legajos y clasificada en treinta y seis materias. Este «Archivo Histórico de la Colonia» permaneció como tal en la Biblioteca hasta 1938, cuando se le dio traslado al Archivo Nacional y

desde entonces se le conoce como la Sección «Archivo Anexo». Justamente por aquella época, efectuaba sus primeras visitas al Archivo Nacional Francisco Javier Vergara y Velasco, Ingeniero graduado en Ciencias Militares y quien durante varios años -algunos de ellos como funcionario de la Biblioteca Nacional- elaboró varios índices, especialmente de la documentación colonial. Fue durante el periodo presidencial del General Rafael Reyes (1904 1909) cuando se contrató el empaste de gran parte de la documentación, como lo confirma Vergara y Velasco: «El Gobierno presidido por el Excelentísimo Señor General Rafael Reyes, que tan honda huella dejara en nuestra historia, "entre tantas medidas acertadas, como ha realizado en bien del país, adoptó la nunca bien ponderada de ordenar; organizar y empastar el riquísimo Archivo Nacional, la cual medida salvó de la ruina y el extravío documentos de inestimable valor, de cuenta que a la fecha es posible apreciarlo en lo que es, el primero de Suramérica, por lo completo de la documentación, que lo constituye en elemento indispensable de la correcta historia del régimen colonial y de la revolución de la Independencia, o sea de páginas que pertenecen a la historia universal.» 16 La disposición Ejecutiva número 177 de 1907, dispuso la creación del cargo de Inspector General de los Archivos Nacionales -Archivo Nacional, Archivo Diplomático, Archivo del Congreso, Archivo de la Corte de Cuentas, Archivo del Distrito


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ capital-, recayendo esta primera designación en Enrique Álvarez Bonilla. El Archivo fue objeto de interés nuevamente en 1920, cuando el Presidente Marco Fidel Suárez sancionó la Ley 47, «por la cual se dictan algunas disposiciones sobre bibliotecas, museos y archivos y sobre documentos y objetos de interés público». Esta Ley disponía entre otras cosas, que: «(Artículo 6°) En cada biblioteca, museo o archivo público se formará, conforme al dictamen de las Academias y con aprobación del Gobierno, una sección especial de libros, documentos u objetos que por su escasez, rareza o valor extraordinario histórico y político, científico o artístico puedan llamarse únicos. Tales libros, documentos u objetos no podrán sacarse del respectivo establecimiento, por ningún motivo ni bajo ninguna fianza. El funcionario que violare esta prohibición es responsable conforme a las leyes.» 17 El artículo 11 señalaba que: «La Academia Nacional de Historia intervendrá, como cuerpo consultivo del Gobierno, en la organización y reglamentación de los museos y archivos públicos.» 18 Y finalmente disponía: «Artículo 22. El Gobierno hará seleccionar cuidadosa y metódicamente todos los mapas y cartas geogr4ficas que existan en las bibliotecas y en los archivos nacionales. Estas cartas y mapas serán catalogadas bajo la denominación de Mapoteca

Colombiana, la cual será conservada en los archivos nacionales.» 19 Para entonces, la documentación reposaba en el edificio del convento de Santo Domingo, que fuera una de las edificaciones más imponentes de la ciudad de Santafé con hermosos y bien dispuestos arcos que descansaban sobre 182 columnas. En 1936, por un absurdo vandalismo oficial, fue demolida esta reliquia arquitectónica y al parecer se tuvo la intención de enviar el archivo al nuevo edificio construido para la Imprenta Nacional en la calle 10 con carrera loa, frente a la casa de mercado, pues en un oficio dirigido por el Ministro de Gobierno al Director del Archivo, se lee: «...desde 1931 he propuesto al Gobierno la incorporación del archivo que se conserva en esta Biblioteca Nacional. Con esta mira, en el nuevo edificio de la Biblioteca se había proyectado un piso donde pudieran ser reunidos todos los archivos, pero como posteriormente se edificaron para ello varios pisos, acondicionados, en el lote que ocupa la Imprenta Nacional, estimo, como el sr. Zalamea, que es allí donde debe verificarse la centralización.» 20. La Biblioteca Nacional poseía en sus instalaciones parte del acervo documental del Archivo Nacional y al respecto el Ministro afirma: «Ignoro en virtud de qué disposiciónvino a parar a la Biblioteca esa parte del archivo colonial y, aun cuando he procurado orientarme al respecto, lo único que encuentro es que ya en el año de 1876 se alude a él en el Uniforme del Director de entonces. Pienso, pues, que lo mejor sería


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ expedir una ley en que se ordene la centralización de todos los archivos en el nuevo edificio del Archivo Nacional.,» 21 Este traslado no se hizo efectivo, pues la documentación se llevó al Palacio de Justicia, en donde permaneció en condiciones muy deplorables hasta 1938, cuando se llevó al nuevo edificio construido para la Biblioteca Nacional con motivo de la conmemoración del cuarto centenario de fundación de la capital de la República, . En virtud del Decreto Ejecutivo N° 205 del 30 de Enero del año anterior, el Departamento de Archivos Nacionales, que funcionaba en el Ministerio de Gobierno, pasó a ser dependencia del Ministerio de Educación, corno parte integrante de la Biblioteca Nacional. Este emplazamiento fue ratificado por el artículo 2° de la Ley 113 del21 de Diciembre de 1940, que dispuso que el Archivo Nacional continuara instalado en este nuevo edificio, garantizando su estabilidad. Respecto del acervo documental del Archivo que conservaba la Biblioteca Nacional desde el siglo XIX, ello se debía a lo dispuesto por la Ley 106 de 1880, la cual determinaba que la Biblioteca Nacional continuaría incorporada a la Universidad y en el artículo 8 establecía lo siguiente: «Igualmente queda incorporado en la Universidad Nacional el Archivo de la Nación, que corresponde a la época de la Colonia, el cual estará a cargo de un empleado especial...». A finales de 1939, el Ministro de Educación Alfonso Araujo decidió

trasladar los archivos de este Ministerio al Archivo Histórico Nacional. Los documentos se encontraban hacinados en una pequeña pieza al sur de la ciudad, en las peores condiciones, atacados por la humedad. Por otra parte, una de las nuevas tareas que debía asumir el Archivo Nacional era la de custodiar y dar al servicio los protocolos notariales anteriores a 1801 existentes en el país, los cuales le serían remitidos, según lo dispuesto por la Ley 40 de 1932. Un aspecto interesante en cuanto a las funciones acordadas para el Archivo Nacional, lo da el Decreto 2.032 de 1936 que dispuso la «incorporación y custodia de los archivos nacionales pertenecientes a los Ministerios, Departamentos Administrativos y demás oficinas públicas, con excepción de aquella parte de los mencionados archivos que por necesitarse para su consulta inmediata o por tener el carácter reservado, deben permanecer en las respectivas oficinas». En la misma norma se ordenó que las dependencias enviaran sus documentos al Archivo ordenados en legajos, debidamente rotulados, dando razón del número de hojas y del año respectivo. Estas transferencias deberían acompañarse, además, de una relación por duplicado, sobre los documentos objeto de la transferencia. Por aquel entonces la consulta de documentos, de acuerdo con las funciones asignadas al Departamento de Archivo Nacional mediante


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ Resolución, debía ser solicitada directamente al Ministro de Gobierno. Así, el Artículo 6° de las disposiciones generales que sobre el particular se emitieron en noviembre de 1936 establecía que: «Cuando se pidan copias de los documentos existentes en el Archivo Nacional, y si se dispone su consulta a costa del interesado, éste pagará los gastos de escribiente, a razón de $ 0.50 por hoja si se valiere de alguno de los empleados de la oficina, siempre que se trate de documentos escritos en letra común y corriente. Cuando tales documentos estén escritos en letra pastrana o procesal, cuya lectura sea difícil por razón de su forma o escritura, como la de la época de la Colonia, el valor de la copia de cada hoja será de $ 1.00. El Director General suscribirá al pie de cada copia una nota que indique el valor de los derechos respectivos». El mencionado artículo señalaba más adelante: «...el interesado podrá, si lo tiene a bien, suministrar el amanuense, en la forma indicada en el artículo 320 del Código Político y Municipal. En este caso pagará por derechos de confrontación $ 0.20 por cada hoja». La importancia de los archivos para la Administración y la Cultura fue tema de reuniones de especialistas, funcionarios, intelectuales, académicos e investigadores y, a mediados de los años treinta, muchos países latinoamericanos se plantearon la necesidad de consolidar los Archivos Nacionales, Centrales o Generales, para que como entes rectores del trabajo archivístico de las

dependencias oficiales, racionalizaran la producción documental y establecieran las pautas y métodos del mismo. Finalizando el año de 1938 fue nombrado como Jefe del Archivo Nacional el ilustre jurisconsulto e historiador Enrique Ortega Ricaurte, quien dio un gran impulso a la institución gracias a sus condiciones de humanista y dotes de investigador. Asimismo promocionó con entusiasmo en Colombia y en el exterior el órgano de difusión del Archivo, creado por la Ley 57 de 1935 con el nombre de Revista Archivo Nacional. Se preocupó igualmente por mejorar la infraestructura técnica del archivo, a nivel de personal y equipos. En uno de sus numerosos informes relativos al estado de la entidad, correspondiente al año de 1955, indicaba que el personal del Archivo estaba compuesto por un Jefe técnico, un paleógrafo, un primer catalogador paleógrafo, dos catalogadores, dos clasificadores, un ayudante de la sala de investigadores, un oficial del Archivo del Ministerio de Educación Nacional, un operador de microfilmación, un encuadernador especializado en manuscritos y una aseadora. Según la opinión de Roscoe Hill, especialista de la Universidad de Harvard y quien estuviera muy cerca de las tareas del connotado archivero, la labor del Dr. Ortega Ricaurte fue una de las más destacadas y en muchos aspectos del trabajo archivístico, como en la selección de documentos, se colocó a


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ la vanguardia. Cita el artículo 18 de las regulaciones: «.. .Los papeles que el Archivero Nacional declare inútiles en el Departamento 1° se pondrán aparte, para que los examine una comisión nombrada por el Secretario del Interior. Hecha esta operación, se publicará una lista de ellos en el periódico oficial, avisando que de esa fecha en tres meses serán destruidos si nadie reclama sobre alguno de dichos documentos Si hubiere alguna reclamación, el individuo que la haga deberá expresar en qué la funda, dirigiéndose por escrito al Archivo Nacional.» 23 En el proceso de institucionalización y regulación de las tareas del Archivo se expidieron los Decretos 909 de 1961 y 554 de 1964, emanados del Ministerio de Educación, mediante los cuales se creaba y organizaba el Consejo Nacional de Archivos Nacionales, bajo la presidencia de dicho Ministro.24 En 1968, por Decreto Ley 3.154 se creó el Instituto Colombiano de Cultura -COLCULTURA-. El Archivo Nacional pasó a ser dependencia de este nuevo organismo y por Acuerdo 2 de 1969, se dispuso su organización como División y se establecieron sus funciones. Estas fueron ampliadas por el Acuerdo 3 del 7 de Febrero de 1974. Durante los años setenta y ochenta se dio una amplia revisión, especialmente a nivel internacional, acerca de los objetivos y funciones de los archivos nacionales. La creación del Consejo Internacional de Archivos en 1950, significó un apoyo decisivo para el desarrollo de los archivos, la

modernización de su trabajo, la discusión teórica y la adopción de métodos para enfrentar la explosión documental y el creciente volumen de la información. La organización, años más tarde, de la Asociación Latinoamericana de Archivos, contribuiría, aún más, a la adopción de políticas archivísticas modernas a partir de la revisión conceptual del trabajo archivístico, la ampliación de objetivos y metas y la organización sistemática de todas las instituciones archivísticas en casi todos los países del área. En esta coyuntura, el Archivo Nacional de Colombia comenzó a plantear una solución integral que le permitiera superar las múltiples limitaciones que condicionaban su acción. En los años noventa, gracias al apoyo decidido del Presi-dente Virgilio Barco y su gobierno, se expidió la Ley 80 de 1989 que tras convertir al Archivo Nacional en Archivo General de la Nación, en disponer la construcción y dotación de su sede y la organización del Sistema Nacional de Archivos, hizo del nuevo Establecimiento Público el agente de la modernización archivística a nivel nacional. El nuevo archivo fue adscrito al Ministerio de Gobierno- hoy del Interior- y sus funciones principales están orientadas a «Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación...».25 Igualmente, debe seleccionar, organizar, conservar y divulgar este acervo, y además, formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos. Asimismo, la


Historia y evolución de la archivística en Colombia y en el mundo‫‏‬ mencionada Ley faculta al nuevo ente para «Establecer, Organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad». De esta forma se ampliaron los horizontes del Archivo y se le asignó la responsabilidad de formular y coordinar la política archivística a nivel nacional para los archivos activos, intermedios e históricos de la administración pública. El nuevo edificio, que por su concepción y belleza se ha constituido en uno de los testimonios arquitectónicos del centro de la ciudad, se integra a la nueva filosofía del Archivo y al tiempo que conserva la memoria colectiva de la nación, suscita la renovación teórica y meto do lógica del quehacer archivístico y proyecta al futuro el patrimonio documental del pasado y el presente. Está ubicado en las inmediaciones

del Palacio Presidencial, en un sector aledaño al colonial barrio de La Candelaria. Curiosamente, el emplazamiento casi coincide con los terrenos que se destinaron en 1907 para el Archivo Nacional cuando se intentó trasladarlo, ochenta años atrás «...una cuadra adelante del templo de Santa Bárbara». 26 El Archivo General de la Nación, con personal idóneo y comprometido, con instalaciones adecuadas y equipamiento suficiente, ejerce un liderazgo compartido con los archivos del país como ente rector y coordinador del Sistema Nacional. El plan Estratégico y sus acciones buscan hacer de los archivos centros de información, cooperar con la administración en el logro de la eficacia, la eficiencia y la transparencia de la misma, garantizar los derechos de los ciudadanos, promover la investigación y enriquecer el patrimonio cultural de la Nación.


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3. CONCLUSIONES El archivo es el mejor soporte de la historia de un país, sin este no habría identidad cultural, ni desarrollo; puesto que gracias a los diferentes archivos conservados, se puede dar

fe como fue el progreso de una cultura y sobre qué bases se fundamentó y en donde se encuentra ahora. Sin el archivo, no existe historia aunque hayan ocurrido hechos.


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4.

RECOMENDACIÓN

El Ministerio de Cultura lidera este proyecto, que consiste en la creación de un motor de búsqueda de última generación, por medio del cual se podrá consultar y tener acceso a más de 1 millón de archivos y documentos históricos de las entidades asociadas al Ministerio (Biblioteca Nacional de Colombia, Archivo General de la Nación, Instituto Caro y Cuervo, Museo Nacional de Colombia y el Instituto Colombiano de Antropología e Historia -ICANH), así como la Biblioteca Luis Ángel Arango, la Universidad Nacional de Colombia y la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano. De esta manera, el Ministerio le apuesta a la cultura digital como una de las herramientas indispensables para garantizar la preservación y el acceso de las futuras generaciones a la memoria patrimonial del país.


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5. ANEXO FIRMAS A continuación se escanearon las firmas de quienes elaboraron este trabajo 5.1 ROMELIA OVIEDO ROZO 5.2 ADRIANA MARCELA PAMO 5.3 MARY YULIET RUSSELL MARMOL 5.4 LILIANA FERNANDA RUSSELL MARMOL 5.5 MARIA ANGELICA RODRIGUEZ CASTAÑEDA


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BIBLIOGRAFÍA http://www.ala-archivos.org/wp-content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf http://www.concla.net/Historia%20Archivistica/creditos.html http://siempresas.com/bicentenariomc/?page_id=855

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